RESOLUCIÓN 472 DE 2023

(octubre 4 )

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE LAS CULTURAS, ARTES Y LOS SABERES

Por medio de la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicio para los servidores del Ministerio, los miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y el trámite para reconocimiento de gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios y se adoptan otras disposiciones.

EL MINISTRO DE LAS CULTURAS, LAS ARTES Y LOS SABERES

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren la Ley 397 de 1997, literal g del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 1083 de 2015 y el numeral 16 del artículo 6 del Decreto 2120 de 2018, y

CONSIDERANDO:

Que, de conformidad con el artículo 1o de la Ley 4 de 1992, se dispone que “El Gobierno Nacional, con sujeción a las normas, criterios y objetivos contenidos en esta Ley, fijará el régimen salarial y prestacional de: a. Los empleados públicos de la Rama Ejecutiva Nacional, cualquiera que sea su sector, denominación o régimen jurídico”; frente a lo cual anualmente, mediante acto administrativo el Gobierno Nacional fija la escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren, entre otros, el literal a) del artículo 1o y el inciso 2 del artículo 4o de la Ley 4 de 1992: “Con base en los criterios y objetivos contenidos en el artículo 2 el Gobierno Nacional, modificará el sistema salarial correspondiente a los empleados enumerados en el artículo 1 literal a), b) y d), aumentando sus remuneraciones. Igualmente, el Gobierno Nacional podrá modificar el régimen de viáticos, gastos de representación y comisiones de los mismos empleados”.

Que las comisiones de servicio al interior y al exterior del país se encuentran reguladas en los artículos 2.2.5.5.21 a 2.2.5.5.30 del Decreto 1083 de 2015.

Que, de acuerdo con lo establecido en artículo 11 del Decreto 1338 de 2015, toda comisión al exterior que conlleve o no erogación del erario deberá contar con la autorización previa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Que en virtud de lo establecido en el Decreto 2674 de 2012, mediante circular externa 020 de 2018 del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación, se informó a los representantes legales, secretarios generales, ordenadores del gasto, coordinadores SIIF y usuarios SIIF Nación, las nuevas transacciones para la gestión de viáticos, por las cuales se hará el registro de las solicitudes de viáticos, su autorización, y todo el proceso de pago masivo de las comisiones autorizadas.

Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en la “Guía para la Gestión de Viáticos" establece los métodos para el pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento.

Que en atención a lo señalado en la Resolución DM No. 0135 de 06 de mayo de 2022,

“Por la cual se crean, se suprimen, se organizan y se adicionan funciones a grupos internos de trabajo en el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, y se adoptan otras disposiciones”; el Grupo de Gestión Financiera y Contable, es la dependencia responsable de recibir las solicitudes de comisiones y desplazamiento al interior del país y organizar su trámite para reconocer el pago por concepto de viáticos y gastos de viaje, a los funcionarios y contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, según corresponda, previa autorización del ordenador del gasto.

Que de conformidad con la referida Resolución, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, es el área encargada de recibir las solicitudes de desplazamiento al exterior del país de los contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes y el Grupo de Gestión Humana es la dependencia responsable de recibir las solicitudes y proyectar los actos administrativos y demás documentos requeridos para conceder las comisiones de servicio al exterior del país de los servidores del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes y los directores de sus entidades adscritas.

Que mediante Resolución No. 0299 de 2021 del 10 de septiembre de 2021 “Por medio de la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicio para los empleados públicos, miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y el reconocimiento de gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios y se toman otras disposiciones", se reglamentó el trámite de comisiones de servicios, gastos de viaje y gastos de desplazamiento al interior del país del Ministerio.

Que el artículo 2.8.5.5. del Decreto 1068 de 2015 Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público consagra lo siguiente:

“Artículo 2.8.5.5. Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán de autorización del Ordenador del Gasto”.

Que el artículo 2.9.1.1.5 del Decreto 1068 de 2015 Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público establece lo siguiente: “Obligatoriedad de utilización del sistema. Las entidades y órganos ejecutores del Presupuesto General de la Nación, las Direcciones Generales del Presupuesto Público Nacional y de Crédito Público y la Contaduría General de la Nación, o quienes hagan sus veces, deberán efectuar y registrar en el SIIF Nación las operaciones y la información asociada con su área de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos que para el efecto expida el administrador el sistema”.

Que el acto legislativo 02 de 2020, modificatorio del artículo 325 de la Constitución Política, crea la región metropolitana de Bogotá, como una entidad administrativa de asociatividad regional de régimen especial, y el acuerdo regional 006 de dicha región, define en su artículo 4 el ámbito geográfico de la misma, el cual comprende los siguientes municipios de Cundinamarca: Cajicá, Chía, Cota, El Rosal, Facatativá, Funza, Gachancipá, La Calera, Madrid, Mosquera, Sibaté, Soacha, Sopó, Tabio, Tenjo, Tocancipá y Zipaquirá.

Que en atención a lo establecido en el artículo 64 de la Ley 2063 de 2020, el Gobierno Nacional reglamentará, anualmente, un Plan de Austeridad del Gasto para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, por Lo cual mediante el Decreto 444 de 2023, Por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2023 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, se impartieron medidas de austeridad relacionadas con las comisiones, suministro de tiquetes y viáticos.

