RESOLUCIÓN 1711 DE 2019

(junio 12)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por medio de la cual se actualiza el Manual de Contratación del Ministerio de Cultura

LA MINISTRA DE CULTURA

En uso de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, los artículos 11, 12 y 25 numeral 9 de la Ley 80 de 1993, el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, los artículos 3 y 9 de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, establece que los jefes o representantes legales de las entidades públicas, según los términos y condiciones de las normas legales que regulen su organización y funcionamiento, tendrán la competencia para ordenar y dirigir los procesos de selección y para escoger los contratistas.

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 establece: "Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes".

Que en el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 adicionó un inciso al Artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en el que se impuso que "En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual".

Que mediante la misma norma se incorporó un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en el que se estableció que "Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio" y que por tanto contra las actividades cumplidas "(...) en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso".

Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales se hace necesario establecer controles que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.

Que en desarrollo de la facultad de desconcentración de funciones se hace indispensable expedir disposiciones sobre los procedimientos internos en materia de contratación.

Que en este sentido el artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, dispone que "Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente".

Que el 23 de enero de 2017, se expidió el Decreto 092, "Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política", con el objeto de reglamentar la forma como el Gobierno Nacional, departamental distrital y municipal, contratan con entidades privadas sin ánimo de lucro y reconocida idoneidad, modificando de manera sustancial, el procedimiento de contratación de que trata el artículo 355 de la Constitución Política.

Que atendiendo los desarrollos normativos y la nueva reglamentación de contratación con las entidades privadas sin ánimo de lucro a las que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política, es preciso ajustar el Manual de Contratación de la entidad.

Que Colombia Compra Eficiente emitió los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación.

Que conforme con lo expuesto, y con fundamento en las normas que rigen la contratación pública, se hace necesario actualizar el Manual de Contratación del Ministerio de Cultura, atendiendo la normatividad vigente.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Actualizar el Manual de Contratación del Ministerio de Cultura, que se anexa a la presente Resolución y hace parte integral de la misma.

ARTÍCULO SEGUNDO. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 1691 del 16 de junio de 2014 y demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, a los 12 JUN 2019

CARMEN INES VÁSQUEZ CAMACHO

Ministra de Cultura

TABLA DE CONTENIDO MANUAL DE CONTRATACION

TÍTULO I.

FUNDAMENTOS

CAPÍTULO I.

RÉGIMEN LEGAL, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE DEL MANUAL

CAPÍTULO II .

COMPETENCIA Y PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL MINISTERIO DE CULTURA.

CAPÍTULO III .

GENERALIDADES .

TÍTULO II .

GESTION CONTRACTUAL .

CAPÍTULO 1 .

PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN .

CAPÍTULO II .

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES .

CAPÍTULO III .

ESTUDIOS PREVIOS .

CAPÍTULO IV .

MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO .

CAPÍTULO IV .

COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS .

CAPÍTULO VI .

PRINCIPALES MODALIDADES DE SELECCIÓN .

CAPÍTULO VII .

ETAPAS Y PROCEDIMIENTOS COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE SELECCIÓN .

CAPÍTULO VIII .

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS EN CADA PROCESO .

CAPÍTULO IX .

CONTROVERSIAS Y CONFLICTOS SURGIDOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN .

CAPÍTULO X .

CONVENIOS DE COLABORACIÓN Y DE ASOCIACIÓN Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS .

CAPÍTULO XI .

GARANTÍAS .

CAPÍTULO XII .

REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS .

CAPÍTULO XIII .

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS .

CAPITULO XIV .

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS Y A SUS ACTIVIDADES POSTERIORES .

TITULO III .

SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS .

TÍTULO IV .

INFORMACIÓN DE MULTAS, SANCIONES, INHABILIDADES Y ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

TÍTULO V .

BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN CONTRACTUAL Y MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN.

TÍTULO VI .

VEEDURÍAS CIUDADANAS .

TÍTULO VII .

RECOMENDACIONES Y ASPECTOS PARTICULARES .

MANUAL DE CONTRATACION

TITULO I

FUNDAMENTOS

CAPITULO I

RÉGIMEN LEGAL, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE DEL MANUAL

NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO	El Ministerio de Cultura, es un organismo del sector central de la administración pública nacional, pertenece a la rama ejecutiva del poder público en el orden nacional, en los términos del art. 38 de la Ley 489 de 1998. Creado mediante la Ley 397 de 1997, el Ministerio de Cultura se encuentra a la cabeza del sector Cultura. Cuenta el sector con dos unidades administrativas especiales sin personería jurídica, la Biblioteca Nacional de Colombia y el Museo Nacional de Colombia.
ORGANIGRAMA	El Organigrama de la Entidad puede ser consultado en la página web: www.mlncultura.gov.co
REGIMEN LEGAL:	De conformidad con lo señalado en los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre el Ministerio de Cultura, se regirán por lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, así como en el Decreto Ley, 019 de 2012, la Ley 1508 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 la Ley 1882 de 2018 y demás normas que regulen la materia, así como, así como por los regímenes excepcionales que la Constitución Política y la Legislación Vigente contemplan.De igual forma, según lo establece el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a los contratos estatales le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma.Así mismo, a la contratación del Ministerio de Cultura le resulta aplicable lo previsto en los reglamentos de los organismos especiales de cooperación, siempre y cuando se cumplan los requisitos exigidos en el artículo 20 de ley 1150 de 2007, así como la regulación legal de los convenios de colaboración y asociación, contenida en el Decreto 092 de 2017, la regulación de los convenios de Ciencia y Tecnología, prevista en la Ley 29 de 1990 y en los Decretos 393 y 591 de 1991 y el Decreto 392 de 2018 que reglamenta los incentivos en los procesos de contratación a favor de personas con discapacidad y las normas que los modifiquen, adicionen o complementen y cualquier otra norma que regule de forma especial algún tipo de contrato o modalidad de contratación. Además de las disposiciones antes referidas, para la selección de contratistas a través de la Plataforma SECOP, el Ministerio de Cultura deberá cumplir con lo establecido en la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones."
ÁMBITO DE APLICACIÓN:	El presente Manual dispone los lineamientos dentro del proceso de apoyo de la contratación del Ministerio de Cultura, en cumplimiento de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 y las demás normas modificatorias o complementarias, así como los Manuales y Guías emitidos por Colombia Compra Eficiente. El Manual establece la forma como opera la Gestión Contractual en el Ministerio de Cultura y es el instrumento que define los Procedimientos para seleccionar a los contratistas en la entidad.
ALCANCE:	Las disposiciones del presente Manual se aplicarán a las modalidades de selección y contratación que adelante el Ministerio de Cultura, en sus etapas: pre-contractual, contractual y post- contractual, incluyendo el régimen especial de selección de entidades sin ánimo de lucro.
MARCO ÉTICO:	En los procesos de contratación que adelante el Ministerio de Cultura, prevalecerán los compromisos éticos al interior de la entidad y en la interacción con terceros. Con la expedición de este Manual los servidores encargados de la actividad contractual del Ministerio de Cultura asumen un compromiso ético en sus actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestión administrativa. La gestión de los destinatarios de la actividad contractual del Ministerio debe desarrollarse con sujeción a ios principios de honestidad servicio, compromiso, responsabilidad, respeto, lealtad, eficacia y compromiso. En caso de incompatibilidad entre las normas legales y reglamentarias respecto de lo previsto en el Manual Contratación, se aplicarán aquéllas, de acuerdo con la jerarquía de estas.

CAPÍTULO II

COMPETENCIA Y PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA DEL MINISTERIO DE CULTURA

COMPETENCIA PARA DIRIGIR EL PROCESO DE CONTRATACIN Y PARA CONTRATAR:

La competencia para la celebración de los contratos y dirigir todos los procesos relacionados con esta actividad, radica en el Secretario General, facultado mediante Resolución No 1316 del 1 de agosto de 2008. Dicha competencia podrá ser delegada total o parcialmente por el representante legal de la entidad, en virtud de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, Ley 489 de 1998 y artículo 37 del Decreto 2150 de 1995.

PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN:

En los procesos de contratación que adelante el Ministerio de Cultura, se atenderán los principios consagrados en la Constitución Política, Ley 1437 de 2011 y especialmente los contenidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Ley 80 de 1993.

CAPÍTULO III
GENERALIDADES

INHABILIDADES E INCOMPATIBILID ADES:	No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con el Ministerio de Cultura, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley, los reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8 (adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007) y 9 de la Ley 80 de 1993 y lo señalado en el artículo 1o, 2o, 4 y 5 de la Ley 1474 de 2011.
PROHIBICIONES:	Los servidores públicos y quienes presten servicios al Ministerio de Cultura, en relación con el cumplimiento de sus funciones u obligaciones dentro del proceso de contratación, deberán abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la ley, los reglamentos y en especial las consagradas en la Ley 734 de 2002 y en la Ley 1952 del 28 de enero de 2019, una vez empiece a regir y lo contemplado en el artículo 3o de la Ley 1474 de 2011.
CONFLICTO DE INTERESES:	En general, todo servidor público del Ministerio de Cultura y quienes presten sus servicios al mismo, deberán abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan constituir un posible conflicto de interés. Se entiende por conflicto de interés toda situación de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del Ministerio y el de los servidores públicos de éste o de quienes le presten servicios. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho, de conformidad con lo establecido en el artículo 40 de la Ley 734 de 2002 y en la Ley 1952 del 28 de enero de 2019, una vez empiece a regir. Un conflicto de interés surge cuando un servidor público o particular que desempeña una función pública es influenciado en la realización de su trabajo por consideraciones personales. El conflicto de intereses es una institución de transparencia democrática que se produce en todo acto o negociación entre el Estado y un tercero, cuando entre este último y quien realiza o decide dicho acto y/o participa posteriormente en la administración, supervisión o control de los procesos derivados del mismo, existen relaciones de negocio, parentesco o afectividad, que hagan presumir la falta de independencia o imparcialidad, todo lo cual potencia la posibilidad de beneficiar directa o indirectamente, indebida e indistintamente a cualquiera de las partes relacionadas
DEFINICIONES:	Los términos previstos en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 y en el documento Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación publicado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, se entenderán incorporados en el presente Manual.
CUANTÍAS DE CONTRATACIÓN	Las cuantías de contratación serán socializadas por el Grupo de Contratos y Convenios con la colaboración de la Oficina Asesora de Planeación, quien informará sobre el presupuesto asignado para la entidad cada vigencia, así como sus adiciones presupuéstales.

