RESOLUCIÓN 275 DE 2017

(febrero 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por medio de la cual se adopta el Manual de Interventoría o Supervisión de Contratos del Ministerio de Cultura

LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de las facultades constitucionales, legales y estatutarias, en especial las conferidas en los artículos 210 y 211 de la Constitución Política; los artículos 9 a 12 de la Ley 489 de 1998; el numeral 3a literal c) del artículo 11 y el artículo 12 de la Ley 80 de 1993; el artículo 37 del decreto 2150 de 1995; el artículo 122 del Decreto Ley 2150 de 1995; el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y

CONSIDERANDO:

Que conforme con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la desconcentración y la delegación de funciones.

Que posteriormente, en el artículo 211 de la misma obra señala que la ley fijara las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades, indicando además que la delegación exime de responsabilidad al delegante, la cual corresponderá exclusivamente al delegatario cuyos actos y resoluciones podrá siempre retomar o revocar aquel reasumiendo la responsabilidad consiguiente.

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 establece: De la Delegación para Contratar. Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes"

Que el Artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 adicionó un inciso al artículo 12 de la Ley 80 de 1993, en la que se impuso que "En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.”

Que mediante la misma norma se incorporó un parágrafo al artículo 12 de la ley 80 de 1993, en el que se estableció "Parágrafo. Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso”

Que para dar cumplimiento a las referencias disposiciones legales y constitucionales se hace necesario establecer controles que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e instructivos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.

Que en desarrollo de la facultad de desconcentración de funciones se hace indispensable expedir disposiciones sobre los procedimientos internos en materia de contratación y para el ejercicio de la interventoría y supervisión.

Que en este sentido la Ley 1474 de 2011 el artículo 83 señala: Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

PARÁGRAFO 1o. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.

En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO. OBJETO. Adóptese el Manual de Interventoría o Supervisión de Contratos del Ministerio de Cultura, el cual hace parte integral del Manual de Contratación y Convenios y hace parte Integral de la presente Resolución.

ARTICULO SEGUNDO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su expedición.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. 8 FEB 2017

MARIANA GARCÉS CORDOBA

Ministra de Cultura

ANEXO.

MANUAL DE INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DEL MINISTERIO DE CULTURA.

Contenido

1	PRESENTACIÓN	2
2	OBLIGATORIEDAD	2
3	NORMATIVIDAD	2
4	GLOSARIO	2
5	RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR	7
6	INTERVENTORA	8
Definición de Interventoría	8
Designación del Interventor	8
Obligaciones de los Interventores	8
Obligaciones generales	8
Obligaciones relacionadas con aspectos administrativos	9
Obligaciones relacionadas con aspectos técnicos	12
Obligaciones relacionadas con aspectos financieros	14
Obligaciones relacionadas con aspectos legales	16
7	SUPERVISIÓN	17
Definición de supervisión	17
Perfil y designación del supervisor	17
Obligaciones de los supervisores	17
Obligaciones generales	18
Obligaciones relacionadas con aspectos administrativos	18
Obligaciones relacionadas con aspectos técnicos	19
Obligaciones relacionadas con aspectos financieros	20
Obligaciones relacionadas con aspectos legales	20
8	SUPERVISION A CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS	21
9	INFORMES DE INTERVENTORA y SUPERVISIÓN	21
10	LIMITES DE LA INTERVENTORA Y DE LA SUPERVISIÓN	22
11	COMITÉ DE COORDINACION Y SEGUIMIENTO	22
12	FUNCIONES DEL COMITÉ COORDINACION Y SEGUIMIENTO	23
13	APOYO A LA SUPERVISIÓN	23

1 PRESENTACIÓN

El presente manual de interventoría y supervisión es una herramienta para los funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura, en el cual se definen funciones y se otorgan responsabilidades a las personas naturales o jurídicas que ejercen como interventores, supervisores y contratistas de la Entidad,

Este instructivo establece las condiciones mínimas que debe observar y seguir quien cumpla las fundones de interventor y/o supervisor respectivamente, buscando el cumplimiento efectivo de las obligaciones adquiridas para con el Ministerio de Cultura, por sus contratistas, en desarrollo de los contratos y convenios suscritos por la misma.

