BúsquedaBUSCAR
ÍndiceÍNDICE

RESOLUCIÓN 299 DE 2021

(septiembre 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por medio de la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicio para los empleados públicos, miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y el reconocimiento de gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios y se toman otras disposiciones

LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que les confieren la Ley 397 de 1997, literal g del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 16 del artículo 6 del Decreto 2120 de 2018, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 1 de la Ley 4 de 1992, se dispone que "El Gobierno Nacional, con sujeción a las normas, criterios y objetivos contenidos en esta Ley, fijará el régimen salarial y prestacional de: a. Los empleados públicos de la Rama Ejecutiva Nacional, cualquiera que sea su sector, denominación o régimen jurídico; frente a lo cual anualmente, mediante acto administrativo el Gobierno Nacional fija la escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren, entre otros, el literal a) del artículo 1 y el inciso 2do del artículo 4 de la Ley 4 de 1992: "Con base en los criterios y objetivos contenidos en el artículo 2 el Gobierno Nacional, modificará el sistema salarial correspondiente a los empleados enumerados en el artículo 1 literal a), b) y d), aumentando sus remuneraciones, igualmente, el Gobierno Nacional podrá modificar el régimen de viáticos, gastos de representación y comisiones de los mismos empleados".

Que las comisiones de servicio al interior y al exterior del país se encuentran reguladas en los artículos 2.2.5.5.21 a 2.2.5.5.30 del Decreto 1083 de 2015.

Que el Ministerio de Hacienda en la "Guía para la Gestión de Viáticos", establece como métodos para el pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento.

Que en virtud de lo establecido en el Decreto 2674 de 2012, mediante circular externa 020 de 2018 del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, se informó a los representantes legales, secretarios generales, ordenadores del gasto, coordinadores SIIF y usuarios SIIF Nación, las nuevas transacciones para la gestión de viáticos, por las cuales se hará el registro de la solicitud de viáticos, su autorización, y todo el proceso de pago masivo de las comisiones autorizadas.

Que el artículo 2.9.1.1.5 del Decreto 1068 de 2015 -Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público consagra lo siguiente; "Obligatoriedad de utilización del sistema. Las entidades y órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y la Contaduría General de la Nación, o quienes hagan sus veces, deberán efectuar y registrar en el SIIF Nación las operaciones y la información asociada con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el administrador el sistema".

Que en atención a lo señalado en la Resolución DM No, 0298 de 2021, "Por la cual se suprime el Grupo Interno de Trabajo denominado "Comisiones y Viáticos" y su coordinador, se modifica la Resolución 1400 de 2020 y se conforma el Grupo de Gestión Financiera y Contable." el Grupo de Gestión Financiera y Contable, es la dependencia responsable de la gestión de las comisiones en el Ministerio de Cultura.

Que en atención a lo señalado en la resolución ibídem el Grupo de Gestión Humana, es la dependencia responsable de recibir las solicitudes y proyectar los actos administrativos y demás documentos requeridos para conceder las comisiones de servicio al exterior del país de los funcionarios del Ministerio de Cultura y entidades adscritas.

Que mediante Resolución No. 1819 del 23 de septiembre de 2020 "Por medio de la cual se deroga la Resolución 0005 de 2015, se establecen disposiciones sobre las comisiones de servicios, se regula el reconocimiento, pago de viáticos y gastos de viaje para los empleados públicos y contratistas de prestación de servicios del Ministerio de Cultura", se reglamentó el trámite de comisiones de servicios, gastos de viaje y gastos de desplazamiento al interior del país del Ministerio de Cultura.

Que en atención a lo establecido en el artículo 64 de la Ley 2063 de 2020 el Gobierno nacional reglamentará anualmente, mediante decreto un Plan de Austeridad del Gasto para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, por lo cual el Ministerio de Cultura adoptara medidas necesarias para garantizar la austeridad en los pagos derivados de las comisiones de servicio y/o gastos de desplazamiento.

