COMPILACI&Oacute;N JUR&Iacute;DICA

GENERALIDADES.

ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y las que a continuación se establecen:

1. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los documentos que conforman el sistema de facturación donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.

2. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en hacer uso de los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, para cumplir las obligaciones de generación, transmisión, validación y expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación.

3. Anexos técnicos: Son los documentos proferidos y dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que contienen la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como para los demás componentes del sistema de facturación y para los elementos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del sistema de factura electrónica y que hacen parte integral de esta resolución.

4. Campo o grupos de campos de información obligatoria: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información relacionadas con los requisitos de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, información que podrá ser aceptada o rechazada de conformidad con lo establecido en los Anexos técnicos, en el Procedimiento informático de validación. Esta definición también aplica cuando se diligencien campos o grupos de campos de información opcional, de manera parcial o errónea.

5. Campo o grupos de campos de información opcional: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información de la operación relacionada con la venta de bienes y/o prestación de servicios que se pretenden incorporar en la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que comprende el sistema de facturación, los cuales no constituyen un requisito de los citados documentos e instrumentos en el Procedimiento informático de validación.

6. Clave técnica: Corresponde al identificador único que asigna el servicio informático de numeración de la Dian, en el momento de solicitar la autorización de numeración, con el fin de ser incluido en el proceso de generación en el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) del sistema de factura electrónica con validación previa.

7. Código de respuesta rápida -Código QR-: Por sus siglas en inglés “quick response code”, “código de respuesta rápida”, que consiste en un código de barras bidimensional cuadrado que permite almacenar información en una matriz de puntos.

8. Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Es un requisito de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura, incluido en los demás documentos e instrumentos electrónicos que se deriven de la citada factura, cuando fuere el caso.

9. Código Único de Documento Electrónico (CUDE): Es un requisito de las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso, así como de los demás documentos que comprenden el sistema de facturación, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos.

10. Contenedor electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos y en general la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando fuere del caso. Este instrumento deberá estar firmado digitalmente por el facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

11. Correo de recepción de documentos e instrumentos electrónicos: Es el correo electrónico suministrado en el procedimiento de habilitación por parte del facturador electrónico, para la recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.

12. Dirección de Internet en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, del documento equivalente y/o del documento electrónico contenida en el código QR: Es la ubicación en la red de Internet de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.

13. Documento electrónico: Es un documento generado de forma electrónica, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el cual comprende los documentos equivalentes electrónicos señalados en la presente resolución, así como el documento soporte de pago de nómina electrónica, el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, y todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Administración Tributaria, conforme a la facultad otorgada en el inciso primero y cuarto del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

El documento electrónico deberá ser generado por parte del sujeto obligado, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

14. Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.: El Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., es aquel elaborado con hardware y software que interactúan, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como la generación, transmisión para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), impresión de la representación gráfica del tiquete, las notas de ajuste cuando corresponda, la programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias.

15. Factura electrónica de venta generada por inconvenientes tecnológicos: Es una factura electrónica de venta que contiene la información de la factura de venta de talonario o de papel y que se transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico; así como aquella factura electrónica de venta sin validación previa que se expide cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). En ambos casos las citadas facturas deben considerarse para todos los efectos como una factura electrónica de venta.

16. Instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación: Los instrumentos electrónicos son aquellos que comprenden los documentos electrónicos y/o agrupaciones de datos electrónicos, que están asociados o no a una factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos mediante el CUFE y el CUDE, cuando fuere del caso, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que se encuentran descritos en los anexos técnicos correspondientes.

17. Interacción de los sistemas de facturación: Es la relación que debe existir entre la información de los documentos que conforman el sistema de facturación, los instrumentos electrónicos que se deriven de los mismos con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente y en general la interacción con la contabilidad, la información tributaria y los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y entre los facturadores electrónicos. Lo anterior de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

18. Notas de ajuste del documento equivalente electrónico: Las notas de ajuste del documento equivalente electrónico, en lo sucesivo notas de ajuste, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento equivalente, por errores aritméticos o de contenido, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

19. Procedimiento informático de validación: Es el procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las reglas del anexo técnico correspondiente; cuyo resultado para cada campo o grupo de campos de información puede ser la aceptación, rechazo o notificación, según corresponda; el cual es realizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

20. Recepción de la factura de venta y del documento equivalente: Es una obligación formal del adquirente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.

21. Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás documentos que comprenden el sistema de facturación.

22. Requisitos especiales de los documentos del sistema de facturación: De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los requisitos especiales corresponden a aquellos que por las particularidades propias y diferenciales de cada uno de los documentos que conforman el sistema de facturación, deben ser establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

23. Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta y para los demás documentos que conforman el sistema de facturación: El servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación corresponde al software dispuesto por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que contiene las funcionalidades para el cumplimiento de la habilitación, recepción de la transmisión, rechazo, validación de la factura electrónica de venta con validación previa, la solicitud de autorización como proveedor tecnológico y para los demás documentos, instrumentos y trámites que se indiquen en la presente resolución.

24. Tablas referenciadas de los anexos técnicos del sistema de facturación: Son tablas que contienen la información codificada necesaria, para efectos de la estructuración del XML de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos que comprenden el sistema de facturación.

25. Transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mencionados documentos: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), la información que contendrá la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, documentos equivalentes a la factura electrónica de venta, los documentos que comprenden el sistema de facturación y los instrumentos electrónicos estructurados en el procedimiento de generación, que se deriven de una factura electrónica de venta y de los demás documentos electrónicos del sistema de facturación para su validación.

26. Transmisión de los documentos electrónicos en debida forma: La transmisión de los documentos electrónicos en debida forma corresponde al procedimiento electrónico mediante el cual se deben remitir los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en la forma prevista en las normas que los reglamenten y cumpliendo con los requisitos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, que se establezcan para cada uno de los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación electrónica, conforme con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

27. Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos: La validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos del sistema de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN Y DOCUMENTOS QUE LO COMPRENDEN.

ARTÍCULO 2o. SISTEMA DE FACTURACIÓN. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.4. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el sistema de facturación es el conjunto de funcionalidades que permiten la interoperabilidad e interacción de la factura electrónica, los documentos equivalentes y los documentos electrónicos determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante esta entidad, así como los demás instrumentos electrónicos que se deriven de estos.

El sistema de facturación comprende:

1. La factura de venta,

2. Los documentos equivalentes, y

3. Los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante esta entidad.

ARTÍCULO 3o. FACTURA DE VENTA. De conformidad con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de venta de talonario o de papel.

Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica de la misma; las copias de las facturas son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.

La factura de talonario o de papel tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar electrónicamente presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar en este sentido, así como en los casos de los contribuyentes pertenecientes al régimen simple de tributación - SIMPLE que contempla el parágrafo del artículo 915 del Estatuto Tributario, siempre que no estuviesen obligados a facturar electrónicamente desde antes de optar por el impuesto unificado bajo el referido régimen.

La factura electrónica sin validación previa solo tendrá validez cuando a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) presente inconvenientes tecnológicos que imposibiliten la validación previa, de conformidad con lo previsto en el inciso 7 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 4o. DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Son documentos equivalentes a la factura de venta los previstos en el artículo 1.6.1.4.6 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y aquellos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), de conformidad con la competencia establecida en el inciso 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establecidos en el artículo 15 de la presente resolución.

El documento equivalente electrónico comprende los documentos equivalentes señalados en la presente resolución y deberá ser generado por parte del vendedor de los bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

El documento equivalente electrónico deberá implementarse de conformidad con las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Los sujetos responsables de facturar podrán expedir los documentos equivalentes a la factura de venta de que trata el artículo 15 de la presente resolución, y en todos los casos, podrán optar por expedir factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos, siempre y cuando no correspondan a los documentos equivalentes electrónicos.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Hasta que se cumpla el plazo que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para la implementación del documento equivalente electrónico, los documentos equivalentes deberán seguirse expidiendo en las condiciones dispuestas en la Resolución número 000042 de 2020, en especial lo dispuesto en los artículos 13 y 36.

OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.

ARTÍCULO 5o. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La expedición de la factura de venta, documento equivalente o documento equivalente electrónico, comprende su generación, transmisión, validación y entrega, física o electrónica al adquirente cuando corresponda, por todas y cada una de las operaciones de venta y/o prestación de servicios al momento de efectuarse estas. La expedición de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales aplicables, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el Título 5 de la presente resolución, conforme con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 6o. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS. Los requisitos de la factura de venta, de los documentos equivalentes y de los documentos equivalentes electrónicos, corresponden a los que señala el artículo 617 del Estatuto Tributario, los demás que las leyes vigentes determinen y aquellos requisitos especiales que fije la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con los artículos 11, 12, 19 y 20 de la presente resolución.

ARTÍCULO 7o. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA, Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

1. Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).

2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.

3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.

4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 8o. SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA).

4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.

5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

9. Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA).

PARÁGRAFO 1o. La condición de no obligado a facturar establecida en este artículo aplica sin perjuicio de lo contemplado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento junto con los requisitos especiales que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) establezca para la factura electrónica de venta, así como con los documentos equivalentes existentes o los que la misma Entidad señale. Los sujetos de que trata el presente artículo que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente se consideran para efectos tributarios obligados a facturar.

PARÁGRAFO 2o. Los sujetos de que trata el numeral 8 de este artículo, no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente; sin perjuicio de las facultades de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para establecer la obligación de expedir factura electrónica de venta o en su defecto de establecer el soporte de las operaciones en un documento electrónico, en relación con la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

TÍTULO 2.

FACTURA DE VENTA.

SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA.

ARTÍCULO 9o. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CON VALIDACIÓN PREVIA A SU EXPEDICIÓN. Se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, los sujetos de que trata el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 7o de la presente resolución, en lo sucesivo facturadores electrónicos.

Quienes opten por el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación - SIMPLE podrán:

1. Expedir la factura electrónica desde el momento en que inscriba en el registro único tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación; o

2. Expedir documento equivalente electrónico, siempre y cuando se haya expedido el respectivo anexo técnico; o

3. Someterse a las reglas del inconveniente tecnológico previsto en el numeral 1.1. del artículo 37 de la presente resolución durante máximo dos meses contados desde el momento en que efectúen la inscripción en el Registro Único Tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación -SIMPLE. Vencido este plazo, estarán obligados a facturar electrónicamente o el documento equivalente electrónico que se haya prescrito para tal fin.

ARTÍCULO 10. PROCEDENCIA DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. Los sujetos obligados a facturar de manera electrónica podrán expedir factura de talonario o de papel, solamente en los casos en los que se presenten los inconvenientes tecnológicos de que trata el artículo 37 de la presente resolución, que le imposibiliten facturar electrónicamente.

PARÁGRAFO. La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4, y 13 del artículo 12 de esta resolución.

REQUISITOS DE LA FACTURA.

ARTÍCULO 11. REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.

2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Identificación del adquirente, según corresponda, así:

3.1. De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios.

3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).

3.3. Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los numerales 3.1. y 3.2. de este numeral.

Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este numeral.

Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.

4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

5. Fecha y hora de generación.

6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo.

La factura electrónica de venta se entenderá expedida, en todo caso, cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución.

Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición de la factura electrónica de venta, la indicada en el numeral 5 del presente artículo.

7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.

9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.

11. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.

12. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.

13. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

15. El Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.

17. El contenido del “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta” establecido en el artículo 60 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.

18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

ARTÍCULO 12. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. La factura de venta de talonario o de papel debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel.

3. Identificación del adquirente, según corresponda, así:

3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del numeral 3.1. de este artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).

3.3. Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información establecida en los numerales 3.1. y 3.2. de este artículo.

Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.

5. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición.

6. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.

7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.

8. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.

9. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.

10. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.

11. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, incluyendo con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

12. De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 617 del Estatuto Tributario contener el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT) del impresor de la factura, para el caso en que la factura de venta de talonario o de papel se genere de forma manual o autógrafa.

13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere, para los casos en que la factura se genere y expida a través de un sistema informático electrónico.

14. El Código de Respuesta Rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.

PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 2 del artículo 617 del Estatuto Tributario, al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 2, 4, 12 y 13 del presente artículo, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. No obstante, cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el presente parágrafo.

ARTÍCULO 13. IDENTIFICACIÓN COMO AGENTES DE RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS (IVA), EN LA FACTURA DE VENTA Y EN LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas (IVA) contemplados en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad, al momento de expedir la factura de venta y/o los documentos equivalentes.

TÍTULO 3.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA.

ARTÍCULO 14. SUJETOS QUE PODRÁN EXPEDIR DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA. Los sujetos obligados a facturar de que tratan los artículos 1.6.1.4.2 del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 7o de esta resolución podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 15 de esta resolución, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios allí contemplados. No obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los allí contemplados, deberán expedir factura electrónica de venta.

PARÁGRAFO. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el presente artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.

ARTÍCULO 15. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA. Son documentos equivalentes a la factura de venta los señalados en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016 y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 3o de la Ley 1493 de 2011.

PARÁGRAFO. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata este artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.

DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y SUS REQUISITOS.

ARTÍCULO 16. DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Una vez se implemente el documento equivalente electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), quienes estén obligados a facturar y hayan optado por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el artículo 15 de la presente resolución estarán obligados a sustituirlos por:

1. El documento equivalente electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas de acuerdo con la naturaleza de la operación que debe ser soportada, de conformidad con el calendario de implementación de que trata el artículo 23 de la presente resolución, o

2. La factura electrónica de venta.

PARÁGRAFO. Los documentos equivalentes electrónicos otorgan para el adquirente, previo cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación tributaria, derecho a impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente, para aplicar lo previsto en este parágrafo, de igual forma, quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. Los sujetos responsables de facturar que han optado por expedir los documentos equivalentes de que trata el artículo 15 de la presente resolución podrán expedirlos en las condiciones actuales o expedir la factura de venta cuando el adquirente lo solicite o así lo decida el sujeto obligado, máximo hasta la fecha límite establecida en el calendario de implementación del documento equivalente electrónico previsto en el artículo 23 de esta resolución según le corresponda.

ARTÍCULO 17. SUJETOS QUE PODRÁN GENERAR Y TRASMITIR PARA VALIDACIÓN EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y LAS NOTAS DE AJUSTE. Son sujetos que podrán generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico quienes se encuentren obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el artículo 15 de la presente resolución. Para tal fin deberán cumplir las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico” para la generación, transmisión, validación, expedición y entrega del mencionado documento equivalente electrónico.

ARTÍCULO 18. INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas señaladas en los artículos 19 y 20 de la presente resolución, según corresponda.

ARTÍCULO 19. REQUISITOS COMUNES DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los siguientes requisitos comunes:

1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de la presente resolución adicionando al final de la denominación la expresión: “electrónico”, excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el cual se denominará “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.”.

2. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.

Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

5. Fecha y hora de generación.

6. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución.

Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.

7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

8. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

9. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.

10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software.

11. El Código Único de Documento Equivalente Electrónico (CUDE).

12. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

13. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

14. Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.

15. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico.” establecido en el Título 10 de la presente resolución.

PARÁGRAFO 1o. Para efectos de la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables conforme lo señala el artículo 771-2 del Estatuto Tributario es necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de que tratan los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del mismo Estatuto. Excepto para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual deberá cumplir con los anteriores requisitos y deberá identificar con nombre y razón social al adquiriente del bien y/o servicio, lo anterior con fundamento en la facultad establecida en los incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

Sin perjuicio de que se pueda registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en aquellos casos en que los adquirentes de bienes y/o servicios no suministren la información, pero en este caso documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no se podrá constituir en soporte de costos, gastos e impuestos descontables.

