RESOLUCIÓN 413 DE 2021

(diciembre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Cultura.

LA MINISTRA DE CULTURA

En uso de sus facultades legales, y en especial las conferidas en los artículos 58, 59, 60 y 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 15 del artículo 6to del Decreto 2120 de 2018, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia señala: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;

Que el artículo 269 de La Constitución Nacional manifiesta que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas”;

Que el artículo 354 de la Constitución Política dispone que: “Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del Presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría”;

Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley;

Que el literal a) del artículo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que: “Características del Control Interno. Son características del Control Interno las siguientes: a. El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad; (...)”;

Que el literal k) del artículo 3 de la Ley 298 de 1996 señala: “FUNCIONES DEL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN. Al Contador General de la Nación le corresponden las siguientes funciones: (...) k) Diseñar, implantar y establecer políticas de control interno, conforme a la ley;(...)”, atribuciones que fueron ratificadas por la corte constitucional mediante Sentencia C-487 de 1997;

Que el Ministerio de Cultura, en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, expidió los parámetros de los nuevos marcos normativos, dentro de los que se tiene la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 "Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de la Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable";

Que el numeral 3.2.2 "Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera" del Procedimiento para la evaluación de Control Interno Contable, adoptado mediante la Resolución 193 de 2016 de La Contaduría General de la Nación, establece que:

"Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.

Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público encargado del área contable de la entidad y del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces."

Que la Resolución DM No. 0087 del 5 de Abril de 2021 del Ministerio de Cultura, adoptó el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Cultura Versión No. 2, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

Que con el fin de dar cumplimiento a las recomendaciones de la Contaduría General de la Nación incorporadas en la Resolución 193 de 2016, y para contar con una instancia al interior del Ministerio de Cultura encargada de asesorar, evaluar, proponer, fomentar, recomendar y decidir acerca de temas específicos en materia contable en la entidad, se hace necesario, armonizar la naturaleza y funciones del Comité de Sostenibilidad Contable, conforme a la normatividad señalada con antelación,

En mérito de Lo Expuesto:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Crear el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Cultura, el cual se constituye como órgano asesor para la mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información contable, de manera que se genere con las características fundamentales de relevancia y fiel representación, facilitando de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de dicha información.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable es responsable de la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en el Ministerio de Cultura.

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio estará integrado de La siguiente manera, quienes concurrirán con voz y voto:

- El Secretario General o su Delegado, quien lo presidirá.

- El Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable.

- El Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios.

- El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su Delegado.

- El Contador, quien tendrá a su cargo la Secretaría Técnica del Comité.

PARÁGRAFO 1. Concurrirá en forma permanente, con derecho a voz pero no a voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno.

De conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y el procedimiento adoptado por la Contaduría General de La Nación con la Resolución 193 de 2016, el Jefe de la Oficina de Control Interno realizará la evaluación de control interno contable con criterio de independencia y objetividad, de acuerdo con lo establecido en el literal a. inciso 2 del numeral 2.2.21.2.2 del Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de la Función Pública.

PARÁGRAFO 2. Participarán en el Comité las personas de los diferentes Grupos o dependencias del Ministerio y sus entidades adscritas que sean invitadas, de acuerdo con la naturaleza de los temas contables a tratar, con derecho a voz, pero no a voto.

ARTÍCULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Cultura, tendrá las siguientes funciones:

1. Establecer las políticas, estrategias y procedimientos requeridos para que los procesos proveedores de información al proceso contable, garanticen la calidad y oportunidad de la información.

2. Formular políticas y estrategias que garanticen la presentación de información contable con las características fundamentales de relevancia y fiel representación.

3. Solicitar la actualización y/o modificación de los manuales de procesos y procedimientos de acuerdo con las decisiones del Comité.

4. Estudiar y evaluar la información que presenten las dependencias y grupos competentes sobre el proceso de Sostenibilidad Contable y recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar, según la norma aplicable en cada caso particular, proponiendo su descargue o incorporación en los estados contables del Ministerio de Cultura según sea el caso, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

Lo anterior para evitar que en la información financiera se revelen situaciones tales como:

Bienes y derechos

a) Valores que afecten la situación financiera y no representen derecho o bienes para la entidad.

b) Derechos que no es posible hacer efectivos mediante la jurisdicción coactiva.

c) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción.

d) Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo de recursos hacia la entidad.

Obligaciones

e) Obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida o erogación de recursos.

f) Obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de pago.

g) Obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la Ley ha establecido su cruce o eliminación.

h) Las demás que correspondan de acuerdo a su naturaleza.

El Comité Técnico de sostenibilidad contable podrá apoyarse en la gestión realizada por los diferentes comités del Ministerio de Cultura para la toma de decisiones en la aplicación contable.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberá hacer seguimiento al cumplimiento de la gestión del Comité de Cuentas por Cobrar y Provisiones del Ministerio de Cultura, el cual hace parte integral de la gestión para la mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información contable, de manera que se genere con las características fundamentales de relevancia y fiel representación, facilitando de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la misma.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberá actualizar las políticas contables y las guías de aplicación financiera y contables adoptadas para el Ministerio de Cultura, conforme las doctrinas, guías de procedimiento contable, conceptos y actualizaciones normativas expedidas por la Contaduría General de La Nación en el marco normativo contable para entidades del gobierno -Resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable actualizará de forma permanente y continuada, el conocimiento de los marcos normativos contables para entidades del gobierno sobre los responsables directos de las actividades del proceso contable, permitiéndoles dimensionar el sistema de contabilidad pública de manera que realicen el debido reconocimiento (identificación, clasificación, medición inicial y registro), medición posterior (valuación y registro de ajustes contables) y revelación (presentación de estados financieros y notas a los estados financieros).