Que con el propósito de dar cumplimiento a estas directrices de austeridad y actualizar la reglamentación de las comisiones de servicio, el pago de viáticos y gastos de desplazamiento a los servidores y contratistas, con cargo al presupuesto del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, se hace necesario unificar la reglamentación interna sobre los trámites para autorizar, conferir, reconocer y pagar los viáticos y/o gastos de desplazamiento que se confieran a los empleados públicos, a los miembros del esquema de seguridad del Despacho del Ministro y a los contratistas del Ministerio.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente resolución tiene como objeto reglamentar el trámite de comisiones de servicio, pago de viáticos y gastos de desplazamiento al interior y/o exterior del país.

ARTÍCULO 2. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica para los servidores públicos, miembros del esquema de seguridad del Despacho del ministro, contratistas de prestación de servicios - persona natural y el personal de apoyo a la gestión del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, que deban realizar comisiones de servicio o desplazamientos, de acuerdo con los establecido en sus funciones u obligaciones contractuales, al interior o al exterior del país.

DEFINICIONES

ARTÍCULO 3. Para efectos de la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) Comisión de servicios: Situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a su sede habitual de trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que se es titular, sin que se genere vacancia del empleo y dando lugar al pago de viáticos y gastos de transporte terrestre, fluvial o marítimo.

b) Comisionado: Servidor público que realiza una actividad relacionada con sus funciones, en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo, en representación del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes por designación de autoridad competente.

c) Viáticos: Reconocimiento de gastos de alojamiento, transporte local y alimentación en que pueden incurrir los servidores cuando desarrollan sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo.

d) Gastos de desplazamiento: Son los pagos realizados al contratista, destinados a atender los gastos de manutención, transporte local y alojamiento originados por cuenta del desplazamiento a un lugar o sede diferente al establecido en el contrato de prestación de servicios para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

e) Gastos de transporte: Suma de dinero destinada a cubrir los gastos de transporte intermunicipal, fluvial o marítimo, otorgado a los empleados públicos en comisión de servicios o contratistas con autorización de desplazamiento en el que incurra en desarrollo de su comisión o desplazamiento según sea el caso.

f) Funcionario público: Es la persona natural vinculada a la administración pública en virtud de una relación legal y reglamentaria, es decir, a través de un acto administrativo de nombramiento.

g) Contratista: Es la persona natural o jurídica, privada o pública, que asume la ejecución de una actividad, o que debe asumir la realización de una determinada prestación, según las especificidades del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

h) Gastos de peajes, combustibles y otros: Es el valor en dinero que se reconoce a los conductores que se desplazan en vehículos asignados o de propiedad del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, destinados a cubrir los gastos de peajes, combustible y demás que se generen por la propia actividad de conducción del vehículo.

i) Autorización de desplazamiento: Actuación administrativa mediante la cual se avala y se reconocen los gastos de desplazamiento a los contratistas, cuando estuvieren ejecutando actividades fuera del lugar determinado en el contrato para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

j) Instructivo de gestión de tiquetes aéreos: Pasos necesarios a seguir para realizar el trámite de solicitud de reserva y emisión de tiquetes aéreos.

k) Módulo gestión viáticos SIIF Nación: Herramienta informática implementada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para la gestión de viáticos en el aplicativo SIIF Nación.

CAPÍTULO II.

PROGRAMACIÓN DE COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS.

ARTÍCULO 4. RESPONSABILIDAD. El ministro, viceministros, secretario general, directores, jefes y coordinadores serán responsables de autorizar la programación de las comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento requeridas para el cumplimiento de los objetivos institucionales, teniendo en cuenta los principios de oportunidad, objetividad, eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad.

ARTÍCULO 5. PROGRAMACIÓN. Dentro de los veinte (20) primeros días calendario de cada mes, las dependencias deberán registrar las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento para el mes siguiente en el aplicativo de gestión de comisiones.

Esta programación deberá contener la justificación, el objeto y la agenda de Las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento a desarrollar, las cuales deben ajustarse a las funciones de cada dependencia y a la necesidad de la labor que se pretende realizar, con criterios de racionalidad en la utilización de los recursos humanos y financieros, dando cumplimiento a los lineamientos de austeridad.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable, hará la revisión y validación de la información suministrada por el área, el día siguiente hábil al 20 de cada mes, después de ser registradas todas las comisiones y/o desplazamientos programados por parte de las dependencias, se enviará el reporte que genera el aplicativo, para que sea firmado por el superior inmediato, es decir, por el coordinador(a), jefe de oficina, director(a) y por el viceministro(a) o ministro(a), según corresponda. Una vez firmado, el reporte deberá ser enviado a Secretaría General por medio del aplicativo AZ Digital, para trámite de visto bueno.

