RESOLUCIÓN 311 DE 2012

(marzo 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

"Por la cual se adopta el Manual de Auditorías Internas de Calidad"

LA MINISTRA DE CULTURA

En uso del ejercicio de la facultades conferidas por la Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras del servicio.

CONSIDERANDO:

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados

Que el Sistema de Gestión de Calidad debe estar enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de la entidad y ser complementario a los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo;

Que el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 872 de 2003 establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de Calidad que se establezca, para lo cual fue necesario definir los responsables y la organización del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de Cultura;

Que el Ministerio de Cultura, mediante Resolución 1263 del 25 julio de 2008, designó al Secretario General como representante de la Alta Dirección, con el fin de informar al Ministro (a) de Cultura sobre el desempeño de los sistemas de gestión y control y hacer seguimiento a la implementación, aplicación y mantenimiento de los sistemas de gestión y control, y se adoptaron las instancias responsables de la Dirección, Coordinación y Desarrollo del los Sistemas de: Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA”, Política antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano;

Que el Decreto 4485 de 2009, adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, que define los requisitos mínimos y los aspectos generales para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad;

Que el Ministerio de Cultura certificó su Sistema de Gestión de Calidad en el año 2006 bajo la norma ISO 9001:2000 y en el año 2007 obtuvo la certificación bajo la Norma NTCGP 1000:2004 refrendada bajo la norma NTCGP 1000:2009 en el ano 2009; Que el Ministerio de Cultura caracterizó el proceso de mejoramiento Continuo del cual hace parte el procedimiento de Auditorías Internas, para evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad mediante un programa de auditorías previamente planificadas, con el fin de obtener evidencias del cumplimiento de las políticas, procedimientos y demás requisitos del Sistema;

Que en ejecución de las actividades tendientes a la sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad, se convocó a los auditores internos del Ministerio de Cultura a participar activamente en la construcción del Manual de Auditorías Internas de Calidad, con el fin de plantear de manera clara, sencilla y concreta la información y los lineamientos básicos necesarios para la labor de auditoria interna de calidad;

Que como resultado del trabajo realizado, en equipo y de manera concertada, por los auditores de calidad de! Ministerio de Cultura y la Oficina de Control Interno, con una dinámica constructiva y participativa, se elaboró el Manual de Auditorias Internas de Calidad que contiene los lineamientos básicos encaminados fortalecer al equipo auditor y brindar elementos que faciliten y mejoren el proceso de evaluación para garantizar el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma NTCGP1000:2009;

Que en aras de mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de Calidad, resulta procedente adoptar el Manual de Auditorías Internas de Calidad, mediante acto administrativo, para formalizarlo como una herramienta de fácil aplicación y manejo para conocimiento y utilización tanto de los auditores, como de ios responsables de los procesos que se auditan;

Que hace parte integral de la presente Resolución copia del Manual de Auditorías Internas de Calidad del Ministerio de Cultura;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Auditorías Internas de Calidad del Ministerio de Cultura, mediante el cual se establecen los lineamientos básicos necesarios para la labor de auditoría interna de calidad, de manera complementaria al Procedimiento Auditorías Internas del Sistema de Gestión de Calidad.

ARTÍCULO SEGUNDO. El contenido del Manual de Auditorías Internas de Calidad debe ser observado para el desarrollo de las etapas concernientes a los procesos de auditoría interna que se ejecuten en la entidad.

ARTÍCULO TERCERO. La alta dirección, su representante para el liderazgo de los sistemas de calidad y control y el responsable del programa de auditorías al interior de la entidad, dispondrán lo necesario para dar aplicación a los lineamientos contenidos en el articulado del Manual en mención.

ARTÍCULO CUARTO. El Manual de Auditorías Internas de Calidad que medíante la presente resolución se adopta, se somete a los lincamientos establecidos para el control de documentos que se emiten al interior de la entidad, en especial en lo relacionado con las aclaraciones, modificaciones o actualizaciones a que haya lugar.

ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D. C., a los 7 Marzo 2012

MARIANA GARCÉS CÓRDOBA
Ministra de Cultura

MANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD
Ministerio de Cultura

Contenido

MANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDA........................................	1
-	OBJETIVO................................................................................................	2
-	INTRODUCCIÓN	2
1	Marco Teórico y Conceptual, Generalidades y Princiipios de las Auditorías de calidad.................................................................................................	4
2	Marco normativo de la Auditoría Interna......................................................	8
3	Etapas de las auditorias al Sistema de Gestión de Calidad...........................	8
4	Roles y Responsabilidades de la Oficina de Control Interno, Auditores Líderes, Auditores de Calidad y Alta Dirección y Auditados para el desarrollo de las etapas del proceso..........................................................................	15
5	Documentación de referencia para l,a preparación y puesta en marcha de las auditorías.............................................................................................	19
6	DEBERES DE LOS AUDITORES................................................................	19
7	Derechos de los Auditores de Calidad.........................................................	20
8	Informes, evidencias y papeles de trabajo...................................................	21
9	Glosario  23..............................................................................................	23

MANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

Ministerio de Cultura

El presente Manual de Auditorías Internas del Ministerio de Cultura tiene como objetivo plantear de manera clara, sencilla y concreta la Información y los lineamientos básicos necesarios para la labor de auditoría interna de calidad en el Ministerio de Cultura, con el fin de garantizar el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Norma NTCGP1000:2009.

Se trata de un documento de apoyo que establece la metodología, los conceptos y criterios que se aplican a las auditorías que realiza el equipo de auditores internos de la entidad y pretende dar lineamientos que ayudarán a mejorar el desarrollo del programa de auditorías desde la etapa de planificación hasta el seguimiento y retroalimentación de los resultados.

Así mismo, en el presente manual se definen los roles y responsabilidades de todas las instancias que participan en el proceso, con el fin de normalizar las actividades, fortalecer al equipo auditor y brindar elementos que faciliten y mejoren el proceso de evaluación.