Que en atención de lo anterior se requiere unificar la reglamentación interna sobre los trámites para autorizar, conferir, reconocer y pagar los viáticos y/o gastos de desplazamiento, que se confieran a los empleados públicos, miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y el reconocimiento de gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente Resolución tiene como objeto reglamentar el trámite de comisiones de servicio, gastos de viaje y gastos de desplazamiento al interior y/o exterior del país.

ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente Resolución aplica para los servidores públicos, funcionarios y contratistas de prestación de servicios y personal de apoyo a la gestión del Ministerio de Cultura, que deban realizar comisiones de servicio o desplazamientos, según sea el caso, al interior y/o al exterior del país.

DEFINICIONES

ARTÍCULO 3. Establecer para lo pertinente, las siguientes definiciones:

a) Comisión de servicios: Situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a su sede habitual de trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que se es titular, sin que se genere vacancia del empleo y dando lugar al pago de viáticos y gastos de transporte terrestre, fluvial o marítimo.

b) Comisionado: Servidor público que realiza una actividad relacionada con sus obligaciones o funciones, en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo, en representación del Ministerio de Cultura por designación de autoridad competente.

c) Viáticos: Reconocimiento de gastos de alojamiento, transporte local y alimentación en que pueden incurrir los funcionarios cuando desarrollan sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo.

d) Gastos de desplazamiento: Son los pagos realizados al contratista, destinados a atender los gastos de manutención, transporte local y alojamiento originados por cuenta del desplazamiento a un lugar o sede diferente al establecido en el contrato de prestación de servicios para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

e) Gastos de transporte: Suma de dinero destinada a cubrir los gastos de transporte intermunicipal, fluvial o marítimo, otorgado a los empleados públicos en comisión de servicios o contratistas con autorización de desplazamiento en el que incurra en desarrollo de su comisión o desplazamiento según sea el caso.

f) Funcionario público: Es la persona natural vinculada a la administración pública en virtud de una relación legal y reglamentaria, es decir, a través de un acto administrativo de nombramiento.

g) Contratista: Es la persona natural o jurídica, privada o pública, que asume la ejecución de una actividad, o que debe asumir la realización de una determinada prestación, según las especificidades del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

h) Gastos de peajes, combustibles y otros: Es el valor en dinero que se reconoce a los conductores que se desplazan en vehículos asignados o de propiedad del Ministerio de Cultura, destinados a cubrir los gastos de peajes, combustible y demás que se generen por la propia actividad de conducción del vehículo.

i) Autorización de desplazamiento: Actuación administrativa mediante la cual se avala y se reconocen los gastos de desplazamiento a los contratistas, cuando estuvieren ejecutando actividades fuera del lugar determinado en el contrato para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

j) instructivo gestión de tiquetes aéreos: Pasos necesarios a seguir para realizar el trámite de solicitud de reserva y emisión de tiquetes aéreos.

k) Módulo gestión viáticos SIIF Nación: Herramienta informática implementada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para la gestión de viáticos en el aplicativo SIIF Nación.

CAPÍTULO II.

PROGRAMACIÓN DE COMISIONES.

ARTÍCULO 4. RESPONSABILIDAD. El Ministro, Viceministro, Secretario General, Directores, Jefes y Coordinadores; serán responsables de programar las comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento requeridas para el cumplimiento de los objetivos institucionales, teniendo en cuenta los principios de oportunidad, objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.

ARTÍCULO 5. Programación. Dentro de los veinte (20) primeros días calendario de cada mes, las dependencias deberán registrar las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento para el mes siguiente, esto en el aplicativo de gestión de comisiones.

