Resolución 406 de 2006 MC
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RESOLUCIÓN 406 de 2006
(marzo 24)
Diario Oficial No. 46.232 de 5 de abril de 2006
MINISTERIO DE CULTURA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 12 de la Resolución 1263 de 2008>
Por la cual se adoptan las instancias responsables de la dirección, coordinación y desarrollo del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control en el Ministerio de Cultura.
LA MINISTRA DE CULTURA,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren los artículos 6o de la Ley 87 de 1993, 9o y 41 de la Ley 489 de 1998, 1o de la Ley 872 de 2003, 2o del Decreto 1599 de 2005 y los numerales 2 y 13 del artículo 6o del Decreto 1746 de 2003, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, le compete al Ministro de Cultura señalar las políticas generales del Ministerio, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de las funciones, coordinar las actividades de sus dependencias y fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por las dependencias de la entidad;
Que los numerales 2 y 13 del artículo 6o del Decreto 1746 de 2003 establecen que son funciones del Despacho del Ministro formular la política y los planes de acción del sector administrativo; ejercer las funciones de dirección, coordinación y control en la materia de su competencia; adoptar la política de desarrollo administrativo del Ministerio y articular la del Sector Administrativo de Cultura;
Que el Decreto 1599 de 2005, que desarrolla las normas generales de la Ley 87 de 1993, expedida para el ejercicio del control interno, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, determinando las generalidades y la estructura necesaria para su establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento;
Que el artículo 2o del Decreto 1599 de 2005 estipula que el establecimiento y desarrollo de dicho sistema serán responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia;
Que la Alta Dirección del Ministerio de Cultura debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad, en materia de Control Interno, están definidos y comunicados en la Entidad;
Que mediante Resolución 1824 de diciembre 23 de 2005, el Ministerio de Cultura adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, designó al Representante de la Alta Dirección y al Grupo Evaluador;
Que la Ley 812 de 2003, mediante la cual se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2003-2006, establece en el literal b), numeral 6 del artículo 8o que con el fin de mejorar la competitividad de las entidades públicas, estas adoptarán sistemas de calidad total y eficiencia administrativa, buscando en lo posible la certificación de calidad ISO;
Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, el cual debe estar enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades y ser complementario a los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo;
Que el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003 establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de Calidad que se establezca, para lo cual es necesario definir los responsables y la organización del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura;
Que el Decreto 4110 de 2004 reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2004, que define los requisitos mínimos y los aspectos generales para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad;
Que el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad debe ser parte integral de las políticas y estrategias de desarrollo institucional y para lograr dicho propósito se requiere generar, desarrollar e implementar un sistema interno de calidad que asegure la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos del Ministerio de Cultura.
Que el artículo 15o de la Ley 489 de 1998 creó el Sistema de Desarrollo Administrativo como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional;
Que para armonizar el funcionamiento y propósitos del Sistema de Desarrollo Administrativo, en el Capítulo III del Decreto 3622 de 2005, se definen las instancias de participación y sus respectivas competencias;
Que el artículo 13 del Decreto 3622 de 2005 establece la conformación de un Comité Técnico Institucional de Desarrollo Administrativo, el cual es el encargado de implementar las políticas de desarrollo administrativo;
Que mediante la Ley 962 de 2005, se expidieron disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públic as o prestan servicios públicos;
Que el artículo 1o de la Ley 962 de 2005, con el objeto de facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, estableció que las actuaciones que deban surtirse ante ella, para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, deben desarrollarse de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política;
Que el numeral 2 del artículo 1o de la Ley 962 de 2005 definió que las autoridades públicas, para establecer un trámite, deberán someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública antes de adoptarlo, adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo;
Que para dar cumplimiento a lo anterior, el Departamento Administrativo de la Función Pública determinó que el Representante Legal de las entidades a las cuales se les aplica la Ley 962 de 2005 deberá conformar, mediante acto administrativo, el Grupo Interno Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano (GIAA);
Que la política de análisis y rediseño de los trámites es parte integral de los procesos de mejoramiento, por lo cual debe integrarse al Sistema de Gestión de Calidad y a los planes de acción de Desarrollo Administrativo de la Entidad;
Que por la afinidad temática y teniendo en cuenta la necesidad de armonizar, articular y coordinar las acciones relacionadas con cada uno de los temas señalados, y en desarrollo de los principios que regulan la función administrativa, es necesario integrar las instancias responsables en el Ministerio de Cultura para el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno (SCI), del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), el Sistema de Desarrollo Administrativo (Sisteda) y de la política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
Que, en mérito de lo anterior, este Despacho
RESUELVE:
OBJETO Y ORGANIZACION INTERNA.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adoptar en el Ministerio de Cultura, con el propósito de armonizar, articular y coordinar las acciones, la estructura funcional para el desarrollo e implementación del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control, el cual estará integrado por los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y por la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
PARÁGRAFO 1. Adoptar las siguientes instancias como responsables en el Ministerio de Cultura del desarrollo e implementación del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control:
Representante de la Alta Dirección.
