Acuerdo 2 de 2010 ARCHIVO
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ACUERDO 2 DE 2010
(abril 15)
Diario Oficial No. 47.686 de 20 de abril de 2010
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CONSEJO DIRECTIVO
Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
en pleno uso de sus facultades, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de 1991, en su artículo 209, establece que la función administrativa está al servicio del interés general y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que la Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional...”, en su artículo 68, establece que los establecimientos públicos son entidades descentralizadas cuyo objeto se refiere a la prestación de un servicio público, conforme con las reglas del derecho público; con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. Como un órgano del Estado, que aún gozando de autonomía administrativa está sujeto a control político y a la suprema dirección del órgano de la administración al cual se encuentra adscrito.
Que los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de agosto 18 de 1999, establecen la admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos.
Que el Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura mediante Decreto 1746 del 15 de junio de 2003.
Que el literal i) del artículo 9o, del Acuerdo número 017 del 27 de febrero de 2001, “Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nación”, establece la función de “Expedir su propio reglamento”.
ACUERDA
ARTÍCULO 1o. Adoptar el Reglamento de funcionamiento del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, de la siguiente forma:
REGLAMENTO INTERNO
DEL CONSEJO DIRECTIVO Y SU REGLAMENTO.
ARTÍCULO 2o. El Consejo Directivo se constituirá y funcionará conforme a lo dispuesto en la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001, la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1126 de 1999, en las normas que los modifiquen y complementen, en las demás disposiciones institucionales y según este Reglamento, en cuanto no se oponga a aquellas.
ARTÍCULO 3o. REGLAMENTO. El presente ordenamiento regulará la actividad del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, así como su funcionamiento.
ARTÍCULO 4o. DEFINICIÓN. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación es un órgano colegiado y deliberante, cuya misión será la de orientar y aprobar las políticas que se propongan por parte del Director de la entidad en materia de la función archivística, así como la toma de decisiones en los temas de su competencia.
ARTÍCULO 5o. SEDE. La sede permanente del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación es la ciudad de Bogotá, D. C., donde será convocado para sesiones ordinarias y extraordinarias; así mismo, podrá ser convocado para que se reúna en un sitio distinto.
DE LA COMPOSICIÓN DEL CONSEJO DIRECTIVO, SU SECRETARIO E INVITADOS.
ARTÍCULO 6o. COMPOSICIÓN. El Consejo Directivo estará integrado por:
1. El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.
2. Un designado del Presidente de la República con su respectivo suplente, quienes serán designados para períodos de dos años.
3. El Director del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, Colciencias, o su delegado.
4. El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado.
5. Un experto en el campo de acción del Archivo General de la Nación, elegido por los demás miembros del Consejo Directivo, de una terna presentada por el Ministro de Cultura.
ARTÍCULO 7o. SECRETARIO DEL CONSEJO DIRECTIVO. El Director General del Archivo General de la Nación actuará como Secretario Técnico del Consejo Directivo; en consecuencia, tendrá derecho a voz pero sin voto.
ARTÍCULO 8o. INVITADOS A LAS SESIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. Los miembros del Consejo y el Director del Archivo podrán invitar a las reuniones ordinarias a los asesores y a las personas relacionadas con el tema por tratar.
PARÁGRAFO. Los consejeros determinarán si los invitados participan en toda la sesión o sólo en alguna parte de ella. En todo caso, los invitados sólo tendrán voz.
DE LOS ACTOS DEL CONSEJO DIRECTIVO Y SUS RECURSOS.
ARTÍCULO 9o. ACTOS DEL CONSEJO DIRECTIVO. Los actos administrativos que profiera el Consejo Directivo se denominarán acuerdos y al igual que las actas de sus reuniones serán suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico.
ARTÍCULO 10. SESIONES. El Consejo Directivo podrá sesionar con la presencia de la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros asistentes a la respectiva sesión.
ARTÍCULO 11. NUMERACIÓN DE LOS ACTOS DEL CONSEJO DIRECTIVO. Los acuerdos se numerarán cada año, separadamente y de manera consecutiva.
DE LAS FUNCIONES.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones:
1. Formular, la propuesta del representante legal, la política general del organismo, los planes y programas que, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y a la Ley Orgánica del Presupuesto, deben proponerse para su incorporación a los planes sectoriales y a través de estos, al Plan Nacional de Desarrollo.
2. Formular, a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.
3. Conocer de las evaluaciones semestrales de ejecución presentadas por la Administración de la entidad.
4. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que considere pertinentes y adoptar los Estatutos Internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca, de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.
5. Aprobar el proyecto de presupuesto anual del respectivo organismo.
6. Establecer las tarifas que el Archivo General de la Nación pueda cobrar por concepto de venta de bienes y servicios; los ingresos recibidos por estos conceptos ingresarán al presupuesto de la entidad.
7. Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados.
8. Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional.
9. Expedir su propio reglamento.
10. Las demás que les señalen la Ley, el acto de creación y los estatutos internos.
PARÁGRAFO: El Consejo Directivo podrá delegar en el Director o en cualquier otro funcionario del Archivo General de la Nación, el cumplimiento de algunas de las funciones que le sean propias al Consejo Directivo con el correspondiente control y seguimiento a dicha delegación siempre que no vaya en contravía de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 489 de 1998.
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO. Serán funciones del Presidente del Consejo Directivo las siguientes:
a) Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias.
b) Presidir las sesiones, dirigir la discusión y proponer las votaciones.
c) Suscribir las actas de las sesiones del Consejo.
d) Firmar los acuerdos.
e) Cumplir y hacer cumplir este reglamento en todas sus partes.
f) Las demás propias de su calidad de Presidente.
