RESOLUCIÓN 87 DE 2021

(abril 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por la cual se adopta el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Cultura Versión No. 2, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

EL MINISTRO DE CULTURA

En ejercicio de las facultades legales, especialmente las conferidas en el artículo 208 de la Constitución Política, el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y la Resolución No. 193 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que, los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 354 de la Constitución Política, le asigna al Contador General la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.

Que, de conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 2 y en el literal a) del artículo 3 de la Ley 87 de 1993, en cuanto a que el Control Interno forma parte del sistema contable de la entidad, una de sus finalidades es la de asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información, y para lograr este objetivo, el literal e) del referido artículo 3 de la misma ley dispone que las transacciones deben registrarse en forma exacta, veraz y oportuna.

Que mediante Resolución No. 354 de 2007, la Contaduría General de la Nación adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, estableció su conformación y definió su ámbito de aplicación.

Que la Resolución No. 533 del 08 de octubre de 2015, modificada por las Resoluciones Nos. 693 del 06 de diciembre de 2016 y 484 del 17 de octubre de 2017, la Contaduría General de la Nación incorporó en el régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de Gobierno, integrado por el Marco Conceptúal para la Preparación y Presentación de Información Financiera; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos; los Procedimientos Contables; las Guías de Aplicación; el Catálogo General de Cuentas; y la Doctrina Contable Pública.

Que con la Resolución No. 193 del 05 de mayo de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, se incorporó en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable, para garantizar que la producción de información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

Que, el procedimiento de control interno contable adoptado por el Contador General de la Nación mediante la citada resolución, indicó en el numeral 2.1.1 que, la Entidad deberá establecer las políticas contables, las cuales se formalizarán mediante documento emitido por el representante legal.

Que las políticas contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la Entidad para la elaboración y presentación de los estados financieros, razón por la cual en el numeral 3.2.4 ibidem se indicó que la entidad deberá contar con un manual de políticas contables, acorde con el marco normativo que le sea aplicable, en procura de lograr una información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, sin perjuicio de contar con manuales que describan las diferentes formas en que se desarrollan las actividades contables y asignan responsabilidades y compromisos a quienes las ejecutan directamente.

Que mediante la Resolución No 0180 del 05 de febrero de 2016, el Ministerio de Cultura adoptó el Manual de Políticas Contables, la cual fue adicionado mediante la Resolución No 0376 del 17 de febrero de 2017, de acuerdo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación para las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público para entidades del Gobierno.

Que a través de la Resolución No. 156 de 2018, se modificaron los artículos 1 y 5 de la Resolución No. 354 de 2007 en lo relacionado a la conformación del régimen de contabilidad pública y el ámbito de aplicación de este.

Que la Resolución No. 425 del 23 de diciembre de 2019, la Contaduría General de la Nación modificó las normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Que mediante la Resolución No 095 del 21 de mayo de 2020, la Contaduría General de la Nación incorporó en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con los recursos del Sistema General, de Regalías y modificó el Catálogo General de Cuentas de dicho Marco Normativo.

Que mediante la Resolución No 167 del 14 de octubre de 2020, la Contaduría General de la Nación modificó el Marco Conceptúal para la preparación y presentación de información financiera del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Que la Contaduría General de la Nación a través de doctrina, guías de aplicación y procedimientos contables realiza permanentes actualizaciones y orientaciones para las entidades de gobierno que aplican las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, situación que obliga al Ministerio de Cultura al estar en permanente actualización y aplicación de los cambios normativos.

Que uno de los elementos del Procedimiento de Control Interno Contable es la documentación de las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en este ente público y que están en procura de lograr información confiable relevante y comprensible.

Que la implementación y evaluación de control interno a las políticas y prácticas contables permitirá visualizar la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones y para preparar y presentar sus estados financieros.

Que, en cumplimiento de la normativa vigente, en sesión del 3 de diciembre de 2020, el Grupo de Gestión Financiera y Contable presentó al Comité de Sostenibilidad Contable los cambios normativos contables aplicables al Ministerio de Cultura, los cuales fueron el fundamento del Manual de Políticas Contables versión 2, el cual se integra a la presente resolución como anexo.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Adoptar el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Cultura, Versión 2, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO 2. Considerar de carácter vinculante a las políticas contables y de aplicación obligatoria para el Ministerio de Cultura las "Guías de aplicación financiera y contables" que el Grupo de Gestión Financiera y Contable emita para orientación de los diferentes grupos o direcciones que hacen parte del Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 3. La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y deroga las Resoluciones Nos. 0180 del 5 de febrero de 2016 y 0376 del 17 de febrero de 2017 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 05 abril 2021

PEDRO FELIPE BUITRAGO RESTREPO

Ministro de Cultura

Manual de Políticas Contables Versión 2

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

ENTIDADES DEL GOBIERNO RES. 533

MINISTERIO DE CULTURA

GOBIERNO DE COLOMBIA

Índice

1.	INTRODUCCIÓN ......................................................................................	6
1.1.	Propósito Manual de Políticas Contables del Ministerio de Cultura ..........	6
1.2.	Normatividad Aplicable .............................................................................	7
1.3.	Marco Conceptual para la Información Financiera ...................................	9
1.3.1. Características Cualitativas de la Información Financiera ..............		9
1.3.2. Principios de la Contabilidad Pública ..............................................		10
1.3.3. Elementos de los estados financieros ............................................		11
1.3.4. Reconocimiento de los elementos de los estados financieros ........		15
1.3.5. Medición de los elementos de los estados financieros ...................		16
1.3.6. Revelación de los elementos de los estados financieros ................		18
2.	POLÍTICAS CONTABLES DEL MINISTERIO DE CULTURA ......................	18
2.1.	Efectivo y equivalentes al efectivo ............................................................	18
2.1.1. Medición .........................................................................................		19
2.1.2. Revelaciones ..................................................................................		19
2.1.3. Presentación en los Estados Financieros .......................................		19
2.1.4. Política de gestión de área .............................................................		19
2.2.	Cuentas por cobrar ...................................................................................	20
2.2.1. Reconocimiento ..............................................................................		20
2.2.2. Medición Inicial ...............................................................................		20
2.2.3. Medición Posterior ..........................................................................		20
2.2.4. Medición del deterioro ....................................................................		20
2.2.5. Baja en cuentas ..............................................................................		22
2.2.6. Revelaciones ..................................................................................		23
2.2.7. Presentación en los Estados Financieros .......................................		23
2.2.8. Política de gestión de área .............................................................		23
2.3.	Propiedades, planta y equipo ...................................................................	24
2.3.1. Definiciones ....................................................................................		24
2.3.2. Reconocimiento ..............................................................................		25
2.3.3. Medición inicial ...............................................................................		29
2.3.4. Medición posterior ..........................................................................		30
2.3.5. Depreciación y método de depreciación .........................................		32
2.3.6. Deterioro de valor ...........................................................................		33
Evidencias documentales de deterioro .....................................................		35
Medición del valor del servicio recuperable ..............................................		35
Indicios de reversión de pérdidas por deterioro de valor ..........................		37
Reversión de las pérdidas por deterioro de valor .....................................		37
2.3.7. Baja en cuentas ..............................................................................		37
2.3.8. Revelaciones ..................................................................................		38
2.3.9. Política de gestión de área .............................................................		39
2.4.	Bienes de uso público ...............................................................................	40
2.4.1. Reconocimiento ..............................................................................		40
2.4.2. Medición inicial ...............................................................................		40
2.4.3. Medición posterior ..........................................................................		41
2.4.4. Depreciación y método de depreciación .........................................		41
2.4.5. Deterioro de valor ...........................................................................		42
Evidencias documentales de deterioro .....................................................		43
Medición del valor del servicio recuperable ..............................................		43
Indicios de reversión de pérdidas por deterioro de valor ..........................		45
Reversión de las pérdidas por deterioro de valor .....................................		45
2.4.6. Baja en cuentas ..............................................................................		45
2.4.7. Revelaciones ..................................................................................		46
2.5	Bienes Históricos y Culturales ..................................................................	47
2.5.1. Alcance ...........................................................................................		47
2.5.2. Reconocimiento ..............................................................................		47
2.5.3. Medición Inicial ...............................................................................		48
2.5.4. Medición Posterior ..........................................................................		48
2.5.5. Baja en Cuentas .............................................................................		49
2.5.6. Revelaciones ..................................................................................		49
2.5.7. Política de gestión de área .............................................................		49
2.6.	Activos Intangibles ....................................................................................	50
2.6.1. Definiciones ....................................................................................		50
2.6.2. Reconocimiento ..............................................................................		51
2.6.3. Medición inicial ...............................................................................		53
2.6.4. Medición Posterior ..........................................................................		54
2.6.5. Deterioro de valor ...........................................................................		55
Evidencias documentales de deterioro .....................................................		56
Medición del valor del servicio recuperable ..............................................		56
Indicios de reversión de pérdidas por deterioro de valor ..........................		58
Reversión de las pérdidas por deterioro de valor .....................................		58
2.6.6. Revelaciones ..................................................................................		58
2.6.7. Baja en cuentas ..............................................................................		59
2.6.8. Revelaciones ..................................................................................		59
2.6.9. Política de gestión de área .............................................................		59
2.7.	Otros activos .............................................................................................	60
2.7.1. Reconocimiento ..............................................................................		60
2.7.2. Medición inicial ...............................................................................		60
2.7.3. Medición Posterior  .........................................................................		60
2.7.4. Baja en cuentas ..............................................................................		61
2.7.5. Revelaciones ..................................................................................		61
2.7.6. Presentación en los Estados Financieros .......................................		61
2.8.	Deterioro de valor de los activos no generadores de efectivo ..................	61
2.8.1. Alcance ...........................................................................................		61
2.8.2. Reconocimiento ..............................................................................		62
2.8.3. Periodicidad ....................................................................................		62
2.8.4. Indicios de deterioro de valor de los activos ...................................		62
2.8.5. Evidencias documentales de deterioro ...........................................		63
2.8.6. Medición del valor del servicio recuperable ....................................		63
2.8.7. Indicios de reversión de pérdidas por deterioro de valor ................		64
2.8.8. Reversión de las pérdidas por deterioro de valor ...........................		64
2.8.9. Revelaciones ..................................................................................		65
2.9.	Arrendamientos ........................................................................................	65
2.9.1. Arrendamientos Operativos - Contabilización para el arrendador ..		65
2.10.	Cuentas por pagar ....................................................................................	67
2.10.1. Reconocimiento ............................................................................		67
2.10.2. Clasificación ..................................................................................		67
2.10.3. Medición Inicial .............................................................................		67
2.10.4. Medición Inicial y Posterior ...........................................................		67
2.10.5. Baja en cuentas ............................................................................		67
2.10.6. Revelaciones ................................................................................		67
2.10.7. Política de gestión de área ...........................................................		68
2.11.	Beneficios a Empleados ...........................................................................	68
2.11.1. Clasificación ..................................................................................		68
2.11.2. Política de gestión contable ..........................................................		70
2.12.	Provisiones ...............................................................................................	71
2.12.1. Definiciones ..................................................................................		71
2.12.2. Reconocimiento ............................................................................		71
2.12.3. Medición inicial .............................................................................		72
2.12.4. Medición posterior ........................................................................		73
2.12.5. Revelaciones ................................................................................		73
2.13.	Activos y Pasivos contingentes .................................................................	76
2.13.1. Activos contingentes .....................................................................		76
2.13.2. Pasivos contingentes ....................................................................		76
2.14.	Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera .................................................................................................	77
2.14.1. Alcance .........................................................................................		77
2.14.2. Reconocimiento inicial ..................................................................		78
2.14.3. Reconocimiento de las diferencias de cambio ..............................		78
2.14.4. Revelaciones ................................................................................		78
2.15.	Ingresos de transacciones sin contraprestación .......................................	79
2.15.1. Reconocimiento ............................................................................		79
2.15.2. Medición .......................................................................................		80
2.15.3. Revelaciones ................................................................................		82
2.16.	Ingresos de transacciones con contraprestación .....................................	82
2.16.1. Reconocimiento ............................................................................		82
2.16.2. Medición .......................................................................................		84
2.16.3. Revelaciones ................................................................................		85
2.17.	Contratos de Comodato ...........................................................................	85
2.17.1. Tratamiento Contable de los Contratos de Comodato ..................		86
2.17.2. Medición .......................................................................................		87
2.18.	Presentación de Estados Financieros ......................................................	87
2.18.1. Finalidad de los Estados Financieros ...........................................		88
2.18.2. Conjunto completo de Estados Financieros .................................		88
2.18.3. Estructura y contenido de los Estados Financieros ......................		88
2.18.4. Identificación de los Estados Financieros   ...................................		88
2.19.	Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores, Hechos Ocurridos después del Periodo contable ..................	96
2.19.1. POLITICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES .........................................		96
2.19.2. HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERÍODO CONTABLE ...		98
3.	GLOSARIO ...............................................................................................	100

1. INTRODUCCIÓN.

1.1. PROPÓSITO MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES DEL MINISTERIO DE CULTURA.

El propósito de este documento es definir y proveer una guía práctica para la aplicación de las políticas contables del Ministerio de Cultura bajo el Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Cada política de este manual se centra en un área diferente de los estados financieros, y provee principios contables relacionados con el reconocimiento, medición, presentación y revelación para cada área.

Las políticas Contables han sido preparadas para cada área contable de los estados financieros, así:

- Reconocimiento

- Medición

- Presentación

- Revelaciones

El propósito de este manual de políticas contables es asegurar la consistencia y la uniformidad en los estados financieros con las normas contables aplicables y otras regulaciones para los estados financieros del Ministerio de Cultura.

Responsables: Para asegurar que el presente manual cumpla los objetivos para los que se concibió y permanezca actualizado, se establecen los siguientes responsables, de acuerdo con el ámbito de la Información contable:

El profesional con funciones de contador adscrito al Grupo de Gestión Financiera y Contable será el responsable de actualizar anualmente el manual, previa autorización y validación del Secretario General.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable en cabeza del coordinador, será el encargado de emitir las "guías de aplicación financiera y contable", las cuales hacen parte integral del presente Manual de Políticas Contable o sus actualizaciones, con el ánimo de dar orientación y actualización con motivo de las diferentes doctrinas, procedimientos y guías de aplicación, emitidas por la Contaduría General de la Nación y de manera transversal se emitan los procedimientos o actividades que deben de realizar cada grupo o dirección adscrita al Ministerio de Cultura.

Nuevos hechos económicos: Todos los funcionarios del Ministerio de Cultura son responsables de informar al Grupo de Gestión Financiera y Contable, los nuevos hechos económicos que se presenten en el desarrollo de sus actividades, para establecer el procedimiento contable a que haya lugar.

Análisis de la información: El Grupo de Gestión Financiera y Contable, es el responsable de analizar todas las inquietudes que se presenten en materia contable, con el fin de establecer la mejor práctica que deba seguirse.

Divulgación y actualización de procedimientos: Es responsabilidad del Secretario General divulgar los cambios de las políticas contables existentes, de igual manera actualizar la información de las prácticas contables y asegurar su publicación en medios que faciliten su consulta y acceso.

1.2. NORMATIVIDAD APLICABLE.

Resolución 533: Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 y decide Incorporar, como parte Integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, dispuestos en el anexo de esta resolución. Define el Marco Técnico que será aplicado por las entidades de gobierno que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública y que tienen como objetivo fundamental la definición, observancia y ejecución de políticas públicas que buscan incidir en la asignación de bienes y servicios, en la redistribución de la renta y la riqueza, y en el nivel de bienestar de la sociedad. Estos bienes y servicios incluyen, entre otros, programas de bienestar y mantenimiento del orden, educación pública, seguridad nacional y servicios de defensa.

Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015 CGN- Instrucciones para la transición al Marco Normativo para entidades de gobierno.

Resolución 620 de 2015 CGN- "Por la cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno"

Resolución No 167 del 14 de octubre de 2020 la Contaduría General de la Nación modificó con la versión 2 el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Resolución No 425 del 23 de diciembre de 2019 la Contaduría General de la Nación modificó con la versión 6 las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Resolución No 095 del 21 de mayo de 2020 la Contaduría General de la Nación modificó con la versión 9 el Catálogo General de Cuenta en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

La Contaduría General de la Nación a través de Doctrina, Guías de aplicación y Procedimientos contables, realiza permanentes actualizaciones y orientaciones para las entidades de gobierno que aplican las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, situación que obliga al Ministerio de Cultura a estar en permanente actualización y aplicación de los cambios normativos.

Identificación de Normas aplicables para el Ministerio de Cultura

NORMATIVIDAD APLICABLE AL MINISTERIO DE CULTURA - DECRETO 533 DE 2015

CAPÍTULO 1 - ACTIVOS
SC	Nombre SubCapítulo	Aplica
2	CUENTAS POR COBRAR
10	PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
11	BIENES DE USO PÚBLICO
12	BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES
15	ACTIVOS INTANGIBLES
20	DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO
CAPÍTULO 2 - PASIVOS
SC	Nombre SubCapítulo	Aplica
3	CUENTAS POR PAGAR
5	BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
6	PROVISIONES
CAPÍTULO 3 - ACTIVOS Y PASICOS CONTIGENTES
SC	Nombre SubCapítulo	Aplica
1	ACTIVOS CONTINGENTES
2	PASIVOS CONTINGENTES
CAPÍTULO 4 - INGRESOS
SC	Nombre SubCapítulo	Aplica
1	INGRESOS DE TRANSACCIONES SIN CONTRAPRESTACIÓN
2	INGRESOS DE TRANSACCIONES CON CONTRAPRESTACIÓN
CAPÍTULO 5 - OTRAS NORMAS
SC	Nombre SubCapítulo	Aplica
2	EFECTOS DE LAS VARIACIONES EN LAS TASAS DE CAMBIO DE LA MONEDA EXTRANJERA
N/A	CONTRATOS DE COMODATO

CAPITULO 6 - NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN PE ESTADOS FINANCIEROS Y REVELACIONES

SC	Nombre SubCapítulo	Aplica
1	PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS
4	POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN; DE ERRORES
5	HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE

1.3. MARCO CONCEPTUAL PARA LA INFORMACIÓN FINANCIERA.

Objetivo de la información financiera

Los objetivos de la información financiera buscan que esta sea útil, a partir de la satisfacción de las necesidades de sus usuarios. En ese sentido, los objetivos de la Información financiera de las entidades de gobierno: Rendición de cuentas, Toma de decisiones y Control.

1.3.1. CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA.

Las características cualitativas de la Información financiera de propósito general constituyen los atributos que debe tener la misma para que sea útil a los usuarios de la información.

La información financiera es útil si es relevante y representa fielmente los hechos económicos de La entidad, de allí que la relevancia y la representación fiel se consideran características fundamentales. La utilidad de la información se puede mejorar si es comparable, verificable, oportuna y comprensible.

Características cualitativas de la información

 financiera

Fundamentales	De mejora
-Relevancia	-Comparabilidad
-Representación fiel:	-Verificabilidad
Completa	-Oportunidad
Neutral	-Comprensibilidad
Libre de error

La información financiera es relevante si es capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus usuarios. La información financiera es capaz de influir en las decisiones de los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio o ambos.

La Información financiera es útil si representa fielmente los hechos económicos. La representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral, y libre de error significativo.

Una descripción completa incluye toda la información necesaria para que un usuario comprenda el hecho que está siendo representado y todas las descripciones y explicaciones pertinentes.

Una descripción neutral no tiene sesgo en la selección o presentación de la información financiera; tampoco está ponderada, enfatizada, atenuada o manipulada para incrementar la probabilidad de que la información financiera se reciba de forma favorable o adversa por los usuarios.

Una descripción libre de error significativo quiere decir que no hay errores u omisiones que sean materiales, de forma individual o colectiva, en la descripción del hecho económico y que el proceso utilizado para producir la información presentada se ha seleccionado y aplicado sin errores. En este contexto, libre de errores no significa exacto en todos los aspectos.

Las características de mejora son aquellas que, sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la utilidad de dicha información. Las características de mejora de la información financiera son Verificabilidad, Oportunidad, Comprensibilidad y Comparabilidad. La verificabilidad le ayuda a asegurar a los usuarios que la información financiera representa fielmente los hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores independientes y debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente completo, sobre la fidelidad de la representación de una descripción particular.

Para ser verificable, la información cuantificada puede ser una estimación única o también un rango de posibles valores y probabilidades relacionadas.

La oportunidad significa tener a tiempo información disponible para los usuarios con el fin de que pueda influir en sus decisiones. Cierta información puede continuar siendo oportuna durante bastante tiempo después del cierre del periodo contable porque, por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar identificar y evaluar tendencias, así como analizar información financiera de un periodo anterior.

La comprensibilidad significa que la información está clasificada, caracterizada y presentada de forma clara y concisa.

La comparabilidad es la característica cualitativa que permite a los usuarios identificar y comprender similitudes y diferencias entre partidas. Para que la información financiera sea comparable, elementos similares deben verse parecidos y elementos distintos deben verse diferentes.

1.3.2. PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA.

La información financiera de las entidades debe ser útil y para que sea útil, debe ser relevante y representar fielmente los hechos económicos. A fin de preparar información financiera que cumpla con estas características cualitativas, las entidades observan pautas básicas o macro reglas que orientan el proceso contable, los cuales se conocen como principios de contabilidad.

Los principios de contabilidad se aplican en las diferentes etapas del proceso contable; por tal razón, hacen referencia a los criterios que se deben tener en cuenta para reconocer, medir, revelar y presentar los hechos económicos en los estados financieros de la entidad.

Los principios contables que se observarán son los siguientes:

Entidad en marcha: Se presume que la actividad de la entidad se lleva a cabo por tiempo indefinido conforme a la ley o acto de creación; por tal razón, la regulación contable no está encaminada a determinar su valor de liquidación.

Devengo: Los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con Independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalente de efectivo que se deriva de estos. El reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del período.

Esencia sobre forma: Las transacciones y otros hechos económicos de las empresas se reconocen atendiendo a su esencia económica, por ello, esta debe primar cuando exista conflicto con la forma legal que da origen a los mismos.

Asociación: El reconocimiento de ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se incurre para producir tales ingresos.

Uniformidad: Los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, se mantienen en el tiempo y se aplican a los elementos de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no cambien los supuestos que motivaron su elección, excepto que un cambio en tales criterios se justifique por la mejora de la relevancia o la representación fiel de los hechos económicos.

No compensación: No se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados, salvo en aquellos casos en que, de forma excepcional, así se regule.

Período Contable: Corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.

En caso de conflicto entre los anteriores principios contables, prevalecerá el principio que mejor conduzca a la relevancia y representación fiel de la información financiera de la entidad.

