RESOLUCIÓN 0437 DE 2021

(diciembre 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 134 de 2022>

Por medio de la cual se crea el Comité de Cuentas por Cobrar del Ministerio de Cultura y se define su conformación y funcionamiento.

LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1066, el artículo 98 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 66 de la ley 1955 de 2019, el Decreto 4473 de 2006 el Título 6 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, adicionado por el Decreto 445 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia señala: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 211 de la Constitución Política, la ley fijara las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar funciones a sus subalternos o en otras autoridades.

Que según lo previsto en el artículo 9 de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la Ley, pueden mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o complementarias, así como la atención y decisión de los asuntos a ellos conferidos por la Ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente.

Que los artículos 10, 11 y 12 de la Ley 489 de 1998, señalan los requisitos de la delegación, las funciones de las autoridades administrativas que son indelegables y el régimen de los actos del delegatario, especificando que la misma siempre se dará mediante acto escrito, determinando la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren.

Que de conformidad con el artículo 1 de la Ley 1066 de 2006 “Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones” y de acuerdo con los principios mencionados, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.

Que el artículo 112 de la Ley 6 de 1992, otorga la facultad de cobro coactivo a las entidades públicas del orden nacional, entre ellas a los Departamentos Administrativos; lo cual, se encuentra en concordancia con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1066 de 2006 y en el artículo 98 c/e la Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), en virtud de ello, las entidades públicas deberán recaudar las obligaciones creadas en su favor, que consten en documentos que presten mérito ejecutivo, a efectos de lo cual están revestidas de la prerrogativa de cobro coactivo o podrán acudir ante los jueces competentes.

Que acorde con lo expuesto, la Honorable Corte Constitucional en sentencia C-666 de 2006, definió el cobro coactivo como: “Un privilegio exorbitante de la administración que consiste en la facultad de cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales”.

Que el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1066 de 2006 dispone que, cada una de las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado, y que dentro de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos deberán, entre otras responsabilidades: “Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la presente ley, el cual deberá incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago.”

Que para hacer efectivas las obligaciones exigibles en favor de las entidades públicas, el artículo 5 de la Ley 1066 de 2006, ordena que se debe seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario.

Que el artículo 66 de la Ley 1955 de 2019 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022” “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, en línea con lo establecido por el parágrafo 4° del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, señala que “(...) En los eventos en que la cartera sea de imposible recaudo por la prescripción o caducidad de la acción, por la pérdida de fuerza ejecutoria del acto administrativo que le dio origen o por la inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada y por tanto no sea posible ejercer los derechos de cobro o bien porque la relación costo-beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente; las entidades estatales o públicas del orden nacional, podrán realizar la depuración definitiva de estos saldos contables, realizando un Informe detallado de las causales por las cuales se depura y las excluirá de la gestión

Que en línea con lo anterior, el artículo 2 del Decreto 4473 de 2006 “Por el cual se reglamenta la Ley 1066 de 2006” establece que el Reglamento Interno de Cartera deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: “(...) 1. Funcionario competente para adelantar el trámite de recaudo de cartera en la etapa persuasiva y coactiva, de acuerdo con la estructura funcional interna de la entidad. 2. Establecimiento de las etapas del recaudo de cartera, persuasiva y coactiva. 3. Determinación de los criterios para la clasificación de la cartera sujeta al procedimiento de cobro coactivo, en términos relativos a la cuantía, antigüedad, naturaleza de la obligación y condiciones particulares del deudor entre otras”.

Que el artículo 2.5.6.6 del Decreto 1068 de 2015, estipula que la responsabilidad y competencia para realizar la depuración, el castigo de Los valores y la exclusión de la gestión de los valores contables de cartera recae en el representante legal de cada entidad, quien para tal fin proferirá el acto administrativo que corresponda, previa recomendación del Comité de Cartera.