Comité de Coordinación del Sistema Control Interno.
Comité de Apoyo a la Alta Dirección.
Comité Técnico de Desarrollo Institucional.
Comité de Coordinación Interna.
Equipos Primarios.
ALTA DIRECCION.
ARTÍCULO 2o. REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN. Designar al Secretario General como representante de la Alta Dirección para liderar el diseño, implementación, desarrollo y seguimiento del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCI ÓN. Las funciones del representante de la Alta Dirección serán:
1. Informar al Ministro de Cultura sobre el desempeño de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
2. Hacer seguimiento a la implementación, aplicación y mantenimiento de los procesos necesarios para el desarrollo de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
3. Promover la realización de acciones orientadas a la sensibilización en todos los niveles de la entidad en torno a la satisfacción de los requisitos del cliente.
4. Representar al Ministerio en asuntos relacionados con los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
ARTÍCULO 4o. COMITÉ DE APOYO A LA ALTA DIRECCIÓN. Crear el Comité de Apoyo a la Alta Dirección como instancia encargada de coordinar el diseño, implementación, desarrollo y seguimiento del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control, y demás Sistemas de Administración y Control establecidos o que se establezcan en el Ministerio de Cultura para su normal funcionamiento.
ARTÍCULO 5o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE APOYO A LA ALTA DIRECCIÓN. El Comité de Apoyo a la Alta Dirección estará integrado por:
1. Dos delegados del Ministro de Cultura
2. El Secretario General en su calidad de representante de la Alta Dirección, quien lo presidirá.
3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
4. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará como Secretario Técnico.
5. El Coordinador del Grupo de Gestión Humana.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE APOYO A LA ALTA DIRECCIÓN. Serán funciones del Comité de Apoyo a la Alta Dirección:
1. Proponer las políticas, planes y estrategias para la puesta en marcha y desarrollo de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano, que permitan la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento continuo.
2. Definir y gestionar los recursos necesarios para la implementación de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
3. Definir estrategias para la capacitación, entrenamiento y desarrollo del talento humano, con el propósito de generar una actitud favorable a las implementación de los cambios y capacidad instalada para garantizar la sostenibilidad y participación efectiva en la implementación y desarrollo de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y de Atención Efectiva al Ciudadano.
4. Definir estrategias y mecanismos de divulgación para estimular la interiorización en los funcionarios del Ministerio de Cultura de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
5. Adoptar las medidas necesarias para garantizar que la implementación y desarrollo de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de Calidad se efectúen de conformidad con lo dispuesto en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2004, respectivamente.
6. Dirigir, coordinar y controlar el proceso de implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora de los Sis temas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
7. Realizar seguimiento al funcionamiento de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano, analizar su desempeño y tomar acciones para su mejoramiento.
8. Realizar seguimiento al cumplimiento de los Planes de Mejoramiento.
9. Revisar los actos administrativos y demás documentos que se preparen para firma del Ministro de Cultura en desarrollo de las actividades requeridas para la implementación y desarrollo de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad, Desarrollo Administrativo y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
10. Las demás que determine el Ministro de Cultura o el Representante de la Dirección para garantizar el efectivo funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control establecidos o que se establezcan en el Ministerio de Cultura.
ARTÍCULO 7o. REUNIONES DEL COMITÉ DE APOYO A LA ALTA DIRECCIÓN. Previa convocatoria del Presidente, a través de la Secretaría Técnica, el Comité de Apoyo a la Alta Dirección se reunirá como mínimo una (1) vez al mes. Del desarrollo de la reunión, el Secretario Técnico elaborará el acta respectiva, la cual será sometida a aprobación en el primer punto del orden del día de la siguiente la reunión. La convocatoria al Comité se hará con una anterioridad de tres (3) días hábiles a la reunión por correo electrónico.