Posteriormente, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, hará los trámites correspondientes, con fundamento en la siguiente información contenida en dicho registro:

a. Para la solicitud de comisión de servicios:

1. Nombres, apellidos y número de identificación del comisionado.

2. Cargo que desempeña, código, grado y dependencia.

 b. Para la solicitud de autorización de desplazamiento:

1. Nombres, apellidos, número de identificación del contratista.

2. Número de contrato, fecha de inicio y terminación de este, honorarios mensuales (antes de IVA).

c. Para ambos casos se debe registrar:

1. Término de duración (fecha ida y fecha de regreso).

2. Agenda por desarrollar, especificando las actividades a ejecutar.

3. Lugar de destino donde se van a desarrollar las actividades asignadas.

4. La ruta aérea y/o terrestre del lugar de destino donde se desplazará el comisionado o el contratista, informando claramente qué parte del trayecto cubrirá por desplazamiento aéreo, terrestre, fluvial y/o marítimo.

5. El CDP y rubro presupuestal por el que se cancelarán los gastos garantizando que el CDP tenga saldo disponible para comprometer o el convenio interinstitucional o entidad invitante que asume los gastos.

6. El valor de los viáticos y/o gastos de desplazamiento, y en caso de que aplique, el valor de los gastos de transporte terrestre, peajes y de combustible.

7. Objeto de la comisión o desplazamiento.

8. Justificación de la comisión o desplazamiento.

En el evento en que sea necesaria la presentación de observaciones a la programación, el Grupo de Gestión Financiera y Contable, notificará a la dependencia correspondiente con el fin de realizar las modificaciones respectivas, después de la notificación, las dependencias tendrán 2 días hábiles de plazo para la corrección y notificación al Grupo de Gestión Financiera y Contable, para revisión y posterior aprobación, sin que esto genere una actuación administrativa modificatoria.

ARTÍCULO 6. COMISIONES Y DESPLAZAMIENTOS EXTEMPORÁNEOS. Las comisiones y autorizaciones de desplazamientos que registren las áreas después del término establecido en el artículo 5 del presente acto administrativo, serán consideradas como extemporáneas.

PARÁGRAFO. Podrá presentarse solicitud de comisión de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento al interior del país fuera de la programación establecida en el artículo 5, sólo cuando exista necesidad urgente de participación del servidor y/o contratista en actividades que requieran de su presencia de manera inmediata. También en los casos que determine el ministro, de acuerdo con criterios técnicos y objetivos que serán especificados en la solicitud.

Para estos casos, el responsable designado para el trámite de la comisión y/o autorización de desplazamiento, deberá hacer la solicitud con una antelación no inferior a treinta seis (36) horas antes del inicio de la comisión y/o autorización de desplazamiento, con las respectivas firmas del superior inmediato, es decir, el jefe inmediato y del viceministro(a), secretario(a) general, ministro o a quien este delegue, según corresponda, en el “formato de comisiones extemporáneas” justificando la extemporaneidad y anexando la solicitud de asistencia (Invitación o correo, en el que se solicite el desplazamiento del funcionario o contratista'), para que, de acuerdo con los argumentos expuestos, se analice su viabilidad.

El aplicativo de gestión de comisiones no permitirá programar comisiones de servicios y/o autorizaciones de desplazamiento para funcionarios y/o contratistas que tengan comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento pendientes por legalizar, de acuerdo con los tiempos estipulados en el artículo 26 de La presente resolución.

ARTÍCULO 7. COMISIONES EXCEPCIONALES. El Ministro, Viceministros, Secretario General y el esquema de seguridad del Ministro no se encuentran sujetos al cumplimento del tiempo de programación previsto en el artículo 5 de la presente resolución. Por consiguiente, las comisiones correspondientes a estos funcionarios, por la naturaleza de sus cargos, se podrán tramitar de manera excepcional, cuando fuere necesario y se exceptúa el diligenciamiento del “formato de comisiones extemporáneas”.

CAPÍTULO III.

SUSCRIPCIÓN Y REGISTRO DE LAS COMISIONES Y AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO AL INTERIOR DEL PAÍS.

ARTÍCULO 8. ACTO ADMINISTRATIVO. Para todos los efectos, el formato “Autorización de comisión de servicio al interior del país", suscrito por el ordenador del gasto, a través del cual se aprueban las comisiones, constituye acto administrativo.

El acto administrativo que confiere la comisión debe contener:

1. El objeto del acto administrativo.

2. El lugar de destino (Sitio donde se ejecutarán Las actividades por parte del funcionario, especificando la ruta aérea y/o terrestre.

3. El reconocimiento de los viáticos.

4. La duración de la comisión (fecha inicio y fecha final).

5. La entidad u organismo que sufragará los viáticos y gastos de transporte, cuando a ello hubiere lugar.

6. EL número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) o fuente del gasto, cuando la comisión demande recursos del tesoro.

7. Número de consecutivo único que genere el aplicativo.

PARÁGRAFO. Las comisiones deberán contar con la aprobación del jefe inmediato.

ARTÍCULO 9. AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO. Para todos los efectos, el formato “Autorización de desplazamiento” suscrito por el ordenador del gasto, aprueba los gastos de desplazamiento de contratistas.

El formato que autoriza el desplazamiento debe contener:

1. El objeto del desplazamiento.

2. El lugar de destino (Sitio donde se ejecutarán las actividades por parte del contratista, especificando la ruta aérea y/o terrestre.