1.3.3. ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

- Definición de los Elementos de los Estados Financieros

Situación financiera: Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera son los activos, los pasivos y el patrimonio.

Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros.

Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a; a) usar un bien para prestar servicios, b) ceder el uso para que un tercero preste un servicio, c) convertir el recurso en efectivo a través de su disposición, di beneficiarse de la revalorización de los recursos, o e) recibir una corriente de flujos de efectivo.

El control implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe darle, a fin de obtener potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Al evaluar si existe o no control sobre un recurso, la entidad debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: la titularidad legal, los riesgos inherentes al activo que se asumen y que son significativos, el acceso al recurso o la capacidad para negar o restringir su uso, la forma de garantizar que el recurso se use para los fines previstos y la existencia de un derecho exlgible sobre el potencial de servicio o sobre la capacidad de generar beneficios económicos derivados del recurso.

En algunas circunstancias, el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del recurso; no obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este. La titularidad jurídica sobre el activo no necesariamente es suficiente para que se cumplan las condiciones de control. Por ejemplo, una entidad puede ser la dueña jurídica del activo, pero si los riesgos y beneficios asociados al activo se han transferido sustancialmente, dicha entidad no puede reconocer el activo así conserve la titularidad jurídica del mismo.

Adicionalmente, el control sobre un recurso puede surgir de eventos como la capacidad general de una entidad para establecer un derecho, el ejercicio del poder a través de una ley que le otorga un derecho a una entidad o el suceso que da lugar al derecho a recibir recursos procedentes de un tercero.

Los riesgos significativos inherentes al recurso corresponden a i) los efectos de las condiciones desfavorables que afectan negativamente el potencial de servicio del activo o su capacidad para generar beneficios económicos futuros, como la pérdida de su capacidad productiva o la pérdida de su valor; o i) la obligación de garantizar la adecuada operación del activo o la prestación del servicio por parte de este.

Los activos de una entidad proceden de transacciones u otros sucesos ocurridos en el pasado. Las entidades pueden obtener los activos mediante una transacción de intercambio, por un desarrollo interno o producto de transacciones sin contraprestación incluidas en el ejercicio del poder soberano. Las transacciones o sucesos que se espera ocurran en el futuro no dan lugar por sí mismos a activos; así, por ejemplo, la intención de comprar inventarios no cumple, por sí misma, la definición de activo.

El potencial de servicio de un activo es la capacidad que tiene dicho recurso para prestar servicios que contribuyen a la consecución de los objetivos de la entidad sin generar, necesariamente, flujos de efectivo.

Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo corresponden a la capacidad que tiene dicho activo para contribuir, directa o indirectamente, a generar flujos de efectivo y otros equivalentes al efectivo. Estos beneficios también pueden traducirse en la capacidad para reducir la salida de los flujos futuros de efectivo.

Los beneficios económicos futuros pueden fluir por diferentes vías; por ejemplo, un activo se puede intercambiar por efectivo o por otros activos o servicios; utilizar para liquidar un pasivo, distribuir excedentes o utilidades de la entidad; o utilizar aisladamente o en combinación con otros activos para la producción de bienes o la prestación de servicios de los cuales se va a obtener una contraprestación.

Existe una asociación muy estrecha entre un desembolso y la generación de un activo, aunque no tienen que coincidir necesariamente. Por tanto, si la entidad realiza un desembolso, este hecho puede suministrar evidencia de la posibilidad de obtener potencial de servicio o beneficios económicos, pero no es una prueba concluyente de la existencia de una partida que satisfaga la definición de activo. De igual manera, la ausencia de un desembolso no impide que se reconozca un activo; así, por ejemplo, los recursos que han sido transferidos sin contraprestación a la entidad pueden satisfacer la definición de activo.

Cuando la entidad gestiona un activo con el fin de prestar un servicio y no con el propósito de obtener flujos de caja ni un rendimiento comercial que reflejen el riesgo que implica su posesión, el activo se considera no generador de efectivo. Los bienes y servicios generados por estos activos pueden ser para consumo individual o colectivo y se suministran en mercados no competitivos.

El uso y disposición de tales activos se puede restringir dado que muchos activos que incorporan potencial de servicio son especializados y, en algunos casos, de uso privativo por parte de las entidades de gobierno. Son ejemplos de estos bienes, los bienes de uso público, los bienes históricos y culturales, los bienes destinados a la recreación, el deporte y la salvaguarda de la soberanía nacional y, en general, los activos utilizados para distribuir bienes y setvicios en forma gratuita o a precios de no mercado.

Cuando un activo se gestiona fundamentalmente para generar, directamente o a través de la unidad a la que pertenece, flujos de caja y obtener un rendimiento comercial que refleje el riesgo que implica la posesión del mismo, este activo se considera generador de efectivo. Son ejemplos de estos bienes, las propiedades de inversión y los activos utilizados en la producción y venta de bienes y servicios a valor de mercado.

Cuando la entidad gestiona un activo para suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado y para suministrar bienes o prestar servicios en condiciones de mercado, se considera no generador de efectivo salvo que el uso del activo, en el suministro de bienes o en la prestación de servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, sea poco significativo.

Para determinar si un recurso cumple con la definición de activo, la entidad debe realizar juicios profesionales que aborden, de manera integral, los elementos anteriormente referidos. Cuando se presenten transacciones de traslado de activos entre entidades públicas, se debe establecer la entidad que controla el activo, a fin de que se garantice el reconocimiento en una sola entidad.

Un pasivo es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

Al evaluar si existe o no una obligación presente, la entidad debe tener en cuenta, con base en la información disponible, la existencia de un suceso pasado que dé lugar a la obligación a partir de la cual la entidad tiene poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos. Cuando existan dudas sobre la existencia de una obligación presente, la entidad debe evaluar la probabilidad de tener o no la obligación; si es mayor la probabilidad de no tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un pasivo.

Patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos), deducidas las obligaciones, que tiene la Entidad de gobierno para cumplir las funciones de cometido estatal.

El patrimonio de las entidades de gobierno está constituido por los aportes para la creación de la entidad, los resultados y otras partidas que de acuerdo con lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, deben reconocerse en el patrimonio.

Rendimiento: Los elementos relacionados directamente con la medida del rendimiento financiero son los ingresos, los gastos y los costos.

Ingresos Los ingresos son los incrementos en el potencial de servicio o en los beneficios económicos producidos a lo largo del periodo contable, bien en forma de entradas o incrementos del valor de los activos, o bien como salidas o decrementos del valor de los pasivos, que dan como resultado aumentos del valor del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad.

Los ingresos de las entidades de gobierno surgen de transacciones con y sin contraprestación.

La mayoría de los ingresos del gobierno provienen de transacciones sin contraprestación. Un ingreso producto de una transacción sin contraprestación es aquel que la entidad recibe sin entregar nada a cambio o, si lo hace, el valor entregado es significativamente menor al valor de mercado del recurso recibido. Son ejemplos de estos ingresos, los impuestos y las transferencias, tales como traslado de recursos entre entidades de gobierno, asunción de pasivos por parte de terceros, préstamos con tasas subsidiadas y donaciones.

Gastos Son los decrementos en los beneficios económicos, o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, y no están relacionados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.

Costos Son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio, producidos a lo largo del período contable, que están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.

Los costos contribuyen a la generación de potencial de servicio o beneficios económicos futuros, fundamentalmente, por la venta de bienes y la prestación de servicios, razón por la cual tienen relación directa con los ingresos provenientes de transacciones con contraprestación.

1.3.4. RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE IOS ESTADOS FINANCIEROS.

Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación en la información financiera de un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de potencial de servicio o de beneficios económicos y que tenga un valor que se pueda medir con fiabilidad

La probabilidad, como condición para el reconocimiento, se utiliza con referencia al grado de certidumbre con que el potencial de servicio o los beneficios económicos futuros asociados llegarán o saldrán de la entidad. La certidumbre correspondiente al potencial de servicio o al flujo de los beneficios económicos futuros se evalúa a partir de la información disponible.

La medición fiable, como criterio para el reconocimiento, implica que un elemento tiene un valor que se puede determinar con razonabilidad. En ocasiones, ia medición requiere el uso de estimaciones razonables como una parte esencial en la elaboración de los estados financieros, sin que ello menoscabe su fiabilidad.

Reconocimiento de Activos: Se reconoce como activos, los recursos controlados por la Entidad, que resulten de un evento pasado y de los cuales se espere obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros, siempre que el valor del recurso pueda medirse con fiablemente.

Cuando no exista la probabilidad de que el elemento genere beneficios económicos futuros o un potencial de servicio, se reconocerá un gasto en el estado de resultados.

Reconocimiento de pasivos: Se reconoce como pasivos, las obligaciones presentes que tenga la entidad, que hayan surgido de eventos pasados y que para liquidarlas, la entidad deba desprenderse de recursos que incorporan un potencial servicio o beneficios económicos futuros, siempre que el valor de la obligación pueda medirse fiablemente.

Reconocimiento de ingresos: Se reconocen como ingresos, los incrementos en el potencial de servicio o en los beneficios económicos futuros producidos a lo largo del periodo contable, bien sea en forma de entradas o incrementos del valor de los activos, o bien como salidas o decrementos del valor de los pasivos, que dan como resultado aumentos del valor del patrimonio y que no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad. Para que el ingreso se pueda reconocer, la partida debe medirse fiablemente.

Reconocimiento de gastos y costos: Se reconoce como gastos y costos, los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio relacionados con la salida o la disminución del valor de los activos o con el incremento en los pasivos, cuando el costo o gasto pueda medirse confiabilidad.

Es decir, que el reconocimiento de los costos y gastos ocurre simultáneamente con el reconocimiento de ingresos. Si la entidad distribuye bienes o servicios, en forma gratuita, los gastos se reconocerán cuando se entreguen los bienes o se presten los servicios.

1.3.5. MEDICIÓN DE IOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Medición es el proceso de determinación de los importes monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos de los estados financieros, para su Inclusión en el balance y el estado de resultados. Este proceso se lleva a cabo en dos momentos diferentes: en el reconocimiento y en la medición posterior.

En el reconocimiento, la medición de un elemento permite su incorporación en los estados financieros. Dependiendo de lo establecido en las Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos y con el fin de lograr una representación fiel, el valor de este elemento puede ser objeto de ajuste según un criterio de medición diferente al utilizado en el reconocimiento.

1.3.5.1. MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS.

Los valores de entrada para activos reflejan los costos en los que se incurre o en los que se podría incurrir para adquirir o reponer un activo. Los valores de salida para activos reflejan el potencial de servicio o los beneficios económicos futuros derivados del uso continuado de un activo o de su venta.

Costo: El costo de un activo corresponde bien al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para la adquisición, producción, construcción o desarrollo de un activo hasta que este se encuentre en condiciones de utilización o enajenación. El costo es un valor de entrada, observable y específico para la entidad.

Con posterioridad al reconocimiento inicial, el costo de algunos activos se puede asignar al resultado a través de la depreciación o amortización, pero también pueden ser objeto de ajuste por el reconocimiento de pérdidas. La pérdida es el grado en que el potencial de servicio o la capacidad de generar beneficios económicos futuros provenientes de un activo ha disminuido debido a cambios en la economía u otras condiciones diferentes de las de su consumo. Por el contrario, el valor de un activo se puede incrementar para reflejar el costo de adiciones, mejoras, restauraciones o rehabilitaciones.

Costo Reexpresado: El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los activos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente. El costo reexpresado es un valor de entrada, observable y específico para la entidad.

Costo amortizado: Corresponde al valor del pasivo inicialmente reconocido más el costo efectivo menos los pagos de capital e Intereses. El costo amortizado es un valor de salida no observable y específico para la entidad.

Costo de reposición: Corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. Según este criterio, los activos se miden por los recursos que se tendrían que sacrificar para reponer un activo que proporcione el mismo potencial de servicio o los beneficios económicos futuros del activo existente.

Valor de mercado: El valor de mercado es el valor por el cual un activo podría ser vendido en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua, entre partes interesadas y debidamente informadas. Este valor debe obtenerse en un mercado abierto, activo y ordenado.

Valor presente: El valor presente corresponde al valor que resulta de descontar los flujos futuros de efectivo que se espera genere el activo durante el curso normal de las actividades de la entidad. Los flujos futuros descontados pueden ser flujos netos de entradas o salidas de efectivo, en tal caso el valor presente corresponde a un valor presente neto. El valor presente es un valor de salida, no observable y específico para la entidad.

1.3.5.2. MEDICIÓN DE LOS PASIVOS.

Los valores de entrada para pasivos se refieren al valor de las transacciones a través de las cuales una obligación se recibe. Los valores de salida para pasivos reflejan el valor que se requiere para cumplir una obligación o el valor que se requiere para liberar a la entidad de una obligación.

Costo: El costo de un pasivo es el valor de los recursos recibidos a cambio de la obligación asumida. El costo es un valor de entrada, observable y específico para la entidad.

Costo Reexpresado: El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los pasivos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente. El costo reexpresado es un valor de entrada, observable y específico para la entidad.

Costo amortizado: El costo amortizado corresponde al valor inicial del pasivo más el costo efectivo menos los pagos de capital e intereses. El costo amortizado es un valor de entrada, observable y específico para la entidad.

Costo de cumplimiento: El costo de cumplimiento representa la mejor estimación de los costos en que la entidad incurriría para cumplir las obligaciones representadas por el pasivo. Es un valor de salida, no observable y específico para la entidad.

Cuando el costo de cumplimiento dependa de eventos futuros, todos los resultados posibles se deben tener en cuenta para estimar el valor requerido para cumplir la obligación, este método se conoce como el valor esperado y tiene como objetivo reflejar imparcialmente todos los desenlaces posibles.

Valor de mercado: Es el valor por el cual una obligación puede ser liquidada o transferida entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad.

Valor presente: El valor presente corresponde al valor que resulta de descontar los flujos de efectivo futuros necesarios para la cancelación de un pasivo. Los flujos futuros descontados pueden ser flujos netos de salidas o entradas de efectivo, en tal caso el valor presente corresponde a un valor presente neto. El valor presente es un valor de salida, no observable y específico para la entidad.

1.3.6. REVELACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

La información financiera se presenta en la estructura de los estados financieros, así como en las revelaciones realizadas en las notas explicativas a los mismos. Las revelaciones son descripciones o desagregaciones relacionadas con los hechos económicos incorporados en los estados financieros; proporcionan información que no se presenta en la estructura de los estados financieros, pero que es relevante para entender cualquier de ellos. La entidad referenciará cada partida incluida en los estados financieros con cualquier información relacionada en las notas.

2. POLÍTICAS CONTABLES DEL MINISTERIO DE CULTURA.

2.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

El efectivo comprende los recursos de liquidez inmediata que se registran en caja menor e instituciones financieras donde se manejan los recursos de gastos de funcionamiento e inversión y los recursos destinados a la contribución parafiscal cultural de espectáculos públicos de las artes escénicas creada por la Ley 1493 de 2011.

2.1.1. MEDICIÓN.

El efectivo se reconocerá siempre al importe recibido, es decir, al costo.

2.1.2. REVELACIONES.

- Los componentes de efectivo

- Los importes significativos de saldos en efectivo que no esté disponible para ser utilizados (restringidos para su uso)

2.1.3. PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Este rubro se presentará siempre como un activo corriente a menos que se trate de un efectivo restringido y su restricción perdure por más de un año.

2.1.4. POLÍTICA DE GESTIÓN DE ÁREA.

El Ministerio de Cultura emite anualmente la circular interna del manejo de caja menor, según los lineamientos dados por el Ministerio de Hacienda.

En las cuentas bancadas donde se gestionan los recursos de funcionamiento e inversión, se reciben los dineros para ejecutar los mismos según solicitud que se realiza por el Grupo de Gestión Financiera y Contable a la Dirección de Tesoro Nacional. La solicitud se realiza mediante el PAC.

La cuenta bancada donde se recaudan los dineros de la contribución parafiscal cultural de espectáculos públicos de las artes escénicas creada por la Ley 493 de 2011, presenta unas condiciones de manejo a cargo de la Secretaría General y el Grupo de Gestión Financiera y Contable. Se cuenta con un convenio de reciprocidad en el cual se deben mantener los recursos en la cuenta de recaudo por un periodo de 20 días y posteriormente se deberá dar traslado a la CUN. Estos recursos NO se clasificarán como efectivo de uso restringido para el Ministerio de Cultura ya que la limitación en la disponibilidad del uso del dinero refiere a un periodo inferiora un mes y no es relevante para el Ministerio de Cultura dicha limitación tal como lo refiere las políticas contables en el Numeral 2.1.3 Presentación de Estados Financieros - Manual de Políticas Contables Versión 2 "Este rubro se presentará siempre como un activo corriente a menos que se trate de un efectivo restringido y su restricción perdure por más de un año."

Mensualmente, las cuentas bancadas deberán ser concilladas en el formato establecido para tal fin, y se deben Identificar las partidas conciliatorias y hacerles seguimiento hasta tanto se resuelvan. Este documento se elaborará por el profesional contable y deberá ser aprobado por el profesional especializado con funciones de contador y el profesional especializado con funciones de pagador.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable hará las conciliaciones bancadas de las cuentas para gastos de funcionamiento e inversión; mientras que el profesional contable del equipo de Ley de Espectáculos Públicos prepara la conciliación, la cual es revisada y aprobada por el Grupo de Gestión Financiera y Contable.

2.2. CUENTAS POR COBRAR.

El Ministerio de Cultura registrará cuentas por cobrar por los siguientes conceptos:

- Incapacidades por cobrar

- Convenios liquidados

- Sanciones a organismos territoriales, extraterritoriales, personas naturales y jurídicas.

- Otros

2.2.1. RECONOCIMIENTO.

El Ministerio reconocerá como cuentas por cobrar los derechos adquiridos por la entidad en desarrollo de sus actividades, de los cuales se espere, a futuro, la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. Estas partidas incluyen los derechos originados en transacciones con y sin contraprestacíón. Las transacciones con contraprestación incluyen, entre otros, la venta de bienes y servicios, y las transacciones sin contraprestación incluyen, entre otros, los impuestos y las transferencias.

2.2.2. MEDICIÓN INICIAL.

Las cuentas por cobrar se medirán al valor inicial de la transacción, es decir al costo.

2.2.3. MEDICIÓN POSTERIOR.

Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por cobrar se medirán por el valor de la transacción menos cualquier disminución por deterioro de valor.

2.2.4. MEDICIÓN DEL DETERIORO.

Las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias.

Para el efecto, por lo menos al final del periodo contable, se verificará si existen Indicios de deterioro, se verificará sí existen Indicios de deterioro originados por el Incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o el desmejoramiento de sus condiciones crediticias. El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de sus flujos de efectivo futuros estimados de la misma (excluyendo las pérdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido).

Para el efecto, se utilizará, como factor de descuento la mayor entre la tasa de Interés que se determine en la aplicación EKQGUI o tasa TES con plazos similares para todas las cuentas por cobrar con Indicios de deterioro. El deterioro se reconocerá de forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo.

Si en una medición posterior, las pérdidas por deterioro disminuyen debido a eventos objetivamente relacionados con su origen, se disminuirá el valor del deterioro acumulado y se afectará el resultado del periodo. En todo caso, las disminuciones del deterioro no superarán las pérdidas por deterioro previamente reconocidas.

La entidad considerará las siguientes como señales de deterioro, en el momento en el que se presenten:

Las cuentas por cobrar se evaluarán por deterioro en el momento en el que se haya presentado un incumplimiento y llevados a cabos procesos de cobro persuasivo sin éxito.⁽¹⁾ Sin embargo, siempre se presentará un deterioro en el momento en el que se presente alguna de las siguientes causales:

Tabla 1. Indicios de deterioro cuentas por cobrar

CAUSALES	% Deterioro
1) La Cuenta por Cobrar presenta una mora superior a 360 días.	VP Tasa Mayor entre Ekogui o TES
2) El deudor no tiene capacidad de pago, no tiene activos que puedan ser embargados o no desea efectuar un acuerdo de pagos con la entidad.	VP Tasa Mayor entre Ekogui o TES
3) No hay información del paradero del deudor, o no se ha logrado comunicación o contacto que permita la recuperación de los saldos adeudados	100% Vr Libros
4) Una vez iniciado el proceso coactivo el deudor alegue que la acción ya prescribió, y por lo tanto no hay obligación de pagar las sumas adeudadas.

El Ministerio de Cultura a través del Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones evalúa y revisa las condiciones en las que se encuentran las cuentas por cobrar, determinando si estas cumplen o no, con los indicios de deterioro mencionados en esta Política Contable.

Así mismo, el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones informará al Grupo de Gestión Financiera y Contable el estado de situación de cobro para cada tercero y los cambios o deterioros determinados para las cuentas por cobrar. Una vez recaudada la información de los diferentes grupos, el Grupo de Gestión Financiera y Contable procede a calcular y registrar los deterioros individuales para cada cuenta por cobrar.

2.2.5. BAJA EN CUENTAS.

Se dejará de reconocer, total o parcialmente, una cuenta por cobrar cuando expiren los derechos sobre los flujos financieros, se renuncie a ellos o cuando los riesgos y los beneficios inherentes a la propiedad de la cuenta por cobrar se transfieran. Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la cuenta por cobrar y la diferencia entre este y el valor recibido se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo. La entidad reconocerá separadamente, como activos o pasivos, cualesquiera derechos u obligaciones creados o retenidos en la transferencia.

Para el caso del retiro definitivo de un funcionario del Ministerio de Cultura, y que presente saldo en la cuenta por cobrar a trabajadores, el Grupo de Gestión Humana será el encargado de realizar el cobro del saldo e informar al Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones del estado de cobro Y si dicho saldo procede para ser dado de baja o a cálculo de deterioro.

Para todos los efectos, la baja en cuentas por cobrar deberá ser sugerida bien sea por el Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones o el Comité de Sostenibilidad Contable quienes finalmente son las mesas de trabajo que analizarán el cumplimiento de las condiciones para la baja.

2.2.6. REVELACIONES.

- Componentes de las cuentas por cobrar.

- Valor en libros y a las condiciones de la cuenta por cobrar, tales como: plazo, vencimiento (estado de cartera por edades) y restricciones, las gestiones adelantadas para lograr el recaudo de dicho derecho a favor del Ministerio de Cultura, las dificultades y las expectativas reales de recuperación que las cuentas por cobrar le representen al Ministerio de Cultura y así como las razones que fundamentan dichas expectativas.

- Valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo contable, así como el deterioro acumulado.

- Análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente como deterioradas al final del periodo, incluyendo los factores que el Ministerio de Cultura haya considerado para determinar su deterioro.

- Cuando se dé de baja, total o parcialmente, una cuenta por cobrar, se revelará la ganancia o pérdida reconocida en el resultado del período y las razones de su baja en cuentas.