TÍTULO II
GESTION CONTRACTUAL

CAPÍTULO I
PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

"Hágalo como en Casa"

INTRODUCCIÓN

La etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, es determinante para el éxito o el fracaso del proceso de selección o del contrato que se celebre. Muchas veces se piensa que este proceso requiere conocimientos complejos sobre temas igualmente ajenos a la normalidad y cotidianidad de un ciudadano común. No obstante, nada más alejado de la realidad que eso, muchas de las necesidades de una entidad coinciden con las necesidades que cualquiera de nosotros podamos tener en nuestra vida cotidiana, y de igual forma sigue un orden que obedece a la lógica y el sentido común. Ilustremos con un ejemplo, cuando requerimos adquirir un bien o servicio, cuáles son las primeras preguntas conforme a la planeación que debemos formularnos: ¿Qué necesito? ¿Cuáles son las especificaciones? ¿Quién me puede proporcionar el bien o el servicio que requiero? ¿Cuáles son las opciones que me permiten comparar precios para obtener la mayor calidad por el mejor precio?. El Estado para cumplir sus funciones requiere de los particulares para lo cual usa como instrumento la contratación. El Estado en su proceso de adquisición de bienes y servicios el cual realiza a través de sus agentes, debe buscar la mejor calidad, para lo cual se incorporan procesos de selección pública de los proveedores de bienes o servicios de manera transparente, objetiva, que tenga pluralidad de oferentes salvo las exepciones de ley. El proceso de planeación permite también controlar la gestión, prevenir los daños antijurídicos, optimizar los tiempos y los recursos invertidos, entre otros beneficios.

PAUTAS GENERALES

A continuación, se presentan pautas o claves que se deben tener en cuenta a la hora de planear una contratación: (i) la real necesidad de la celebración del respectivo contrato; (¡i) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la modalidad o tipo, contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, entre otros; (iv) los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad contemplada para el efecto. v) la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores; (vii) Los procedimientos, trámites y requisitos que deben satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente celebración del contrato que se pretenda celebrar (...)"[1]. La planeación, por tanto, sin importar el régimen contractual al cual esté sometida una entidad pública, tiene dos expresiones normativas claras: la elaboración del plan de anual de adquisiciones y el desarrollo de los estudios previos debiendo encontrarse ambos alineados con el plan de acción de la entidad.

CAPÍTULO II
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

DEFINICIÓN:	El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. (Definición de Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente)
OBJETIVO:	Permitir que el Ministerio de Cultura, mejore su organización y planificación en los procesos de contratación a su vez que en las condiciones de competencia a través de una mayor participación de interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante cada año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas.
ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES2	Con base en los planes de acción para cada una de las dependencias de la entidad y en virtud de lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el Ministerio a través de la dependencia designada publicará el Plan Anual de Adquisiciones en la plataforma de SECOP, el cual contendrá la lista de bienes, obras y servicios cuya contratación se pretenda adelantar en la respectiva vigencia fiscal. Este será realizado con base en las necesidades identificadas en las distintas dependencias, oficinas del Ministerio y en general unidades organizacionales. Para el efecto, se tendrán en cuenta los lineamientos de la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente en armonía con lo dispuesto para el efecto por la Contraloría General de la República.
PUBLICACION Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.	La Dependencia designada, publicará el plan anual de adquisiciones y sus actualizaciones en la página web del Ministerio y en la plataforma de SECOP. La publicación inicial deberá realizarse antes del 31 de enero de cada año, siguiendo las directrices dadas por Colombia Compra Eficiente en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones. La Dependencia designada deberá actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio y cada vez que sea necesario. El Plan Anual de Adquisiciones se deberá actualizar, entre otros, en los siguientes casos: (i) cuando haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) para excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) para modificar el presupuesto anual de adquisiciones. Conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1.4.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el Plan Anual de Adquisiciones no obliga al Ministerio de Cultura a efectuar los procesos de adquisición que en él se prevean.

CAPITULO III.

ESTUDIOS PREVIOS

ESTUDIOS DOCUMENTOS PREVIOS:	Es el conjunto de documentos que sirven de soporte para el análisis de las necesidades de la entidad y la conveniencia de la futura contratación y la elaboración del proyecto de pliego de condiciones. De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.1 de Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Salvo para la contratación de mínima cuantía los estudios y documentos previos deben contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección: 1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación. 2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. 3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos. 4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración. 5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. 6. El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo 7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación. 8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial. La elaboración de los estudios previos, estará a cargo y será responsabilidad de la dependencia requirente o de la cual surge la necesidad. En la elaboración de los estudios previos las dependencias contarán con la asesoría y apoyo de las áreas adscritas a Secretaría General y en especial con la asesoría del Grupo de Contratos y Convenios para lo pertinente. La dependencia que requiera la contratación de obras, bienes o servicios deberá designar a un funcionario de su dependencia o a un contratista de la misma para que éste asuma el liderazgo y responsabilidad de las actividades relacionadas con la elaboración y gestión de los estudios previos. La justificación del valor estimado del contrato es exclusiva responsabilidad de la dependencia o área requirente, obedecerá a la realización de un estudio de mercado que ilustre y determine claramente el valor del contrato, en el cual debe tenerse en cuenta las cargas impositivas que genere cada tipo de contrato. (Impuestos, tasas, contribuciones, de orden nacional y local). La dependencia o área remitirán al Grupo de Contratos y Convenios, los estudios y documentos previos, así como la demás documentación necesaria para adelantar el proceso contractual lo anterior de conformidad con los procedimientos establecidos en el proceso de contratación. En este punto es preciso indicar, que la dependencia o área solicitante es la responsable de contar con las licencias, permisos, autorizaciones y demás requisitos que sean necesarios para la futura ejecución de la contratación, en los plazos y tiempos solicitados.
ESTUDIO DE MERCADO	El estudio de mercado permite establecer el presupuesto oficial del proceso de selección, dicho estudio comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado. Las dependencias interesadas y sus funcionarios designados son responsables de la elaboración del estudio de precios del mercado. De esta manera, remitirán al Grupo de Contratos y Convenios, el análisis del mercado que sustenta el presupuesto de la futura contratación y sirve de soporte del proceso contractual. Para realizar dicho estudio se tendrá que realizar el sondeo del mercado, a través de distintas herramientas tales como: cotizaciones, encuestas, entrevistas, visitas técnicas, promedios históricos, entre otros que permitan establecer los valores del mercado del bien o servicio a contratar. Es importante que se advierta a las personas que se contacten, que la solicitud es sólo con el propósito de elaborar un estudio de mercado y no genera obligación alguna. Adicionalmente, todo estudio de precios del mercado debe contar con por los menos dos (2) opciones comparables cuando en el mercado existan pluralidad de opciones y debe constar en físico. Cuando el estudio de mercado se haga con cotizaciones, tanto la solicitud de invitación a cotizar como la cotización deben soportarse documentalmente.
ESTUDIO DE SECTOR	El Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo. El alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los riesgos identificados para el proceso de contratación. En el Ministerio la elaboración del mismo, en procesos de mínima cuantía, contratación directa y régimen especial estará a cargo del área solicitante, para las demás modalidades será de responsabilidad del servidor designado o contratado para tal fin en el Grupo de Gestión Financiera y Contable, y se realizará teniendo en cuenta la guía para la elaboración de estudios del Sector establecida por Colombia Compra Eficiente.
ESTIMACIÓN Y COBERTURA DE LOS RIESGOS	Las dependencias interesadas son responsables de la estimación, tipificación y asignación del riesgo. La identificación y cobertura del riesgo, se desarrollará, a partir del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, establecido por Colombia Compra Eficiente. El Ministerio de Cultura, por medio de matriz de riesgo proyectada por la dependencia o el área interesada implementará un manejo adecuado del riesgo que permita: (i) proporcionar un mayor nivel de certeza y conocimiento para la toma de decisiones relacionadas con el Proceso de Contratación; (¡i) mejorar la planeación de contingencias del Proceso de Contratación; (iii) incrementar el grado de confianza entre las partes del Proceso de Contratación; y (iv) reducir la posibilidad de litigios; entre otros. Colombia Compra Eficiente, ha puesto a disposición en su página web un modelo de matriz de riesgos, la cual se puede ubicar entre los manuales disponibles.
CAPACIDAD RESIDUAL	La dependencia o área interesada son responsables de establecer la capacidad residual de contratación en los procesos que aplique. Se establecerá la capacidad residual para cada proceso de selección, de conformidad con la Guía para determinar y verificar la Capacidad Residual y la Aplicación Capacidad Residual, emitidos por Colombia Compra Eficiente.
DEFINICIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES	El área solicitante en lo pertinente será quien establezca los requisitos habilitantes teniendo en cuenta la normatividad aplicable según el proceso de selección que se adelante para la selección del contratista. Esto se hará de acuerdo con criterios de proporcionalidad y razonabilidad, según el objeto a contratar y la cuantía del mismo. Los requisitos de capacidad jurídica, los definirá el Coordinador del Grupo de Contratos y Convenios, los de capacidad financiera el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable y la capacidad técnica, de experiencia y de capacidad residual (en caso de que aplique), el jefe del Área solicitante o el funcionario que este designe. En todo caso se seguirá lo estipulado por Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en ios Procesos de Contratación.
DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS	El área solicitante definirá de acuerdo a la modalidad de selección, al objeto de la contratación y su cuantía los criterios de evaluación de calidad, apoyo a la industria nacional, apoyo a Mipymes, incentivos en favor de personas con discapacidad de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 392 de 2018, acciones afirmativas y otros según las normas aplicables a utilizar según sea el caso. El área o dependencia requirente con el Grupo de Contratos y Convenios definirán de acuerdo con la modalidad de selección, al objeto de la contratación y su cuantía, la metodología y criterios a utilizar para la evaluación económica de cada uno de los procesos, atendiendo los principios regulados por la Ley o el Reglamento para cada uno de ellos. En todo caso, cuando el proceso de selección a utilizar sea el de Licitación Pública o Selección Abreviada de Menor Cuantía para obra pública, de manera obligatoria para la asignación del puntaje, se utilizará el método aleatorio y las fórmulas definidas por Colombia Compra Eficiente. En procesos de selección cuyo objeto a contratar no sea de obra pública, será la regla general, el método aleatorio y las fórmulas definidas por Colombia Compra Eficiente, salvo que, por la naturaleza del bien o servicio a contratar, se pueda obtener un mejor beneficio para la entidad, sin el uso del método y fórmulas anotadas.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL:	Con base en la solicitud de disponibilidad presupuestal requerida por la dependencia respectiva, el Grupo de Gestión Financiera y Contable del Ministerio, emitirá el certificado de disponibilidad presupuestal de acuerdo con el valor solicitado en los estudios previos, respetando la normatividad presupuestal vigente en línea con el Plan Anual de Adquisiciones. En el evento de que un contrato sea adicionado en valor, se expedirá un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal. De acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1882 de 2018, por medio del cual se adiciona un parágrafo al artículo 8 de la Ley 1150 de 2007, no será obligatorio contar con disponibilidad presupuestal para realizar la publicación del proyecto de pliego de condiciones.
PUBLICIDAD	De conformidad con lo, establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el Grupo de Contratos y Convenios publicará en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.
ELABORACION DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE	La consolidación del proyecto de pliego de condiciones estará a cargo del Grupo de Contratos y Convenios, el cual contendrá:
CONDICIONES:	i) los requisitos objetivos que están obligados a acreditarlos proponentes interesados en el proceso de selección ,ii) las reglas de selección objetivas, justas, claras ycompletas que permitan elaborar la oferta o propuesta de acuerdo con las necesidades de la entidad, inclusive es posible que dentro de los mismos se incluyan medidas de protección afirmativa para garantizar la concurrencia de ciertas personas que se encuentran en situaciones de debilidad, iii) las condiciones de costo y calidad de los bienes, obraso servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato, iv) las condiciones o exigencias razonables que puedanser cumplidas por los proponentes, v) las reglas exentas de error, o meramente potestativasde la voluntad de la entidad pública, vi) las fechas y plazos para la liquidación del contrato cuando a ello hubiere lugar. En los pliegos no se puede: i) fijar condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ii) establecer o prever exenciones de responsabilidad,iii) consignar reglas que induzcan a error a losproponentes, iv) consagrar reglas que permitan la presentación deofrecimientos de extensión limitada, v) fijar reglas que dependan única y exclusivamente de lavoluntad de la entidad contratante, y vi) según la ley 1150 de 2007, exigir soportes odocumentación para validar la información contenida en el RUP, es decir, no se puede requerir a los proponentes que alleguen la información que avale su inscripción en el Registro Único de Proponentes. vii) solicitar certificaciones de gestión de calidad como requisito habilitante ni como objeto de calificación. Bajo el anterior marco de exigencias, parámetros y principios, es que la entidad contratante elabora los pliegos de condiciones, sin que ello implique una estandarización de los mismos, ya que, en cada caso concreto, el objeto a contratar determinará los requisitos de la propuesta, así como los factores de calificación objetiva que permitirán seleccionar la más conveniente a la entidad contratante. De acuerdo con el parágrafo 7 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 (adicionado por el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018), una vez el Gobierno Nacional expida la respectiva reglamentación, el Ministerio de Cultura adoptará pliegos tipo para los procesos de selección de obras públicas, interventoría para las obras públicas, interventoría para consultoría de estudios y diseños para obras públicas, consultoría en ingeniería para obras.
OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES	De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.4. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, los interesados podrán hacer observaciones al proyecto de pliego de condiciones por un término de diez (10) días hábiles en la Licitación Pública; y de cinco (5) días hábiles en la Selección Abreviada y el Concurso de Méritos; contados a partir de la fecha de publicación del proyecto de pliego de condiciones. La consolidación de las respuestas a las observaciones formuladas estará a cargo del Grupo de Contratos y Convenios, de acuerdo a la información reportada por los responsables de emitir las respuestas de su competencia, dentro del término establecido en el cronograma de cada proceso.