3. El reconocimiento de los gastos de desplazamiento.

4. La duración del desplazamiento (fecha inicio y fecha final).

5. La entidad u organismo que sufragará los gastos de desplazamiento, cuando a ello hubiere lugar.

6. El número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) o fuente del gasto, cuando el desplazamiento demande recursos del tesoro.

7. Número de consecutivo único que genere el aplicativo.

PARÁGRAFO. Las autorizaciones de los gastos de desplazamiento deberán contar con la aprobación del supervisor.

Artículo 10. Registro de las comisiones y/o autorizaciones de desplazamiento. Se podrán iniciar las comisiones y los desplazamientos al interior del país, una únicamente cuando se hayan aprobado mediante los formatos “Autorización de comisión de servicio al interior del país” y “Autorización de desplazamiento”, según corresponda, y cuenten con su respectivo registro presupuestal.

Los viáticos y/o gastos de desplazamiento serán gestionados, registrados, validados y autorizados a través de SIIF Nación, por medio del módulo de viáticos, siguiendo las directrices contenidas en la Guía de Gestión de Viáticos del Ministerio de Hacienda. El Grupo de Gestión Financiera y Contable registrará en el aplicativo SIIF Nación el respectivo registro presupuestal del compromiso.

PARÁGRAFO 1. El registro de las comisiones del Ministro y su esquema de seguridad, se realizará a través del aplicativo de comisiones establecido por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes y su pago se efectuará a través de la caja menor del Despacho del Ministro, con su respectivo registro de caja menor en SIIF Nación.

PARÁGRAFO 2. En el evento en el que el pago de los viáticos del ministro y/o su esquema de seguridad no se pueda efectuar a través de la caja menor del Despacho del Ministro, el registro de los viáticos se realizará en el aplicativo de comisiones y en el Sistema de Información Financiera SIIF Nación, en el módulo de viáticos, de conformidad con las directrices contenidas en la Guía de Gestión de Viáticos del Ministerio de Hacienda.

CAPÍTULO IV.

COMISIONES Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO AL EXTERIOR DEL PAÍS.

ARTÍCULO 11. COMISIONES AL EXTERIOR DEL PAÍS. Las solicitudes de comisiones al exterior de los servidores deben ser autorizadas previamente por el Despacho del Ministro para iniciar el trámite administrativo correspondiente. Con la autorización expresa por parte del Ministro, se deberán remitir al Grupo de Gestión Humana, como mínimo veinte (20) días hábiles antes del inicio de la comisión, los siguientes documentos:

1. Formato estipulado en el DAPRE.

2. Agenda de la comisión, señalando los días necesarios para el traslado y regreso del lugar del evento, cuando se requiera por razones de distancia o itinerario de vuelo.

3. Reserva de tiquetes.

4. Liquidación de los viáticos.

5. Certificado de Disponibilidad Presupuestal con saldo para comprometer.

6. Invitación, en caso de que aplique, en la cual se especifique si la organización cubre algún tipo de gasto.

7. En caso de que se requiera encargar a un funcionario del empleo del comisionado, se deberá indicar el nombre y el cargo de la persona que se propone.

PARÁGRAFO 1. Si los gastos de la comisión están a cargo parcial o totalmente de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, los documentos se deberán remitir al Grupo de Gestión Humana con mínimo veinte (20) días hábiles previos al inicio de la comisión.

PARÁGRAFO 2. Una vez el Grupo de Gestión Humana, valide los documentos referidos, los enviará al área para que proceda a recoger los vistos buenos y aprobaciones correspondientes, con las firmas del servidor, el superior inmediato, el Secretario General y el señor Ministro y envíe al Grupo de Gestión Humana, con el fin de que se realice el respectivo trámite a través de la plataforma que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República disponga para tal fin. Para esto, el Grupo de Gestión Humana remitirá los documentos al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República con mínimo cinco (5) días hábiles anteriores al inicio de la comisión.

PARÁGRAFO 3. Una vez se autorice la comisión al exterior por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el Grupo de Gestión Humana deberá proyectar el acto administrativo a través del cual se autoriza la comisión de servicios al exterior del país.

PARÁGRAFO 4. En caso de que la comisión al exterior del país sea del Ministro de las Culturas, las Artes y los Saberes, el Grupo de Gestión Humana deberá proyectar el correspondiente Decreto en el cual se confiere la comisión y se efectúa el respectivo encargo. Este documento deberá reposar en la hoja de vida del servidor comisionado.

PARÁGRAFO 5. En caso de comisiones al exterior de los servidores públicos, el Grupo de Gestión Humana deberá reportar dicha situación a la ARL correspondiente, aun cuando la comisión no represente erogación de recursos por parte del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

Artículo 12. Comisión de servidores públicos de entidades adscritas al exterior del país. Cuando la solicitud de comisión al exterior del país sea de servidores públicos pertenecientes a entidades adscritas al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, deberá ser radicada con el visto bueno del jefe del área o quien este designe y del ordenador del gasto de la entidad adscrita, como mínimo veinte (20) días calendario previos a la fecha prevista de inicio de la comisión, allegando los documentos previstos en el artículo 11 de la presente resolución.

