Resolución 180 de 2016 MC
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RESOLUCIÓN 180 DE 2016
(febrero 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE CULTURA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 87 de 2021>
Por la cual se adopta el Manual de politicas contables en el Ministerio de Cultura
LA MINISTRA DE CULTURA
En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el Decreto 2978 de 2010
CONSIDERANDO:
Que en el artículo 4. De la ley 87 del 29 de noviembre de 1993 "Por la cual se establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", establece que toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;
Que mediante resolución No. 354 de 2007, la Contaduría General de la Nación adoptó el Régimen de Contabilidad Pública conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el manual de procedimientos y la Doctrina Contable Pública.
Que mediante resolución No. 356 del 05 de septiembre de 2007, la Contaduría General de la Nación adoptó el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, el cual está integrado por el Catálogo General de Cuentas, los Procedimientos Contables y los Instructivos Contables.
Que mediante la Resolución No. 357 del 23 de julio de 2008, la Contaduría General de la Nación adopto el Procedimiento de Control Interno Contable.
Que uno de los elementos del Procedimiento de Control Interno Contable es la documentación de las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr información confiable relevante y comprensible.
Que la implementación y evaluación de control interno a las políticas y prácticas contables permitirá visualizar la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones y para preparar y presentar sus estados financieros.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 87 de 2021> Definir las políticas contables con el fin de garantizar que la totalidad de la información contable pública derivadas de las diferentes actividades financieras desarrolladas en cada una de las áreas y dependencias el MINISTERIO DE CULTURA, se registre de manera adecuada con las características de confiabilidad, razonabilidad y oportunidad de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.
ARTÍCULO SEGUNDO. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 87 de 2021> Adóptese el Manual de Políticas Contables en el MINISTERIO DE CULTURA, el cual forma parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO TERCERO. - <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 87 de 2021> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición
CÚMPLASE
MARIANA GARCÉS CÓRDOBA
Ministra de Cultura
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
El Ministerio de Cultura, con fundamento en la Ley 298 de 1996, Resoluciones 354, 355 y 356 de 2007 y Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación presenta la siguiente metodología para la aplicación de las políticas contables la cual tendrá como pilares los siguientes objetivos:
- Servir como instrumento para garantizar que todas las operaciones económicas sean vinculadas al proceso contable a nivel financiero, económico, social y ambiental por intermedio de los procesos misionales y de apoyo.
- Aplicar principios de contabilidad generalmente aceptados e implementar las prácticas contables para reconocer y revelar en su totalidad los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de las actividades financieras, económicas, sociales y ambientales inherentes al proceso contable del Ministerio de Cultura.
- Garantizar la operación del proceso financiero y contable, para la toma de decisiones con base en las diferentes disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentaria.
- Mantener la sostenibilidad de! sistema contable del Ministerio, en pro de garantizar la socialización de la información financiera necesaria para contribuir al cumplimiento de la rendición de cuenta atendiendo la legalidad, control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, la destinación, uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos con que cuenta el Ministerio de Cultura.
Estas políticas contables se aplican en función a los principios, normas, controles y procedimientos de la información contable de manera confiable y oportuna, necesaria para elaborar y presentar los estados financieros cuyo fin principal es la toma oportuna de decisiones.
ACTIVOS: Son recursos tangibles e intangibles de la entidad contable pública obtenidos como resultado de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de las funciones de cometido estatal.
AMORTIZACION: 1, Reducción del valoren libros de un activo amortizable. 2. Término genérico para depreciación, agotamiento, baja en libros, o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas del activo de vida útil limitada, bien sea mediante un crédito directo o por medio de una cuenta de valuación. 3. Rendición o extinción gradual de un capital, préstamo u obra obligación. 4. Distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al cumplimiento de las actividades propias del cometido estatal de la entidad contable pública.
COSTO HISTÓRICO: Representa la asignación de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y demás transacciones hechos y operaciones en el momento en que estas suceden. Para efectos de reconocimiento contable se aplicará, como regla general, el costo histórico, el cual está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con
todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable pública
para la prestación de servicios.
COSTO DE REPOSICION: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejante a los existentes.
CONCILIACION BANCARIA: Comparación entre los datos informados por una institución financiera, sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorros, con los libros de contabilidad de la entidad contable pública, con explicación de las diferencias si la existieren.
