RESOLUCIÓN 1289 DE 2005

(septiembre 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 21 de la Resolución 406 de 2006>

Por la cual se crea, conforma y reglamenta el Comité de Calidad y demás instancias requeridas, para implementar el Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura.

LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, le compete al Ministro de Cultura, señalar las políticas generales del Ministerio, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones y coordinar las actividades de sus dependencias; así como fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por dependencias de la entidad;

Que la Ley 812 de 2003, mediante la cual se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2003-2006, establece en el numeral 6, literal b) del artículo 8o que con el fin de mejorar la competitividad de las entidades públicas, estas adoptarán sistemas de calidad total y eficiencia administrativa, buscando en lo posible la certificación de calidad ISO;

Que el Ministro de Cultura, tiene como propósito generar la excelencia en el cumplimiento de la misión institucional y el de vincular a los funcionarios de la entidad en el cumplimiento de metas globales;

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades;

Que el Decreto 4110 del 9 de Diciembre de 2004, reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTCGP -1000-2004

Que el Ministerio de Cultura, para lograr dicho propósito y consciente de la importancia, ha decidido generar, desarrollar e implementar un sistema interno de calidad que asegure la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes del Ministerio.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. COMITÉ DE CALIDAD. Créase el Comité de Calidad como instancia de Dirección encargada de liderar y coordinar el diseño, planeación, implementación y seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CALIDAD. El Comité de Calidad estará integrado por:

1. El Ministro o su delegado

2. El Viceministro o su delegado

3. El representante de la alta dirección del Ministerio quien será designado por el Ministro y presidirá el Comité de Calidad.

4. El Gerente del Proyecto para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio, quien será designado por el Ministro.

5. Un representante de la Oficina de Planeación quien actuará como Secretario Técnico del Comité.

6. El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, con voz pero sin voto.

7. El Coordinador del Grupo de Gestión Humana

8. El Director del Museo Nacional o su delegado

9. El Director de la Biblioteca Nacional o su delegado

10. El Coordinador del Sistema Nacional de Información Cultural - SINIC.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD. Son funciones del Comité de Calidad:

1. Formular las políticas, objetivos, planes y estrategias del Sistema de Gestión de Calidad.

2. Definir y gestionar los recursos necesarios para la implementación y puesta en marcha del Sistema.

3. Definir estrategias y mecanismos que propicien en los funcionarios, la interiorización del Sistema de Gestión de Calidad.

4. Fomentar la adopción de un enfoque de gestión basado en procesos y procurar su implementación en el Ministerio.

5. Verificar, coordinar, controlar y dirigir todo el proceso de implementación, mantenimiento, seguimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura.

6. Realizar la revisión del Sistema de Gestión de Calidad, analizar su desempeño y tomar acciones para su mejoramiento.

7. Conformar los equipos de apoyo técnico de calidad y designar sus integrantes.

8. Aprobar la documentación que surja en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad y velar por que se divulgue y aplique correctamente.

9. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora.

ARTÍCULO 4o. REUNIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD. El Comité de Calidad deberá reunirse como mínimo dos (2) veces al mes, previa convocatoria del Secretario Técnico del Comité. Todo lo tratado en las sesiones del Comité de Calidad constará en actas y como primer punto del orden del día se leerá y aprobará el acta del comité anterior. La convocatoria al comité se hará con una anterioridad de tres (3) días hábiles a la reunión por correo electrónico.

Previa invitación del Presidente del Comité, a las reuniones podrán asistir con voz pero sin voto, otros servidores públicos que puedan hacer aportes de acuerdo con el tema a tratar.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN. Serán funciones del representante de la alta dirección:

1. Informar al Ministro de Cultura, sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

2. Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

4. Firmar las actas y documentos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad

5. Representar al Ministerio en asuntos relacionados con la calidad, ante organismos extemos.

ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL GERENTE DEL PROYECTO. Además de las funciones que le señala el Comité de Calidad, el Gerente del Proyecto deberá:

1. Informar al Comité de Calidad sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejoramiento.

2. Proponer medidas que aseguren la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

3. Dirigir y orientar las instancias creadas por el Comité de Calidad para la puesta en marcha del Sistema.

4. Realizar el seguimiento y supervisión en el cumplimiento a las decisiones adoptadas por el Comité de Calidad.

5. Proponer al Comité de Calidad los indicadores y hacer seguimiento a los aprobados.

6. Garantizar y asegurar que todos los procesos y procedimientos diseñados por la Entidad estén alineados con los propósitos y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad.

