Resolución 1819 de 2020 MC
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RESOLUCIÓN 1819 DE 2020
(septiembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE CULTURA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 23 de la Resolución 299 de 2021>
Por medio de la cual se deroga la Resolución 0005 de 2015, se establecen disposiciones sobre las comisiones de servicios, se regula el reconocimiento, pago de viáticos y gastos de viaje para los empleados públicos y contratistas de prestación de servicios del Ministerio de Cultura.
EL SECRETARIO GENERAL
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que les confieren la Ley 397 de 1997, el artículo 6 del Decreto 2120 de 2018, el artículo 4, los numerales 18 y 24 del artículo 5 de la Resolución 1851 de 2019, y
CONSIDERANDO
Que las comisiones de servicio al interior o al exterior del país, se encuentran reguladas por los artículos 2.2.5.5.21 a 2.2.5.5.30 del Decreto 1083 de 2015.
Que de acuerdo con el artículo 2.2.5.5.21 Ibídem, el empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior.
Que el artículo 2.2.5.5.24 del Decreto 1083 de 2015 relativo al contenido del acto administrativo que confiere la comisión, expresa que el acto administrativo que confiere la comisión señalará: 1. El objetivo de esta; 2. La justificación de la comisión, de acuerdo con los objetivos y funciones del área solicitante. 3. Si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de estos. 4. La duración. 5. El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar; 6. Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto. Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.
Que el artículo 2.2.5.5.25 establece que la comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.
Que de acuerdo con el Decreto 1083 del 2015 en su artículo 2.2.5.5.27 Derechos del empleado en comisión de servicios. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual, tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional.
Que cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte; tampoco habrá lugar a su pago, cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad.
Que, en el evento en que los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia.
Que el Gobierno Nacional anualmente fija la escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1o y el inciso 2o del artículo 4o de la Ley 4 de 1992.
Que el artículo 2.9.1.1.5 del Decreto 1068 de 2015 -Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, consagra lo siguiente: “Obligatoriedad de utilización del sistema. Las entidades y órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y la Contaduría General de la Nación, o quienes hagan sus veces, deberán efectuar y registrar en el Sl/F Nación las operaciones y la información asociada con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los Instructivos que para el efecto expida el administrador el sistema”.
Que el Ministerio de Hacienda en la Guía de Gestión de viáticos, establece como un método para el pago de viáticos, el de reconocimiento, mismo que implica que cuando el tercero comisionado regresa de la comisión, debe presentar la documentación para pago y la entidad debe: 1) Registrar la radicación de soportes; 2) Registrar la obligación presupuestal; y 3) Registrar la orden de pago.
Que el Ministerio de Cultura a través de la Resolución No. 0005 del 5 de enero de 2015, estableció disposiciones especiales sobre las comisiones de servicios al interior del país, regulando el reconocimiento, pago de viáticos y gastos de viaje en el Ministerio de Cultura.
Que conforme a la resolución 1400 de 2020, la dependencia responsable de la gestión de las comisiones y el suministro de los tiquetes aéreos en el Ministerio de Cultura es el Grupo de Comisiones y Viáticos.
Que se requiere incorporar cambios en los trámites para autorizar, conferir, reconocer y pagar las comisiones de servicio, así como los gastos de transporte a los funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura, cuando deban desplazarse a cumplir con sus funciones, en el marco de los principios que rigen la función administrativa.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO PRIMERO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Objeto. La presente resolución tiene como objeto reglamentar el trámite de comisiones de servicio, gastos de viaje y gastos de desplazamiento al interior del país.
ARTÍCULO SEGUNDO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Campo de Aplicación. La presente resolución aplica para los servidores públicos, funcionarios y contratistas de prestación de servicios, profesionales y personal de apoyo a la gestión del Ministerio de Cultura, que deban realizar comisiones de servicio al interior del país.
DEFINICIONES
ARTÍCULO TERCERO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Establecer para lo pertinente, las siguientes definiciones:
a) Comisión de servicios: Situación administrativa en virtud de la cual, el servidor público ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a su sede habitual de trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que se es titular sin que se genere vacancia del empleo y dando lugar al pago de viáticos y gastos de transporte.
b) Comisionado: Servidor público que realiza una actividad relacionada con sus obligaciones o funciones, en un lugar diferente de su sede habitual, en representación del Ministerio de Cultura por designación de autoridad competente.
c) Viáticos: Reconocimiento de gastos de alojamiento y alimentación en que pueden incurrir los funcionarios cuando desarrollan sus funciones fuera de su sede de trabajo.