2.2.7. PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Este rubro se presentará siempre como un activo corriente.

2.2.8. POLÍTICA DE GESTIÓN DE ÁREA.

Cuentas por cobrar por concepto de convenios liquidados, sanciones, entre otros

El comité de cuentas por cobrar y provisiones se encuentra conformado por un representante de los siguientes grupos: Secretaría General de Ministerio de Cultura, Oficina Asesora Jurídica, Grupo de Contratos, Grupo de Gestión Financiera y Contable, Grupo de Concertación, Grupo Programa Nacional de Estímulos, Grupo Gestión Humana. El Comité se reúne de manera trimestral para la evaluación de las cuentas por cobrar. El comité revisará las condiciones en las que se encuentran las cuentas por cobrar que tenga la entidad, para determinar si presentan o no indicios de deterioro. Para la evaluación de deterioro, se tendrán en cuenta las diferentes situaciones incluidas dentro de la política.

La oficina jurídica deberá informar al grupo de gestión financiera y contable las resoluciones y sanciones que queden en firmes para que contabilidad genere el registro de la cuenta por cobrar.

Los grupos de concertación, estímulos, contratos, entregarán información con referencia a los incumplimientos de los terceros con respecto a los procesos de cada grupo. El responsable de los sancionatorios que se encuentren en firme en la oficina jurídica entregará la información referente de estos procesos al responsable de los cobros persuasivos y coactivos, e Impulsará copia al grupo de gestión financiera y contable para que registre el derecho.

En el caso de las costas de los procesos a favor de la entidad, la oficina jurídica entregará las liquidaciones de la sentencia al responsable de los cobros persuasivos y coactivos, e Impulsará copla al grupo de gestión financiera y contable para que proceda con la causación del derecho generado por la sentencia.

Cuentas por cobrar por incapacidades

El grupo de gestión humana reconocerá las cuentas por cobrar en el momento en el que se hace la liquidación de la nómina. Adlclonalmente llevará a cabo el proceso de liquidación y cobro de Incapacidades en la EPS y ARL respectiva, en el mes siguiente al pago al funcionarlo, con el fin de mantener las cuentas por cobrar por este concepto con una medición fiable. El Grupo de Gestión Humana entrega en el comité de cuenta por cobrar y provisiones un Informe detallado de las cuentas por cobrar por todo concepto generada de la nómina a empleados, al grupo de gestión financiera y contable para que actualice sus registros y evalúe si hay lugar a deterioro o baja en cuentas.

2.3. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.

2.3.1. DEFINICIONES.

Valor residual: El valor residual de la propiedad, planta y equipo es el valor estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por tal disposición si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

Vida útil: La vida útil de una propiedad, planta y equipo es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo o, el número de unidades de producción o similares que la entidad espera obtener de este.

Valor del servicio recuperable: Es el mayor entre el valor de mercado menos los costos de disposición y el costo de reposición.

Vida económica: Es el periodo durante el cual se espera que un activo sea utillzable por parte de uno o más usuarios, o como la cantidad de unidades de producción o similares que uno o más usuarios esperan obtener de él.

Adiciones y Mejoras: Son erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva o eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos o servicios, o reducir significativamente los costos.

Restauraciones: El proceso constructivo para reparar un edificio o elemento arquitectónico, (volver a poner algo en el estado primitivo).

Reparaciones: Son erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo, sin mejorar su capacidad productiva o eficiencia operativa.

Mantenimiento: Corresponde a erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.

2.3.2. RECONOCIMIENTO.

Se reconocerán como tal, los activos tangibles empleados por la entidad para la prestación de servicios y para propósitos administrativos. Adicionalmente son activos que se caracterizan por:

- No están disponibles para la venta.

- Los bienes muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento.

- Se espera usarlos durante más de un período contable (12 meses).

Los bienes históricos y culturales, con independencia de la declaratoria que los clasifique como tal, en el cual se lleve a cabo actividades administrativas o para la prestación de servicios se clasificarán como elementos de propiedad, planta y equipo, y se regirán por esta política.

Para los bienes inmuebles que conservan la calidad de Bienes de Interés Cultural clasificados como propiedad planta y equipo deberán cumplir los términos establecidos para el Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP), conforme a lo establecido en el Decreto 763 de 2009 "Por el cual se reglamentan parcial mente las Leyes 814 de 2003 y 397 de 1997 modificada por medio de la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al Patrimonio Cultural de la Nación de Naturaleza material", que consiste en un instrumento de planeación y gestión del Patrimonio Cultural de la Nación, mediante el cual se establecen las acciones necesarias con el objetivo de garantizar la protección, conservación y sostenibilidad de los Bienes de Interés CulturaL Los PEMP como instrumento del Régimen Especial de Protección de los BIC, permiten:

- Definir las condiciones para la articulación de los bienes con su contexto físico, arquitectónico, urbano o rural, los planes preexistentes y su entorno socio-cultural, partiendo de la conservación de sus valores, la mitigación de sus riesgos y el aprovechamiento de sus potencialidades.

- Precisar las acciones de protección de carácter preventivo y/o correctivo que sean necesarias para la conservación de los bienes.

- Establecer las condiciones físicas, de mantenimiento y de conservación de los bienes.

- Establecer mecanismos o determinantes que permitan la recuperación y sostenibilidad de los bienes.

- Generar las condiciones y estrategias para el mejor conocimiento y la apropiación de los bienes por parte de la comunidad, con el fin de garantizar su conservación y su transmisión a futuras generaciones.

Adicional, los inmuebles que conservan la calidad de Bienes de Interés Cultural, por sus características patrimoniales especiales no son comercializadles tal como lo indican las normas de conservación de los Bienes de Interés Cultural del ámbito Nacional.

El valor residual para los inmuebles que conservan la calidad de Bienes de Interés Cultural, es el 100% del costo de cada activo sin incluir mejoras o restauraciones, teniendo en cuenta que son predios sin intensión de venta y que su valorización tendrá una tendencia al alza de acuerdo con los estudios técnicos históricos que conserva el Ministerio de Cultura a través de avalúos técnicos realizados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzí.

Con fundamento en lo anterior, el Valor Neto Depreciable para los inmuebles que conservan la calidad de Bienes de Interés Cultural clasificados por su uso como Propiedad Planta y Equipo corresponde a cero (0) y no genera una depreciación mensual sobre su costo histórico sin incluir mejoras o restauraciones, evitando así la disminución sistemática del activo que difiere a la realidad económica de los inmuebles que tienen un tratamiento especial.

Para el caso de las mejoras y restauraciones a inmuebles que conservan la calidad de Bienes de Interés Cultural clasificados por su uso como Propiedad Planta y Equipo, aplican los sistemas de depreciación en línea recta conforme con la vida útil y valor residual determinado por el Grupo del Ministerio de Cultura que ha formulado técnicamente la obra civil de construcción.

Los bienes de arte y cultura que se tengan para efectos decorativos se clasificarán como bienes de propiedad, planta y equipo.

2.3.2.1. BIENES DE DEVOLUTIVOS.

Son bienes que por su naturaleza son considerados como retornables a la entidad de parte del funcionario al que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones. Se clasifican como tales cuando su costo es mayor a 0.5 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) y su naturaleza sea diferente a la de un bien consumible. Todos los bienes de colección y el material bibliográfico deberán ser activados independiente de su costo de adquisición.

2.3.2.1.1. MUEBLES.

Tabla 2. Clasificación de bienes muebles en el sistema de información

GRUPO	ELEMENTOS
2-02	DISCOTECAS Y MUSITECAS.
2-06	EQUIPOS DE COMEDOR
2-07	EQUIPOS DE COMUNICACIÓN
2-08	EQUIPOS DE CONSTRUCCIÓN
2-09	EQUIPOS DE DEPORTE Y RECREACIÓN
2-10	EQUIPOS DE LABORATORIO
2-11	EQUIPOS DE MEDICINA, SANIDAD
2-12	MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
2-13	VEHÍCULOS
2-14	HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS.
2-15	INSTRUMENTOS MUSICALES
2-17	MOTOS
2-18	MOBILIARIO Y ENSERES
2-22	MUEBLES Y ENSERES - MATERIAL FIJO
2-24	EQUIPO DE COMPUTACIÓN
2-26	BIENES DE ARE Y CULTURA SIN DECLARATORIA
2-27	CONSTRUCCIONES EN CURSO
2-28	CABLES ESPECIALES

2.3.2.1.2. INMUEBLES.

Tabla 3. Clasificación de bienes inmuebles en el sistema de información

GRUPO	ELEMENTOS
2-30	INMUEBLES DEPRECIABLES
2-31	TERRENOS DE INMUEBLES
2-32	TERRENOS RECIBIDOS EN COMODATO
2-33	EDIFICACIONES RECIBIDAS EN COMODATO
2-34	TERRENOS ENTREGADOS EN COMODATO
2-35	EDIFICACIONES ENTREGADOS EN COMODATO

2.3.2.1.3. CONSTRUCCIONES EN CURSO.

Tabla 4. Clasificación de construcciones en el sistema de información

GRUPO	CONSTRUCCIÓN
5-01	CONSTRUCCIÓN EN PROPIEDAD DE TERCEROS
4-01	CONSTRUCCIONES EN CURSO

2.3.2.2. BIENES DE CONSUMO CONTROLADO.

Corresponde a los bienes que son considerados como importantes para el Ministerio de la Cultura, pero cuyo costo no es significativo (Entre 0.2 a 0.5 SMLMV por elemento). El control físico y custodia de los activos lo lleva a cabo cada funcionario al cual le ha sido asignado el elemento, mientras que el control administrativo es llevado a cabo por el grupo de gestión administrativa y de servicios en el aplícatlvo SAPIENS Modulo Consumo Controlado Menor Cuantía. En dicho modulo se debe registrar como mínimo la cantidad y tipo de elemento sin Importar el costo o valor del elemento.

2.3.2.3. BIENES DE CONSUMO.

Son aquellos bienes que por su naturaleza desaparecen con el uso para el que son destinados, como por ejemplo tóner, papelería de oficina, elementos de aseo y cafetería y otros similares. Este tipo de bienes deben ser reconocidos como gasto del periodo.

Tabla 5. Clasificación de bienes de consumo en el sistema de información

GRUPO	ELEMENTOS
1-02	COMBUSTIBLES
1-03	LEMENTOS DE SANIDAD
1-04	ELEMENTOS PARA CONSTRUCCIÓN.
1-08	MATERIALES Y MATERIA PRIMA.
1-10	TILES DE ESCRITORIO OFICINA.
1-11	VIVERES
1-12	REPUESTOS Y ELÉCTRICOS.
1-13	UTENSILIOS DE ASEO DOMÉSTICO
1-14	ELEMENTOS DE DIVULGACIÓN CULTURAL.
1-15	OTROS ELEMENTOS DE CONSUMO.
1-16	DOTACIÓN PERSONAL-CAMPO Y TALLER.

2.3.2.4. ADICIONES Y MEJORAS.

Son erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos. Las erogaciones efectuadas a una propiedad, planta y equipo que cumplan con dichas funciones se reconocerán como mayor valor de esta y afectarán el cálculo del monto depreciable.

La entidad capitalizará como mayor valor de los bienes muebles las adiciones y mejoras, cuyo costo sea igual o superior al 30% del costo del activo antes de realizar la mejora. Para los bienes inmuebles, serán capitalizables siempre y cuando su valor sea igual o superior al 10% del costo del activo antes de llevar la adición o mejora.

Las adiciones y mejoras capitalizables harán parte del valor del activo y por lo tanto serán depreciadas en la vida útil remanente del bien que fue objeto de la respectiva mejora. Para el inicio de la depreciación se tendrá en cuenta los lineamientos establecidos en la política para este proceso ⁽²⁾.

2.3.2.5. MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES.

El mantenimiento corresponde a erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo. Por su parte, las son erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo.

Los mantenimientos y reparaciones de las propiedades, planta y equipo se reconocerán como gasto en el resultado del periodo.

2.3.2.6. TERRENOS.

Los terrenos sobre los que se construyan las propiedades, planta y equipo se reconocerán por separado.

2.3.3. MEDICIÓN INICIAL.

Las propiedades, planta y equipo se medirán inicialmente al costo, el cual incluye:

- Precio de adquisición

- Aranceles de Importación

- Tributos no recuperables (Impuestos y tasas)

- Costos de beneficios a los empleados que procedan directamente a la construcción o adquisición, (Interventorías, estudios y diseños para construcciones).

- Costos de preparación del lugar donde se ubicará el activo.

- Costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior.

- Costos de instalación, montaje y prueba.

- Otros costos que se incurran para dejar el activo en las condiciones necesarias para operación y de la forma en que estima la entidad.

Cuando se adquiera una propiedad, planta y equipo en una transacción sin contraprestación, el Ministerio de Cultura, medirá el activo adquirido por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, el activo se medirá por el valor en libros que éste tenía en la entidad que lo transfirió.

Las propiedades, planta y equipo que se reciban en permuta (intercambio de bienes) se medirán por su valor de mercado. A falta de este, se medirán por el valor de mercado de los activos entregados y, en ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.

Las transferencias no monetarias (inventarios; propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión; activos intangibles; bienes de uso público; y bienes históricos y culturales) se medirán por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, las transferencias no monetarias se medirán por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que transfirió el recurso. El valor de mercado y el costo de reposición se determinarán conforme a lo definido en el Marco Conceptual para estas bases de medición.

Los costos de financiación asociados con la adquisición o construcción de una propiedad, planta y equipo que, de acuerdo con lo estipulado en la Norma de costos de financiación, cumpla con los requisitos establecidos para calificarse como activo apto, se capitalizarán atendiendo lo establecido en la citada Norma.

2.3.4. MEDICIÓN POSTERIOR.

Las propiedades, planta y equipo se medirán posteriormente al costo menos depreciación acumulada menos deterioro de valor acumulado.

La depreciación de una propiedad, planta y equipo iniciará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración de la entidad. El cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este. Los terrenos no serán objeto de depreciación, salvo que se demuestre que tienen una vida útil finita.

Con el fin de determinar la vida útil, se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes factores: a) la utilización prevista del activo, evaluada con referencia a la capacidad o al producto físico que se espere de este; b) el desgaste físico esperado, que depende de factores operativos, tales como: el número de turnos de trabajo en los que se utiliza el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, y el cuidado y conservación que se le da al activo mientras no se está utilizando: c) la obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios o mejoras en la producción, o de los cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo; y d) los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como, las fechas de caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.

La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil, las cuales han sido definidas de la siguiente manera:

2.3.4.1. BIENES MUEBLES.

Tabla 6. Vidas útiles bienes muebles de Propiedad Planta y Equipo

GRUPO	ELEMENTOS	VIDA ÚTIL
2-01	BIENES ANTROPOLOGICOS	N/A
2-02	DIACOTECAS Y MUSITECAS	1
2-04	BIENES DE ARTE Y CULTURA	N/A
2-06	EQUIPOS DE COMEDOR	3
2-07	COMUNICACIÓN.	3
2-08	EQUIPOS DE CONSTRUCCIÓN	5
2-09	EQUIPOS DE DEPORTE Y RECREACIÓN.	1
2-10	EQUIPOS DE LABORATORIO	5
2-11	EQUIPOS DE MEDICINA, SANIDAD	5
2-12	MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA	10
2-13	VEHÍCULOS	10
2-14	HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS.	5
2-15	INSTRUMENTOS MUSICALES	10
2-16	BIENES DE ARTE Y CULTURA	N/A
2-17	MOTOS	10
2-18	MOBILIARIO Y ENSERES	10
2-24	EQUIPO DE COMPUTACIÓN	3
2-26	BIENES DE APOYO MUSEOGRÁFICO	10
2-30	INMUEBLES DEPRECIABLE	50

2.3.4.2. BIENES INMUEBLES.

La vida útil estimada para estos grupos corresponde a bienes que cumplen con la definición de elementos de Propiedades, planta y equipo:

Tabla 7. Vidas útiles bienes inmuebles de Propiedad Planta y Equipo

GRUPO	ELEMENTOS	VIDA ÚTIL (AÑOS)
3-01	EDIFICACIONES	50
3-02	TERRENOS	N/A
3-08	INMUEBLES SIN INTERÉS CULTURAL	50

El valor residual para los bienes de arte y cultura que se tengan para fines decorativos y se establecerá como el 100% del costo del activo siempre y cuando se encuentren en debida custodia y asegurados en el lugar donde se encuentran.

2.3.5. DEPRECIACIÓN Y MÉTODO DE DEPRECIACIÓN.

El método de depreciación utilizado por el Ministerio de Cultura será el de línea recta pues refleja el patrón de consumo del potencial de servicio del activo. Este método de depreciación se aplicará uniformemente en todos los periodos, a menos que se produzca un cambio en el patrón esperado de del potencial de servicio incorporados en el activo.

La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo ni cuando el activo sea objeto de operaciones de reparación y mantenimiento. Sin embargo, si se utilizan métodos de depreciación en función del uso, el cargo por depreciación podría ser nulo cuando no tenga lugar ninguna actividad de producción.

La vida útil, el valor residual y el método de depreciación serán revisados, como mínimo, al final de cada período contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo del potencial de servicio. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Corrección de Errores.

Para las obras civiles o construcciones en curso ejecutados por el Ministerio de Cultura la vida útil y valor residual del activo será determinado por el Grupo del Ministerio de Cultura que ha formulado técnicamente la obra civil de construcción, de acuerdo con sus estudios previos, diseños, materiales y pliegos técnicos para la obra proyectada.

2.3.6. DETERIORO DE VALOR.

La entidad reconocerá una pérdida por deterioro de valor de un elemento de propiedad, planta y equipo cuando su valor en libros supere su valor del servicio recuperable. Se evaluarán por indicios de deterioro los elementos de propiedad, planta y equipo cuyo costo supere los 10 SMLVM. No se tendrán en cuenta para evaluación de indicio de deterioro aquellos bienes que se encuentren completamente depreciados

Para efectos de determinar el deterioro de una propiedad, planta y equipo, la entidad aplicará lo establecido en la norma de deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo presente en esta política contable. La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados de propiedades, planta y equipo, o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se reconocerá como ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la compensación sea exigible.

Como mínimo al final del período contable, La entidad evaluará si existen indicios de deterioro del valor de propiedades, planta y equipo. Por política general de la entidad, los bienes en bodega son inservibles V solo son clasificados dentro de esta categoría en las siguientes situaciones: 1) están obsoletos, o 2) se encuentran dañados. Por lo tanto, estos activos serán deteriorados en un 100% de su valor en libros.

El grupo de Gestión de inventarios generará una base de datos de los activos que superan los 10 SMLMV y se enviaran a cada responsable de las dependencias donde se encuentran ubicados los activos para que los funcionarios a cargo realicen el análisis de índice de deterioro.

Corresponde a los grupos que controlan el activo, indicar al área de inventarios el resultado del indicio de deterioro para cada activo que se encuentra a su cargo utilizando el (Formato 1 - PPE y BUP) establecido por el Ministerio de Cultura.

Tabla 8. Grupos de activos para revisión de indicios de deterioro

GRUPO DE ACTIVO

DISCOTECAS Y MUSITECAS

EQUIPO DE COMPUTACION

EQUIPOS DE COMEDOR

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN

EQUIPOS DE CONSTRUCCION

EQUIPOS DE DEPORTE Y RECREACIÓN

EQUIPOS DE LABORATORIO

EQUIPOS DE MEDICINA Y SANIDAD

' EQUIPOS DE TRANSPORTE

HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS

INSTRUMENTOS MUSICALES

MOBILIARIO Y ENSERES Y EQ DE OF

Los activos fijos de la entidad serán evaluados por Indicios deterioro de acuerdo con cada una de las siguientes situaciones:

Tbla 9. indicios de deterioro de bienes de Propiedad Planta y Equipo

INDICIO	%
Se encuentren dañados y su reparación corresponda a un valor significativo del costo del activo.	30 %
No se pueda Identificar el estado debido a falta de información por parte del área responsable.	20 %
Sea obsoleto para la entidad, debido a que le hacen falta partes esenciales para su funcionamiento	30%
Se encuentre abandonado	10 %
No se esté usando por parte de alguna de las áreas	10 %
TOTAL	100 %

Una vez el activo haya sido evaluado, se someterán a deterioro los activos obtienen una calificación igual o superior al 60%.

Ejemplo cálculo de Indicio de deterioro:

En el Ejemplo anterior los ítems No 1, 2 y 6 son los que superan o igualan el umbral del 60% para continuar por parte del grupo de Gestión Administrativa y Servicios, personal de inventarios a calcular el Deterioro de los activos conforme al siguiente procedimiento:

Evidencias documentales de deterioro

Opiniones de expertos, fotografías, declaraciones de personal interno acerca de la situación operativa de los activos, indicadores de gestión, entre otros.

Medición del valor del servicio recuperable

Para comprobar el deterioro de valor del activo, el Ministerio de cultura estimará el valor recuperable, el cual corresponde al mayor entre el valor de mercado menos los costos de disposición y el costo de reposición

Valor de mercado menos costos de disposición

El valor de mercado se podrá determinar mediante:

- Avalúo técnico por un experto

- Cotizaciones en mercados donde se pueda vender el activo similar.

- Cotizaciones con proveedores para un activo similar.

Como costos de disposición se tendrán en cuenta costos de carácter legal, impuestos de la transacción, costos de desplazar el activo en condiciones para la venta, entre otros, que estén certificados por el proveedor de los servicios de disposición del activo

Costo de reposición

El costo de reposición para un activo no generador de efectivo está determinado por el costo en el que la entidad incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente.

El costo de reposición será determinable mediante:

- Avalúo técnico por un experto

- Cotizaciones en mercados donde se pueda reponer la capacidad operativa del activo o similar.

- Cotizaciones de proveedores para rehabilitar el activo.

Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio de un activo. Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro.

Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación.

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio bruto de un activo.

Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil ya consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro y por el costo en que incurriría para devolver el potencial de servicio que se perdió por el daño físico del activo.

Lo anterior se puede evidenciar con el siguiente ejemplo:

Indicios de reversión de pérdidas por deterioro de valor

La entidad evaluará si alguno de los activos deteriorados anteriormente, ya no se encuentra en esta situación. Para esto tendrá en cuenta los Indicios de deterioro que se encuentran incluidos en la política correspondiente a cada tipo de bien, y cuando alguno de ellos desaparezca y la suma de los indicios de deterioro cambie y se encuentre por debajo del 60%, el activo ya no se encontrará deteriorado.

Reversión de las pérdidas por deterioro de valor

El Ministerio de Cultura evaluará al final del período contable, si existe algún Indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en períodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido. Si existe tal indicio, La entidad estimará nuevamente el valor del servicio recuperable del activo.