Esta programación deberá contener la justificación y el objeto de las comisiones a desarrollar, las cuales deben ajustarse a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar, con criterios de racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable, hará la revisión y validación de la información suministrada por el área, con la cual se podrá tramitar el visto bueno del Ministro, los Viceministros, o la Secretaria General, según corresponda. Posterior a la misma, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, hará los trámites para la suscripción del acto administrativo correspondiente por el Ordenador del Gasto, con fundamento en la siguiente información contenida en dicho registro:

Para la solicitud de comisión de servicios:

1. Nombres, apellidos y número de identificación del comisionado.

2. Cargo que desempeña, código, grado y dependencia.

Para la solicitud de autorización de desplazamiento:

1. Nombres, apellidos, número de identificación del contratista.

2. Número de Contrato, fecha de inicio y terminación del mismo, Honorarios Mensuales (antes de IVA).

Adicionalmente, para ambos casos, se debe registrar:

1. Término de duración (Fecha ida y fecha de regreso).

2. Agenda por desarrollar, especificando las actividades a ejecutar.

3. Lugar de destino donde se van a desarrollar las actividades asignadas.

4. La ruta aérea y/o terrestre del lugar de destino donde se desplazará el comisionado o el contratista, informando claramente qué parte del trayecto cubrirá por desplazamiento aéreo, terrestre, fluvial y/o marítimo.

5. El CDP y rubro presupuestal por el que se cancelarán los gastos o convenio interinstitucional o entidad invitante que cancela los gastos.

6. El valor de los viáticos y/o gastos de desplazamiento, y de aplicar el valor de los gastos de transporte terrestre, peajes y de combustible.

7. Objeto de la comisión o desplazamiento.

8. Justificación de la comisión o desplazamiento.

En el evento en que sea necesaria la presentación de observaciones a la programación, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, notificará a la dependencia correspondiente con el fin de realizar las modificaciones respectivas, sin que esto genere una actuación administrativa modificatoria.

ARTÍCULO 6. COMISIONES Y DESPLAZAMIENTOS EXTEMPORÁNEOS. Las comisiones y autorizaciones de desplazamientos que registren las áreas después del término establecido en el artículo 5 serán considerados como extemporáneas.

PARÁGRAFO. Podrá presentarse solicitud de comisión de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento al interior del país fuera de la programación establecida en el artículo 5,-, sólo cuando exista necesidad urgente de participación del funcionario y/o contratista en actividades que requieran de su presencia de manera inmediata. También en los casos que determine el Ministro o el Secretario General, de acuerdo con criterios técnicos y objetivos que serán especificados en la aprobación de la solicitud.

Para estos casos, el Director, Jefe o Coordinador de cada área; o el responsable designado para el trámite de la comisión y/o autorización de desplazamiento, deberá hacer la solicitud con una antelación no inferior a veinticuatro (24) horas antes del inicio de la comisión y/o autorización de desplazamiento, justificando la extemporaneidad, para que, de acuerdo con los argumentos expuestos, se analice su viabilidad.

El aplicativo de gestión de comisiones no permitirá programar comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento para funcionarios y/o contratistas que tengan comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento pendientes por legalizar, de acuerdo con los tiempos estipulados en el artículo 22.- de la presente resolución.

ARTÍCULO 7. Comisiones Excepcionales. El Ministro, Viceministros y Secretario General, no se encuentran sujetos al cumplimento del tiempo de programación previsto en el Artículo 5.- de la presente resolución. Por consiguiente, las comisiones correspondientes a estos funcionarios, por la naturaleza de sus cargos, se podrán tramitar cuando fuere necesario.

PARÁGRAFO. Se podrán tramitar en las condiciones previstas en este artículo las comisiones del personal de protección y seguridad, funcionarios públicos y/o contratistas que se realicen para el apoyo de las gestiones que adelanten los funcionarios señalados.

ARTÍCULO 8. COMISIONES AL EXTERIOR DEL PAÍS: Las solicitudes de comisiones al exterior de los servidores públicos y los gastos de desplazamiento al exterior de los contratistas del Ministerio de Cultura, deben ser radicadas ante la Secretaría General, por la dependencia a la cual está asignado el funcionario o contratista, con visto bueno del jefe del área, del Viceministro y el Ministro, según sea el caso.

