RESOLUCIÓN 134 DE 2022

(mayo 6)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por la cual se crea el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar y se Deroga la Resolución 0437 de 30 de diciembre de 2021.

LA MINISTRA DE CULTURA

En uso de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en las leyes 397 de 1997, por el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1066 de 2006, el artículo 98 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 66 de la Ley 1955 de 2019, el Decreto 4473 de 2006, el Titulo 6 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015 adicionado por el Decreto 445 de 2017, Decreto 2120 de 2018 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia señala: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.”

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 211 de la Constitución Política, la Ley fijara las condiciones para que sus autoridades administrativas puedan delegar funciones a sus subalternos o en otras autoridades.

Que según lo previsto en el artículo 9 de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la Ley, pueden mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias, así como la atención y decisión de los asuntos a ellos conferidos por la Ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente.

Que los artículos 10,11 y 12 de la Ley 489 de 1998, señalan los requisitos de la delegación, las funciones de las autoridades administrativas que son indelegables y el régimen de los actos del delegatario, especificando que la misma siempre se dará mediante acto escrito, determinando la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren.

Que de conformidad con el artículo 1 de la Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones” y de acuerdo con los principios mencionados, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.

Que el artículo 112 de la Ley 6 de 1992, otorga la facultad de cobro coactivo a las entidades públicas del orden nacional, entre ellas a los Departamentos Administrativos; lo cual, se encuentra en concordancia con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1066 de 2006 y en el artículo 98 de la Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), en virtud de ello, las entidades públicas deberán recaudar las obligaciones creadas en su favor, que consten en documentos que presten mérito ejecutivo, a efectos de lo cual están revestidas de la prerrogativa de cobro coactivo o podrán acudir ante los jueces competentes.

Que acorde con lo expuesto, la Honorable Corte Constitucional en sentencia C-666 de 2006, definió el cobro coactivo como: “un privilegio exorbitante de la administración que consiste en la facultad de cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales”.

Que el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1066 de 2006 dispone que, cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado, y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos deberán, entre otras responsabilidades: “Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la presente ley, el cual deberá incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago.”

Que para hacer efectivas las obligaciones exigibles en favor de las entidades públicas, el artículo 5 de la Ley 1066 de 2006, ordena que se debe seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario.

Que en línea con lo anterior, el artículo 2 del Decreto 4473 de 2006 “Por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006” establece que el Reglamento Interno de Cartera deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: “(...) 1. Funcionario competente para adelantar el trámite de recaudo de cartera en la etapa persuasiva y coactiva, de acuerdo con la estructura funcional interna de la entidad. 2. Establecimiento de las etapas del recaudo de cartera, persuasiva y coactiva. 3. Determinación de los criterios para la clasificación de la cartera sujeta al procedimiento de cobro coactivo, en términos relativos a la cuantía, antigüedad, naturaleza de la obligación y condiciones particulares del deudor entre otras".

Que el artículo 66 de la Ley 1955 de 2019 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, en línea con lo establecido por el parágrafo 4° del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, señala que “(...) En los eventos en que la cartera sea de imposible recaudo por la prescripción o caducidad de la acción, por la pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo que le dio origen o por la inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada y por tanto no sea posible ejercer los derechos de cobro o bien porque la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente; las entidades estatales o públicas del orden nacional, podrán realizar la depuración definitiva de estos saldos contables, realizando un informe detallado de las causales por las cuales se depura y las excluirá de la gestión (...)”.

Que mediante el Decreto 445 de 2017, se adicionó el Título 6 a la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, cuyo artículo 2.5.6.5 establece que en caso de que no exista Comité de Cartera, el representante legal de cada entidad lo constituirá y reglamentará internamente mediante acto administrativo, así como que el mismo deberá estar integrado como mínimo por cinco (5) servidores públicos, tres (3) de los cuales deberán desempeñar los cargos de Secretario General, Jefe del área financiera o quien haga sus veces y el Jefe del área que tenga delegada la función de cobro de cartera.

