Resolución 1824 de 2005 MC
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RESOLUCIÓN 1824 de 2005
(diciembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE CULTURA
Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Ministerio de Cultura
LA MINISTRA DE CULTURA
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las que le confiere el artículo 6o. de la Ley 87 de 1.993 y el artículo 2o. del Decreto 1599 de 2005, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política, establece: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley".
Que, a su vez, el artículo 269 de la Constitución Política determina, entre otros aspectos, que: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley".
Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en el artículo 6: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".
Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005”, en su artículo 1o. establece la obligación de adoptar dicho modelo, el cual forma parte integral del citado Decreto.
Que el numeral 31 del artículo 34, del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, establece entre los Deberes de todo Servidor Público: “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.
Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos enunciados en el MECI 1000: 2005 al Sistema de Control Interno del Ministerio de Cultura, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz.
RESUELVE:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 1o.- ADOPCIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI 1000:2005. Adoptar para el Ministerio de Cultura, el Modelo Estándar de Control Interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ARTÍCULO 2o.- DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, asi como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
ARTÍCULO 3o.- PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen:
3.1. De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
3.2. De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
3.3. De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para Interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
ARTÍCULO 4o.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes:
4.1. Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de Control al Cumplimiento de la función administrativa del Ministerio de Cultura los siguientes:
a) Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de autorregulación.
b) Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal determinado.
c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.
4.2. Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de Control Estratégico del Ministerio de Cultura los siguientes:
a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Entidad sobre la importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.
b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organlzacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.
c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan al Ministerio cumplir la misión, objetivos y funciones, establecidos por el artículo 66 de la Ley 397 de 1997, artículos 1o. y 2o. del Decreto 1746 de 2003, y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.
4.3. Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de Control de Ejecución del Ministerio de Cultura los siguientes:
a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.
b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.
c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad.
d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera el Ministerio de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.
4.4. Objetivos de Control de Evaluación. Constituyen objetivos de Control de Evaluación del Ministerio de Cultura los siguientes:
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.
b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno.
c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de la Oficina de Control Interno y auditorias internas, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.
d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.
e) Establecer procedimientos que permitan integrar las observaciones de la Contraloria General déla República a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad.
4.5. Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información del Ministerio de Cultura los siguientes:
a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.
b) Establecer los procedimientos que permitan a la entidad la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a los Órganos de Control externo.
c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad.
d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de Rendición de Cuentas Públicas.
ARTÍCULO 5o.- ESTRUCTURA DE CONTROL. Con base en los artículos 3o. y 4o. de la Ley 87 de 1993, a fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación de la Entidad, configurándose para este fin los Subsistemas, Componentes y Elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una estructura de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad así:
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
ELEMENTOS DE CONTROL:
1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos
1.1.2. Desarrollo del Talento Humano
1.1.3. Estilo de Dirección.
1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ELEMENTOS DE CONTROL:
1.2.1. Planes y Programas
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos
1.2.3. Estructura Organizacional
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
ELEMENTOS DE CONTROL:
1.3.1. Contexto Estratégico
1.3.2. Identificación del Riesgo
1.3.3. Análisis del Riesgo
1.3.4. Valoración del Riesgo
1.3.5. Políticas de Administración del Riesgo
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.
2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL.
ELEMENTOS DE CONTROL:
2.1.1. Políticas de Operación
2.1.2. Procedimientos
2.1.3. Controles
2.1.4. Indicadores
2.1.5. Manual de Procedimientos
2.2. COMPONENTE INFORMACIÓN.
ELEMENTOS DE CONTROL:
2.2.1. Información Primaria
2.2.2. Información Secundaria
2.2.3. Sistemas de Información
2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA.
ELEMENTOS DE CONTROL:
2.3.1. Comunicación Organizacional
2.3.2. Comunicación Informativa
2.3.3. Medios de Comunicación
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN
ELEMENTOS DE CONTROL:
3.1.1. Autoevaluación del Control
3.1.2. Autoevaluación de Gestión
3.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
ELEMENTOS DE CONTROL:
3.2.1. Evaluación del Sistema de Control Interno
3.2.2. Auditoria Interna
3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
ELEMENTOS DE CONTROL:
3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional
3.3.2. Planes de Mejoramiento por Procesos
3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual
PARÁGRAFO: Los Artículos siguientes definen los Subsistemas, los Objetivos de los Componentes y los criterios básicos que deben tenerse en cuenta en el desarrollo y puesta en operación del Sistema de Control Interno.
SUBSISTEMAS, COMPONENTES Y ELEMENTOS.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO.
ARTÍCULO 6o.- SUSBISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre si, permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional del Ministerio de Cultura.
ARTÍCULO 7o.- COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal aplicable.