PARÁGRAFO 2o. Los sujetos que opten por expedir documento equivalente electrónico además de los requisitos señalados en los numerales 1 al 15 del presente artículo, podrán incluir aquellos requisitos adicionales que consideren necesarios en atención a las características propias de cada sector, para el efecto deberán dar aplicación a lo establecido en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico”.

ARTÍCULO 20. REQUISITOS ESPECÍFICOS DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Además de los requisitos comunes contemplados en el artículo 19 de la presente resolución, el documento equivalente electrónico deberá cumplir con requisitos específicos que se indican a continuación:

1. Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.

Adicionalmente los obligados a facturar que opten por utilizar el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S., previsto en el presente numeral, deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:

1.1. Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.

1.2. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.

1.3. La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.

1.4. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.

2. Tratándose de la boleta de ingreso a cine, el documento equivalente electrónico deberá indicar el número o nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen, la ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y nombre de la función o película que será presentada.

3. Tratándose del tiquete de transporte de pasajeros, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte o tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el medio de transporte, empresa de transporte a la que se encuentra afiliado, lugar de origen y lugar de destino.

4. Tratándose del extracto, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado.

5. Tratándose del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, deberá indicar la descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.

6. Tratándose del documento en juegos localizados el mismo deberá indicar los siguientes requisitos:

6.1. El número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;

6.2. Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual suministrar la dirección de internet y la dirección IP;

6.3. El valor de la base o depósito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las máquinas o juego, cuando aplique;

6.4. El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;

6.5. El valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA). En el último documento resumen en juegos localizados - relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.

6.6. Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.

7. Tratándose de la boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados, el mismo deberá indicar con los siguientes requisitos:

7.1. Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario;

7.2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones;

7.3. Contener nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado;

7.4. Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego;

8. Tratándose del documento expedido para el cobro de peajes, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.

9. Tratándose del comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

10. Tratándose del documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, deberá indicar el valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

11. Tratándose del documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.

12. Tratándose de la boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos, deberá indicar:

12.1. La descripción específica o genérica de bienes o servicios;

12.2. El código único del evento - Código PULEP;

12.3. El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra “cortesía”, cuando aplique;

12.4. Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.

PARÁGRAFO. Los sujetos obligados a reportar a otras entidades estatales las operaciones de venta de juegos de suerte y azar en los que se expida documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, no se encuentran en la obligación de implementar el documento equivalente electrónico de que trata el artículo 19 y los numerales 6, 7 y 12 del artículo 20 de esta resolución. En este caso, deberán expedir los documentos equivalentes establecidos en los numerales 6, 7 y 12 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016 con los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.14. del mismo decreto.

Cuando no se cumpla lo previsto en el inciso anterior, deberán implementar el documento equivalente electrónico en los términos establecidos en la presente resolución.

ARTÍCULO 21. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES FÍSICOS. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos en la generación y transmisión del documento equivalente electrónico, los documentos equivalentes podrán expedirse de manera física con el cumplimiento de los requisitos señalados en los artículos 19 y 20 de esta resolución según corresponda, con excepción de los contemplados en los numerales 10, 11, 12, 13 y 15 del artículo 19 de la presente resolución.

ARTÍCULO 22. CONTENIDO DE LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento equivalente electrónico, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en la presente resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:

1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento equivalente electrónico.

2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.

3. El código único de documento equivalente electrónico de la nota de ajuste.

4. La fecha de generación de la nota de ajuste.

5. El número y la fecha de generación del Código Único del Documento Equivalente Electrónico (CUDE) del documento equivalente electrónico al cual hace referencia la nota de ajuste.

6. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

7. Detallar el valor total de la operación.

8. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.

9. Incluir la firma digital del emisor de la nota de ajuste del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

10. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico.” establecido en el artículo 62 de esta resolución.

PARÁGRAFO. La nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento equivalente electrónico, caso en el cual el número del documento anulado no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.

CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.

ARTÍCULO 23. CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DE FORMA ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 8 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos que van a generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste, conforme se indica en los artículos 29, 31 y 33 de esta resolución, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, atendiendo al siguiente calendario:

1. Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios.

Grupo	Fecha para la implementación electrónica del documento	Calidad del contribuyente de renta y complementarios
1	1o de mayo de 2024	Grandes Contribuyentes
2	1o de junio de 2024	Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan a calidad de Grandes Contribuyentes
3	1o de julio de 2024	No declarantes del Impuesto sobre la Renta
		Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas

2. Otros documentos equivalentes.

Documento equivalente electrónico	Fecha máxima de implementación electrónica del documento
Servicios públicos domiciliarios	1o de agosto de 2024
El tiquete de transporte de pasajeros	1o de agosto de 2024
El extracto	1o de agosto de 2024
El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.	1o de septiembre de 2024
La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados.	1o de septiembre de 2024
El documento en juegos localizados.	1o de septiembre de 2024
El documento expedido para el cobro de peajes.	1o de octubre de 2024
El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.	1o de octubre de 2024
El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.	1o de octubre de 2024
La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos.	1o de noviembre de 2024
La boleta de ingreso a cine	1o de noviembre de 2024

PARÁGRAFO. Aquellos nuevos sujetos que opten por expedir el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste al citado documento, con posterioridad a las fechas indicadas en el calendario establecido en el presente artículo deberán hacerlo una vez surtan el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 28 de la presente resolución o la norma que la modifique, adicione o sustituya.

Notas de Vigencia

Legislación Anterior

ARTÍCULO 24. IMPLEMENTACIÓN ANTICIPADA DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Los sujetos que de manera anticipada a lo dispuesto en el calendario de que trata el artículo 23 de la presente resolución, opten por implementar el documento equivalente electrónico, podrán hacerlo; siempre y cuando ya se encuentre disponible la funcionalidad dentro del sistema de facturación. En cualquier caso, deberán cumplir con las disposiciones que señala esta resolución.

TÍTULO 4.

DISPOSICIONES COMUNES TÍTULOS 2 Y 3.

ARTÍCULO 25. FACTURAS DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DEMÁS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RELACIONADOS CON LOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. La factura de venta o el documento equivalente electrónico que expidan los prestadores de servicios públicos domiciliarios servirá al suscriptor o usuario para soportar impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas y costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. En todo caso, se deberán atender los requisitos generales legales de procedencia y demostrar la condición de suscriptor o usuario, según sea el caso.

ARTÍCULO 26. FACTURAS DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DEMÁS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RELACIONADOS CON AGENCIAS DE VIAJE. Tratándose de operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes, se deberá incorporar en la factura de venta que se expida el nombre o razón social de las empresas transportadoras, el requisito contemplado en el numeral 8 del artículo 11 y los numerales 3 y 5 del artículo 20 de la presente resolución, el periodo de tiempo durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las mismas, cuando haya lugar a ello, el monto de las comisiones causadas con la discriminación del Impuesto sobre las ventas (IVA) correspondiente al servicio de intermediación.

ARTÍCULO 27. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES PARA LA PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. Conforme con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario los requisitos para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, son los señalados en los artículos 11, 12, 19 y 20 de la presente resolución según corresponda.

Cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma en los términos dispuestos por el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 34 de la Resolución Dian número 000085 de 2022 o la que la modifique, adicione o sustituya, para que haya lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 1 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la referencia que se realiza al literal c) del artículo 617 del mismo Estatuto, correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios en la factura de venta, será la establecida en numeral 3.1. de los artículos 11 y 12 de esta resolución y para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el nombre o razón social y número de identificación del adquiriente cuando se soliciten impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas y costos o deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

TÍTULO 5.

CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL SISTEMA DE FACTURACIÓN.

HABILITACIÓN PARA EXPEDIR O GENERAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.

ARTÍCULO 28. HABILITACIÓN. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el mismo requiere ser realizado previo a la expedición y/o generación de los documentos que componen el sistema de facturación, proceso que deberá surtirse tanto para factura electrónica de venta como para cada uno de los documentos equivalentes electrónicos, según corresponda.

Tratándose del documento equivalente electrónico el procedimiento de habilitación debe realizarse previo a la fecha máxima para su implementación, de conformidad con el calendario establecido en el artículo 23 de la presente resolución.

La habilitación debe realizarse cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:

1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación, ingresando los datos de información como facturador electrónico u obligado a generar documentos electrónicos, según corresponda y el correo de recepción de documentos electrónicos.

2. Señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción del documento del sistema de facturación según corresponda, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste de acuerdo a la clase de documentos e instrumentos electrónicos que se derivan de los documentos del sistema de facturación informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:

2.1. Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.

2.2. Al servicio gratuito del sistema de facturación, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

2.3. Al suministrado a través de un proveedor tecnológico para el caso de la factura electrónica de venta.

3. Registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:

3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s). En caso de que el fabricante no cuente con NIT se deberá indicar su identificación.

3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, las facturas electrónicas de venta, los documentos equivalentes, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos y demás documentos del sistema de facturación cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

3.3. Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de validación previa de los documentos del sistema de facturación actualizará el estado de “registrado” a “habilitado”; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”.

3.4. Solicitar la autorización de numeración de factura en el servicio informático electrónico de numeración, para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel, conforme lo indicado en el Capítulo 1 del Título 6 de esta resolución, así como el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para el caso del documento equivalente electrónico P.O.S., de acuerdo con el numeral 3 del artículo 43 de esta resolución.

3.5. Una vez obtenida la autorización de numeración para la factura electrónica de venta, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), generará de manera electrónica la “clave técnica” para su consumo por parte del facturador electrónico en el o los medios de operación que haya seleccionado, conforme lo indicado en el numeral 2 de este artículo.

3.6. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciará con la obligación de expedir factura electrónica de venta. Una vez seleccionada la fecha descrita, ésta no podrá ser modificada.

4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, conforme lo establecido en el numeral 2.3. del presente artículo y sin perjuicio de dar cumplimiento a lo indicado en los numerales 1 al 3 de este artículo, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:

4.1. Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

4.2. Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste, según corresponda, los instrumentos electrónicos, que se derivan de estos documentos y demás servicios de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del presente artículo.

4.3. Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación.

4.4. Cuando el facturador electrónico utilice, numeración y/o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.

Tratándose de la obligación de expedir factura electrónica de venta, una vez cumplido lo establecido en los numerales anteriores según corresponda, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), actualizará la responsabilidad “Facturador electrónico - Código de la responsabilidad No. 52” en la fecha seleccionada en el literal f) del numeral 3 del presente artículo, en el Registro Único Tributario (RUT); lo anterior sin perjuicio de la actualización de oficio del citado registro.

PARÁGRAFO 1o. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta y generar el documento equivalente electrónico y los demás documentos electrónicos, la interacción y la interoperabilidad de los citados documentos; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos y demás servicios, de conformidad con lo establecido en los artículos 54 y 58 de esta resolución cuando fuere del caso, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

PARÁGRAFO 2o. Lo establecido en el numeral 2.2 del presente artículo no aplica para la habilitación del documento equivalente electrónico.

PARÁGRAFO 3o. Cuando en virtud de procesos de transformación empresarial tales como fusiones y escisiones, surja un nuevo proveedor tecnológico, los sujetos obligados a facturar electrónicamente deberán agotar el proceso de habilitación de que trata el presente artículo, asociando el nuevo proveedor tecnológico que surja del proceso de transformación.

GENERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.

ARTÍCULO 29. GENERACIÓN. La generación es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación y surja la obligación de expedir factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico, o generar los documentos electrónicos del sistema de facturación. La generación consiste en estructurar la información que contendrán los mencionados documentos, de acuerdo con los requisitos que se establezcan para cada uno de estos.

Lo anterior para su transmisión y validación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y la posterior expedición, cuando sea el caso, por parte del facturador electrónico.

La generación de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico, los demás documentos electrónicos, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de dichos documentos, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

ARTÍCULO 30. CÓDIGO ÚNICO DE FACTURA ELECTRÓNICA (CUFE) Y CÓDIGO ÚNICO DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO (CUDE). En el procedimiento descrito en este capítulo se genera el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para la factura electrónica de venta, el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos de la factura electrónica de venta. El procedimiento para el cálculo e implementación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el documento “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.

Con el procedimiento anterior, también se genera el Código Único de Documento Electrónico (CUDE), para las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso.

Tratándose del documento equivalente electrónico y las notas de ajuste del mencionado documento también se genera el Código Único de Documento Electrónico (CUDE), al igual que para las notas de ajuste y demás instrumentos electrónicos que se deriven de los mismos.

TRANSMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.

ARTÍCULO 31. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. La Transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en el Capítulo 2 de este título, que consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, los demás documentos electrónicos, notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico.

ARTÍCULO 32. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR PARTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). Si se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, en las condiciones descritas en el artículo 33 de esta resolución, el obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito, notas crédito, e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, del documento equivalente electrónico, según sea el caso, al adquirente sin la validación previa y en tal sentido, se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta, así como la obligación de generar y transmitir los demás documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación.

Los documentos e instrumentos que hayan sido expedidos o entregados en inconveniente tecnológico de que trata este artículo, deberán ser transmitidos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

PARÁGRAFO. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se genera con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación, por los mecanismos y dentro del término señalado en “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”, y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

CAPÍTULO 4.

VALIDACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.

ARTÍCULO 33. VALIDACIÓN. La validación es el procedimiento que comprende:

1. Validación Previa: Una vez generada y transmitida la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, así como del documento equivalente electrónico, las notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos, por parte del facturador electrónico o el obligado a generar documentos electrónicos, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos e instrumentos, de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos establecidos en los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución, así como los requisitos de las notas débito, notas crédito notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico, según el caso, con el valor de “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Dian” cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

2. Validación de los documentos electrónicos del sistema de facturación expedidos por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de los documentos electrónicos del sistema de facturación de que trata el numeral anterior por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se atenderá lo previsto en el artículo 37 de esta resolución.

PARÁGRAFO 1o. Cuando los documentos e instrumentos, indicados en el presente artículo, cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor “Documento validado por la Dian” y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquirente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas de expedición de que trata el artículo 35 de esta resolución.

PARÁGRAFO 2o. En el evento en que no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta o el documento equivalente, por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el obligado a facturar o generar el documento equivalente electrónico, está facultado para expedir al adquirente la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico sin la validación previa. En todo caso el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos señalados en los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución, salvo los contemplados en los numerales 6 y 7 de los mencionados artículos.

La factura electrónica de venta o el documento equivalente expedido sin validación previa, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), serán válidos como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico o sujeto obligado a su expedición, como para el adquirente, siempre que se identifique el adquiriente.

PARÁGRAFO 3o. En caso que la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, sus notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos no cumplan con los requisitos y condiciones exigidos al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) remite un mensaje con el valor de “Documento rechazado por la Dian”, en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado, sin consumir el “número consecutivo” y/o el “prefijo y número consecutivo” del documento e instrumento electrónico. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la Dian”.

Cuando la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico no sean validados de conformidad con el procedimiento aquí establecido y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, cuando aplique, procede su inhabilitación, conservando la trazabilidad y, en consecuencia, se debe utilizar el siguiente consecutivo o aquel que corresponda.