Que el literal k) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996 le asigna al Contador General de la Nación, entre otras funciones, la de “Diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme a la Ley”, atribuciones que fueron ratificadas por la corte constitucional mediante sentencia C-487 de 1997. Que el artículo 354 de la Constitución Política, le asigna al Contador General de la Nación la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.

Que mediante Resolución No 533 del 08 de octubre de 2015 la Contaduría General de la Nación consideró, incorporar como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, la estructura del marco normativo para entidades de gobierno, y se anexó el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, aplicables a las entidades definidas en su artículo 2o.

Que el Ministerio de Cultura, en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, expidió los parámetros de los nuevos marcos normativos, dentro de los que se tiene la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 "Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de la Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable", derogando además la Resolución 357 de 23 de julio de 2008 por la cual se adoptó el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación..

Que el numeral 3.2.2 "Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera" del Procedimiento para la evaluación de Control Interno Contable, adoptado mediante la Resolución 193 de 2016.

Que mediante la Resolución No 180 del 05 de febrero de 2016, el Ministerio de Cultura adoptó el Manual de Políticas Contables definido por la Contaduría General de la Nación. Que mediante Resolución No 3809 del 29 de diciembre de 2017 el Ministerio de Cultura, modificó el Manual de Políticas Contables de la entidad de acuerdo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación bajo el nuevo marco normativo. Que la Resolución 0087 del 5 de abril de 2021 del Ministerio de Cultura, adopto el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Cultura Versión No 2 de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

Que el Manual de Políticas Contables establecido en la Resolución No 0087 del 5 de abril de 2021, tiene como propósito asegurar la consistencia y la uniformidad de las transacciones, mediciones y reconocimiento de los hechos económicos con base a las normas contables vigentes y las regulaciones que modifique la Contaduría General de la Nación para ser reflejadas en los estados financieros del Ministerio de Cultura.

Que dentro de la estructura contable, el Manual de Políticas Contables y guías de aplicación financiera y contable, se refiere a las cuentas por cobrar y provisiones por pagar, para las cuales se hace necesaria la creación de un comité con facultades de gestión y ejecución en dichos rubros contables, que permita orientar a las diferentes dependencias y grupos en cuanto al reconocimiento, medición del deterioro, autorización para baja en cuentas y conciliación de cifras entre dependencias para la integridad, exactitud y representación fiel en los Estados Financieros del Ministerio de Cultura.

Que el artículo 2.5.6.6 del Decreto 1068 de 2015, estipula que la responsabilidad y competencia para realizar la depuración, el castigo de los valores y la exclusión de la gestión de los valores contables de cartera recae en el representante legal de cada entidad, quien para tal fin proferirá el acto administrativo que corresponda, previa recomendación del Comité de Cartera.

Que el numeral 03 del artículo 07 del Decreto 2120 de 2018 "Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Cultura", establece que son funciones de la Oficina Asesora Jurídica: “3. Ejercer; la facultad del cobro coactivo frente a las tareas, contribuciones, multas y demás obligaciones a favor del Ministerio, ajustándose para ello a la normativa vigente sobre la materia. (...)”.

Que en virtud de lo expuesto, el Ministerio de Cultura mediante Resolución No. 2596 de 2014, por la cual se estableció el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de la Entidad y el otorgamiento de facilidades de pago.

Que acorde con lo anterior, en aras de racionalizar las instancias internas del Ministerio de Cultura, dar cumplimiento a los fines estatales, en especial el de lograr que la gestión del recaudo de las obligaciones en favor de la Entidad se realice de forma ágil, eficaz, eficiente y oportuna, y con el objeto de conseguir liquidez, resulta necesario, redefinir la conformación y funcionamiento del Comité de Cartera, con sujeción a la Ley 1066 de 2006, el Decreto 4473 de 2006, el procedimiento administrativo de cobro coactivo previsto en el Estatuto Tributario Nacional y en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como las demás normas vigentes sobre la materia.