Cuando se trate de servidor público, la solicitud deberá ser radicada mediante memorando ante la Secretaría General, por parte de la dependencia a la que está adscrito el funcionario, con veinte (20) días calendarios de anticipación a la fecha prevista de viaje, y debe contener:

1. La forma en que serán sufragados los gastos

2. La justificación de la necesidad, conveniencia y oportunidad de la participación en el mismo

3. La fecha de inicio y terminación del evento

4. En caso que se requiera encargar a un funcionario del empleo del comisionado, se deberá f indicar el nombre y él cargo de la persona que se propone.

Se deben anexar los siguientes documentos:

1. La Invitación original.

2. Nombre de la entidad u organismo a cargo de la cual se encuentra la financiación de viáticos y pasajes aéreos (Cuando aplique).

3. La reserva del tiquete especificando itinerarios, valores, clase.

4. Número y fecha del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

La solicitud de servidores públicos pertenecientes a entidades adscritas al Ministerio de Cultura, deberá ser radicada con el visto bueno del jefe del respectivo organismo o quien este designe, con veinte (20) días calendarios de anticipación a la fecha prevista de viaje, allegando los documentos relacionados anteriormente, junto con el proyecto de resolución y/o Decreto según el caso y el certificado de cumplimiento de requisitos de la persona que quedara encargada, ante el despacho del Ministro para autorización y posterior remisión a la Secretaría General del Ministerio de Cultura.

Una vez remitida la autorización a la Secretaría General, se procederá por parte de esta última a remitir las referidas solicitudes al Grupo de Gestión Humana, para que se adelante el trámite correspondiente conforme a lo establecido en la normatividad vigente y lineamientos de la Presidencia de la República.

La solicitud de autorización para el desplazamiento del contratista deberá acompañarse con la invitación del organismo extranjero o entidad, si a ello hubiere lugar, agenda a realizar y con la siguiente información:

1. Nombres y apellidos del contratista.

2. Número del contrato.

3. Validación de la cláusula que permita el desplazamiento del contratista al exterior.

4. La dependencia para la cual cumple sus obligaciones contractuales.

5. Objeto del desplazamiento, indicando las fechas de inicio y terminación.

6. Justificación.

7. Ciudad y país de destino.

8. La reserva del tiquete especificando itinerarios, valores, clase.

9. Copia de la reserva aérea y costo.

10. Valor de viáticos, discriminando en dólares el valor diario y total de viáticos necesarios para la ejecución de la comisión o desplazamiento.

11. Número y fecha del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

12. Nombre de la entidad u organismo a cargo de la cual se encuentra la financiación de viáticos y pasajes aéreos (Cuando aplique).

13. Visto bueno del Ministro, Viceministro y del Jefe de la dependencia, y la aprobación final del Ordenador del Gasto.

PARÁGRAFO 1. En caso de comisiones al exterior de funcionarios, el Grupo de Gestión Humana deberá reportar dicha situación a la ARL correspondiente, aun cuando el desplazamiento no represente erogación de recursos por parte del Ministerio de Cultura.

PARÁGRAFO 2. En caso de comisiones al exterior de Contratistas, el Grupo de Gestión Financiera y Contable informara la situación al Grupo de Gestión Humana quien deberá reportar a la ARL correspondiente, aun cuando el desplazamiento no represente erogación de recursos por parte del Ministerio de Cultura.

CAPÍTULO III.

SUSCRIPCIÓN Y REGISTRO DE LAS COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO AL INTERIOR Y AL EXTERIOR DEL PAÍS.

ARTÍCULO 9. ACTO ADMINISTRATIVO. Los documentos mediante los cuales se autorizan las comisiones de servicios y/o las autorizaciones de desplazamiento de contratistas, una vez suscritos por el Ordenador del Gasto, constituyen formalmente actos administrativos para todos sus efectos.