DEPRECIACION: Es la reducción o desgaste del valor de un bien o una propiedad debido al uso, por el paso del tiempo u obsolescencia, la entidad contable pública contabiliza este desgaste o pérdida de valor como un costo, siendo el método más utilizado el llamado línea recta que consiste en calcular el tiempo de vida útil del bien normalmente en años, luego se calcula la cantidad mensual o anual en la que se deprecia y se hace la sumatoria de la depreciación acumulada.
ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA: Es la unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos.
BIENES DE USO PÚBLICO: Son bienes de dominio público que se caracterizan por su afectación a una finalidad pública, porque su uso y goce pertenecen a la comunidad, por motivos de interés general. El titular del derecho de dominio es la Nación y, en general, las entidades estatales correspondientes ejercen facultades especiales de administración, protección, control y de policía. Se encuentran determinados por la Constitución o por la ley. Están sujetos a un régimen jurídico por virtud del cual gozan de privilegios tales como la inalienabilidad, inembargabilidad e imprescriptibilidad, que los coloca por fuera del comercio.
ESTADOS FINANCIEROS: Son los documentos que recopilan información sobre la salud económica de la empresa, cuyo objetivo es dar una visión general de ¡a misma. Estos son balance general, Estado de pérdidas y ganancias, estado de flujo de efectivo y cambio en el patrimonio.
PROVISIONES: Representa el valor estimado para cubrir eventuales gastos.
REGISTRO CONTABLE: Es la anotación contable que se debe realizar en los libros de contabilidad para reconocer una transacción contable o un hecho financiero, económico, social o ambiental que afecte la entidad contable pública. Los principales libros son: Los estados contables básicos son: Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (Párrafo 365 del PGCP).
SISTEMA CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACION FINANCIERA PÚBLICA CHIP:
Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera, económica, social y ambiental y demás información oficial básica producida por las entidades contables públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general.
Ver nomograma, en proceso de Gestión Financiera y Contable - ISOLUCION
INTRODUCCION
El Grupo de Gestión Financiera y Contable del Ministerio de Cultura a través del área de Contabilidad aplica los principios, normas, técnicas y procedimientos fijados en el Régimen de Contabilidad Pública, en el proceso de identificación, clasificación, registro, preparación y revelación de los Estados Contables atendiendo la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 emanada de la Contaduría General de la Nación, las resoluciones, circulares externas, instructivos, doctrina y demás documentos técnicos relacionados con el Régimen de Contabilidad Pública.
Las siguientes políticas contables describen las responsabilidades, prácticas y formas de desarrollar las actividades contables se constituye en una herramienta que facilita la preparación y presentación de la información financiera para su interpretación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal.
El Ministerio de Cultura, a través del Grupo de Gestión Financiera y Contable - área de Contabilidad, lleva la contabilidad del Ministerio y registra las transacciones realizadas en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF que administra el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, atendiendo los requisitos establecidos por el ente rector.
La contabilidad del Ministerio de Cultura cuenta con los medios logísticos necesarios y el talento humano idóneo, que facilita la adecuada identificación, clasificación, registro, revelación, análisis, interpretación y comunicación de la información contable.
5.2. GESTIÓN CONTABLE POR PROCESOS.
El proceso contable es un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que afectan la situación financiera, captura datos de la realidad económica y jurídica del Ministerio de Cultura, lo cual implica la observancia de los principios, las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública emitido por la Contaduría General de la Nación,
Los procesos a cargo de las diferentes áreas misionales y de apoyo del Ministerio de Cultura se relacionan con el proceso contable asumiendo el compromiso de suministrar la información contable en el tiempo oportuno y con las características necesarias de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente.
5.3. GENERACION DE INFORMACION CONTABLE.
La información que se produce en las diferentes áreas de la entidad son la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales, así como, las bases de datos producidas yadministradas en las áreas; la información contable impresa y/o en medios magnéticos que constituyen evidencia de las transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad deben estar a disposición de los usuarios de la información en especial para efectos de la Inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que la requieran. La Información para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en forma automática y manual, estas últimas mediante comprobantes manuales de contabilidad que son elaborados en el SIIF.
La información contable requerida por los órganos de Inspección, vigilancia y control es canalizada a través de la Secretaria General y Oficina Asesora de Control Interno, previa preparación de la información por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable. Área de Contabilidad.