ARTÍCULO 34. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN. La validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, las notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), tiene como alcance la verificación de los requisitos señalados en el artículo 11 de esta resolución, conforme lo establecido en el “Anexo técnico de la factura electrónica de venta”; así como los requisitos establecidos en los artículos 19 y 20 de la presente resolución, conforme con el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al facturador electrónico y demás sujetos responsables de su generación, transmisión, expedición y recepción según corresponda. Así mismo, será responsabilidad del adquirente la revisión para efectos de que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y demás disposiciones que exigen requisitos para que los documentos indicados en el presente artículo tengan valor probatorio para efectos tributarios. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

CAPÍTULO 5.

EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA Y DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.

ARTÍCULO 35. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA Y DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta o documento equivalente electrónico de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los mismos sean entregados al adquirente a través de los siguientes medios:

1. Tratándose de adquirentes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente de la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución.

El adquirente facturador electrónico recibirá la factura electrónica de venta y su validación, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, los cuales deben estar incluidos en el contenedor electrónico, así:

1.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente.

1.2. Por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre el servidor del facturador electrónico y del adquirente, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente, cuando la entrega no se realice según lo previsto en el numeral 1.1. del presente artículo.

2. Tratándose de adquirentes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, quien señalará el medio por el cual, autoriza la entrega de la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico, así:

2.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente, en formato digital de representación gráfica.

2.2. Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución, según corresponda.

2.3. Impresión de representación gráfica.

2.4. Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquirente, en dispositivos electrónicos, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20, de esta resolución, según corresponda, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente.

2.5. Si el adquirente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir de conformidad con lo indicado en el numeral 2.3. de este artículo.

PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15, 16 y 18 del artículo 11 de esta Resolución en el caso de la factura electrónica de venta; y los numerales 1 al 5 y del 8 al 12 del artículo 19 de la presente resolución, cuando se trate del documento equivalente electrónico y para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. deberá adicionalmente el nombre o razón social y la identificación del adquiriente cuando esto así lo requiera para soportar impuestos descontables, costos y deducciones.

Para efectos del numeral 16 del artículo 11, y el numeral 12 del artículo 19 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el “Anexo técnico de la factura electrónica de venta” y del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

PARÁGRAFO 2o. El correo electrónico de que trata el numeral 1 y el numeral 2.2. del presente artículo, registrado por el adquirente en el procedimiento de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” según corresponda.

PARÁGRAFO 3o. Para efectos de la expedición de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico cuando se presenten los inconvenientes tecnológicos de que tratan los numerales 1.3 y 2.1 del artículo 37 de esta resolución, el contenedor electrónico, solo incluirá el formato de generación de factura electrónica de venta o del documento equivalente según corresponda.

CAPÍTULO 6.

NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.

ARTÍCULO 36. NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. Cuando se elaboren notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y cumplir con los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta, según corresponda.

2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien las expide.

3. El prefijo, el número, el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o la nota crédito y la fecha utilizada para la generación del CUFE.

4. El Código Único de Documento Electrónico (CUDE).

5. La dirección de Internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR.

6. El tipo de nota débito o nota crédito según corresponda.

7. La fecha y hora de generación.

8. La fecha y hora de validación.

9. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien prestó el servicio.

10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y/o servicios.

11. Los apellidos, nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios para los casos en que el adquirente no suministre la información del numeral 10 del presente artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).

12. El “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 y 11 del presente artículo.

13. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la discriminación del impuesto sobre las ventas -IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, u otro tipo de impuesto que se haya discriminado en la factura electrónica de venta, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

14. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.

15. La calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las ventas -IVA, la calidad de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementarios y la calidad de gran contribuyente.

16. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

Validadas las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, estas deben ser entregadas al adquirente, atendiendo el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica de venta y/o el documento equivalente; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.

Sin perjuicio de la utilización de la nota crédito conforme lo indicado en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente, y siempre deberá estar referenciada en la nota crédito que la anule. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.

Las representaciones gráficas de las notas débito y las notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta deberán contener todos los requisitos mencionados en este artículo, salvo los requisitos contemplados en los numerales 5, 8 y 16 del presente artículo.

Para efectos del numeral 5 del presente artículo, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.

PARÁGRAFO 1o. La nota débito y nota crédito en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, no le será aplicable el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo.

PARÁGRAFO 2o. Los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas -IVA contemplados en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad en las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.

PARÁGRAFO 3o. Las notas débito y las notas crédito generadas en el periodo de inconveniente tecnológico, deberán ser transmitidas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en formato electrónico de generación, en el plazo de que trata el numeral 1.1.2. del artículo 37 de esta resolución, respectivamente, cumpliendo con las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto se establecen en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.

CAPÍTULO 7.

INCONVENIENTES DE TIPO TECNOLÓGICO RELACIONADOS CON LA FACTURA ELECTRÓNICA Y EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.

ARTÍCULO 37. INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS. Son inconvenientes tecnológicos aquellos atribuibles al facturador electrónico, al adquirente electrónico y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian); tratándose del facturador electrónico esta circunstancia solo aplica siempre que se encuentre debidamente habilitado de conformidad con lo indicado en el artículo 28 de esta resolución, atendiendo a lo que corresponda, según se trate de factura electrónica de venta o del documento equivalente electrónico.

1. Tratándose de factura electrónica de venta:

1.1. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico. En caso de inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, hacer la entrega de las notas débito, notas crédito, notas de ajuste según corresponda y los instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos, el facturador electrónico deberá:

1.1.1. Por el tiempo en que dure el inconveniente, se deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, la citada factura de venta se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos.

La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquirente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 14 de esta resolución.

1.1.2. Transcribir la información de cada una de las facturas de venta de talonario o de papel mediante “factura tipo 3”, que corresponde al documento electrónico de transcripción, y que permite identificar que se trata de facturas expedidas en el periodo de inconveniente tecnológico por parte del facturador electrónico, y la información correspondiente al Código Único de Documento Electrónico (CUDE), una vez realizada la transcripción, estas deberán ser transmitidas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”. Para los casos en que la factura de venta de talonario o de papel, se genere en forma manual o autógrafa, el término para trascribir y transmitir la información establecido en el presente numeral será de 48 horas.

1.2. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del adquirente que recibe la factura electrónica de venta en formato electrónico de generación.

En caso de inconvenientes tecnológicos por parte del adquirente que recibe la factura electrónica de venta, de conformidad con el procedimiento de expedición de los mismos de acuerdo a lo indicado en el numeral 1.2. del artículo 35 de esta resolución, deberá informarlo al emisor, quien pondrá a disposición del adquirente la factura electrónica de venta a través de los medios indicados en el numeral 1.1. del artículo 35 de esta resolución.

1.3. Inconvenientes de tipo tecnológico de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para la recepción y validación de la factura electrónica de venta.

Cuando por inconvenientes tecnológicos no haya disponibilidad del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), que impida la transmisión y validación de la factura electrónica de venta, el sistema generará un aviso electrónico, informando el inconveniente de acuerdo con lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo de documento equivalente electrónico” y deberá continuar facturando electrónicamente, expidiendo la misma sin el documento electrónico de validación.

Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa de la factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, documento equivalente electrónico, documentos electrónicos, notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos.

Superado el inconveniente tecnológico, el facturador electrónico, deberá remitir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta expedidas durante el término del inconveniente técnico o tecnológico, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de que trata el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

2. Tratándose de documento equivalente electrónico

2.1. Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) para el documento equivalente electrónico.

Si al momento de la transmisión de la información del documento equivalente electrónico, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 33 de la presente resolución, el sujeto que opte por su generación, deberá transmitir el documento equivalente electrónico en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del momento en el que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.

Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y recepción documento equivalente electrónico y las notas de ajuste del mencionado documento.

Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se configura con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación del documento equivalente electrónico, por los mecanismos y dentro del término señalado en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

2.2. Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto que opta por expedir documento equivalente electrónico.

Si al momento de la transmisión del documento equivalente electrónico se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto de que trata el artículo 14 de esta resolución, que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 31 de esta resolución, se deberá generar el documento equivalente que corresponda a la operación que se desea soportar, en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos comunes y específicos a los que se refieren los artículos 19 y 20 de la presente resolución, excepto aquellos que sean inherentes al documento electrónico, una vez superado el inconveniente se deberán generar los documentos equivalentes electrónicos en formato XML y ser transmitidos para la validación por parte de la Dian, en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del momento en que se supere el impedimento, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.

PARÁGRAFO 1o. Los inconvenientes tecnológicos deberán ser informados de manera electrónica cuando se presenten los mismos, atendiendo a lo dispuesto en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

PARÁGRAFO 2o. Los Inconvenientes tecnológicos de que tratan los numerales 1.1., 1.2. y 2.1 de este artículo, igualmente aplican para los casos en que el sujeto obligado a facturar y el adquirente cumplan la obligación formal de generar, transmitir, expedir o recibir la factura electrónica de venta, según el caso, a través de un proveedor tecnológico y este presente inconvenientes tecnológicos. En cuyo caso, el proveedor tecnológico deberá comunicar la situación a los sujetos obligados a facturar y los adquirentes que hagan uso de sus servicios, para que estos procedan de acuerdo con lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

PARÁGRAFO 3o. La validación del documento equivalente electrónico y las notas de ajuste al citado documento, se realizará una vez sea transmitido el documento en el formato establecido y por el mecanismo definido en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

CAPÍTULO 8.

EL SERVICIO GRATUITO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA SUMINISTRADO POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN).

ARTÍCULO 38. EL SERVICIO GRATUITO SUMINISTRADO POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). Es el servicio gratuito suministrado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), para el cumplimiento del deber formal de expedir factura electrónica de venta, donde el facturador electrónico realiza la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la misma; así como las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta. Lo anterior de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos de que trata el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”.

El facturador electrónico que opte por utilizar el servicio gratuito, deberá surtir el proceso de habilitación de que trata la presente resolución; el usuario de este medio de facturación electrónica, deberá tener en cuenta para su utilización las funcionalidades que ofrece de conformidad con lo establecido en los manuales de uso que se encuentran ubicados en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), www.dian.gov.co.

El servicio gratuito del sistema de facturación podrá ser utilizado por los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, sin atender límite de cantidad, montos de los documentos, adquirentes, bienes y/o servicios, una vez los mismos sean incorporados al servicio.

De igual forma podrá ser utilizado por los sujetos no obligados a facturar electrónicamente que se habiliten para generar el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos de que trata el artículo 34 de la Resolución número 00085 de 2022, o la que la modifique, adicione o sustituya.

El servicio gratuito del sistema de facturación podrá ser utilizado como modo de operación para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, desarrollados en las Resoluciones números 00013 de 2021 y 00167 de 2021, respectivamente.

CAPÍTULO 9.

FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL EXPEDICIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL.

ARTÍCULO 39. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta de talonario o de papel de conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 15 del artículo 1o de esta resolución, siempre y cuando la misma sea entregada al adquirente, con el cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:

1. Tratándose de adquirentes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio.

El adquirente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente físico, así:

1.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en el procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o

1.2. De manera física.

2. Tratándose de adquirentes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:

2.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en formato digital de representación gráfica, o

2.2. De manera física.

PARÁGRAFO 1o. El correo electrónico de que trata el numeral 1.1. del presente artículo registrado por el adquirente en el proceso de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.

PARÁGRAFO 2o. La información de la factura de venta de talonario o de papel, deberá ser remitida a través del servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), conforme lo indicado en el numeral 1.1.2. del artículo 37 de esta resolución.

PARÁGRAFO 4o. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o en medios electrónicos de la factura de talonario o de papel y/o del documento equivalente físico, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios contemplados en las leyes pertinentes.

Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7, 12 y 13 del artículo 20 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda.

ARTÍCULO 40. TRANSMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el artículo 15 de la presente resolución deberán transmitir la información y contenido de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca dicha Entidad, a partir de la entrada en vigencia del calendario de implementación de que trata el artículo 23 de la presente resolución.

Los sujetos obligados a facturar que utilicen documentos equivalentes conservarán los mismos para ser exhibidos cuando la autoridad tributaria así lo exija, hasta que entren en vigencia el calendario de que trata el artículo 23 de la presente resolución.

ARTÍCULO 41. TRANSMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. Los sujetos que expidan la factura de venta de talonario o de papel de que trata el artículo 1.6.1.4.5., del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y del artículo 14 de esta resolución, deberán transmitir la información de la citada factura de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), y conforme se indica en el numeral 1.1.2. del artículo 37 de esta resolución.

PARÁGRAFO. La factura de talonario o de papel solo tendrá validez cuando al sujeto obligado a facturar se le presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten facturar electrónicamente, así mismo la factura electrónica sin validación previa solo tendrá validez cuando a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) se le presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten la validación previa, lo anterior de conformidad con los incisos 3 y 4 del artículo 1.6.1.4.5. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.

TÍTULO 6.

AUTORIZACIÓN DE LA NUMERACIÓN CONSECUTIVA DE LA FACTURA DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.

SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN Y DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.

ARTÍCULO 42. SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE FACTURACIÓN. Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y le permite al sujeto obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos:

1. Factura electrónica de venta.

2. Factura de talonario o de papel.

3. Documentos equivalentes, expedidos por las máquinas registradoras con sistema POS.

4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

En caso de inconvenientes tecnológicos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el sujeto obligado cuya numeración autorizada se encuentre agotada al momento del referido inconveniente, deberá expedir los documentos contemplados en el presente artículo indicando la numeración autónoma, sin perjuicio de la solicitud de autorización de la misma, una vez se restablezcan los servicios, indicando la numeración ya consumida en la solicitud de la misma.

NUMERACIÓN, AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN, INHABILITACIÓN, ANULACIÓN Y VIGENCIA EN EL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN.

ARTÍCULO 43. NUMERACIÓN CONSECUTIVA. Corresponde un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado, en los documentos establecidos en los numerales 1 al 4 del artículo 42 de esta resolución, el cual está compuesto de manera integral por:

1. Número consecutivo.

2. Prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos.

3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.

Tratándose de prefijos, los mismos deberán ser utilizados por los sujetos obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

En ningún caso, la factura podrá tener distinta numeración del estrictamente objeto de autorización, ni anteponer ceros cuando no hagan parte del rango autorizado.

PARÁGRAFO. Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el numeral 2 de este artículo, podrán utilizar prefijos de hasta cuatro (4) letras, números o su combinación; en todo caso, podría utilizarse un número menor de prefijos, atendiendo al número de establecimientos de comercio, sedes, oficinas, locales, puntos de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; conforme a lo anterior, las autorizaciones de numeración de facturación expedidas hasta con cuatro (4) letras, números o su combinación tendrán validez.

ARTÍCULO 44. AUTORIZACIÓN. Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), previa solicitud por parte del obligado, la cual contiene:

1. Número, fecha y vigencia de la autorización.

2. Rangos de numeración.

3. Prefijos cuando fuere del caso.

El sujeto obligado deberá solicitar una nueva autorización previo a que se agote la vigente o en el caso en que se agote o se encuentre vencida la autorización inicial de numeración.

La numeración consecutiva de que trata el presente artículo es necesaria para la asignación de la clave técnica.

PARÁGRAFO. Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento. Lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, tanto para su generación física como electrónica de acuerdo con lo establecido en la Resolución Dian número 000167 de 2021 o la que haga sus veces.