2.3.7. BAJA EN CUENTAS.

Un elemento de propiedad, planta y equipo se dará de baja cuando:

- se ordene la baja del activo por acto administrativo,

- por su enajenación,

- por hurto, previo cumplimiento de los procedimientos administrativos,

- o cuando no se esperen beneficios económicos futuros por su uso o enajenación.

Cuando se decrete la baja, el funcionario delegado para tal fin en la entidad, mediante acto administrativo debe autorizar la salida de bienes no útiles u obsoletos de conformidad con la normatividad vigente expedida por decreto del Gobierno Nacional.

La pérdida o ganancia originada en la baja en cuenta de un elemento de propiedad, planta y equipo afectará el resultado del período.

La baja en cuentas se realizará mediante acto administrativo. El grupo de almacén e inventarios hace la baja del activo en el software de apoyo que tiene la entidad y le informará al grupo de gestión contable para que proceda a hacer el ajuste de estos en las del costo de los bienes.

2.3.8. REVELACIONES.

- Los métodos de depreciación utilizados.

- Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas.

- El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro de valor acumuladas, al principio y al final del período.

- Una conciliación entre los valores del módulo de activos fijos al principio y al final del período contable, que muestre por separado: Adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones generales, pérdidas por deterioro de valor reconocidas o revertidas en el resultado, depreciación u otros cambios.

- El cambio en la estimación de la vida útil de las propiedades, planta y equipo y del método de depreciación.

- Información de su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar.

- El valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación;

- El valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;

- La información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);

- El valor en libros de los elementos de propiedades, planta y equipo, que se encuentran temporalmente fuera de servicio;

Para el caso de la propiedad, planta y equipo con deterioro de valor

- El valor de las pérdidas por deterioro de valor y/o reversiones de deterioro de valor reconocidas durante el período por cada activo señalando la naturaleza del mismo, los eventos y circunstancias que llevaron a reconocimiento de deterioro de valor o reversión del mismo y el segmento principal al que pertenece.

- El hecho de si el valor recuperable del activo es el valor razonable menos los costos de disposición o su Valor el valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

-  El valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

- los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la pérdida por deterioro del valor; y

- Si el valor del servicio recuperable se estableció con base en el valor de mercado menos los costos de disposición o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación de este último.

2.3.9. POLÍTICA DE GESTIÓN DE ÁREA.

El Grupo de Infraestructura, la Dirección de Patrimonio, el Grupo de Gestión Administrativa y de  Servicios o bien él sea el grupo o dirección que tenga a cargo una obra civil o de construcción ejecutada por el Ministerio de Cultura, será el encargado de informar respecto a la diferenciación de las erogaciones que constituyan adiciones, restauraciones o mejoras y así como también de los mantenimientos y reparaciones a los bienes muebles e inmuebles, para llevar a cabo el adecuado reconocimiento de acuerdo a las políticas contables de la entidad.

Para el reconocimiento de los terrenos, el Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios será la encargada de hacer la separación del valor de los terrenos del de los edificios en los cuales se asienten lo elementos de propiedades, planta y equipo. De este modo se asegurará su reconocimiento de acuerdo con las políticas contables de la entidad.

El Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios será el encargado de liderar el proceso para el reconocimiento de los deterioros de valor de cada uno de los activos que deben ser sometidos al cálculo de mismo. El área responsable de su manejo, control y gestión será la encargada de llevar a cabo la revisión para la estimación de los índices de deterioro de los activos que lo necesiten. Para llevar a cabo la revisión de los activos deteriorados, el Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios le enviará a cada grupo la lista de los activos que se someterán a revisión. Para informar estos cambios, se dispondrá de un formato en el cual se Informará al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios - almacén e inventarios, los activos que presentan indicios de deterioro para el periodo evaluado.

El Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios - almacén e inventarios junto con el Grupo de Gestión Financiera y Contable - contabilidad llevará a cabo las conciliaciones mensuales que asegure que los saldos contables y del módulo correspondan a la realidad.

La conciliación de las construcciones en curso de la entidad será llevada a cabo trimestralmente por los diferentes grupos que incluye la dirección de patrimonio, el grupo de Infraestructura, el grupo de gestión administrativa y de servicios y el grupo de gestión financiera y contable, con el fin de asegurar que los saldos por dichos conceptos estén actualizados.

2.4. BIENES DE USO PÚBLICO.

2.4.1. RECONOCIMIENTO.

Se reconocerán como tal, los activos destinados para el uso, goce y disfrute de la colectividad y que, por lo tanto, están al servicio de esta en forma permanente, con las limitaciones que establece el ordenamiento jurídico y la autoridad que regula su utilización. Estos bienes se caracterizan porque son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Los terrenos sobre los que se construyan los bienes de uso público se reconocerán por separado.

El mejoramiento y rehabilitación de un bien de uso público se reconocerá como mayor valor de este y, en consecuencia, afectará el cálculo futuro de la depreciación. El mejoramiento y rehabilitación son erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su eficiencia operativa, mejorar la calidad de los servicios, o reducir significativamente los costos.

Por su parte, el mantenimiento y la conservación de los bienes de uso público se reconocerán como gasto en el resultado del periodo. El mantenimiento y conservación son erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.

2.4.2. MEDICIÓN INICIAL.

Los bienes de uso público se medirán inicialmente al costo, el cual Incluye:

- Precio de adquisición de terrenos y materiales para la construcción del bien (incluidos los aranceles de importación y los tributos no recuperables que recaigan sobre la adquisición);

- Los costos de los beneficios a los empleados que procedan directamente de la construcción del bien de uso público;

- Los honorarios profesionales;

- Demás costos directamente atribútales a la construcción del activo para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la entidad.

Cualquier descuento o rebaja en el valor de adquisición o construcción se reconocerá como un menor valor de los bienes de uso público y afectará la base de depreciación.

Los costos por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar sobre el que se asiente el bien de uso público se reconocerán como un mayor valor de este, y se medirán por el valor presente de los costos estimados en los que incurrirá la entidad para llevar a cabo el desmantelamiento y retiro del elemento al final de su vida útil, o la rehabilitación del lugar. Esto, cuando dichos costos constituyan obligaciones en las que Incurra la entidad como consecuencia de adquirir o utilizar el activo durante un determinado periodo.

Cuando se adquiera un bien de uso público en una transacción sin contraprestación, el Ministerio de Cultura, medirá el activo adquirido por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición.

Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, el activo se medirá por el valor en libros que éste tenía en la entidad que lo transfirió.

2.4.3. MEDICIÓN POSTERIOR.

Después del reconocimiento, los bienes uso público se medirán por el costo menos la depreciación acumulada menos el deterioro acumulado.

La depreciación iniciará cuando el bien esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la administración del Ministerio de Cultura.

Los terrenos no serán objeto de depreciación.

La depreciación se determinará sobre el valor del activo y se distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil.

2.4.4. DEPRECIACIÓN Y MÉTODO DE DEPRECIACIÓN.

El método de depreciación utilizado por el Ministerio de Cultura será el de línea recta, pues refleja el patrón de consumo del potencial de servicio del activo. Este método de depreciación se aplicará uniformemente en todos los periodos, a menos que se produzca un cambio en el patrón esperado de del potencial de servicio Incorporados en el activo.

La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo ni cuando el activo sea objeto de operaciones de reparación y mantenimiento.

La vida útil y el método de depreciación serán revisados, como mínimo, al final de cada periodo contable y si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo del potencial de servicio. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Corrección de Errores.

2.4.5. DETERIORO DE VALOR.

La entidad reconocerá una pérdida por deterioro de valor de un elemento de bien de uso público cuando su valor en libros supere su valor del servicio recuperable. Se evaluarán por indicios de deterioro los elementos de bienes de uso público cuyo costo supere los 10 SMLVM. No se tendrán en cuenta para evaluación de Indicio de deterioro aquellos bienes que se encuentren completamente depreciados

Para efectos de determinar el deterioro de los bienes de uso público, la entidad aplicará lo establecido en la norma de deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo referida en esta política contable. La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados de bienes de uso público, o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se reconocerá como Ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la compensación sea exigible.

Como mínimo al final del período contable, La entidad evaluará si existen indicios de deterioro del valor de bienes de uso público. Por política general de la entidad, los bienes en bodega son Inservibles y solo son clasificados dentro de esta categoría en las siguientes situaciones: 1) están obsoletos, o 2) se encuentran dañados. Por lo tanto, estos activos serán deteriorados a una tasa del 100%.

Corresponde a los grupos que controlan el activo, indicar al área de inventarios el resultado del indicio de deterioro para cada activo que se encuentra a su cargo utilizando el (Formato 1 - PPE Y BUPj establecido por el Ministerio de Cultura,

Los bienes de uso público de la entidad serán evaluados por Indicios deterioro de acuerdo con cada una de las siguientes situaciones:

Tabla 10. Indicios de deterioro de bienes de uso público

INDICIO	%
Se encuentren dañados y su reparación corresponda a un valor significativodel costo del activo.	30 %
No se pueda identificar el estado debido a falta de Información por parte del área responsable.	20 %
Sea obsoleto para la entidad, debido a que le hacen falta partes esenciales para su funcionamiento	30%
Se encuentre abandonado 10%
No se esté usando por parte de alguna de las áreas 10%
TOTAL	100%

Una vez el activo haya sido evaluado, se someterán a deterioro los activos con una calificación igual o superior al 60%.

Ejemplo cálculo de indicio de deterioro:

En el Ejemplo anterior los ítems No 1, 2 y 6 son los que superan o igualan el umbral del 60% para continuar por parte del grupo de Gestión Administrativa y Servicios, personal de inventarios a calcular el Deterioro de los activos conforme al siguiente procedimiento:

Evidencias documentales de deterioro

Opiniones de expertos, fotografías, declaraciones de personal interno acerca de la situación operativa de los activos, indicadores de gestión, entre otros.

Medición del valor del servicio recuperable

Para comprobar el deterioro de valor del activo, el Ministerio de cultura estimará el valor recuperable, el cual corresponde al mayor entre el valor de mercado menos los costos de disposición y el costo de reposición

Valor de mercado menos costos de disposición

El valor de mercado se podrá determinar mediante:

- Avalúo técnico por un experto

- Cotizaciones en mercados donde se pueda vender el activo similar.

- Cotizaciones con proveedores para un activo similar.

Como costos de disposición se tendrán en cuenta costos de carácter legal, Impuestos de la transacción, costos de desplazar el activo en condiciones para la venta, entre otros, que estén certificados por el proveedor de los servicios de disposición del activo

Costo de reposición

El costo de reposición para un activo no generador de efectivo está determinado por el costo en el que la entidad Incurriría en una fecha determinada para reponer la capácídad operativa del activo existente.

El costo de reposición será determlnable mediante:

- Avalúo técnico por un experto

- Cotizaciones en mercados donde se pueda reponer la capacidad operativa del activo o similar.

- Cotizaciones de proveedores para rehabilitar el activo.

Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio de un activo. Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro.

Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación.

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio bruto de un activo. Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil ya consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro y por el costo en que Incurriría para devolver el potencial de servicio que se perdió por el daño físico del activo.

Lo anterior se puede evidenciar con el siguiente ejemplo:

Indicios de reversión de pérdidas por deterioro de valor

La entidad evaluará si alguno de los activos deteriorados anteriormente, ya no se encuentra en esta situación. Para esto tendrá en cuenta los Indicios de deterioro que se encuentran Incluidos en la política correspondiente a cada tipo de bien, y cuando alguno de ellos desaparezca y la suma de los Indicios de deterioro cambie y se encuentre por debajo del 60%, el activo ya no se encontrará deteriorado.

Reversión de las pérdidas por deterioro de valor

El Ministerio de Cultura evaluará al final del período contable, si existe algún Indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en períodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido. SI existe tal indicio, la entidad estimará nuevamente el valor del servicio recuperable del activo.

2.4.6. BAJA EN CUENTAS.

Un elemento de bienes de uso público se dará de baja cuando:

- se ordene la baja del activo por acto administrativo,

-  por su enajenación,

- por hurto, previo cumplimiento de los procedimientos administrativos,

- o cuando no se esperen beneficios económicos futuros por su uso o enajenación.

Cuando se decrete la baja, el funcionario delegado para tal fin en la entidad, mediante acto administrativo debe autorizar la salida de bienes no útiles u obsoletos de conformidad con la normatividad vigente expedida por decreto del Gobierno Nacional.

La pérdida o ganancia originada en la baja en cuenta de un elemento de bienes de uso público afectará el resultado del período.

La baja en cuentas se realizará mediante acto administrativo. El grupo de almacén e inventarios hace la baja del activo en el software de apoyo que tiene la entidad y le informará al grupo de gestión contable para que proceda a hacer el ajuste de los mismos en las del costo de los bienes.

2.4.7. REVELACIONES.

- Los métodos de depreciación utilizados

- Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas

- El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro de valor acumuladas, al principio y al final del período.

- Una conciliación entre los valores del módulo de activos fijos al principio y al final del período contable, que muestre por separado: Adquisiciones, mejoramientos, rehabilitaciones, retiros, reclasificaciones a otro tipo de activos; pérdidas por deterioro de valor reconocidas o revertidas en el resultado, depreciación u otros cambios.

- El cambio en la estimación de la vida útil de los bienes de uso público y del método de depreciación.

- El valor de los bienes de uso público en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación;

- El valor en libros de los bienes de uso público entregados en comodato;

- Las características cualitativas especiales tales como la condición de ser bienes declarados como bienes históricos y culturales, entre otros;

Para el caso de los bienes de uso público con deterioro de valor

- El valor de las pérdidas por deterioro de valor y/o reversiones de deterioro de valor reconocidas durante el período por cada activo señalando la naturaleza del mismo, los eventos y circunstancias que llevaron a reconocimiento de deterioro de valor o reversión del mismo y el segmento principal al que pertenece.

- El hecho de si el valor recuperable del activo es el valor razonable menos los costos de disposición o su Valor el valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

- El valor de las reversiones de pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el periodo;

- los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión de la pérdida por deterioro del valor; y

- Si el valor del servicio recuperable se estableció con base en el valor de mercado menos los costos de disposición o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación de este último.

2.5. BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES.

2.5.1. ALCANCE.

Esta política se aplicará en la contabilizaclón de bienes históricos y culturales que son declarados como tal mediante acto administrativo.

2.5.2. RECONOCIMIENTO.

Se reconocerán como bienes históricos y culturales, los bienes tangibles controlados por la entidad, a los que se les atribuye, entre otros, valores colectivos, históricos, estéticos y simbólicos, y que, por tanto, la colectividad los reconoce como parte de su memoria e identidad.

Dichos activos presentan, entre otras, las siguientes características:

- Es poco probable que su valor en términos históricos y culturales quede perfectamente reflejado en un valor financiero basado en un precio de mercado;

- las obligaciones legales y/o reglamentarias pueden imponer prohibiciones o restricciones severas para su disposición por venta;

-  son a menudo irreemplazables y su valor puede incrementarse con el tiempo, incluso si sus condiciones físicas se deterioran; y

- se espera que tengan una vida útil larga, generalmente indefinida, debido a su creciente valor colectivo, histórico, estético y simbólico.

Tabla 11. Clasificación bienes históricos y culturales en el sistema de información - Muebles e Inmuebles

GRUPO	INMUEBLE
3-01	EDIFICIOS
3-03	MONUMENTOS
3-09	BIENTREGADOS EN COMODATO CON DECLARATORIA
3-10	MUSEOS
3-11	BIBLIOTECA
6-01	BIENES DE ARTE Y CULTURA CON DECLARATORIA
6-02	MATERIAL BIBLIOGRAFICO
6-03	BIENES ANTROPOLOGICOS

2.5.3. MEDICIÓN INICIAL.

Se medirán al costo. El costo de un bien histórico y cultural adquirido comprende:

- El precio de adquisición, incluidos los impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas; y

- Cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto.

Cuando se reciban bienes históricos y culturales a título gratuito (donación), se reconocerá el bien por el valor establecido por el donante en el contrato o en la escritura pública.

2.5.4. MEDICIÓN POSTERIOR.

Los bienes históricos y culturales se medirán al costo, y las restauraciones periódicas realizadas a estos, se reconocerán como mayor valor del activo, y serán objeto de depreciación. Mientras tanto los mantenimientos serán registrados en el gasto.

El Ministerio de Cultura cataloga como restauración todas las obras tendientes a recuperar y adaptar un bien o parte de este, con el fin de conservar y revelar sus valores estéticos, históricos y simbólicos. Se fundamenta en el respeto por su integridad y autenticidad.

Las restauraciones se depreciarán separadamente y se hará a lo largo de la vida útil de la misma. Esta se determinará en función del periodo previsible que transcurrirá hasta que sea necesaria otra restauración de las mismas características.

Para las obras civiles por restauraciones ejecutados por el Ministerio de Cultura, la vida útil del activo será determinado por el Grupo del Ministerio de Cultura que ha formulado técnicamente la obra civil de construcción, de acuerdo con sus estudios previos, diseños, materiales y pliegos técnicos para la obra proyectada.

La depreciación de la restauración cesará cuando se produzca la baja en cuentas de esta o del activo con el cual esté asociada. La depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso ni cuando el activo sea objeto mantenimiento.

2.5.5 BAJA EN CUENTAS.

Un bien histórico y cultural se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Cuando un bien histórico y cultural sea objeto de una restauración, la entidad reconocerá, en el activo, el costo de dicha restauración, previa baja en cuentas de la restauración anterior si esta se realizó sobre el mismo componente del bien.

Los bienes históricos y culturales se reclasificarán a bienes de propiedades, planta y equipo cuando cambien su destinación y tendrá que establecerse la vida útil del bien.

2.5.6. REVELACIONES.

La entidad revelará la siguiente Información sobre bienes históricos y culturales:

- los métodos de depreciación utilizados para la restauración;

- las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas para la restauración;

- el valor en libros y la depreciación acumulada, al principio y final del periodo contable;

- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, restauraciones, retiros, depreciación de la restauración y otros cambios;

- el efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de bienes históricos y culturales;

- el cambio en la estimación de la vida útil de la restauración;

- los bienes históricos y culturales adquiridos en una transacción sin contraprestación; y

- información cuantitativa física y cualitativa de los bienes históricos y culturales que no hayan sido reconocidos por falta de una medición monetaria confiable, tales como: cantidades, ubicación y estado de conservación.

2.5.7. POLÍTICA DE GESTIÓN DE ÁREA.

Las restauraciones que se realicen a los bienes históricos y culturales deben establecerse como tal explícitamente en los contratos o convenios que se realicen para tal fin. Con dicha Información, el Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios realiza los aumentos de valor respectivos en el aplicatlvo de control de los bienes (SAPIENS) y esta Información será remitida al Grupo de Gestión Financiera y Contable de forma mensual.

La Dirección de Patrimonio y el Grupo de Infraestructura son los grupos encargados de definir la vida útil de las restauraciones que se realicen a los bienes históricos y culturales, la cual se informará mediante acta de entrega realizada⁽³⁾. Esta acta deberá remitirse al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios con copla al Grupo de Gestión Financiera y Contable una vez se legalice la misma.

Por otra parte, la Dirección de Patrimonio o Grupo de Infraestructura que tenga a cargo el activo es el encargado de informar al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios y Grupo de Gestión Financiera y Contable lo siguiente:

- El cambio en la estimación de la vida útil de la restauración;

- Los bienes históricos y culturales adquiridos en una transacción sin contraprestación; y

- Información cuantitativa física y cualitativa de los bienes históricos y culturales que no hayan sido reconocidos por falta de una medición monetaria confiable, tales como: cantidades, ubicación y estado de conservación.

El Grupo de Gestión Administrativa informará al Grupo de Gestión Financiera y contable cada vez que se requiera la siguiente Información para las revelaciones de los Estados Financieros:

- Los métodos de depreciación utilizados para la restauración;

- Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas para la restauración;

- El valor en libros y la depreciación acumulada, al principio y final del periodo contable;

- Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, restauraciones, retiros, depreciación de la restauración y otros cambios;

Por su parte, la Dirección de Museos y bibliotecas, deberán informara la Dirección de Patrimonio, las vidas útiles de las restauraciones que se realicen a bienes de arte y cultura. La Dirección de Patrimonio informará al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios, las vidas útiles designadas.

2.6. ACTIVOS INTANGIBLES.

2.6.1. DEFINICIONES.

Valor residual: Es el valor estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por tal disposición si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. Este valor se determinará con referencia a un mercado o al compromiso pactado con un tercero.

Vida útil: Es el período durante el cual se espera utilizar el activo.

Fase de investigación: comprende todo aquel estudio original y planificado que realiza la entidad con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.

Fase de desarrollo: consiste en la aplicación de los resultados de la Investigación (o de cualquier otro tipo de conocimiento científico) a un plan o diseño para la producción de sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, materiales, productos, métodos o procesos, antes del comienzo de su producción o utilización comercial.

Amortización: es la distribución sistemática del valor amortizable de un activo Intangible durante su vida útil.

Valor amortizable: Es el costo del activo menos su valor residual.

2.6.2. RECONOCIMIENTO.

2.6.2.1. CONCEPTOS BÁSICOS.

Se reconocerán como tal los bienes identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la entidad tiene el control y se espera obtener beneficios económicos futuros y puede realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la entidad y se prevé usarlos durante más de 12 meses.

Un activo intangible es identificable cuando es susceptible de separarse de la entidad y, en consecuencia, venderse, transferirse, entregarse en explotación, arrendarse o intercambiarse, ya sea individualmente o junto con otros activos identificables o pasivos con los que guarde relación, independientemente de que la entidad tenga o no la Intención de llevar a cabo la separación. Un activo Intangible también es identificable cuando surge de acuerdos vinculantes incluyendo derechos contractuales u otros derechos legales.

La entidad controla un activo intangible cuando puede obtener los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio de los recursos derivados de este y puede restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios o a dicho potencial de servicio. Un activo intangible produce beneficios económicos futuros o potencial de servicio cuando a) puede generar ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios en los cuales se usa el activo intangible, b) puede generar rendimientos diferentes de los derivados del uso del activo por parte de la entidad, c) le permite a la entidad disminuir sus costos o gastos, o d) le permite a la entidad mejorar la prestación de los servicios.

Como activos intangibles, la entidad reconocerá las licencias de programas de computador sobre las cuales se tenga el control y una medición fiable.