Que el artículo 6 del Decreto 2120 de 2018, consagra como funciones del Despacho del Ministerio de Cultura:«[...]»1.Formular y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector administrativo y ejercer las funciones de dirección, coordinación y control en las materias de su competencia [...]3.Ejercer la representación legal del Ministerio de Cultura [...]12.Dirigir la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la entidad y hacer el seguimiento a nivel sectorial, además de garantizar el ejercicio del Control Interno [...]15.Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio, tos comités internos y los grupos internos de trabajo, para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas del ministerio, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas.[...]

En mérito de lo Expuesto:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. OBJETO. Crear y organizar el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar, para evaluar y revisar periódicamente las condiciones en las que se encuentran las cuentas por cobrar que tenga el Ministerio de Cultura y para el caso de las provisiones por pagar, informar acerca de las actualizaciones en los procesos que surjan como consecuencia de los litigios fallados o en curso que están en contra del Ministerio de Cultura para su respectivo reconocimiento contable.

Este comité se enfoca en el seguimiento a la gestión, conciliación entre dependencias, orientación y aprobación para el reconocimiento, Medición Inicial y Posterior, Deterioro, Baja en Cuentas y Revelaciones con base en los lineamientos expresados en las políticas contables y guías de aplicación financiera y contable expedidas por el Ministerio de Cultura y el marco normativo contable para entidades del gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación.

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN. El comité estará conformado por; 1) el Secretario General del Ministerio, 2) el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado, 3) el Coordinador del Grupo de Contratos o su delegado, 4) el coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable o su delegado, 5) el Coordinador del Grupo de Fomento y Estímulos a la Creación, a la Investigación, a la Actividad Artística y Cultural o su delegado, 6) el Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios, y 7) el Coordinador del Grupo de Gestión Humana o su delegado.

PARÁGRAFO: Podrán ser invitados a las sesiones del Comité, los directivos de cualquier dependencia del Ministerio de Cultura, cuando su presencia sea requerida para evaluar cuentas por cobrar de su competencia. El jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión y-o su delegado deberán ser invitados de forma permanente para cada sesión sea ordinaria y-o extraordinaria.

ARTÍCULO 3. PRESIDENCIA. El Comité estará presidido por el Secretario General del Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 4. SECRETARIA TECNICA. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Cultura ejercerá la Secretaria Técnica del Comité.

ARTÍCULO 5. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica:

1. Convocar de oficio o a solicitud por parte del presidente del Comité o del Coordinador Financiero y Contable a los integrantes del Comité a las sesiones que sean necesarias, suministrándoles los documentos e información necesaria para su participación.

2. Preparar e indicar los temas del orden del día que serán presentados por los participantes en las sesiones del Comité de Cartera.

3. Recopilar los diferentes informes entregados por cada área al Comité, para que la Secretaría Técnica sea la encargada de consolidarlos al acta de cada sesión y toda la información sea remitida al Grupo de Gestión Financiera y Administrativa.

4. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales serán remitidas a los integrantes del Comité, mediante correo electrónico, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la respectiva sesión para sus comentarios y/o sugerencias. En caso de no recibir comentarios dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envió a los integrantes, la misma será remitida para firma del presidente del Comité, previa suscripción por parte del secretario técnico.

5. Archivar y custodiar las actas y demás documentos soporte relacionados con el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar.

6. Las demás que le sean asignadas por el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar.

ARTICULO 6. SESIONES Y QUORUM. El Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones Por Pagar del Ministerio de Cultura se reunirá una vez de manera trimestral (cada 3 meses) o cuando las circunstancias lo exijan, previa solicitud del Presidente del Comité o del Coordinador Financiero o del Coordinador del Grupo de Asuntos Judiciales de la oficina Asesora Jurídica del Ministerio. Las sesiones del Comité podrán ser virtuales.