Es interés del Ministerio de Cultura lograr el cumplimiento del objeto contractual a cabalidad; por tal razón, busca que se vigile, controle y verifique el accionar del contratista.

2 OBLIGATORIEDAD

Acorde con el Principio de Responsabilidad que rige la Actividad Contractual, las Entidades del Estado están obligadas a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger tanto los derechos de la propia entidad como los de los contratistas y terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

En tal sentido, las disposiciones contenidas en este manual, son de obligatorio cumplimiento para interventores, supervisores, personal de apoyo a la supervisión, funcionarios y contratistas del Ministerio de Cultura; los Directores, los Jefes de Unidades Administrativas sin personería jurídica, la Secretaría General, la Oficina del Grupo de Contratos y Convenios y la Oficina de Control Interno velarán por el correcto cumplimiento del mismo.

3 NORMATIVIDAD

Los interventores, supervisores, personal de apoyo a la supervisión, funcionarios y contratistas de la Entidad, estarán sujetos a lo contemplado en el presente manual, el Manual de Contratación del Ministerio de Cultura, el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública - Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 1082 de 2015-, el Código Único Disciplinario -Ley 734 de 2002-, el Estatuto Anticorrupción -Ley 1474 de 2011- y demás normas que tos modifiquen, reglamenten o complementen.

4 GLOSARIO

Acta: Documento suscrito por los participantes en el que se describe lo tratado en una reunión o visita, dejando constancia de los compromisos y lateas pactadas, asignando responsables de las mismas.

Acta de iniciación del contrato: Documento suscrito entre el contratista y el supervisor o el interventor en el cual consta el inicio del plazo de ejecución del contrato y los demás datos señalados en el formato previsto para tal fin.

Acta de suspensión del contrato: Documento expedido por las partes, mediante el cual se acuerda la Interrupción temporal de la ejecución del mismo, cuando se presentan circunstancias especiales que lo ameriten, previa solicitud del contratista avalada por el interventor del contrato. En la misma deberán incluirse como mínimo las razones que sustentan la suspensión del contrato, la fecha exacta de la reiniciación del mismo y la afirmación referida a si dicha suspensión genera o no costo alguno para la entidad.

Durante el término de la suspensión no podrá exigirse al contratista la ejecución del contrato respectivo, adicionalmente como efecto de la misma, se modifica la fecha de terminación del contrato y por lo tanto deberán ampliarse las vigencias de fas garantías constituidas por el contratista.

Acta de terminación anticipada de mutuo acuerdo del contrato: Documento expedido por el Contratista y el Ministerio de Cultura, mediante el cual se acuerda la terminación del contrato antes del vencimiento de su plazo de ejecución, previa solicitud del contratista avalada por el interventor.

Acta de entrega y recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega de tos bienes, obras o servicios objeto del contrato o convenio al Ministerio de Cultura

Acta de Liquidación: Documenta elaborado por el Interventor una vez finalice el plazo de ejecución del contrato. Debe ser suscrito por el Contratista y el Ministerio de Cultura. En el mismo se refleja el balance de ejecución del contrato, consigan las generalidades del contrato, estado actual de las pólizas, la liquidación misma, valor inicial, valores adicionales, vencimiento, valores ejecutados y pagados, anticipos o pagos anticipados concedidos y amortizados, balance financiero con los saldos respectivos si los hubiere, los acuerdos, conciliaciones y demás transacciones necesarias para que las partes puedan declararse a paz y salvo.