PARÁGRAFO 1. Esta solicitud deberá remitirse al Grupo de Gestión Humana del Ministerio, área que verificará el cumplimiento de los documentos y enviará a la Secretaría General para aprobación y posterior remisión al Despacho del Ministro de las Culturas, las Artes y los Saberes.

Autorizada la comisión por el Ministro, se remitirán los documentos a la entidad correspondiente, para que se adelante el trámite ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

PARÁGRAFO 2. Si la comisión al exterior de país la solicita un director de las entidades adscritas al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, la solicitud de comisión debe estar acompañada del proyecto de resolución que autoriza la comisión y el encargo, junto con el certificado de cumplimiento de requisitos de la persona que estará encargada.

ARTÍCULO 13. CANCELACIÓN. Si habiéndose ordenado una comisión al exterior del país y el servidor no puede viajar, este deberá informar la situación al Grupo de Gestión Humana, explicando las razones de la cancelación de la comisión, a fin de derogar el acto administrativo correspondiente e informar al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

PARÁGRAFO 1. En caso de que se requiera nuevamente la comisión, se debe realizar el trámite dispuesto en el artículo 11 de la presente Resolución.

ARTÍCULO 14. GASTOS DE DESPLAZAMIENTO AL EXTERIOR DEL PAÍS. Las solicitudes de desplazamiento al exterior del país de los contratistas del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, deben ser autorizadas por el Despacho de Ministro previo al inicio del trámite administrativo y se remitirán al Grupo de Gestión Financiera y Contable con mínimo diez (10) días hábiles antes del inicio del desplazamiento, allegando los siguientes documentos:

1. Formato F-GFC-117 Autorización del desplazamiento al exterior - contratista.

2. Agenda de la comisión, señalando los días necesarios para el traslado y regreso del lugar del evento, cuando se requiera por razones de distancia o itinerario de vuelo.

3. Reserva de tiquetes.

4. Liquidación de los gastos de desplazamiento

5. Certificado de Disponibilidad Presupuestal con saldo para comprometer.

6. Invitación si aplica.

PARÁGRAFO 1. Los desplazamientos al exterior de los contratistas se otorgarán mediante el formato F-GFC-117, suscrito por el contratista, el supervisor, el Ministro y el ordenador del gasto.

PARÁGRAFO 2. Si los gastos de desplazamiento están a cargo parcial o totalmente de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, los documentos se deberán remitir al Grupo de Gestión Financiera y Contable con mínimo quince (15) días hábiles previos al inicio del desplazamiento, con el propósito de validar la información suministrada y revisar el monto que estará a cargo del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

PARÁGRAFO 3. Una vez el Grupo de Gestión Financiera y Contable valide los formatos, los remite al área para recoger los vistos buenos del contratista, el supervisor del contrato, así como la aprobación del ministro y del ordenador del gasto para realizar el respectivo registro en SIIF Nación.

PARÁGRAFO 4. En caso de desplazamientos al exterior de contratistas, el Grupo de Gestión Financiera y Contable informará la situación al Grupo de Gestión Humana, quien deberá reportar a la ARL correspondiente, aun cuando el desplazamiento no represente erogación de recursos por parte del Ministerio.

ARTÍCULO 15. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS. El valor de los viáticos se liquidará de acuerdo con lo establecido en la escala de viáticos para servidores públicos, de acuerdo con lo establecido en decreto anual que expide el Gobierno Nacional y las normas que lo reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan, de este valor se reconocerá hasta el 90%.

PARÁGRAFO. A los conductores que realicen comisiones en vehículos oficiales de propiedad del Ministerio de las Culturas, Las Artes y los Saberes, se les otorgará el reconocimiento de los gastos de peajes y combustible si se requiere.

PARÁGRAFO. Para las comisiones al exterior, la Tasa Representativa del Mercado (TRM) que se aplicará, será la oficial establecida por el Banco de la República del día en que se registre el compromiso presupuestal en la plataforma de SIIF Nación.

ARTÍCULO 16. LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Se liquidarán teniendo en cuenta las escalas de viáticos del decreto anual expedido por el Gobierno Nacional para servidores públicos. Para el caso de contratistas, tanto para viajes al interior del país como al exterior, la remuneración base de liquidación será determinada por la siguiente fórmula: honorarios o monto mensual programado (antes de IVA) x 70%. El valor resultante se ubicará en la tabla de escala de viáticos para determinar el valor de gastos de desplazamiento que le corresponde y de este valor se le reconocerá hasta el 90%.

PARÁGRAFO. Para los gatos de desplazamiento al exterior, la Tasa Representativa del Mercado (TRM) que se aplicará, será la oficial establecida por el Banco de la República del día en que se registre el compromiso presupuestal en la plataforma de SIIF Nación.

ARTÍCULO 17. RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. Sólo se reconocerá el cien por ciento (100%) del valor de viáticos o de los gastos de desplazamiento para cada día que, por estrictas necesidades del servicio, el servidor o contratista pernocte en el lugar del viaje. Si no pernocta, se le reconocerá el 50% de este valor. En caso de pernoctar, deberá presentarse la justificación correspondiente donde consten las razones por las cuales el comisionado o contratista debe desplazarse un día o una noche antes de empezar las actividades; así mismo, el comisionado o contratista deberá presentar justificación, debidamente sustentada, para el evento en que deba pernoctar una noche más, habiendo terminado las actividades objeto de la comisión y/o desplazamiento.