d) Gastos de desplazamiento: Son los pagos realizados a los contratistas destinados a atender los gastos de manutención y alojamiento en un lugar o sede diferente de su sede habitual de cumplimiento de sus obligaciones.
e) Gastos de Transporte: Suma de dinero destinada a cubrir los gastos de transporte en el que incurre el comisionado en desarrollo de su comisión.
f) Funcionarios Públicos: Son las personas naturales vinculadas a la administración pública en virtud de una relación legal y reglamentaria, es decir, a través de un acto administrativo de nombramiento.
g) Contratistas: Son las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, que asumen la ejecución de una labor o actividad, o que deben asumir la realización de una determinada prestación, según las especificidades del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.
h) Gastos de peajes, combustibles y otros: Es el valor en dinero que se reconoce a los conductores del Ministerio que se desplazan en vehículos del Ministerio de Cultura, destinado a cubrir los gastos de peajes, combustible y demás que se generen por la propia actividad de conducción del vehículo.
i) Autorización de desplazamiento: Actuación administrativa mediante la cual se reconocen los gastos de desplazamiento a los contratistas, cuando estuvieren desempeñándose fuera de su sede habitual de trabajo.
j) instructivo Gestión de tiquetes aéreos: Pasos necesarios a seguir para realizar el trámite de solicitud de reserva y emisión de tiquetes aéreos.
k) Módulo Gestión Viáticos SIIF Nación: Herramienta informática implementada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para la gestión de viáticos en el aplicativo SIIF Nación.
PROGRAMACIÓN DE COMISIONES.
ARTÍCULO CUARTO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Responsabilidad. El Ministro(a), Viceministros, Secretario(a) General, Directores, Jefes y Coordinadores serán responsables de programar las comisiones de servicios y autorizaciones de desplazamiento requeridas para el cumplimiento de los objetivos institucionales, teniendo en cuenta los principios de oportunidad, objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.
ARTÍCULO QUINTO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Programación de Comisiones y Autorizaciones de Desplazamientos. Las dependencias a más tardar cinco (5) días antes del inicio de las comisiones o autorizaciones de desplazamiento, deberán registrar en el aplicativo de gestión de comisiones, previo visto bueno del jefe inmediato.
El Grupo de Gestión de comisiones y viáticos hará los trámites para la suscripción del acto administrativo correspondiente por el Ordenador del Gasto, después hacer la revisión y validación, con fundamento en la siguiente información contenida en dicho registro:
1. Nombres, apellidos e identificación del comisionado con especificación del cargo que desempeña.
2. Término de duración de la comisión o el desplazamiento (Fecha ida y fecha de regreso).
3. Lugar de destino donde se van a desarrollar las actividades asignadas.
4. La ruta aérea y/o terrestre del lugar de destino donde se desplazará el comisionado, informando claramente qué parte del trayecto se cubrirá por desplazamiento aéreo, terrestre, fluvial y/o marítimo.
5. El CDP y rubro presupuestal por el que se cancelarán los gastos, o convenio interinstitucional o entidad invitante que cancela los gastos.
6. El valor de los viáticos y/o gastos de desplazamiento, y de aplicar el valor de los gastos de transporte terrestre, peajes y de combustible.
7. Objeto del viaje.
8. Justificación del viaje.
ARTÍCULO SEXTO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Comisiones Extemporáneas. Las comisiones y autorizaciones de desplazamientos que registren las áreas después del plazo establecido en el artículo quinto, serán consideradas como extemporáneas.
PARÁGRAFO. Los directores, jefes y coordinadores de áreas, serán responsables por las comisiones y autorizaciones de desplazamientos que se generen de manera extemporánea.
ARTÍCULO SÉPTIMO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Comisiones Excepcionales. El Ministro(a), Viceministros, Secretario General y Directores Técnicos del Ministerio se encuentran exentos del cumplimento de los términos previstos en el Artículo Quinto. Por consiguiente, las comisiones correspondientes a estos funcionarios, por la naturaleza de sus cargos, se podrán tramitar cuando fuere necesario, siempre y cuando el acto administrativo y el registro presupuestal correspondientes se expidan a más tardar en la fecha de inicio de la comisión. En estas dependencias se podrá generar el documento Autorización de la comisión sin el trámite de solicitud de comisión.
PARÁGRAFO. Se podrán tramitar en las condiciones previstas en este artículo las comisiones de escoltas y funcionarios de prensa que se realicen para el apoyo de las gestiones que adelanten los funcionarios señalados.
SUSCRIPCIÓN Y REGISTRO DE LAS DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO AL INTERIOR DEL PAÍS.
ARTÍCULO OCTAVO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Acto Administrativo. Los documentos mediante los cuales se autorizan las comisiones de servicios y las autorizaciones desplazamientos de contratistas una vez suscritos por el Ordenador del Gasto se constituyen en los actos administrativos correspondientes.