CAPITULO IV.

MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO

ETAPA PRECONTRACTUAL	La elaboración de los documentos es responsabilidad del área solicitante de la contratación. La dependencia que requiera la contratación de obras, bienes o servicios deberá designar a un funcionario o a un contratista de la misma para que éste asuma el liderazgo y responsabilidad del manejo de los documentos del proceso. La expedición y publicación de los documentos en los portales de contratación es responsabilidad del Grupo de contratos y Convenios. La expedición de respuestas, adendas y demás actuaciones necesarias, serán consolidadas y publicadas por el Grupo de Contratos y Convenios, de acuerdo a la información reportada por los responsables según su competencia, dentro del término establecido en el cronograma de cada proceso. La administración de los documentos de la carpeta una vez se Inicia el proceso de selección del contratista, pasa al Grupo de Contratos y Convenios.
ETAPA CONTRACTUAL	La elaboración del contrato así como la aprobación de garantías estará a cargo del Grupo de Contratos y Convenios. deben verificar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, previos al inicio de la ejecución del contrato. La retroalimentación del expediente está a cargo de la supervisión y/o interventoría y del contratista. La expedición de los documentos está a cargo de la supervisión y/o interventoría y del contratista. La publicación en caso de que haya lugar será realizada por el Grupo de contratos y convenios. Lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades que le corresponden al contratista, supervisor y/o interventor del contrato en la plataforma SECOP. La administración de los documentos está a cargo del Grupo de contratos y convenios. NOTA: Sobre la supervisión y/o interventoría del contrato recae de manera exclusiva, la remisión permanente y actualización de los documentos que dan cuenta de la ejecución del contrato o cualquier situación que se presente durante la ejecución del mismo. Lo anterior, debido a la comunicación fluida y permanente con el contratista y el conocimiento del objeto del contrato. Se recuerda que la entrega de los informes y/o publicación en los sistemas de información y demás soportes del cumplimiento de la ejecución del contrato, son un requisito previo e indispensable para el pago al contratista.
ETAPA POST CONTRACTUAL	La elaboración de documentos en esta etapa está a cargo del supervisor y/o interventor y del contratista. La expedición de documentos la harán el Grupo de Contratos y Convenios, y la Secretaría General. La publicación y administración de los actos en esta etapa estarán a cargo del Grupo de Contratos y Convenios. El archivo de los documentos de la gestión contractual, una vez agotado el ciclo del proceso en el Grupo de Contratos y Convenios, pasa a ser administrada y custodiada por el Grupo de Gestión de Archivo y Correspondencia.
ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO	Deben archivarse en el expediente contractual los Documentos del Proceso establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015. Estos son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación. Toda vez que Ministerio de Cultura adelante los procesos de selección de contratistas electrónicamente, y que los pliegos de condiciones o invitación pública, adendas, ofertas y contrato corresponden a documentos electrónicos, los mismos serán elaborados directamente desde la plataforma SECOP II. Sin perjuicio de lo anterior, de conformidad con las disposiciones de ley y del Archivo General de la Nación, en los expedientes contractuales deberán archivarse todos los documentos incluidos en la tabla de retención documental Los documentos deben organizarse en orden cronológico de expedición.

CAPITULO IV

COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS

El Ministerio privilegia las herramientas de e-procurement del Sistema de Compra Pública en su Gestión Contractual. En consecuencia, el Ministerio informará y notificará las decisiones que tome en la Gestión Contractual a través del SECOP en cualquiera de sus aplicativos. Los usuarios inscritos en el Directorio de Proveedores del SECOP II con el registro electrónico aceptan la notificación electrónica de las decisiones que toma el Ministerio en desarrollo de sus Procesos de Contratación.

En la etapa de planeación el Ministerio establece espacios de conversación y comunicación con los grupos de interés para conocer el mercado relevante al abastecimiento. Una lista de los espacios generados y las conclusiones a las que llegaron los asistentes quedan registrados en los Documentos del Proceso.

ETAPA PRECONTRACTUAL

De manera exclusiva, la comunicación y contacto con los posibles oferentes se da desde el área solicitante de la contratación por cuanto, es necesaria para la elaboración de los estudios de mercado del objeto a contratar. Es importante aclarar que una vez publicado e iniciado el proceso de selección del contratista en la modalidad que se trate, está prohibido que establecer comunicación entre los interesados en el proceso y algún servidor del Ministerio, ya que sólo podrán realizarse consultas sobre el proceso a través de la plataforma de SECOP que para tal efecto administra el Grupo de Contratos y Convenios o mediante comunicación escrita radicada través de los medios o canales institucionales destinados para tal efecto, en caso de que aplique. Cuando se trate de procesos de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada y mínima cuantía, las  observaciones de los interesados y oferentes al proyecto de pliego de condiciones, al pliego de condiciones definitivo, a la invitación pública, al informe de precalificación y al informe de evaluación, así como los documentos que los oferentes deban remitir a la entidad para subsanar los requisitos habilitantes y las observaciones de los mismos sobre la evaluación preliminar y definitiva, deberá realizarse mediante mensajes a través de la plataforma SECOP II o por el medio que se señale en el pliego de condiciones definitivo. Las ofertas en los procesos de selección adelantados por el SECOP II se recibirán electrónicamente a través de dicha plataforma, y en aquellos casos que sea adelantado por el SECOP I por el medio dispuesto en los pliegos de condiciones o invitación pública, de los diferentes procesos de selección de contratistas. Durante el proceso de evaluación de las ofertas, el Ministerio dará a conocer a los oferentes las conclusiones de su evaluación preliminar y definitiva a través de la publicación de informes en la plataforma del SECOP. Las respuestas a las observaciones y/o comentarios de los proponentes se publicarán en la plataforma del SECOP, salvo aquellas que deban consignarse en el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto del proceso de selección, las cuales se darán a conocer mediante la publicación en el SECOP de dicho acto. Cualquier comunicación enviada por un medio distinto a los anotados, no vincula ni al Ministerio, ni a los ciudadanos.