El Ministerio de Cultura prepara la contabilidad a través de medios electrónicos y prevé que los libros de contabilidad principales, auxiliares y los estados financieros puedan consultarse e imprimirse. Los libros de contabilidad principales y auxiliares se llevan en Idioma español ajustándose a las normas colombianas y se obtienen a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, contienen el periodo de tiempo estipulado, código contable, descripción y movimiento débito y crédito de las cuentas, los libros auxiliares están diseñados en el SIIF para generarse de acuerdo con niveles de desagregación incluidos en la funcionalidad del sistema. Los Estados Financieros {Balance General, Estado de Actividad Financiero, económico, social y ambiental y Estado de cambios en el Patrimonio) se preparan trimestralmente con las cifras arrojadas el informe del SIIF y son publicados en la página web del Ministerio de Cultura.
Respecto a los libros de contabilidad se garantiza que realizado el cierre del periodo contable no se pueden modificar o eliminar los registros de origen En fechas posteriores pueden modificarse los saldos reflejados en el cierre solo mediante ajustes contables reconocidos en el periodo siguiente. Los libros de contabilidad se generan, archivan y conservan de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Grupo de Gestión Financiera y contable del Ministerio de Cultura teniendo en cuenta lo dispuesto en las tablas de retención de la entidad, la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es responsabilidad del Coordinador del Grupo de Gestión de Archivo y Correspondencia.
El funcionario responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciará ante las autoridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, el término de conservación de estos es de 10 años contados a partir del 31 de diciembre del periodo contable al cual correspondan. (Párrafo 353 PGCP). Lo anterior sin perjuicio de las normas específicas de conservación documental que señalen las autoridades competentes.
Los comprobantes de contabilidad se generan, archivan y conservan según lo establecido en el área contable y según lo señala la tabla de retención documental de la Entidad. La información contable se puede consultar en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF.
5.6. SOPORTES DE CONTABILIDAD.
Los soportes contables se relacionan e identifican en forma cronológica en medio físico. Tratándose de transacciones manuales los soportes contables se referencian en los comprobantes de diario y se conservan con éstos
5.7. CONTROLES A LA ELABORACION DE LOS ESTADOS CONTABLES.
Los estados contables elaborados y presentados por el Ministerio de Cultura son objeto de certificación mediante las firmas del Representante Legal y por el contador o responsable del área contable y de la Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera y Contable, de acuerdo a términos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública.
5.7.1. CONTROLES ADMINISTRATIVOS.
5.7.1.1 Comunicación a las diferentes áreas misionales del MINISTERIO DE CULTURA y entes externos para el suministro oportuno de información contable:
El responsable del área contable solicitará anualmente ios requerimientos mínimos y fecha de reporte de la información contable que deben remitir las áreas misionales del Ministerio de Cultura.
Mediante comunicación interna (memorandos y/o correos electrónicos) y comunicación externa (oficio y/o correo electrónico) el responsable del área contable, informa y solicita a los responsables de las demás áreas del Ministerio los requerimientos de información contable necesarios para la elaboración y presentación de estados contables. Se requiere que los informes contengan como mínimo los siguientes aspectos: identificación de los responsables del reporte, fecha de entrega, periodo al que corresponde y documentos anexos lo anterior para dar cumplimiento las características de contenido y calidad de la información en términos de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
Las diferentes áreas del Ministerio de Cultura que deben reportar información al área contable, deben reportar todas las transacciones, hechos y operaciones en términos cualitativos o cuantitativos atendiendo la normatividad vigente, así:
La información presentada por las áreas al Grupo de Gestión Financiera y Contable es:
- Grupo de Gestión Humana: Nómina mensual (Día 20 de cada mes). Provisión prestaciones sociales (5 primeros días del mes).
- Grupo de Gestión Administrativa: Cuenta mensual de Almacén (5 primeros días del mes). Legalización definitiva de cajas menores (Anual - según circular de cierre MHCP)
Mensualmente El Grupo de Gestión Administrativa y de servicios -Grupo de Inventarios envía al área de contabilidad la cuenta de almacén e incluye boletín de la cuenta de almacén indicando el saldo inicial, ingresos y egresos y saldo de: Elementos de consumo en Bodega, Bienes Muebles en Bodega, Bienes Devolutivos en Servicio, Bienes recibidos y entregados en comodato, Bienes recibidos y entregados en Deposito y Responsabilidades. Inmuebles, Bienes Donados e incorporados al patrimonio. El anterior Boletín tiene anexo los formatos de entradas y salidas de bienes tanto de consumo como de bienes devolutivos que se presentaron en el respectivo mes.
