RESOLUCION 403 DE 2006

(marzo 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE CULTURA

Por la cual se modifica la conformación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Cultura y se fijan sus funciones y reglamento

LA MINISTRA DE CULTURA

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y el artículo 4o del Decreto 1826 de 1994 y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 1o de la Ley 87 de 1.993, define el control interno como “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos propuestos";

Que en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y el artículo 4o del Decreto 1826 de 1994, el Ministro de Cultura creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, mediante la Resolución 049 del 23 de febrero de 1998;

Que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno forma parte de la estructura del Ministerio y su composición y funciones se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia, de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 4o y 18 del Decreto 1746 del 25 de junio de 2003, por medio del cual se reestructuró el Ministerio de Cultura;

Que mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual contempla en el numeral 5.3, disposiciones relacionadas con el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno;

En virtud de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO 1o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ.- El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Ministerio de Cultura estará integrado por:

El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.

EL Viceministro de Cultura

El Secretario General.

Los Directores de las Unidades Administrativas Especiales

Los Directores Técnicos

El Jefe de la Oficina de Planeación

El Jefe de la Oficina Jurídica, y

El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará como Secretario Técnico del Comité y no tendrá derecho a voto.

ARTÍCULO 2o. REUNIONES Y CONVOCATORIA. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. El Presidente del Comité podrá convocar a reuniones extraordinarias, cuando a su juicio, lo considere necesario o por solicitud sustentada de cualquiera de sus miembros.

Las citaciones a las reuniones ordinarias del Comité se harán en forma escrita con una antelación mínima de tres (3) días calendario, indicando el orden del día, la fecha, la hora y el sitio de reunión

PARAGRAFO. - En las reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrán participar, sin voto, las personas que en razón de su rol o conocimientos contribuyan al desarrollo de los temas a tratar en el respectivo orden del día, por invitación del Ministro de Cultura o su delegado.

ARTÍCULO 3o. QUORUM DELIBERATORIO Y APROBATORIO. Para deliberar se requiere de la asistencia de la mitad mas uno de los integrantes del Comité. Las decisiones se tomarán por la mayoría absoluta de los votos de los miembros asistentes a la reunión, con derecho a voto.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, cumplirá las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Ministerio de Cultura.

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del Ministerio de Cultura, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

3. Asesorar al Ministro de Cultura en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

5. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del Ministerio de Cultura.

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del Ministerio de Cultura.

7. Coordinar con las dependencias del Ministerio de Cultura el cumplimiento de sus funciones y actividades.

8. Analizar y aprobar las propuestas de modificación a las disposiciones sobre el control interno vigentes.

9. Proponer estrategias que contribuyan a fomentar la cultura de autocontrol

10. Las demás que le sean asignadas.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. El Presidente del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno cumplirá las siguientes funciones:

1. Presidir y moderar las sesiones del Comité.

2. Someter a votación las decisiones que se deban tomar.

3. Dirimir las controversias que se presenten entre los miembros del Comité.

4. Orientar y coordinar las políticas que fije el Comité.

5. Firmar las actas una vez sean aprobadas por el Comité.

6. Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, en la forma y términos establecidos en el presente reglamento.

ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ. El Secretario Técnico del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno cumplirá las siguientes funciones:

1- Preparar las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité, remitir el orden del día y documentos que deban ser tratados en la reunión.

2- Guardar y custodiar las actas y todo documento emanado del Comité.

3- Rendir oportunamente los informes que le soliciten.

4- Las demás que en razón a la naturaleza del cargo le correspondan o le asigne el Presidente del Comité.

ARTICULO 7o. ACTAS. De cada reunión del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, celebrada según la periodicidad ordinaria o en forma extraordinaria, se levantará un acta, la cual estará refrendada con las firmas del Presidente del Comité o su delegado en la respectiva reunión y el Secretario Técnico del Comité, quién será el responsable de su elaboración.

Las actas se encabezarán con un número consecutivo y expresarán el lugar, la fecha y hora de la reunión, la lista de los asistentes, los asuntos tratados en forma sucinta, las decisiones adoptadas, las constancias presentadas por los asistentes, la fecha y hora de clausura.

El contenido de las actas será aprobado en la siguiente sesión del Comité.

ARTÍCULO 8o. DE LA ACTUACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ. La actuación de los miembros del Comité estará orientada por los postulados de la buena fe y consultará siempre los intereses y objetivos del Ministerio de Cultura, con observancia de la Ley 87 de 1993, los Decretos 1826 de 1994 y 1599 de 2005, la Resolución 1824 de 2005 y la presente Resolución.

ARTÍCULO 9o. OBLIGATORIEDAD DE LA ASISTENCIA. La asistencia a las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité es obligatoria. En caso de presentarse alguna situación excepcional que impida la asistencia de un miembro del comité, se debe informar al Secretario Técnico o al Presidente, por lo menos con un día de anticipación a la fecha de la sesión, manifestando las razones que lo imposibilitan.

ARTÍCULO 10o. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO. Todo documento de trabajo que deba ser sometido a consideración del Comité para su conocimiento y análisis, se deberá presentar con cinco (5) días de anticipación a la fecha de la respectiva reunión.

ARTÍCULO 11o. COMUNICACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LAS DECISIONES. Corresponde al Secretario Técnico del Comité comunicar las decisiones que se tomen en el mismo, dentro del plazo señalado en el respectivo acto administrativo, o dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la reunión.

ARTÍCULO 12o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y modifica los artículos 18o, 19o, 20o y 21o de la Resolución 049 de 1998.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los, 24 marzo de 2006

ELVIRA CUERVO DE JARAMILLO

Ministra de Cultura