RESOLUCIÓN 817 DE 2019

(abril 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales Resolución 1158 de 2015, modificada parcialmente por la Resolución 157 de 2019, para algunos empleos del Ministerio de Cultura con el fin de conformar el Grupo de Comisiones y Viáticos

LA MINISTRA DE CULTURA

En uso de las facultades legales que le confiere la Constitución Política, la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1083 de 2015,

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución 1158 de 2015 se estableció el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del Ministerio de Cultura, el cual fue modificado parcialmente por La Resolución 157 del 29 de enero de 2019, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1083 de 2015.

Que mediante la Resolución 151 del 29 de enero de 2019, se crea el Grupo de Comisiones y Viáticos del Ministerio de Cultura.

Que se hace necesario modificar la identificación, la dependencia, cargo del jefe inmediato, propósito principal, descripción de funciones esenciales y conocimientos básicos o esenciales los cargos que a continuación se relacionan; cargo identificado con ID 128, profesional Especializado 2028-18, el cual se encuentra ubicado en el Grupo de Gestión Financiera y Contable, cargo identificado con ID 162, Profesional Especializado 2028-13, se encuentra ubicado en la Dirección de Artes, Grupo Teatro Cristóbal Colón, así como el cargo identificado con ID 200, Técnico Operativo 3132- 17 ubicado en el Grupo de Investigación y Documentación de la Dirección de Patrimonio, en razón a las necesidades del servicio, sin que esto genere afectación en el funcionamiento del grupo al cual pertenecían.

Que por necesidades del servicio se requiere efectuar modificaciones en algunos de los perfiles incluidos en este Manual, con el fin de ubicar y adaptar los cargos a las necesidades que se requieren para la conformación y funcionamiento del Grupo de Comisiones y Viáticos del Ministerio de Cultura.

Que en consideración a lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Modifiqúese el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del cargo de PROFESIONAL ESPECIALIZADO código 2028 Grado 18, ID Ministerio: 128, adoptado mediante la Resolución 1158 de 2015, el cual quedará así:

1. IDENTIFICACIÓN

Denominación del empleo	Profesional Especializado
Código	2028
Grado	18
Número de cargos	Uno (1)
Dependencia	Grupo de Comisiones y Viáticos
	Secretaría General
Cargo del jefe inmediato	Secretaría General
ID Ministerio	128

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Realizar las actividades profesionales requeridas para la adecuada gestión deí Grupo de Comisiones y Viáticos del Ministerio de
Cultura.

III. DESCRIPCIÓN FUNCIONES ESENCIALES

1. Consolidar la información referente a los planes de viajes de cada dependencia para aprobación del Ordenador del Gasto.

2. Realizar el control y Supervisión presupuestal del contrato de tiquetes.

3. Revisar la facturación del contrato vigente de tiquetes con sus respectivos soportes para aprobación y pago por parte deí
Ordenador del Gasto.

4. Realizar el seguimiento de los recursos asignados mediante CDPS a cada dependencia para garantizar la adecuada programación y disponibilidad de recursos.

5. Realizar los reportes en el aplicativo de Comisiones del plan mensual de programaciones efectuados por cada dependencia, para aprobación por parte del Ordenador del Gasto.

6. Realizar seguimiento a la tabla de valores de los transportes terrestres y fluviales que se registren en las comisiones y gastos de desplazamiento que lo necesiten.

7. Expedir los actos administrativos y formatos de gastos de desplazamiento establecidos para conferir comisiones de servicios y desplazamientos al interior del país de los funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura de acuerdo con la normatividad vigente.

8. Recibir las solicitudes de comisiones y desplazamientos al exterior del país de los funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura y apoyar en el trámite de validación y aprobación.

9. Proyectar los actos administrativos y formatos establecidos para autorizar los viajes y ordenar el pago de viáticos y gastos de desplazamiento, al personal que presta sus servicios en el Ministerio de Cultura.

10. Realizar el trámite para reconocer el pago por concepto de viáticos y gastos de viajes a funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura, previa autorización del Ordenador de Gasto.