Los activos intangibles pueden ser generados internamente o adquiridos. La entidad solo reconocerá activos intangibles generados internamente, cuando sean producto de una fase de desarrollo, siempre y cuando la entidad pueda demostrar que se cumplen con los siguientes requisitos:

- La posibilidad técnica para completar la producción del activo intangible de forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta;

- La intención de completar el activo intangible para usarlo o venderlo;

- La capacidad para utilizar o vender el activo intangible

- La disponibilidad de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo y para utilizar o vender el activo intangible

- La capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atrlbuíble al activo Intangible durante su desarrollo

- La forma en que el activo Intangible va a generar probables beneficios económicos futuros o potencial de servicio, demostrando que existe un mercado para el activo o la forma en la que le generará los beneficios a la entidad.

Los activos Intangibles serán reconocidos en el software que la entidad disponga para el manejo de sus activos, en los siguientes grupos:

Tabla 12. Clasificación activos intangibles en el sistema de información

GRUPO	CONCEPTO
2-25	Intangibles adquiridos
2-19	Intangibles desarrollados

No se reconocerán como activos intangibles las marcas, las cabeceras de periódicos o revistas, los sellos o denominaciones editoriales, las listas de clientes ni otras partidas similares que se hayan generado Internamente. Tampoco se reconocerán como activos intangibles:

- los desembolsos por actividades de capacitación;

- la publicidad y actividades de promoción;

- los desembolsos por reubicación o reorganización de una parte o la totalidad de la entidad;

- los costos legales y administrativos generados en la creación de la entidad;

- los desembolsos necesarios para abrir una nueva instalación o actividad o, para comenzar una operación;

- ni los costos de lanzamiento de nuevos productos o procesos.

2.6.2.2. ADICIONES Y MEJORAS.

Son erogaciones en que Incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.

Las adiciones y mejoras efectuadas a un activo intangible se reconocerán como mayor valor de este y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la amortización. Las adiciones y mejoras son erogaciones en que Incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir significativamente los costos.

Serán capitalizadles las adiciones y mejoras que correspondan al 10% del costo del activo antes de llevar a cabo la mejora.

2.6.3. MEDICIÓN INICIAL.

Los activos intangibles se medirán al costo y serán reconocidos en los activos intangibles del Ministerio de Cultura, siempre y cuando la vida útil sea superior a 1 año, de lo contrarío será reconocido como un gasto del periodo contable.

2.6.3.1. ADQUISICIÓN SEPARADA.

El costo de un activo intangible adquirido de forma separada comprende;

- El precio de adquisición, incluidos los impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas; y

- Cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto.

Cuando el activo intangible haya sido adquirido sin cargo alguno, o por una contraprestación simbólica, la entidad reconocerá el activo intangible por su valor razonable.

Cuando la adquisición de un intangible se lleve a cabo a través de una operación de arrendamiento financiero, el arrendatario medirá el activo de acuerdo con lo establecido en la Norma de arrendamientos.

2.6.3.2. GENERADOS INTERNAMENTE.

Los desembolsos que se realicen en la fase de investigación se separarán de aquellos que se realicen en la fase de desarrollo. Los primeros se reconocerán como gastos en el resultado del periodo en el momento en que se produzcan y los segundos formarán parte de los componentes del costo de los activos intangibles desarrollados internamente siempre y cuando cumplan con los criterios de reconocimiento para la fase de desarrollo. Si no es posible separar los desembolsos en las fases de Investigación y desarrollo, estos se tratarán como si se hubieran realizado en la fase de investigación.

El costo de un activo intangible que surja en la fase de desarrollo estará conformado por todos los desembolsos realizados que sean directamente atribuibles y necesarios en la creación, producción y preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la entidad. Estos desembolsos comprenderán, entre otros los siguientes: costos de materiales y servicios utilizados o consumidos en la generación del activo intangible, los costos de beneficios a los empleados relacionados con la generación del activo Intangible, honorarios para registrar los derechos legales, y amortización de patentes y licencias que se utilizan para generar activos intangibles.

No formarán parte del costo de los activos Intangibles generados Internamente, los gastos administrativos de venta u otros gastos indirectos de carácter general no atribuibfes a la preparación del activo para su uso. Los desembolsos sobre un activo Intangible reconocidos inicialmente como gastos en el resultado no se reconocerán posteriormente como parte del costo de un activo intangible.

Los desembolsos posteriores relacionados con un proyecto de Investigación y desarrollo adquirido seguirán los criterios de reconocimiento establecidos anteriormente.

2.6.4. MEDICIÓN POSTERIOR.

Los activos Intangibles se medirán posterior a su reconocimiento, por su costo, menos la amortización acumulada menos el deterioro acumulado, la cual será llevada a cabo teniendo la vida útil incluida a continuación:

Tabla 13. Vidas útiles activos intangibles

Grupo	Activos intangibles	Vida útil
2-19	Programas desarrollados	5 años
2-25	Licencias	Depende de la vida de la licencia (Superior a 1 año)

La amortización iniciará cuando el activo esté disponible para su utilización y cesará cuando se produzca la baja en cuentas. La amortización no cesará cuando el activo esté sin utilizar.

Si no se puede estimar una vida útil finita, ésta podrá ser indefinida y no se hará amortización del activo Intangible.

La entidad utilizará el método de amortización lineal para sus activos Intangibles.

El valor residual de un activo intangible es el valor estimado que la entidad podría obtener por la disposición del activo intangible si el activo tuviera la edad y condición esperadas al término de su vida útil. Este valor se determinará con referencia a un mercado o al compromiso que se haya pactado con un tercero. Para determinar el valor residual, se deducirán los costos estimados de disposición del activo.

Se asumirá que el valor residual del activo intangible es nulo o igual a cero si no existe un compromiso, por parte de un tercero, de comprar el activo al final de su vida útil o si no existe un mercado activo para el intangible que permita determinar, con referencia al mismo, el valor residual al final de la vida útil. Un valor residual distinto de cero implica que la entidad espera disponer del activo intangible antes de que termine su vida económica, entendida como el periodo durante el cual se espera que un activo sea utilizable económicamente, por parte de uno o más usuarios, o como la cantidad de unidades de producción o similares que uno o más usuarios esperan obtener de él.

2.6.5. DETERIORO DE VALOR.

La entidad reconocerá una pérdida por deterioro de valor de un activo Intangible cuando su valor en libros supere su valor del servicio recuperable.

Como mínimo al final del período contable, la entidad evaluará si existen indicios de deterioro del valor de los activos intangibles con vida útil finita y que sea superior a 12 meses. Si existen indicios, La entidad estimará el valor recuperable del activo para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado.

2.6.5.1. MEDICIÓN DEL DETERIORO DE VALOR.

Se evaluarán por deterioro solamente los activos intangibles desarrollados internamente, cuyo costo supere los 10 SMLVM. Una vez seleccionada la muestra de activos que serán objeto de deterioro, se evaluarán los siguientes indicios para cada uno de ellos:

Tabla 14. Indicios de deterioro activos intangibles

INDICIO.	%
El cambio que se requiere es estructural e impacta a todo el software	30%
El cambio planteado requiere que haya capacitaciones y eventos institucionales que supone Impactos para la entidad	30%
El costo de desarrollar la mejora corresponde al 70% del costo del activo	40%
TOTAL	100%

A los activos de la muestra que tengan una calificación de 70% de los indicios de deterioro, la entidad estimará el valor del servicio recuperable.,

A continuación, se realiza un ejemplo para el cálculo de Indicios de deterioro.

En el Ejemplo anterior los ítems No 1, 4 y 6 son los que superan o Igualan el umbral del 70% para continuar por parte del grupo de Gestión Administrativa y Servicios, personal de inventarios y grupo que controla el activo a realizar el cálculo del Deterioro de los activos conforme al siguiente procedimiento:

Evidencias documentales de deterioro

Opiniones de expertos, fotografías, declaraciones de personal interno acerca de la situación operativa de los activos, indicadores de gestión, entre otros.

Medición del valor del servicio recuperable

Para comprobar el deterioro de valor del activo, el Ministerio de cultura estimará el valor recuperable, el cual corresponde al mayor entre el valor de mercado menos los costos de disposición y el costo de reposición

Valor de mercado menos costos de disposición

El valor razonable se podrá determinar medíante:

- Avalúo técnico por un experto

- Cotizaciones en mercados donde se pueda vender el activo similar.

- Cotizaciones con proveedores para un activo similar.

Como costos de disposición se tendrán en cuenta costos de carácter legal, impuestos de la transacción, costos de desplazar el activo en condiciones para la venta, entre otros, que estén certificados por el proveedor de los servicios de disposición del activo

Costo de reposición

El costo de reposición para un activo no generador de efectivo está determinado por el costo en el que la entidad incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente.

El costo de reposición será determinable mediante:

- Avalúo técnico por un experto para reponer la capacidad operativa.

- Cotizaciones en mercados donde se pueda vender el activo similar.

- Cotizaciones de proveedores para rehabilitar el activo.

Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio de un activo. Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro.

Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación y rehabilitación.

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio bruto de un activo. Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil ya consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro y por el costo en que Incurriría para devolver el potencial de servicio que se perdió por el daño físico del activo.

Lo anterior se puede evidenciar con el siguiente ejemplo:

Generalmente los activos Intangibles que son desarrollados internamente corresponden a diseños que únicamente la entidad utiliza, por lo tanto, en algunos casos no hay un valor de mercado comparable, por lo tanto, se calcula su costo de reposición, el cual finalmente se comparará contra el costo neto del activo para determinar el valor a registrar del deterioro.

Indicios de reversión de pérdidas por deterioro de valor

La entidad evaluará si alguno de los activos deteriorados anteriormente, ya no se encuentra en esta situación. Para esto tendrá en cuenta los Indicios de deterioro que se encuentran Incluidos en la política correspondiente a cada tipo de bien, y cuando alguno de ellos desaparezca y la suma de los indicios de deterioro cambie y se encuentre por debajo del 70%, el activo ya no se encontrará deteriorado.

Reversión de las pérdidas por deterioro de valor

El Ministerio de Cultura evaluará al final del período contable, si existe algún Indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en períodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido. Si existe tal Indicio, La entidad estimará nuevamente el valor del servicio recuperable del activo.

2.6.6. REVELACIONES.

La entidad revelará, para cada activo deteriorado, lo siguiente:

- El valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el período.

- El valor de las reversiones de pérdidas por deterioro de valor reconocidas durante el período.

- Los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o reversión de la pérdida por deterioro de valor.

- El hecho de si el valor del servicio recuperable del activo es el valor mercado menos los costos de disposición o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación del último.

2.6.7. BAJA EN CUENTAS.

Un activo intangible se dará de baja cuando se disponga o cuando no se esperen beneficios económicos futuros por su uso o enajenación. La pérdida o ganancia originada en la baja en cuenta de un activo intangible afectará el resultado del período.

2.6.8. REVELACIONES.

La entidad revelará, para cada clase de activos intangibles, lo siguiente:

- Las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;

- Los métodos de amortización utilizados;

- La descripción de si las vidas útiles son finitas o indefinidas;

- Las razones para estimar la vida útil indefinida;

- El valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable;

- El valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el período;

- Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del período contable que muestre por separada lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro de valor y otros cambios;

- La descripción, valor en libros y período de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de La entidad

2.6.9. POLÍTICA DE GESTIÓN DE ÁREA.

El área de sistemas será la encargada de tener un inventario de software actualizado de la entidad. Con esta base de datos, el área de sistemas y el área administrativa llevarán a cabo conciliaciones periódicas para identificar aquellos que no se encuentren registrados y controlados por inventarios, para que se proceda con su reconocimiento.

Para llevar a cabo el reconocimiento de los sistemas de información que sean desarrollados por la entidad, el grupo de sistemas Informará al área contable y de inventarlos sobre las erogaciones que hagan parte de cada fase, para que sean reconocidas como tal en la contabilidad.

El Grupo de Gestión Informática y de Sistemas informará al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios área de Inventarlos y al Grupo de Gestión Financiera y Contable de cualquier cambio en la estimación de la vida útil de alguno de los programas de la entidad, ya sean desarrollados o adquiridos, las bases por los cuales se identificó el cambio en la vida útil, y su nueva vida útil.

2.7. OTROS ACTIVOS.

Existen dineros entregados a terceros, por conceptos de anticipos u otros de los cuales no se espera recibir dinero en efectivo u otro instrumento y en cambio de esto se espera recibir un servicio o un bien por parte del Ministerio de Cultura. Dentro de este grupo de otros activos se encuentran:

- Anticipos para gastos de viaje

- Anticipos para proyectos de inversión

- Recursos entregados en administración - convenios

2.7.1. RECONOCIMIENTO.

El Ministerio de cultura reconocerá como otros activos los derechos adquiridos en desarrollo de sus actividades, de los cuales se espere a futuro la entrada de un servicio o entrega de un bien, el cual requerirá para llevar a cabo sus actividades.

2.7.2. MEDICIÓN INICIAL.

Los otros activos se medirán inicialmente al valor de la transacción.

2.7.3. MEDICIÓN POSTERIOR.

Con posterioridad al reconocimiento, los otros activos se mantendrán por el valor de la transacción.

En el momento en que ya no se esperen servicios por parte del tercero al cual se le entregaron dineros, sino por el contrario se espere reembolso de dineros, se deberá hacer reclasificación de otros activos a cuentas por cobrar y tratar la cuenta por cobrar conforme a esa política.

2.7.4. BAJA EN CUENTAS.

Se dejará de reconocer otro activo cuando se legalicen la totalidad de los dineros entregados, conforme al cumplimiento de los soportes respectivos o cuando los riesgos y las ventajas inherentes al activo se transfieran.

Para el efecto, se disminuirá el valor en libros y la diferencia entre este y el valor recibido se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.

2.7.5. REVELACIONES.

El Ministerio de Cultura, revelará los conceptos manejados para cada activo clasificado como otro activo, indicando la razón por la que cumple los criterios de reconocimiento en esta categoría.

2.7.6. PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Este rubro se presentará siempre como un activo corriente.

2.8. DETERIORO DE VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO.

2.8.1. ALCANCE.

El deterioro del valor de un activo no generador de efectivo es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización.

Los activos no generadores de efectivo son aquellos que la entidad mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, la entidad no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos en condiciones de mercado. Cuando la entidad use un activo para suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, y para suministrar bienes o prestar servicios en condiciones de mercado, considerará el activo como no generador de efectivo salvo que el uso del activo, en el suministro de bienes o en la prestación de servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, sea poco significativo.

Esta política se aplicará para la contabillzaclón del deterioro de valor de:

- Propiedades, planta y equipo

- Activos Intangibles

- Bienes de uso público

2.8.2. RECONOCIMIENTO.

El Ministerio de cultura reconocerá pérdidas por deterioro de valor de los activos individualmente considerados cuando su valor en libros supere su valor recuperable. El valor recuperable será el mayor entre el valor razonable menos los costos de disposición o su valor en uso. La pérdida por deterioro se reconocerá como una disminución del valor en libros del activo y un gasto en el resultado del periodo.

2.8.3. PERIODICIDAD.

El Ministerio de cultura evaluará al final del período contable, si existen indicios de deterioro de valor de sus activos. Solo si existen Indicios se deberá calcular el valor recuperable de un activo con el fin de determinar si existe deterioro. Si no existen indicios, no se continuará con la evaluación.

Para el caso de los activos intangibles con vida útil indefinida y de los activos Intangibles que aún no estén disponibles para su uso, la entidad comprobará anualmente si el activo se ha deteriorado independientemente de que existan Indicios de deterioro de su valor.

2.8.4. INDICIOS DE DETERIORO DE VALOR DE LOS ACTIVOS.

Los Indicios de deterioro que se le aplicará a los bienes objeto de esta política serán los que se establezcan en las respectivas secciones para cada uno de los tipos de bienes. Estos pueden ser actualizados o cambiados de acuerdo con la información con la que cuente la entidad en el momento de la evaluación de los mismos.

SI existe algún Indicio de que el activo está deteriorado, se verificará si existe pérdida por deterioro. En algunos casos podrá ser necesario revisar y ajustar la vida útil restante, el método de depreciación o de amortización, o el valor residual del activo, incluso si finalmente no se reconociera ningún deterioro del valor para el activo considerado.

2.8.5. EVIDENCIAS DOCUMENTALES DE DETERIORO.

Opiniones de expertos, fotografías, declaraciones de personal Interno acerca de la situación operativa de los activos, indicadores de gestión, entre otros.

2.8.6. MEDICIÓN DEL VALOR DEL SERVICIO RECUPERABLE.

Para comprobar el deterioro de valor del activo, el Ministerio de cultura estimará el valor recuperable, el cual corresponde al mayor entre el valor de mercado menos los costos de disposición y el costo de reposición

2.8.6.1. VALOR DE MERCADO MENOS COSTOS DE DISPOSICIÓN.

El valor razonable se podrá determinar mediante:

- Avalúo técnico por un experto

- Cotizaciones en mercados donde se pueda vender el activo similar.

- Cotizaciones con proveedores para un activo similar.

Como costos de disposición se tendrán en cuenta costos de carácter legal, Impuestos de la transacción, costos de desplazar el activo en condiciones para la venta, entre otros, que estén certificados por el proveedor de los servicios de disposición del activo

2.8.6.2. COSTO DE REPOSICIÓN.

El costo de reposición para un activo no generador de efectivo está determinado por el costo en el que la entidad incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente.

El costo de reposición será determinable mediante:

- Avalúo técnico por un experto

- Cotizaciones en mercados donde se pueda vender el activo similar.

- Cotizaciones con proveedores para un activo similar.

- Cotizaciones de proveedores para rehabilitar el activo.

2.8.6.2.1. Costo de reposición a nuevo ajustado por depreciación

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio de un activo. Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro.

2.8.6.2.2. COSTO DE REPOSICIÓN A NUEVO AJUSTADO POR DEPRECIACIÓN Y REHABILITACIÓN.

La entidad podrá estimar el costo de reposición teniendo en cuenta los recursos que tendría que sacrificar para reponer el potencial de servicio bruto de un activo. Este costo se ajustará por la depreciación de acuerdo con la vida útil ya consumida del activo que es objeto de cálculo de deterioro y por el costo en que incurriría para devolver el potencial de servicio que se perdió por el daño físico del activo.

2.8.7. INDICIOS DE REVERSIÓN DE PÉRDIDAS POR DETERIORO DE VALOR.

La entidad evaluará si alguno de los activos deteriorados anteriormente, ya no se encuentra en esta situación. Para esto tendrá en cuenta los indicios de deterioro que se encuentran incluidos en la política correspondiente a cada tipo de bien, y cuando alguno de ellos desaparezca y la suma de los Indicios de deterioro cambie y se encuentre por debajo del 60% para Propiedad Planta y Equipo y Bienes de Uso Público y el 70% para bienes Intangibles, el activo ya no se encontrará deteriorado.

2.8.8. REVERSIÓN DE LAS PÉRDIDAS POR DETERIORO DE VALOR.

El Ministerio de cultura evaluará al final del período contable, si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en períodos anteriores ya no existe o podría haber disminuido. Si existe tal indicio, La entidad estimará nuevamente el valor del servicio recuperable del activo.

2.8.9. REVELACIONES.

La entidad revelará, para cada activo deteriorado, lo siguiente:

- El valor de las pérdidas por deterioro del valor reconocidas durante el período.

- El valor de las reversiones de pérdidas por deterioro de valor reconocidas durante el período.

- Los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o reversión de la pérdida por deterioro de valor.

- El hecho de si el valor del servicio recuperable del activo es el valor mercado menos los costos de disposición o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación del último.

2.9. ARRENDAMIENTOS.

Un arrendamiento es un acuerdo mediante el cual el arrendador cede al arrendatario, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado a cambio de percibir una suma única de dinero, o una serie de pagos.

Un arrendamiento se clasificará como financiero cuando el arrendador transfiera, sustancialmente al arrendatario, los riesgos y ventajas Inherentes a la propiedad del activo, así su propiedad no sea transferida. Un arrendamiento se clasificará como operativo si el arrendador no transfiere, sustancialmente al arrendatario, los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo. Cuando el arrendador y el arrendatario sean entidades públicas, estos clasificarán el arrendamiento de Igual manera, esto es, como arrendamiento financiero o arrendamiento operativo, según corresponda.

2.9.1. ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS - CONTABILIZACIÓN PARA EL ARRENDADOR.

2.9.1.1. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN.

Cuando el arrendamiento se clasifique como operativo, el arrendador seguirá reconociendo el activo arrendado, de acuerdo con su clasificación, la cual corresponderá a propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión; o activos Intangibles.

El arrendador reconocerá la cuenta por cobrar y los ingresos procedentes de los arrendamientos operativos (excluyendo lo que se reciba por servicios tales como seguros o mantenimientos) de forma lineal a lo largo del plazo de arrendamiento, incluso si los cobros no se perciben de tal forma. Lo anterior, salvo que otra base sistemática de reparto resulte más representativa para reflejar adecuadamente el patrón temporal de consumo de los beneficios derivados del uso del activo arrendado.

Los costos directos iniciales en los que Incurra el arrendador durante la negociación y contratación de un arrendamiento operativo se añadirán al valor en libros del activo arrendado y se reconocerán como gasto a lo largo del plazo de arrendamiento, sobre la misma base de los ingresos del arrendamiento.

La depreciación o amortización de los activos arrendados se efectuará de forma coherente con las políticas normalmente seguidas por el arrendador para activos similares, y se calculará con arreglo a las bases establecidas en la norma que le sea aplicable al activo arrendado.

El arrendador, que sea a la vez productor o distribuidor de los bienes arrendados, no reconocerá ningún resultado por la venta cuando celebre un contrato de arrendamiento operativo

Para efectos del deterioro y baja en cuentas de la cuenta por cobrar, la entidad aplicará lo dispuesto en la Norma de Cuentas por Cobrar.

Contabílización para el arrendatario

Reconocimiento y medición

Cuando el arrendamiento se clasifique como operativo, el arrendatario no reconocerá el activo arrendado en sus estados financieros.

Las cuotas derivadas de los arrendamientos operativos (excluyendo lo que se pague por servicios tales como seguros o mantenimientos) se reconocerán como cuenta por pagar y gasto de forma lineal durante el transcurso del plazo del arrendamiento, Incluso si los pagos no se realizan de tal forma. Esto, a menos que otra base sistemática de reparto resulte más representativa para reflejar adecuadamente el patrón temporal de los beneficios del arrendamiento.

2.9.1.2. REVELACIONES.

En un arrendamiento operativo, el arrendador revelará la siguiente información:

a) los pagos futuros del arrendamiento para cada uno de los siguientes periodos: un año, entre uno y cinco años, y más de cinco años;

b) las cuotas contingentes totales reconocidas como Ingreso en el resultado del periodo; y

c) una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos, incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes; opciones de renovación o adquisición, y cláusulas de revisión; así como restricciones Impuestas por los acuerdos de arrendamiento.