Acta de Recibo de Lote: Documento por medio del cual se hace entrega al Contratista y a la Interventoría, del Lote o inmueble en el cual habrán de desarrollarse los trabajos objeto del contrato

Acta Parcial de Recibo de Cantidades: Documento en el cual se indican las cantidades ejecutadas en un periodo por el Contratista y aceptadas a satisfacción por la Interventoría y el valor correspondiente a dichas actividades. En ese documento deberá plasmarse tanto el aval del interventor, como del Supervisor designado por el Ministerio de Cultura, para que sea válido para la exigir el pago de la suma indicada en el acta.

Acta de Pago Parcial de Interventoría: Documento en el cual se indica el monto a pagar a la Interventoría en un determinado periodo. En ese documento deberá plasmarse el aval del Supervisor designado por el Ministerio de Cultura, para que sea válido para la exigir el pago de la suma indicada en el acta.

Acta de Mayores y Menores Cantidades de Obra: Documento en el cual, una vez iniciada la ejecución y delectadas variaciones en las necesidades de la obra, se balancean las cantidades de las actividades inicialmente contempladas sin exceder el valor total del contrato. Este documento deberá ser suscrito por el Contratista, el Interventor y el Supervisor designado por el Ministerio de Cultura.

Acta de Cambio de Especificaciones: Documento en el que las partes, con anuencia de la Interventoría y con una debida justificación, acuerdan cambiar algunas de las especificaciones pactadas en la suscripción del contrato.

Acta de Reinicio de Contrato de Obra: Documento mediante el cual se deja constancia de la reanudación de las obras.

Acta de Terminación de Obra: Documento en el cual se plasman las condiciones iniciales del contrato, las modificaciones que padeció durante su ejecución, los saldos existentes, las observaciones que el Interventor y/o Supervisor consideren que obstan al recibo definitivo de las obras y se indica un plazo para que el Contratista las atienda.

Acta de Aprobación Tipo de Cimentación; Documento en el cual, la Interventoría aprueba el tipo de

cimentación a implementar, previa revisión y evaluación de los estudios de suelo elaborados por el Constructor o Diseñador. Es válido solo en los casos en que el municipio u otra entidad como aporte al proyecto ejecuta la cimentación,

Acta de Terminación de Interventoría: Documento en el cual se plasman las condiciones iniciales del contrato, las modificaciones que padeció durante su ejecución y los saldos existentes a su finalización.

Acta de Pactación: Documento en el cual las partes, con aval de la Interventoría, pactan precios para actividades no contempladas en el presupuesto inicial del contrato.

Acta de Recibo de Inmueble: Documento a través del cual se deja constancia del recibo, por parte del Contratista, del inmueble en el cual habrá de ejecutar actividades en virtud de contratos celebrados con el Ministerio de Cultura.

Acta de Compromiso y Entrega de Inmuebles: Documento suscrito por el Ministerio de Cultura y un Municipio, en el cual, el primero entrega el inmueble sobre el cual ejecutó unas obras de mejoramiento al segundo, que a su vez adquiere unos compromisos para con el Ministerio de Cultura

Adición del contrato: Constituye una modificación del contrato en cuanto al valor del mismo, la cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado. Debe constar en un documento firmado por el Contratista y el Ministerio y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Se puede realizar siempre que el contrato se encuentre en ejecución.

Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de cada factura, con el fin de devolver al Ministerio de Cultura el valor entregado por concepto de anticipo entregado al Contratista o ejecutor.

Anticipo: Cantidad de dinero que se entrega al contratista o ejecutor por parte del Ministerio de Cultura una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el contrato, con et fin de financiar tos costos en que deba incurrir el contratista o ejecutor para iniciar la ejecución del objeto del contrato, debiendo ser invertida en los conceptos definidos en el plan de inversión de anticipo, de conformidad con las condiciones dispuestas en éste, amortizándose de cada cuenta que se pague al contratista. Este valor siempre debe estar amparado por fa Garantía Única de Cumplimiento del Contrato o Convenio, por el 100% del valor entregado a titulo de anticipo y por el plazo de ejecución del Contrato. Asi mismo debe ser manejado a través de una fiducia mercantil irrevocable.

