RESOLUCIÓN 1263 DE 2008

(julio 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 10 de la Resolución 2275 de 2013>

Por medio de la cual se adoptan las instancias responsables de la Dirección, Coordinación y Desarrollo de los Sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva

LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren los artículos 6o de la Ley 87 de 1993, 9o y 41o de la Ley 489 de 1998, 1o de la Ley 872 de 2003, 2o del Decreto 1599 de 2005 y los numerales 2o y 13o del artículo 6o del Decreto 1746 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, le compete al Ministro (a) de Cultura, señalar las políticas generales del Ministerio, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de las funciones, coordinar las actividades de sus dependencias y fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por las dependencias de la entidad;

Los numerales 2o y 13o del artículo 6o del Decreto 1746 de 2003 establecen que son funciones del Despacho del Ministro formular políticas y planes de acción del sector administrativo, ejercer las funciones de dirección, coordinación y control en materias de su competencia; adoptar la política de desarrollo administrativo del Ministerio y articular la del Sector Administrativo de Cultura;

El Decreto 1599 de 2005, que desarrolla las normas generales de la Ley 87 de 1993, expedida para el ejercicio del control interno, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano y determina las generalidades y estructura necesaria para su establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento;

El artículo 2o del Decreto 1599 de 2005 estipula que el establecimiento y desarrollo de dicho sistema será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia;

La Alta Dirección del Ministerio de Cultura debe asegurar que en los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, estén definidos y comunicados;

Que en cumplimiento de lo estipulado por el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y el artículo 4o. del Decreto 1826 de 1994, el Ministerio de Cultura, creó el Comité de Coordinación de Control Interno, mediante la Resolución 049 de febrero 23 de 1998, modificada mediante Resolución 0403 de 2006;

Que mediante Resolución 1824 de diciembre 23 de 2005, el Ministerio de Cultura adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, designó al Representante de la Alta Dirección y al Grupo Evaluador;

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, el cual debe estar enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades y ser complementario a los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

Que el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003 establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de Calidad que se establezca, para lo cual es necesario definir los responsables y la organización del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura.

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, el cual debe estar enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades y ser complementario a los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo;

Que el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003 establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de Calidad que se establezca, para lo cual es necesario definir los responsables y la organización del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura;

Que el Decreto 4110 de 2004, reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2004, que define los requisitos mínimos y los aspectos generales para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad;

Que el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad debe ser parte integral de las políticas y estrategias de desarrollo institucional y para lograr dicho propósito se requiere generar, desarrollar e implementar un sistema interno de calidad que asegure la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos dei Ministerio de Cultura;

Que mediante la Resolución No. 406 del 24 Marzo de 2006, se adoptaron las instancias responsables de la dirección, coordinación y desarrollo del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control en el Ministerio de Cultura, así: REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN - COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - COMITÉ DE APOYO A LA ALTA DIRECCIÓN - COMITÉ TÉCNICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL - COMITÉ DE COORDINACIÓN INTERNA - EQUIPOS PRIMARIOS;

Que en algunos de los equipos mencionados en el párrafo anterior hacen parte los mismos directivos, se hace necesario tener presente los lineamientos generales determinados por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, para las Entidades del orden Nacional y Territorial, el cual determina que en la organización, los equipos de trabajo Institucionales en los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, se conformarán por tres (3) grupos, con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, para hacer más dinámica y efectiva las responsabilidades de los mismos; así mismo se debe maximizar el tiempo de los
funcionarios a fin de evitar desgaste administrativo y dar aplicabilidad al principio de economía, lo cual se concretara en el presente acto administrativo y se procederá a derogar la citada resolución 406 del 24 de marzo de 2006;

Que el artículo 15o de la Ley 489 de 1998, creó el Sistema de Desarrollo Administrativo “Sisteda” como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional;

Que mediante Resolución No. 0746 de Junio 1 de 2006, se establece y adopta el Manual Interno de Procedimiento del Ministerio de Cultura;

Que el artículo 13o del Decreto 3622 de 2005, establece la conformación de un Comité Técnico Institucional de Desarrollo Administrativo, el cual es el encargado de implementar las políticas de desarrollo administrativo;

Que mediante la Ley 962 de 2005, se expidieron disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos;

El artículo 1o de la Ley 962 de 2005, estableció que las actuaciones que deban surtirse ante ella, para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, deben desarrollarse de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83o, 84o, 209o y 333o de la Carta Política;

Que para dar cumplimiento a lo anterior, el Departamento Administrativo de la Función Pública determinó que el Representante Legal de las entidades a las cuales se les aplica la Ley 962 de 2005, deberá conformar, mediante acto administrativo, el Grupo Interno AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano (GIAA);

Que la política de análisis y rediseño de los trámites, es parte integral de los procesos de mejoramiento, por lo cual debe integrarse al Sistema de Gestión de Calidad y a los planes de acción de Desarrollo Administrativo de la Entidad;

Que por la afinidad temática y teniendo en cuenta la necesidad de armonizar, articular y coordinar las acciones relacionadas con cada uno de los temas señalados, y en desarrollo de los principios que regulan la función administrativa, es necesario integrar las instancias responsables en el Ministerio de Cultura para el desarrollo e implementación de los Sistemas de: Gestión de Calidad (SGC), el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) y de la política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano;

Que en mérito de lo expuesto

RESUELVE:

CAPITULO I.