11. Realizar el seguimiento a las legalizaciones de los actos administrativos y documentación necesaria para legalizar la respectiva comisión o gastos de desplazamiento, tanto al interior del país como al exterior.

12. Efectuar el control y seguimiento de los tiquetes que se expidan en virtud de las autorizaciones de viaje y comisiones conferidas.

13. Participar activamente en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios en las etapas pre-contractual, de ejecución y post-contractual en lo que se refiere a los requerimientos que garanticen los servicios y el buen funcionamiento del grupo.

14. Preparar los informes mensuales (Legalizaciones pendientes - Reintegros pendientes y demás que requiere el Ordenador del Gasto).

15. Preparar y tramitar oficios o correos electrónicos para que los funcionarios como los contratistas cuando presenten mora en la legalización como en reintegros, estén al día.

16. Preparar las respuestas a los requerimientos que se presenten sobre temas relacionados con las funciones del Grupo.

17. Las demás que le asigne el Ordenador del Gasto, acorde con la naturaleza del grupo.

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Manejo y conocimiento del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF.

2. Manejo de información contable, tributaria, presupuestal y administrativa.

V. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES	POR NIVEL JERARQUICO
Orientación a resultados	Aprendizaje continuo
Orientación al usuario y al ciudadano	Experticia profesional
Transparencia	Trabajo en equipo y colaboración
Compromiso con la organización	Creatividad e innovación

VI. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y DE EXPERIENCIA

Formación Académica	Experiencia
Título Profesional en las disciplinas académicas del núcleo básico de conocimiento en: Economía; Contaduría Pública.	Veinticinco (25) meses de experiencia profesional relacionada.

Título de postgrado en la modalidad de especialización en áreas afines.

VIl. ALTERNATIVA

Formación Académica	Experiencia
Título Profesional en las disciplinas académicas del núcleo básico de conocimiento en: Economía; Contaduría Pública. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley.	Cuarenta y nueve (49) meses de experiencia profesional relacionada.

ARTICULO 2. Modifiqúese la identificación respeto de la dependencia, cargo del jefe inmediato, propósito principal y descripción de funciones esenciales del PROFESIONAL ESPECIALIZADO Código 2028 Grado 13 ID; 162, modificado por la Resolución 1158 de 2015, modificada a su vez por la Resolución 157 de 2019, la cual quedara así:

I. IDENTIFICACION

Denominación del empleo	Profesional Especializado
Código	2028

Grado

13

Número de cargos	Uno (1)
Dependencia	Grupo de Comisiones y Viáticos Secretaria General
Cargo del jefe inmediato	Coordinador Grupo de Gestión Financiera y Contable
ID Ministerio	162

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Realizar actividades profesionales de carácter administrativo y técnico, requeridas para la adecuada gestión del Grupo de Comisiones y Viáticos del Ministerio de Cultura.

I. DESCRIPCION FUNCIONES ESENCIALES

1 Brindar asistencia técnica y administrativa en la formulación, realización y ejecución de las políticas y planes generales relacionados con la administración de los recursos financieros, humanos, técnicos y físicos a cargo de la dependencia asignada.

2. Brindar asistencia técnica en la formulación, realización y ejecución de las políticas y planes generales relacionados con la administración de los recursos financieros, humanos, técnicos y físicos a cargo de la dependencia asignada.

3. Absolver consultas y prestar asistencia técnica y administrativa, en los asuntos relacionados con la administración de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la dependencia asignada.

4. Aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con la adopción, ejecución y control del área administrativa de la dependencia asignada.

5. Realizar seguimiento a la ejecución de las políticas y planes generales relacionados con la administración de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la dependencia asignada.

6. Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadísticas y datos concernientes al área.

7. Realizar actividades profesionales inherentes a la gestión de calidad, procesos y procedimientos requeridos por el Grupo de Comisiones y viáticos.

8. Realizar los trámites de suministro y autorización de tiquetes aéreos con las agencias de viajes, previa reserva por parte de las dependencias de la entidad.