Caducidad: Es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hachos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que pueda conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. Es la sanción que impone la ley a quien debiendo realizar determinados actos o diligencias ordenados por ella, no los lleva a cabo, quedando impedido para adquirir el derecho del cual es titular.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el responsable del presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de tos compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona et compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal, por lo que cualquier proceso de selección, contractual o acto administrativo que comprometa recursos deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos.

Certificado de Registro Presupuestal: Documento expedido por el responsable del presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, mediante el cual se respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos, La expedición del Registro presupuestal, es requisito de ejecución del contrato o convenio.

Cesión del contrato: Consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, para lo cual el contratista original deberá contar con la autorización previa y escrita de la Entidad, evento en el cual el interventor deberá emitir su concepto, previa evaluación de las condiciones del posible cesionario, quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas para la contratación original.

Cláusula penal. Código Civil articulo 1592: "La cláusula penal es aquella en que una persona, para asegurar el cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación principal". El incumplimiento del contrato sólo puede ser declarado mientras este se encuentre vigente.

Contrato: Todos acto jurídicos generador de obligaciones que celebre el Ministerio de Cultura, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

Contrato Adicional: Es el que celebra el Ministerio de Cultura y el contratista o ejecutor para adicionar recursos al valor inicial del contrato.

Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebren fas entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato por precios unitarios fijos: Son aquellos en los cuales se pacta el precio por unidades o cantidades de obra y su valor total es la suma de los productos que resulten de multiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio de cada una de ellas, dentro de los límites que el mismo convenio fije.

Contrato por administración delegada: El Contrato por administración delegada responde a la modalidad del contrato de obra pública asociada a la forma como se remunera al contratista, en la que la obra es ejecutada por cuenta y riesgo de la entidad contratante, pero a través de un contratista que sólo es delegado o representante de aquélla, a cambio de unos honorarios previamente pactados

Contrato de consultoría, Son aquellos referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de Inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría les que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos,

Contrato de prestación de servicios. Son aquellos celebrados para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

Convenios o contratos interadministrativos: Son los que suscriben entre si las entidades estatales para el cumplimiento de sus fines.

Convenio de apoyo: Son contratos que suscriben las entidades estatales, en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, con recursos de los respectivos presupuestos, con entidades privadas sin ánimo de lucro o entidades públicas de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan nacional y los planes seccionales de desarrollo.

Entidad estatal. Se denominan entidades estatales: La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como fas entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles." (Ley 80 de 1993, artículo 2o)

Dia(s) corriente(s) o Día(s) calendario; Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un dia hábil.

Dia(s) hábil(cs): Son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos tos fines de semana y los días feriados determinados en la Ley.

Garantía única: Consiste en pólizas de seguros a favor de entidades del Estado, que amparan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, y que debe encontrarse vigente durante los términos de ejecución y liquidación del contrato. En el evento de no constituirse o prorrogarse la garantía única dentro de los términos establecidos en el acto o contrato, procederá la declaratoria de caducidad y la entidad pública podrá hacer efectiva también la cláusula penal.

Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por el Ministerio de Cultura para adelantar el seguimiento técnico sobre el cumplimiento del contrate, cuando el seguimiento del mismo suponga conocimiento especializado en la materia o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen procurando la obtención de los resultados esperados. No obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, financiero, contable y/o jurídico del objeto o contrato, dentro de la interventoría.

Manual de Contratación: Documento con Código O-GCC-001, Versión 2 de fecha 15 de junio de 2014 o escrito que lo modifique, sustituya o reemplace. Oe conformidad con lo señalado en los artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, los contratos que celebre el Ministerio de Cultura, se regirán por lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y los decretos reglamentarios, así como por los regímenes excepcionales que la Constitución Política y la Legislación Vigente contemplan. De igual forma, según lo establece el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a los contratos estatales le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por la misma.