El acto administrativo que confiere la comisión debe contener:
a. El objetivo del acto.
b. El lugar de destino (especificando la ruta aérea y/o terrestre).
c. El reconocimiento de los viáticos.
d. La duración de la comisión.
e. La entidad u organismo que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello hubiere lugar.
f. El número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) o fuente del gasto, cuando la comisión demande recursos del tesoro.
g. Número de consecutivo único.
ARTÍCULO NOVENO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Registro de las Comisiones y Autorizaciones de desplazamiento. Se podrán iniciar las comisiones y los desplazamientos al interior del país, solamente cuando se hayan conferido mediante el acto administrativo correspondiente y realizado el registro presupuestal del compromiso.
Los viáticos serán gestionados a través del SIIF, por medio del Módulo de Viáticos, siguiendo las directrices dadas en la Guía de Gestión de Viáticos del Ministerio de Hacienda. En consecuencia, el Grupo de Comisiones y viáticos registrará en el aplicativo SIIF las solicitudes de comisión, los compromisos presupuéstales y elaborará las obligaciones que serán remitidas a gestión Financiera para el trámite de pago.
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO.
ARTÍCULO DÉCIMO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Liquidación de viáticos. El valor de los viáticos se liquidará de acuerdo con lo establecido en la escala de viáticos para empleados públicos que expide anualmente el Gobierno Nacional mediante Decreto.
El personal de seguridad asignado para prestar el servicio de protección y seguridad personal al(a) Ministro(a), tendrá derecho al reconocimiento y pago de Los viáticos que se causen con ocasión del cumplimiento de la comisión; estos viáticos se liquidarán de acuerdo con la escala de viáticos establecidos en el Decreto Anual expedido por el Gobierno Nacional.
A los conductores se les otorgará el reconocimiento de los gastos de peajes y de viaje relacionados con el desarrollo de las comisiones que se realicen en vehículos oficiales de propiedad del Ministerio de Cultura.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Liquidación de Gastos de desplazamiento. Se liquidarán teniendo en cuenta las escalas de viáticos del Decreto anual expedido por el Gobierno Nacional para funcionarios públicos. Para estos efectos, la remuneración base de liquidación será determinada por la siguiente fórmula: Honorarios mensuales o monto mensual programado (antes de IVA) x 70%. El valor resultante se ubicará en la tabla de escala de viáticos para determinar el valor de gastos de desplazamiento que le corresponde.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Del reconocimiento de viáticos y gastos de desplazamiento. Sólo se reconocerá el cien por ciento (100%) del valor de viáticos o de los gastos de desplazamiento para cada día que, por estrictas necesidades del servicio, el funcionario o contratista pernocte en el lugar del viaje. Si no pernocta, se le reconocerá el 50% de este valor.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> De las comisiones y desplazamientos por invitación. No habrá lugar al reconocimiento del pago de viáticos o gastos de desplazamiento, cuando los gobiernos extranjeros, las entidades nacionales o internacionales, públicas o privadas, o las organizaciones no gubernamentales
que programen el acto que origina el viaje, paguen los respectivos costos, salvo aquellos gastos que no estén incluidos en los financiados por dicha entidad o gobierno.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Viáticos y gastos de desplazamiento complementarios. Podrán ser otorgados viáticos o gastos de desplazamiento complementarios para atender invitaciones de los organismos nacionales, territoriales y extranjeros. En estos casos, la Dependencia solicitante deberá incluir en la solicitud el valor que le corresponde asumir al Ministerio, el cual resultará de la diferencia entre el valor liquidado de acuerdo con la escala salarial, establecida en el Decreto Anual de Liquidación de Viáticos, y el valor sufragado por la entidad.
En caso de que la entidad atienda directamente alguno de los conceptos de los gastos, se reconocerán viáticos o gastos de desplazamiento complementarios por los conceptos no cubiertos, de acuerdo con la siguiente tabla:
| CONCEPTO | VALOR A RECONOCER |
| Manutención | 50% |
| Alojamiento | 40% |
| Transporte | 10% |
Para el caso de funcionarios, los porcentajes enunciados en el presente artículo se aplicarán tomando como valor de referencia el monto máximo de viáticos que les corresponde, determinados por el Decreto anual expedido por el Gobierno Nacional, de acuerdo con su remuneración mensual; y para el caso de los contratistas, se liquidarán con base en el setenta por ciento (70%) del valor de los honorarios mensuales pactados en el contrato.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Del reconocimiento de gastos de transporte. Se reconocerán los gastos de transporte, cuando estos se causen fuera del perímetro urbano.