- Oficina Jurídica: Estado de los procesos litigiosos a favor o en contra de la entidad (Semestral). Informe del estado de deudores por incumplimiento de contratos (Trimestral).
- Áreas Misionales y de apoyo: Los cumplidos para pago por los compromisos adquiridos por la Entidad en virtud de contratos de prestación de servicios y de
adquisición de bienes, que ingresan directamente al sistema SIIF.
Diariamente se reciben en el área de Central de Cuentas, de las dependencias supervisoras de contratos y / convenios, la certificación de recibido a satisfacción o cumplimiento por el recibo de bienes o prestación de servicios para la elaboración de las obligaciones y posterior traslado a contabilidad para pago de la revisión de códigos contables
Mensualmente se reciben en el área de contabilidad de Entidades Bancadas los extractos de las cuentas que tiene el Ministerio de Cultura en esas entidades a fin de realizar las respectivas conciliaciones bancadas.
Mensualmente se reciben en el área de contabilidad de los museos relación y copias de consignaciones efectuadas por venta de boletas de entrada a los mismos para su registro contable.
En la fecha en que se producen resoluciones declarando el incumplimiento de contratos o convenios estas son remitidas por la Secretaria General al área de contabilidad indicando el valor a reintegrar por parte de los contratistas, lo anterior para ser contabilizadas en la cuenta contable otros deudores y hacer el posterior seguimiento a las respectivas consignaciones, la información es fuente para el informe de Boletín de Deudores Morosos a presentarse semestral mente a la Contaduría General de la Nación.
Nota 1. En caso de amortización de anticipos al cierre de la vigencia deben entregarse al Grupo de Gestión Financiera y Contable antes del 31 de diciembre de la vigencia fiscal para garantizar su registro en el año respectivo.
Nota 2. Verificar que las cuentas contables afectadas correspondan al objeto del gasto respectivo. Los funcionarios del área de contabilidad deben conservar y actualizar los mecanismos establecidos por el Grupo de Gestión Financiera y Contable para verificar la entrega oportuna de la información contable y garantizar su correcta contabilización y propender por la inclusión de la totalidad de hechos y operaciones que afecten la situación financiera económica y socio ambiental de la entidad.
Si se encuentra que la información después de revisada, verificada y analizada presenta inconsistencias o deficiencias debe informar por (correo electrónico, memorandos u oficios) a las áreas responsables de la información o la entidad externa remitentes para que se produzcan las respectivas correcciones, modificaciones y/o ajustes.
5.7.1.2 Seguimiento al balance
El profesional, con funciones de Contador controla y verifica el cumplimiento de las siguientes actividades de cierre trimestral:
- Verificación de saldos de las cuentas según su naturaleza
- Revisión de los libros auxiliares con el fin de dar cumplimiento a la dinámica de cada cuenta contable establecida en el Régimen de Contabilidad Pública
- Revisión de saldos al cierre del período trimestral anterior y al inicio del nuevo trimestre
- Verificación de saldos entre el sistema SIIF y el reporte en el CHIP- Consolidador de Hacienda e Información Pública de la Contaduría General de la República en cada corte trimestral
5.7.1.3 Actividades de cierre al final del período contable
El Grupo de Gestión Financiera y Contable, realiza actividades de orden administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la información contable producida en todas las áreas del Ministerio que generan hechos financieros, económicos sociales y ambientales, para ello emite anualmente una circular, firma por la Ministra de Cultura y el Secretario General, con las Instrucciones y cronograma de cierre.
Las actividades que se desarrollan contemplan entre otros los siguientes aspectos: cierre presupuestal, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, legalización de viáticos y gastos de viaje, verificación de operaciones reciprocas, consolidación de prestaciones sociales, ajustes por provisiones, depreciaciones y amortizaciones y presentación de notas a los estados contables dando aplicación a lo establecido por la Contaduría General de la Nación en lo relativo al cierre contable de cada vigencia.