ETAPA CONTRACTUAL

Cuando el proceso de selección sea adelantado por el SECOP II, una vez suscrito el contrato, a través de dicha plataforma se enviará un mensaje al adjudicatario para la aprobación electrónica. Cuando sea adelantado a través del SECOP I el Ministerio una vez adjudicado procederá a elaborar la minuta del contrato y se pondrá en contacto con el adjudicatario a efectos de perfeccionarse. El Grupo de Contratos y Convenios, podrá comunicarse con el contratista mediante la plataforma de SECOP II, correo electrónico, oficio, telefónicamente o por cualquier medio idóneo para solicitarle el otorgamiento de las garantías, si fuere el caso. Una vez cumplidos los requisitos de ejecución del contrato (registro presupuestal y garantías), la comunicación entre el Ministerio de Cultura y los contratistas se realizará a través del supervisor o interventor designado para la vigilancia y seguimiento al contrato, quienes darán tratamiento a cualquier tema relacionado con la ejecución del contrato por cualquier medio de comunicación y en caso de ser necesario se dejará la evidencia correspondiente. De lo que resulta la responsabilidad de los supervisores e interventores sobre el seguimiento cabal del cumplimiento de las obligaciones, requerimientos e informes de posibles incumplimientos.

CAPÍTULO VI  

PRINCIPALES MODILIDADES DE SELECCIÓN

PROCESOS DE SELECCIÓN:

De conformidad con lo previsto en las disposiciones especiales del capítulo 2, Sección 1, del Decreto 1082 de 2015, se seleccionará a los contratistas a través de las siguientes modalidades: a. Licitación pública. b. Selección abreviada. c. Concurso de méritos. d. Contratación directa. e. Mínima cuantía.

DESCRIPCIÓN

LICITACIÓN PÚBLICA:	Este procedimiento se constituye como la regla general para seleccionar a los contratistas, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3, 4 y 5 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007. Se adelanta de manera pública y usando criterios objetivos de selección. El procedimiento mediante el cual se adelantarán las licitaciones públicas, se surtirá acorde con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, y los artículos 2.2.1.2.1.1.1. y 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 siguiendo las etapas allí descritas. Marco normativo: - Ley 80 de 1993 - Ley 1150 de 2007 numeral 1o artículo 2o - Decreto 1510 de 2013 - Decreto Ley 019 de 2012 - Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 - Ley 1882 de 2018
SELECCIÓN ABREVIADA.	La Selección Abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. El Ministerio de Cultura, adelantará procesos de contratación bajo la modalidad de selección abreviada en los casos contemplados en el numeral 2o del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y la subsección 2 de la Sección 1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015. El procedimiento mediante el cual se adelantarán las Selecciones Abreviadas, se surtirá acorde con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, y la subsección 2 de la Sección 1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, siguiendo las etapas allí descritas. Tipos de selección abreviada, aplicables en el Ministerio de Cultura: - Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Subasta Inversa. - Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios. - Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos. - Selección Abreviada para la Contratación de Menor Cuantía. - Selección Abreviada de menor cuantía para la Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto y el acto de apertura del proceso se expida dentro de los cuatro (4) meses a la declaratoria de desierta de la licitación. Marco normativo - Ley 80 de 1993 - Ley 1150 de 2007 - Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 Subsección 2
CONCURSO DE MÉRITOS.	Modalidad prevista para la selección de servicios de consultoría y proyectos de arquitectura. Aplica para: -Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión. -Estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos. -Asesorías técnicas de coordinación y supervisión, dirección, programación y ejecución de diseños. -Gerencia de obra o de proyectos. -Interventorías y proyectos de arquitectura En el caso de adelantar un concurso de méritos con precalificación además se observará lo dispuesto en los artículos 2.2.1.2.1.3.3. al 2.2.1.2.1.3.7 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015. Marco normativo: - Ley 1150 de 2007 - Decreto 2326 de 1995 - Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015
CONTRATACIÓN DIRECTA.	La Contratación Directa corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista en el numeral 2o del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. La depndencia interesada en la contratación realizará un estudio previo siguiendo los lineamientos descritos en el presente manual, así como el estudio de sector y los riesgos el cual remitirá al Grupo de Contratos y Convenios. Lo anterior no aplica en el caso en que se invoque la causal de Urgencia Manifiesta, por cuanto en este se sigue un procedimiento especial conforme a la Ley 80 y al Artículo 2.2.1.2.1.4.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015. La ntidad estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener la información señalada en el artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.. En el caso en que se invoque la causal de Urgencia Manifiesta, el acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación. Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales a) y b) del artículo 2.2.1.2.1.4.3. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.
MÍNIMA CUANTÍA	Proceso diseñado para contratar la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto, de conformidad con lo establecido en la Subseccíón 5 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, y en todo caso aplicará el Manual para la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, expedido por Colombia Compra Eficiente.

CAPÍTULO VII
ETAPAS Y PROCEDIMIENTOS COMUNES A TODOS LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

ETAPA	DURACIÓN	RESPONSABLE
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Los estudios previos se elaborarán con observancia de lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto Único Reglamentarlo 1082 de 2015y las reglas y procedimientos descritos en el presente manual. Para el caso de los procesos de selección mediante Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, se anexará una FICHA TÉCNICA que incluirá: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.	La requerida por el área solicitante teniendo en cuenta el principio de oportunidad y que atienda los tiempos previstos en el Plan Anual de Adquisiciones.	Dependencia o área requirente.
MATRIZ DE RIESGOS: La matriz de riesgo se elaborará de conformidad con lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, y las reglas y procedimientos descritos en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación publicado por Colombia Compra Eficiente.	Según lo establecido en las normas aplicables a cada modalidad de selección	Dependencia o área requirente
AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA: El aviso de convocatoria para todos los Procesos de Contratación, excepto los adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa. Este debe contener la información señalada en el artículo 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto Unico Reglamentario 1082 de 2015.	Según lo establecido en las normas aplicables a cada modalidad de selección	Grupo de Contratos y Convenios.
PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES El proyecto de pliego de condiciones, se elaborará de conformidad con lo establecido en el estudio previo, con observancia de lo establecido en el decreto unico reglamentario 1082 de 2015 y especial lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.1.3. que establece el contenido mínimo de información.	Según lo establecido en las normas aplicables a cada modalidad de selección	La dependencia o área requirente, es la responsable de establecer los requisitos de experiencia y técnicos habilitantes. El Grupo de Gestión Financiera y Contable los requisitos financieros del proceso. El Grupo de Contratos y Convenios los requisitos Jurídicos y cronograma del proceso, al igual que el método de evaluación económica.
PUBLICACION EN EL SECOP: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; (h) cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación; y (i) los actos administrativos del Proceso de Contratación Esta publicación se realizará conforme a los manuales establecidos para la plataforma de SECOP aplicables a cada modalidad de selección. El Ministerio dará cumplimiento a lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1712 de 2014	Dentro del término señalado en las normas aplicables a cada modalidad y en el cronograma del proceso.	Grupo de Contratos y Convenios.
PUBLICACIONES DEL AVISO: Aplica para Procesos de Licitación pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada de Menor Cuantía. En la Licitación pública, se publicarán en la página web del Ministerio y en el SECOP, hasta tres (3) avisos, que contendrán información sobre el objeto, cuantía del contrato y características esenciales de la respectiva licitación, de conformidad con lo estipulado en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto 0019 de 2012.	Para Licitación Pública se publicarán hasta 3 avisos dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura del proceso, con intervalos de dos (2) a cinco (5) días calendario. Para el Concurso de Méritos y la Selección Abreviada de Menor Cuantía, se publicará un aviso junto con los estudios previos, proyecto de pliego de condiciones y demás información del proceso, en observancia de lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015.	Grupo de Contratos y Convenios.
OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.4. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, ios interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones.	A partir de la fecha de publicación del proyecto de pliegos de condiciones, según lo establecido en las normas aplicables a cada modalidad de selección.	Interesados en el proceso.
RESPUESTA DE LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. El Ministerio de Cultura, publicará en el SECOP la respuesta de las observaciones recibidas en atención a los principios de contratación, la normatividad vigente y lo establecido en los estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.	Área competente, Grupo de Contratos y Convenios.
ELABORACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN: De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el acto administrativo de carácter general, en el que se ordene la apertura del proceso, debe contener: El Objeto a contratar. Modalidad de Selección. El cronograma Lugar físico o electrónico en que se pueden consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos. Convocatorias a Veedurías Ciudadanas Certificado de Disponibilidad Presupuestal.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.	Ordenador del Gasto y Grupo de Contratos y Convenios.
COMITE EVALUADOR El Comité Evaluador del proceso de selección, será el establecido por el ordenador del gasto.  Salvo estipulación en contrarío, estará conformado por lo menos por los funcionarios que desempeñen los siguientes empleos: Análisis Jurídico: Coordinador del Grupo de Contratos y Convenios Análisis Financiero: Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable Análisis de Experiencia, evaluación técnica, capacidad residual, industria nacional y demás aspectos técnicos de la propuesta: El Director o Coordinador del Área Solicitante. Evaluación Económica: quien designe el ordenador del gasto.	Recibidas las  propuestas.	Ordenador del gasto.
PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO El Pliego de Condiciones deberá contener la información señalada en el artículo 2.2.1.1.2.1.3. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.	Grupo Contratos y de Convenios.
AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS Y ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, será obligatorio realizar la audiencia de asignación de riesgos en los casos que se adelante Licitación Pública. El Ministerio debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y hacer la asignación de Riesgos definitiva.	Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, según lo dispuesto en el artículo 220 del Decreto 019 de 2012.	Ordenador del Gasto, Grupo de Contratos y Convenios, con la presencia de los funcionarios de las áreas competentes.
MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES: De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el Ministerio de Cultura, podrá modificar los pliegos de condiciones a través de Adendas. El Ministerio, podrá expedir Adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso Las Adendas se publicarán en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.	Área competente, Grupo de Contratos y Convenios y Ordenador del Gasto.
PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Se tendrá como plazo para presentar propuestas en los procesos de Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada el término que transcurre entre la fecha de publicación del acto administrativo de apertura (APERTURA) y la fecha límite presentación de las propuestas (CIERRE). En los de mínima cuantía el tiempo transcurrido entre la publicación de la Invitación y la fecha de cierre señalada en el cronograma de la Invitación. En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra, la oferta estará conformada por dos sobres, un primer sobre en el cual se deberán incluir los documentos relacionados con el cumplimiento de los requisitos habilitantes, así como los requisitos y documentos a los que se les asigne puntajes diferentes a la oferta económica: El segundo sobre deberá incluir únicamente la propuesta económica de conformidad con todos los requisitos exigidos en el pliego de condiciones.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.	Proponentes
LITANTES: El Comité evaluador verificará los requisitos habilitantes y elaborará un informe de verificación de requisitos habilitantes, teniendo en cuenta la posibilidad de subsanar contenida en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5o de la Ley 1882 de 2018.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.	Comité Evaluador.
SUBSANACIONES Los proponentes podrán presentar aquellos requisitos faltantes no necesarios para la comparación de las propuestas que sean requeridos por el Ministerio hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de mínima cuantía y para el proceso de selección para el sistema de subasta. Durante el término otorgado para subsanar las ofertas los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. La no entrega de la garantía de la seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo.	Hasta el término del traslado del informe de evaluación. En la mínima cuantía en el término del traslado del informe de evaluación. En la subasta hasta el momento previo a su realización.	Proponentes y Comité Evaluador.
INFORME DE EVALUACIÓN:
La evaluación estará a cargo del Comité Evaluador y se hará de acuerdo con los parámetros establecidos en el pliego de condiciones.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.
En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra, el Ministerio deberá publicar el informe de evaluación preliminar relacionado con los documentos de los requisitos habilitantes y los requisitos que sean objeto de puntuación diferente a la oferta económica incluida en el primer sobre, dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones.	En los procesos de licitación pública de obra el informe preliminar permanecerá publicado en el SECOP durante cinco (5) días hábiles.	Comité Evaluador.
OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN Los proponentes tendrán oportunidad de presentar observaciones al informe de verificación y evaluación.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso. En los procesos de licitación pública de obra serán cinco (5) días hábiles; selección abreviada de menor cuantía y concurso de méritos tres (3) días hábiles; y para mínima cuantía un (1) día hábil.	Proponentes
RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES FRENTE AL INFORME DE EVALUACIÓN
El Comité Evaluador responderá las observaciones que se generen frente al informe de verificación y evaluación. El Ministerio se pronunciará sobre las observaciones y publicará el informe final de evaluación de los requisitos habilitantes y los requisitos objeto de puntuación (cuando aplique) conforme a lo señalado en los pliegos. En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra pública, el Ministerio se pronunciará sobre las observaciones y publicará el informe final de evaluación de los requisitos habilitantes y los requisitos objeto de puntuación distintos a la oferta económica.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.	Ordenador del Gasto y Comité Evaluador.
AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN: Aplica para los procesos de Licitación Pública. Sin perjuicio de que la entidad decida hacerla en otras modalidades de selección según la complejidad del proceso. El Ministerio de Cultura realizará la audiencia de adjudicación, de acuerdo con las reglas establecidas en el pliego de condiciones y especialmente en el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015. En la audiencia de los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra pública, se dará apertura al sobre económico, de acuerdo con lo estipulado en el parágrafo 3o del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 1o de la Ley 1882 de 2018.	Dentro del término y hora señalado en el cronograma del proceso.	Ordenador del Gasto, Grupo de Contratos y Convenios y Comité Evaluador.
SUSCRIPCIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Surtidos los trámites propios de la etapa pre-contractual, el Ordenador del Gasto deberá proceder a la celebración electrónica del contrato en la plataforma SECOP II o física según el caso. Una vez se firme por las partes el contrato se entiende perfeccionado. Para iniciar la ejecución del contrato será necesario agotar los requisitos de ejecución del mismo, esto es, la aprobación de la garantía única de cumplimiento y la expedición del certificado de registro presupuestal por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable. Así mismo, en aquellos casos en que así se estipule en el contrato y en los contratos de obra e interventoría se requerirá del acta de inicio en la que se deje constancia del cumplimiento de dichos requisitos, la cual se deberá suscribir por el contratista el supervisor o interventor, y el ordenador del gasto la cual deberá ser publicada en la plataforma SECOP. Así mismo, cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, conforme a lo exigido en el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015, una vez perfeccionado el contrato se debe proceder a la afiliación del contratista al sistema de riesgos laborales. Los pagos derivados de dicha afiliación estarán a cargo del respectivo contratista o por el Ministerio según el riesgo. Será requisito de ejecución el inicio de cobertura de la ARL.	Dentro del término señalado en el cronograma del proceso.	Ordenador del Gasto y Grupo de Contratos y Convenios y contratista
ADJUDICACIÓN CON OFERTA ÚNICA	De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.6. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el Ministerio de Cultura, podrá adjudicar el contrato, cuando sólo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requisitos técnicos, jurídicos y financieros de los pliegos de condiciones. Lo anterior sin perjuicio de las disposiciones especiales establecidas en la ley y Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 para la subasta inversa, el concurso de méritos y las reglas particulares para los procesos con convocatoria limitada a las Mipyme.
LICITACIÓN PÚBLICA DESIERTA:	En los casos en que haya sido declarada desierta la Licitación Pública, y si persiste la necesidad de contratar, el Ministerio, deberá iniciar un proceso de selección abreviada, dentro de los cuatro meses siguientes a la declaratoria de desierta, para lo cual debe prescindir de: i) recibir manifestaciones de interés; y ¡i) realizar el sorteo de oferentes. Lo anterior en virtud del artículo 2.2.1.2.1.2.22. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.