Para pernoctar la noche anterior al inicio de las actividades o la noche del día de finalización de las actividades programadas, sólo podrá tener como justificación la existencia de un caso fortuito, una fuerza mayor o en el caso en el que la ciudad de destino no cuente con vuelos que permitan cumplir con la agenda o que el aeropuerto no cuente con vuelos nocturnos.

En el caso de las comisiones al exterior en las que los vuelos salen un día y llega a su destino al día siguiente, los viáticos se reconocerán a partir del día en que el comisionado o contratista se encuentra en la ciudad de destino.

ARTÍCULO 18. DE LAS COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO POR INVITACIÓN. No habrá lugar al reconocimiento del pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento cuando los gobiernos extranjeros, las entidades nacionales o internacionales, públicas o privadas, o las organizaciones no gubernamentales que programen la actividad que origina el viaje, cubran el alojamiento, alimentación y transporte, salvo aquellos gastos que no estén financiados por la organización anfitriona, los cuales serán liquidados según los porcentajes enunciados en el artículo 19 de la presente resolución.

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.30 del Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” que establece que no podrán conferirse comisiones al interior ni al exterior cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión.

ARTÍCULO 19. VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO COMPLEMENTARIOS. Podrán ser otorgados viáticos y/o gastos de desplazamiento complementarios para atender invitaciones de los organismos nacionales, territoriales y/o extranjeros. En estos casos, la dependencia solicitante deberá incluir en la solicitud el valor que le corresponde asumir al Ministerio, el cual resultará de la diferencia entre el valor liquidado de acuerdo con la escala salarial, establecida en el Decreto de liquidación de viáticos y el valor sufragado por la entidad.

En caso de que la entidad atienda directamente alguno de los conceptos de los gastos, se reconocerán viáticos y/o gastos de desplazamiento según sea el caso, de manera complementaria por cuenta de los conceptos no cubiertos, así:

CONCEPTO	VALOR POR RECONOCER
Alimentación	40%
Alojamiento	50%
Transporte	10%

ARTÍCULO 20. DEL RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE TRANSPORTE. Se reconocerán los gastos de transporte intermunicipal, fluvial o marítimo, cuando estos se causen fuera del perímetro urbano del destino de la comisión y/o autorización de desplazamiento.

PARÁGRAFO 1. Para las ciudades cuyos aeropuertos se encuentren fuera de dicho perímetro, se reconocerá la tarifa de traslado en servicio público.

PARÁGRAFO 2. El Ministerio no reconocerá gastos de transporte expreso, salvo cuando se justifiquen los siguientes casos:

- Circunstancias de seguridad que puedan amenazar la integridad personal del funcionario o contratista.

- Situaciones de orden público que dificulten el desplazamiento al lugar objeto de la comisión o desplazamiento.

- Cuando no exista transporte público para el destino donde se requiera la presencia del funcionario o contratista.

 Existencia de una condición médica y/o física comprobada y certificada.

PARÁGRAFO 3. El funcionario y/o contratista no podrá desplazarse al lugar donde se desarrollarán las actividades que requieren la presencia institucional del Ministerio usando vehículos particulares, y en ninguna circunstancia, usando su vehículo personal.

PARÁGRAFO 4. no se tramitarán órdenes de comisión de servicio y/o gastos de desplazamiento para reconocer viáticos y gastos de viaje, cuando los funcionarios o contratistas deban desarrollar funciones o actividades contractuales dentro del perímetro urbano de Bogotá (Entiéndase perímetro urbano de Bogotá sus 20 localidades que lo conforman), ni cuando se programen a los municipios de Cajicá, Chía, Cota, El Rosal, Facatativá, Funza, Gachancipá, La Calera, Madrid, Mosquera, Sibaté, Soacha, Sopó, Tabio, Tenjo, Tocancipá, Zipaquirá, aledaños a Bogotá. El Ministerio únicamente autorizará, a través del formato solicitud de peajes, los gastos de peajes de los vehículos de propiedad del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.

La dependencia interesada en el reconocimiento de los gastos de peajes radicará el formato de solicitud ante el Grupo de Gestión Financiera y Contable, el cual deberá estar previamente aprobado por el ordenador del gasto y Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios.

Los gastos por combustible se efectuarán a través del contrato de provisión de combustible que se encuentre vigente. El suministro de combustible se realizará en la ciudad de Bogotá, en las estaciones asignadas para tal efecto, por el Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios.

PARÁGRAFO 5. los gastos de peaje de los vehículos de uso oficial de los directivos y/o jefes de los despachos del ministerio, viceministerios y secretaría general, en los eventos en los que su domicilio o residencia se encuentre en alguno de los municipios mencionados en el parágrafo 4, estarán a cargo del director o jefe de despacho. En caso de que el municipio establezca un descuento en el costo del peaje, el servidor deberá adelantar el trámite correspondiente para que aplique la tarifa diferencial.

ARTÍCULO 21. DESEMBOLSO DE VIÁTICOS Y/O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO.

