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RESOLUCIÓN 1872 DE 2018

(junio 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Mediante la cual se conforma el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI del Ministerio de Cultura

LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en las Leyes 397 de 1997 y 489 de 1998, y en cumplimiento del Artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 Plan Nacional de Desarrollo,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno, que se ejercerá en los términos que señale la ley y que la función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Así mismo, en su artículo 269 establece que las autoridades correspondientes en las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno;

Que el literal a) del artículo 3o de la Ley 87 de 1993, establece que le corresponde a la máxima autoridad del órgano o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno;

Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, señala que, si bien la responsabilidad del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en la entidad es del representante legal, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, lo es también de los jefes de cada una de las distintas dependencias de la entidad;

Que el Decreto 1537 de 2000, define la Administración de Riesgos como parte integral del fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno en las entidades públicas, para lo cual se establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo;

Que el Decreto Distrital 456 de 2008, reforma el Plan de Gestión Ambiental del Distrito Capital, y establece la corresponsabilidad en la gestión ambiental del Distrito Capital en todas las personas naturales y jurídicas ubicadas en el territorio del Distrito, de manera permanente o temporal, con la asesoría y bajo la coordinación de las autoridades ambientales, en ejercicio del deber de las personas, los ciudadanos y los servidores públicos de proteger los recursos naturales del país, velar por la conservación de un ambiente sano y propiciar el desarrollo sostenible;

Que a través del Acuerdo 333 de 2008 del Concejo de Bogotá D.C., se desarrolla la política de reducción de costos ambientales en las entidades del Distrito Capital y se crea la figura de gestor ambiental, el cual fue reglamentado por el Decreto 165 de 2015;

Que mediante la Resolución 1563 de 2009 del Ministerio de Cultura, se crea el Comité de coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental de este Ministerio;

Que mediante Decreto 1443 de 2014 se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) compilado en el Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo" Capítulo VI Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;

Que el artículo 8o del Decreto 1443 del 31 de julio de 2014 "Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo" (SG-SST), establece:

“ Artículo 8. Obligaciones de los Empleadores. El empleador está obligado a

la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en la normatividad vigente.(....)"

"(...) 2: Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo SST a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 dispone “Intégrense en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de qué trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado."

Que mediante el Decreto Único Reglamentario 1076 de 2015 del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible se compilan y racionalizan las normas de carácter reglamentario que rigen el sector Ambiente;

Que a través del Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 1078 de 2015 se definen los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado abierto, más eficiente, más transparente y más participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad. En donde, su componente de Seguridad y privacidad de la Información comprende las acciones transversales, tendientes a proteger la información y los sistemas de información, del acceso, uso, divulgación, interrupción o destrucción no autorizada;

Que el CONPES 3854 del 11 de abril de 2016, Política Nacional de Seguridad Digital, tiene como objetivo general fortalecer las capacidades de las múltiples partes interesadas para identificar, gestionar, tratar y mitigar los riesgos de seguridad digital en sus actividades socioeconómicas en el entorno digital, en un marco de cooperación, colaboración y asistencia. Lo anterior, con el fin de contribuir al crecimiento de la economía digital nacional, lo que a su vez impulsará una mayor prosperidad económica y social en el país.

Que el Decreto 1499 de 2017, por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, generó lineamientos sobre el objeto e instancias de dirección y coordinación del sistema de gestión, políticas de gestión y desempeño institucional, modelo integrado de planeación y gestión, articulación del sistema de gestión con los sistemas de control interno;

Que en atención a la similitud de la estructura de los sistemas de gestión que el Ministerio de Cultura ha implementado en los últimos años en cumplimiento de la normatividad vigente, los cuales identifican elementos articuladores y complementarios como: objetivos, alcances, enfoque en la gestión de procesos, controles, roles y responsabilidades, mejoramiento continuo y gestión documental, es posible la unificación en un Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, que permita optimizar el recurso, las actividades y los sistemas de información, con el fin de contar con un sistema que permita contribuir con el logro de los objetivos propuestos dentro del cumplimiento de la misión del Ministerio de Cultura, fortaleciendo la gestión y el control institucional;

Que es necesario realizar la compilación y actualización de las diferentes resoluciones expedidas por el Ministerio de Cultura desde el 2006, para controlar la dispersión normativa en materia de resoluciones que reglamentan los diferentes sistemas de gestión implementados;

Que el objetivo de la resolución única es el de racionalizar y simplificar el ordenamiento jurídico, con el fin de afianzar la seguridad jurídica de los diferentes actores del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Que, en mérito de lo expuesto, este Despacho,

RESUELVE:

TÍTULO I.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adóptese un sistema de gestión que Integre la planeación, operación, evaluación y mejora tanto de los sistemas de gestión como de control implementados y en proceso de desarrollo por el Ministerio de Cultura; éste se denominará Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI; determinará los niveles de responsabilidad y autoridad competentes para constituir, documentar, ejecutar, mantener y mejorar continuamente la gestión integrada.

ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. Entiéndase el SIGI como una herramienta gerencial, sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos mutuamente relacionadas con el objeto de orientar y fortalecer tanto la gestión como el control; direccionar y evaluar el desempeño institucional; integrar los requisitos de los sistemas que lo componen en el marco de los planes estratégicos del Sector Cultura y del Gobierno Nacional para generar satisfacción social en la prestación de los servicios.

El SIGI articulará la implementación de los subsistemas de gestión y control en el Ministerio de Cultura a través de la unificación de criterios y metodologías que serán ejecutadas por los procesos identificados en la entidad.

ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. Confórmese en el Ministerio de Cultura el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, por los siguientes subsistemas, orientado cada uno a una finalidad específica.

1. Subsistema de Control Interno (SCI): Es el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de fas políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

2. Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC): se establece como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en tas expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.

3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA): es un proceso cíclico donde se planean, implementan, se revisan y mejoran los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar sus actividades garantizando el cumplimiento de la política ambiental, las metas y objetivos ambientales.

4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI): tiene por propósito preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad de la información, mediante la gestión de riesgos de seguridad de la Información, mejores prácticas, estándares nacionales y la normatividad vigente.

5. Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST): proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

ARTICULO 4o. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. La documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, está conformada por las políticas y objetivos del sistema y sus subsistemas, el Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional, el mapa de procesos, las caracterizaciones de procesos y subprocesos, documentos con lineamientos, procedimientos, guías, instructivos y formatos aplicables en desarrollo de los procesos identificados en el Ministerio de Cultura, los cuales serán actualizados aplicando el procedimiento de "Elaboración y Control de Documentos” y serán publicados oficialmente en el aplicativo vigente para el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los documentos publicados en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión Institucional vigente, serán los documentos oficiales de la Entidad, dado que surten previamente las instancias de elaboración y revisión que requieran según el contenido del documento, y posteriormente las etapas para ser publicados que se definen en el procedimiento de “Elaboración y Control de Documentos”.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los cronogramas, planes de acción y demás registros que se publiquen en aplicativo del Sistema Integrado de Gestión institucional - SIGI, como soportes de la gestión de los procesos, surtirán las etapas de revisión y aprobación bajo la responsabilidad de los líderes de procesos y subprocesos.

TÍTULO II.

INSTANCIAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.

ARTÍCULO 5o. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. La coordinación del Sistema Integrado de Gestión institucional se ejercerá conforme a lo establecido en el acto administrativo que establece la conformación y asigna funciones a los órganos de asesoría y coordinación del Ministerio de Cultura.

PARÁGRAFO: La Coordinación del Subsistema de Control Interno, será ejercida por el Comité de Coordinación de Control Interno reglamentado por el artículo 13 de la Ley 87 de 1993.

ARTICULO 6o. REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN. Designase al Secretario General como Representante de la Alta Dirección para liderar y garantizar la operación de las acciones necesarias para la implementación, desarrollo y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI del Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN. El representante de la Alta Dirección del Ministerio de Cultura para el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, debe informar a las instancias directivas acerca del desempeño del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, para la oportuna toma de decisiones y el mejoramiento continuo del mismo.

Asimismo, el representante de la alta dirección junto con los líderes de los subsistemas tendrán la responsabilidad de liderar los equipos operativos y desarrollarán las siguientes funciones:

a. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para el mejoramiento y sostenibilidad del sistema.

b. Asegurar que se promueva la toma de conciencia frente al cumplimiento de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas, en todos los niveles de la Entidad.

c. Coordinar con los líderes de los subsistemas la implementación, despliegue y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

d. Definir las políticas y objetivos a nivel táctico y operativo, para la implementación del Sistema integrado de Gestión Institucional - SIGI,

e. Liderar la revisión por la dirección del Sistema Integrado de Gestión Institucional, con el objetivo de detectar desviaciones y tomar acciones de manera oportuna.

f. Representar al Ministerio de Cultura en asuntos relacionados con los Sistemas de Gestión.

g. Liderar al Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI

h. Las demás funciones que les sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.