9. Proferir los actos administrativos de los funcionarios del Ministerio de Cultura, donde se confiera en comisiones de servicios y desplazamientos al interior del país, así como, la de elaborar y diligenciar los formatos de gastos por desplazamiento al interior del país correspondiente a viáticos para las personas que prestan sus servicios al Ministerio, de acuerdo con la normatividad vigente.

10. Proyectar los actos administrativos y formatos establecidos para autorizar los viajes y ordenar el pago de viáticos y gastos de desplazamiento, al personal que presta sus servicios en el Ministerio de Cultura.

11. Formular el plan de contratación del área, desarrollar ía etapa precontractuaí y apoyar el seguimiento a los contratos
y convenios.

12. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarropadas, con ía oportunidad y periodicidad requeridas.

13. Elaborar diariamente en el SIIF los registros a que haya lugar.

14. Las demás que íe sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza
del empleo.

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Ley General de Cultura y sus decretos reglamentarios.

2. Análisis contable.

3. Manejo de inventarios.

4. Relaciones públicas y atención al usuario.

V. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES	POR NIVEL JERARQUICO
Aprendizaje Continuo	Aporte técnico profesional
Orientación al resultado	Comunicación efectiva
Orientación al usuario y al ciudadano	Gestión de Procedimientos
Compromiso con la organización	Instrumentación de Decisiones
Trabajo en equipo

Adaptación al cambio

VI. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y DE EXPERIENCIA

Formación Académica	Experiencia
Título Profesional en las disciplinas académicas del núcleo básico de conocimiento en: Economía; Contaduría Pública. Título de postgrado en la modalidad de especialización en áreas afines. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley.	Diez (10) meses de experiencia profesional relacionada

VIL ALTERNATIVA

Formación Académica	Experiencia
Título Profesional en las disciplinas académicas del núcleo básico de conocimiento en: Economía; Contaduría Pública. Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la ley.	Treinta y cuatro (34) meses de experiencia profesional relacionada.

ARTICULO 3o. Intégrese al grupo de comisiones y viáticos el cargo de SECRETARIO EJECUTIVO Código 4210 Grado 22 ID; 234 al 239 modificado por la Resolución 1158 de 2015, modificada a su vez, por la Resolución 157 de 2019, la cual quedará así:

I. IDENTIFICACIÓN

Denominación del empleo	Secretario Ejecutivo
Código	4210
Grado	22
Número de cargos	Seis (6)
Dependencia	Donde se asigne
Cargo del jefe inmediato	Quien ejerza la supervisión directa
ID Ministerio	234 al 239

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Recepcionar, revisar, clasificar y asegurar documentos e información, redactar correspondencia y mantener actualizado el sistema de información. Atender, orientar y suministrar información eficientemente a los diferentes usuarios.

III. DESCRIPCIÓN FUNCIONES ESENCIALES

1. Recepcionar, radicar, revisar, clasificar, distribuir y controlar documentos, datos y elementos relacionados con asuntos
de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.

2. Redactar correspondencia de rutina, de acuerdo con las instrucciones y normas actuales.
3. Mantener actualizado el sistema de información de correspondencia de la dependencia para la oportuna y rápida consulta del mismo.
4. Orientar adecuadamente a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y procedimientos establecidos.
5. Realizar de acuerdo con las instrucciones recibidas, eí pedido de elementos de la oficina, con principios de
racionalidad y economía.

6. Informar aí superior inmediato en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos,
elementos o documentos encomendados.
7. Adoptar mecanismos para la conservación, buen uso y seguridad de los elementos, documentos y registros, con el fin de aportar en la mejora continua de la dependencia.
8. Adelantar actividades de asistencia a los profesionales del área de acuerdo con las instrucciones recibidas.
9. Digitar información y elaborar cuadros, informes, estadísticas y datos concernientes a los programas desarrollados por la dependencia.
10. Realizar actividades de asistencia administrativa relacionadas con la organización del archivo de gestión deí área de desempeño, aplicando la Tabla de Retención Documental
11. Desempeñar funciones de oficina realizando la elaboración deí inventario documental deí área de desempeño,
diligenciando el formato único de inventario
12. Desempeñar funciones de oficina elaborando y ejecutando las transferencias documentales al Archivo Central del Ministerio.
13. Recibir y efectuar llamadas telefónicas, para verificar el avance de los diferentes procesos de la Dependencia, de manera oportuna y de acuerdo con las orientaciones del Jefe Inmediato.

14. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.
15. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Atención al usuario.

2. Técnicas de archivo.

3. Herramientas sistematizadas para procesamiento de textos, bases de datos, hojas de cálculo y presentaciones.

4. Redacción y Ortografía.

V. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES	POR NIVEL JERARQUICO
Aprendizaje Continuo	Manejo de la información
Orientación al resultado	Relaciones interpersonales
Orientación al usuario y al ciudadano	Colaboración
Compromiso con la organización
Trabajo en equipo
Adaptación al cambio

VI. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y DE EXPERIENCIA

Formación Académica

Experiencia

Aprobación de dos (2) años de educación superior de pregrado en las disciplinas académicas del núcleo básico de conocimiento en: Administración; Economía; Contaduría Pública; Artes Plásticas Visuales y Afines; Artes Representativas; Educación; Antropología, Artes Liberarles; Bibliotecología, Otros Ciencias Sociales y Humanas; Ciencia Política, Relaciones Internacionales; Comunicación Social, Periodismo y Afines; Derecho y afines; Filosofía, Teología y Afines; Geografía, Historia; Lenguas Modernas, Literatura, Lingüística y Afines; Psicología; Sociología, Trabajo Social y Afines; Arquitectura y Afines; Ingeniería de Sistema, Telemática y Afines; Ingeniería Industrial y Afines.

Seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral

VIl. ALTERNATIVA

Diploma de Bachiller

Treinta (30) meses de experiencia laboral.

ARTICULO 4o. Modifiqúese parcialmente la identificación respecto de la dependencia, cargo del jefe inmediato, propósito principal y descripción de funciones esenciales del TECNICO OPERATIVO Código 3132 Grado 17 ID 200, modificado por la Resolución 1158 de 2015, modificada a su vez por la Resolución 157 de 2019, la cual quedará así:

I. IDENTIFICACIÓN

Denominación del empleo	Técnico Operativo
Código	3132
Grado	17
Número de cargos	Uno (1)
Dependencia	Grupo Comisiones y Viáticos
Secretaria General
Cargo del jefe inmediato	Coordinador Grupo de Comisiones y Viáticos
ID Ministerio	196

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Brindar asistencia técnica, operativa y administrativa en la organización de la información, manejo y custodia correspondiente al Grupo de Comisiones y Viáticos del Ministerio de Cultura.

III. DESCRIPCIÓN FUNCIONES ESENCIALES

1. Realizar el seguimiento de los recursos asignados mediante CDPS a cada dependencia para garantizar la adecuada programación y disponibilidad de recursos.

2. Realizar los reportes en el aplicativo de Comisiones del plan mensual de programaciones efectuados por cada dependencia, para aprobación por parte del Ordenador del Gasto.

3. Realizar seguimiento a la tabla de valores de los transportes terrestres y fluviales que se registren en las comisiones y gastos de desplazamiento que lo necesiten.

4. Recibir las solicitudes de comisiones y desplazamientos al exterior del país de los funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura y apoyar en el trámite de validación y aprobación.

5. Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados de conformidad con los tramites, autorizaciones y procedimientos establecidos.

6. Realizar el trámite para reconocer el pago por concepto de viáticos y gastos de viajes a funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura, previa autorización del Ordenador de Gasto.

7. Realizar el seguimiento a las legalizaciones de los actos administrativos y documentación necesaria para legalizar la respectiva comisión o gastos de desplazamiento, tanto al interior del país como al exterior.

8. Preparar los informes mensuales (Legalizaciones pendientes - Reintegros pendientes y demás que requiere el Ordenador del Gasto).

9. Preparar y tramitar oficios o correos electrónicos para que los funcionarios como los contratistas cuando presenten mora en la legalización como en reintegros, estén al día.

