RESOLUCIÓN 2275 DE 2013

(julio 30)

Diario Oficial No. 48.913 de 14 de septiembre de 2013

MINISTERIO DE CULTURA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 4101 de 2018>

Por la cual se crea el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Cultura, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Cultura, se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Ministerio de Cultura y se dictan otras disposiciones.

LA MINISTRA DE CULTURA,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en las Leyes 397 de 1997, 489 de 1998, Decreto-ley 019 de 2012, Decreto número 1746 de 2003 y Decreto número 2482 de 2012,

CONSIDERANDO:

Que el Ministerio de Cultura fue creado mediante Ley 397 de 1997;

Que el artículo 15 de la Ley 489 de 1998 define el Sistema de Desarrollo Administrativo como el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional;

Que el artículo 21 de la Ley 489 de 1998 dispuso que los organismos y entidades de la Administración Pública diseñarán su política de desarrollo administrativo, poniendo además en cabeza del Ministerio o Departamento Administrativo correspondiente, la coordinación y articulación de las políticas de desarrollo administrativo de su respectivo sector;

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 489 de 1998, modificado por el artículo 234 del Decreto-ley 0019 de 2012, corresponde al Ministro conformar y presidir el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo, del cual harán parte los directores, gerentes o presidentes de los organismos y entidades adscritas o vinculadas, quienes serán responsables únicos por el cumplimiento de las funciones a su cargo so pena de incurrir en causal de mala conducta;

Que el Decreto número 2482 de 2012, “por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” contempla que el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo serán los responsables a nivel sectorial e institucional de liderar coordinar y facilitar la implementación del modelo integrado de planeación y gestión;

Que mediante el artículo 3o del Decreto número 2482 de 2012 se adoptaron como políticas de desarrollo administrativo i) la gestión misional y de Gobierno; ii) la transparencia, participación y servicio al ciudadano; iii) la gestión del talento humano; iv) la eficiencia administrativa, y v) la gestión financiera;

Que el parágrafo del artículo 14 del Decreto número 2578 de 2012 dispone que “En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivo serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012”;

Que el artículo 11 del Decreto número 2609 del 2012 señala que el Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional;

Que el parágrafo 1o del artículo 4o del Decreto número 2693 de 2012 ordena que “El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de que trata el artículo 6o del Decreto número 2482 de 2012 será la instancia orientadora de la Estrategia de Gobierno en línea al interior de cada entidad. Las entidades podrán definir otras instancias adicionales si lo consideran necesario”;

Que el Ministerio de Cultura tiene la obligación de velar por la conservación, protección y destinación de los bienes muebles e inmuebles de su propiedad. Así como, de aquellos sobre los cuales tiene la administración;

Que en cumplimiento de las disposiciones normativas citadas se hace necesario crear el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del sector Cultura y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Cultura;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.

COMITÉ SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL SECTOR CULTURA.

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> Créase el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Cultura.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL SECTOR CULTURA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> El Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo estará integrado por los siguientes miembros:

– El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.

– El Director del Archivo General de la Nación o su delegado.

– El Director del Instituto Colombiano de Antropología e Historia o su delegado.

– El Director del Instituto Caro y Cuervo o su delegado.

PARÁGRAFO 1o. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Cultura tendrá voz pero no voto y ejercerá las funciones de Secretaría Técnica del citado Comité.

PARÁGRAFO 2o. El Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Cultura podrá invitar a sus reuniones con carácter permanente u ocasional a las personas que considere necesarias de acuerdo con los temas a tratar. Estas personas tendrán voz, pero no voto.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL SECTOR CULTURA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> Son funciones del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Cultura las siguientes:

– Orientar y hacer seguimiento a las políticas de desarrollo administrativo y estrategias sectoriales.

– Liderar, coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

PARÁGRAFO 1o. El Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Cultura realizará por lo menos una sesión ordinaria trimestralmente, y extraordinarias cuando se estimen necesarias, por convocatoria de cualquiera de sus integrantes, previa citación por parte de la secretaría técnica.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ SECTORIAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL SECTOR CULTURA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> Serán funciones de la Secretaría Técnica del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Cultura las siguientes:

1. Elaborar el Orden del Día.

2. Citar a reunión a los integrantes del Comité.

3. Elaborar el acta de cada reunión.

4. Verificar previo a cada reunión del comité los documentos y propuestas que serán presentadas.

5, Llevar el archivo de los documentos relacionados con el comité.