El proceso de Auditoria interna de calidad que cada año se adelanta desde la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, ha sido una herramienta de complemento y apoyo a la labor gerencial. Los resultados de las evaluaciones efectuadas a los procesos han permitido vislumbrar escenarios de mejoramiento de ias actividades que se desarrollan para el cumplimiento de fas funciones y el logro de los objetivos estratégicos de la entidad.

El Ministerio de Cultura, consciente de la importancia de llevar a cabo las funciones legales bajo estándares internacionales de calidad, garantiza la aplicación de controles orientados a fortalecer la gestión, lograr resultados bajo escenarios más optimistas y construidos con mayor certeza de éxito, así como disponer de las condiciones adecuadas para alcanzar el logro de los objetivos estratégicos. La operación del Ministerio bajo la plataforma estratégica y la estructura de control y calidad dispuesta a partir de la adopción del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, ha contribuido a dotar de instrumentos útiles a la Alta Dirección y específicamente a los responsables de ¡os procesos, para que mejoren la prestación de los servicios a los clientes, con condiciones óptimas de eficiencia, economía, equidad, efectividad y eficacia, en cumplimiento de los principios de la función administrativa.

De la mano de la actuación de la administración, conforme a los parámetros que se derivan de la adopción de los sistemas de control y gestión, los procesos de evaluación que se desarrollan a través las auditorías de calidad son determinantes para verificar que efectivamente el desempeño de los procesos es eficiente, eficaz, efectivo, conveniente y adecuado, y que se cumple con los estándares mínimos de calidad y control.

Durante los cinco años que el Ministerio ha optado por la implementación de sistemas o modelos para lograr la eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión, se han realizado mejoras importantes que se hacen visibles en la satisfacción de las demandas de nuestros usuarios y por ende en el posícionamiento del Ministerio. Los resultados de las auditorías de seguimiento y de certificación de los entes externos muestran un mejoramiento importante en los resultados; los hallazgos o incumplimientos detectados son cada vez menores en cantidad y, aunque importantes para el mantenimiento del sistema, han sido calificados como no conformidades menores.

La certificación ha sido un voto de confianza para la entidad y es muestra del aval de su apuesta hacia el mejoramiento. Contar con ella significa un gran compromiso con la población beneficiaría y, sin temor a equivocarse, con todos los colombianos que directa o indirectamente se han visto beneficiados de la gestión que el Ministerio desarrolla, para garantizar el acceso a los servicios culturales y al ejercicio mismo de los derechos culturales consagrados en la Constitución y las leyes.

En consecuencia, el interés de la administración es fortalecer el proceso de las auditorías internas, por ser éste un elemento objetivo, que a partir de un amplio examen aporta información relevante, asi como un análisis y evaluación sobre el desempeño institucional para apoyar la labor gerencial. Para ello, se trabaja articuladamente entre las diferentes instancias y un buen inicio de esta apuesta es precisamente la normalización de las auditorias a los sistemas de calidad y control de la entidad.

El Manual de Auditoria Interna de Calidad se constituye, de una parte, en una herramienta que contribuye a la orientación de los funcionarios que aspiran a convertirse en auditores internos de calidad del Ministerio de Cultura, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, pues contiene la metodología y las tareas a desarrollar en cada etapa del trabajo y los deberes y derechos del equipo de auditores internos.

De igual manera se convierte en documento de soporte para funcionarios y contratistas, y en especial para el Comité de Dirección, para conocer y comprender de manera integral no sólo los deberes y derechos del auditor interno de calidad, sino también los roles y responsabilidades de cada instancia involucrada en el procedimiento de auditoria, con el fin de normalizar las actividades, promover la permanencia de la labor del equipo de auditores internos para garantizar un resultado de mejoramiento continuo para la entidad y fortalecer la evaluación que se realiza a la calidad y la gestión de los servicios culturales, que en cumplimiento de las funciones constitucionales y legales presta el Ministerio.

Para ello fue necesario el concurso del equipo de auditores internos de calidad y la Oficina de Control Interno, quienes a partir de sus propias experiencias y con el aval de la alta dirección del Ministerio de Cultura, construyeron esta primera versión del Manual, el cual necesariamente deberá ser complementado y actualizado en la medida en que las condiciones, requisitos y en general el Sistema de Gestión de la Calidad se vayan transformando con el transcurrir del tiempo.

1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL, GENERALIDADES Y PRINCIPIOS DE

LAS AUDITORIAS DE CALIDAD

La Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009), define fas auditorías como un "Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva."⁽¹⁾

La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones del Ministerio de Cultura. Ayuda a la entidad a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos que integran su Sistema de Gestión de Calidad.

La auditoría interna se desarrolla de conformidad con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009⁽²⁾.

1.1 Objetivos de la auditoría interna

1. Mejoramiento continuo: la auditoría interna permite identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema que hace posible implementar maneras más prácticas y mejores para la prestación de los servicios a cargo de la entidad.

2. Seguimiento: la auditoría interna debe contribuir a incentivar la medición y comparación de metas y resultados fijados y alcanzados por la entidad, con el fin de adoptar decisiones correctivas encaminadas al cumplimiento de sus objetivos.

3. Eficacia, eficiencia y efectividad: la auditoría interna es una herramienta que permite determinar el grado de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de la misión, visión, política, objetivos y metas establecidas por la entidad, y de la utilización de los recursos en la ejecución de sus tareas y actividades.

4. Cumplimiento: la auditoría interna permite garantizar el cumplimiento de las normas legales que rigen y se aplican a la entidad en todos los procesos que conforman su Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

5. Mantenimiento: la auditoría interna debe aportar los insumos necesarios para adoptar ias acciones preventivas, correctivas y de mejora que requiera ía entidad para el sostenimiento de su SGC.

1.2 Conceptos

Los conceptos básicos aplicables para el desarrollo de los programas de auditorías son los contenidos en el numeral 3 de la Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, y los contenidos en el numeral 3 de la Norma Técnica 19011 sobre las directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de calidad.

Para el propósito del presente manual, son aplicables los términos y definiciones dados en las Normas ISO 9000.

1.3 Tipos de auditoria

En el Ministerio de Cultura se efectúan dos tipos de auditoría:

1. Auditoria Interna o de primer nivel. Realizada por el equipo de auditores internos de calidad de la entidad, de acuerdo al Programa de Auditorías Internas de Calidad que elabora la Oficina de Control Interno, con el fin de obtener evidencias del cumplimiento de las políticas, procedimientos y demás requisitos del Sistema.

2. Auditoría Externa o de tercer nivel. Es la que realiza una persona o firma especializada, ajena a la entidad, que se contrata para que verifique la ejecución y el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.

Lo anterior, sin perjuicio de que la Alta Dirección efectué o contrate otro tipo de auditorias tales como: preventivas, correctivas o de mejora; de gestión, integrales o especializadas; financieras, administrativas, legales, ambientales o de sistemas, entre otras.

1.4 Principios de Auditoría Interna

Los principios que caracterizan el proceso de auditorías y la labor del auditor permiten que se cumpla con las expectativas y se configure en una fuente de información importante para el mejoramiento del desempeño de los procesos. La aplicación de estos principios es indispensable en todas las etapas en las que se desarrollen los ciclos y su comprensión dota al proceso de calidades que darán un mayor posicionamiento de la labor auditora dentro de la entidad.

De acuerdo con lo establecido en la norma NTC 19011:2002, los principios orientadores del rol que ejercen los auditores son:

- Conducta ética. Por conducta ética, la norma hace referencia a la confidencialidad de la información, la discreción, confianza e integraiidad en el manejo de la misma.

- Presentación ecuánime en los informes. Estos deben ser el reflejo de lo que efectivamente se evidenció y ser lo suficientemente claros para conocer el criterio de verificación y lo observado, basado en las evidencias obtenidas.

- Debido cuidado profesional. El auditor debe ser cuidadoso con los juicios y conclusiones que emite sobre los hallazgos evidenciados.

Los principios orientadores de la auditoría son:

- Independencia: los auditores deben ser ajenos a la actividad auditada para evitar sesgos y conflictos de intereses, y los hallazgos y conclusiones deben obedecer exclusivamente a las evidencias obtenidas en el desarrollo de las entrevistas y la indagación de la documentación relacionada con el proceso auditado,

- Enfoque basado en la evidencia: las evidencias sobre las cuales se fundan los hallazgos deben ser verificables, fácilmente identificables y corresponder a una muestra fiable y objetivamente seleccionada.

1.5 Auditor Interno

La Norma Técnica 19011 define auditor en el numeral 3.8, así: persona con la competencia (3.14) para llevar a cabo una auditoría (3.1).

Los funcionarios para llevar a cabo una auditoría pueden acceder a desempeñar el rol en el Ministerio de Cultura, siempre y cuando se encuentren capacitados y logren demostrar las competencias necesarias para desarrollar auditorias del Sistema de Gestión de Calidad.

Además de la comprensión de los principios que orientan el accionar de los auditores y del proceso de auditorías, debe ser idóneo, integro, libre de impedimentos personales y profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en el proceso que audita.

A continuación se mencionan los requisitos mínimos de educación, formación, experiencia y habilidades que debe poseer el funcionario que desee ser auditor interno de calidad.

PERFIL PARA ACCEDER AL ROL DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
LA SIGUIENTE TABLA DESCRIBE LOS PERFILES REQUERIDOS PARA OTORGAR LA CALIFICACIÓN DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD EN EL MINISTERIO DE CULTURA
CRITERIO	EDUCACIÓN	FORMACIÓN	EXPERIENCIA	HABILIDADES
REQUISITO	Titulo profesional	Capacitación como auditor interno de calidad, con una intensidad mínima certificada de 24 horas. Alternativa: Capacitación certificada de mínimo, 16 horas relacionada con fundamentos del sistema de gestión de calidad, y 8 horas como auditor de calidad en NTCGP1000:2009	Un (1) año de vinculación al Ministerio de Cultura.	De comunicación, interrelación personal y trabajo en equipo.
METODO DE EVALUACIÓN	Revisión en Historia Laboral	Revisión en Historia Laboral	Revisión en Historia Laboral	Evaluación de auditoría y evaluación de competencias.
EVALUADOR	Gestión Humana	Gestión Humana	Gestión Humana	Auditados y Grupo de Gestión Humana en asocio con el Departamento Administrativo de la Función Pública

*FUENTE: referencias del procedimiento P-CCI-001 AUDITORIAS INTERNAS DEL CONTROL DE CALIDAD INTERNO

Además de las habilidades definidas, es necesario que el auditor, para desarrollar exitosamente su tarea, posea las siguientes condiciones personales:

- Actitud conciliadora y no generadora de discordia

- Manejo de las situaciones

- Seguridad que aporta el conocimiento sobre el tema a auditar

- Receptividad

- No ajustarse a pautas rígidas

- Capacidad de análisis lógico y observación

- Sensatez en el juicio

- Mantenerse permanentemente actualizado en las normas generales que regulan la gestión de la entidad

- Sentido común

- Organización y coherencia

- Capacidad de síntesis

- Capacidad de ser claro y dar explicación del deber ser de las situaciones, a la luz de lo que establece el estándar con respecto a lo evidenciado, y transferir sus conocimientos

- Evitar los excesos de autoridad para lograr la aceptación del auditado, pero mantener la organización y respeto por el proceso que está adelantado para que, así mismo, el auditado lo perciba

- Independencia de criterio

La ética del auditor se basa en los principios fundamentales generalmente aceptados, que son los siguientes:

- Conocimiento de las temáticas a auditar

- Objetividad y enfoque basado en la evidencia

- Respeto

- Cordialidad

- Confidencialidad y discreción con el manejo de la información recibida en el marco del ejercicio auditor

- Independencia de la actividad objeto de auditoría

- Observancia de disposiciones normativas

- Formación profesional

- Presentación ecuánime y exacta de las actividades a realizar y los resultados obtenidos del ejercicio

El conocimiento y cumplimiento del código de ética por el auditor interno es fundamental para el desarrollo del este rol y representa además de una declaración de responsabilidad y ejemplo, una herramienta de trabajo.

2. MARCO NORMATIVO DE LA AUDITORIA INTERNA

El marco normativo para la realización de auditorías internas en el Ministerio de Cultura son las normas técnicas ISO 9000 y la Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, junto con las demás que se expidan, que las adicionen o modifiquen. A su vez, está integrado por el NORMOGRAMA⁽³⁾ de la entidad.

Respecto a la regulación del proceso de auditorías, la Norma ISO 19011:2002, que establece las directrices para la auditoria de ios sistemas de gestión de la calidad, así como los procedimientos que desarrollen las actividades concernientes a ¡as auditorías en manual de procedimientos, software ISOlución, y el presente Manual, serán instrumentos orientadores de las labores que se deriven de los procesos de evaluación de la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad.

3. ETAPAS DE LAS AUDITORIAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Para la ejecución de las auditorias de calidad se requiere abordar el proceso desde la planificación del programa, el análisis de la información de entrada para definir los objetivos, el alcance y los criterios que orientarán el desarrollo de las auditorías. Además de las actividades de programación contenidas en el Procedimiento P-OCI-001 AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, para cada una de las etapas se deberán tener en cuenta las siguientes actividades.

I. ETAPA DE PLANEACIÓN

Espacio de retroalimentación en el que los auditores generan un documento base que sirve de insumo para la elaboración del Plan de Acción a ejecutarse en la vigencia siguiente, que tiene en cuenta los resultados de las auditorías internas y externa plasmados en los informes de éstas.

Como componente importante de la planeación se debe tener en cuenta antes del inicio de los ciclos lo siguiente:

- Convocatoria a nuevos candidatos a auditores

- Inducción de nuevos auditores

- Reinducción a auditores antiguos

De la fase de planeación emerge un proyecto de cronograma, los criterios específicos para la realización de las auditorias internas y la fecha tentativa de realización de la auditoría externa.

- Término: último trimestre del año inmediatamente anterior

- Responsable: Oficina de Control Interno

Programa de Auditorías

Para la evaluación del sistema de gestión de calidad, las actividades estarán orientadas a la verificación, la medición y el seguimiento de los debes de la norma establecidos en los requisitos, para comprobar que las actuaciones del Ministerio de Cultura se desarrollan de acuerdo con las normas constitucionales y legales y en atención a metas, objetivos y estándares establecidos.

El Departamento Administrativo de la Función Pública, en su Guía de Armonización⁴, determina que el liderazgo de la evaluación de los sistemas de control interno y de gestión de calidad recae en el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien como parte de la programación de los procesos de auditoría, debe presentar al comité de coordinación de control interno el programa general de las mismas, estando en la posibilidad de proponer la realización de auditorías integradas para los dos sistemas y los demás que llegaren a adoptarse.

El Programa deberá contener el objetivo, el alcance, los criterios de auditoría, el equipo auditor, la metodología, las fechas inicio y finalización del ciclo y de la realización de las auditorías internas de calidad a los procesos con sede en Bogotá y en el resto del país, así como las de las jornadas de seguimiento y las de realización de la auditoría externa. El mismo debe ingresarse en el aplicativo ISOtución, a través del cual se programarán las visitas y responsables para auditar cada proceso.

- Término: primer trimestre del año a auditar

- Responsable: Oficina de Control Interno

Se podrán programar auditorías fuera del ciclo para aquellos procesos que presentan no conformidades repetitivas o incremento de las mismas, asi como en temas específicos para el mejoramiento del sistema.

Cronograma general del ciclo de auditorias

A continuación se presenta el cronograma propuesto de las actividades que se llevan a cabo en el marco del programa de auditorías.

ACTIVIDADES GENERALES

OCT

NOV

DIC

ENE

FEB

MAR

ABR.

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

Planificación de las auditorias internas

Elaboración y aprobación del Programa de Auditorías

Preparación auditorías

Ejecución Auditorias Internas

Cargue de Informes definitivos

Retroallmeníaclón dei Ciclo

Jornada de Sequlmlento

Auditoria Externa

Planificación auditorías año siguiente

**El Cronograma anual será presentado ante el Comité de Coordinación de Control Interno y detallará las actividades especificas a realizar en el ciclo de auditorias.

Elaboración del Plan de Auditoría

Una vez recibida la programación de las auditorias, cada auditor deberá elaborar el plan de auditoria de las áreas que le corresponde auditar, de acuerdo con el conocimiento previo del proceso y la indagación del objetivo, el alcance y criterios de auditoría establecidos en el Programa General, así como en la documentación relacionada con el proceso.

Se asignarán, en los casos que se considere necesario, auditores suplentes para atender eventualidades.

- Término: de conformidad con lo establecido en el procedimiento de auditorias internas del Sistema de Gestión de Calidad, el Plan de Auditoria deberá elaborarse y comunicarse al auditado a mas tardar diez (10) días hábiles antes de la fecha de la auditoría, término que solo puede ser modificado en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente justificadas y aprobadas previamente por la Oficina de Control Interno.

- Responsable: auditores internos de calidad.

Preparación de la Auditoría

Se debe tener claridad respecto del alcance de la auditoría a realizar, y para ello el auditor interno de calidad debe conocer, entre otros aspectos, los que se relacionan a continuación:

- Normatividad

- Funciones

- Mapa de Procesos

- Subproceso

- Procedimientos

- Estructura Organizacional

- Misión

- Objetivos

- Plan de acción

- Indicadores de Gestión

- Mapa de riesgos

- Recursos

- Resultados de auditorías anteriores

- Término: 20 días antes de la fecha de la auditoría, el auditor preparará la lista de verificación, para io cual contará con dos días en los que se realizará un taller exclusivamente para la elaboración de la lista de chequeo.

- Responsable: Oficina de Control Interno - auditores internos de calidad.

Se elaborará la lista de chequeo o de verificación, con la identificación específica de los numerales de la NTCGP 1000:2009, teniendo en cuenta el ciclo PHVA y los criterios de auditoría, y se registrará en el formato establecido en el procedimiento.

- Término: la lista de chequeo se deberá enviar al auditor líder o tutor, para su revisión y aprobación, mínimo diez (10) días antes de la fecha de la auditoria, término que sólo puede ser alterado en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente justificadas y aprobadas previamente por la Oficina de Control Interno.

- Responsable: Auditor Líder - auditores internos de calidad.

El auditor líder revisará y aprobará la lista de verificación o de chequeo. En caso de requerir ajustes, estos serán comunicados al auditor, quien deberá atender las recomendaciones.

- Término: el auditor líder cuenta con tres (3) días para la revisión de la lista de chequeo, contados a partir de su recibo.

- Responsable: auditor líder.

Una vez aprobada la lista de verificación, ésta deberá ingresarse al aplicativo del Sistema de Gestión de Calidad, siguiendo los pasos contenidos en el instructivo INGRESO LISTAS DE VERIFICACIÓN EN ISOLUCIÓN.

- Término: el auditor cuenta con un (1) día para ingresar su lista de chequeo en ISOlución, contado a partir de la aprobación del auditor líder.

-  Responsable: auditores internos de calidad.

II. ETAPA DE EJECUCIÓN

En la reunión de apertura se debe informar la metodología a emplear y los canales de comunicación para determinar la eficiencia, eficacia, efectividad, economía y equidad del proceso. En la ejecución de la auditoría el auditor se guiará por la lista de verificación que previamente elaboró e incluyó en el aplicativo de ISOlución, y registrará los hallazgos encontrados en su lista de verificación. Se concertarán las agendas para dar cumplimiento a la reunión de cierre proyectada en el plan de auditoria.

III. ELABORACIÓN DEL INFORME, REUNIÓN DE CIERRE Y REGISTRO DEL INFORME

El auditor elaborará su respectivo informe en el formato determinado para el efecto en el procedimiento, en el que presentará los resultados de los criterios verificados y presentados al auditado en la reunión de cierre, y tos clasificará en:

- Conformidades

- No conformidades

- Observaciones

A su vez, determinará las fortalezas y los puntos débiles con el fin de retroalimentar a los responsables de los procesos sobre las oportunidades de mejoramiento evidenciadas.

La información descrita se entregará al auditor líder para su revisión.

- Término: el auditor interno de calidad contará con cinco (5) días hábiles siguientes a la práctica de la auditoría en las sedes Bogotá, para realizar la reunión de cierre, en la que deberá presentar al responsable del proceso y su equipo de trabajo las conclusiones, tos hallazgos, las fortalezas y debilidades producto de la auditoría, plasmados en el informe, y entregar el formato de evaluación de la auditoría para que sea diligenciado. Dentro de esos cinco (5) días, el informe deberá ser sometido a revisión del auditor líder.

Para el informe de las auditorías a los museos ubicados fuera de Bogotá, el informe de cierre y el formato de evaluación se entregarán el mismo día en que finalice la comisión. Para la revisión por parte del auditor líder se podrá efectuar vía correo electrónico.

- Responsable: auditores internos de calidad.

Una vez firmada la lista de verificación con los resultados de la auditoría, ésta se configura como el Informe Final y no podrá ser objeto de modificación.

- Término: El auditor contará con tres (3) días hábiles siguientes a la firma de! Informe final de la auditoría para realizar el respectivo registro en el software ISOlución, enviar copia del informe firmado y la evaluación respectiva a la Oficina de Control Interno.

- Responsable: auditores internos de calidad.

Nota.

En caso de presentarse diferencias entre auditor y auditado se debe comunicar de manera inmediata a la Oficina de Control Interno, que será la Instancia encargada de dirimirlas, en un período no superior a diez (10) días desde el momento en que es conocedor de las mismas.

En caso de persistir las diferencias, como segunda instancia, se convocará a un comité conformado por el Representante de la Alta Dirección (o su delegado), el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación (o su delegado), el Jefe de la Oficina de Control Interno (quien ejercerá la Secretaria Técnica) y el Auditor Líder.

Los funcionarios precitados escucharán las versiones y argumentos del auditor y el auditado. Si se considera necesario para la revisión de aspectos netamente técnicos, se invitará al funcionario que se considere pertinente. Los aspectos sobre los cuales se dirimirán las diferencias serán específicamente las evidencias encontradas en el desarrollo de la auditoría y la Norma Técnica de Calidad. Los resultados de la reunión constarán en el acta que elaborará el Jefe de Control Interno en su calidad de Secretario Técnico.

El plazo máximo para que se encuentren los informes firmados y cargados en ISOlución es el 15 de junio del año en que se realiza la auditoría.

IV. ETAPA DE REGISTRO DE TRATAMIENTOS

El Auditado ingresará al aplicativo de ISOlución el tratamiento correspondiente a sus no conformidades y observaciones, siguiendo el procedimiento P-OCI-007 Plan de Mejoramiento por Procesos (acciones correctivas y/o preventivas) actividades 2 a 5, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la incorporación en ISOlución del informe del auditor.

V. JORNADA DE SEGUIMIENTO

Para el cierre de los hallazgos, el auditor realizará una segunda verificación de la eficiencia, eficacia, efectividad y ratificar la conveniencia y adecuación de las acciones adelantadas en procura de prevenir o eliminar las causas de los hallazgos, una vez cumplidas las actividades propuestas en el Plan de Mejoramiento.

Teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento del Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Calidad, ios auditores de manera concertada con los auditados, en el cierre de la auditoría, deberán acordar al menos una fecha para la realización de la visita para verificación del avance del plan de mejoramiento de los hallazgos, la cual deberá quedar registrada en el informe final, así como la fecha tentativa del cierre de los hallazgos evidenciados.

Los resultados de la revisión efectuada se deberán ingresar en el aplicativo ISOlución en la primera quincena del mes de septiembre y en el marco del seguimiento se concertará una nueva fecha para realizar el cierre de ios hallazgos.

No obstante, el auditor, conforme a las fechas programadas en el plan de acción establecido por el auditado, podrá efectuar las revisiones a través del sistema ISOlución, si a su juicio lo considera suficiente.

La Oficina de Control Interno, programará una jornada anuaí de seguimiento, en la que comprobará que los auditores hayan cumplido con las revisiones determinadas en el procedimiento, y, dependiendo de la efectividad de las mismas y el avance de las acciones, convocará a las partes para la revisión de los temas críticos sobre los cuales se requiera mayor indagación o verificación. Esto será comunicado en el Comité de Coordinación de Control Interno.

VI. ETAPA DE AUDITORÍA EXTERNA

La Alta Dirección programará conjuntamente con la entidad certificadora el ciclo de las auditorías externas, para que se lleve a cabo durante las dos primeras semanas dei mes de octubre.

Recibido el informe de la auditoría externa, se realizará la reunión de auditores para dar inicio a la etapa de planeación de la siguiente vigencia.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA OFICÍNA DE CONTROL INTERNO, AUDITORES LIDERES AUDITORES DE CALIDAD Y ALTA DIRECCIÓN Y AUDITADOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO

A continuación se detallan los roles y responsabilidades que deben asumir las diferentes instancias que participan en el proceso de auditorías internas.

RESPONSABLE	ROLES
AUDITOR INTERNO	Al igual que la Oficina de Control Interno el auditor interno debe asumir un rol destacado en dos dimensiones: 1. Apoyar los procesos de mejoramiento continuo del área a la que pertenece. El Auditor Interno brindará su asesoramiento y experiencia conformando un servicio de alto valor agregado a partir de: - Su visión global - Su criterio técnico - Su dedicación y metodología - Su objetividad e independencia 2. Desarrollar un proceso de calidad dentro de la auditoría interna. En conjunto, los auditores internos propenderán por el aseguramiento de la calidad dentro de la actividad de auditoría interna. El alcance del aseguramiento deberá considerar: - Los criterios establecidos para la auditoría interna expresadas por la entidad en sus distintos niveles. - El enfoque de la evaluación del riesgo del Ministerio de Cultura. - La evaluación de controles organizacionales y la inclusión de líneas estratégicas de gobierno para asegurar que las auditorías agregan valor a la entidad. - El cumplimiento oportuno de las actividades programadas dentro de los ciclos de auditoría descritos en el presenta manual y en los procedimientos.
OFICINA CONTROL INTERNO(5)	La Oficina de Control Interno es la encargada de coordinar, programar, establecer, implementar y poner en marcha el programa general de auditorías. Asimismo, deberá garantizar la comunicación oficial de los resultados del ciclo de auditorías al Comité de Coordinación de Control Interno y ser el interlocutor entre el Representante de la Alta Dirección y los auditores. La Oficina de Control Interno, en desarrollo de sus responsabilidades debe apoyar a la Afta Dirección para la toma de decisiones necesarias, a efecto de corregir posibles desviaciones sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes. El Jefe debe estar atento a los cambios reales o potencíales en las condiciones internas y/o externas que afecten la capacidad de proporcionar seguridad, desde una perspectiva de futuro. En estos casos, debe señalar y comunicar el riesgo de que los resultados puedan deteriorarse. Es importante resaltar que tanto para el proceso de evaluación como para el de auditoria interna, la Oficina de Control Interno debe contemplar el ciclo PHVA, el cual deberá contener actividades precisas y detalladas para cada etapa las cuales se encuentran descritas en el documento "Rol de las Oficinas de Control Interno Auditoría Interna o quien haga sus veces" expedido por el Departamento Administrativo de la función Pública y el Departamento Administrativo de la Función Pública. El Jefe de la Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento para la aplicación de correctivos, teniendo en cuenta lo siguiente: - Dirigir las observaciones y recomendaciones de trabajo a los niveles adecuados responsables de llevar a cabo ¡a acción correctiva. - Recibir y evaluar las respuestas de la Alta Dirección a las observaciones y recomendaciones del trabajo durante la realización del mismo o dentro de un período razonable después de comunicar los resultados del trabajo. - Recibir actualizaciones periódicas de la Alta Dirección, con el fin de evaluar las actividades llevadas a cabo para corregir las situaciones previamente comunicadas, - Recibir y evaluar informes de otras áreas de la entidad que tengan asignada responsabilidad en procedimiento de naturaleza similar al seguimiento. - informar a los responsables de los procesos y a la alta dirección o al Comité de Coordinación de Control Interno sobre la situación de las respuestas a las observaciones y recomendaciones dei trabajo.
ALTA DIRECCIÓN	Tal y como lo establece el numeral 5 de la NTC GP 1000:2009, la Alta Dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante la comunicación permanente a los funcionarios y contratistas del Ministerio, en especial acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del ciudadano como los legales. Debe estar constantemente revisando la política de calidad al interior del Ministerio, estableciendo un cronograma de actividades para revisar el sistema de gestión de calidad del mismo, mínimo una vez al año, de acuerdo con las necesidades y requerimientos de la entidad. Debe garantizar dentro del Plan de Acción del área responsable los recursos económicos, físicos, tecnológicos y humanos para lograr el cumplimiento de todas y cada una de las etapas del proceso de auditoría. Así mismo, velará porque los niveles jerárquicos contribuyan a facilitar la labor de las auditorias internas en los aspectos que se mencionan en el presente manual.
ROL AUDITOR LIDER	El auditor líder debe tener conocimientos y habilidades de liderazgo para facilitar la realización de la auditoría, realizar la planificación, representar al equipo auditor, organizar, dirigir, proporcionar dirección y orientación a los auditores, prevenir y resolver conflictos en las etapas de planificación, conducción, reporte y seguimiento de los ciclos de auditoría interna. Así mismo, dispondrá su conocimiento y experiencia en la revisión de las listas de verificación para garantizar que efectivamente los numerales auditados sean ios que aplican a los procesos en evaluación. También, asesorará y resolverá las inquietudes que les surjan a los auditores en las etapas de elaboración de los planes de auditoria y la elaboración de las lista de verificación, y presentará un balance al coordinador del programa sobre las condiciones en las que se desarrollaron las auditorías, las debilidades y las fortalezas, con el fin de retroalimentar el proceso y mejorar continuamente el desarrollo del mismo.
ROL OFICINA ASESORA DE PLANEACION	La Oficina Asesora de Planeación en su rol de acompañamiento a las áreas, en lo referente al tratamiento de los hallazgos, revisará los análisis de causas y planes de mejoramiento para garantizar la adecuación y conveniencia de las acciones tomadas.
ROL REPRESENTAN TE DE LA ALTA DIRECCIÓN	De conformidad con lo establecido en la Resolución 1263 de 2008, el Representante de la Alta Dirección debe liderar y garantizar la operacionalización de las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad. El Representante de la Alta Dirección debe promover el fortalecimiento de los procesos de evaluación que se efectúan a través de las auditorías internas, asi como informar al Represente Legal sobre el desempeño de tos sistemas de gestión y hacer seguimiento a la implementación, aplicación y mantenimiento de los procesos necesarios para el desarrollo de los sistemas. El Representante de la Alta Dirección presta especial atención al grupo de auditores internos de calidad y sirve de interlocutor natural entre éstos y la Alta Dirección, para garantizar tanto el mejoramiento de las condiciones para desarrollar la labor, como el análisis y otorgamiento de los incentivos que se mencionan en el siguiente capitulo.
ROL AUDITADO	El auditado para contribuir al buen resultado del proceso de evaluación del Sistema de Gestión de Calidad, deberá preparar a su equipo de trabajo frente al proceso de verificación del cumplimiento de requisitos de la norma y el ciclo de mejoramiento continuo. En la ejecución de la auditoría el auditado deberá estar atento a la revisión que haga el auditor y comprender que la auditoría no va orientada a las personas, sino dispuesta para evaluar la gestión del área, de conformidad con los procesos y procedimientos adoptados por los responsables de las actividades, con fines de mejoramiento continúo de la entidad. Para que el ejercicio de auditoría genere valor agregado, el auditor debe mantener una actitud exenta de prejuicios de cualquier índole y presentar su gestión de manera transparente, precisa, clara y breve, siendo receptivo con las valoraciones que el auditor efectué a la luz de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública. En el marco de la auditoría, el auditor podrá contar con el apoyo de su grupo de trabajo para atender los requerimientos del auditor, y respecto a los resultados, deberá hacer seguimiento a los hallazgos, las no conformidades y observaciones encontradas en las auditorías, tanto internas como externas y crear espacios de diálogo y participación del equipo de trabajo para fomentar la apropiación del proceso de evaluación por parte de los servidores.

5. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA PARA LA PREPARACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE LAS AUDITORIAS AL SISTEMA DE GESTIÓN  DE CALIDAD

A continuación se presenta la relación de documentos mínimos que deben ser estudiados en la etapa de la preparación de la auditoría.

- Norma ISO 19011:2002

- Norma de Calidad NTCGP 1000:2009

- Modelo Estándar de Control Interno MECI

- Plan Nacional de Desarrollo en lo relacionado con el sector a auditar

- Planeación Estratégica de la entidad

- Informe de auditorías anteriores presentados a alta dirección

- Manual de calidad

- Caracterización del proceso y subproceso

- Procedimientos obligatorios y específicos del proceso a auditar

- Documentos asociados en la caracterización (Normatividad interna y externa)

- Estructura organizacional del área

- Plan de Acción del área

- Mapa de riesgos

- Productos no conformes

- Hallazgos de auditorías anteriores y sus planes de acción

- Indicadores de gestión

- Resultado de la encuesta de atención al ciudadano

6. DERECHOS DE LOS AUDITORES

Ostentar la calidad de auditor interno en el Ministerio de Cultura, implica asumir ciertas responsabilidades, de las cuales depende la fiabilidad y la confianza del proceso de auditoría.

Un auditor interno del Ministerio de Cultura debe:

- Aplicar los principios, procedimientos y técnicas de auditoría

- Planificar y organizar el trabajo efectivamente

- Realizar la auditoría oportunamente y cumplir con las demás actividades asociadas al proceso

- Priorizar y enfocarse en aspectos Importantes

- Recolectar información mediante entrevistas, escuchando y observando, y revisando documentos, incluidos los registros

- Verificar la exactitud de la información recolectada

- Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la auditoria, para corroborar los hallazgos de la auditoria y las conclusiones

- Evaluar los factores que puedan afectar la fiabilidad de los hallazgos de la auditoría y las conclusiones

- Entender la conveniencia y las consecuencias de usar técnicas de muestreo

- Registrar las actividades de auditoria a través de documentos de trabajo

- Preparar reportes de auditoria que sean claros y concisos

- Mantener la información confidencialmente

- Comunicar efectivamente, ya sea mediante las habilidades lingüísticas personales o con la ayuda de un intérprete competente.

7. DERECHOS DE LOS AUDITORES DE CALIDAD

En retribución al adecuado ejercicio de su rol, los auditores internos de calidad gozarán de incentivos que se otorgan por efecto de su participación voluntaria en el proceso y los esfuerzos y conocimientos adicionales utilizados en beneficio de la entidad, para el mejoramiento continuo del desempeño de los procesos y se enmarcan en tres tópicos a saber: capacitación, incentivos y garantías para el desarrollo de su rol.

El representante de la Alta Dirección garantizará que los incentivos que se describen a continuación, sean comprendidos en las programaciones que de cada temática se efectúen por la administración durante el transcurso del año.

- Respecto a la capacitación, los auditores internos tendrán derecho a:

- Recibir mínimo 24 horas de capacitación anual (actualización, conocimiento y entrenamiento). Para efectos de la programación, los auditores presentarán las propuestas antes de la finalizar la vigencia para que las temáticas sean incluidas en el Plan de Capacitación Institucional.