11. Preparar las respuestas a los requerimientos que se presenten sobre temas relacionados con las funciones del Grupo.

12. Elaborar diariamente en el SIIF los registros a que haya lugar.

13. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.

14. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

15. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.

IV. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

1. Ley General de Cultura y sus decretos reglamentarios.

Normatividad vigente sobre contratación estatal.

3. Manejo del Manual para la Presentación de Proyectos

4. Herramientas sistematizadas para procesamiento de textos, bases de datos, hojas de cálculo y presentaciones.

V. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES	POR NIVEL JERARQUICO
Aprendizaje Continuo	Conflabllldad Técnica
Orientación al resultado	Disciplina
Orientación al usuario y al ciudadano	Responsabilidad

Compromiso con la organización

Trabajo en equipo

Adaptación al cambio

VI. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y DE EXPERIENCIA

Formación Académica	Experiencia
Aprobación de cuatro (4) años de Educación Superior en la modalidad de formación profesional en las disciplinas académicas del núcleo básico de conocimiento en: Administración.	Seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral.

ARTICULO 5o. Modifiqúese parcialmente el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del AUXILIAR ADMINISTRATIVO Código 4044 Grado 15 ID; 292 al 294 modificado por la Resolución 1158 de 2015, la cual se modificó por la Resolución 157 de 2019 así:

I. IDENTIFICACION

Denominación del empleo	Auxiliar Administrativo
Código	4044
Grado	15
Número de cargos	Tres (3)
Dependencia	Donde se asigne
Donde se asigne
Cargo del jefe inmediato	Quien ejerza la supervisión directa
ID Ministerio	292 al 294

I. PROPÓSITO PRINCIPAL

Recepcionar, revisar, radicar, organizar, distribuir, controlar y archivar documentos e información, o realizar actividades de apoyo técnico encaminadas a la adecuada gestión del Grupo de Comisiones y Viáticos del Ministerio de Cultura.

III. DESCRIPCION FUNCIONES ESENCIALES

1. Desempeñar funciones de asistencia administrativa o técnica encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución correspondiente al grupo de Comisiones y Viáticos.

2. Suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados, para la consulta y organización correspondiente a las Funciones del Grupo de Comisiones y Viáticos de conformidad con los trámites las autorizaciones y los procedimientos establecidos.

3. Recibir, verificar y disponer en los depósitos el material entregado periódicamente por el grupo de Procesos Técnicos, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

4. Llevar y mantener actualizado los formatos de control del material del área; velar por el cumplimiento de las fechas establecidas para la devolución y presentar los informes correspondientes.

5. Responder por la seguridad de elementos, documentos y registro de carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso de los mismos.

6. Informar a la dependencia en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.

7. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

8. Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.

9. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa relacionadas con la organización del archivo de gestión del área de desempeño, aplicando la Tabla de Retención Documental para el área.

10. Desempeñar funciones de oficina realizando la elaboración del inventario documental del área de desempeño, diligenciando el formato único de inventario

11. Desempeñar funciones de oficina elaborando y ejecutando las transferencias documentales al Archivo Central del Ministerio.

12. Recibir y efectuar llamadas telefónicas, para verificar elavance de los diferentes procesos de la Dependencia, de manera oportuna y de acuerdo con las orientaciones del Jefe Inmediato.

13. Las demás que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Atención al usuario.

2. Redacción y ortografía.

3. Organización y manejo de archivos y estanterías.

4. Herramientas sistematizadas para procesamiento de textos, bases de datos, hojas de cálculo y presentaciones.

V. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES	POR NIVEL JERARQUICO
Orientación a resultados	Manejo de ía información.
Orientación al usuario y aí ciudadano.	Adaptación aí cambio.
Transparencia	Disciplina.
Compromiso con la organización.	Relaciones interpersonales.

VI. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y DE EXPERIENCIA

Formación Académica	Experiencia
Diploma de Bachiller.	Ninguna

ARTÍCULO 6o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, modifica en lo pertinente las Resoluciones 1158 de 2015 y 157 de 29 de enero de 2019, y todas aquellas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 8 abr 2019

CARMEN INES VASQUEZ CAMACHO

Ministra de Cultura