- Avance:

El pago de viáticos se efectuará por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable mediante avance, el día hábil anterior al inicio de la actividad o a más tardar el día de inicio de la misma, siempre y cuando se cumplan los términos establecidos en relación con la solicitud de la comisión de servicios, previa disponibilidad del Plan Anual de Caja -PAC.

Una vez finalizada la comisión el servidor público deberá presentar los soportes o documentos equivalentes, mediante los cuales se evidencie el gasto de la totalidad de los recursos desembolsados para la comisión, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes su retorno.

- Reconocimiento:

El pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento reconocidos a servidores públicos y/o a contratistas de prestación de servicios, se efectuará por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable en un término no superior a los cuatro (4) días hábiles a la entrega de los documentos requeridos para su legalización, previa disponibilidad del Plan Anual de Caja (PAC).

Si por alguna razón los documentos aportados por el servidor público y/o contratista no cumplen con los requisitos establecidos en el capítulo Vil de la presente resolución, serán devueltos para que se efectúen las modificaciones a las que haya lugar y se reinicie el trámite correspondiente, modificándose así el plazo para el respectivo pago.

- Reintegro:

Para la modalidad de avance; en caso de que se haga necesaria la devolución de los dineros sobrantes o que no estén debidamente soportados, el servidor público deberá reintegrar los recursos mediante consignación en la cuenta que indique la Dirección del Tesoro Nacional y adjuntar el soporte de dicha consignación, como parte de los documentos de legalización.

Conforme a lo enunciado, no se podrán tramitar nuevas comisiones de servicio o autorizar nuevos desplazamientos para funcionarios y/o contratistas, cuando estos no hayan legalizado oportunamente la comisión y/o desplazamiento anterior; debido a que por restricciones del SIIF Nación y el aplicativo de gestión de comisiones del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, no es posible tener dos o más comisiones pendientes por legalizar en el sistema.

PARÁGRAFO 1. El pago de viáticos, gastos de desplazamiento y gastos de transporte adicionales en que haya incurrido el servidor público y/o contratista, por situaciones presentadas en el desarrollo de la comisión de servicios y/o desplazamiento, se efectuará por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable, siempre y cuando se reporten en el aplicativo y en el formato respectivo y se trámite la autorización ante el ordenador del gasto previo al vencimiento de la comisión y/o desplazamiento.

PARÁGRAFO 2. Para aquellos eventos en los que se haya efectuado el pago de viáticos y gastos de transporte sin haber sido usados en su totalidad por el funcionario, el servidor deberá realizar el respectivo reintegro ante el banco designado por la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En el caso en el que el pago no se haya efectuado, se debe reportar la novedad en el aplicativo y adelantar el trámite de autorización ante el ordenador del gasto, previo al vencimiento de la comisión o a más tardar al día hábil siguiente a la terminación de la comisión, con el fin de realizar el registro en SIIF Nación.

PARÁGRAFO 3. Para el pago de los gastos de desplazamiento y gastos de transporte no usados en su totalidad, se reportará la novedad en el aplicativo y se tramitará la autorización ante el ordenador del gasto, con anticipación al desplazamiento o a más tardar al día hábil siguiente a la terminación del desplazamiento, con el fin de realizar el respectivo registro en SIIF Nación.

PARÁGRAFO 4: <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 518 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> El pago de los gastos de desplazamiento al exterior de país, reconocidos a contratistas a prestación de servicios del Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, se efectuará por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable mediante avance, el día hábil anterior al inicio de la actividad o a más tardar el día de inicio de la misma, siempre y cuando se cumplan los términos establecidos en relación con la solicitud de desplazamiento, previa disponibilidad del Plan Anual de Caja -PAC.

Una vez finalizado el desplazamiento al exterior del país, el contratista de prestación de servicios deberá presentar los soportes o documentos equivalentes, mediante los cuales se evidencie el gasto de la totalidad de los recursos desembolsados, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su retorno.

ARTÍCULO 22. GESTIÓN DEL TRANSPORTE AÉREO. Cuando para el cumplimiento de la comisión de servicios o de la autorización de desplazamiento se requiera transporte aéreo, el Ministerio suministrará los tíquetes al servidor y/o contratista una vez firmados los formatos “Autorización de comisión de servicio al interior del país” y “Autorización de desplazamiento”, dando cumplimiento a los lineamientos establecidos en el documento “Instructivo para la gestión de tiquetes aéreos”.

Cuando por alguna circunstancia se cancele el vuelo, el funcionario y/o contratista, deberá solicitar a la aerolínea una certificación de la cancelación del vuelo, esto con el fin de legalizar la comisión.

El cambio de itinerario que genere costos adicionales en el tiquete aéreo será asumido y cancelado por el funcionario y/o contratista directamente en la aerolínea correspondiente, salvo justificación soportada por el jefe de la dependencia y aprobada por el ordenador del gasto, evento en el cual dicho valor será asumido por la entidad.

En el evento en que, por motivos personales o situaciones ajenas al Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, que no constituyan una fuerza mayor o un caso fortuito, el comisionado y/o contratista pierda el vuelo, este deberá asumir la penalidad que corresponda según la aerolínea o el costo del tiquete, según corresponda.