Que mediante el Decreto 445 de 2017, se adicionó el Título 6 a la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, cuyo artículo 2.5.6.5 establece que en caso de que no exista Comité de Cartera, el representante legal de cada entidad lo constituirá y reglamentará internamente mediante acto administrativo, así como que el mismo deberá estar integrado como mínimo por cinco (5) servidores públicos, tres (3) de los cuales deberán desempeñar los cargos de Secretario General, Jefe del área financiera o quien haga sus veces y el Jefe del área que tenga delegada la función de cobro de cartera.

Que el artículo 6 del Decreto 2120 de 2018, consagra como funciones del Despacho del Ministerio de Cultura:«/L,]»1.Formular y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector administrativo y ejercer las funciones de dirección, coordinación y control en las materias de su competencia [...]3.Ejercer la representación legal del Ministerio de Cultura [,..]12.Dirigir la ¡mplementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la entidad y hacer el seguimiento a nivel sectorial, además de garantizar el ejercicio del Control Interno [,..]15.Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio, los comités internos y los grupos internos de trabajo, para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas del ministerio, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas.[...]

Que el numeral 03 del artículo 07 del Decreto 2120 de 2018 "Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Cultura", establece que son funciones de la Oficina Asesora Jurídica: “3. Ejercer; la facultad del cobro coactivo frente a las tareas, contribuciones, multas y demás obligaciones a favor del Ministerio, ajustándose para ello a la normativa vigente sobre ia materia. (...)”.

Que en virtud de lo expuesto, el Ministerio de Cultura mediante Resolución No. 2596 de 2014, por la cual se estableció el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de la Entidad y el otorgamiento de facilidades de pago.

Que acorde con lo anterior, en aras de racionalizar las instancias internas del Ministerio de Cultura, dar cumplimiento a los fines estatales, en especial el de lograr que la gestión del recaudo de las obligaciones en favor de la Entidad se realice de forma ágil, eficaz, eficiente y oportuna, y con el objeto de conseguir liquidez, resulta necesario, redefinir la conformación y funcionamiento del Comité de Cartera, con sujeción a la Ley 1066 de 2006, el Decreto 4473 de 2006, el procedimiento administrativo de cobro coactivo previsto en el Estatuto Tributario Nacional y en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como las demás normas vigentes sobre la materia.

En mérito de lo Expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> Objeto.- Créase el Comité de Cuentas por Cobrar del Ministerio de Cultura y organícese como un órgano consultivo, técnico y de apoyo al Representante Legal de la Entidad; cuya función principal es establecer políticas para La clasificación y normalización de cartera, así como analizar, estudiar, verificar y hacer seguimiento a su manejo, y orientar sobre la depuración de la misma, con el propósito de que los estados financieros revelen en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial del Ministerio.

Este comité se enfoca en el seguimiento a la gestión, conciliación entre dependencias, orientación y aprobación para el reconocimiento, Medición Inicial y Posterior, Deterioro, Baja en Cuentas y Revelaciones con base en los lineamientos expresados en las políticas contables y guías de aplicación financiera y contable expedidas por el Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> El Comité de Cuentas por cobrar del Ministerio de Cultura estará integrado por los siguientes miembros, quienes contarán con voz y voto:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.

2. EL Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.

3. El Coordinador financiador o su delegado.

4. El Coordinador del Grupo de Contabilidad o su delegado.

5. El Coordinador del Grupo de Contratos o su delegado.

6. EL Coordinador del Grupo de Concertación o su delegado.

7. El Coordinador del Grupo de Estímulos o su delegado.

8. El Coordinador del Grupo de Gestión Humana o su delegado.

PARÁGRAFO 1. El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente en las sesiones del Comité de Cuentas por cobrar del Ministerio de Cultura y participará con voz, pero sin voto, para asesorar al Comité en lo de su competencia.

PARÁGRAFO 2. Cuando el Comité de Cartera Lo estime necesario, podrá invitar a sus sesiones a funcionarios o contratistas, con voz, pero sin voto, para que emitan sus conceptos técnicos o profesionales, en relación con los asuntos que se consideren en cada sesión.