OBJETO Y ORGANIZACIÓN INTERNA.

ARTICULO 1o.- OBJETO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> Con el propósito de armonizar, articular, coordinar y ejecutar las acciones que permitan establecer una estructura funcional para el desarrollo e implementación de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámite y Atención Efectiva al Ciudadano, se adoptan las siguientes instancias como responsables en el Ministerio de Cultura:

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN

GRUPO DIRECTIVO

GRUPO OPERATIVO O EQUIPO “MECI” CALIDAD

GRUPO EVALUADOR

CAPÍTULO II.

ALTA DIRECCIÓN.

ARTICULO 2o. REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN: <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> Designar al Secretario (a) General como representante de la alta Dirección para liderar y garantizar la operacionalización de las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Modelo Estándar Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno y liderar el desarrollo e implementación de los Sistema de: Gestión de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política Antitrámite y Atención Efectiva al Ciudadano.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> Las funciones del representante de la alta dirección serán:

1. Informar al Ministro (a) de Cultura sobre el desempeño de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

2. Hacer seguimiento a la implementación, aplicación y mantenimiento de los procesos necesarios para el desarrollo de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

3. Promover la realización de acciones orientadas a la sensibilización en todos los niveles de la entidad en tomo a la satisfacción de los requisitos del cliente.

4. Representar al Ministerio en asuntos relacionados con los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

CAPITULO III.

GRUPO DIRECTIVO.

ARTÍCULO 4o GRUPO DIRECTIVO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> Integrado por el ya conformado Comité de Coordinación de Control Interno:

- El Ministro (a) de Cultura o su delegado,

-  Viceministro (a),

- Directores de las Unidades Administrativas Especiales,

-  Directores Técnicos,

-  Jefe Oficina Asesora de Planeación,

- Jefe Oficina Asesora Jurídica y,

- Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actúa como Secretario Técnico del Comité y no tiene derecho a voto.

Este equipo actuará bajo las directrices de la máxima autoridad del Ministerio, conforme lo establece el artículo 13 de la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1826 del 3 de Agosto de 1994.

Este equipo será el encargado de coordinar el diseño, implementación y desarrollo de los Sistemas de: Sistema Institucional de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno ”MECI”, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano y demás Sistemas de Administración y Control, establecidos o que se establezcan en el Ministerio de Cultura para su normal funcionamiento.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL GRUPO DIRECTIVO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013>

1. Proponer las políticas, planes y estrategias para la puesta en marcha y desarrollo de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano, que permitan la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento continuo y demás sistemas de administración y control que se establezcan en el Ministerio de Cultura.

2. Definir y gestionar los recursos necesarios para la implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

3. Definir estrategias para la capacitación, entrenamiento y desarrollo del talento humano, con el propósito de generar una actitud favorable a las implementaciones de los cambios y capacidad instalada, para garantizar la sostenibilidad y participación efectiva en la implementación y desarrollo de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y de Atención Efectiva al Ciudadano.

4. Definir estrategias y mecanismos de divulgación para estimular la interiorización y sentido de pertenencia en los funcionarios del Ministerio de Cultura de los Sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

5. Adoptar las medidas necesarias para garantizar que la implementación y desarrollo de los Sistemas, se efectúen de conformidad con lo dispuesto en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2004 y el Decreto 4110 de 2004 que reglamenta y adopta la norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

6. Dirigir, coordinar y controlar el proceso de implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

7. Revisar los actos administrativos y demás documentos que se preparen para firma del Ministro (a) de Cultura en desarrollo de las actividades requeridas para la implementación y desarrollo de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y de la Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

8. Las demás que determine el Ministro(a) de Cultura o el Representante de la alta Dirección para garantizar el efectivo funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control establecidos o que se establezcan.

CAPITULO IV.

GRUPO OPERATIVO O EQUIPO “MECI” CALIDAD.