ARTÍCULO 45. SOLICITUD DE HABILITACIÓN. Es la solicitud que realiza el obligado cuando resulta insuficiente el término de vigencia inicialmente autorizado y no se hubiere agotado la numeración respectiva. Para el efecto, el obligado podrá adelantar el trámite de habilitación de la numeración con una antelación de quince (15) días hábiles previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la autorización o habilitación según el caso.

ARTÍCULO 46. ANULACIÓN DE LA NUMERACIÓN. El sujeto obligado a expedir factura de venta o documento equivalente, así como el que requiera generar el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, podrá anular la numeración de los documentos de que tratan los numerales 1 al 4 del artículo 42 de esta resolución, cuando los mismos no sean utilizados por razones diferentes a la inhabilitación; no obstante, deberá conservar, exhibir y remitir la justificación de la citada anulación cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) lo exija en desarrollo de sus facultades de fiscalización, cruces y solicitud de información.

ARTÍCULO 47. INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN. Es el acto administrativo por medio del cual, previa solicitud del obligado o de oficio, en los eventos mencionados en el presente artículo quedan rangos de numeración sobrante, los cuales deberán ser inhabilitados de tal forma que, una vez gestionado este trámite, los mismos no puedan ser utilizados. Para los casos en los cuales la resolución de numeración se encuentra vencida, no procede la inhabilitación.

Se deberá solicitar inhabilitación de la numeración en los siguientes casos:

1. A solicitud de parte. A solicitud de parte cuando se presenten las siguientes circunstancias:

1.1. Pérdida de facturación o documento soporte;

1.2. Cese definitivo de actividades;

1.3. Cierre de establecimiento, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas;

1.4. Liquidación de personas jurídicas y asimiladas;

1.5. Pérdida de calidad de sujeto obligado a facturar;

1.6. Liquidación de sucesiones;

1.7. Cambio o inexistencia del sistema de facturación;

1.8. Fusión, escisión o transformación de sociedades;

1.9. Cambio de nombres y apellidos, o de razón social;

1.10. Por declaratoria de proveedor ficticio;

1.11. Cuando la factura no sea validada, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 33 de esta resolución y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada.

Las solicitudes de inhabilitación presentadas por parte del obligado a facturar deberán ser tramitadas de acuerdo con lo previsto en el artículo 49 de esta resolución.

2. De oficio: La inhabilitación podrá realizarse por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando se constate la ocurrencia de alguna de las causales anteriormente mencionadas o por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente en los términos prescritos en la misma, en todos los casos se indicarán los rangos de numeración que serán objeto de inhabilitación.

Si la inhabilitación es de oficio, ordenada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), esta se notificará al interesado para lo cual se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto Tributario. Una vez ejecutoriado el acto administrativo, se realizará el registro de inhabilitación de la numeración en el servicio informático electrónico de numeración por el área competente de la Dirección Seccional correspondiente.

PARÁGRAFO. Para efectos de las causales de inhabilitación antes descritas que impliquen cambios en la información del Registro Único Tributario (RUT) será necesaria su actualización previa al trámite.

ARTÍCULO 48. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. La autorización de la numeración consecutiva tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la asignación que realice la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y no podrá expedirse por termino menor.

TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN Y/O INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN.

ARTÍCULO 49. TRÁMITE DE LA SOLICITUD. Los sujetos obligados a facturar, que deban cumplir con el requisito de numeración consecutiva, que soliciten la autorización, habilitación y/o inhabilitación, ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), deberán presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación, así como tener previamente habilitada la firma electrónica, caso en el cual la “Solicitud de Numeración de Facturación” o “Solicitud de Numeración de Documento Soporte” quedará suscrito de forma electrónica.

Comunicada la autorización de numeración y su vigencia, el facturador electrónico, a través del Servicio informático electrónico de numeración de facturación, solicitará los datos de los rangos de la numeración y vigencia autorizada, así como las claves técnicas para cada rango esta última, cuando se trate de facturación electrónica de venta. Para el efecto, el servicio de autorización de numeración pondrá a disposición los datos solicitados de servidor a servidor.

PARÁGRAFO. Cuando se presente la causal de inhabilitación de que trata el numeral 1.11. del artículo 47 de esta resolución, no habrá lugar a realizar la solicitud de inhabilitación por parte del facturador electrónico, en tal sentido se debe proceder a la inhabilitación del consecutivo, conservando la trazabilidad para la verificación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando la citada entidad lo exija, procediendo a utilizar el siguiente consecutivo.

ARTÍCULO 50. DECISIÓN DE LA SOLICITUD. Para la autorización de la vigencia y la numeración de facturas de venta, documentos equivalentes y documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el servicio informático electrónico de numeración de facturación generará un documento oficial de autorización de numeración de facturación el cual se entregará al interesado a través del citado servicio informático.

PARÁGRAFO. En los casos, en que la numeración autorizada no sea suficiente y se agote, antes de culminar la vigencia de la misma, el interesado deberá solicitar una nueva autorización.

ARTÍCULO 51. TRÁMITE ANTE EL LITÓGRAFO Y/O TIPÓGRAFO. Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, se deberá entregar al litógrafo y/o tipógrafo que se encuentre registrado en el Registro Único Tributario (RUT), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación. El litógrafo y/o tipógrafo, conservará a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el citado documento y deberá realizar la consulta señalada en el artículo 52 de la presente resolución.

PARÁGRAFO 1o. En ningún caso, los litógrafos y/o tipógrafos, podrán elaborar facturas en las cuales se registren documentos de autorización de numeración que no hayan sido autorizadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

PARÁGRAFO 2o. El trámite de que trata el presente artículo no aplica para los sujetos obligados a facturar que expidan las facturas de venta de talonario o papel a través de servicios informáticos electrónicos.

PARÁGRAFO 3o. La información señalada en este artículo deberá ser reportada por parte de los litógrafos y/o tipógrafos, mediante el servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian); hasta tanto implemente el servicio informático para el envío de la información de que trata este parágrafo, se deberá continuar con el reporte de la información de acuerdo con la normatividad vigente.

ARTÍCULO 52. SERVICIO DE CONSULTA DE FACTURACIÓN. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), pondrá a disposición en su página web, el servicio de consulta del estado de autorización de la numeración de las facturas.

ARTÍCULO 53. REGISTRO DE LITÓGRAFOS Y/O TIPÓGRAFOS. Las personas o entidades que elaboren facturas de venta de talonario o de papel de conformidad con lo establecido en la presente resolución, deberán estar previamente inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) en el que se señala el código de actividad económica respectiva y se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Los litógrafos y/o tipógrafos serán habilitados de forma permanente para expedir factura electrónica con la inscripción como tal en el Registro Único Tributario (RUT).

Los litógrafos y/o tipógrafos que realicen la impresión de los requisitos establecidos en los literales a), b), d) y h) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberán cumplir con las siguientes condiciones:

1. Estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), como litógrafo y/o tipógrafo habilitado para elaborar facturas de venta.

2. Elaborar las facturas de talonario o de papel de los sujetos obligados a facturar conforme con lo indicado en el documento oficial de autorización de numeración expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

3. Verificar en el sistema de consulta de facturación de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el documento oficial de autorización de numeración de facturación que corresponda al sujeto obligado a facturar que solicita sus servicios y registrar la elaboración de la factura de talonario o de papel, indicando:

3.1. Apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del litógrafo, tipógrafo o impresor.

3.2. Número de facturas impresas.

4. Conservar a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación entregado por el sujeto obligado a facturar.

5. Autorizar la publicación de sus apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

6. Abstenerse de elaborar facturas de venta de talonario o de papel en las cuales no se registre el documento de autorización de numeración.

Las condiciones y requisitos previstos en el presente artículo, deberán mantenerse durante el tiempo en que la persona natural o jurídica preste los servicios de impresión de la factura de talonario o de papel a los sujetos obligados a facturar.