Las citaciones se realizarán mediante comunicación escrita o vía correo electrónico dirigido a cada uno de sus integrantes, incluyendo el orden del día respectivo, con una antelación de por lo menos dos (2) días hábiles de la sesión.

El Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar sesionará con todos sus miembros permanentes mínimos para que exista quorum y adoptará recomendaciones con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes, es decir por mayoría simple.

PARÁGRAFO 1. De las sesiones llevadas a cabo por el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar se elaborarán las respectivas actas, que serán suscritas por el presidente y el Secretario Técnico, las cuales servirán de soporte para la expedición de los actos, el otorgamiento de facilidades de pago y, en general, la ejecución de las actuaciones administrativas a que haya lugar.

PARÁGRAFO 2. Cuando alguno de los integrantes del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica antes de la sesión, indicando las razones soportan la inasistencia.

PARÁGRAFO 3. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los cinco (10) días hábiles siguientes, a efectos de lo cual se tendrá como válida la citación efectuada dentro de la misma sesión.

ARTICULO 7. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES. El comité de cuentas por cobrar y provisiones por pagar se reunirá de manera trimestral para el cumplimiento del objeto. Sin embargo, podrá citar a reuniones extraordinarias en caso de presentarse cambios significativos que deban ser evaluados y ponderados por las dependencias y grupos que lo conforman o invitados.

ARTÍCULO 8. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CUENTAS POR COBRAR Y PROVISIONES POR PAGAR. El Comité de Cuentas por cobrar y Provisiones por pagar del Ministerio de Cultura, tendrá las siguientes funciones:

1. Formular directrices, políticas, estrategias y procedimientos para el otorgamiento de las facilidades de pago y las garantías ofrecidas por los deudores, así como orientar la depuración de cartera, con el fin de presentar información financiera y patrimonial real y fidedigna.

2. Valorar la cartera de la Entidad con el propósito de seleccionar aquella que sea susceptible de estudio de deterioro, para aplicar las causales de depuración contempladas en la presente Resolución y en el marco normativo vigente.

3. Proponer la elaboración y/o actualización de los manuales de funciones y procedimientos para el desarrollo de La administración y gestión de la cartera, por parte de los servidores públicos que ejecutan estas actividades directamente, de conformidad con lo ordenado en el presente Reglamento

4. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de cartera a cargo del Ministerio de Cultura, identificando su estado actual, monto y trazabilidad, con el propósito de identificar y proponer las medidas necesarias para garantizar una eficiente gestión y normalización.

5. Estudiar las facilidades de pago solicitadas y recomendar al funcionario ejecutor sobre su otorgamiento.

6. Estudiar las garantías ofrecidas por los deudores de las obligaciones que componen las cuentas por cobrar de la Entidad.

7. Recibir informe sobre las acciones de cobro persuasivo y sobre el estado y/o avance de los procesos coactivos y facilidades de pago suscritas por parte del Coordinador del Grupo de Asuntos Judiciales de la Oficina Asesora Jurídica.

8. Velar porque las cuentas por cobrar estén debidamente clasificada, calificada e identificada por su deterioro, de acuerdo con la normativa aplicable.

9. Estudiar y evaluar si se cumple alguna o algunas de las siguientes causales, para considerar si una acreencia a favor de la Entidad constituye cuentas por cobrar de imposible recaudo, de todo lo cual se dejará constancia en acta:

A. Prescripción.

B. Caducidad de la acción.

C. Perdida de ejecutoriedad del acto administrativo que le dio origen.

D. Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro.

E. Cuando la relación costo - beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente.

10. Suscribir las actas, informes, pronunciamientos y, en general, los documentos emanados del Comité.

11. Realizar recomendaciones respecto de la aplicación de la remisión de las obligaciones objeto de recobro, en estricta observancia de lo señalado en el artículo 820 del Estatuto Tributario.

12. Verificar que Las recomendaciones tomadas por el Comité sean de conocimiento del área financiera de la entidad o quien haga sus veces y se adelanten los respectivos ajustes en cada proceso de depuración, de conformidad con las normas vigentes.