CAPÍTULO VIII
PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS EN CADA PROCESO

SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS.

ACUERDO MARCO DE PRECIOS:

El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores el cual contiene la identificación de los bienes o servicios, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse a un Acuerdo Marco de Precios. Colombia Compra Eficiente es la entidad encargada de diseñar organizar y celebrar Acuerdos Marco de Precio (numeral 7 del artículo 3 del Decreto 4170 de 2011).

PROCEDIMIENTO

Conforme a lo previsto en los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y s.s. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, cuando se trate de la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la dependencia interesada del Ministerio, en la etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual pueda satisfacer la necesidad identificada. Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, el Ministerio deberá suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga, y luego puede colocar la orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios. La Dependencia Solicitante, de conformidad con lo Indicado en el Manual para la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, deberá contar con la respectiva disponibilidad presupuestal para hacer una adquisición en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Los estudios previos para la compra mediante Acuerdos Marco de Precios deberán elaborarse por la Dependencia Solicitante. En esta modalidad no será necesaria la elaboración de estudio del mercado ni de análisis del sector, como quiera que estos dos análisis han sido realizados de forma previa por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. Una vez se suscriba por el ordenador del gasto la orden de compra, la Dependencia Solicitante la allegará al grupo de Contratos y Convenios, para tramitar el registro presupuestal.

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES:  

SUBASTA INVERSA

La subasta inversa dentro del proceso para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes se someterá a los procedimientos, trámites y requisitos contemplados en el Capítulo 2, Sección 1, Subsección 2, del Decreto Unico Reglamentario 1082 de 2015.

Si al terminar la subasta inversa hay empate, la Entidad Estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la Entidad debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 2.2.1.1.2.2.9.

Para la realización de la subasta electrónica se deberán seguir los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente en la Guía para hacer un Proceso de Selección Abreviada con Subasta en el SECOP II y demás manuales y guías aplicables.

SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES EN BOLSAS DE PRODUCTOS

Se adelantarán de acuerdo con lo consignado en el Decreto Unico Reglamentario 1082 de 2015 y en especial lo provisto en los artículos del 2.2.1.2.1.2.11. al 2.2.1.2.1.2.19 conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.2.1.2.1.2., la Dependencia Solicitante deberá estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. El estudio debe mostrar la forma en que la entidad garantiza el cumplimiento de los principios y objetivos del sistema.

Si su análisis evidencia que es conveniente adelantar el proceso de selección abreviada mediante bolsa de productos, la Dependencia Solicitante será la responsable de la elaboración de los estudios previos, análisis del sector y estudio de mercado, conforme a las exigencias contenidas en los artículo 2.2.1.1.1.6.1 y 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 o norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Para celebrar el contrato de comisión, la Dependencia interesada debe acreditar que cuenta con la disponibilidad presupuestal para el contrato de comisión, para la operación que por cuenta del Ministerio adelanta el comisionista en la bolsa de productos, para las garantías y los demás pagos que deba hacer como consecuencia de la adquisición en bolsa de productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la cual el Ministerio haga la negociación.

CONCURSO DE MÉRITOS- CON PRECALIFICACIÓN

PRECALIFICACIÓN PARA EL CONCURSO DE MÉRITOS:

En la etapa de planeación del concurso de méritos, el Ministerio podrá hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente. El procedimiento para el concurso de méritos con precalificación se encuentra reglado especialmente en los artículos del 2.2.1.2.1.3.2. al 2.2.1.2.1.3.7. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015. Las manifestaciones de interés en los procesos de concurso de méritos con precalificación, se recibirán a través de la plataforma SECOP.

PRECALIFICACIÓN Y CONFORMACION DE LA LISTA CORTA

AUDIENCIA DE PRECALIFICACIÓN En virtud de lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.3.6. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, el Ministerio llevará a cabo una audiencia pública en la  cual se conformará la lista de interesados  precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo. En la audiencia se resolverán los comentarios realizados por los interesados de acuerdo con lo establecido en la ley y en el aviso de convocatoria.	Dentro del termino señalado en el cronograma del aviso de convocatoria	Grupo de contratos y Convenios.
NOTAS:	Si el Ministerio no puede conformar la lista corta, puede continuar el proceso de contratación en la,  modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalifícacíón. La conformación de la lista de precalificados, no obliga al Ministerio a abrir el proceso de contratación.

CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO

El procedimiento general para el Concurso de Méritos Abierto se encuentra reglado especialmente en el artículo del 2.2.1.2.1.3.2. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.

MÍNIMA CUANTÍA

ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES:

El Ministerio de Cultura adquirirá bienes hasta por el monto de su mínima cuantía en grandes superficies, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.3. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.

CONTRATACIÓN DIRECTA

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

El Artículo 2.2.1.2.1.4.4. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, hace mención a los Contratos interadministrativos y establece que las entidades señaladas en el Artículo 2o de la Ley 80 de 1993, celebrarán directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. De acuerdo con dicho Artículo, cuando el acuerdo de voluntades implique la prestación de bienes y/o servicios de una parte a la otra y una remuneración por este concepto, deberá celebrarse un contrato interadministrativo de conformidad con el Artículo 2o Numeral 4, literal C de la Ley 1150 de 2007, modificado por el Artículo 92o y 95o de la Ley 1474 de 2011. Los contratos interadministrativos se rigen por las reglas y principios señalados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y sus decretos reglamentarios.