ARTÍCULO 6o. GRUPO OPERATIVO O EQUIPO MECI CALIDAD. - <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> El cual estará integrado por servidores de las diferentes dependencias organizacionales que conforman el Ministerio de Cultura, de carácter multidisciplinario, coordinado y supervisado por el representante de la alta dirección, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado, actuará como secretario Técnico

PARÁGRAFO PRIMERO: Todas las áreas que conforman la Estructura Orgánica del Ministerio de Cultura, o las Direcciones que se llegaren a implementar, deberán nombrar un representante “MECI” CALIDAD, el cual tendrá bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación en las diferentes dependencias organizacionales, para lograr una óptima implementación del Modelo Estándar de Control Interno “MECI” 1000:2005, Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política Antitrámite y Atención Efectiva al Ciudadano.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Coordinador (a) del Grupo de Gestión Humana o su delegado y el Coordinador (a) del grupo de Atención al Ciudadano o su delegado deberán asistir a las reuniones.

ARTÍCULO 7o. - FUNCIONES DEL GRUPO OPERATIVO O EQUIPO “MECI” CALIDAD. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013>

1 Realizar mantenimiento de los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

2 Elaborar y actualizar los procedimientos a cargo de la Oficina o Grupo Interno de Trabajo.

3 Aplicar los indicadores de la Oficina o Grupo y realizar el seguimiento respectivo.

4 Realizar las acciones preventivas y correctivas que correspondan a la Oficina o Grupo Interno de Trabajo para el mejoramiento del área.

5 Aplicar la metodología establecida para la realización del diagnóstico del Sistema de Control Interno en el área y participar en la elaboración del informe respectivo.

6 Realizar las actividades para el desarrollo e implementación de las Políticas de Desarrollo Administrativo en el Ministerio de Cultura.

7 Participar en ía elaboración de los diagnósticos sobre el estado de las políticas de desarrollo administrativo en la Entidad.

8 Levantar la información que debe contener la hoja de vida de los trámites del área.

9 Conocer y aplicar en ei área la información relacionada con los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, Desarrollo Administrativo “SISTEDA” y Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

A.- Respecto al Sistema de Gestión de Calidad.

Realizar todas las actividades de soporte necesarias para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad en las diferentes dependencias del Ministerio de Cultura. Promover que en la dependencia que representan se estudien los proyectos de diseño, implementación y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y presentar las conclusiones y sugerencias respectivas.

- Adelantar las gestiones necesarias para que en la dependencia que representan se realicen las actividades establecidas para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.

- Participar en la identificación, descripción y documentación de los procesos y procedimientos necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.

- Acompañar a los funcionarios, que laboran en la dependencia que representa, en el proceso de documentación requerido para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.

- Coordinar en su dependencia la implementación de las estrategias propuestas para la divulgación y aplicación del Sistema de Gestión de Calidad.

- Estar pendiente de los avances en la identificación de no conformidades y en la aplicación de las acciones preventivas y conectivas en su dependencia.

- Participar en la definición de estrategias para la realización de estudios que permitan evaluar la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento continuo.

- Proponer actividades para el mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.

- Brindar apoyo a todos los funcionarios de la dependencia que representa en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.

- Apoyar la difusión de los procesos de entrenamiento y capacitación que se realicen en desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.

B. - Respecto al Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

- Realizar diagnóstico al Sistema de Control Interno existente en la Entidad.

- Determinar las diferencias que existen entre el Sistema de Control Interno Implementado en la Entidad, frente a cada uno de los Elementos, Componentes y Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado – MECI 1000:2005.

- Participar en la elaboración del Informe sobre los resultados del Diagnóstico realizado, para efectos de estructurar el Plan de Trabajo que orientará la Implementación del MECI 1000:2005.

-Participar en el diseño del Modelo Estándar de Control Interno, MECI: 1000:2005 para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las diferentes dependencias del Ministerio.

- Adelantar los procesos de apoyo y coordinación con las diferentes dependencias para lograr una óptima implementación en el Ministerio de Cultura del Modelo Estándar de Control Interno - MECI -.

- Realizar en la dependencia que representa actividades de capacitación orientadas a informar a todos los funcionarios acerca de los conceptos, características y funcionamiento del Modelo Estándar de Control Interno.

- Actuar como facilitadores en sus respectivas dependencias para apoyar el adecuado funcionamiento de los elementos de control.

- Estimular a los funcionarios de la dependencia que representa para que participen en la evaluación del desarrollo de la estructura, componentes, elementos, roles y responsabilidades del Modelo estándar de Control Interno, MECI: 1000:2005.

- Liderar en la dependencia que representa el desarrollo de los Planes adoptados para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

C. - Respecto al Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)

- Participar en ia elaboración de los diagnósticos sobre el estado de las políticas de desarrollo administrativo en la Entidad, a fin de proponer nuevas orientaciones.

- Presentar propuestas para la elaboración del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo.

- Proponer estrategias para desagregar a nivel institucional las orientaciones de política, definidas por el Comité Sectorial.