6. Hacer seguimiento de los compromisos establecidos en sesiones anteriores.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

CAPÍTULO II.

COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MINISTERIO DE CULTURA.

ARTÍCULO 5o. CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> Créase el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 6o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MINISTERIO DE CULTURA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo estará integrado por los siguientes miembros:

– El Secretario General o su Delegado quien lo presidirá.

– El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

– El Director de la Unidad Administrativa Especial Museo Nacional de Colombia.

– El Director de la Unidad Administrativa Especial Biblioteca Nacional de Colombia.

– El Director de Patrimonio.

– El Director de Artes.

– El Director de Cinematografía.

– El Director de Comunicaciones.

– El Director de Poblaciones.

– El Director de Fomento Regional.

– El Coordinador del Grupo de Emprendimiento Cultural.

– El Coordinador del Grupo de Divulgación y Prensa.

– El Coordinador del Grupo de Infraestructura Cultural.

– El Coordinador del Programa Nacional de Concertación Cultural.

– El Coordinador del Programa Nacional de Estímulos.

– El Coordinador del Grupo de Contratos y Convenios.

– El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios.

– El Coordinador del Grupo de Gestión de Sistemas e Informática.

– El Coordinador del Grupo de Gestión Humana.

– El Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable.

– El Coordinador del Grupo de Gestión de Archivo y Correspondencia.

– El Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano.

PARÁGRAFO 1o. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Cultura tendrá voz pero no voto y ejercerá las funciones de la Secretaría Técnica del Comité.

PARÁGRAFO 2o. Cuando el Comité sea citado para el desarrollo del componente de política Gestión de Tecnologías de Información, el Coordinador del Grupo de Gestión de Sistemas e Informática del Ministerio de Cultura tendrá voz pero no voto y ejercerá las funciones de la Secretaría Técnica del Comité.

PARÁGRAFO 3o. En aquellas sesiones donde se cumplan las funciones del Comité Técnico de Archivo conforme lo establece el artículo 14 del Decreto número 2578 de 2012, ejercerá las funciones de Secretaría Técnica del Comité, el Coordinador del Grupo de Gestión de Archivo y Correspondencia, quien actuará como miembro con voz pero no voto.

PARÁGRAFO 4o. Cuando el Comité sea citado para determinar las políticas de manejo interno de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Ministerio de Cultura y sobre los cuales tenga la administración, ejercerá las funciones de Secretaría Técnica del Comité el Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios, quien actuará como miembro con voz pero no voto.

PARÁGRAFO 5o. Concurrirán solo con derecho a voz, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, y los servidores públicos que por su condición jerárquica y funcional deban asistir, de acuerdo con el asunto a tratar.

ARTÍCULO 7o. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> El Comité se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una (1) vez al trimestre, y las sesiones se llevarán a cabo en las instalaciones del Ministerio, o en el lugar indicado en la citación respectiva.

No obstante lo anterior, el Comité se podrá reunir de manera extraordinaria por solicitud de los integrantes y previa citación del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MINISTERIO DE CULTURA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> Son funciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Cultura:

1. Coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Ministerio de Cultura.

2. Asesorar y asistir en la definición de los elementos de la Planeación Estratégica del Ministerio de Cultura.

3. Revisar anualmente el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Cultura.

4. Revisar todos los temas referentes al cumplimiento de los objetivos estratégicos y las políticas de desarrollo administrativo del Ministerio de Cultura.

5. Realizar seguimiento a la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, de manera trimestral o cuando así se requiera, de acuerdo a la convocatoria que realice la Secretaría Técnica del Comité.

6. Identificar y proponer acciones de mejoramiento para la implementación de las políticas de desarrollo administrativo.

7. Hacer seguimiento a los planes indicativos, de acción, de desarrollo administrativo, de eficiencia administrativa y cero papel, de racionalización de trámites, de gobierno en línea, anticorrupción y de atención al ciudadano, institucional de capacitación, de bienestar e incentivos, de modernización Institucional, de gestión de tecnologías e información y de gestión documental, entre otros.