ARTÍCULO 14. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL CONSEJO DIRECTIVO. Serán funciones del Secretario del Consejo Directivo las siguientes:
a) Tomar conocimiento de todas las comunicaciones, peticiones y demás asuntos dirigidos al Consejo Directivo, y dar aviso de ello a los Consejeros.
b) Preparar el Orden del Día y demás documentos para tratar en las sesiones del Consejo.
c) Entregar oportunamente a sus miembros, las citaciones con sus anexos.
d) Elaborar las actas correspondientes a las sesiones del Consejo.
e) Firmar los acuerdos.
ARTÍCULO 15. RÉGIMEN DISCIPLINARIO DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO Y DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Además de lo dispuesto en la Constitución Política sobre inhabilidades, para ser miembro del Consejo Directivo o Director de la entidad se tendrán en cuenta las prohibiciones, incompatibilidades y sanciones previstas en el Decreto-ley 128 de 1976, la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes que las modifiquen o sustituyan.
DE LAS SESIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO.
ARTÍCULO 16. DE LAS SESIONES. Las sesiones del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación podrán ser ordinarias o extraordinarias.
ARTÍCULO 17. DE LAS SESIONES ORDINARIAS. El Consejo Directivo se reunirá ordinariamente cada mes o en la fecha y en el lugar que indique el Presidente.
ARTÍCULO 18. DE LAS SESIONES EXTRAORDINARIAS. El Consejo Directivo sesionará extraordinariamente cuando fuere convocado por el Presidente.
ARTÍCULO 19. DE LAS SESIONES NO PRESENCIALES. Las sesiones del Consejo Directivo se podrán llevar a cabo de manera virtual, sin la presencia física de sus miembros, cuando así lo determine la Presidencia del Consejo y cuando se trate de asuntos que requieran urgencia en su tratamiento y no sea necesaria la presencia de los consejeros.
En los consejos virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando medios tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, Internet, conferencia virtual o vía “chat”, y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del Consejo.
De las sesiones adelantadas en consejos virtuales se levantará la correspondiente acta, dejando constancia del medio utilizado y de las decisiones adoptadas.
ARTÍCULO 20. DE LA REPRESENTACIÓN EN LAS SESIONES PRESENCIALES. Los miembros del Consejo Directivo que asistan a la reunión, y que por motivos de fuerza mayor o caso fortuito debieren retirarse de la misma antes de su culminación, podrán dejar por escrito su voto sobre los temas que se estén discutiendo, designando a otro miembro del Consejo como su mandatario para que profiera su voto.
ARTÍCULO 21. SITUACIONES DE FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito no sea posible realizar las sesiones ordinarias o extraordinarias, según corresponda, el Presidente procederá a citar nuevamente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la cesación de aquellas.
ARTÍCULO 22. DE LA FORMA DE CITACIÓN. La convocatoria a las sesiones ordinarias y extraordinarias se hará indicando el orden del día, mediante citación escrita por cualquier medio (carta, correo electrónico, fax, etc.).
La citación a las reuniones ordinarias deberá hacerse con por lo menos tres (3) días de anticipación, y se acompañará del Orden del Día y demás documentos que ilustren los temas por tratar.
ARTÍCULO 23. ELABORACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. El Orden del Día será elaborado por el Secretario Técnico, según las directrices trazadas por el Presidente, entre otros, conforme a los siguientes enunciados:
a) Verificación del quórum
b) Lectura y aprobación del Orden del Día.
c) Lectura y aprobación del acta anterior.
d) Informe del Director General del Archivo General de la Nación.
e) Proposiciones y varios.
f) Informe de otros miembros del Consejo.
ARTÍCULO 24. ADICIONES AL ORDEN DEL DÍA. Al inicio de la sesión, el Secretario presentará al Consejo las solicitudes de adición o modificación del Orden del Día de las reuniones, que se hubieren presentado después de enviado el mismo y al inicio de la reunión; el Presidente las someterá a consideración de sus miembros.
ARTÍCULO 25. HONORARIOS. Los honorarios que los miembros del Consejo Directivo percibirán por cada sesión a la que asistan, ordinaria o extraordinaria, se fijarán por resolución, en salarios mínimos legales mensuales vigentes, por sesión de acuerdo con el Decreto que para tal efecto expida el Ministerio de Hacienda.
En el evento de sesiones virtuales los honorarios serán el equivalente a la mitad de los valores de las sesiones presenciales.
ARTÍCULO 26. AVISO DE INASISTENCIA. El consejero que se considere transitoriamente impedido para asistir a sesión dará aviso al Secretario, quien informará de ello a los demás consejeros.
DE LAS COMISIONES.
ARTÍCULO 27. DE LAS COMISIONES TRANSITORIAS. El Consejo podrá nombrar, entre sus miembros, comisiones para el estudio de asuntos concretos y encomendarles, de ser el caso, la elaboración de propuestas no vinculantes.
Para dichos asuntos, las comisiones podrán apoyarse en personas expertas en el tema en cuestión.
DE LA REFORMA Y VIGENCIA DE ESTE REGLAMENTO.
ARTÍCULO 28. DE LA REFORMA. Este Reglamento sólo podrá ser modificado mediante Acuerdo del Consejo Directivo, aprobado con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros del Consejo.
ARTÍCULO 29. VIGENCIA. El presente Reglamento rige a partir de la fecha de su publicación.
Dado en Bogotá, a 15 de abril de 2010.
Publíquese y cúmplase
La Presidenta,
MARÍA CLAUDIA LÓPEZ SORZANO.
El Secretario Técnico,
ARMANDO ENTRALGO MERCHÁN.