13. Proponer, según el marco de sus competencias, acciones de capacitación, actualización o reinducción para las personas encargadas de la administración y gestión de la cartera de la Entidad.

14. Proponer indicadores estratégicos, tácticos y operativos para el tablero de control, relacionados con la gestión de la cartera por parte de las dependencias responsables.

15. Velar por el correcto registro y gestión de los procesos jurídicos en contra del Ministerio de Cultura a fin de presentarlos en debida forma en los Estados Financieros.

16. Las demás funciones que le sean asignadas por el Representante Legal del Ministerio de Cultura.

PARÁGRAFO. Para efectos de la determinación de la relación costo - beneficio del cobro de las obligaciones de que trata el literal E del numeral 9 del presente artículo, el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar tendrá en cuenta los siguientes valores de referencia de los costos de los procesos de cobro coactivo:

A. Mínima cuantía: cartera igual o inferior a 143,25 Unidades de Valor Tributario (UVT).

B. Mayor cuantía: cartera superior a 143,25 Unidades de Valor Tributario (UVT).

Los valores se actualizarán anualmente conforme a la Resolución que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en la que define el valor de la UVT. Esto es, no se requerirá la modificación anual del presente acto administrativo.

Para determinar la relación costo - beneficio se tomará el importe dado al cobro, sin incluir otros conceptos como intereses, actualizaciones y costas del proceso.

ARTÍCULO 9. EVENTOS A EVALUAR POR PARTE DEL COMITÉ SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR.

a. Cuentas por cobrar por incapacidades y otros conceptos de nómina (Grupo Gestión Humana):

El grupo de gestión humana reconocerá las cuentas por cobrar en el momento en el que se hace la liquidación de la nómina. Adicionalmente llevará a cabo el proceso de liquidación y cobro de incapacidades en las EPS y ARL respectivas en el mes siguiente al pago al funcionario con el fin de mantener las cuentas por cobrar por este concepto con una medición fiable.

El Grupo de Gestión Humana entregará en el comité de cuenta por cobrar y provisiones por pagar, un informe actualizado sobre las cuentas por cobrar por todo tipo de concepto generadas de la nómina a empleados, EPS, ARL o a cualquier otro tipo de entidad, detallando la fecha en que se generó la cuenta por cobrar, concepto resumido del cobro, entidad, monto, gestión realizada y causal de indicio de deterioro si esta aplica.

Para el caso del retiro definitivo de un funcionario del Ministerio de Cultura, y que presente saldo en la cuenta por cobrar a trabajadores, el Grupo de Gestión Humana será el encargado de realizar el cobro del saldo e informar al Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por pagar del estado de cobro y si dicho saldo procede para ser dado de baja o a cálculo de deterioro.

d. Convenios liquidados, sanciones a organismos territoriales, extraterritoriales, personas naturales y jurídicas. (Grupo de Contratos -Grupo de Fomento y Estímulos a la Creación, a la Investigación, a la Actividad Artística y Cultura - Oficina Jurídica):

La oficina jurídica entregara al Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar un informe actualizado y detallado sobre los procesos sancionatorios que se encuentren en firme especificando las resoluciones, concepto resumido del cobro, monto de las sanciones, valores efectivamente recuperados, gestión realizada sobre cada proceso y causal de indicio de deterioro si esta aplica.

El Comité evaluará y dará las orientaciones para el registro del deterioro en las cuentas por cobrar y sobre la gestión de los cobros persuasivos y coactivos para los procesos reportados por la Oficina Jurídica.

El Grupo de Fomento y Estímulos a la Creación, a la Investigación, a la Actividad Artística y Cultura y el Grupo de Contratos, entregará al comité un informe actualizado de toda la información relativa a incumplimientos de terceros, que deriven en cuentas por cobrar, con respecto a los procesos de cada área.