Objeto contractual. Es la necesidad que requiere suplir la Entidad, es la actividad que debe adelantar el contratista en virtud del contrato celebrado y debe corresponder a actividades precisas.

Pago Anticipado: Desembolso que se efectúa a nombre del contratista para la ejecución del contrato. Este valor estará amparado por la Garantía Única de cumplimiento del Contrato o Convenio, por el 100% del valor entregado a titulo de pago anticipado y por el plazo de ejecución del Contrato-

Partes: Son las personas que suscriben el contrato estatal; Ordenador del gasto por parte de la entidad contratante y contratista.

Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, éste se eleve a escrito y se expida el registro presupuestal respectivo.

Plazo de ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato o convenio.

Pliego de condiciones: Son las condiciones mínimas requeridas para adelantar el contrato, describen las necesidades de la Entidad, tales como: Objeto del contrato; características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad; presupuesto oficial: factores de escogencia de la oferta y la ponderación matemática precisa, concreta y detallada de los mismos; plazo y forma de pago del contrato.

Prórroga del contrato: Consiste en la modificación del plazo de ejecución originalmente acordado en el contrato, a solicitud del contratista y previo visto bueno del interventor, que sólo podrá realizarse sí el mismo se encuentra vigente. Dicha prórroga debe-a constar en documento suscrito por las partes.

Registro presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona et compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin.

Terminación unilateral: Es el acto administrativo por medio del cual, la Entidad Estatal da por terminado el contrato celebrado por causas imputables al contratista. Sólo puede declararse dentro del plazo de ejecución del contrato y por las causales establecidas en la Ley.

Servidor público. (Definición Ley 80 de 1993, artículo 2o) "Se denominan servidores públicos: a) Las personas naturales que prestan sus servicios dependientes a los organismos y entidades de que trata este artículo, con excepción de las asociaciones y fundaciones de participación mixta en las cuales dicha denominación se predicará exclusivamente de sus representantes legales y de los funcionarios de los niveles directivo, asesor o ejecutivo o sus equivalentes en quienes se delegue la celebración de contratos en representación de aquellas; b) Los miembros de las corporaciones públicas que tengan capacidad para celebrar contratos en representación de éstas.”

Supervisor: Es el servidor público o contratista da la Entidad que ha sido designado por el ordenador del gasto para que efectúe el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas en el marco de un contrato o convenio. Suspensión: Interrupción por tiempo determinado en la ejecución del contrato o convenio.

Valor final del contrato o convenio: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista o ejecutor, con cargo al contrato o convenio. Los cuales deben estar incluidos en el acta de liquidación.

5 RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR.

El interventor y el supervisor serán responsables ante la entidad, de los informes, productos u obras que reciba a satisfacción, total o parcialmente; responderán por el control y vigilancia del contrato hasta su liquidación. Según los artículos 51, 53 y 56 de la Ley 80 de 1993, y los artículos 44, 82 y 84 de la Ley 1474 de 2011, los interventores y/o supervisores, bien sean servidores públicos o contratistas, responderán disciplinaria, civil, fiscal y penalmente por sus acciones u omisiones en la actividad contractual, según sea el caso, en los términos de la Constitución y la Ley, sin perjuicio de las consecuencias que se presenten en su relación contractual con el Ministerio de Cultura.

De igual forma, debe tenerse en cuenta que en calidad de gestores fiscales, los interventores y supervisores están cobijados por las presunciones de doto y culpa grave consagradas en el articulo 118 de la Ley 1474 de 2011.

Es responsabilidad tanto del interventor como del supervisor, mantener informado al Ministerio de Cultura, de las situaciones, hechos u omisiones que puedan constituir actos de corrupción que estén tipificados como conductas punibles, o de cualquier situación que afecte o que pueda afectar la correcta y debida ejecución del objeto contractual.