PARÁGRAFO 1. Previa invitación del Presidente del Comité, a las reuniones podrán asistir otros servidores públicos que puedan hacer aportes de acuerdo con el tema a tratar.
COMITE TECNICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.
ARTÍCULO 8o. COMITÉ TÉCNICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. Crear el Comité Técnico de Desarrollo Institucional, como instancia encargada de presentar propuestas y liderar la ejecución de las acciones requeridas para garantizar la implementación y desarrollo del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control.
ARTÍCULO 9o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. El Comité Técnico de Desarrollo Institucional estará integrado por:
1. El Secretario General del Ministerio, quien lo presidirá.
2. El Jefe de la Oficina de Control Interno.
3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
4. El Coordinador del Grupo de Gestión Humana.
5. El Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano.
6. Un representante de cada una de las siguientes dependencias: Despacho del Viceministro, Secretaría General, Oficina Asesora Jurídica, Unidades Administrativas Especiales y Direcciones Técnicas.
7. Un representante de la Oficina Asesora de Planeación, quien ejercerá la Secretaría Técnica de este Comité.
ARTÍCULO 10o. FUNCIONES DEL COMITÉ TÉCNICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. Serán funciones de los integrantes del Comité Técnico de Desarrollo Institucional:
A. Sistema de Gestión de Calidad.
Realizar todas las actividades de soporte necesarias para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad en las diferentes dependencias del Ministerio de Cultura.
Promover que en la dependencia que representan se estudien los proyectos de diseño, implementación, evaluación y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y presentar al Comité Técn ico las conclusiones y sugerencias respectivas.
Adelantar las gestiones necesarias para que en la dependencia que representan se realicen las actividades establecidas para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad.
Participar en la identificación, descripción y documentación de los procesos y procedimientos necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.
Acompañar a los funcionarios, que laboran en la dependencia que representa, en el proceso de documentación requerido para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad.
Coordinar en su dependencia la implementación de las estrategias propuestas para la divulgación y aplicación del Sistema de Gestión de Calidad.
Hacer seguimiento e informar al Comité de los avances en la identificación de no conformidades y en la aplicación de las acciones preventivas y correctivas en su dependencia.
Participar en la definición de estrategias para la realización de estudios que permitan evaluar la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento continuo.
Proponer actividades para el mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.
Brindar apoyo a todos los funcionarios de la dependencia que representa en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.
Apoyar la difusión de los procesos de entrenamiento y capacitación que se realicen en desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad.
B. Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
Apoyar al Representante de la Dirección en la realización de un diagnóstico al Sistema de Control Interno existente en la Entidad.
Determinar las diferencias que existen entre el Sistema de Control Interno Implementado en la Entidad, frente a cada uno de los Elementos, Componentes y Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado - MECI 1000:2005.
Participar en la elaboración del Informe sobre los resultados del Diagnóstico realizado, el cual será presentado por el Representante de la Alta Dirección ante el Comité de Coordinación de Control Interno para efectos de estructurar el Plan de Trabajo que orientará la Implementación del MECI 1000:2005.
Participar en el diseño del Modelo Estándar de Control Interno, MECI: 1000:2005 para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en las diferentes dependencias del Ministerio.
Adelantar los procesos de apoyo y coordinación con las diferentes dependencias para lograr una óptima implementación en el Ministerio de Cultura del Modelo Estándar de Control Interno - MECI -.
Realizar en la dependencia que representa actividades de capacitación orientadas a informar a todos los funcionarios acerca de los conceptos, características y funcionamiento del Modelo Estándar de Control Interno.
Actuar como facilitadores en sus respectivas dependencias para apoyar el adecuado funcionamiento de los elementos de control.
Estimular a los funcionarios de la dependencia que repres enta para que participen en la evaluación del desarrollo de la estructura, componentes, elementos, roles y responsabilidades del Modelo Estándar de Control Interno, MECI: 1000:2005.
Liderar en la dependencia que representa el desarrollo de los Planes adoptados para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
C. Apoyo al Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
Participar en la elaboración de los diagnósticos sobre el estado de las políticas de desarrollo administrativo en la Entidad, a fin de proponer nuevas orientaciones.