NOTA: se debe atender la lista de chequeo del cierre contable anual que hace parte integral del presente Manual de políticas contables
5.8.1, Verificación y análisis de la información contable
Se realiza análisis trimestral de cuentas reciprocas, deudores, Inventarlos, bienes entregados en comodato a terceros, propiedad planta y equipo, Impuestos por pagar, obligaciones contingentes, y cuentas del patrimonio.
Del resultado de la anterior actividad puede darse la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones o modificaciones contables tanto a transacciones u operaciones manuales o automáticas.
5.8.2. Conciliaciones Bancadas.
El funcionario o contratista encargado de elaborar las conciliaciones bancarias es el responsable de la preparación y presentación de las mismas, las partidas pendientes de conciliar son objeto de análisis y elaboración de comprobantes de registros contables o ajustes y en su defecto tomar acciones correctivas para subsanar los hechos que las ocasionaron.
5.9. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE.
El Ministerio de Cultura, prepara y presenta trimestralmente los Estados Contables de la entidad con base en la información reportada por las áreas de gestión; ésta se constituye en la información oficial de la entidad para efectos relacionados con la rendición de cuentas a los distintos usuarios de la información contable.
La Información contable del Ministerio de Cultura se reporta trimestralmente a la Contaduría General de la Nación a través del CHIP- Consolidador de Hacienda e Información Pública de la Contaduría General atendiendo las fechas y requerimientos establecidos por el máximo ente rector de la contabilidad pública en Colombia.
5.10. PUBLICACION DE ESTADOS CONTABLES.
El Ministerio de Cultura publica trimestralmente en la página web de la entidad el balance general, Estado de actividad financiera, económica social y ambiental, Estado de cambios en el Patrimonio, cuentas reciprocas y notas a los estados financieros.
5.11. DEPURACION CONTABLE PERMANENTE.
El plan de sostenibilidad incorpora actividades a ser desarrolladas por cada una de las áreas de gestión para subsanar deficiencias de orden administrativo y contable, observadas por evaluaciones internas y/o por organismos de control.
El proceso de depuración contable se aplica a la totalidad de cuentas contables del balance de la entidad incluidas las cuentas de orden deudoras u acreedoras.
5.12. RESPONSABILIDADES DE LAS AREAS DE GESTION FRENTE AL PROCESO CONTABLE.
Los cargos a nivel de dirección del Ministerio de Cuítura( como responsables de las áreas de gestión, son garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información contable que se genere en cada una de sus áreas.
El nivel directivo del Ministerio de Cultura es responsable de la orientación estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente promoviendo una cultura contable que permita generar conciencia en los funcionarios sobre la importancia de la información proporcionada al área contable y la Incidencia de esta en la toma oportuna de decisiones.
El responsable del área de contabilidad de la Coordinación de Gestión Financiera y Contable es responsable de establecer y ejecutar las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento del área contable, dentro de los plazos y fechas establecidas por el Órgano de Control Fiscal.
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es responsable de la coordinación y consolidación del plan de mejoramiento de la Contraloría General de la República, de los planes de mejoramiento de la Entidad y la presentación de informes y avance de los planes de mejoramiento.
5.14. INFORMES DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS.
Todas las áreas del Ministerio de Cultura evalúan y analizan los informes de las auditorías internas y externas de gestión de calidad, de evaluación de control interno y de certificación al sistema de gestión de calidad, adelantando las acciones preventivas y correctivas necesarias para el mejoramiento del proceso contable.
5.15. CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS.
Las tablas de retención documental de la entidad son el instrumento archivístico esencial que permite una óptima gestión documental, la racionalización de la producción de documentos permitiendo verificar el ciclo vital de los documentos en los archivos (de Gestión y Central).
La información contable del Ministerio de Cultura se prepara y presenta a través de sistema integrado de información financiera SIIF aplicativo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite registrar de manera oportuna y eficiente la información contable,
La Administración del SIIF fija las políticas de uso y seguridad informática, que son de obligatorio cumplimiento para todos los actores del negocio. Esta política es conocida y cumplida por todos los funcionarios y terceros, cualquiera sea el nivel jerárquico y su situación de vinculación con esa entidad,
5.17. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL O FUNCIONARIOS DE LAS AREAS DE GESTION.
Al momento de producirse cambios del representante legal o funcionarios responsables de las áreas de gestión, deben producirse informes de gestión donde se detalle el estado actual que presenta cada área, se debe suscribir un acta debidamente soportada por los documentos a que haya lugar, suscrita por los funcionarios entrante y saliente asi como por los responsables de cada una de las áreas de intervienen en el proceso.