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable hará las recomendaciones necesarias para que el Ministerio de Cultura mejore, diseñe o adquiera nuevos componentes para los sistemas de información que alimentan el proceso contable a fin de obtener una información de calidad y oportuna.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberá vigilar que todas las áreas de la entidad que se relacionen con el proceso contable como proveedores de información, suministren los datos que se requieran, de manera oportuna y con las características necesarias, de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente, para lo cual, se deberán proporcionar por parte de cada dependencia o grupo del Ministerio de Cultura, las diferentes conciliaciones al comité, en caso de que así Lo requiera.

Las dependencias o Grupos principales para cumplir con este deber son: Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora Jurídica, Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios, Grupo de Sistemas e Informática, Grupo de Contratos, Grupo de Infraestructura y Grupo de Patrimonio.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberá vigilar que el Ministerio de Cultura realice el cálculo de manera anual de su materialidad sobre la cual toma decisiones para efectos contables. Dicho cálculo de materialidad deberá ser realizado por el Grupo de Gestión Financiera y Contable.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable orientará conforme a los marcos normativos contables vigentes a las diferentes dependencias o grupos del Ministerio de Cultura, con el fin de que la información financiera refleje su realidad económica sugiriendo adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y fiel representación; para ello el Comité podrá valerse de asesores externos.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberá hacer mayor énfasis en el seguimiento al control del cumplimiento de los marcos normativos contables sobre las clasificaciones del Estado de Situación Financiera que superen el 50% sobre el total de la partida que lo agrupa. (Activos-Pasivos-Patrimonios)

Adicionalmente, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tendrá las siguientes funciones:

1) Recomendar al Ministro y Representante Legal de la Entidad, las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, que deberán adelantar los funcionarios al interior del Ministerio.

2) Asesorar a las diferentes dependencias y grupos del Ministerio de Cultura en el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de depuración y sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.

3) Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre la situación de los rubros que conforman la contabilidad, recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar y su desagregación o incorporación en los estados financieros del Ministerio de Cultura, según sea el caso.

4) Estudiar y recomendar sobre los informes que presenten las dependencias y grupos relacionadas con las debilidades detectadas en el proceso de sostenibilidad contable.

5) Estudiar y autorizar la devolución de valores o saldos a favor.de terceros, cuando haya lugar a ello y se encuentren debidamente documentados.

6) Revisar que Las legalizaciones de viáticos se estén realizando de acuerdo a la normatividad vigente sobre La materia.

7) Hacer seguimiento al informe presentado por el Grupo de Contratos con respecto a los pagos de contratos con su respectiva acta de liquidación.

8) Las demás que le correspondan de acuerdo con su naturaleza.

ARTÍCULO 4. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE.

Convocar las reuniones ordinarias del Comité con una antelación no menor a tres (3) días hábiles, por los medios idóneos de comunicación establecidos en el Ministerio de Cultura.

- Convocar las reuniones extraordinarias a su criterio o por instrucción del presidente del Comité.

- Preparar el orden del día y presentar al Comité los temas a tratar.

- Proyectar los informes que deba presentar al Comité.

- Elaborar las actas de las reuniones del Comité y suscribirlas junto con el presidente del Comité.

- Custodiar y conservar el archivo de las actas y sus soportes.

PARÁGRAFO. Formarán parte integral del acta respectiva, los estudios técnicos, informes y documentos que hayan servido de soporte para la toma de decisiones del Comité.

ARTÍCULO 5. ACCIONES A CARGO. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Cultura, determinará y dispondrá Los mecanismos que sean necesarios para garantizar la sostenibilidad del proceso contable, de modo que la entidad establezca los procedimientos administrativos, jurídicos y contables pertinentes, flujo de la información adecuada, políticas de conservación de documentación soporte y registro oportuno de operaciones.

ARTÍCULO 6. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN. Cada área del Ministerio de Cultura será responsable de sus operaciones, de realizar las conciliaciones entre las diferentes fuentes de información, de cumplir con las políticas y controles que se implementen al interior de la entidad en materia contable, así como de la información que reporten para que los estados financieros cumplan con las características de relevancia y fiel representación.

ARTÍCULO 7. PERIODICIDAD DE REUNIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Cultura se reunirá como mínimo una (1) vez por año y en forma extraordinaria cuando sea necesario o requerido por alguno de sus miembros, previa citación de la Secretaría Técnica del Comité.

ARTÍCULO 8. DECISIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Cultura, podrá deliberar con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus integrantes y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.

ARTÍCULO 9. La presente resolución rige a partir de su expedición, deroga expresamente las Resoluciones 2910 del 30 de Diciembre de 2010, la Resolución 3957 del 17 de Diciembre de 2013, y todas aquellas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

09 DIC 2021

ANGÉLICA MARÍA MAYOLO OBREGÓN

MINISTRA DE CULTURA