Presentar propuestas para la elaboración del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo.
Proponer estrategias para desagregar a nivel institucional las orientaciones de política, definidas por el Comité Sectorial.
Colaborar en el desarrollo e implementación de las Políticas de Desarrollo Administrativo en el Ministerio de Cultura.
Gestionar en la dependencia que representa la recopilación de la información requerida como insumo para la elaboración y evaluación de los Planes y Políticas Institucionales de Desarrollo Administrativo.
D. Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
Promover en la dependencia que representa la realización del análisis de los trámites de la entidad para identificar los que son transversales e involucran a otras entidades del sector o de otros sectores, con el objeto de proceder a su racionalización, simplificación o automatización.
Liderar en la dependencia que representa la ejecución del Plan de Acción establecido para el levantamiento o revisión de la información contenida en la hoja de vida de los trámites del Ministerio de Cultura.
Gestionar que en la dependencia que represente se realice seguimiento al Plan de Acción para garantizar la calidad de la información, estableciendo mecanismos para la verificación de los datos ingresados al Sistema Unico de Información y Trámites (SUIT).
Promover que en su dependencia se realice la verificación de las normas relacionadas en la hoja de vida del trámite para garantizar que correspondan al mismo y que no se incluyan requisitos o se exijan documentos que no estén previstos por la ley.
Colaborar con el Representante de la Alta Dirección en la preparación de los actos administrativos que se presenten a consideración del Ministro para la aprobación de los trámites.
Participar y apoyar al Representante de la Alta Dirección en la elaboración de los documentos que deban ser enviados para consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública con relación a las novedades y los proyectos para los trámites nuevos del Ministerio de Cultura.
PARÁGRAFO 1o. Designar al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como Coordinador del SUIT (Sistema Único de Información de Trámites).
PARÁGRAFO 2o. El Secretario Técnico del Comité de Desarrollo Institucional será el responsable de la administración de la información que la Entidad reporte en el Sistema Unico de Información de Trámites (SUIT) y en consecuencia es el responsable de ingresar en el módulo de Administración Entidades del SUIT la información contenida en las hojas de vida de los trámites SUIT, así como de realizar las modificaciones necesarias cuando estos sean r acionalizados o cuando se presenten cambios en los costos, lugares, etc.
PARÁGRAFO 3o. El Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano será el responsable de la administración de los contenidos que el Ministerio de Cultura reporte en el Portal del Estado Colombiano (PEC), relacionados con la información básica de la Entidad y eventos de interés público. Sus responsabilidades directas están relacionadas con la actualización de los datos de la entidad en cuanto a nombre, representante legal, dirección, teléfono, naturaleza jurídica, Sigla/Abreviatura, Sitio Web URL, Clasificación Orgánica, Nivel Sector, Sede, líneas de atención al ciudadano, otros sitios web, sedes, puntos de atención y la clasificación temática de dichos contenidos.
ARTÍCULO 11. REUNIONES DEL COMITÉ TÉCNICO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL. Previa convocatoria del Presidente, a través de la Secretaría Técnica, el Comité Técnico de Desarrollo Institucional se reunirá como mínimo una (1) vez al mes. Del desarrollo de la reunión, el Secretario Técnico elaborará el acta respectiva, la cual será sometida a aprobación en el primer punto del orden del día de la siguiente reunión. La convocatoria al comité se hará con una anterioridad de tres (3) días hábiles a la reunión por correo electrónico.
PARÁGRAFO 1. Previa invitación del Presidente del Comité, a las reuniones podrán asistir otros servidores públicos que puedan hacer aportes de acuerdo con el tema a tratar.
COMITE DE COORDINACION INTERNA.
ARTÍCULO 12. COMITÉ DE COORDINACIÓN INTERNA. Crear en el Despacho del Viceministro, la Secretaría General, la Oficina Asesora Jurídica, las Direcciones Técnicas y las Unidades Administrativas Especiales un Comité de Coordinación Interna, como instancia encargada de garantizar la implementación y desarrolló del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control en la respectiva dependencia.
ARTÍCULO 13. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN INTERNA. El Comité de Coordinación Interna estará conformado por el Directivo o Jefe de la dependencia respectiva y por los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo de cada dependencia.