ARTICULO 8o. LÍDERES DE LOS SUBSISTEMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. Cada uno de los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI del Ministerio de Cultura, tendrá un líder que se asegurará de que el subsistema de su competencia se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con la normatividad vigente y las directrices impartidas por el Representante de la Alta Dirección del Ministerio de Cultura:

SubsistemaLíder del Subsistema
1Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)Jefe Oficina Asesora de Planeación
2Subsistema de Control Interno (SCI)Jefe Oficina Control Interno Jefe Oficina Asesora de Planeación
3Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)Secretario General - designado como Gestor Ambiental según las disposiciones establecidas en el Decreto 165 de 2015. Jefe Oficina Asesora de Planeación
4Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)Jefe Oficina Asesora de Planeación Coordinador Grupo de Gestión de Sistemas e Informática
5Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGST)Coordinador del Grupo de Gestión Humana

ARTÍCULO 9o. GERENTE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los subsistemas y su integración, el gerente representado en la Oficina Asesora de Planeación es el encargado de la planificación y organización del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, así como de su articulación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión,

ARTÍCULO 10o. RESPONSABILIDADES DEL GERENTE. El Gerente del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, asume los siguientes roles:

a. Proponer y elaborar los instrumentos y metodologías requeridos para facilitar y orientar la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI en los procesos y subprocesos del Ministerio de Cultura.

b. Asesorar a las dependencias del Ministerio de Cultura en la aplicación de los instrumentos y metodologías aprobados para la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

c. Orientar y liderar los procesos de articulación para el desarrollo de programas, proyectos y estrategias requeridas para implementar el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI y sus subsistemas.

d. Acompañar y apoyar las actividades relacionadas con la implementación, mantenimiento, monitoreo y mejora continua de los Subsistemas, para el cumplimiento de los objetivos propuestos por las políticas relacionadas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

e. Asesorar y capacitar en el proceso de mantenimiento, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

f. Planificar, mantener y hacer el control de la gestión de los procesos y documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

g. Realizar asistencia técnica a los procesos y sedes del nivel regional en lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

h. Informar oportunamente los cambios o modificaciones del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

i. Asegurar la planeación e implementación de las actividades de sensibilización frente al Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

j. Promover espacios para el diálogo y la concertación como medios para gestionar la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

Asesorar al Representante de la Alta Dirección y al Equipo Operativo en la armonización con los lineamientos estratégicos determinados para el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

ARTÍCULO 11o. EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, estará conformado por el Líder de Proceso/Subproceso y un colaborador delegado como “Enlace SIGI", quienes representarán cada una de las dependencias que conforman el Ministerio de Cultura y estarán encargados de desplegar e implementar el Sistema integrado de Gestión Institucional - SIGI en toda la Entidad, de acuerdo con lo establecido en los modelos, normas técnicas y reglamentos de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

ARTÍCULO 12o. RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO OPERATIVO. El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, tendrá las siguientes responsabilidades:

a. Participar activamente y de forma articulada con el Equipo Técnico en el desarrollo y la aplicación de las actividades definidas para la implementación, mantenimiento, evaluación, mejoramiento y sostenibilidad del proceso/subproceso en el marco Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI del Ministerio de Cultura.

b. Ser soporte principal y mantener informado al responsable e integrantes del proceso/subproceso, sobre los compromisos adquiridos, cambios, actualizaciones y su necesaria participación en las etapas de mantenimiento, difusión, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

c. Asegurar el cumplimiento de las actividades definidas por el Representante de la Alta Dirección y el Equipo Técnico encaminadas a la mejora de los procesos/subprocesos asignados.

d. Socializar a los servidores públicos y contratistas del proceso/subproceso al cual pertenece, el desarrollo y avances en la implementación del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

e. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida durante el mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

f. Proponer metodologías y estrategias que contribuyan al desarrollo, implementación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

g. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados y relacionados con el mantenimiento, difusión, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

h. Las demás que le sean asignadas en marco del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

ARTÍCULO 13o. EQUIPO EVALUADOR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI. El equipo evaluador estará conformado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y su Equipo de Auditores en las diferentes normas de gestión, de conformidad con la normatividad vigente. Este Equipo será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema integrado de Gestión Institucional - SIGI y demás establecidas por la normatividad vigente.

ARTÍCULO 14o. SERVIDORES PÚBLICOS Y COLABORADORES. Será responsabilidad de los Directores, Jefes de Oficina, Coordinadores, servidores públicos y colaboradores en general del Ministerio de Cultura, la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias del gobierno nacional y de coordinación del Ministerio.

Corresponderá a los servidores públicos y colaboradores atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

ARTÍCULO 15o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones 0746 de 2006, 1262 y 1263 de 2008, 3342 de 2014, 2415 de 2015 y las demás normas que le sean contrarias.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 1 3 JUN 2018

MARIANA GARCES CORDOBA

Ministra de Cultura

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