En virtud de lo anterior, para las ciudades cuyos aeropuertos se encuentren fuera de dicho perímetro, se reconocerá la tarifa de acuerdo con los valores relacionados en tabla de valores de gastos de transporte que elaborará el Grupo de Comisiones y Viáticos para cada año.
PARÁGRAFO PRIMERO. Los valores establecidos en la tabla serán las sumas a las que tendrán derecho los servidores públicos por concepto de gastos de transporte, por lo cual, no se requerirá adjuntar documentos soporte para estos efectos. Cuando se requiera el uso de servicios de transporte que no se encuentren regulados en la tabla, el servidor público deberá adjuntar los soportes correspondientes.
PARÁGRAFO SEGUNDO. La tabla se elaborara teniendo en cuenta el IPC, publicado por el DANE al cierre de cada año.
El Ministerio no reconocerá gastos de transporte expreso, salvo cuando se justifiquen los siguientes casos:
- Problemas de seguridad
- Problemas de orden público
- Cuando no exista transporte público al destino de la comisión
- Por enfermedad
En ningún caso está autorizado desplazarse al lugar de la comisión en vehículos particulares y no se reconocerá transporte terrestre cuando los servidores públicos decidan por voluntad propia transportarse en vehículos de su propiedad.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Gestión del Transporte Aéreo. Cuando para el cumplimiento de la comisión de servicios o de la autorización de desplazamiento del contratista, se requiera transporte aéreo, el Ministerio suministrará los tiquetes al servidor o contratista, una vez se expida el acto administrativo y cumpliendo con los lineamientos establecidos en el documento “Instructivo para la gestión de solicitud de reserva y expedición de tiquetes aéreos”.
DURACIÓN, MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE LAS COMISIONES Y DE LAS AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Duración. El término de duración de la comisión o de la autorización de desplazamiento, no podrá exceder de treinta (30) días calendario, prorrogables hasta por treinta (30) días calendario adicionales.
PARÁGRAFO: En ningún caso se podrán otorgar órdenes de comisión o autorizaciones de viaje de carácter permanente
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Prórroga. Podrá concederse prórroga cuando se determine que la duración inicialmente concedida no es suficiente para cumplir a cabalidad el objetivo propuesto, o cuando por motivos de fuerza mayor el funcionario o contratista deba permanecer en el lugar de destino por un tiempo adicional al inicialmente aprobado.
La solicitud de prórroga deberá realizarse con anticipación al vencimiento de la comisión o autorización de desplazamiento por parte del director, jefe o coordinador del área respectiva, y requiere de la aprobación del ordenador(a) del gasto. Con fundamento en el acto administrativo correspondiente, el Grupo de Comisiones y viáticos hará los 'ajustes a que hubiere lugar.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Modificación y cancelación. Si habiéndose ordenado, una comisión o autorización de desplazamiento, esta no pudiese llevarse a cabo o requiera la modificación de su valor, el área correspondiente deberá tramitar, a más tardar en su fecha de inicio, la cancelación o modificación del acto administrativo, con el propósito de realizar las gestiones administrativas y los ajustes en el registro presupuestal si a ello hubiere lugar.
LEGALIZACIÓN DE COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO.
ARTÍCULO VIGÉSIMO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> Legalización. Cumplida la comisión o la autorización de desplazamiento, el servidor público o el contratista, según sea el caso, deberá entregar al Grupo de Comisiones y Viáticos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la misma, los soportes para el trámite de la obligación y el pago. Dichos documentos son:
1. Formato de legalización de viáticos y/o gastos de desplazamiento
2. Pasa bordo ¡da y regreso. En caso de pérdida o deterioro, presentar certificación de vuelo expedida por la aerolínea.
3. Comprobantes de gastos de viaje.
PARÁGRAFO PRIMERO. Es responsabilidad de los jefes de cada dependencia, de los supervisores del contrato y del comisionado, cumplir con los términos establecidos en la presente resolución.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Grupo de comisiones y viáticos podrá informar al Grupo del Control Interno disciplinario sobre las comisiones que al final de cada mes no cumplieron con el trámite de legalización en los tiempos establecidos, para que se adopten las medidas a que hubiere lugar.
PARÁGRAFO TERCERO. Los funcionarios que ocupen los cargos de Ministro, Viceministros, Directores y/o Jefes de Oficina, podrán ellos mismos firmar el formato de su cumplido de comisión.
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: <Resolución derogada por el artículo de la Resolución 299 de 2021> La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga expresamente la Resolución 0005 de 2015.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. a los
JULIÁN DAVID STERLING OLAVE
Secretario General
Ministerio de cultura