TÍTULO 7.

INTERACCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN.

ARTÍCULO 54. INTERACCIÓN. De conformidad con lo establecido en el inciso 1 y parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los documentos del sistema de facturación de que tratan los títulos 2 y 3 de esta resolución que se expidan a través de los softwares dispuestos por los sujetos obligados a facturar y los responsables de generar y transmitir los demás documentos que hacen parte del sistema de facturación, deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:

1. Los inventarios de los bienes que se registran en las facturas de venta y/o documentos equivalentes.

2. Los sistemas de pago.

3. El impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, el impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas y demás impuestos indirectos que deban discriminarse en la factura de venta y/o documentos equivalentes

4. La retención en la fuente que se haya practicado.

5. La contabilidad.

6. En general la información tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.

La implementación de la interacción de los sistemas de facturación de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso.

En las acciones de control de la obligación formal de facturar y de las obligaciones de tipo sustancial que tengan como apoyo o fuente para el citado control los sistemas de facturación, los obligados a facturar deberán suministrar información a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en relación con el cumplimiento de las funcionalidades que garanticen la interacción de que trata el presente artículo, así como el acceso al software de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.

TÍTULO 8.

PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.

REQUISITOS DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.

ARTÍCULO 55. REQUISITOS. La generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, será realizada directamente por el facturador electrónico; lo anterior, sin perjuicio de contratar para tal efecto los servicios de proveedores tecnológicos que hayan sido previamente habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Quienes opten por ser habilitados o requieran la renovación de la citada habilitación, como proveedores tecnológicos, deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente conforme lo indicado en el artículo 28 de esta resolución. Agotado lo anterior, el interesado deberá presentar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), una solicitud para obtener la habilitación y/o renovación como proveedor tecnológico, según sea el caso y cumplir con los requisitos de que trata el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y la presente resolución así:

1. Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.

2. Estar Inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).

3. Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.

4. Poseer para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico y mantener durante el tiempo en que dure la habilitación, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), el cual debe estar localizado en Colombia; para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo con el grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

5. Acreditar certificación sobre sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información conforme con la Norma ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad de la información para los procesos y documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los dieciocho (18) meses siguientes a la notificación de la habilitación como proveedor tecnológico; término dentro del cual deberá allegarse a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), la certificación correspondiente, como requisito necesario para operar como tal.

6. Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso que asegure la referida continuidad de la operación relacionada con los servicios de generación, transmisión, expedición de la factura electrónica de venta, así como para la recepción de la citada factura, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y en general los demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Para ello, deberá indicar los requisitos mínimos, procesos, procedimientos, controles, periodicidad mínima de realización de controles, que garanticen la continuidad de la operación del negocio, así como acciones para restablecer el servicio y recuperación de la operación en caso de inconvenientes tecnológicos.

Esta información deberá estar contenida en un documento que se actualizará anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.

7. Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones, conforme las disposiciones de que trata la presente resolución, para los obligados a expedir factura electrónica de venta.

8. Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes, identificando la infraestructura física, tecnológica para la prestación del servicio, para la seguridad de la información y para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. A nivel tecnológico y de seguridad deberá presentar la arquitectura a través de la cual se presta el servicio, que incluye procesos internos y externos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.

9. Acreditar las condiciones y niveles de servicio prestado de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello el representante legal debe presentar un documento donde se encuentren tipificados los posibles incidentes según la parte del proceso involucrada, clasificados por nivel de criticidad, indicando el tiempo máximo, mínimo y promedio de respuesta esperado para superarlos. El documento deberá contener una descripción del medio a través del cual administran las condiciones y niveles de servicio.

10. El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo como mínimo: oportunidad, cumplimiento, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones (PQRSF), que garantice la trazabilidad y consulta, el cual debe estar dispuesto para la revisión de las funcionalidades y contenidos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Para ello, el representante legal debe presentar un documento donde describa las condiciones a través de las cuales funciona el servicio de PQRSF y el medio utilizado para su administración.

11. Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos que se deriven de los servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello, el interesado en obtener la habilitación como proveedor tecnológico debe tener vinculado personal con título profesional avalado por instituciones educativas de grado superior autorizadas por autoridad competente en Colombia, en temas relacionados con ciencias contables, económicas, del derecho y de las tecnologías.

12. Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian); así como la información requerida para garantizar la interacción, interoperabilidad que se derive de la implementación de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, los documento electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicio de que trata el numeral 3 del presente artículo. La citada autorización se entiende otorgada por el representante legal al momento de solicitar la habilitación como proveedor tecnológico.

13. Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios mencionados anteriormente, de los miembros de la junta directiva, así como todo el personal vinculado a la generación, transmisión, y en el proceso de expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo.

14. Asegurar que los empleados y contratistas comprenden sus responsabilidades y son idóneos en los roles para los que se consideran. La información debe ser remitida con la solicitud de habilitación a la Dian y actualizarlo anualmente, como máximo el 30 de abril de cada año, de acuerdo con el formato que defina la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

15. Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable, la propiedad planta y equipo y en general la información necesaria para la verificación de los requisitos.

16. Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.

Para efectos de acreditar los requisitos de los numerales 1, 4, 5, 6, 8, 9, 10 y 13 mencionados en el presente artículo, se debe adjuntar a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en Formato PDF solicitud de autorización para actuar como proveedor tecnológico, dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) o quien haga sus veces.

Para el cumplimiento de lo establecido en el numeral 16, quienes opten por ser habilitados como proveedor tecnológico por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), realizarán las pruebas correspondientes en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. Una vez superadas las pruebas en forma satisfactoria, el servicio informático de factura electrónica de la Dian generará el visto bueno que así lo acredite.

PARÁGRAFO 1o. Las condiciones señaladas en el presente artículo deberán cumplirse por el proveedor tecnológico para la fecha de presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso. Igualmente deberán mantenerse durante el tiempo en que se encuentre vigente la habilitación como proveedor tecnológico, salvo lo indicado en el requisito del numeral 4 del presente artículo cuyo valor podrá ser afectado por deterioro o depreciación de los activos.

No obstante, lo previsto en el inciso 1 de este parágrafo al momento de la renovación de la habilitación del proveedor tecnológico, los requisitos expresados en Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán corresponder al año de la solicitud de renovación de la habilitación. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario y de las sanciones previstas en el artículo 684-4 Estatuto Tributario.

Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), efectué verificaciones tendientes a establecer el cumplimiento o mantenimiento de las condiciones de habilitación y/o renovación, en relación con el patrimonio contable y la propiedad planta y equipo, tendrá en cuenta el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) del año de la presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación.

PARÁGRAFO 2o. Los proveedores tecnológicos no podrán ceder la habilitación y/o renovación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

PARÁGRAFO 3o. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica de venta, así como los demás servicios de que trata el numeral 3 de esta artículo, deberán como mínimo ofrecer a los obligados a facturar y/o al adquirente, los citados servicios, y prestar los que demande el facturador y/o adquirente, cumpliendo las disposiciones y las condiciones de operatividad tecnológica que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en la presente resolución, el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y demás anexos que se establezcan.

En todo caso, el obligado a facturar electrónicamente y el adquirente son los responsables ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), por las obligaciones sustanciales y formales en materia tributaria que como tales les corresponden. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del artículo 684-4 del Estatuto Tributario cuando se tipifiquen las conductas sancionables establecidas como infracciones en el numeral 2 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario, aplicables al proveedor tecnológico.

PARÁGRAFO 4o. Para efectos de la presentación, actualización y verificación de los requisitos de que trata el presente artículo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), establecerá las fichas técnicas, soportes, los mecanismos técnicos y tecnológicos para la transmisión y acreditación de los mismos; entre tanto los proveedores tecnológicos deberán tenerlos a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuando ella los requiera.