El acto administrativo que confiere la comisión y/o autorización de desplazamiento debe contener:

1. El objeto del acto administrativo.

2. El lugar de destino (Sitio donde se ejecutarán las actividades por parte del funcionario o contratista, especificando la ruta aérea y/o terrestre.

3. El reconocimiento de los viáticos y/o gastos de desplazamiento.

4. La duración de la comisión (fecha inicio y fecha final).

5. La entidad u organismo que sufragará los viáticos y/o gastos de desplazamiento y gastos de transporte, cuando a ello hubiere lugar.

6. El número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) o fuente del gasto, cuando la comisión demande recursos del tesoro.

7. Número de consecutivo único. (SIIF Nación, aplicativos viáticos).

PARÁGRAFO. Para las comisiones al exterior de funcionarios, el acto administrativo debe incluir la autorización de comisión al exterior emitido por Presidencia.

ARTÍCULO 10. REGISTRO DE LAS COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO. Se podrán iniciar las comisiones y los desplazamientos al interior como al exterior del país, solamente cuando se hayan conferido mediante el acto administrativo correspondiente y realizado el registro presupuestal del compromiso.

Los viáticos y/o gastos de desplazamiento serán gestionados, registrados, validados y autorizados a través de SIIF Nación, por medio del Módulo de Viáticos, y siguiendo las directrices dadas en la Guía de gestión de viáticos del Ministerio de Hacienda. En consecuencia, el Grupo de Gestión Financiera y Contable registrará en el aplicativo SIIF las solicitudes de comisión y el respectivo registro presupuestal del compromiso.

CAPÍTULO IV.

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO.

ARTÍCULO 11. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS. El valor de los viáticos de comisiones al interior del país, se liquidará de acuerdo con lo establecido en la escala de viáticos para servidores públicos, mediante el decreto anual que expide el Gobierno Nacional y las normas que lo reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

En las comisiones que se realicen en vehículos oficiales de propiedad del Ministerio de Cultura, a los conductores se les otorgará el reconocimiento de los gastos dé peajes y de viaje relacionados con el desarrollo de la comisión.

ARTÍCULO 12. LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Se liquidarán teniendo en cuenta las escalas de viáticos del decreto anual expedido por el Gobierno Nacional para servidores públicos. Para el caso de contratistas tanto para viajes al interior del país como al exterior, la remuneración base de liquidación será determinada por la siguiente fórmula: Honorarios o monto mensuales programado (antes de IVA) x 70%. El valor resultante se ubicará en la tabla de escala de viáticos para determinar el valor de gastos de desplazamiento que le corresponde.

PARÁGRAFO. 1 Para las comisiones al exterior, la Tasa Representativa del Mercado (TRM) que se aplicará, será la oficial establecida por el Banco de la República del día en que se registre el compromiso presupuestal en la plataforma de SIlF Nación.

ARTÍCULO 13. DEL RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Sólo se reconocerá el cien por ciento (100%) del valor de viáticos o de los gastos de desplazamiento para cada día que, por estrictas necesidades del servicio, el funcionario o contratista pernocte en el lugar del viaje. Si no pernocta, se le reconocerá el 50% de este valor. En caso de pernoctar, deberá presentarse la justificación correspondiente donde consten las razones por las cuales el comisionado o contratista debe desplazarse un día o una noche antes de empezar las actividades; así mismo, el comisionado o contratista deberá presentar justificación debidamente sustentada, para el evento en que deba pernoctar una noche más, habiendo terminado las actividades objeto de la comisión o desplazamiento.

Pernoctar la noche anterior al inicio de las actividades, o la noche del día de finalización de las actividades programadas, sólo podrá tener como justificación la existencia de un caso fortuito, una fuerza mayor, también, en caso en que la ciudad de destino no cuente con vuelos que permitan cumplir con la agenda o que el aeropuerto no cuente con vuelos nocturnos.

