RESOLUCIÓN 2626 DE 2009

(diciembre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

"Por la cual se adecua la estructura, funcionamiento e integración del Comité de Conciliación del Ministerio de Cultura"

LA MINISTRA DE CULTURA

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las previstas en las Leyes 489 de 1998 y 397 de 1997, el Decreto 1746 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 estableció la obligatoriedad para las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, de integrar un Comité de Conciliación conformado por funcionarios del nivel directivo;

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1214 de 2000 por medio del cual se establecieron funciones a los Comités de Conciliación ya referidos; el cual fue derogado por el Decreto 1716 de 2009 reglamentario del artículo 75 de la Ley 446 de 1998.

Que mediante Resolución No. 1649 del 5 de noviembre de 2003, se creó el Comité de Conciliación del Ministerio de Cultura de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1214 de 2000 y el mismo debe ajustarse a lo reglado en el Decreto 1716 de 2009;

Que se hace necesario adecuar la estructura, funcionamiento e integración del Comité de Conciliación de acuerdo con lo establecido en el capítulo lI del Decreto 1716 de 2009.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIÓN. El Comité de Conciliación del Ministerio de Cultura es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

PARÁGRAFO ÚNICO. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación del gasto.

ARTÍCULO SEGUNDO: INTEGRACIÓN. El Comité de Conciliación del Ministerio de Cultura estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1. El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.

2. El ordenador del gasto en el Ministerio de Cultura, o quien haga sus veces.

3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

5. El Director del Área Técnica respectiva de acuerdo con los hechos de los casos que analizará el Comité y sólo respecto de ellos, y en los casos que versen sobre asuntos laborales el Coordinador del Grupo de Gestión Humana.

También asistirán con voz, pero sin voto:

- El Jefe de la Oficina de Control Interno

- El apoderado que represente los intereses de la entidad.

- El Secretario Técnico del Comité

- Cualquier otro funcionario del Ministerio de Cultura o de otra entidad cuya presencia se requiera.

A todas las sesiones del Comité será invitado a un funcionario de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia quien podrá asistir con derecho a voz.

ARTÍCULO TERCERO: FUNCIONES. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del Ministerio.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento. Para tal efecto, El Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

10. Dictar su propio reglamento.

10. Las demás que se derivan del Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009 y demás normas que lo reformen o adicionen.

ARTÍCULO CUARTO: SESIONES. <Inciso modificado por el artículo 1 de la Resolución 1033 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Conciliación del Ministerio de Cultura sesionará de manera ordinaria no menos de dos (2) veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

El Comité de Conciliación sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. La asistencia a dichas sesiones es obligatoria.

La citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité deberá ser efectuada por la Secretaría Técnica del mismo, sin perjuicio de la citación a sesiones extraordinarias que efectúe el Presidente del Comité de Conciliación.

De cada sesión se levantará un acta en la cual sus integrantes podrán dejar las constancias que consideren pertinentes.

PARAGRAFO PRIMERO. Las sesiones del Comité de Conciliación siempre deberán efectuarse de forma presencial cuando en el orden del día para la sesión que se cita al Comité de Conciliación aparece que se discutirán casos de Conciliaciones Extrajudiciales, Conciliaciones como requisito de procedibilidad, llamamiento en Garantía con fines de repetición y/o Acciones de Repetición.

PARAGRAFO SEGUNDO. La ausencia del apoderado no le impedirá al Comité sesionar y decidir válidamente.

ARTÍCULO QUINTO: SESIONES NO PRESENCIALES. Cuando deba someterse al Comité de Conciliación en sesión extraordinaria, el análisis de casos con fecha de audiencia de conciliación judicial o pacto de cumplimiento decretada, y este no pueda sesionar presencialmente, el Comité podrá sesionar en forma no presencial, vía fax o correo electrónico, siempre que se deje constancia de la decisión que se adopte y se levante el acta respectiva que se firmará por todos los integrantes del Comité de Conciliación y no se trate de los casos referidos en el Parágrafo Primero del artículo anterior.

En este evento la citación, orden del día, fichas técnicas y demás documentos anexos a la misma, podrán enviarse vía fax o correo electrónico a los integrantes del Comité, informando la fecha y hora de la sesión virtual, en la que deberán remitir las observaciones y voto respectivo al correo electrónico institucional de quien desempeñe la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación.

ARTÍCULO SEXTO: SECRETARÍA TÉCNICA. El Secretario Técnico del Comité ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del Ministerio de Cultura y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del interior y Justicia,

4. Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Ministerio de Cultura.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Diligenciar y remitir semestralmente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y Justicia el Formato de Información Litigiosa y Conciliaciones que este diseñe y exija.

7. Elaborar el informe sobre Acciones de Repetición y Llamamiento en Garantía del Ministerio de Cultura y remitirlo en los meses de junio y diciembre a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del interior y Justicia.

8. Ingresar al Sistema Único de Información para la Gestión Jurídica del Estado - LITIGOB, la información relativa al Comité de Conciliación.

9. Recopilar o preparar la documentación relacionada con los asuntos a conciliar, para ser entregada a cada miembro del Comité allegándola a la citación respectiva.

10. Expedir para cada caso sometido al Comité, la Certificación de la decisión adoptada por el mismo, la cual será presentada por el Apoderado al respectivo Despacho Judicial.

11. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

PARÁGRAFO. La designación o el cambio del Secretario Técnico del Comité deberán ser informados inmediatamente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del interior y Justicia.

ARTÍCULO SÉPTIMO: LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. Los apoderados del Ministerio de Cultura deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos de responsabilidad patrimonial, incluyendo el acápite respectivo en la ficha técnica que presentan al Comité de Conciliación sobre cada caso. De no ser viable el llamamiento en garantía deberán justificarlo por escrito en la misma.

ARTÍCULO OCTAVO: VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 1747 del 19 de octubre de 2007.

Publíquese y Cúmplase

MARÍA CONSUELO ARAUJO CASTRO

Ministra de Cultura