7. Dar apoyo técnico en la definición de la política para el Sistema de Gestión de Calidad.

8. Formular recomendaciones, asesorar y apoyar a la entidad en el logro de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad y su continua renovación.

9. Consolidar y preparar la información necesaria para que el Comité de Calidad realice la revisión del Sistema de Gestión de Calidad.

10. Interactuar permanentemente con personas naturales o jurídicas que asesoren o apoyen la implementación del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Cultura.

11. Liderar, interactuar y dar pautas para el funcionamiento de los equipos de apoyo técnico de Calidad del Ministerio de Cultura.

12. Asegurar, conjuntamente con el representante de la alta dirección, que se promuevan las acciones necesarias para estimular la toma e conciencia de los requerimientos del cliente en todos los niveles de la entidad,

13. Elaborar e implementar mecanismos que permitan la medición de la satisfacción de los clientes.

14. Administrar los recursos económicos asignados al proyecto.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DE LOS EQUIPOS DE APOYO TÉCNICOS DE CALIDAD. Según las directrices, políticas, objetivos y estrategias establecidos por el Comité de Calidad, son funciones de los equipos de apoyo técnico de calidad:

1. Realizar todas las actividades de soporte necesarias para la implementación y
mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad dentro del Ministerio de Cultura.

2. Ejecutar las actividades y estrategias necesarias para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura.

3. Acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad y ejecutar estrategias propuestas para su divulgación y aplicación.

4. Someter a verificación por parte del responsable del procedimiento, los cambios que se propongan por este equipo.

5. Acompañar a la Gerencia del Proyecto en la identificación de las acciones preventivas y correctivas del Sistema de Gestión de Calidad.

6. Las demás funciones que le asigne el Comité de Calidad, relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad.

ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DE LOS JEFES DE DEPENDENCIAS Y COORDINADORES DE GRUPO. Serán funciones de los Jefes de Dependencias y Coordinadores de Grupo:

1. Dirigir y orientar la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad en el área a su cargo.

2. Dirigir y orientar la elaboración y actualización de los procedimientos del área.

3. Formular recomendaciones al Comité de Calidad.

4. Informar a la Gerencia del proyecto acerca de los reportes de las acciones preventivas y preventivas.

5. Difundir y divulgar a su equipo la información relacionada con el Sistema de Gestión de Calidad.

6. Implementar los indicadores y su respectivo seguimiento de acuerdo a la naturaleza del mismo.

ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Serán funciones de la Secretaría Técnica:

1. Convocar a los miembros del Comité de Calidad a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

2. Elaborar y firmar las actas de las reuniones del Comité de Calidad.

3. Consolidar la información generada al interior del Comité de Calidad.

4. Comunicar a todas las áreas del Ministerio las decisiones tomadas por el Comité de Calidad.

ARTÍCULO 10o. REUNIONES DE LOS EQUIPOS DE APOYO TÉCNICO DE CALIDAD. Cada equipo de apoyo técnico de calidad deberá reunirse semanalmente o por solicitud del Gerente del Proyecto. Todo lo tratado en las sesiones de estos equipos constará en actas que serán levantadas por el secretario técnico del equipo y firmadas por él y por el Presidente de la reunión.

A las reuniones de cualquier equipo de apoyo técnico de calidad podrán asistir, con voz pero sin voto, otros funcionarios del Ministerio de Cultura, invitados de otras entidades y particulares cuando se considere conveniente.

ARTÍCULO 11 VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y deroga la Resolución 0330 del 31 de Marzo de 2005

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los, 20 SEP 2005

MARIA CONSUELO ARAUJO CASTRO
Ministra de Cultura