ARTÍCULO 14. DE LAS COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO POR INVITACIÓN. No habrá lugar al reconocimiento del pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento, cuando los gobiernos extranjeros, las entidades nacionales o internacionales, públicas o privadas, o las organizaciones no gubernamentales que programen la actividad que origina el viaje, paguen los respectivos costos, salvo aquellos gastos que no estén incluidos en los financiados por dicha entidad o gobierno, y que sean propios o que normalmente serían reconocidos de acuerdo a lo previsto en el presente acto administrativo.

ARTÍCULO 15. VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO COMPLEMENTARIOS. Podrán ser otorgados viáticos y/o gastos de desplazamiento complementarios para atender invitaciones de los organismos nacionales, territoriales y/o extranjeros. En estos casos, la dependencia solicitante deberá incluir en la solicitud el valor que le corresponde asumir al Ministerio, el cual resultará de la diferencia entre el valor liquidado de acuerdo con la escala salarial, establecida en el Decreto de liquidación de viáticos, y el valor sufragado por la entidad.

En caso de que la entidad atienda directamente alguno de los conceptos de los gastos, se reconocerán viáticos y/o gastos de desplazamiento según sea el caso, de manera complementaria por cuenta de los conceptos no cubiertos, así:

CONCEPTOVALOR POR RECONOCER
Manutención50%
Alojamiento40%
Transporté10%

Para el caso de funcionarios, los porcentajes enunciados, en el presente artículo se aplicarán tomando como valor de referencia el monto máximo de viáticos que les corresponde Determinados por el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional de acuerdo con su remuneración mensual; y para el caso de los contratistas, se liquidarán con base en el setenta por ciento (70%) (Antes de IVA) del valor de los honorarios mensuales pactados en el contrato.

ARTÍCULO 16. DEL RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE TRANSPORTE. Se reconocerán los gastos de transporte intermunicipal, fluvial o marítimo, cuando estos se causen fuera del perímetro urbano.

En virtud de lo anterior, para las ciudades cuyos aeropuertos se encuentren fuera de dicho perímetro, se reconocerá la tarifa de acuerdo con los valores relacionados en tabla de valores de gastos de transporte que elaborará el Grupo de Gestión Financiera y Contable para cada año.

PARÁGRAFO 1. Los valores establecidos en la tabla serán las sumas a las que tendrán derecho los servidores públicos y/o contratistas por concepto de gastos de transporte, por lo cual, no se requiere adjuntar documentos soporte para estos efectos. Cuando se requiera el uso de servicios de transporte que no se encuentren regulados en la tabla, el servidor público y/o contratista deberá adjuntar los soportes correspondientes.

PARÁGRAFO 2. La tabla se elaborará teniendo en cuenta el IPC, publicado por el DAÑE al cierre de cada año.

El Ministerio no reconocerá gastos de transporte expreso, salvo cuando se justifiquen los siguientes casos:

- Circunstancias de seguridad que puedan amenazar la integridad personal del funcionario o contratista.

- Situaciones de Orden público que dificulten el desplazamiento al lugar objeto de la comisión o desplazamiento.

- Cuando no exista transporte público para el destino donde se requiera la presencia del funcionario o contratista.

- Existencia de una condición médica y/o física comprobada y certificada.

PARÁGRAFO 3. El funcionario y/o contratista no podrá desplazarse al lugar donde se desarrollarán las actividades que requieren la presencia institucional del Ministerio, usando vehículos particulares, y en ninguna circunstancia, usando su vehículo personal.

PARÁGRAFO 4. Para el pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento de las comisiones al exterior, se deberán entregar al Grupo de Gestión Financiera y Contable los siguientes documentos:

1) Copia de la resolución que confiere la comisión al exterior (Servidores Públicos).

2) utorización de comisión al exterior emitido por Presidencia.

3) Formato de autorización gastos de desplazamiento (Contratista).

4) Invitación y objeto de la comisión.