En relación con la cuenta por cobrar, la entidad aplicará las exigencias de revelación contenidas en la Norma de Cuentas por Cobrar.

2.10. CUENTAS POR PAGAR.

Política contable

2.10.1. RECONOCIMIENTO.

Se reconocerán como tal las obligaciones adquiridas por la entidad con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.

Usualmente se reconocen cuentas por pagar por concepto de adquisición de bienes y servicios o proyectos de inversión, servicios públicos, transferencias, viáticos y gastos de viaje, retenciones realizadas, aportes sobre la nómina, recaudos a favor de terceros y recaudos por clasificar.

2.10.2. CLASIFICACIÓN.

Las cuentas por pagar se clasificarán en la categoría de costo.

2.10.3. MEDICIÓN INICIAL.

Las cuentas por pagar se medirán inicialmente por el valor de la transacción.

2.10.4. MEDICIÓN INICIAL Y POSTERIOR.

Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la transacción.

2.10.5. BAJA EN CUENTAS.

Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se haya pagado, haya expirado o se haya transferido a un tercero. La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se haya pagado o transferido a un tercero y la contraprestación pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá como ingreso o gasto del periodo.

2.10.6. REVELACIONES.

- La entidad revelará información relativa al valor en libros de las cuentas por

- Se revelarán para aquellas cuentas por pagar que tengan condiciones distintas a las de carácter general Indicando; plazo, tasa de interés pactada, vencimiento y restricciones que estas le impongan a la entidad.

- Así mismo, revelará el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago, como por ejemplo; prescripción de las mismas, baja por inexistencia o renuncia de los derechos por parte del tercero.

2.10.7. POLÍTICA DE GESTIÓN DE ÁREA.

El registro de las obligaciones está a cargo del Grupo de Gestión Financiera y Contable - central de cuentas. Este es un proceso dinámico que se realiza durante todos los días del mes, una vez radicada la cuenta con todos los requisitos exigidos por el Ministerio de Cultura.

Los pagos son registrados por el profesional de pagaduría, afectando las cuentas bancadas si es un pago a beneficiarlo final o los depósitos en la CUN si es un traspaso a pagaduría.

Mensualmente, según los pagos registrados por el profesional de pagaduría, el profesional de contabilidad debe realizar conciliación de la cuenta de retenciones practicadas según el Instructivo interno establecido en el Grupo de Gestión Financiera y contable - área de contabilidad.

2.11. BENEFICIOS A EMPLEADOS.

Los beneficios a los empleados comprenden todas las retribuciones que la entidad proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual.

Las retribuciones suministradas a los empleados podrán originarse por lo siguiente:

- Acuerdos formales celebrados entre La entidad y sus empleados;

- Requerimientos legales en virtud de los cuales la entidad se obligan a efectuar aportes o asumir obligaciones; u

2.11.1. CLASIFICACIÓN.

Los beneficios a los empleados se clasifican en: a) beneficios a los empleados a corto plazo, b) beneficios posempleo, c) beneficios a los empleados a largo plazo y d) beneficios por terminación del vínculo laboral.

2.11.1.1. BENEFICIOS A CORTO PLAZO.

2.11.1.1.1. RECONOCIMIENTO.

Se reconocerán como beneficios a los empleados a corto plazo, aquellos otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a La entidad durante el periodo contable, cuya obligación de pago vence dentro de los 12 meses siguientes al cierre del mismo. Hacen parte de dichos beneficios, los sueldos, salarlos y aportes a la seguridad social, prestaciones sociales legales como bonificaciones, prima de navidad y otras primas. Los beneficios a empleados a corto plazo que no se paguen mensualmente se reconocerán en cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje del servicio prestado durante el mes.

Los beneficios a los empleados a corto plazo se reconocerán como un gasto o costo y un pasivo cuando la entidad consuma el beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios otorgados, es decir cada mes.

2.11.1.1.2. MEDICIÓN.

Los beneficios a los empleados a corto plazo se medirán por el valor de la obligación derivada de los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado si lo hubiera.

2.11.1.1.3. REVELACIONES.

- una descripción general del tipo de beneficios a los empleados a corto plazo;

- la cuantía y metodología que sustenta la estimación de los beneficios a corto plazo otorgados los empleados; y

- la naturaleza y cuantía de las remuneraciones del personal directivo de la entidad.

Beneficios a los empleados a largo plazo

Reconocimiento

Se reconocerán como beneficios a los empleados a largo plazo aquellos beneficios diferentes de los de corto plazo, de los de posempleo y de los correspondientes a la terminación del vínculo laboral, que se hayan otorgado a los empleados con vínculo laboral vigente y cuya obligación de pago venza después de los 12 meses siguientes al cierre del periodo contable en el que los empleados hayan prestado sus servicios.

Entre los beneficios a los empleados a largo plazo se incluyen los siguientes:

a) premios o bonificaciones por antigüedad,

b) beneficios por invalidez permanente a cargo de la entidad, y

c) beneficios a recibir a partir de los 12 meses siguientes al cierre del periodo en el que se hayan ganado.

La entidad reconocerá un pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo, junto con su gasto o costo asociado, cuando consuma el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado por el empleado a cambio del beneficio otorgado.

Medición

El pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo se medirá por el valor presente, sin deducir los activos del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo, de los pagos futuros esperados que serán necesarios para liquidar las obligaciones por dichos beneficios.

El activo reconocido cuando la entidad efectúe pagos por beneficios a los empleados a largo plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.

Presentación

La entidad presentará en el estado de situación financiera un valor neto en el pasivo, cuando el valor reconocido por beneficios a los empleados a largo plazo sea mayor que el valor de los activos que hacen parte del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo, o un valor neto en el activo, cuando el valor de los activos que hacen parte del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo sea mayor que el valor reconocido por beneficios a los empleados a largo plazo.

Revelaciones

La entidad revelará la siguiente información:

a) una descripción general del tipo de beneficios a los empleados a largo plazo, incluyendo la política de financiación;

b) el valor del pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo y la naturaleza y el valor de los activos que hacen parte del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo;

c) la metodología aplicada para la medición del pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo; y

d) la naturaleza y cuantía de las remuneraciones del personal directivo de la entidad.

2.11.2. POLÍTICA DE GESTIÓN CONTABLE.

El Grupo de Talento Humano es el encargado de remitir información al Grupo de Gestión Financiera y Contable con el fin de realizar los cruces de información de saldos correspondientes a seguridad social, sueldos y prestaciones sociales por pagar al final de cada mes.

2.12. PROVISIONES.

2.12.1. DEFINICIONES.

- Obligación legal: Es aquella que se deriva de un contrato, de la legislación o de otra causa de tipo legal.

2.12.2. RECONOCIMIENTO.

Se reconocerán como tal los pasivos a cargo de la entidad que no estén sujetos a condiciones de incertldumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

Se reconocerá una provisión cuando cumpla todas y cada una de las siguientes condiciones:

- Tiene una obligación presente, ya sea legal o Implícita, como resultado de un suceso pasado;

- Probablemente, debe desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar la obligación.

- Puede hacerse una estimación fiable del valor de la obligación.

Son ejemplos de hechos que pueden ser objeto de reconocimiento como provisiones: los litigios y demandas en contra de la entidad, las garantías otorgadas por la entidad, la devolución de bienes aprehendidos o Incautados, los contratos onerosos y los desmantelamlentos.

Las provisiones se reconocerán como un pasivo y un gasto.

Las obligaciones pueden ser probables, posibles o remotas. Una obligación es probable cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que no ocurra, lo cual conlleva al reconocimiento de una provisión. Una obligación es posible cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia, lo cual conlleva a la revelación de un pasivo contingente. Una obligación es remota cuando la probabilidad de ocurrencia del evento es prácticamente nula, en este caso no se reconocerá un pasivo ni será necesaria su revelación como pasivo contingente.

OBLIGACIÓN	RANGO PORCENTUAL	RECONOCIMIENTO
Probable	más de  50%	Registro de Provisíon
Posible	Entre 10% y 50%	Pasivo Contingente Revelado en Cuenta de Orden
Remota	Menos de 10%	Ninguna Acción

Las provisiones se reclaslflcarán al pasivo que corresponda cuando ya no exista incertldumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento. Adlcionalmente solamente se utilizarán para afrontar los desembolsos para los cuales fueron originalmente reconocidas.

Se reconocerán provisiones por costos de desmantelamiento, cuando la entidad Incurra en costos para desmantelar, retirar y/o rehabilitar el lugar en el que se asienta un activo durante un periodo de tiempo.

Se reconocerán provisiones cuando la entidad esté ejecutando un contrato oneroso. Un contrato oneroso es aquel en el cual la entidad preveía obtener utilidades, pero en su ejecución se evidencia que los costos Inevitables para cubrir las obligaciones establecidas en el contrato exceden los beneficios económicos que se espera recibir de él teniendo en cuenta los valores recuperables. Para reconocer el contrato de carácter oneroso, la entidad reconocerá previamente cualquier tipo de pérdida por deterioro del valor de los

activos Incorporados en la ejecución del contrato.

2.12.3. MEDICIÓN INICIAL.

Las provisiones se medirán por el valor que refleje la mejor estimación del desembolso que se requeriría para cancelar la obligación presente o para transferirla a un tercero en la fecha de presentación. Dicha estimación tendrá en cuenta los desenlaces asociados de mayor probabilidad, la experiencia que se tenga en operaciones similares, los riesgos e incertidumbres y el tipo de la pretensión (para las provisiones por litigios).

Para las provisiones por litigios, la entidad evaluará los siguientes riesgos para determinar la probabilidad de pérdida de un proceso en contra:

a) Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante.

b) Riesgo de pérdida del proceso asociado a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda.

c) Presencia de riesgos procesales y extraprocesales

d) Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia

Adiclonalmente, la entidad determinará el valor de las pretensiones según el tipo que se Identifique en la demanda; así:

a) Pretensiones determinadas: el apoderado del proceso define el valor de la pretensión del demandante sumando todas las pretensiones de la demanda.

b) Pretensiones Indeterminadas: el apoderado del proceso determina el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad.

c) Pretensiones periódicas laborales: el apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados tomando como referencia, para el inicio del cálculo, la fecha indicada por el demandante y, como fecha final, la fecha estimada de pago.

2.12.4. MEDICIÓN POSTERIOR.

Las provisiones se revisarán como mínimo al final del periodo contable o cuando se tenga evidencia de que el valor ha cambiado sustancialmente, y se ajustarán afectando el resultado del periodo para reflejar la mejor estimación disponible.

En el caso de las provisiones constituidas por desmantelamlento, el ajuste afectará

a) los resultados si el ajuste obedece al reconocimiento del valor del dinero en el tiempo.

b) el costo del activo si el ajuste corresponde a la revisión de los costos estimados en los que incurrirá La entidad para llevar a cabo el desmantelamlento.

Cuando el valor de la provisión se calcule como el valor presente de la obligación, el valor de esta se aumentará en cada periodo para reflejar el valor del dinero en el tiempo. Tal aumento se reconocerá como gasto financiero en el resultado del periodo.

Cuando ya no sea probable la salida de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar la obligación correspondiente, se procederá a liquidar o a revertir la provisión.

2.12.5. REVELACIONES.

Para cada tipo de provisión, La entidad revelará la siguiente información:

- La naturaleza del hecho que la origina;

- Una conciliación que muestre el valor en libros al Inicio y al final del periodo; las adiciones realizadas durante el periodo, incluidos los ajustes procedentes de los cambios en la medición del valor descontado; los valores cargados contra la provisión durante el periodo; y los valores no utilizados que hayan sido objeto de liquidación o reversión en el periodo;

- Una descripción acerca de la naturaleza de la obligación contraída, así como del valor y fecha esperada de cualquier pago resultante;

- Una Indicación acerca de las incertidumbres relativas al valor o a las fechas de salida de recursos; y

- Los criterios considerados para la estimación y el valor de cualquier reembolso esperado que esté asociado con la provisión constituida.

Política de gestión de área

El grupo responsable de la calificación del riesgo de probabilidad de pérdida de un proceso litigioso es el Grupo de Defensa Judicial adscrito a la Oficina Jurídica. Este grupo deberá informar al Grupo de Gestión Financiera y Contable a través del Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones de forma trimestral los cambios surgidos en la medición de los litigios en contra de la entidad para su reconocimiento contable. Sin embargo, de manera mensual la oficina jurídica enviará un reporte de las novedades presentadas para los ajustes por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable.

La evaluación de los procesos litigios debe ser manejado en el aplicativo EKOGUI, en el cual se incluirán cada seis (6) meses o cada vez que ocurran los cambios en la evaluación de riesgo de probabilidad de pérdida de los procesos específicos.

La ponderación de cada caso se ajustará dependiendo del análisis que realiza el abogado apoderado para cada proceso.

La calificación o medición que se le den a los cuatro (4) criterios establecidos en el aplicativo EKOGUI son los siguientes:

a) Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante: este criterio se relaciona con la relevancia jurídica y completitud de los hechos y normas en las que se fundamenta la demanda.

Alto: existe relevancia jurídica y completitud en los hechos y normas que sustentan las pretensiones del demandante.

Medio alto: existen normas, pero no existen hechos ciertos y completos que sustenten las pretensiones del demandante.

Medio bajo: existen hechos ciertos y completos, pero no existen normas que sustenten las pretensiones del demandante.

Bajo: no existen hechos ni normas que sustenten las pretensiones del demandante.

b) Riesgo de pérdida del proceso asociado a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda.

Alto: el material probatorio aportado en la demanda es suficiente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

Medio alto: el material probatorio aportado en la demanda es suficiente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

Medio bajo: el material probatorio aportado en la demanda es insuficiente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

Bajo: el material probatorio aportado en la demanda no es contundente, congruente y pertinente para demostrarlos hechos y pretensiones de la demanda.

c) Presencia de riesgos procesales y extra procesa les: este criterio se relaciona con los siguientes eventos que afectan la defensa del Estado:

(a) Posición del juez de conocimiento (existencia de elementos que afectan la objetividad del juez en razón a su edad, origen regional, filiación política y/o religiosa, Ideología, pertenencia a grupos socio-culturales o Intereses económicos).

(b) Presencia de medidas de protección transitoria a favor del demandante como acción de tutela y/o medidas cautelares.

(c) Corrupción.

(d) Inminencia de revocatoria de fallo favorable o ratificación de fallo desfavorable en segunda Instancia o recursos extraordinario.

(e) Medidas de descongestión judicial.

(f) Cambio del titular del despacho.

Alto: cuando se presentan alguno de los eventos (a), (b) y/o (c).

Medio alto: cuando se presenta solamente el evento (d).

Medio bajo: cuando se presenta el evento (e) o el evento (f).

Bajo: cuando no se presenta ningún evento.

d) Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia: este Indicador muestra la incidencia de los precedentes jurisprudenciales respecto de un proceso y que afirma la posición de la parte demandante.

Alto: existe suficiente material jurisprudencial que soporta fallos desfavorables para los intereses del estado; principalmente sentencias de unificación y/o constituclonalldad.

Medio alto: se han presentado al menos tres fallos de casos similares en un mismo sentido que podrían definir líneas y tendencias jurisprudenciales desfavorables para los intereses del Estado.

Medio bajo: se han presentado menos de tres casos similares que podrían definir tendencias jurisprudenciales desfavorables para los Intereses del Estado.

Bajo: no existe ningún precedente jurisprudencial.

Adicionalmente, el apoderado de los procesos litigios de la entidad, deberá tener en cuenta para la calificación de cada proceso lo siguiente:

- La determinación de la pretensión, según el tipo al que corresponda.

- La determinación de la calificación de los cuatro (4) riesgos definidos y ponderación.

- Fecha de admisión de la demanda

- La determinación de la duración esperada en años del litigio.

- El porcentaje de ajuste de la condena o la pretensión.

2.13. ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES.

2.13.1. ACTIVOS CONTINGENTES.

Los activos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Un activo contingente es un activo de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se confirmará solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de La entidad. Sin embargo, los activos contingentes se controlarán mediante cuentas de orden.

2.13.1.1. REVELACIONES.

- una descripción de la naturaleza del activo contingente;

- una estimación de los efectos financieros y una indicación de las Incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información; y

- el hecho de que sea impracticable revelar una o más de las informaciones contenidas en el literal b).

Adicionalmente, cuando sea posible realizar una medición de los efectos financieros del activo contingente, estos se registrarán en cuenta de orden deudoras contingentes. La medición corresponderá a la mejor estimación de los recursos que la entidad recibiría. Ahora bien, cuando el efecto del valor del dinero en el tiempo resulte significativo, el valor del activo contingente será

el valor presente de los valores que la entidad espera recibir. Para tal efecto, se utilizará como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para recibir los recursos.

2.13.2. PASIVOS CONTINGENTES.

Los pasivos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Un pasivo contingente corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo s¡ llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de La entidad. Un pasivo contingente también corresponde a toda obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, pero no reconocida en los estados financieros bien sea porque no es probable que, por la existencia de la misma y para satisfacerla, se requiera que La entidad tenga que desprenderse de recursos que Incorporen beneficios económicos; o bien sea porque no puede estimarse el valor de la obligación con la suficiente fiabilidad.

Los pasivos contingentes se evaluarán de forma continuada, con el fin de asegurar que su evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros. En caso de que la salida de recursos sea probable y que se obtenga una medición fiable de la obligación, se procederá al reconocimiento del pasivo (provisión) en los estados financieros del periodo en el que dicho cambio haya tenido lugar.

Los pasivos contingentes por litigios se controlarán en cuentas de orden según la revisión que realice el Grupo de Defensa Judicial y la conciliación que se realice mensualmente con el Grupo de Gestión Financiera y Contable. La medición corresponderá a la mejor estimación del desembolso que la entidad tendría que realizar para cancelar la obligación o para transferirla a un tercero. Ahora bien, cuando el efecto del valor del dinero en el tiempo resulte significativo, el valor del pasivo contingente será el valor presente de los valores que se requerirían para cancelar la obligación o para transferirla a un tercero. Para tal efecto, se utilizará como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para realizar el desembolso.

2.13.2.1. REVELACIONES.

Los activos y pasivos contingentes se revelarán en cuentas de orden cuando sea posible realizar una medición.

Para los activos y pasivos contingentes se revelará la siguiente Información:

- Una descripción de la naturaleza de la contingencia

- Estimación de los efectos financieros e indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la información,

- El hecho de que es impracticable revelar una o más de las Informaciones del punto anterior.

2.14. EFECTOS DE LAS VARIACIONES EN LAS TASAS DE CAMBIO DE LA MONEDA EXTRANJERA.

2.14.1. ALCANCE.

La Entidad aplicará esta norma cuando realice transacciones en moneda extranjera, diferente a la moneda funcional, la cual corresponde al peso colombiano.

Una transacción en moneda extranjera es toda transacción cuyo valor se denomina o exige su liquidación en una moneda diferente al peso colombiano. Entre estas transacciones se incluyen aquellas en las que la entidad compra o vende bienes o servicios cuyo precio se denomina en una moneda extranjera y aquellas en las que presta o toma prestados fondos que se liquidan en una moneda extranjera.

2.14.2. RECONOCIMIENTO INICIAL.

Toda transacción en moneda extranjera se reconocerá utilizando el peso colombiano. Para tal efecto, la tasa de cambio de contado en la fecha de la transacción se aplicará al valor en moneda extranjera. La tasa de cambio de contado es la tasa del valor actual de la moneda funcional en la fecha de la transacción. La fecha de una transacción es la fecha en la cual dicha transacción cumple las condiciones para su reconocimiento como un elemento de los estados financieros.

2.14.3. RECONOCIMIENTO DE LAS DIFERENCIAS DE CAMBIO.

Al final de cada periodo contable, las partidas monetarias en moneda extranjera se reexpresarán utilizando la tasa de cambio en la fecha del cierre del periodo. Las partidas no monetarias en moneda extranjera que se midan en términos del costo se reexpresarán utilizando la tasa de cambio en la fecha de la transacción y las que se midan al valor de mercado o al costo de reposición se convertirán utilizando las tasas de cambio de la fecha en que se mida ese valor.

Las diferencias en cambio que surjan al liquidar las partidas monetarias o al reexpresar las partidas monetarias a tasas de cambio diferentes de las utilizadas para su reconocimiento inicial se reconocerán como ingreso o gasto en el resultado del periodo. Las diferencias en cambio que surjan al reexpresar partidas no monetarias medidas al valor de mercado o al costo de reposición, se reconocerán como ingreso o gasto en el resultado del periodo como parte de la variación del valor que ha tenido la partida durante el periodo contable.

2.14.4. REVELACIONES.

La entidad revelará, en los estados financieros, lo siguiente:

a) el valor de las diferencias de cambio reconocidas en el resultado del periodo, con excepción de las procedentes de los instrumentos financieros medidos al valor de mercado con cambios en resultados, de acuerdo con la Norma de Inversiones de Administración de Liquidez; y

c) las diferencias de cambio netas reconocidas en el patrimonio, así como una conciliación entre los valores de estas diferencias al principio y al final del periodo contable.

2.15. INGRESOS DE TRANSACCIONES SIN CONTRAPRESTACIÓN.

Se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación, los recursos, monetarios o no monetarios, que reciba la entidad sin que deba entregar a cambio una contraprestación que se aproxime al valor de mercado del recurso que se recibe, es decir, la entidad no entrega nada a cambio del recurso recibido o si lo hace, el valor entregado es menor al valor de mercado del recurso recibido.

También se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación aquellos que obtenga la entidad dada la facultad legal que esta tenga para exigir cobros a cambio de bienes, derechos o servicios que no tienen valor de mercado y que son suministrados únicamente por el gobierno.

2.15.1. RECONOCIMIENTO.

Un ingreso sin contraprestación se reconocerá cuando:

- la entidad tenga el control sobre el activo

- sea probable que fluyan, a la entidad, beneficios económicos futuros o potencial de servicio asociados con el activo

- el valor del activo pueda ser medido con fiabilidad.

Los recursos que reciba la entidad a favor de terceros no se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación, sino como pasivos.

La entidad reconocerá ingresos por impuestos cuando surja el derecho de cobro originado en las declaraciones tributarias, en las liquidaciones oficiales y en los demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes una vez dichas liquidaciones oficiales y actos administrativos queden en firme.

Los anticipos por impuestos y las retenciones en la fuente se reconocerán como pasivo hasta cuando tenga lugar la liquidación del impuesto.

Los ingresos por transferencias pueden o no estar sometidos a estipulaciones, en relación con la aplicación o el uso de los recursos recibidos. Dichas estipulaciones afectan el reconocimiento de la transacción.