En el caso de las costas de los procesos a favor de la entidad donde el valor supere un salario mínimo legal mensual vigente, la oficina jurídica entregará las liquidaciones de la sentencia al responsable de los cobros persuasivos y coactivos, y remitirá copia al grupo de gestión financiera y contable para que proceda con la causación del derecho generado por la sentencia. La Oficina Jurídica, entregará al comité un informe actualizado relativo a las costas de los procesos a favor del Ministerio de Cultura.

c. Otras Cuentas por Cobrar a cargo de funcionarios o terceros (Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios):

En caso de presentar cuentas por cobrar a terceros o funcionarios del Ministerio de Cultura por responsabilidades sobre bienes muebles e inmuebles u otros cobros a terceros, el Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios informará al comité de cuentas por cobrar y provisiones por pagar, la situación actual, documento que origino la cuenta por cobrar, monto, concepto resumido del cobro y la gestión sobre los mismos a través de un informe detallado especificando la causal de indicio de deterioro si esta aplica.

d. Baja en Cuentas por Cobrar: Se dejará de reconocer, total o parcialmente, una cuenta por cobrar cuando expiren los derechos sobre los flujos financieros, se renuncie a ellos o cuando los riesgos y los beneficios inherentes a la propiedad de la cuenta por cobrar se transfieran.

Para todos los efectos, la baja en las cuentas por cobrar deberá ser sugerida por el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar, quien finalmente es la mesa de trabajo que analizará y aprobará el cumplimiento de las condiciones y realización de la baja en las cuentas por cobrar.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable deberá recibir el acta del comité donde se argumenta los motivos jurídicos/contables junto con la aprobación para la baja de la cuenta por cobrar detallada con el tercero y su valor, copia de los soportes de las acciones de cobro que se gestionaron jurídicamente sobre cada cuenta por cobrar que se dará de baja y todo acto administrativo mediante el cual el funcionario competente acoge la recomendación del comité en el que se determine o se haga contar las decisiones del registro o depuración contable adoptadas y los demás soportes que ajuicio del Grupo de Gestión Financiera y Contable se consideren pertinentes para justificar los registros contables.

e. Las áreas en general suministrarán al comité cualquier otro tipo de información pertinente sobre las cuentas por cobrar que afectan al Ministerio de Cultura y de las cuales deba tener conocimiento los miembros del comité para evaluar su reconocimiento.

ARTÍCULO 10. INDICIOS DE DETERIORO CUENTAS POR COBRAR. Con base a los informes presentados por las áreas al Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por pagar, el Grupo de Gestión Financiera y Contable debe actualizar el deterioro de las cuentas por cobrar conforme a las políticas contables vigentes aprobadas por el Ministerio de Cultura.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable presentará al Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar un informe histórico de las cuentas por cobrar individualizadas deterioradas y los motivos que dieron lugar al reconocimiento del deterioro.

Las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias.

En línea con el Manual de Políticas Contables Versión No 2, Resolución 0087 del 5 de abril de 2021 del Ministerio de Cultura, de acuerdo con lo actualizado, las cuentas por cobrar se evaluarán por deterioro en el momento en el que se haya presentado un incumplimiento y cursen procesos de cobro persuasivo sin éxito. Sin embargo, siempre se presentará un deterioro en el momento en el que se presente alguna de las siguientes causales:

Tabla 1. Indicios de deterioro cuentas por cobrar

CAUSALES	% Deterioro
1) La Cuenta por Cobrar presenta una mora superior a 360 días.	VP Tasa Mayor entre Ekogui o TES
2) El deudor no tiene capacidad de pago, no tiene activos que puedan ser embargados o no desea efectuar un acuerdo de pagos con la entidad.	VP Tasa Mayor entre Ekogui o TES
3) No hay información del paradero del deudor, o no se ha logrado comunicación o contacto que permita la recuperación de los saldos adeudados	100% Vr Libros
4) Una vez iniciado el proceso coactivo el deudor alegue que la acción ya prescribió, y por lo tanto no hay obligación de pagar las sumas adeudadas.

El Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar podrá sugerir por cualquiera de sus miembros o dependencias que participan en el mismo, la aplicación del deterioro a cuentas por cobrar especificas teniendo en cuenta las condiciones y gestiones realizadas. Una vez aprobado dicho deterioro el Grupo de Gestión Financiera y Contable procederá a realizar el cálculo, actualización y reconocimiento en los Estados Financieros del Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 11. EVENTOS A EVALUAR POR PARTE DEL COMITÉ SOBRE LAS PROVISIONES POR PAGAR.

a. Provisiones por Litigios en contra de la entidad.

b. Provisiones por costos de desmantelamiento.

c. Otras provisiones legales o implícitas.

d. Litigios y Demandas en contra (Oficina Jurídica).

ARTÍCULO 12. EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA DETERMINAR LA PROBABILIDAD DE PÉRDIDA DE UN PROCESO EN CONTRA. Los siguientes son los factores de riesgo, según el Manual de Política Contable, a tener en consideración por parte de la Oficina Jurídica para determinar la probabilidad de pérdida de un proceso en contra:

a. Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante.

b. Riesgo de pérdida del proceso asociado a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda.

c. Presencia de riesgos procesales y extraprocesales.

d. Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.

ARTÍCULO 13. EVALUACIÓN DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES SEGÚN EL TIPO QUE SE IDENTIFIQUE EN LA DEMANDA EN CONTRA. Los siguientes son los factores, según el Manual de Política Contable, para determinar el valor de las pretensiones por parte de Oficina Jurídica:

a. Pretensiones determinadas: El apoderado del proceso define el valor de la pretensión del demandante sumando todas las pretensiones de la demanda.

b. Pretensiones indeterminadas: El apoderado del proceso determina el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad.

c. Pretensiones periódicas laborales: El apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados tomando como referencia, para el inicio del cálculo, la fecha indicada por el demandante y, como fecha final, la fecha estimada del pago.

ARTÍCULO 14. CONDICIONES PARA EL RECONOCIMIENTO DE PROVISIONES. Se reconocerá una provisión, según el Manual de Política Contable, cuando cumpla todas y cada una de las siguientes condiciones:

a. Tiene una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso pasado.

b. Probablemente, el Ministerio de Cultura deba desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar la obligación.

c. Puede hacerse una estimación fiable del valor de la obligación.

ARTÍCULO 15. ACTIVIDADES A REALIZAR RELACIONADAS CON EL RECONOCIMIENTO DE PROVISIONES. En cabeza de las diferentes áreas involucradas estará a cargo el cumplimiento de las siguientes actividades:

a. El Grupo de Defensa Judicial adscrito a la Oficina Jurídica, entregará al comité un informe actualizado de la calificación del riesgo de probabilidad de pérdida y las pretensiones cuantificadas de los procesos litigiosos.

b. El Grupo de Defensa Judicial adscrito a la Oficina Jurídica, entregará al comité un informe actualizado de los pasivos contingentes de litigios que se deban controlar por cuentas de orden según lo sugerido por el aplicativo Ekogui.

c. Las dependencias o grupos en general suministrarán al comité cualquier otro tipo de información pertinente sobre las provisiones que podrían afectar al Ministerio de Cultura y de las cuales deba tener conocimiento los miembros del comité para evaluar su reconocimiento.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable una vez reciba en el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones por Pagar los informes descritos en el numeral a, b y c de este artículo, realizará los reconocimientos contables y reclasificaciones del caso para reflejar en los Estados Financieros de forma correcta las Provisiones en cuentas por Pagar y los pasivos contingentes registrados en cuentas de orden.

ARTÍCULO 16. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 0437 de 30 de diciembre de 2021 y las demás que le sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 06 MAY 2022

ANGÉLICA MARÍA MAYOLO OBREGÓN

Ministra de Cultura