CAPÍTULO IX
CONTROVERSIAS Y CONFLICTOS SURGIDOS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN.

El Ministerio de Cultura procurará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliación, amigable composición y transacción, conforme a las directrices y lineamientos fijados para el efecto.

CAPÍTULO X
CONVENIOS DE COLABORACIÓN Y DE ASOCIACIÓN Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

PROCEDENCIA DE LOS CONVENIOS DE COLABORACIÓN Y DE ASOCIACIÓN.

CONVENIOS DE COLABORACIÓN: El convenio de colaboración es un acuerdo entre una entidad sin ánimo de lucro y una Entidad Estatal del gobierno nacional, departamental o municipal para que la primera implemente programas previstos en el plan de desarrollo con recursos públicos. Normatividad: En virtud del artículo 355 de la Constitución Política, el Ministerio de Cultura, puede celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interéinterés público previstas en los planes de desarrollo del respectivo gobierno. Estos convenios están reglamentados por los artículos 2 al 4 del Decreto 092 de 2017 y la Guía para la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida  idoneidad Artículo 2. Procedencia de la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad. Artículo 3. Reconocida idoneidad. Artículo 4. Proceso competitivo de selección cuando existe más de una entidad sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad Requisitos: a. Que la ESAL sea de reconocida idoneidad: cuando es adecuada y apropiada para desarrollar las actividades que son objeto del Proceso de Contratación y cuenta con experiencia en el objeto a contratar. En consecuencia, el objeto estatutario de la entidad sin ánimo de lucro le debe permitir a esta desarrollar el objeto del Proceso de Contratación que adelantará la Entidad Estatal del Gobierno nacional, departamental, distrital y municipal. b. Que el objeto del contrato corresponda directamente a programas y actividades de interés público previsto en el Plan Nacional o seccional de Desarrollo, de acuerdo con el nivel de la Entidad Estatal, con los cuales esta busque exclusivamente promover los derechos de personas en situaciones de debilidad manifiesta o indefensión, los derechos de las minorías, el derecho a la educación, el derecho a la paz, las manifestaciones artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana; c. Que el contrato no comporte una relación conmutativa en el cual haya una contraprestación directa a favor de la Entidad Estatal, ni instrucciones precisas dadas por esta al contratista para cumplir con el objeto del contrato; d. Que no exista oferta en el mercado de los bienes, obras y servicios requeridos para la estrategia y política del plan de desarrollo objeto de la contratación, distinta de la oferta que hacen las entidades privados sin ánimo de lucro; o que, si existe, la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro represente la optimización de los recursos públicos en términos de eficiencia, eficacia, economía y manejo del Riesgo; e. Que se justifique la contratación con estas entidades en términos de eficiencia, eficacia, economía y manejo del Riesgo; f. Que exista previa autorización expresa de su representante legal para cada contrato en particular. Formas para suscribir los convenios de colaboración: Estos convenios se pueden suscribir de manera directa o de realizando un proceso competitivo entre entidades sin ánimo de lucro. Cuando aplica de forma directa: Cuando el objeto del convenio corresponde a actividades artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana, que solo pueden desarrollar determinadas personas naturales o jurídicas, condición que debe justificarse en los estudios y documentos previos. Cuando aplica con competencia: Cuando en la etapa de planeación identifique que el programa o actividad de interés público que requiere desarrollar es ofrecido por más de una Entidad sin ánimo de lucro. Fases del proceso competitivo: Se aplicarán los lineamientos establecidos en la Guía para la contratación con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente. (i) Estudio del sector y estudio del mercado en la etapa de planeación (ii) definición y publicación de los indicadores de idoneidad, experiencia, eficacia, eficiencia, economía y de manejo del Riesgo y los criterios de ponderación para comparar las ofertas; (iii) definición de un plazo razonable para que ¡as entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad presenten a la Entidad Estatal sus ofertas y los documentos que acrediten su idoneidad; (iv) evaluación de las ofertas por parte del comité evaluador en cuenta los criterios definidos para el efecto. (v) adjudicación y suscripción del convenio. CONVENIOS DE ASOCIACIÓN: El Convenio de asociación es un acuerdo entre una entidad sin ánimo de lucro y una Entidad Estatal para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna la ley a las Entidades Estatales. Normatividad: Artículo 355 de la Constitución Política de Colombia. Artículo 96 de la Ley 489 de 1998, el Ministerio de Cultura, podrá, en observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación. Decreto 092 de 2017 artículos 3, 4, 5, 6, 7 y 8. Artículo 3. Reconocida idoneidad. Artículo 4. Proceso competitivo de selección cuando existe más de una entidad sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad. Artículo 5. Asociación con entidades privadas sin ánimo de lucro para cumplir actividades propias de las Entidades Estatales. Artículo 6. Prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades. Artículo 7. Aplicación de los principios de la contratación estatal. Artículo 8. Aplicación de normas generales del sistema de contratación pública. Cuando procede o es aplicable: Para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos y funciones que a las entidades públicas les asigna la Ley. Formas para suscribir los convenios de asociación: Estos convenios se pueden suscribir de manera directa o de realizando un proceso competitivo entre entidades sin ánimo de lucro. Cuando aplica de forma directa: i. Cuando el objeto del Proceso de Contratación corresponde a actividades artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana, que solo pueden desarrollar determinadas personas naturales o jurídicas, condición que debe justificarse en los estudios y documentos previos. ii. Cuando solo haya una entidad sin ánimo de lucro que comprometa recursos en dinero para la ejecución de esas actividades en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio. Cuando aplica la competencia: Cuando no se evidencie en la etapa de planeación uno de los dos aspectos relacionados anteriormente. En consecuencia, se debe diseñar un proceso para seleccionar a la entidad sin ánimo de lucro que mejor pueda cumplir con las actividades relacionadas con los cometidos y funciones que le asigna la ley a la Entidad Estatal. Nota: Si hay más de una entidad privada sin ánimo de lucro que ofrezca su compromiso de recursos en dinero para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos y funciones asignadas por Ley a una Entidad Estatal, en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio, la Entidad Estatal debe seleccionar de forma objetiva a tal entidad y justificar los criterios para tal selección. Fases del proceso competitivo: Se aplicarán las mismas fases dispuestas para el proceso competitivo de convenio de colaboración.

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

Son aquellos celebrados por el Ministerio y otra entidad pública, para aunar esfuerzos que le permitan a cada una de ellas cumplir con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de actividades de interés común. En estos no existen prestaciones recíprocas, pues ninguna de las partes le brinda un servicio a la otra, su objetivo se enfoca en la distribución de actividades entre las partes interesadas con el fin de desarrollar un propósito común. Los convenios interadministrativos se rigen por los Artículos 103 y 209 de la Constitución Política de Colombia y por la Ley 489 de 1998 en especial el artículo 95. No obstante, lo anterior, y de conformidad con el Artículo 8o de la Ley 1508 de 2012, si la naturaleza del convenio interadministrativo es la de desarrollar esquemas de Asociación Público- Privada, deberán adelantar los procedimientos de estructuración, aprobación y gestión contractual previstos en dicha Ley.

CAPÍTULO XI

GARANTÍAS

Los oferentes y los contratistas según el caso deberán presentar las garantías que se solicitan en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes de acuerdo con el artículo 2.2.1.2.3.1.1. y s.s. del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015.

El monto y las vigencias de los amparos se estipularán en el estudio y documento previo, pliego de condiciones y en la minuta del contrato.

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: Contrato de Seguro contenido en póliza, Patrimonio Autónomo, Garantía Bancaria; en los casos de división de la garantía, se puede combinar cualquiera de las modalidades mencionadas.

El grupo de Contratos y Convenios aprobará las garantías una vez verificadas las mismas.

En los contratos que incluyan fases de perfectibilidad, factibilidad, estudios y diseños, construcción y mantenimiento y en general en todos aquellos en los cuales el cumplimiento del objeto contractual se desarrolle en fases subsiguientes y diferenciadas o para cuya ejecución en el tiempo requiere de su división en etapas fases, la entidad podrá dividir la garantía, siempre y cuando el plazo del contrato exceda o sea de cinco (5) años. En este caso, el contratista otorgará garantías individuales por cada una de las etapas o fases a ejecutar.

Adicionalmente, las etapas de operación y/o mantenimiento que excedan los cinco años ésta se podrá dividir a su vez en etapas contractuales desde uno (1) hasta cinco (5) años. En tal caso, el valor de la garantía para cada una de esas etapas será determinado por la Entidad en los pliegos de condiciones y deberá estar debidamente soportado en los estudios y documentos previos.

Lo anterior, también será aplicable a los correspondientes contratos de Interventoría. Los interventores y tomadores deberán informar en todo momento el estado del riesgo a la Compañía Aseguradora.

Cuando se presente alguna de las clases de incumplimiento cubiertos por las garantías, el Ministerio procederá a hacerlas efectivas; para tal efecto atenderá lo dispuesto en los artículos 86 de la Ley 1474 de 2011 y 2.2.1.2.3.1.19 del Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015, y supletoriamente a lo establecido en el procedimiento contractual para la Declaratoria de incumplimientos contractuales o el que haga sus veces.

El supervisor o interventor del contrato Informará al Grupo de Contratos y Convenios y al ordenador del gasto, sobre los incumplimientos a fin de que se adelante el procedimiento correspondiente.