ARTÍCULO 17. DESEMBOLSO DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO:

- Avance:

El pago de viáticos se efectuará por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable mediante avance, el día hábil anterior al inicio de la actividad o a más tardar el día de inicio de la misma, siempre y cuando se cumplan los términos establecidos en relación con la solicitud de la comisión de servicios, previa disponibilidad de Plan Anual de Caja -PAC.

Una vez finalizada la comisión el servidor público deberá presentar los soportes o documentos equivalentes, mediante los cuales se evidencie el gasto de la totalidad de los recursos desembolsados para la comisión, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al retorno de la misma.

Reconocimiento:

El pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento reconocidos a servidores públicos y/o a contratistas de prestación de servicios, se efectuará por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable en un término no superior a tres (3, días hábiles a la entrega de los documentos requeridos para su legalización, previa disponibilidad de Plan Anual de Caja (PAC).

Si por alguna razón los documentos aportados por el servidor público y/o contratista no cumplen con los requisitos establecidos en el Capítulo VI de la presente resolución, serán devueltos para que se efectúen las modificaciones a que haya lugar y se reinicie el trámite correspondiente, modificándose así el plazo para el respectivo pago.

Para ambos casos, el pago de los gastos adicionales en que haya incurrido el servidor público por situaciones presentadas en desarrollo de la comisión de servicios y/o desplazamiento, se efectuará por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable, dentro de los tres (3) días hábiles a la autorización del reconocimiento de los mismos por parte de la Secretaría General, previa disponibilidad del Plan Anual de Caja -PAC.

- Reintegro:

Para la modalidad de avance; en caso de que se haga necesaria la devolución de los dineros sobrantes o que no estén debidamente soportados, el servidor público deberá reintegrar los recursos mediante consignación en la cuenta que indique la Dirección del Tesoro Nacional, y adjuntar el soporte de dicha consignación como parte de los documentos de legalización.

Conforme lo enunciado, no se podrán tramitar nuevas comisiones de servicio o autorizar nuevos desplazamientos para funcionarios y/o contratistas, cuando estos no hayan legalizado oportunamente la comisión y/o desplazamiento anterior; debido a que por restricciones del SlIF Nación y el aplicativo de gestión de comisiones del Ministerio de Cultura, no es posible tener dos o más comisiones pendientes por legalizar en el sistema.

ARTÍCULO 18. GESTIÓN DEL TRANSPORTE AÉREO. Cuando para el cumplimiento de la comisión de servicios o de la autorización de desplazamiento del contratista, se requiera transporte aéreo, el Ministerio, suministrará los tiquetes al servidor y/o contratista una.vez se expida el acto administrativo, y cumpliendo con los lineamientos establecidos en el documento "Instructivo para la gestión de solicitud de reserva y expedición de tiquetes aéreos".

Cuando por alguna circunstancia se cancele el vuelo, el funcionario y/o contratista, deberá solicitar a ia aerolínea una certificación de la cancelación del vuelo, esto con el fin de poder legalizar la comisión.

El cambio de itinerario que genere costos adicionales en el tiquete aéreo será asumido y cancelado por el funcionario y/o contratista directamente en la aerolínea correspondiente, salvo justificación soportada por el jefe de la dependencia y aprobada por el ordenador del gasto, para que dicho valor sea asumido por la Entidad.

En el evento en que, por motivos personales o situaciones ajenas al Ministerio de

Cultura, que no constituyan una fuerza mayor o un caso, fortuito, el comisionado y/o contratista pierda el vuelo, este deberá asumir la penalidad que corresponda según la aerolínea o el costo del tiquete, según sea aplicable.

PARÁGRAFO 1. Gestión tiquetes aéreos al exterior: Los tiquetes aéreos deberán solicitarse en clase económica, salvo los debidamente autorizados por el Departamento Administrativo de la Presidencia - DAPRE, siempre y cuando el viaje tenga una duración de más de ocho (8) horas. Estos se expedirán una vez se cuente con la autorización de comisión al exterior emitida por Presidencia de la República.