ARTÍCULO 8o.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL. El Componente Ambiente de Control está integrado por los siguientes Elementos de Control:
8.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos: Elemento de Control, que define el estándar de conducta del Ministerio. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los Servidores Públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y la finalidad social del Estado.
8.2 Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso de la Entidad con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los Servidores Públicos del Estado.
8.3 Estilo de Dirección: Elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado.
ARTÍCULO 9o.- COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Entidad Pública hacia el cumplimiento de su Misión, el alcance de su Visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.
ARTÍCULO 10.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. El Componente Direccionamiento Estratégico está integrado por los siguientes Elementos de Control:
10.1 Planes y Programas: Elemento de Control, que permite modelar la proyección de la Entidad a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.
10.2 Modelo de Operación por Procesos: Elemento de Control, que permite conformar el estándar organizaclonal que soporta la operación de la Entidad Pública, armonizando con enfoque sistémico la Misión y Visión institucional orientándola hacia una Organización por Procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
10.3 Estructura Organizaclonal: Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misión.
ARTÍCULO 11.- COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la Entidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.
ARTÍCULO 12.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. El Componente Administración del Riesgo está integrado por los siguientes Elementos de Control:
12.1 Contexto Estratégico: Elemento de Control, que permite establecer el lincamiento estratégico que orienta las decisiones de la Entidad, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su Función, Misión y Objetivos Institucionales.
12.2 Identificación de Riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control de la Entidad, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.
12.3 Análisis del Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad para su aceptación y manejo.
12.4 Valoración del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposición de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.
12.5 Políticas de Administración de Riesgos: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 13.- SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.
ARTÍCULO 14.- COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. Conjunto de Elementos de Control, que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas del Ministerio de Cultura, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.
ARTÍCULO 15.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL. El Componente Actividades de Control está Integrado por los siguientes Elementos de Control:
15.1 Políticas de Operación. Elemento de Control, que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad; define los limites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la Administración del Riesgo previamente definidos por la Entidad.
15.2 Procedimientos: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organlzacional.
15.3 Controles: Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad.
15.4 Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda Entidad Pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
15.5 Manual de Procedimientos: Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la Entidad Pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos.
ARTÍCULO 16.- COMPONENTE INFORMACIÓN. Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados, adquiere significado para los grupos de interés del Ministerio de Cultura a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la Entidad al convertirse en Insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantuza la base de la transparencia de la actuación pública, la Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.
ARTÍCULO 17.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE INFORMACIÓN. El Componente Información está integrado por los siguientes Elementos de Control:
17.1 Información Primaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, asi como de las variables que no están en relación directa con la Entidad, pero que afectan su desempeño.
17.2 Información Secundaria: Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior del Ministerio de Cultura, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la Entidad.
17.1 Sistemas de Información: Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la Entidad.
ARTÍCULO 18.- COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas del Ministerio de Cultura con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.
ARTÍCULO 19.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA. El Componente Comunicación Pública está integrado por los siguientes Elementos de Control:
19.1 Comunicación Organizacional. Elemento de Control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al Interior de la Entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la Entidad.
19.2 Comunicación Informativa. Elemento de Control, que garantiza la difusión de información de la Entidad sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos.
19.3 Medios de Comunicación: Elemento de Control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la Entidad para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
ARTÍCULO 20.- SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno en el Ministerio de Cultura; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización.
ARTÍCULO 21.- COMPONENTE AUTOEVALUACION. Conjunto de Elementos de Control, que al actuar en forma coordinada en la Entidad, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por el Ministerio de Cultura.
ARTÍCULO 22.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN. El Componente Autoevaluación está integrado por los siguientes Elementos de Control:
22.1 Autoevaluación del Control: Elemento de Control, que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.
22.2 Autoevaluación a la Gestión: Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos del Ministerio de Cultura, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e Identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ARTÍCULO 23.- COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos del Ministerio de Cultura por parte de la Oficina de Control Interno. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad.
ARTÍCULO 24.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. El Componente Evaluación Independiente está integrado por los siguientes Elementos de Control:
24.1. Evaluación del Sistema de Control Interno: Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
24.2 Auditoría Interna: Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más Importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
ARTÍCULO 25.- COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.
ARTÍCULO 26.- ELEMENTOS DEL COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. El Componente Planes de Mejoramiento está Integrado por los siguientes Elementos de Control:
26.1 Plan de Mejoramiento Institucional: Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar el Ministerio de Cultura para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución y la Ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Político y con los diferentes grupos de interés.
26.2 Planes de Mejoramiento por Procesos: Elemento de Control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la Organización del Ministerio de Cultura, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad en su conjunto.
26.3 Planes de Mejoramiento Individual: Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que deben ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.
ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ARTÍCULO 27.- RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La Alta Dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad.
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en el Ministerio de Cultura, será responsabilidad del Ministro y de los jefes de cada dependencia, así como de los demás funcionarios de la entidad.
ARTÍCULO 28.- REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005, el Ministro de Cultura delega dicha función en el Secretario General, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.
A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, en los términos de lo dispuesto en el articulo 12. de la Ley 87 de 1993.
ARTÍCULO 29.- COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999.
ARTÍCULO 30.- RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas en el Ministerio de Cultura, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.
ARTÍCULO 31.- OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno, con base en numeral d) del artículo 3o. , y los artículos 9o. y 12. de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y la Gestión del Ministerio de Cultura, así como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la Alta Dirección para su puesta en marcha
FUNCIONALIDAD DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
ARTÍCULO 32.- FUNCIÓN DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. Es el examen autónomo del Sistema de Control Interno y de las acciones llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno. Será adelantada por personas que no están directamente involucradas en la operación diaria y cotidiana, y cuya neutralidad les permite emitir juicios objetivos sobre los hechos de la Entidad.
ARTÍCULO 33.- FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicas son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento, Soporte Organizacional, Gestión y Resultados.
ARTÍCULO 34.- HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN. El Grupo Evaluador de la Oficina de Control Interno, para llevar a cabo la evaluación del Control Interno, de la gestión y resultados de la Entidad, así como el seguimiento a los Planes de Mejoramiento, utilizará como base de dicha función las metodologías y herramientas de evaluación establecidas por las instancias competentes del Estado y Órgano de Control Fiscal correspondiente.
ARTÍCULO 35.- INFORMES A PRESENTAR POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno, presentará al Ministro de Cultura y al Comité de Coordinación de Control Interno, los siguientes Informes relacionados con la Evaluación Independiente del Control Interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo de la Entidad.
35.1 Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá reportar al Ministro a más tardar el 30 de enero de cada año, el Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, presentando el grado de avance y desarrollo en la Implementación del Sistema de Control Interno, conforme a lo establecido en el literal e) del artículo 8o. del Decreto 2145 de 1999.
De otra parte, el Ministro, remitirá al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 16 de febrero de cada año, copia del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, conforme a lo establecido en el artículo 2o. del Decreto 2539 de 2000, que contenga el resultado final, documento que servirá de base para el Informe que sobre el avance del Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República.
35.2 Informes de Auditoría Interna: El Jefe de la Oficina de Control Interno, reporta al Ministro y al Comité de Coordinación de Control Interno, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones de la Entidad.
Toma como base las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, los métodos y herramientas de Auditoría Interna que permiten una Evaluación Independiente y cierta sobre la gestión y los resultados de la Entidad. Los informes deberán elaborarse periódicamente con base en el Plan de Auditoría establecido y ejecutado formalmente por la Oficina de Control Interno y validado por el Comité de Coordinación de Control Interno.
ARTÍCULO 36.- FORMA Y ARCHIVO DE LOS INFORMES. Los informes de Evaluación del Control Interno y de Auditoría Interna, elaborados y presentados por la Oficina de Control Interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte de la Entidad y los Órganos de Control Externos cuando estos lo requieran.
Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder la Oficina de Control Interno y del archivo general de la Entidad, conforme a los criterios sobre Tablas de Retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación y atendiendo los requisitos de calidad contenidos en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.
ARTÍCULO 37.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS SOBRE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno, comunicará oportunamente por escrito al Ministro y al Comité de Coordinación de Control Interno, los resultados de la Evaluación del Control Interno de la Entidad con las correspondientes recomendaciones para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
ARTÍCULO 38.- DE LA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS. Con base en lo establecido en el Artículo 6o. de la Ley 87 de 1993, el Representante Legal de la Entidad, los directivos y el Comité de Coordinación de Control Interno son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del Control Interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de Auditoría Externa de los Órganos de Control Fiscal.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 39.- NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTABLE. El Ministerio de Cultura se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de Control Interno Contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, contabilidad y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar la Entidad para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información.
ARTÍCULO 40.- MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. El Ministerio de Cultura, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente Resolución, expedirá a través de un Acto Administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del Sistema de Control Interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para estos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme a las directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3 del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ARTÍCULO 41.- ÁMBITO DE APLICACIÓN Y REGULACIÓN: La presente Resolución será aplicable a todas las áreas organizacionales del Ministerio de Cultura y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por los cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean Inherentes.
ARTÍCULO 42.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica en lo pertinente el artículo 20 de la Resolución 049 del 23 de febrero de 1998 y deroga las normas que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 23 de diciembre de 2015
Ministra de Cultura,
MARÍA CONSUELO ARAÚJO CASTRO