CAPÍTULO XII
REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS

PROCEDIMIENTO:

Una vez adjudicado el proceso o efectuada la selección del contratista por la modalidad de selección de que se trate, el Grupo de Contratos y Convenios, procederá a elaborar la minuta del contrato o convenio (contrato electrónico o contrato físico), los cuales serán publicados en la plataforma del SECOP. El Grupo de Contratos y Convenios, cuenta con la facultad de realizar ajustes a la minuta del contrato o convenio que estime convenientes y que obedezcan a requerimientos de tipo legal o reglamentario, la cual será firmada por el contratista y por el Ordenador del Gasto. Una vez sea firmado el contrato por las partes el contrato se entiende perfeccionado. Firmado el contrato por ambas partes, el Grupo de Contratos y Convenios, remitirá el mismo al Grupo de Gestión Financiera y Contable de conformidad con el procedimiento respectivo con el fin de que se proceda a emitir el correspondiente Registro Presupuestal. Copia del contrato se remitirá al supervisor o interventor del mismo para que ejerza el control sobre su ejecución. En aquellos casos en que así se estipule en el contrato y en los contratos de obra e interventoría se requerirá del acta de inicio en la que se deje constancia del cumplimiento de dichos requisitos, la cual se deberá suscribir por el contratista y su supervisor o interventor, la cual deberá ser publicada en la plataforma SECOP. Para iniciar la ejecución del contrato será necesario agotar los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo. El los contratos de obra o cuando aplique el supervisor o interventor, requerirá al Contratista para que constituya, como requisito Indispensable para la suscripción del acta de Inicio y el desembolso del anticipo, una Fiducia o Patrimonio Autónomo irrevocable para el manejo de dicho recursos, con el fin de garantizar que estos se inviertan exclusivamente en la ejecución del contrato.

REQUISITOS DE EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS:

Para la ejecución de los contratos o convenios se requiere: i. Expedición del Registro Presupuestal. Se prescindirá de este requisito cuando el contrato o convenio no genere erogación alguna al presupuesto del Ministerio, sin embargo, si se genera erogación al presupuesto de otra entidad pública se requerirá para su ejecución, la expedición del registro presupuestal por parte de la última. ii. Aprobación de la garantía por parte del Grupo de Contratos y Convenios, salvo en los puntuales casos en que la ley establece las garantías como opcionales.

CAPITULO XIII

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN:	Como regla general, la liquidación de mutuo acuerdo de los contratos y convenios se hará con ocasión del último pago, de no realizarse bajo la regla general, se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el pliego de condiciones o sus equivalentes, o dentro del término que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. En esta etapa el Ministerio de Cultura y el contratista acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Las conciliaciones extrajudiciales en materia de lo contencioso administrativo sólo podrán ser adelantadas ante los Agentes del Ministerio Público asignados a esta jurisdicción. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías. En la liquidación se señalará, si las partes quedan a paz y salvo por todo concepto o quedan obligaciones pendientes de cumplimiento. La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión salvo que existan saldos pendientes.
DE LA LIQUIDACIÓN UNILATERAL:	El supervisor o interventor se encargará de emitir comunicación escrita o vía e-mail (en caso de haber autorizado notificaciones electrónicas) al contratista para que comparezca a la suscripción del acta de liquidación. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el Ministerio tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral el contrato dentro de los dos (2) meses siguientes (entiéndanse estos una vez vencidos los 4 meses iniciales de la liquidación bilateral); tal decisión se adoptará en acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposición. Dicho acto administrativo será proyectado por el Grupo de Contratos y Convenios para la firma del funcionario competente. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término anteriormente señalado, de mutuo acuerdo o unilateralmente siempre y cuando la Administración no haya sido notificada de auto admisorio de la demanda. Durante estos dos (2) años, las partes podrán acudir en sede judicial para solicitar la liquidación, agotado este término caducará el medio de control de controversias contractuales, conforme a lo previsto en el literal j) del numeral 2 del artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN:	Culminada la ejecución del contrato, se adelantará el siguiente trámite a fin de liquidar por mutuo acuerdo el contrato: El supervisor y/o Interventor del contrato, elaborará y suscribirá junto con el contratista, el acta de liquidación de conformidad con el formato establecido para ello, y la remitirá al Grupo de Contratos y Convenios para la respectiva revisión y firma del Ordenador del Gasto con sus respectivos soportes. El supervisor y/o Interventor junto con el Contratista realizará la verificación al cumplimiento total o final del objeto contractual (balance). El supervisor y/o Interventor deberá solicitar al Grupo de Gestión Financiera y Contable la Constancia de Ejecución Financiera del Contrato, la cual acompañará el proyecto de acta de liquidación que se debe remitir al Grupo de Contratos y Convenios. Una vez suscrita el acta de liquidación, el original de la misma reposará en el respectivo expediente contractual y se llevarán a cabo los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente. De Igual forma se procederá si la liquidación obedeció a un acto unilateral de la entidad. El Grupo de Contratos y Convenios, del Ministerio de Cultura, publicará el acta de liquidación en el Portal Único de Contratación Pública -SECOP, dentro de los tres días hábiles contados a partir de la suscripción del acta de liquidación.

CAPITULO XIV
SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS Y A SUS ACTIVIDADES POSTERIORES.

Etapa contractual

Corresponde a la supervisión que haya sido designada en el área solicitante o interventoría contratada.

Etapa posterior a la liquidación

La supervisión o interventoría realizará el seguimiento en esta etapa, cuando aplique, y se realizará por el funcionario designado por el área solicitante de la contratación. Las actividades posteriores comprenden aspectos como la efectividad de garantías tales como: Calidades de los bienes o servicios, estabilidad de obra, entre otras y cualquier otro impacto que se dé con ocasión del contrato una vez liquidado.

TITULO III
SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS

ALCANCE:	Esta etapa inicia con la comunicación que hace el Grupo de Contratos y Convenios al supervisor o interventor de cada contrato, informando sobre el cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato o antes si el supervisor por cualquier medio se ha enterado de dicha función. Posteriormente, el supervisor o interventor informará al contratista que ha iniciado el plazo de ejecución y suscribirá el acta de inicio, según corresponda y ejercerá el control sobre la ejecución del mismo, siguiendo lo dispuesto para este fin en el Manual de Supervisión e Interventoría.
SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA (Ley 1474 de 2011)	LA SUPERVISIÓN: El Ministerio de Cultura, hará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato. Esta es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para efectos de la designación del supervisor del contrato, en los estudios previos se establecerá el funcionario que tendrá a cargo la supervisión del mismo. La idoneidad del supervisor la determina el objeto del contrato, por lo tanto y para el desarrollo de esta función se designará expresamente un funcionario idóneo que por su formación, especialidad, experiencia o funciones, tenga la plena capacidad técnica o profesional para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contrato. Si no existe en la entidad el personal que pueda llevar a cabo esta función, el Ministerio podrá contratar una persona externa para que actúe como apoyo a la supervisión del contrato. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 2o de la Ley 1882 de 2018. LA INTERVENTORÍA: Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. El contrato de interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.
FACULTADES Y DEBERES DE LOS SUPERVISORES Y LOS INTERVENTORES:	Los Interventores y supervisores del Ministerio, están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la Entidad, de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal Incumplimiento se presente.
OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y POST CONTRACTUAL.	La función de interventoría o supervisión es de fundamental importancia, como quiera que su cabal cumplimiento y oportuno ejercicio, propende por la transparencia y el éxito en la etapa de ejecución del contrato o convenio y en su posterior terminación y liquidación. Igualmente, permite la adopción de medidas oportunas y la toma de decisiones, en el evento de que se presenten circunstancias que puedan generar inconvenientes durante la ejecución contractual o en la etapa de su liquidación. Para los efectos del ejercicio de las labores de interventoría o supervisión, es necesario establecer un marco de funciones las cuales se encuentran determinadas tanto para la labor técnica de campo como la administrativa, financiera y presupuestal y la legal, para conseguir un control y seguimiento eficiente y eficaz a los contratos y convenios suscritos por el Ministerio. Quien ejerza la función de interventoría o supervisión de un contrato o convenio, deberá cumplir con las funciones que se describen a continuación: 1. Tener conocimiento de las obligaciones derivadas del contrato; para ello en caso de no haber sido remitido, deberá solicitar copia del contrato debidamente legalizado acompañado de los documentos pertinentes (garantías debidamente aprobadas y registro presupuestal), además tendrá en cuenta las obligaciones consignadas en este manual. 2. El supervisor y/o Interventor, deberá de inmediato ponerse en contacto con el contratista, a fin de Informarle la fecha en que se cumplieron los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, para que de esta forma se determine que comienza el plazo de ejecución. 3. Tener conocimiento completo y detallado del contrato, cronograma de ejecución y de cualquier otro documento que haga parte del mismo. 4. Revisar y recomendar sobre el plan de ejecución, estrategias, indicadores de gestión e impacto, metas, acciones y el cronograma de actividades que debe presentar el contratista, según el caso. 5. Cuando se trate de contratos de tracto sucesivo, verificar el estricto cumplimiento al cronograma aprobado con la propuesta presentada por el contratista, si no ha sido previamente aprobado deberá elaborarlo conjuntamente con el contratista, el cual debe contener las actividades que se realizarán durante la ejecución del contrato. 6. Presentar informes periódicos detallados del seguimiento y verificación realizados, donde se dé cuenta de las novedades, avances y recomendaciones dadas, a fin de realizar el pago al proveedor o contratista, en aquellos contratos que aplique. En los demás casos, el supervisor avalará la correcta ejecución del contrato mediante la certificación de cumplimiento. 7. Verificar que los recursos entregados en calidad de anticipo se giren oportunamente y se Inviertan en su totalidad en la ejecución del objeto del contrato. 8. Verificar que los bienes y servicios que reciba el Ministerio de Cultura, se sujeten a las condiciones establecidas en el contrato. 9. Impartir las orientaciones, recomendaciones necesarias al contratista para la correcta ejecución del contrato y logro del objeto contractual. Así como prestar oportuna y eficiente asesoría a los contratistas para lograr el buen desarrollo y la cabal ejecución de los contratos o convenios. 10. Cumplir y hacer que se cumplan las normas, Pliegos de Condiciones y demás documentos propios del contrato. 11. Abstenerse de recibir los bienes o servicios que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es el caso, su respectivo cambio e Informando de esta anomalía al Ministerio a fin de adoptar en forma Inmediata los correctivos del caso. 12. Analizar los Informes entregados por el contratista y objetar su presentación cuando así lo estime pertinente de tal forma que se pueda verificar la correcta ejecución del contrato. 13. Gestionar para aprobación del ordenador del gasto las cesiones, sustitución de miembros del equipo, modificaciones, suspensiones, terminación anticipada de mutuo acuerdo, prórrogas, o adiciones a los términos o condiciones del contrato, que se requieran para los mismos de acuerdo con las normas legales. 14. Solicitar al Grupo de Contratos y Convenios, con la antelación necesaria la prórroga o adición. Toda solicitud de modificación deberá estar acompañada de la justificación emitida por el supervisor y/o interventor, la correspondiente justificación técnica o económica y los ajustes al cronograma de actividades por desarrollar, si a ello hubiere lugar. Las modificaciones deben en todo caso ser aprobadas por el ordenador del gasto. 15. Informar a la dependencia solicitante y al coordinador del Grupo de Contratos y Convenios o su delegado, inmediatamente se presenten hechos que puedan considerarse ocurrencia del riesgo asegurado; de tal manera que pueda obtener la efectividad de la póliza. Para tal efecto debe sustentar por escrito las razones técnicas o jurídicas de incumplimiento total o parcial del contratista. Debiéndose informar al ordenador de) gasto para dar curso a los procesos por los posibles incumplimientos. 16. Efectuar los trámites y expedir los certificados de cumplimiento que permitan al ordenador del gasto, autorizar el pago respectivo, dentro de los términos legales establecidos en el contrato verificando que se entreguen los documentos necesarios para tal efecto. 17. Informar con antelación al recibo de los bienes la fecha y hora de entrega de los mismos, al Almacenista, para que este funcionario realice el ingreso y salida del almacén de los bienes muebles o inmuebles adquiridos. 18. Estudiar y resolver de manera oportuna las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista. 19. Verificar que la celebración de contratos derivados, en la ejecución de convenios marco, sean muy claros en cuanto a su objeto, obligaciones, duración (que no podrá exceder la vigencia del convenio), requisitos para el pago y demás condiciones. 20. Solicitar al contratista la devolución al Ministerio de los dineros sobrantes, una vez consolidada la información financiera, mediante la consignación de los mismos en la cuenta bancaria que indique la Tesorería del Ministerio. 21. En el evento en que haya ausencias o cambio temporales o definitivos de los interventores o supervisores, será el Ordenador del Gasto correspondiente, el responsable de realizar el cambio a través de comunicación escrita. 22. Solicitar al contratista la acreditación de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando a ello haya lugar. 23. Brindar la información necesaria sobre la ejecución del contrato y que se requiera para la liquidación del mismo, así como suscribir el acta de liquidación. 24. Las demás relacionadas con el contrato y que se requieran en la ejecución del contrato.
ENVIO DE DOCUMENTOS.	El supervisor y/o interventor deben disponer el archivo de todos los documentos que se generen durante la ejecución del contrato de acuerdo a las TRD del Ministerio. Los informes de supervisión e interventoría de los contratos y convenios que se encuentren en ejecución deben cargarse en la plataforma SECOP.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A CONTRATISTAS	Para el pago que deba efectuarse a los contratistas se observará el siguiente procedimiento: El supervisor y/o interventor del contrato previa revisión de los documentos necesarios para el pago respectivo, emitirá el certificado de cumplimiento de conformidad con las obligaciones y/o productos pactados en el contrato. Una vez entregados los documentos por parte del contratista al supervisor y/o interventor del contrato, este los pondrá a disposición del Grupo de Gestión Financiera y Contable del Ministerio, a través de los canales dispuestos por la entidad para iniciar los trámites de pago.