Las estipulaciones comprenden las especificaciones sobre el uso o destinación de los recursos transferidos a la entidad receptora de los mismos, las cuales se originan en la normativa vigente o en acuerdos de carácter vinculante. Las estipulaciones relacionadas con un activo transferido pueden ser restricciones o condiciones.

Existen restricciones cuando se requiere que la entidad receptora de los recursos los use o destine a una finalidad particular, sin que ello Implique que dichos recursos se devuelvan al cedente en el caso de que se incumpla la estipulación. En este caso, si la entidad beneficiarla del recurso transferido evalúa que su transferencia le impone simplemente restricciones, reconocerá un ingreso en el resultado del período cuando se den las condiciones de control del recurso.

Existen condiciones cuando se requiere que la entidad receptora de los recursos los use o destine a una finalidad particular y si esto no ocurre, dichos recursos se devuelven a la entidad que los transfirió, quien tiene la facultad administrativa o legal de hacer exigióle la devolución. Por consiguiente, cuando una entidad receptora de los recursos reconozca ¡nlclalmente un activo sujeto a una condición, también reconocerá un pasivo. El pasivo ¡nicialmente reconocido se reducirá en la medida que la entidad receptora del recurso cumpla las condiciones asociadas a su uso o destinación, momento en el cual se reconocerá el ingreso en el resultado del periodo.

La capacidad de excluir o restringir el acceso de terceros a los beneficios económicos o al potencial de servicio de un activo es un elemento esencial de control que distingue los activos de la entidad de aquellos bienes a los que todas las entidades tienen acceso y de los que se benefician. En los casos en los cuales se requiera un acuerdo de transferencia antes de que los recursos puedan ser transferidos, la entidad receptora de los recursos no los reconocerá como activos hasta el momento en que el acuerdo sea vinculante y esté claro el derecho a la transferencia. SI la entidad no tiene capacidad de reclamar legal o contractualmente los recursos, no los reconocerá como activo.

Las condonaciones de deudas se reconocerán como Ingreso en el resultado del periodo cuando el proveedor de capital renuncie a su derecho de cobrar una deuda en la que haya Incurrido la entidad.

Los bienes que reciba la entidad de otras entidades del sector público y las donaciones se reconocerán como Ingreso en el resultado del periodo, cuando quien transfiere el recurso se obligue, de manera vinculante, a la transferencia.

Los bienes declarados a favor de la Nación y los expropiados se reconocerán como Ingreso en el resultado del periodo, cuando la autoridad competente expida el acto administrativo o la sentencia judicial, según corresponda.

Los Ingresos por retribuciones, aportes sobre la nómina, rentas paraflscales, multas y sanciones corresponden a Ingresos sin contraprestación determinados en las disposiciones legales, que se originan, entre otros, en las retribuciones que efectúan los usuarios de un servicio a cargo del Estado, en los pagos obligatorios derivados de la relación laboral de entidades públicas y privadas, en los gravámenes que afectan a un determinado y único grupo social y económico los cuales se utilizan en su beneficio, y en los pagos obligatorios que efectúan terceros como consecuencia de la Infracción a requerimientos legales.

2.15.2. MEDICIÓN.

Los ingresos por impuestos se medirán por el valor determinado en las declaraciones tributarias, en las liquidaciones oficiales y en los demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes.

Las transferencias en efectivo se medirán por el valor recibido. En caso de que la transferencia se perciba en moneda extranjera, se aplicará lo señalado en la Norma de efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera.

Las condonaciones de deudas y las deudas asumidas por terceros se medirán por el valor de la deuda que sea condonada o asumida.

Las transferencias no monetarias (inventarios; propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión; activos intangibles; bienes de uso público; y bienes históricos y culturales) se medirán por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, las transferencias no monetarias se medirán por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que transfirió el recurso.

Cuando la transferencia esté sometida a condiciones, el pasivo se medirá Inicialmente por el valor del activo reconocido y, posteriormente, por la mejor estimación del valor requerido para cancelar la obligación presente al cierre del periodo contable y la diferencia se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo. La estimación tendrá en cuenta los riesgos y las ¡ncertldumbres relacionados con los sucesos que hacen que se reconozca un pasivo. Cuando el valor del dinero en el tiempo sea significativo, el pasivo se medirá por el valor presente del valor que se estima será necesario para cancelar la obligación.

La entidad reconocerá ingresos por retribuciones, aportes sobre la nómina y rentas paraflscales, cuando surja el derecho de cobro originado en liquidaciones privadas, en las liquidaciones oficiales y en los demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los usuarios, una vez dichas liquidaciones oficiales y demás actos administrativos queden en firme, y en otros documentos que establezcan derechos de cobro a favor de la entidad.

Las multas y sanciones se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo cuando se presente la decisión de una autoridad competente, como consecuencia de la infracción a requerimientos legales, y contra esta decisión no proceda ningún recurso.

Los ingresos por retribuciones, aportes sobre la nómina y rentas parafiscales se medirán por el valor determinado en las liquidaciones privadas, en las liquidaciones oficiales y en los demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los usuarios y en otros documentos que establezcan derechos de cobro a favor de la entidad.

Las multas y sanciones se medirán por el valor liquidado en el acto administrativo proferido por la autoridad que imponga la multa o sanción.

2.15.3. REVELACIONES.

- el valor de los ingresos de transacciones sin contraprestación reconocidos durante el periodo contable mostrando, por separado, los impuestos, las transferencias, las retribuciones, los aportes sobre la nómina y las rentas paraflscales, detallando en cada uno, los principales conceptos;

- el valor de las cuentas por cobrar reconocidas con respecto a los ingresos sin contraprestación;

- el valor de los pasivos reconocidos originados en los recursos transferidos sujetos a condiciones; y

- la existencia de cualquier cobro anticipado con respecto a las transacciones sin contraprestación.

2.16. INGRESOS DE TRANSACCIONES CON CONTRAPRESTACIÓN.

Se reconocerán como ingresos de transacciones con contraprestación, para el caso del ministerio, los que se originan en el uso que terceros hacen de activos, los cuales producen intereses, regalías, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre otros.

El criterio para el reconocimiento de ingresos de transacciones con contraprestación se aplicará por separado a cada transacción.

2.16.1. RECONOCIMIENTO.

Ingresos por venta de bienes

Se reconocerán como ingresos por venta de bienes los recursos obtenidos por la entidad en el desarrollo de actividades de comercialización de bienes adquiridos o producidos.

Los ingresos procedentes de la venta de bienes se reconocerán en los estados financieros cuando se cumplan las siguientes condiciones:

a) la entidad ha transferido al comprador, los riesgos y ventajas significativos derivados de la propiedad de los bienes;

b) la entidad no conserva para sí, ninguna implicación en la gestión corriente de los bienes vendidos (en el grado usualmente asociado con la propiedad) ni retiene el control efectivo sobre estos;

c) el valor de los ingresos puede medirse con fiabilidad;

d) es probable que la entidad reciba los beneficios económicos o el potencial de servicio, asociados con la transacción; y

e) los costos en los que se haya incurrido o se vaya a incurrir, en relación con la transacción, pueden medirse con fiabilidad.

5. Los ingresos y los costos relacionados con una misma transacción o evento se reconocerán de forma simultánea. Los gastos, junto con las garantías y otros costos en los que se incurra tras la entrega de los bienes, podrán medirse con fiabilidad cuando las otras condiciones para el reconocimiento de los Ingresos se hayan cumplido. No obstante, los Ingresos no se reconocerán cuando los costos correlacionados no puedan medirse con fiabilidad, en tales casos, cualquier contraprestación ya recibida por la venta de los bienes se reconocerá como un pasivo.

Ingresos por prestación de servicios

Se reconocerán como Ingresos por prestación de servicios los recursos obtenidos por la entidad en la ejecución de un conjunto de tareas acordadas en un contrato. Estos Ingresos se caracterizan porque tienen una duración determinada en el tiempo y buscan satisfacer necesidades de los usuarios o cumplir requerimientos contractuales previamente establecidos.

Los Ingresos por prestación de servicios se reconocerán cuando el resultado de una transacción pueda estimarse con fiabilidad, considerando el grado de avance en la prestación del servicio al final del periodo contable.

El resultado de una transacción podrá estimarse con fiabilidad cuando se cumplan los siguientes requisitos:

a) el valor de los Ingresos puede medirse con fiabilidad;

b) es probable que la entidad reciba los beneficios económicos o el potencial de servicio, asociados con la transacción;

c) el grado de avance en la prestación del servicio, al final del periodo contable, puede medirse con fiabilidad; y

d) los costos en los que se haya incurrido para la prestación del servicio y aquellos necesarios para completarla pueden medirse con fiabilidad.

Cuando el resultado de una transacción, que Implique la prestación de servicios, no pueda estimarse de forma fiable, los Ingresos correspondientes se reconocerán como tales solo en la cuantía de los costos reconocidos que se consideren recuperables.

Ingresos por el uso de activos por parte de terceros

Se reconocerán como ingresos derivados del uso de activos de la entidad por parte de terceros los intereses, las regalías o derechos de explotación concedidos, los arrendamientos, y los dividendos o participaciones, entre otros.

Los Ingresos por el uso de activos por parte de terceros se reconocerán siempre que el valor de los Ingresos pueda medirse con fiabilidad y sea probable que la entidad reciba los beneficios económicos o el potencial de servicio, asociados con la transacción.

Los Ingresos por Intereses corresponden a la remuneración que terceros pagan por el uso de efectivo y de equivalentes al efectivo de la entidad. Su reconocimiento se realizará utilizando la tasa de interés efectiva.

Los ingresos por regalías o derechos de explotación concedidos son aquellos que percibe la entidad por el derecho otorgado a terceros para la explotación de activos, tales como; patentes, marcas o know-how, derechos de autor o aplicaciones Informáticas. Su reconocimiento se realizará cuando se origine el derecho de cobro según lo estipulado contractualmente.

Los ingresos por arrendamientos son aquellos que percibe la entidad por el derecho otorgado a terceros para el uso de activos tangibles e intangibles. Su reconocimiento se realizará de acuerdo con la Norma de arrendamientos.

2.16.2. MEDICIÓN.

Los ingresos se medirán por el valor de mercado de la contraprestación recibida o por recibir, una vez deducidas las rebajas o descuentos condicionados y no condicionados.

En el caso de las permutas, si no se puede medir con fiabilidad el valor de mercado de los bienes o servicios recibidos, los ingresos se medirán por el valor de mercado de los bienes o servicios entregados, ajustado por cualquier eventual cantidad de efectivo o su equivalente que sea transferida en la operación. Si no es posible medir con fiabilidad, el valor de mercado de los activos recibidos ni de los activos entregados, los ingresos se medirán por el valor en libros de los activos entregados, ajustado por cualquier eventual cantidad de efectivo o su equivalente que se transfiera en la operación.

La entidad medirá los ingresos por la prestación de servicios de acuerdo con el grado de avance en la prestación del servicio. Para calcular el grado de avance, se tomará como referencia lo siguiente:

a) la proporción de los costos en los que se haya incurrido por el trabajo ejecutado hasta la fecha, en relación con los costos totales estimados (los costos en que se haya Incurrido no incluyen los costos relacionados con actividades futuras como materiales o pagos anticipados);

b) las Inspecciones del trabajo ejecutado; o

c) la proporción de los servicios ejecutados hasta la fecha como porcentaje del total de servicios a prestar.

Para establecer el grado de avance en la prestación del servicio, se considerará la naturaleza de la operación y la metodología que mída con mayor fiabilidad los servicios ejecutados; además, no se tendrán en cuenta los anticipos ni los pagos recibidos del cliente, dado que no necesariamente reflejan la proporción del trabajo ejecutado.

En los casos en que los servicios se presten a través de un número indeterminado de actos a lo largo de un periodo especificado, la entidad reconocerá los ingresos de forma lineal a lo largo de dicho periodo, a menos que exista evidencia de que otro método representa mejor el grado de avance. Cuando un acto específico sea mucho más significativo que los demás, la entidad postergará el reconocimiento de los ingresos hasta que se ejecute.

2.16.3 REVELACIONES.

a) las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de los ingresos, incluyendo la metodología utilizada para la determinación del grado de avance de las operaciones Incluidas en la prestación de servicios en el caso de presentarse;

b) la cuantía y el origen de cada categoría material de Ingresos por venta de bienes, prestación de servicios, intereses, regalías, dividendos o participaciones, comisiones y arrendamientos, entre otras; y

c) el valor de los ingresos producidos por Intercambios de bienes o servicios.

2.17. CONTRATOS DE COMODATO.

El Control es el criterio determinante para establecer el tratamiento contable de los contratos de comodato.

El Ministerio de Cultura a través del Grupo de Contratos debe realizar juicios profesionales para determinar si un bien cumple con las condiciones para ser reconocimos como activo, por lo tanto, deberá evaluar para cada contrato de comodato las siguientes variables para definir el control.

- Confirme si la Intención de las partes que Intervienen es prorrogar el contrato de comodato por un periodo que cubra la mayor parte de la vida económica del activo.

- Establezca qué entidad obtiene sustanclalmente los beneficios económicos futuros o el potencial de servicios del activo.

- Defina qué entidad tiene la capacidad para restringir a terceros el acceso a los beneficios económicos futuros o al potencial de servicio del activo.

- Verifique qué entidad asume los riesgos sustanciales inherentes al activo.

- Determine si se han fijado condiciones frente al uso o destinación del activo transferido.

La situación de control estará definida con mínimo tres condicionales a favor de alguna de las partes contractuales (Comodante o Comodatario).

Cuando no exista suficiente claridad sobre el tratamiento contable del comodato, el comodante y el comodatario deberán evaluar conjuntamente la esencia económica subyacente de la transacción, Independientemente de su forma legal, aplicando de manera Integral juicios profesionales.

Una vez definido el control se realizará el registro contable conforme a los siguientes escenarios desarrollados:

Escenario 1

Transferencia sustancial de riesgos y beneficios económicos futuros o el potencial de servicios del activo a la comodatarla - Estipulaciones: Restricciones

Escenario 2

Transferencia sustancial de riesgos y beneficios económicos futuros o el potencial de servicios del activo a la comodataria - Estipulaciones: Condiciones

Escenario 3

Transferencia por un periodo no sustancial de la vida económica del activo.

Escenario 4

El activo transferido se usa para explotar servicios o actividades propias de la comodante.

2.17.1. TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS CONTRATOS DE COMODATO.

Escenario 1

Transferencia sustancial de riesgos y beneficios económicos futuros o el potencial de servicios del activo la comodataria - Estipulaciones: Restricciones

Comodante: Desincorpora el activo reconociendo un GASTO en el resultado del periodo por concepto de:

a. Transferencias

b. Subvenciones

Discrecionalmente lo registra en cuentas de orden

Comodatario: Incorpora el activo reconociendo un INGRESO en el resultado del periodo por concepto de:

a. Transferencias

b. Subvenciones

Escenario 2

Transferencia sustancial de riesgos y beneficios económicos futuros o el potencial de servicios del activo a la comodataria - Estipulaciones: Condiciones

Comodante: Desincorpora el activo reconociendo un ACTIVO DIFERIDO* en la situación financiera por concepto de:

a. Transferencias

b. Subvenciones

Discrecionalmente lo registra en cuentas de orden

*Amortizable durante el periodo en cual se cumplen las condiciones

Comodatario: Incorpora el activo reconociendo un PASIVO DIFERIDO* en la situación financiera por concepto de:

a. Transferencias

b. Subvenciones

Escenario 3

Transferencia por un periodo no sustancial de la vida económica del activo

Comodante: Revelar en notas a los EE.FF.

Evaluar si la realidad subyacente del contrato de comodato Indica que se trata de una transferencia o una subvención de un canon de arrendamiento operativo.

DB. Gastos por transferencias

CR. Ingresos por Arrendamientos

Comodatario: Revelar en notas a los EE.FF.

Evaluar si la realidad subyacente del contrato de comodato indica que se trata de una transferencia o una subvención de un canon de arrendamiento operativo

a. DB. Gastos por Arrendamiento

b. CR. Ingresos por Transferencias

Escenario 4

El activo transferido se usa para explotar servicios o actividades propias de la comodante

Comodante:

Aplicar los lineamientos de la Norma de Acuerdos de Concesión desde la perspectiva de la Entidad Concedente.

Reconocer pasivo financiero / pasivo diferido por el valor de la inversión del concesionario.

Comodatario:

Reconocer el activo financiero o activo intangible por el valor de su inversión

2.17.2. MEDICIÓN.

Los registros contables para el reconocimiento de activos en contratos de comodato, será el valor determinado por la entidad que cede el control, basado en su costo al momento de la firma de contrato de comodato de acuerdo con la clasificación contable establecida en las normas internacionales que aplique.

2.18. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Los estados financieros con propósito de Información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades especificas de información.

2.18.1. FINALIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de La entidad. Su objetivo es suministrar Información que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado.

2.18.2. CONJUNTO COMPLETO DE ESTADOS FINANCIEROS.

Un juego completo de estados financieros comprende lo siguiente: a) Un estado de situación financiera al final del periodo contable; b) un estado del resultado integral del periodo contable; c) un estado de cambios en el patrimonio del periodo contable; d) un estado de flujos de efectivo del periodo contable; e) las notas a los estados financieros; y f) un estado de situación financiera al Inicio del primer periodo comparativo cuando la entidad aplique una política contable retroactivamente, cuando realice una reexpresión retroactiva de partidas en sus estados financieros para corregir un error o cuando reclaslflque partidas en sus estados financieros.

2.18.3. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

2.18.4. IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

La entidad diferenciará cada estado financiero y las notas de cualquier otro tipo de Información que presente y destacará la siguiente información: a) el nombre de La entidad, así como cualquier cambio ocurrido desde el estado financiero anterior; b) el hecho de que los estados financieros correspondan a La entidad Individual o a un grupo de entidades; c) la fecha del cierre del periodo al que correspondan los estados financieros o el periodo cubierto; d) la moneda de presentación; y e) el grado de redondeo practicado al presentar las cifras de los estados financieros.

2.18.4.1. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA.

El estado de situación financiera presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera de La entidad a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio.

Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá partidas que presenten los siguientes importes:

- efectivo y equivalentes al efectivo;

- cuentas por cobrar;

- Inventarios;

- propiedades, planta y equipo;

- activos intangibles;

- cuentas por pagar;

- provisiones;

- pasivos por beneficios a los empleados;

- capital emitido y reservas atribuibles a los propietarios; y

La entidad presentará en el estado de situación financiera, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender la situación financiera de La entidad.

La ordenación de las partidas o agrupaciones de partidas similares podrán modificarse de acuerdo con la naturaleza de La entidad y de sus transacciones, para suministrar información que sea relevante en la comprensión de la situación financiera de La entidad.

La entidad podrá presentar partidas adicionales de forma separada en función de los siguientes aspectos:

- la naturaleza y la liquidez de los activos;

- la función de los activos dentro de La entidad; y

- los importes, la naturaleza y el plazo de los pasivos.

2.18.4.1.1. ACTIVOS CORRIENTES Y NO CORRIENTES.

La entidad clasificará un activo, como corriente cuando a) espere realizar el activo, o tenga la intención de venderlo o consumirlo en su ciclo normal de operación (este último es el periodo comprendido entre la adquisición de los activos que entran en el proceso productivo y su realización en efectivo o equivalentes al efectivo); b) mantenga el activo principalmente con fines de negociación; c) espere realizar el activo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o d) el activo sea efectivo o equivalente al efectivo (como se define en la presente Norma), a menos que este se encuentre restringido y no pueda intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo por un plazo mínimo de 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.

La entidad clasificará todos los demás activos como no corrientes.

2.18.4.1.2. PASIVOS CORRIENTES Y NO CORRIENTES.

La entidad clasificará un pasivo como corriente cuando a) espere liquidar el pasivo en su ciclo normal de operación; b) liquide el pasivo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o c) no tenga un derecho incondicional de aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros.

La entidad clasificará todos los demás pasivos como no corrientes.

2.18.4.1.3. INFORMACIÓN A PRESENTAR EN EL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA O EN LAS NOTAS.

La entidad revelará, ya sea en el estado de situación financiera o en las notas, subclasificaciones de las partidas adicionales a las presentadas, clasificadas según las operaciones de La entidad. Para el efecto, tendrá en cuenta los requerimientos de las normas, así como el tamaño, la naturaleza y la función de los Importes afectados. El nivel de información suministrada variará para cada partida, por ejemplo:

a) Las partidas de propiedades, planta y equipo se desagregarán por clases.

b) Las cuentas por cobrar se desagregarán en Importes por cobrar de clientes comerciales, partes relacionadas, anticipos y otros importes.

c) Los inventarios se desagregarán en materias primas, materiales y suministros, productos en proceso, productos terminados y mercancía en existencia, en tránsito y en poder de terceros.

d) Las provisiones se desglosarán de forma que se muestren por separado las que correspondan a provisiones por beneficios a empleados y el resto.

e) Las cuentas por pagar se desagregarán en importes por pagar a proveedores y a partes relacionadas, así como las procedentes de los ingresos diferidos y otros importes.

f) El capital y las reservas se desagregarán en varias clases como capital pagado, primas de emisión y reservas.

2.18.4.2. ESTADO DE RESULTADO.

El estado de resultado presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de La entidad, con base en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el período.

En el estado del resultado Integral, se presentará lo siguiente:

a) una descripción del acuerdo de concesión;

b) los términos significativos del acuerdo que puedan afectar su valor, el calendario y la certeza de los flujos de efectivo futuros;

c) la naturaleza y alcance del derecho a utilizar activos especificados, los aspectos pactados en torno a lo que se espera que el concesionario proporcione en relación con el acuerdo de concesión y los activos en concesión;

d) los derechos a recibir activos especificados al final del acuerdo de concesión del servicio; y

e) las alternativas de renovación y cese del acuerdo.

La entidad presentará, en el estado de resultados, partidas adicionales, encabezamientos y subtotales, cuando la magnitud, naturaleza o función de estos sea tal que la presentación por separado resulte relevante para comprender el rendimiento financiero de entidad.

La entidad no presentará ninguna partida de ingreso o gasto como partidas extraordinarias en el estado de resultados o en las notas.

2.18.4.2.1. INFORMACIÓN A PRESENTAR EN LA SECCIÓN DEL RESULTADO DEL PERÍODO O EN LAS NOTAS.

La entidad presentará un desglose de los gastos reconocidos en el resultado, utilizando una clasificación basada en su función dentro de La entidad. Según esta clasificación, como mínimo, La entidad presentará su costo de ventas separado de otros gastos. Igualmente, se revelará información adicional sobre la naturaleza de los gastos que incluya, entre otros, los gastos por depreciación, amortización y el gasto por beneficios a los empleados.