ARTÍCULO 3. FUNCIONES: <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> El Comité de Cuentas por cobrar del Ministerio de Cultura, tendrá las siguientes funciones:

1. Formular directrices, políticas, estrategias y procedimientos para el otorgamiento de las facilidades de pago y las garantías ofrecidas por los deudores, así como orientar la depuración de cartera, con el fin de presentar información financiera y patrimonial real y fidedigna.

2. Valorar la cartera de la Entidad con el propósito de seleccionar aquella que sea susceptible de estudio, para aplicar las causales de depuración contempladas en la presente Resolución y en el marco normativo vigente.

3. Proponer la elaboración y/o actualización de los manuales de funciones y procedimientos para el desarrollo de la administración y gestión de la cartera, por parte de los servidores públicos que ejecutan estas actividades directamente, de conformidad con lo ordenado en el presente Reglamento.

4. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de cartera a cargo del Ministerio de Cultura, identificando su estado actual, monto y trazabilidad, con el propósito de identificar y proponer las medidas necesarias para garantizar una eficiente gestión y normalización.

5. Estudiar las facilidades de pago solicitadas y recomendar al funcionario ejecutor sobre su otorgamiento.

6. Estudiar las garantías ofrecidas por los deudores de las obligaciones que componen Las cuentas por cobrar de la Entidad.

7. Recibir informe sobre las acciones de cobro persuasivo y sobre el estado y/o avance de los procesos coactivos y facilidades de pago suscritas por parte del Coordinador del Grupo de Asuntos Judiciales de la Oficina Asesora Jurídica.

8. Velar porque las cuentas por cobrar estén debidamente clasificadas, calificadas e identificadas por su deterioro, de acuerdo con la normativa aplicable.

9. Estudiar y evaluar si se cumple alguna o algunas de las siguientes causales, para considerar si una acreencia a favor de la Entidad constituye cuentas por cobrar de imposible recaudo, de todo lo cual se dejará constancia en acta:

A. Prescripción.

B. Caducidad de la acción.

C. Perdida de ejecutoriedad del acto administrativo que le dio origen.

D. Inexistencia probada del deudor o su insolvencia demostrada, que impida ejercer o continuar ejerciendo los derechos de cobro.

E. Cuando la relación costo - beneficio al realizar su cobro no resulta eficiente.

10. Suscribir las actas, informes, pronunciamientos y, en general, los documentos emanados del Comité.

11. Realizar recomendaciones respecto de la aplicación de la remisión de las obligaciones objeto de recobro, en estricta observancia de lo señalado en el artículo 820 del Estatuto Tributario.

12. Recomendar al Director General de la Entidad que se declare mediante acto administrativo una acreencia como cartera de imposible recaudo, lo cual será fundamento para castigar la cartera de la contabilidad y para dar por terminados los procesos de cobro coactivo que se hubieren iniciado.

13. Verificar que las recomendaciones tomadas por el Comité sean de conocimiento del área financiera de la entidad o quien haga sus veces y se adelanten Los respectivos ajustes en cada proceso de depuración, de conformidad con las normas vigentes.

14. Proponer, según el marco de sus competencias, acciones de capacitación, actualización o reinducción para las personas encargadas de la administración y gestión de la cartera de la Entidad.

15. Proponer indicadores estratégicos, tácticos y operativos para el tablero de control, relacionados con la gestión de la cartera por parte de las dependencias responsables.

16. Las demás funciones que le sean asignadas por el Representante Legal del Ministerio de Cultura.

PARÁGRAFO. Para efectos de la determinación de la relación costo-beneficio del cobro de las obligaciones de que trata el literal E del numeral 9 del presente artículo, el Comité de Cuentas por Cobrar tendrá en cuenta los siguientes valores de referencia de los costos de los procesos de cobro coactivo:

A. Mínima cuantía: cartera igual o inferior a 143,25 Unidades de Valor Tributario (UVT).

B. Mayor cuantía: cartera superior a 143,25 Unidades de Valor Tributario (UVT).

Los valores se actualizarán anualmente conforme a la Resolución que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en la que define el valor de la UVT. Esto es, no se requerirá la modificación anual del presente acto administrativo.