TITULO IV

INFORMACIÓN DE MULTAS, SANCIONES, INHABILIDADES Y ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

El funcionarlo designado en el Grupo de Contratos y Convenios enviará mensualmente a las cámara de comercio, copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales se Impusieron multas y sanciones y de las Inhabilidades resultantes de los contratos que haya suscrito, y de la Información de los Procesos de Contratación en los términos del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.

TÍTULO IV

BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN CONTRACTUAL Y MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN

1. SEGUIMIENTO A DOCUMENTOS DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE:

El Ministerio de Cultura acoge el carácter orientador de los documentos que han sido expedidos por Colombia Compra Eficiente, salvo los documentos tipo que tienen fuerza vinculante, esto es aquellos respecto de los cuales la ley o decreto dispongan su obligatoriedad.

2. OBLIGACIONES ÉTICAS DE LOS RESPONSABLES DE LA

GESTIÓN CONTRACTUAL:

Los responsables de la Gestión Contractual practicarán las siguientes conductas en el desarrollo de las actividades de Gestión Contractual que les correspondan:

3. Actuar con rectitud y honradez, rechazando todo ofrecimiento o dádiva personal en favor propio o de otra persona.

4. Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su consideración y con la mayor diligencia posible.

5. No utilizar, en beneficio propio o de terceros, la Información de la que tenga conocimiento con motivo del ejercicio de su función y que no esté destinada al público en general.

6. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o Informaciones que conozca con motivo del ejercicio de sus funciones, cuando así deba hacerlo en cumplimiento de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.

7. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de condiciones, salvo cuando las normas especiales permitan establecer prelaclones.

8. No obtener ni procurar beneficios o ventajas Indebidas, para sí o para terceras personas, con ocasión del cumplimiento de sus funciones, y abstenerse de tomar represalias o ejercer coacción sobre funcionarlos o terceros.

9. Denunciar ante el superior jerárquico y las autoridades competentes los actos o hechos que puedan configurar conductas punibles o faltas disciplinarlas, de los que tuviere conocimiento con motivo o con ocasión del ejercicio de sus funciones.

10. Mantener la independencia de criterio y velar por el cumplimiento de los principios que rigen la contratación estatal.

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD - SIG:

Para el desarrollo de todas las etapas del proceso de Contratación de Bienes y Servicios, se observarán los Instructivos, procedimientos y formatos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.

4. CÓDIGO DE INTEGRIDAD:

La actividad contractual deberá aplicarse principios, valores y actuaciones, esperados por parte de los servidores públicos y contratistas del Ministerio de Cultura.

5. PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN:

En la lucha contra la corrupción el Ministerio en aplicabilidad de sus valores, y como parte de la gestión contractual asume el principio de transparencia entendido como el pacto de Integridad que realizan todos los actores Involucrados en el proceso.

6. UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS:

El Ministerio cuenta con herramientas informáticas que facilitan la gestión contractual.

TITULO VI

VEEDURÍAS CIUDADANAS

Una de las principales herramientas de control social sobre la contratación se realiza mediante las veedurías ciudadanas.

En cumplimiento de lo dispuesto por el, artículo 66 de la Ley 80 de 1993, y en el artículo 2.2.2.1.1.2.5. del Decreto Único Reglamentarlo 1082 de 2015, el Ministerio convoca, en los procesos que así lo ameritan, a las veedurías ciudadanas establecidas de conformidad con la ley, interesadas en realizar el control social al proceso de contratación, para formulen sus recomendaciones escritas que a su juicio sean necesarias para la eficiencia Institucional y la probidad en la actuación de los funcionarlos, quienes podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el proceso, en las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

TITULO VII

RECOMENDACIONES Y ASPECTOS PARTICULARES.

Con el fin de garantizar la efectividad de los principios que rigen la contratación estatal y de dar cumplimiento a los fines de la misma, se deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones y aspectos particulares:

1. Los Manuales y Guías establecidos en los numerales 1 y 2 del artículo 2.2.1.2.5.2. y en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 son de obligatorio cumplimiento por disposición del mismo Decreto 1082 de 2015. Los demás manuales y guías son herramientas de orientación para los partícipes del Sistema de Compra Pública en Procesos de Contratación.

Los partícipes del Sistema de Compra Pública podrán acceder a los manuales y guías expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública en https://www.colombiacompra.qov.co/manuales-quias-ypliegos- tipo/manuales-y-guias.

Además, Colombia Compra Eficiente como ente rector del Sistema de Compra Pública pone a disposición de todos los usuarios las Guías de uso del SECOP II, en donde encontrará de manera detallada las instrucciones en las diferentes funcionalidades de la plataforma para las distintas etapas de los Procesos de Contratación y modalidades de selección, las cuales puede encontrar en el mini sitio https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii.

2. Las fallas en el SECOP no habilitan a las Entidades Compradoras ni a los Proveedores a interrumpir o incumplir los plazos del Proceso de Contratación. En el evento en que se presenten indisponibilidades se deberá verificar el procedimiento correspondiente para cada plataforma:

(a) Indisponibilidad de SECOP I:

https://www.colombiacompra.gov.co/proveedores/secoo-i

(b) Indisponibilidad SECOP II:

https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii/indisoonibilidad-en-el-secop-

ii

(c) Indisponibilidad TVEC:

https://www.colombiacompra.gov.co/soporte/indisoonibilidad-en-las-

plataformas

3. Durante la fase post-contractual, deberá tenerse en cuenta la necesidad de liquidar los contratos según lo dispuesto en los mismos y la perentoriedad de los términos fijados por la Ley para realizarla.

4. En la celebración de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el Ministerio de Cultura deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así como lo dispuesto en el artículo 74 de la Ley 1753 de 2015, sobre la tercerización laboral y el trabajo decente.

5. Para la celebración de contratos de prestación de servicios el Ministerio de Cultura deberá exigir a los contratistas y verificar su cumplimiento, el registro de la información de su hoja de vida en el sistema SIGEP exigido en el Artículo 227 del Decreto Ley 019 de 2012 y en el artículo 11 del Decreto 2842 de 2010.

6. Los contratos especiales que en su misionalidad celebra el Ministerio de cultura, tales como los de comodato, donación, marco, se regirán las normas especiales que regulen la materia.

7. Los contratos del Ministerio contarán con una numeración interna consecutiva.

8. Las normas señaladas en el presente Manual se entienden ajustadas por aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

9. Los contrataciones y convenios celebrados por el Ministerio en el marco de convocatorias de naturaleza especial derivadas, entre otros de: Programa Nacional de Concertación Cultural, Programa Nacional de Estímulos, Programa Nacional de Salas Concertadas, seguirán lo previsto dentro de las mismas.

10. Las referencias hechas en el presente manual a SECOP I y SECOP II se entenderán modificadas según las directrices Impartidas por Colombia Compra.

11. Cuando en el presente manual se utilice la palabra "contrato", en caso de que aplique la misma se entenderá referida a "convenio".

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>

1. Consejo de Estado Sección Tercera, Sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación (14287), Consejero Ponente MAURICIO FAJARDO GÓMEZ.