ARTÍCULO 14. FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN INTERNA. Serán funciones del Comité de Coordinación Interna:
1. Coordinar la implementación y mantenimiento de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo, del Modelo Estándar de Control Interno y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano en el área a su cargo.
2. Revisar y aprobar los procedimientos del área.
3. Proponer los indicadores requeridos para evaluar las acciones de la dependencia.
4. Hacer seguimiento a la aplicación de los indicadores de la dependencia.
5. Velar por la implementación de las acciones preventivas y correctivas requeridas para el mejoramiento del área.
6. Liderar la realización en la dependencia del diagnóstico del Sistema de Control Interno y participar en la elaboración del informe respectivo, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Comité Técnico de Desarrollo Institucional.
7. Gestionar que en la dependencia se realicen las acciones necesarias para la implementación y desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno.
8. Propender por la realización de las actividades necesarias para la implementación y desarrollo de las Políticas de Desarrollo Administrativo en la dependencia.
9. Fomentar en la dependencia el desarrollo de una cultura de autocontrol.
10. Participar en los aspectos de competencia de la dependencia en la elab oración de los diagnósticos sobre el estado de las políticas de desarrollo administrativo en la Entidad.
11. Promover la revisión de la información contenida en la hoja de vida de los trámites de la dependencia, verificando que las normas relacionadas correspondan al mismo y que no se incluyan requisitos o se exijan documentos que no estén previstos por la ley.
12. Difundir y divulgar en la dependencia la información relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y la Política Antitrámite y Atención Efectiva al ciudadano.
ARTÍCULO 15. REUNIONES COMITÉ DE COORDINACIÓN INTERNA. El Comité de Coordinación Interna se reunirá una vez por semana, previa convocatoria del Jefe de la Dependencia y designará entre sus integrantes un Secretario de la reunión, quien elaborará un acta con los temas tratados en la sesión, de la cual se enviará copia a la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO 16. EQUIPOS PRIMARIOS. Conformar Equipos Primarios en todas las dependencias del Ministerio de Cultura, incluidas la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno, como instancia encargada de la implementación y desarrollo en los respectivos Grupos Internos de Trabajo del Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control.
ARTÍCULO 17. CONFORMACIÓN DE EQUIPOS PRIMARIOS. Los Equipos Primarios en cada dependencia estarán conformados por el Jefe de Oficina o Coordinador del Grupo Interno de Trabajo y los funcionarios que integren el respectivo Grupo u Oficina.
ARTÍCULO 18. FUNCIONES DE LOS EQUIPOS PRIMARIOS. Son funciones de los Equipos Primarios:
1. Realizar las actividades requeridas para la implementación y mantenimiento de los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo, del Modelo Estándar de Control Interno y de la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
2. Elaborar y actualizar los procedimientos a cargo de la Oficina o Grupo Interno de Trabajo.
3. Aplicar los indicadores de la Oficina o Grupo y realizar el seguimiento respectivo.
4. Realizar las acciones preventivas y correctivas que correspondan a la Oficina o Grupo Interno de Trabajo para el mejoramiento del área.
5. Aplicar la metodología establecida para la realización del diagnóstico del Sistema de Control Interno en el área y participar en la elaboración del informe respectivo.
6. Realizar las actividades para el desarrollo e implementación de las Políticas de Desarrollo Administrativo en el Ministerio de Cultura.
7. Participar en la elaboración de los diagnósticos sobre el estado de las políticas de desarrollo administrativo en la Entidad.
8. Levantar la información que debe contener la hoja de vida de los trámites del área.
9. Conocer y aplicar en el área la información relacionada con los Sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo, el Modelo Estándar de Control Interno y la Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano.
ARTÍCULO 19. REUNIONES DE LOS EQUIPOS PRIMARIOS. Los Equipos Primarios de las diferentes dependencias se reunirán una (1) vez a la semana, previa convocatoria del Jefe de Oficina o del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo y designará entre sus integrantes un Secretario de la reunión, quien elaborará un acta con los temas tratados en la sesión, de la cual se enviará copia a la Oficina de Control Interno.
ARTÍCULO 20. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN. El Jefe de la Oficina de Control Interno será el responsable de realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente resolución.
ARTÍCULO 21. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias en especial la Resolución 1289 de septiembre 20 de 2005.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 24 de marzo de 2006.
La Ministra de Cultura,
ELVIRA CUERVO DE JARAMILLO.