8. Liderar la estrategia de Gobierno en Línea en el Ministerio de Cultura.

9. Determinar al interior del Ministerio de Cultura los lineamientos para monitorear y evaluar las actividades relacionadas con la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y Antitrámites.

10. Realizar recomendaciones para la formulación y adecuación de políticas, planes, programas y proyectos en materia de seguridad de la información, el uso adecuado de las tecnologías de la información y las comunicaciones y los controles específicos de seguridad para la implementación de nuevos sistemas o servicios.

11. Revisar los lineamientos técnicos para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), que deban ser adoptados por el Ministerio de Cultura, los cuales serán elaborados por Grupo de Gestión de Sistemas e Informática con base en el modelo de seguridad de la información del Programa Gobierno en Línea (GEL).

12. Realizar revisiones al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) por lo menos dos (2) veces al año y según los resultados de esta revisión, definir las acciones a seguir.

13. Evaluar los planes de acción para mitigar y/o eliminar riesgos en seguridad informática.

14. Aprobar el Programa de Gestión Documental.

15. Cumplir las funciones del Comité Técnico de Archivo enunciadas en el artículo 16 del Decreto número 2578 de 2012, relacionadas a continuación.

15.1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.

15.2. Aprobar la política de gestión de documentos e información del Ministerio de Cultura.

15.3. Aprobar las tablas de retención documental y ¡as tablas de valoración documental del Ministerio de Cultura y enviarlas al Archivo General de la Nación para su registro.

15.4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

15.5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística del Ministerio de Cultura, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

15.6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el Grupo de Gestión de Archivo y Correspondencia.

15.7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

15.8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior del Ministerio de Cultura, respetando siempre los principios archivísticos.

15.9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en el Ministerio de Cultura teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

15.10. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera el Ministerio de Cultura para el desarrollo de sus funciones y procesos.

15.11. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

15.12. Apoyar el diseño de los procesos del Ministerio de Cultura y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

15.13. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental del Ministerio de Cultura.

15.14. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modero Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

16. Determinar al interior del Ministerio de Cultura las políticas para el manejo interno de los bienes muebles e inmuebles de su propiedad y de aquellos inmuebles sobre los cuales tiene administración.

17. Asesorar al Ministerio de Cultura en el manejo interno y destinación de los bienes muebles e inmuebles de su propiedad y sobre los cuales tenga la administración.

18. Establecer compromisos frente a los resultados alcanzados en cada comité.

PARÁGRAFO 1o. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con la implementación de las políticas de desarrollo administrativo de que trata el modelo integrado de planeación y gestión.

PARÁGRAFO 2o. Para la revisión anual del Sistema Integrado de Gestión, deberán asistir como mínimo un miembro de la Alta Dirección; la Secretaría técnica podrá convocar a los demás miembros del comité en caso de ser necesario.

ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL SECTOR CULTURA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Cultura, las siguientes:

1. Citar a las sesiones a los miembros del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo e invitados.

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

3. Verificar las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Hacer seguimiento a los compromisos establecidos en las sesiones anteriores.

PARÁGRAFO 1o. Las citaciones al Comité serán desarrolladas por parte del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien determinará el alcance de los temas a tratar por cada reunión del Comité, los asistentes e invitados, así como, quien ejercerá las funciones de Secretaría Técnica con base a lo establecido en los parágrafos del artículo 6o de la presente resolución.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 4101 de 2018> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deberá ser publicada en la página web de la entidad y en el Diario Oficial, de conformidad con lo establecido en el artículo 8o del Decreto número 2482 de 2012 y del artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, y deroga las Resoluciones números 0341 de 1999; 0635, 0774 y 1406 de 2002; 0347 de 2004, 0817, 1263 y 1671 de 2008, 2543 de 2009 y 1521 de 2012.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de julio de 2013.

La Ministra de Cultura,

MARIANA GARCÉS CÓRDOBA.