Para determinar la relación costo-beneficio se tomará el importe dado al cobro, sin incluir otros conceptos como intereses, actualizaciones y costas del proceso.

ARTÍCULO 4. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> El Coordinador del Grupo de Asuntos Judiciales de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Cultura actuará como Secretario Técnico del Comité de Cuentas por Cobrar.

ARTÍCULO 5. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> Son funciones de la Secretaría Técnica:

1. Convocar de oficio o a solicitud por parte del Presidente del Comité o del Coordinador Financiero a los integrantes del Comité a las sesiones que sean necesarias, suministrándoles los documentos e información necesaria para su participación.

2. Preparar e indicar los temas del orden del día que serán presentados por los participantes en las sesiones del Comité de Cartera.

3. Proyectar los informes que deban presentarse al Comité de Cartera y, en caso de considerarse necesario, solicitar para estos fines el apoyo del Grupo de Gestión Financiera y Contable.

4. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales serán remitidas a los integrantes del Comité, mediante correo electrónico, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la respectiva sesión para sus comentarios y/o sugerencias. En caso de no recibir comentarios dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío a los integrantes, la misma será remitida para firma del presidente del Comité, previa suscripción por parte del Secretario Técnico.

5. Archivar y custodiar las actas y demás documentos soporte relacionados con el Comité de Cartera.

6. Realizar seguimiento de las recomendaciones adoptadas por el Comité

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité de Cartera.

ARTÍCULO 6. SESIONES Y QUORUM. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> El Comité de Cuentas por Cobrar del Ministerio de Cultura se reunirá una vez de manera trimestral (3) meses o cuando las circunstancias lo exijan, previa solicitud del Presidente del Comité o del Coordinador Financiero o del Coordinador del Grupo de Asuntos Judiciales; estas sesiones podrán ser virtuales.

Las citaciones se realizarán mediante comunicación escrita o vía correo electrónico dirigido a cada uno de sus integrantes, incluyendo el orden del día respectivo, con una antelación de por lo menos dos (2) días a la realización de la sesión.

El Comité de Cuentas por Cobrar sesionará con todos sus miembros permanentes mínimos para que exista quorum y adoptará recomendaciones con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes, es decir por mayoría simple.

PARÁGRAFO 1. De las sesiones llevadas a cabo por el Comité de Cuentas por Cobrar se elaborarán las respectivas actas, que serán suscritas por el presidente y el Secretario Técnico, las cuales servirán de soporte para la expedición de los actos, el otorgamiento de facilidades de pago y, en general, la ejecución de las actuaciones administrativas a que haya lugar.

PARÁGRAFO 2. Cuando alguno de los integrantes del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica antes de la sesión, indicando los motivos de la inasistencia.

PARÁGRAFO 3. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a efectos de lo cual se tendrá como válida la citación efectuada dentro de la misma sesión.

ARTÍCULO 7. SOPORTES DEL REGISTRO CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> Para realizar los registros contables derivados de las recomendaciones adoptadas por el Comité de Cuentas por Cobrar, se requerirá de los siguientes documentos:

1. Acta del Comité en la cual constan las recomendaciones respecto de los procesos de cobro coactivo, normalización de cartera y depuración contable; documento que será soporte para realizar los registros contables.

2. Acto administrativo mediante el cual el funcionario competente acoge La recomendación del Comité y en el que se determinen o se hagan constar las decisiones de registro o depuración contable adoptadas.

3. Los demás soportes que a juicio del Grupo de Gestión Financiera y Contable se consideren pertinentes para justificar los registros contables correspondientes.

ARTÍCULO 8. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 134 de 2022> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga expresamente La Resolución No. 3821 del 29 de diciembre de 2017 y las demás disposiciones que sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

ANGELICA MARÍA MAYOLO OBREGÓN

Ministra de Cultura