RESOLUCIÓN 330 DE 2005

(marzo 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 1289 de 2005>

Por la cual se nombra al Representante de la Dirección, se asignan funciones al Comité y equipo Técnico de Calidad del Ministerio de Cultura

En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren el artículo 115 de la Ley 489 de 1998

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, le compete al Ministro de Cultura, señalar las políticas generales del Ministerio, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones y coordinar las actividades de sus dependencias; así como fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por dependencias de la entidad;

Que la Ley 812 de 2003, mediante la cual se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2003-2006, establece en el numeral 6, literal b) del artículo 8o. que con el fin de mejorar la competitividad de las entidades públicas, estas adoptarán sistemas de calidad total y eficiencia administrativa, buscando en lo posible la certificación de calidad ISO;

Que el Ministro de Cultura, tiene como propósito generar la excelencia en el cumplimiento de la misión institucional y el de vincular a los funcionarios de la entidad en el cumplimiento de metas globales;

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de calidad de las entidades del estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades;

Que el Ministro de Cultura, para lograr dicho propósito y consciente de la importancia de generar, desarrollar e implementar un sistema interno de calidad que asegure la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes del Ministerio, ha dispuesto adoptar la Norma Técnica Colombiana de Calidad;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. COMITÉ DE CALIDAD. Créase el Comité de Calidad del Ministerio de Cultura, que se encargará de la definición de los lincamientos comunes del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura, como una herramienta de mejoramiento continuo, que brinde confiabilidad a los clientes externos e internos sobre los servicios ofrecidos; liderar la estrategia de gerencia de calidad; definir la infraestructura necesaria y la planeación de su puesta en marcha, suministrar a todo el personal de la entidad y definir los recursos necesarios para este fin; igualmente efectuar el seguimiento y evaluación del proceso y sus resultados con el fin de identificar oportunidades de mejoramiento.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CALIDAD. El Comité de Calidad estará integrado por:

- La Secretaria General. quien lo presidirá y será a su vez la Representante de la dirección.

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien actuará como Director del Proyecto para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio.

- El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.

- El Coordinador del Grupo de Gestión Humana

- Los Directores de las áreas asociadas tanto a los procesos misionales como a los transversales, que según el tema a tratar durante el Comité, se considere que su asistencia aportará durante el mismo.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD. Son funciones del Comité de Calidad las siguientes:

- Apoyar y asesorar al Ministro de Cultura en la formulación de la política y los objetivos de calidad.

- Establecer los objetivos y estrategias necesarios para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio.

- Verificar, coordinar, controlar y dirigir todo el proceso de implementación. mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura.

- Establecer los recursos y las directrices necesarios para la formulación de la Política, los objetivos de Calidad e indicadores de gestión de la entidad, y realizar el seguimiento respectivo.

- Procurar que existan los recursos necesarios para el desarrollo y continuidad del Sistema de Gestión de Calidad.

- Fomentar la adopción de un enfoque de gestión basado en procesos y procurar su implementación en el Ministerio.

- Aprobar la documentación que surja en el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad y velar por que exista una divulgación y aplicación.

- Definir estrategias y mecanismos que propicien, en los funcionarios, la interiorización de la filosofía intrínseca del Sistema de Gestión basado en Calidad.

- Fomentar un clima de compromiso hacia la calidad en toda la organización basado en la planeación, implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.

- Realizar la revisión del Sistema de Gestión de Calidad, analizar su desempeño y tomar acciones para su mejoramiento.

- Tomar decisiones y planear acciones ante las no conformidades de mayor impacto del Sistema de Gestión de Calidad.

- Crear el Equipo Técnico de Calidad y designar sus integrantes.

- Las demás funciones que le asigne el Ministro de Cultura, relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad.

ARTÍCULO 4o. REUNIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD. El Comité de Calidad deberá reunirse cuando el Presidente lo considere necesario o por solicitud del Director del Proyecto, éstas reuniones deben realizarse con una frecuencia de por lo menos una vez cada dos meses. Todo lo tratado en las sesiones del Comité de Calidad constará en actas.

A las reuniones del Comité de Calidad podrán asistir, con voz pero sin voto, otros funcionarios del Ministerio de Cultura, invitados de otras entidades y particulares cuando el Comité de Calidad lo considere conveniente.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Y DEL DIRECTOR DEL PROYECTO:

- Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad.

- Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

- Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

- Representar al Ministerio en asuntos relacionados con la calidad, ante organismos externos.

ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL PROYECTO. Además de las funciones que le señala el Comité de Calidad, el Director del Proyecto deberá:

- Definir directrices del Sistema de Gestión de Calidad aplicable en el Ministerio de Cultura, presentarlas al Comité para su aprobación y dirigir su implementación y mantenimiento.

- Asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad y velar por la documentación necesaria para demostrar su aplicación.

- Informar al Comité de Calidad sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de mejoramiento.

- Efectuar la gerencia integral para garantizar el éxito del proyecto y la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad propio de la entidad.

- Dar apoyo técnico en la definición de la política para el Sistema de Gestión de Calidad.

- Formular recomendaciones, asesoramiento y apoyo a la entidad para lograr la certificación del Sistema de Gestión de Calidad y su continua renovación.

- Consolidar y preparar la información necesaria para que el Comité de Calidad realice la revisión del Sistema de Gestión de Calidad.

- Interactuar permanentemente con las instancias necesarias para la adecuada implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Cultura.

- Liderar, interactuar y dar pautas para el funcionamiento del Equipo Técnico de Calidad del Ministerio de Cultura.

- Procurar que todos los procesos y procedimientos diseñados por la entidad estén alineados con los propósitos y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad.

- Elaborar las actas de las reuniones del Comité de Calidad.

- Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

- Apoyar el diseño y la implementación de mecanismos que permitan la medición de la satisfacción de los clientes, así como emprender acciones al respecto.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL EQUIPO TÉCNICO DE CALIDAD. Son funciones del Equipo Técnico de Calidad las siguientes:

- Realizar todas las actividades de soporte necesarias para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad dentro del Ministerio de Cultura, según las directrices, políticas, objetivos y estrategias establecidos por el Comité de Calidad

- Coordinar y ejecutar actividades y estrategias necesarias para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura y velar por que éstas sean llevadas a cabo.

- Realizar el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad y proponer estrategias para su divulgación y aplicación.

- Someter a verificación por parte de la Dirección o las Areas que se afecten por cambios a los procedimientos aprobados por este Equipo, antes de que se hagan llegar al Comité de Calidad para su aprobación final.

- Las demás funciones que le asigne el Ministro de Cultura y/o el Comité de Calidad, relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad.

ARTÍCULO 8o. REUNIONES DEL EQUIPO TÉCNICO DE CALIDAD. El Equipo Técnico de Calidad deberá reunirse cada semana o por solicitud del Director del Proyecto. Todo lo tratado en las sesiones del Comité de Calidad constará en actas.

A las reuniones del Equipo Técnico de Calidad podrán asistir, con voz pero sin voto, otros funcionarios del Ministerio de Cultura, invitados de otras entidades y particulares cuando el Comité de Calidad lo considere conveniente.

ARTÍCULO 9o. COMITÉ DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Serán invitados todos los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo. En este Comité se les informará sobre el avance en el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad en la entidad.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y deroga la Resolución 0437 del 23 de Abril de 2004

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

MARÍA CONSUELO ARAUJO CASTRO

Ministro de Cultura