Queda totalmente prohibido expedir tiquetes aéreos en rutas diferentes a las autorizadas en la comisión de servicios y/o autorización de desplazamiento.

CAPÍTULO V.

DURACIÓN, MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE LAS COMISIONES Y DE LAS AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO.

ARTÍCULO 19. DURACIÓN: El término de duración no podrá exceder de treinta (30) días calendario, prorrogables hasta por treinta (30) días calendario adicionales, cuando las necesidades del servicio así lo requieran.

ARTÍCULO 20, PRÓRROGA. Podrá concederse prórroga cuando se determine que por motivos de fuerza mayor, el funcionario o contratista deba permanecer en el lugar de destino por un tiempo adicional al inicialmente aprobado.

La solicitud de prórroga deberá realizarse con anticipación al vencimiento de la comisión y/o autorización de desplazamiento por parte del Director, Jefe o Coordinador del área respectiva; y requiere de la aprobación del ordenador del gasto. Lo anterior con fundamento en el acto administrativo correspondiente, el Grupo de Gestión Financiera y Contable hará los ajustes a que hubiere lugar.

ARTÍCULO 21. Modificación y cancelación: Si habiéndose ordenado una comisión y/o autorización de desplazamiento, y ésta no pudiese llevarse a cabo, o requiera la modificación de su valor o cambio de fecha, el área correspondiente deberá tramitar, a más tardar en su fecha de inicio, la cancelación o modificación del acto administrativo, con el propósito de realizar las gestiones administrativas y los ajustes en el registro presupuestal de compromiso si a ello hubiere lugar.

CAPÍTULO VI.

LEGALIZACIÓN DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE  DESPLAZAMIENTO.

ARTÍCULO 22. Cumplida la comisión y/o la autorización de desplazamiento, el servidor público o el contratista, según sea el caso, deberá entregar al Grupo de Gestión Financiera y Contable, dentro de los Tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de esta en formato PDF., los documentos soporte para la legalización así:

1. Formato de legalización de viáticos y/o gastos de desplazamiento, debidamente firmado por el responsable y su jefe inmediato o supervisor según sea el caso.

2. Pasa bordos ida y regreso. En caso de pérdida o deterioro, presentar certificación de vuelo expedida por la aerolínea.

3. Comprobantes de gastos de viaje, en caso de transporte terrestre, fluvial o marítimo.

4. Informe de Gestión en el formato establecido por el Ministerio de Cultura, donde consten las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto de la comisión y/o desplazamiento.

5. En el evento de cancelarse la comisión, el funcionario, al que ya se le hubiesen pagado los viáticos, deberá reintegrarlos a la cuenta que indique la Dirección del Tesoro Nacional, y adjuntar el comprobante de consignación.

6. Para el caso de Contratistas y estén obligados a facturar, deberán adjuntar la factura correspondiente por cada comisión.

PARÁGRAFO 1. Es responsabilidad de los jefes de cada dependencia, de los supervisores del contrato, y del funcionario y/o contratista, cumplir con las obligaciones y responsabilidades establecidas en la presente Resolución.

PARÁGRAFO 2. El Grupo de Gestión Financiera y Contable podrá informar al Grupo del Control Interno disciplinario sobre las comisiones y/o desplazamientos que al final de cada mes no cumplieron con el trámite de legalización en los tiempos establecidos, para que se adopten las medidas a que hubiere lugar.

PARÁGRAFO 3. Los funcionarios que ocupen los cargos de Ministro, Viceministro y Secretario General, podrán ellos mismos firmar el formato de su cumplido de comisión.

ARTÍCULO 23. La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga expresamente la Resolución 1819 de 2020 y cualquiera otra que le sea contraria.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

ANGÉLICA MARÍA MAYOLO OBREGÓN

Ministra de Cultura

×