RESOLUCIÓN NÚMERO 798 DE 2000

(junio 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por la cual se establecen procedimientos y directrices para la adopción de Manuales de Procedimientos en el Ministerio de Cultura

EL MINISTRO DE CULTURA

En uso de las facultades que le confiere el artículo 59 de la ley 489 de 1998 y el artículo 3o del Decreto 1126 de 1999, en concordancia con la Ley 87 de 1993 y,

CONSIDERANDO:

Que es función del Ministro de Cultura organizar y reglamentar las áreas funcionales para la adecuada atención de asuntos propios de las dependencias del Ministerio de Cultura;

Que en desarrollo de la Ley 87 de 1993, es responsabilidad de cada uno de los funcionarios y de los jefes de las dependencias, el levantamiento de los procedimientos, con el fin de organizar el recorrido y la trayectoria que se debe seguir para el desarrollo y el cumplimiento de las funciones y el logro de los objetivos propuestos;

Que los Manuales de Procedimientos deben contar con el correspondiente diagrama de flujo, el cual debe ser elaborado en coordinación con la Oficina de Planeación, facilitando las herramientas para el normal desarrollo de las funciones a cargo de la Oficina de Control Interno y de la administración;

Que es función de la Oficina de Planeación del Ministerio de Cultura, realizar estudios sobre la organización y desarrollo administrativo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la gestión y métodos de trabajo del Ministerio;

Que los procesos y procedimientos son el conjunto de actividades concretas, lógicas, integradas y secuencialmente ordenadas, que a partir de insumos y recursos físicos, humanos, financieros, tecnológicos, definen y determinan un producto final, concreto y tangible en un tiempo determinado para garantizar los derechos de los ciudadanos y la racionalidad, eficiencia y eficacia de la Administración Pública, tanto en su funcionamiento interno como en su relación con los usuarios de sus servicios, así como la efectividad social e individual de las actividades de los administrados;

Que para el efecto resulta conveniente establecer una metodología de estructuración de manuales de procedimientos como mecanismos de asesoría, de gestión y de apoyo que deben aplicar los funcionarios de las diferentes áreas de trabajo de la entidad;

Que de acuerdo con la ley, la administración y el servidor público son responsables por cualquier retardo grave e injustificado en relación con las actuaciones que deban surtirse respecto de los particulares;

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. La metodología para la adopción de manuales de procedimientos en el Ministerio de Cultura será la siguiente:

1. Cada dependencia realizará una valoración y preparación interna de ios manuales de procedimientos de acuerdo con su experiencia puntual, con las normas que rigen el área funcional respectiva y con base en las recomendaciones y observaciones que, en su caso, haya realizado la Oficina de Control Interno.

2. Los procesos y procedimientos se formalizarán posteriormente mediante la firma de una ficha diseñada para el efecto por la Oficina de Planeación. Esta será suscrita por la Secretaria General, el Jefe de la Oficina de Planeación y el Jefe de la Oficina respectiva, Director, Director de Unidad Administrativa Especial, Jefe de Grupo o área de trabajo, según la procedencia del procedimiento a formalizar.

3. La ficha para la formalización de cada procedimiento contendrá las siguientes variables:

ENTIDAD:	MINISTERIO DE CULTURA
DEPENDENCIA COORDINADORA:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN:
FORMALIZADO EN;
ELABORADO POR:
FORMALIZADO POR:	NOMBRES Y APELLIDOS	FIRMA
JEFE DEPENDENCIA COORDINADORA:
JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN:
SECRETARIA GENERAL:

Descripción de las Variables:

a. Entidad: corresponde al nombre o razón social de la entidad “Ministerio de Cultura” de conformidad con la Ley 397 de 1997.

b. Dependencia coordinadora: nombre de la dependencia (Dirección, Unidad Administrativa, Grupo o área de trabajo, etc.) a la cual corresponda la coordinación de las actividades del proceso, de conformidad con la mención que de ella hace el Decreto 1126 de 1999 de estructura orgánica o la resolución interna de creación del área.

c. Nombre de procedimiento: determina el nombre del procedimiento de acuerdo con el objetivo del mismo (nombramiento provisional, afiliación de empleados a fondos de pensiones, liquidación nómina, exposiciones permanentes o temporales, declaratoria de monumentos nacionales, etc.).

d. Código del procedimiento: los procedimientos se ordenarán por procesos dentro de cada área y se les asignarán un número consecutivo en forma ascendente. Ejemplo (PF-NNN) la letra “P” Indicador de procedimiento, la letra “F” identifica el área, para este caso Financiera y “NNN” tres dígitos del consecutivo.

e. Responsable del procedimiento: corresponde al nombre del Jefe del área responsable del procedimiento.

f. Fecha última revisión: fecha en la cual se efectuó la última actualización del procedimiento.

g. Formalizado en: lugar de la última actualización.

h. Elaborado por: dependencias que Intervinieron en la elaboración o actualización del procedimiento.

i. Firmas de: Jefe dependencia coordinadora, Jefe Oficina de Planeación y Secretaria(o) General.

4. Con la firma de la ficha se entenderán formalizados los siguientes documentos que suministrará y explicará detalladamente la Oficina de Planeación:

a. DESCRIPTOR DEL PROCESO: Conformado por:

1. Objetivo.

2. Proveedores - Entradas o Insumos.

3. Clientes - Salida o Productos.

4. Marco legal de cada proceso.

5. Formatos asociados.

6. Descripción de etapas, actividades y tareas.

7. Control de modificaciones.

b. DIAGRAMA DE FLUJO: Conformado por el conjunto de símbolos unidos entre sí, los cuales describen el recorrido de las actividades a desarrollar en cada procedimiento.

Las actualizaciones que se realicen a los manuales de procedimientos serán adelantadas de conformidad con la metodología aquí prevista.

PARÁGRAFO. Los procedimientos deben contemplar los pasos señalados en las normas vigentes, a fin de garantizar la efectividad de los derechos de los administrados. Para ello se aplicarán las regulaciones, procedimientos y trámites de la manera que resulte más favorable a la protección de los derechos de los administrados.

ARTÍCULO 2o. Compete a la Oficina de Planeación coordinar la programación, ejecución, evaluación y control de los procesos de mejoramiento y formalización de procesos. Para el efecto y para el cabal desarrollo de lo previsto en esta resolución brindará a las dependencias la asesoría y asistencia técnica que requieran.

ARTÍCULO 3o. Los jefes de oficinas, directores técnicos, directores de unidades administrativas especiales, así como los coordinadores de grupos y demás dependencias formularán actualizaciones, modificaciones o simplificaciones que deban hacerse a los Manuales de Procedimientos del Ministerio de Cultura, las que se formalizarán de conformidad con el artículo 2o de la presente resolución.

ARTÍCULO 4o. La aplicación y observancia en forma correcta, con transparencia, eficiencia y eficacia de los Manuales de Procedimientos del Ministerio de Cultura, serán de carácter obligatorio por cada uno de tos funcionarios, acordes con sus funciones y responsabilidades.

ARTÍCULO 5o. La Oficina de control Interno, velará por la correcta aplicación y observancia de los Manuales de Procedimientos del Ministerio de Cultura, presentará los informes y hará las recomendaciones pertinentes.

ARTÍCULO 6. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación,

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a los

JUAN LUIS MEJÍA ARANGO

Ministro de Cultura