Cuando las partidas de ingreso o gasto sean materiales, La entidad revelará de forma separada, Información sobre su naturaleza e importe. En todo caso, con independencia de la materialidad, La entidad revelará de forma separada, las partidas de ingresos o gastos relacionadas con lo siguiente:

a) impuestos;

b) transferencias;

c) ingresos por venta de bienes y prestación de servicios;

d) ingresos y gastos financieros;

e) beneficios a los empleados;

f) depreciaciones y amortizaciones de activos; y

g) deterioro del valor de los activos, reconocido o revertido durante el periodo contable.

h) La construcción de provisiones y las reversiones de las mismas.

2.18.4.3. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO.

El Estado de Cambios en el Patrimonio presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.

2.18.4.3.1. INFORMACIÓN A PRESENTAR EN EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO.

El estado de cambios en el patrimonio incluirá la siguiente información;

a) el resultado del periodo mostrando, de forma separada, los importes totales atribuibles a las participaciones no controladoras y a la entidad controladora; y

b) cada partida de ingresos y gastos del periodo que se hayan reconocido directamente en el patrimonio, según lo requerido por otras Normas, y el total de estas partidas;

c) los efectos de la aplicación o reexpresión retroactiva reconocidos de acuerdo con la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Corrección de Errores, para cada componente de patrimonio.

En las notas la entidad deberá revelar

a) el valor de los Incrementos de capital y los excedentes financieros distribuidos;

b) el saldo de los resultados acumulados al inicio y al final del periodo contable, y los cambios durante el periodo; y

c) una conciliación entre los valores en libros al ¡nielo y al final del periodo contable para cada componente del patrimonio, Informando por separado cada cambio.

2.18.4.4. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO.

El estado de flujos de efectivo presenta los fondos provistos y utilizados por La entidad, en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.

Los flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo.

El efectivo comprende los recursos de liquidez Inmediata que se registran en caja.

Los equivalentes al efectivo representan inversiones a corto plazo de alta liquidez que son fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetas a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por tanto, una Inversión será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento próximo; por ejemplo, tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Las participaciones en el patrimonio que sean sustancialmente equivalentes al efectivo; como por ejemplo, las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento que tienen una fecha determinada de reembolso

2.18.4.4.1. PRESENTACIÓN.

Para la elaboración y presentación del Estado de Flujos de Efectivo, La entidad realizará una clasificación de los flujos de efectivo del periodo en actividades de operación, de Inversión y de financiación atendiendo la naturaleza de las mismas.

2.18.4.4.2. ACTIVIDADES DE OPERACIÓN.

Son las actividades que constituyen la principal fuente de Ingresos de La entidad, así como otras actividades que no puedan calificarse como de Inversión o financiación.

Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación son los siguientes: a) los cobros procedentes de la prestación de servicios; b) los cobros procedentes de comisiones y otros Ingresos de actividades ordinarias; c) los pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios; d) los pagos a y por cuenta de los empleados; e) los cobros y pagos de las entidades de seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas.

Los flujos de efectivo derivados de las actividades de operación se presentarán por el método directo, según el cual se presentan por separado, las principales categorías de cobros y pagos en términos brutos.

2.18.4.4.3. ACTIVIDADES DE INVERSIÓN.

Son las actividades relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo.

Algunos ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son los siguientes: a) los pagos por la adquisición de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo, incluidos aquellos relacionados con los costos de desarrollo capitalizados y las propiedades, planta y equipo construidas por La entidad para sí misma; b) los cobros por ventas de propiedades, planta y equipo; de activos intangibles y de otros activos a largo plazo; c) los pagos por la adquisición de instrumentos de pasivo o de patrimonio, emitidos por otras entidades; d) los cobros por venta y reembolso de Instrumentos de pasivo o de capital emitidos por otras entidades; e) los anticipos de efectivo y préstamos a terceros, distintos de las operaciones de ese tipo hechas por entidades financieras; f) los cobros derivados del reembolso de anticipos y préstamos a terceros, distintos de las operaciones de este tipo hechas por entidades financieras.

2.18.4.4.4. ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN.

Son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por La entidad.

2.18.4.4.5. OTRA INFORMACIÓN A REVELAR.

a) los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo;

b) una conciliación de los importes del estado de flujos de efectivo con las partidas equivalentes sobre las que se informa en el estado de situación financiera; sin embargo, no se requerirá que La entidad presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes al efectivo presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera;

c) cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado;

d) las transacciones de inversión o financiación que no hayan requerido el uso de efectivo o equivalentes al efectivo;

e) un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno de los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo y, por el otro, la Información correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior; y

2.18.4.5. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Las notas son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma sistemática.

2.18.4.5.1. ESTRUCTURA.

Se revelará en notas a los estados financieros, lo siguiente:

a) Información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros y de las políticas contables específicas utilizadas;

b) información requerida por las normas que no se haya incluido en otro lugar de los estados financieros; y

c) Información comparativa respecto del periodo anterior para todos los importes incluidos en los estados financieros, cuando sea relevante para entender los estados financieros del periodo corriente; y

d) Información que sea relevante para entender los estados financieros y que no se haya presentado en los mismos.

La entidad presentará las notas de forma sistemática; para tal efecto, referenciará cada partida incluida en los estados financieros con cualquier información relacionada en las notas.

2.18.4.5.2. INFORMACIÓN A REVELAR.

La entidad revelará la siguiente información:

a) La Información relativa a su naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal. Para tal efecto indicará su denominación; su naturaleza y régimen jurídico Indicando los órganos superiores de dirección y administración, y la entidad a la cual está adscrita o vinculada, cuando sea el caso; su domicilio y la dirección del lugar donde desarrolla sus actividades; una descripción de la naturaleza de sus operaciones y de las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas; y los cambios ordenados que comprometen su continuidad como supresión, fusión, escisión o liquidación.

b) La declaración explícita y sin reservas del cumplimiento del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el cual hace parte integral del Régimen de Contabilidad Pública

c) Las bases de medición utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las otras políticas contables utilizadas que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros, en el resumen de políticas contables significativas.

d) Los juicios, diferentes de aquellos que Involucren estimaciones, que la administración haya realizado en el proceso de aplicación de las políticas contables de La entidad y que tengan un efecto significativo sobre los Importes reconocidos en los estados financieros, en el resumen de las políticas contables significativas o en otras notas.

e) Los supuestos realizados acerca del futuro y otras causas de ¡ncertldumbre en las estimaciones realizadas al final del periodo contable, que tengan un riesgo significativo de ocasionar ajustes Importantes en el valor en libros de los activos o pasivos dentro del periodo contable siguiente. Con respecto a esos activos y pasivos, las notas incluirán detalles de su naturaleza y su valor en libros al final del periodo contable.

f) Las limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto en el desarrollo normal del proceso contable o en la consistencia y razonabllldad de las cifras.

g) La información que permita a los usuarios de sus estados financieros evaluar los objetivos, las políticas y los procesos que aplican para gestionar el capital.

2.18.4.6. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DE APERTURA.

El estado de situación financiera al ¡nielo del primer periodo comparativo presenta en forma clasificada, resumida y consistente, los efectos que se generan por la aplicación retroactiva de un cambio en una política contable, la reexpresión retroactiva por la corrección de un error o la reclaslflcaclón de una partida.

2.18.4.6.1. PRESENTACIÓN.

La entidad presentará en el estado de situación financiera al Inicio del primer período comparativo, la Información correspondiente al cierre del periodo actual, al cierre del periodo anterior reexpresado y al ¡nielo del periodo anterior reexpresado.

2.18.4.6.2. REVELACIONES.

Para efectos de revelación de los cambios en las políticas contables y la corrección de errores, La entidad aplicará los criterios contenidos en la Norma de Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Corrección de Errores.

Cuando se reclasifiquen partidas, La entidad revelará, en la medida en que sea practicable y de forma comparativa, a) la naturaleza de la reclaslflcación, b) el valor de cada partida o grupo de partidas que se han reclaslflcado y c) la razón de la reclaslficaclón.

Cuando sea impracticable realizar la reclasificación de los valores comparativos, La entidad revelará la razón para no reclasificar los valores y la naturaleza de los ajustes que se habrían tenido que hacer sí los valores se hubieran reclasificado.

2.19. POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES, HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE.

2.19.1. POLITICAS CONTABLES, CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES Y CORRECCIÓN DE ERRORES.

2.19.1.1. POLÍTICAS CONTABLES.

Las políticas contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por La entidad para la elaboración y presentación de los estados financieros.

Las políticas contables establecidas por la Contaduría General de la Nación y contenidas en el Marco Normativo para entidades de gobierno serán aplicadas por La entidad de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean similares. No obstante, en algunos casos específicos, se permitirá que La entidad, considerando io definido en el Marco Normativo para entidades de gobierno y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una política contable para el reconocimiento de un hecho económico, la cual conlleve a mostrar la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de La entidad atendiendo las características de representación fiel y relevancia de la información financiera; caso en el cual, se documentará la política definida.

2.19.1.2. CAMBIOS EN POLÍTICAS CONTABLES.

La entidad cambiará una política contable cuando:

- Se realice una modificación en el Régimen de Contabilidad Pública: Dichos cambios se aplicarán observando lo dispuesto en la norma que los adopte.

- Cuando la entidad considere pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y a la relevancia de la información financiera: Dichos cambios se aplicarán de manera retroactiva, es decir, que la nueva política se aplicará como si se hubiera aplicado siempre. Para tal efecto, La entidad ajustará los saldos iniciales de cada componente afectado del patrimonio para el periodo anterior más antiguo sobre el que se presente Información.

Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, del cambio de una política contable sobre la información comparativa en uno o más periodos anteriores para los que se presente Información, La entidad aplicará la nueva política contable a los saldos iniciales de los activos y pasivos al principio del periodo más antiguo para el que la

aplicación retroactiva sea practicable (el cual puede ser el Inielo del propio periodo corriente) y efectuará el correspondiente ajuste a los saldos iniciales de cada componente del patrimonio que se vea afectado para ese periodo.

Cuando sea Impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente por la aplicación de una nueva política contable a todos los periodos anteriores, La entidad ajustará la Información comparativa aplicando la nueva política contable de forma prospectiva, es decir, a partir de la fecha en que se cambie la política.

2.19.1.2.1. REVELACIONES.

- La naturaleza del cambio;

- Las razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuye a la representación fiel y suministra información relevante;

- El valor del ajuste para cada partida de los estados financieros afectada, tanto en el periodo actual, como en períodos anteriores a los presentados, de forma agregada y en la medida en que sea practicable;

- Una justificación de las razones por las cuales no se realizó una aplicación retroactiva por efecto del cambio en las políticas contables.

2.19.1.3. ESTIMACIONES CONTABLES.

Una estimación contable es un mecanismo utilizado por La entidad para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre Inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse. Ello implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas. Son estimaciones contables, entre otras, el deterioro del valor de los activos, el valor residual y la vida útil de los activos deprecíables.

2.19.1.3.1. CAMBIOS EN ESTIMACIONES CONTABLES.

El uso de estimaciones razonables constituye una parte fundamental del proceso contable y no menoscaba la confiabilidad de la información contable. No obstante, si como consecuencia de obtener nueva información o de poseer más experiencia, se producen cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, esta se revisará y, de ser necesario, se ajustará. Lo anterior, no implica que esta se encuentre relacionada con periodos anteriores ni tampoco que constituya la corrección de un error, por lo cual su aplicación es prospectiva.

Un cambio en una estimación contable es el resultado de nueva información o nuevos acontecimientos que afectan, bien el valor en libros de un activo o de un pasivo, o bien el consumo periódico de un activo. Estos cambios se producen tras la evaluación de la situación actual del elemento, de los beneficios futuros esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes.

2.19.1.3.2. REVELACIONES.

- La naturaleza del cambio;

- El valor del cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el periodo actual o que se espere los produzca en periodos futuros y

- La justificación de la no revelación del efecto en periodos futuros.

2.19.1.4. ERRORES.

Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de La entidad, para uno o más periodos anteriores, como resultado de un fallo al utilizar Información fiable que estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados y que podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de aquellos estados financieros. Se incluyen, entre otros, los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la Inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes.

Los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que se autorice la publicación de los estados financieros.

2.19.1.4.1. CORRECCIÓN DE ERRORES.

La entidad corregirá los errores materiales de periodos anteriores de manera retroactiva reexpresando la Información comparativa afectada por el error. SI el error ocurrió con antelación al periodo más antiguo para el que se presente información, se reexpresarán los saldos Iniciales de los activos, pasivos y patrimonio para el periodo más antiguo para el que se presente Información, el cual podría ser el ¡nielo del propio periodo corriente, de forma que en los estados financieros, se corrijan los errores, como si estos no se hubieran cometido nunca.

Cuando por la corrección de un error, sea Impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente, La entidad corregirá el error de forma prospectiva.

2.19.1.4.2. REVELACIONES.

- La naturaleza del error de periodos anteriores;

- El valor del ajuste para cada periodo anterior presentado (si es posible);

- El valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente información; y

- Una justificación de las razones por las cuales no se realizó una re-expresión retroactiva por efecto de la corrección del error.

2.19.2. HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERÍODO CONTABLE.

Los hechos ocurridos después del periodo contable son todos aquellos eventos, favorables o desfavorables, que se producen entre el final del periodo contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

El final del periodo contable se refiere al último día del período con el cual están relacionados los estados financieros y corresponderá al 31 de diciembre. Por su parte, la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros corresponderá a la fecha en la que se apruebe que los diferentes usuarios tengan conocimiento de los mismos.

2.19.2.1. HECHOS QUE IMPLICAN AJUSTE.

Los hechos ocurridos después del periodo contable que Implican ajuste son aquellos que proporcionan evidencias de las condiciones existentes al final de dicho periodo. La entidad ajustará los valores reconocidos en sus estados financieros para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del periodo contable que impliquen ajuste.

Algunos ejemplos de dichos eventos son: la resolución de un litigio judicial que confírme que La entidad tenía una obligación presente al final del periodo contable; la recepción de Información que indique el deterioro del valor de un activo al final del periodo contable o la necesidad de ajuste de un deterioro del valor anteriormente reconocido; y el descubrimiento de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros eran Incorrectos.

2.19.2.2. HECHOS QUE NO IMPLICAN AJUSTE.

Los hechos ocurridos después del periodo contable que no implican ajuste son aquellos que indican condiciones surgidas después del mismo y que por su materialidad serán objeto de revelación.

Algunos ejemplos de dichos eventos son: la reducción en el valor de mercado de las inversiones; otras disposiciones de activos o la expropiación de activos por parte del gobierno; las compras significativas de activos; la ocurrencia de siniestros; el anuncio o comienzo de reestructuraciones; la decisión de la liquidación o cese de actividades de La entidad; las variaciones importantes en los precios de los activos o en las tasas de cambio; las diferencias en las tasas o leyes fiscales, aprobadas o cuyo proceso de aprobación esté prácticamente terminado; el otorgamiento de garantías; y el inicio de litigios.

2.19.2.3. REVELACIONES.

- La fecha de autorización para la publicación de los estados financieros,

- El responsable de la autorización,

- La existencia de alguna instancia que tenga la facultad de ordenar la modificación de los estados financieros una vez se hayan publicado,

- La naturaleza de los eventos que no implican ajuste, y

- La estimación del efecto financiero de los eventos que no implican ajuste o la aclaración de que no es posible hacer tal estimación.

3. GLOSARIO.

Activo es un recurso:

(a) controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados; y

(b) del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

Importe en libros es el Importe por el que un activo se reconoce en el estado de situación financiera, después de deducir la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro acumuladas, que se refieran al mismo.

Activo Corriente: Es un activo que satisface cualquiera de los siguientes criterios:

- Se espera que sea realizada en, o se destina para la venta o consumir en el ciclo normal de operación de La Entidad

- Se mantiene principalmente con el fin de ser comercializados;

- Se espera que se realice dentro de los 12 meses siguientes a la fecha del estado de situación financiera;

- Es en efectivo o un activo de efectivo equivalente a menos que sea restringido de ser intercambiado o usado para saldar un pasivo, por lo menos, 12 meses después a la fecha del estado de situación financiera.

Activo contingente: es un activo de naturaleza posible, surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia, o en su caso por la no ocurrencia, de uno o más eventos inciertos en el futuro, que no están enteramente bajo el control de la entidad.

Activo intangible: es un activo ¡dentiflcable, de carácter no monetario y sin apariencia física.

Amortización: es la distribución sistemática del importe deprecíable de un activo intangible durante los años de su vida útil.

Arrendamiento: es un acuerdo por el que el arrendador cede al arrendatario, a cambio de percibir una suma única de dinero, o una serie de pagos o cuotas, el derecho a utilizar un activo durante un periodo de tiempo determinado.

Arrendamiento financiero: es un tipo de arrendamiento en el que se transfieren sustancíalmente todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad del activo. La propiedad del mismo, en su caso, puede o no ser transferida.

Arrendamiento operativo: es cualquier acuerdo de arrendamiento distinto al arrendamiento financiero.

Baja en cuentas: la eliminación de un activo o pasivo previamente reconocido en el estado de situación financiera.

Costo: es el monto de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o el valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción o, cuando sea aplicable, el valor atribuido a ese activo cuando sea ¡nlclalmente reconocido de acuerdo con los requerimientos específicos de otras.

Arrendamiento: comprende contratos para el alquiler de activos, que contengan una cláusula en la que se otorgue al que alquila la opción de adquirir la propiedad del activo tras el cumplimiento de las condiciones acordadas. Tales contratos se conocen como contratos de arrendamiento- compra.

Costo amortizado: es el importe en el que ¡nicialmente fue valorado un activo financiero o un pasivo financiero, menos los reembolsos de principal que se hubieran producido, más o menos, según proceda, la parte imputada en la cuenta de pérdidas y ganancias, mediante la utilización del método del tipo de Interés efectivo, de la diferencia entre el importe Inicial y el valor de reembolso en el vencimiento y, para el caso de los activos financieros, menos cualquier reducción de valor por deterioro que hubiera sido reconocida, ya sea directamente como una disminución del Importe del activo o mediante una cuenta correctora de su valor.

Depreciación: es la distribución sistemática del valor a depreciar de un activo a lo largo de su vida útil.

Estados financieros con propósito de información general (denominados "estados financieros"): son aquéllos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de Información.

Hechos ocurridos después del periodo sobre el que informa: son todos aquellos eventos, ya sean favorables o desfavorables, que se han producido entre el final del periodo sobre el que Informa y la fecha de autorización de los estados financieros para su publicación. Pueden Identificarse dos tipos de eventos:

(a) aquellos que proporcionan evidencia de las condiciones que existían al final del periodo sobre el que Informa (hechos ocurridos después del periodo sobre el que se Informa que Implican ajuste).

(b) aquéllos que Indican condiciones que surgieron después del periodo sobre el que se informa (hechos ocurridos después del periodo sobre el que se Informa que no implican ajuste).

Ingreso de actividades ordinarias: es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada de lugar a un aumento en el patrimonio, que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.

Importe depreciable: es el costo de un activo, u otro Importe que lo haya sustituido, menos su valor residual.

Importe recuperable: es el mayor entre el Valor razonable menos los costos de disposición y su valor de uso.

Inventarios son activos:

(a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;

(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o

(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

Materialidad (o importancia relativa): las omisiones o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden, individualmente o en su conjunto, Influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, enjuiciada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. La magnitud o la naturaleza de la partida, o una combinación de ambas, podría ser el factor determinante.

Notas a los estados financieros: contienen información adicional a la presentada en el estado de situación financiera, estados del resultado del ejercicio y otro resultado integral, estado del resultado separado (cuando se presenta), estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo. Las notas suministran descripciones narrativas o desagregaciones de partidas presentadas en esos estados e información sobre partidas que no cumplen las condiciones para ser reconocidas en ellos.

Obligación legal: es aquélla que se deriva de:

(a) un contrato (ya sea a partir de sus condiciones explícitas o implícitas);

(b) la legislación; o

(c) otra causa de tipo legal.

Otro resultado integral: comprende partidas de ingresos y gastos que no se reconocen en el resultado.

Pasivo: es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

Pasivo contingente;

(a) una obligación posible, surgida a raíz de sucesos pasados y cuya existencia ha de ser confirmada sólo por que ocurran o no ocurran de uno o más hechos futuros sucesos inciertos que no están enteramente bajo el control de la entidad

(b) una obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, que no se ha reconocido contablemente porque:

(i) no es probable que para satisfacerla se vaya a requerir una salida de recursos que Incorporen beneficios económicos

(ii) el importe de la obligación no pueda ser medido con la suficiente fiabilidad.

Pérdida por deterioro: es el monto en que excede el valor de libros de un activo a su monto recuperable.

Provisión: es un pasivo en el que existe ¡ncertidumbre acerca de su cuantía o vencimiento.

Propiedad, Planta y Equipo: son partidas tangibles que son mantenidas para el uso en la producción o suministro de bienes o servicios, para arrendar a otros, o para propósitos administrativos, y se espera ser usado durante más de un periodo. Puede ser apropiado agregar partidas Individualmente insignificantes, tales como repuestos

Reestructuración: es un programa de actuación, planificado y controlado por la gerencia de la entidad, cuyo efecto es un cambio significativo:

(a) el alcance de la actividad llevada a cabo por la entidad

(b) la manera en que tal actividad se lleva a cabo.

Resultado: es el total de Ingresos menos gastos, excluyendo los componentes de otro resultado Integral.

Resultado integral total: es el cambio en el patrimonio durante un periodo, que procede de transacciones y otros sucesos, distintos de aquellos cambios derivados de transacciones con los propietarios en su condición de tales, comprende todos los componentes del "resultado" y de "otro resultado Integral".

Valor en libros: es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.

Valor razonable: es el valor por el cual un activo podría ser intercambiado, entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.

Valor específico: valor presente de los flujos de efectivo que la entidad espera obtener del uso continuo de un activo y de su venta al término de su vida útil, o bien de los desembolsos que espera realizar para cancelar un pasivo.

Valor residual: es el valor estimado que La Entidad podría obtener actualmente por la enajenación del activo, después de deducir los costos estimados portal enajenación, sí el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

Vida útil es:

(a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o

(b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de una entidad.

Vida económica es :

(a) el periodo durante el cual se espera que un activo sea utillzable económicamente, por parte de uno o más usuarios

(b) la cantidad de unidades de producción o similares que se espera obtener del activo por parte de uno o más usuarios.

Este Manual de Políticas Contables deberá ser ajustado conforme a los cambios pronunciados por la Contaduría General de la Nación que afecten las aplicaciones contables del Ministerio de Cultura.

HASTA AQUÍ LAS POLITICAS CONTABLES DEL MINISTERIO DE CULTURA