El Ministerio de Cultura garantiza el proceso de empalme e inducción de los funcionarios entrantes y salientes, cuando se produce cambios de Representante Legal la fecha de los estados contables y de actualización de los libros principales de contabilidad a presentar, corresponde al último día del mes anterior, a la fecha en la cual se hace entrega del cargo,
5.18. CAPACITACION Y ACTULIZACION CONTABLE.
El Grupo de Gestión Financiera y Contable, identifica de manera permanente las necesidades de actualización para cumplir con las normatividad vigente y a los requerimientos de los usuarios internos y externos de la información contable para ello cuenta con el apoyo del Ministerio de Hacienda y el Grupo de Gestión Humana del Ministerio de Cultura.
5.19. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLITICAS CONTABLES.
Las políticas descritas en este manual son dinámicas, cualquier cambio, modificación o adición al Régimen de Contabilidad Pública, estructura organización de área contable y/o de manuales de procedimientos, requiere una revisión y actualización del mismo.
5.20. POLITICAS POR GRUPOS DE CUENTAS CONTABLES ESPECÍFICAS.
Los derechos a favor del Ministerio de Cultura, se reconocen con base en la información suministrada por la Oficina Jurídica, la cual contiene el detalle de los aspectos inherentes de los derechos a favor de la entidad. La base de datos o información detallada de cartera se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y subcuentas que conforman los saldos de los deudores del Ministerio de Cultura.
En el Ministerio de Cultura las propiedades, planta y equipo se reconocen por su costo histórico. Los bienes recibidos de entidades públicas y/o de particulares a título gratuito se registran contablemente por el valor convenido.
Los activos de menor cuantía se registran de acuerdo a lo establecido en las circulares emitidas por la Contaduría General de la Nación.
El control de los equipos de computación se lleva por separado para cada uno de los componentes así: CPU, teclado, monitor y mouse.
Los elementos que componen un puesto de trabajo (sillas, bases, mesones, archivadores, etc.,) quedan a cargo de los funcionarios que los tengan en uso y tas placas de identificación de inventario son independientes.
La pérdida o faltante de bienes se registra de conformidad con el procedimiento de reconocimiento y revelación de responsabilidades fiscales, emitido por la Contaduría General de la Nación
Los bienes de propiedad del Ministerio de Cultura se protegen mediante la adquisición de pólizas de seguros.
Los gastos por este concepto de los bienes entregados en administración están a cargo del tercero beneficiario de la entrega de estos bienes, la titularidad de estos bienes sigue en cabeza del Ministerio de Cultura.
5.20.3. ADMINISTRACION Y CUSTODIA.
La administración, control y custodia de los bienes del Ministerio de Cultura están a cargo del Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios- Área de Inventarios.
5.21. CALCULO DE DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES.
Teniendo en cuenta que los activos del Ministerio de Cultura, son utilizados de manera regular y uniforme en cada periodo contable, el método de depreciación aplicado es el de línea recta, los terrenos sobre los que están construidos los edificios por tener vida útil indefinida no son objeto de depreciación. Para la cuenta contable propiedad, planta y equipo se han establecido las vidas útiles definidas en el Plan General de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación, los aspectos relevantes para el reconocimiento de estas cuentas son:
- La depreciación se calcula y registra de manera individualizada para cada bien a través del aplicativo de inventarios.
- La vida útil de los bienes depreciables obedece al manual de procedimiento establecido por la Contaduría General de la Nación así:
| ACTIVOS DESPRECIABLES | VIDA UTIL |
| Edificaciones | 50 |
| Redes, líneas y cables | 25 |
| Maquinaria y equipo | 15 |
| Equipo médico científico | 10 |
| Muebles, enseres y equipo de oficina | 10 |
| Equipo de transporte, tracción y elevación | 10 |
| Equipo de comedor, cocina despensa y hotelería | 10 |
| Equipo de comunicación | 10 |
| Equipo de computación | 5 |
- La depreciación se calcula por el método de línea recta, este método se aplica cuando los activos son utilizados de manera regular y uniforme en cada periodo contable consiste en determinar una alícuota periódica constante que se obtiene de dividir ef costo histórico del activo entre la vida útil estimada.
- Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en el que se adquieren o incorporan teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación puede registrarse al momento de la adquisición o incorporación del activo o durante los meses que resten para la terminación del periodo contable.
- El reconocimiento contable de la depreciación, se efectúa afectando el patrimonio.
- Los bienes muebles retirados temporalmente del servicio no son objeto de depreciación, pero si la entidad nuevamente utiliza el bien debe continuar con la depreciación.
- Los bienes entregados a terceros en comodato se siguen depreciando de acuerdo a lo establecido en Régimen de Contabilidad Pública.
- Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las propiedades planta y equipo no explotadas o en mantenimiento, no son objeto de cálculo de depreciación mientras permanezcan en tales situaciones.
5.22. ENTREGA Y RECIBO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.
El Ministerio de Cultura cumple con el procedimiento emitido por la Contaduría General de la Nación en cuanto al reconocimiento y revelación de hechos relacionados con ia cuenta contable de propiedad planta y equipo.
5.23. BIENES ENTREGADOS EN ADMINISTRACION (COMODATOS).
El Ministerio de Cultura realiza contratos de comodato atendiendo disposiciones constitucionales en el sentido de que es deber del Estado promover y fomentar el acceso a la cultura, para ello el Estado creará incentivos para personas y entidades que desarrollen y fomenten las diferentes manifestaciones culturales para divulgar e investigar el Patrimonio Cultural Colombiano. Los bienes de propiedad del Ministerio, se protegen mediante la adquisición de pólizas de seguros, los gastos por este concepto de los bienes entregados en administración estarán a cargo de los terceros beneficiarios de la entrega de estos bienes.
La provisión para obligaciones contingentes se registra y ajusta semestralmente con base en la información suministrada por la Oficina Jurídica, aplicando el procedimiento dispuesto en el manual de procedimientos de la Contaduría General de la Nación. La metodología para la valoración de las obligaciones contingentes, es responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica y dicha información se toma como fuente para los registros contables de provisiones para contingencias y demás cuentas contempladas en el procedimiento de acuerdo con el estado del proceso (Primera y Segunda instancia de los procesos a favor y en contra del Ministerio de Cultura).
Los pagos anticipados se amortizan teniendo en cuenta lo establecido en los contratos que los originaron. Los activos intangibles con vidas útiles definidas se amortizan durante el periodo de la vida útil. La amortización a pagos anticipados que se realice durante la vigencia fiscal debe ser informada al Grupo de Gestión Financiera y Contable a más tardar el 31 de diciembre de cada año a fin de que su contabilización sea registrada en la misma vigencia fiscal, dada la restricción que en este proceso presenta el sistema SIIF
El Grupo de Gestión Administrativa y de servicios área de inventarios, realiza durante el año y en todo caso antes del cierre de los estados contables, el inventario físico de bienes muebles e inmuebles. Esta toma de inventarios se hace a los bienes de consumo y devolutivos que se encuentran en servicio y en bodega.
Las cuentas por pagar se reconocen a partir del criterio de causación en el momento en el que se recibe el bien o servicio y son entregados en el Grupo de Gestión Financiera y Contable los respectivos recibidos a satisfacción firmados por los supervisores de los contratos o actos administrativos que los generan.
Los registros contables de las cuentas por pagar se realizan en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF en el momento de generar la Obligación en el área de Central de Cuentas del Grupo de Gestión Financiera y Contable. Este procedimiento requiere de un fluido flujo de información diaria con todas las dependencias del Ministerio.
Los ingresos se reconocen y registran bajo el principio de causación teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública y son registrados en el módulo de ingresos del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF.