PARÁGRAFO 1. Gestión tiquetes aéreos al exterior. Los tiquetes aéreos para los servidores deberán solicitarse en clase económica, salvo los debidamente autorizados por el Departamento Administrativo de la Presidencia - DAPRE, siempre y cuando el viaje tenga una duración de más de ocho (8) horas. Estos serán emitidos únicamente cuando se cuente la autorización de comisión al exterior, emitida por el Departamento Administrativo de la Presidencia - DAPRE. Para el caso de los contratistas, el tiquete será emitido en clase económica una vez se remita el “formato autorización del desplazamiento al exterior - contratistas" debidamente firmado y autorizado por el Ministro y el ordenador del gasto.}

PARÁGRAFO 2. Prohibición. Se prohíbe la expedición de tiquetes aéreos en rutas diferentes a las autorizadas en la comisión de servicios y/o autorización de desplazamiento.

CAPÍTULO VI.

DURACIÓN, MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE LAS COMISIONES Y DE LAS AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO.

ARTÍCULO 23. DURACIÓN. El término de duración de la comisión y/o desplazamiento no podrá exceder de treinta (30) días calendario, prorrogables hasta por treinta (30) días calendario adicionales, únicamente cuando las necesidades del servicio así lo requieran.

ARTÍCULO 24. PRÓRROGA. Podrá concederse prórroga cuando se determine que, por motivos de fuerza mayor, el funcionario o contratista deba permanecer en el lugar de destino por un tiempo adicional al inicialmente aprobado.

Para la solicitud de prórroga se realizará la novedad en el aplicativo y tramitará la autorización ante el ordenador del gasto, previo al vencimiento de la comisión y/o autorización de desplazamiento. Una vez firmados los documentos de novedad, el Grupo de Gestión Financiera y Contable hará los ajustes a que haya lugar.

ARTÍCULO 25. MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN. Si habiendo ordenado la comisión y/o autorización de desplazamiento, y ésta no se realiza o requiere la modificación de su valor o cambio de fecha, el área correspondiente podrá tramitar, a más tardar en su fecha de inicio, su cancelación o modificación, hasta máximo 3 veces, con el propósito de realizar las gestiones administrativas y los ajustes en el registro presupuestal de compromiso, si a ello hubiere lugar. En el evento en el que se requieran más modificaciones, la comisión y/o desplazamiento deberá cancelarse y se solicitará una nueva comisión y/o autorización de desplazamiento.

PARÁGRAFO. En caso de que la comisión no se haya llevado a cabo y ya se hubiere realizado el reconocimiento económico de la misma, el formato de cancelación debe traer anexo el reintegro de los viáticos reconocidos en su totalidad.

CAPÍTULO VIL.

LEGALIZACIÓN DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE DESPLAZAMIENTO.

ARTÍCULO 26. Cumplida la comisión y/o la autorización de desplazamiento, el servidor público o el contratista, según sea el caso, deberá entregar al Grupo de  Gestión Financiera y Contable, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su finalización, un solo archivo en formato PDF que contenga los documentos soporte para la legalización de la comisión y/o desplazamiento así:

1. Formato de legalización de viáticos y/o gastos de desplazamiento, con los nombres completos y debidamente firmado por el responsable y su jefe inmediato o supervisor según sea el caso.

2. Pasa bordos Ida y regreso. En caso de pérdida o deterioro, presentar certificación de vuelo expedida por la aerolínea.

3. Comprobantes de gastos de viaje, en caso de transporte terrestre, fluvial o marítimo.

4. Informe de gestión en el formato establecido por el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes, donde consten las actividades desarrolladas en cumplimiento del objeto de la comisión y/o desplazamiento.

5. En el evento de cancelarse la comisión, el funcionario, al que ya se le hubiesen pagado los viáticos, deberá reintegrarlos a la cuenta que indique la Dirección del Tesoro Nacional, y adjuntar el comprobante de consignación.

6. Para el caso de Contratistas que estén obligados a facturar, deberán adjuntar la factura correspondiente al desplazamiento realizado.

PARÁGRAFO 1. Es responsabilidad de los jefes de cada dependencia, de los supervisores del contrato y del funcionario y/o contratista, cumplir con las obligaciones y responsabilidades establecidas en la presente resolución.

PARÁGRAFO 2. El Grupo de Gestión Financiera y Contable podrá informar al Grupo del Control Interno Disciplinario y a Secretaría General sobre las comisiones y/o desplazamientos que al final de cada mes no cumplieron con el trámite de legalización en los tiempos establecidos, para que se adopten las medidas a que haya lugar.

PARÁGRAFO 3. Para el caso del Ministro de las Culturas las Artes y los Saberes, se deberá legalizar la comisión ante el Secretario General y viceversa. Para las legalizaciones de comisiones se requiere las firmas el comisionado y su superior inmediato, y en el caso de la legalización del desplazamiento, la firma el contratista y su supervisor.

ARTÍCULO 27. La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga expresamente la Resolución 0299 de 2021 y cualquiera otra que le sea contraria.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 04 OCT 2023

JUAN DAVID CORREA ULLOA

Ministro

Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes