CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2020

(abril 01)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

PARA:	Jefes, Directores de las Oficinas Jurídicas y funcionarios que ejerzan funciones jurídicas de las entidades y organismos estatales del orden nacional.
DE:	Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
ASUNTO:	Recomendaciones para las entidades públicas del orden nacional, en cuanto a la suspensión de los términos procesales, preparación de la defensa ante posibles demandas y otras disposiciones, con ocasión del COVID -19, catalogado por la Organización Mundial de la Salud como una emergencia de salud pública de impacto mundial.

La ANDJE, en atención a las medidas que ha adoptado el Consejo Superior de la Judicatura en cuanto a la suspensión de los términos y oportunidades procesales y el Gobierno Nacional, en cuanto a los decretos legislativos, dictados para conjurar la crisis generada por el COVID-19 e impedir la extensión de sus efectos, así como en cuanto a los demás actos administrativos que se han expedido y se expedirán por diferentes entidades administrativas con el mismo propósito, considera importante formular algunas recomendaciones:

I. En cuanto a la suspensión de Los términos y oportunidades procesales.

En atención a los acuerdos PCSJA20-11517, PCSJA20-11518, PCSJA20-11519, PCSJA20-11521, PCSJA20-11526 y PCSJA20-11527, emitidos en el mes de marzo del año que avanza por el Consejo Superior de la Judicatura y a la Circular 003 de 2020 del Consejo de Estado, mediante los cuales se establecen distintas medidas de salubridad pública a fin de reducir el impacto que pueda generar la pandemia en los funcionarios, trabajadores, contratistas y usuarios de los distintos despachos judiciales, se formulan las siguientes precisiones:

1. Los términos y oportunidades procesales se encuentran suspendidos desde el 16 de marzo hasta el 12 de abril del 2020, exceptuándose los siguientes:

(a) Los de las actuaciones ante la Corte Constitucional con ocasión de los decretos que expida el Gobierno en ejercicio de las funciones previstas en el artículo 215 de la C.P.

(b) Los de los procesos y actuaciones en los despachos judiciales que cumplen la función de control de garantías y los de los despachos penales de conocimiento que tengan programadas audiencias con persona privada de la libertad.

(c) Los de habeas corpus.

(d) Los de las acciones de tutela. (Aunque si están suspendidos lo términos de la eventual revisión de esta clase de acciones ante La Corte Constitucional).

(e) En materia de tutelas, el Consejo de Estado impartirá trámite y resolución a aquellas relacionadas con la salud en conexidad con la vida o la libertad.

2. Como consecuencia de Lo anterior, se tiene que, en principio, los distintos despachos judiciales iniciarían sus labores de manera ordinaria con la subsiguiente reanudación de términos y oportunidades procesales a partir del 13 de abril del 2020.

3. Corolario de lo anterior, resulta conveniente puntualizar que los términos de ejecutoria de las diferentes providencias, traslados, notificaciones y demás, se encuentran provisionalmente suspendidos hasta el 12 de abril del 2020, fecha en la que, en principio, se reanudaría el conteo de términos a partir de la instancia procesal en que se encontraban al momento de la decisión inicial de suspensión.

4. Se debe tener en cuenta que el Artículo 62 de la Ley 4 de 1913 (sobre Régimen Político y Municipal) señala:

“en los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Los de meses y años se computan según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil.”

Por su parte el Artículo 118 de La Ley 1564 de 2012 Código General del Proceso, incisos 7 y 8, señalan:

“cuando el término sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día que empezó a correr del correspondiente mes o año. Si este no tiene ese día, el término vencerá el último día del respectivo mes o año. Si su vencimiento ocurre en día inhábil se extenderá hasta el primer día hábil siguiente.

En los términos de días no se tomarán en cuenta los de vacancia judicial ni aquellos en que por cualquier circunstancia permanezca cerrado el juzgado. ”

5. En este sentido la Sección Cuarta del Consejo de Estado mediante providencia del 4 de diciembre de 2014, Expediente 20273, señaló que en el lapso que comprende el cierre de los despachos judiciales, no corre ningún término procesal, por tanto, si según el conteo se hubiera vencido en los días en que los despachos judiciales estuvieron cesantes, se extiende al primer día hábil en que se reanudaron las labores.

6. Frente a instituciones como la caducidad de los medios de control, el Consejo de Estado, en providencia del 26 de agosto del 2019, dentro del Expediente 61713, señaló que en eventos en que la situación que configura la suspensión de términos de manera irregular, como la vacancia o el paro judicial, se supera antes del vencimiento del plazo para acudir a la jurisdicción, la ocurrencia de esa circunstancia no restringe la oportunidad para intentar la demanda oportunamente.

7. En consecuencia, si el plazo de caducidad se cumple durante el periodo en que se encuentra suspendido el término por determinación de la Rama Judicial, su vencimiento se extiende al primer día hábil en que se reanuden labores; empero, en el supuesto en que el término de caducidad ocurra después de superado el cese de actividades judiciales, la demanda deberá ser presentada dentro del término legalmente establecido, so pena que se tenga fenecida la oportunidad para intentar el medio de control respectivo.

8. Finalmente es necesario advertir que se debe continuar realizando seguimiento a los asuntos asignados a cada profesional del derecho como apoderado judicial de las distintas entidades, toda vez que si bien se ha dispuesto una suspensión temporal de términos, la justicia no ha cesado en sus actividades, por lo que de no superarse la presente situación de emergencia dentro del término establecido, se podrán determinar por parte de las autoridades respectivas nuevas formas de ejecución de sus funciones, a fin de garantizar a la ciudadanía la continuidad de, la garantía Convencional y Constitucional del acceso a la administración de justicia.

II. En cuanto a la preparación de la defensa ante posibles demandas y prevención de demandas.

En primer lugar, es importante advertir la obligación que tiene el Gobierno Nacional de remitir a la Corte Constitucional, al día siguiente de su expedición, los decretos legislativos que dicte en uso de las facultades que le confiere la declaratoria de Estado de Emergencia y la obligación que tienen las autoridades competentes de remitir a la jurisdicción de lo contencioso administrativo, los actos administrativos que contengan las medidas de carácter general que sean dictados en ejercicio de la función administrativa y como desarrollo de los decretos legislativos durante el Estado de Emergencia, dentro de las 48 horas siguientes a su expedición. Si no se remiten, la Corte y la jurisdicción de lo contencioso administrativo deben aprehender de oficio y de forma inmediata su conocimiento. Es realista considerar que existe el riesgo de que se presenten demandas contra el Estado, por las medidas que ha adoptado en ejercicio de las facultades previstas en el artículo 215 de la C.P.

En este sentido, es necesario que todas las entidades estén preparadas y desde ya se anticipen y prevean los argumentos y mecanismos de defensa que podrían emplear, particularmente identificando y determinando los hechos y medios de prueba que Les servirían para sacar avante una defensa eficaz:

1. Especialmente, dada la coyuntura que atraviesa el Estado por esta pandemia, la ANDJE considera relevante resaltar la necesidad de conservar y custodiar adecuadamente los medios de prueba utilizados para fundamentar las decisiones que se han adoptado y que se incorporan en los actos administrativos, tales como estudios técnicos, proyecciones, investigaciones, y en general cualquier insumo que haya servido para motivar^[1] y justificar las medidas restrictivas expedidas. Esto se constituye en una política de primer orden para la defensa de los intereses litigiosos del Estado.

2. Igualmente, es importante que los funcionarios públicos ejecutores de las medidas que se hayan adoptado y de las que se adoptarán, las practiquen y hagan cumplir con riguroso apego a las normas y procedimientos particulares que las establecen o a la normatividad general, según sea el caso. En este sentido, es trascendental observar estrictamente el principio de legalidad.

3. En caso de considerar la aplicación de sanciones, es imperativo observar previamente todos los principios del derecho sancionatorio de la Administración: legalidad, tipicidad, debido proceso, contradicción, imparcialidad, razonabilidad, etc.

III. En materia contractual

1. En materia contractual, particularmente en la contratación directa, es necesario verificar los requisitos habilitantes y, en caso de ser necesario acudir a la urgencia manifiesta debe estar muy bien justificada la conexidad entre el peligro inminente para la salubridad, seguridad y tranquilidad con los contratos que por esta vía se vayan a celebrar.

2. Igualmente, se debe tener presente la conveniencia de acudir a los convenios interadministrativos cuando ello aplique, como una forma de colaboración armónica de los órganos del Estado.

3. Por otra parte, en la ejecución de los contratos, es imprescindible continuar con las funciones de seguimiento contractual, a través de los supervisores e interventores.

4. Igualmente, dada la coyuntura, podría resultar necesario acudir a la figura de la “adición de los contratos”, por lo que es importante tener presente lo siguiente:

- El contrato original debe encontrarse en ejecución.

- La adición implica necesariamente la modificación del contrato: modificar sus cláusulas, pero sin desnaturalizarlo, es decir, los elementos que se adicionen deben estar ligados al contrato original y resultar imprescindibles para cumplir la finalidad que con él se pretende satisfacer.

- Con la expedición del Decreto 440 del 20 de marzo de 2020, a través del cual se adoptaron medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVID- 19, si es posible adicionar los contratos en más de un 50% de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales, siempre y cuando se relacionen con bienes, obras o servicios que permitan una mejor gestión y mitigación de la situación de emergencia.

- Cualquier modificación (sea concertada o en aplicación de la potestad de hacerlo unilateralmente), implica el reconocimiento y orden de pago de las compensaciones e indemnizaciones respectivas y la aplicación de los mecanismos de ajuste de las condiciones y términos contractuales a que haya lugar, con la finalidad de mantener el equilibrio contractual necesario.

- También es importante diferenciar la posibilidad de ajustar o revisar los precios de la necesidad de adicionar los contratos para agregar elementos no previstos originalmente, pero cuya ejecución es indispensable por su conexidad. En este último caso, se realiza mediante la adición, bien sea en cuanto al objeto para incluirlos, en cuanto al valor para cubrirlos o en cuanto al plazo para ejecutarlos.

Cordialmente,

CAMILO GÓMEZ ALZATE
DIRECTOR GENERAL

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. La motivación de los actos administrativos, es esencial y, como todos saben, se refiere a las razones tácticas y legales que sirven de fundamento para su expedición.