- Aspirar a ser auditor líder, previo cumplimiento de los requisitos para ser auditor interno y de la valoración que realice ei coordinador del proceso.

- Recibir mínimo 16 horas de capacitación anual sobre habilidades propias del auditor, liderazgo, comunicación asertiva, entre otros, que serán igualmente propuestos por los auditores de acuerdo con la retroalimentación de los ciclos, el informe que sobre el particular presente el auditor líder y la evaluación de competencias que se desarrolle por el Grupo de Gestión Humana con la colaboración del Departamento Administrativo de la Función Pública.

- Que la capacitación sea con profesionales idóneos con amplia experiencia en auditorias específicamente en el sector público.

Teniendo en cuenta que se estima que la etapa de ejecución de las auditorías internas se efectuará entre los meses de abril y mayo, es importante que los procesos de formación, capacitación y reentrenamiento se programen para su realización durante los seis (6) meses previos.

- Respecto al desarrollo del ciclo de auditorías, los auditores tendrán derecho a:

- Máximo dos dias (16 horas) para la preparación de cada auditoría asignada.

- Una (1) jornada de 8 horas máximo para la ejecución de cada auditoria.

- Un (1) día para la elaboración del informe y entrega del mismo al auditado.

- Un (1) dia para la elaboración del informe y entrega dei mismo al auditor líder, quien deberá revisar y pronunciarse a más tardar el día siguiente de entrega. No obstante, el plazo entre la finalización de la auditoría y la entrega del informe al auditado no podrá superar los cinco (5) días hábiles.

Para las auditorías que se realizaran en los museos fuera de Bogotá, se respetarán las 8 horas máximas para el ejercicio de la misma. Los tiempos de desplazamiento se tendrán en cuenta a partir del día anterior de la ejecución de la misma y el informe se entregará el día siguiente a la finalización de la auditoría.

- Los auditores se reunirán una vez al mes para tratar asuntos relativos a las diferentes etapas del proceso de auditorías que se lleven a cabo durante el año y la reunión será convocada por el Oficina de Controi Interno.

- Respecto a los incentivos, los auditores internos:

- Gozarán de la exención de pago de tiempo para los compensatorios que programe la entidad, previa verificación del cumplimiento del horario laborar,

- El cumplimiento del rol de auditor tendrá prioridad como criterio de desempate para efectos de recibir los incentivos contemplados en el plan de incentivos institucional.

- Serán tomados en consideración, a raíz de su condición de auditor interno, para el eventual otorgamiento de comisiones de estudio al interior o exterior del país.

- Gozarán de los estímulos que la Alta Dirección considere eventual o periódicamente.

8. INFORMES EVIDENCIA Y PAPELES DE TRABAJO

Las evidencias y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de los hallazgos detectados por el auditor, de ahí la importancia que reviste la suficiencia, relevancia y competencia de la evidencia asi como la calidad y claridad de los papeles de trabajo.

Evidencias

En el desarrollo de las auditorías, deben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentar los juicios y conclusiones que formule como auditor.

Las evidencias se clasifican en:

- Evidencia física: se obtiene mediante observación directa de las actividades, bienes o sucesos;

esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales.

- Evidencia documental: puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o

internas a la entidad.

- Evidencia analítica: surge de! análisis y verificación de los datos. El análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de gestión y tendencias reportadas en los informes que genere la entidad u otras fuentes que pueden ser utilizadas.

Los requisitos básicos de la evidencia están referidos a la suficiencia, competencia y relevancia.

La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados.

La suficiencia es fa medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad.

Papeles de Trabajo

La base de la opinión de un auditor es la revisión que realiza de las evidencias de acuerdo con los estándares de la norma.

Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor.

Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los métodos utilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener algún tipo de registro en los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo.

Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital), constituyen el vinculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el informe que se elabore. Por tanto los papeles de trabajo deben:

- Contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones que se presentan en el informe.

- Ser completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente ios hallazgos,

conclusiones y recomendaciones.

- Ser suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no haya

mantenido una relación directa con la auditoria interna, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión.

- Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia.

- Deben contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e

importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

Servir como respaldo de la opinión del auditor.

Los términos y definiciones aplicables al proceso auditor se encuentran en la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 19011:2002.

Para los conceptos que no se encuentren allí desarrollados se deberá acudir a bibliografía que cuente con validez y que sea aplicable al contexto.

El presente manual debe ser actualizado cuando se requiera para lo cual se contará con el equipo de auditores internos, la Oficina Asesora de Planeación, el Representante de la Alta Dirección y la Oficina de Control Interno.

<NOTAS DE PÍE DE PAGÍNA>

1. Subnumeral 3.7, Numeral 3, Términos y Definiciones, NTCGP 1000:2009

2. El Ministerio de Cultura, desde la Certificación del Sistema lograda en el año 2008 y renovada en el 2009, ha desarrollado con el equipo auditor ciclos de revisión de! cumplimiento de los requisitos del estándar de calidad y desde el 2010, por efectos de la Integración con el modelo estándar de control Interno, la revisión de la efectividad de los elementos de control adoptados.

3. El Nomograma puede consultarse en la página web del Ministerio y en el Manual de Calidad y en los documentos de referencia de la caracterización del proceso de Asesoría Jurídica del Mapa de Procesos del Ministerio de Cultura (Aplicativo del SGC - ISOLUCIÓN)

4. Guia Armonización Modelo estándar de Confrot Interno 1000:2005 Sistema de Gestión de Calidad 1000:2004, Departamento Administrativo de la Función Pública 2007, Bogotá D.C.

5. La información relacionada con el Rol de la Oficina de Control Interno respecto a las Auditorias Internas es extraída de la Cartilla de Administración Pública N°6 "Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces”, emitida por la Escuela Superior de Administración Pública ESAP y el Departamento Administrativo de la Función Pública. Bogotá, D.C septiembre de 2009.