ESTADOS FINANCIEROS
INFORMES FINANCIEROS PARA USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL
REPORTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION SIIF
MINISTERIO DE CULTURA
LISTA DE CHEQUEO PARA LA PRESENTACION DE LOS ESTADOS CONTABLES
| CUMPLIMIENTO | |||
No. | ACCIONES DE VERIFICACIÓN | SI | NO |
| CERITIFICACION | |||
1 | LA CERTIFICACION SE ENCUENTRA FIRMADA POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y CONTADOR DE LA ENTIDAD? | ||
| 2 | LA CERTIFICACION INDICA QUE FUE TOMADA FIELMENTE DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD? | ||
3 | LA CERTIFICACION INDICA QUE LA CONTABILIDAD SE ELABORO CONFORME A LOS PRINCIPIOS, NORMAS TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA? | ||
| 4 | LA CERTIFICACION INDICA QUE LA INFORMACIÓN REVELADA REFLEJA DE FORMA FIDEDIGNA LA SITUACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA? | ||
ESTADOS CONTABLES BASICOS | |||
| 5 | SE PRESENTA EL BALANCE GENERAL? | ||
| 6 | SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS LOS ACTIVOS CORRIENTES Y NO CORRIENTES? | ||
| 7 | SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS LOS PASIVOS EN CORRIENTE Y NO CORRIENTE? | ||
8 | SE PRESENTA EL ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL? | ||
| 9 | SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS LOS INGRESOS OPERACIONALES Y NO OPERACIONALES? | ||
10 | SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS LOS GASTOS COMO OPERACIONALES Y NO OPERACIONALES? | ||
11 | PRESENTA EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO? | ||
12 | PRESENTA EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO? | ||
13 | PRESENTA LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES CONFORME A LA LISTA DE CHEQUEO ESTABLECIDA POR LA ENTIDAD? | ||
14 | PRESENTA EL FORMATO CGN-2005-001 SALDOS Y MOVIMIENTOS | ||
15 | PRESENTA EL FORMATO CGN-2005-002 OPERACIONES RECIPROCAS? | ||
| 16 | PRESENTA EL FORMATO CGN2005NG-003 NOTAS DE CARÁCTER ESPECIFICO? | ||
| 17 | PRESENTA EL FORMATO CGN2005NE-003 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL? | ||
| PUNTOS DE CONTROL | |||
| 18 | LOS SALDOS DE LAS CUENTAS SE ENMARCAN EN LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS ACTIVAS Y PASIVAS? | ||
| 19 | SE ENCUENTRAN REGISTRADAS LA TOTALIDAD DE LAS PROVISIONES, Y AMORTIZACIONES? | ||
20 | SE REALIZARON VERIFICACIONES RELACIONADAS CON LAS DEPRECIACIONES QUE EN NINGUN CASO SUPERE LOS COSTOS HISTORICOS? | ||
| 21 | LOS BIENES DE MENOR CUANTIA FUERON DEPRECIADOS EN EL MISMO PERIODO CONTABLE DE SU ADQUISICION? | ||
| 22 | SE ENCUENTRAN REGISTRADOS LOS PASIVOS PENSIONALES EN CONCORDANCIA CON EL REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA? | ||
23 | SE ENCUENTRAN REGISTRADAS LAS TOTALIDAD DE LAS NOVEDADES REMITIDAS POR LA OFICINA JURIDICA EN RELACION CON SENTENCIAS Y CONCILIACIONES? | ||
| 24 | LAS CUENTAS OTROS NO SUPERAN EL 5%? | ||
| 25 | EXISTEN ACTAS DE CONCILIACION ENTRE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO? | ||
| 26 | EXISTEN ACTAS DE CONCILIACION ENTRE CONTABILIDAD Y TALENTO HUMANO EN RELACION CON NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES? | ||
| 27 | EXISTEN ACTAS DE CONCILIACIONENTRE CONTABILIDAD Y TESORERIA EN RELACION CON LOS SALDOS DE BANCOS, E INGRESOS POR CLASIFICAR? | ||
| 28 | EXISTEN ACTAS DE CONCILIACION ENTRE CONTABILIDAD Y ALMACEN? | ||
| 29 | LOS BIENES INMUEBLES CUENTAN CON ESCRITURA PUBLICA DE TITULARIDAD? | ||
| 30 | LO BIENES EN COMODATO CUENTAN CON COMODATOS VIGENTES? | ||
| 31 | EXISTE EVIDENCIA DE LA CIRCULARIZACION DE LAS OPERACIONES RECIPROCAS? | ||
| 32 | FUE VERIFICADO EL TRÁMITE DE LA CADENA PRESUPUESTAL ESTABLECIDO PARA LA CUOTA DE AUDITAJE? | ||
| 33 | FUERON PUBLICADOS EN LA PAGINA WEB DE LA ENTIDAD LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS ASI COMO LA CERTIFICACION DE LOS MISMOS. ? | ||
| PEDRO NEL SANABRIA | |||
| Contador | |||