- Colaborar en el desarrollo e implementación de las Políticas de Desarrollo Administrativo en el Ministerio de Cultura.

- Gestionar en la dependencia que representa la recopilación de la información requerida como insumo para la elaboración y evaluación de los Planes y Políticas Institucionales de Desarrollo Administrativo.

D. - Frente a la Política AntiTrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.

- Promover en la dependencia que representa la realización del análisis de los trámites de la entidad para identificar los que son transversales e involucran a otras entidades del sector o de otros sectores, con el objeto de proceder a su racionalización, simplificación o automatización.

- Liderar en la dependencia que representa la ejecución del Plan de Acción establecido para el levantamiento o revisión de la información contenida en la hoja de vida de los trámites del Ministerio de Cultura.

- Gestionar que en la dependencia que represente se realice seguimiento al Plan de Acción para garantizar la calidad de la información, estableciendo mecanismos para la verificación de los datos ingresados al Sistema Único de Información y Trámites (SUIT).

- Promover que en su dependencia se realice la verificación de las normas relacionadas en la hoja de vida del trámite para garantizar que correspondan al mismo y que no se incluyan requisitos o se exijan documentos que no estén previstos por la ley.

- Colaborar con el Representante de la Alta Dirección en la preparación de los actos administrativos que se presenten a consideración del Ministro para la aprobación de los trámites.

- Participar y apoyar al Representante de la Alta Dirección en la elaboración de los documentos que deban ser enviados para consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública con relación a las novedades y los proyectos para los trámites nuevos del Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 8o.- REUNIONES DEL GRUPO OPERATIVO O EQUIPO MECI. - <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> Previa convocatoria del Secretario (a) General, (o su delegado) o del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se reunirán como mínimo cada dos (2) meses. Del desarrollo de la reunión, el Jefe Planeación quien hace las veces de Secretario Técnico, elaborará el Acta respectiva, la cual será sometida a aprobación en el primer punto del orden del día de la siguiente la reunión. La convocatoria al Comité se hará con una anterioridad de tres (3) días hábiles a la reunión, por escrito o correo electrónico. Cuando estén debidamente adoptados los Sistemas determinados en la presente Resolución, las reuniones se realizarán cada cuatro (4) meses para dar cumplimiento al mejoramiento continuo.

PARÁGRAFO 1o Para dar cumplimiento a todos los procedimientos y actividades detalladas en los Sistemas, se debe determinar en el Orden del día, los temas a tratar y tiempo aproximado de desarrollo por cada Sistema.

PARÁGRAFO 2o Previa invitación del Secretario (a) General o su delegado o el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, a las reuniones se podrá citar otros servidores públicos que puedan hacer aportes de acuerdo con el tema a tratar.

PARÁGRAFO 3o - El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación será ei responsable de la coordinación de la información que la Entidad reporte en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) y en consecuencia las áreas responsables de los trámites respectivos, deberán ingresar en el módulo de Administración Entidades del SUIT, la información contenida en las hojas de vida de los trámites SUIT, así como de realizar las modificaciones necesarias cuando estos sean racionalizados o cuando se presenten cambios en los costos, lugares, etc.

PARÁGRAFO 4o El Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano será el responsable de la administración de los contenidos que el Ministerio de Cultura reporte en el Portal del Estado Colombiano (PEC), relacionados con la información básica de la Entidad y eventos de interés público. Sus responsabilidades directas están relacionadas con la actualización de los datos de la entidad en cuanto a nombre, representante legal, dirección, teléfono, naturaleza jurídica, Sigla/Abreviatura, Sitio Web URL, Clasificación Orgánica, Nivel Sector, Sede, líneas de atención al ciudadano, otros sitios web, sedes, puntos de atención y la clasificación temática de dichos contenidos.

CAPITULO V.

GRUPO EVALUADOR.

ARTÍCULO 9. - GRUPO EVALUADOR.- <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> El grupo evaluador tendrá bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua del MECI 100:2005.

ARTÍCULO 10. - CONFORMACIÓN DEL GRUPO EVALUADO.- <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> Integrado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y los funcionarios adscritos a la misma.

ARTÍCULO 11. - FUNCIONES DEL GRUPO EVALUADOR. - <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> Serán responsables de la evaluación, Seguimiento y verificación del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Resolución. Así mismo, realizaran seguimiento a los siguientes planes de mejoramiento: A.- Institucional, - Por Proceso, - Individual. B.- Control de evaluación al Control, autoevaluación a la gestión, autoevaluación independiente al sistema de Control Interno y a la auditoría Interna.

ARTICULO 12. - VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 2275 de 2013> La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 406 de 2006.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., 25 Julio 2008

PAULA MARCELA MORENO ZAPATA

Ministra de Cultura