La falta de actualización de la información o la presentación inoportuna de los informes a los que hace referencia el presente Manual, el contrato o las normas aplicables podrán dar lugar al inicio de acciones disciplinarias en contra del supervisor o interventor.

6 INTERVENTORIA

Definición de interventoría.

La interventoría es el seguimiento técnico que realiza una persona natural o jurídica sobre el cumplimiento de la actividad o servicio contratado por el Ministerio de Cultura cuando el seguimiento del mismo suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. Tal complejidad, sólo podrá ser determinada por el área correspondiente, quien deberá indicarlo en los estudios previos.

No obstante lo anterior, cuando el Ministerio de Cultura lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Al Interventor le corresponde hacer el seguimiento, supervisión, control, coordinación y verificación en la ejecución del objeto contractual, sus alcances y sus obligaciones, con el fin de garantizar el cumplimiento de las especificaciones del bien o servido contratado, así como el de las normas técnicas, los aspectos administrativos, técnicos, contables y financieros, así como los presupuestos y obligaciones pactadas.

Designación del Interventor

El Ministerio de Cultura mediante convocatoria pública adjudicará el contrato de interventoría a la persona natural o jurídica idónea en la materia obelo del contrato.

La actividad de interventoría comienza con la suscripción del acta de inicio del contrato de interventoría y se desarrollará de acuerdo con el tiempo y las obligaciones establecidas en el contrato de interventoría.

Obligaciones de los Interventores

El Interventor tendrá las siguientes responsabilidades durante el periodo de vigencia del contrato sobre el cual ejerce la interventoría:

Obligaciones generales

Apoyar el logro de los objetivos contractuales.

Verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, establecidas en el contrato o convenio suscrito con el Ministerio.

Verificar el cumplimiento de las metas contractuales en las condiciones de tiempo, cantidades, calidad, y adecuada ejecución de los recursos del contrato.

Verificar el cumplimiento de la normatividad y requerimientos vigentes.

Velar porque las relaciones entre el Ministerio y el Contratista, las autoridades de control y vigilancia y la ciudadanía en general, sean llevadas de tal forma que se logre un entendimiento permanente entre las partes.

Llevar el control del archivo de interventoría con la finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato,

Adoptar las medidas necesarias tendientes a solucionar las eventuales controversias que se generen entre el contratista y el Ministerio de Cultura, de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación y el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Estudiar y emitir tos conceptos que se requieran para el adecuado desarrollo del contrato, especialmente aquellos relacionados con las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el Contratista y los solicitados por el Ministerio de Cultura.

Solicitar informes, llevar a cabo reuniones, integrar comités y desarrollar otras herramientas encaminadas a verificar la adecuada ejecución del contrato.

Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos que le sean asignados en la Matriz, en coordinación con el área responsable de cada riesgo, así como la identificación y tratamiento de los que puedan surgir durante las diversas etapas del contrato.

Aprobar o rechazar por escrito, de forma oportuna y motivada la entrega de los bienes o servicios, cuando éstos no se ajustan a lo requerido en el contrato, especificaciones técnicas, condiciones y/o calidades acordadas.

Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo.

Obligaciones relacionadas con aspectos administrativos.

1. Conocer, manejar y emplear el Manual de Interventoría y los formatos Anexos a este manual.

2. Conocer el pliego de condiciones, los documentos que lo modifican y aclaran, la propuesta presentada por el Contratista y el contrato objeto de interventoría detalladamente, asi como las normas internas de la Entidad y la normatividad vigente sobre el lema a intervenir.

3. Controlar y coordinar la ejecución del Contrato objeto de Interventoría, a fin de garantizar a la Entidad, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones correlativas establecidas en los mismos, especialmente en lo referente a las especificaciones técnicas (calidad y cantidad), programa de ejecución física y de inversiones (cronograma de actividades del contrato) asi como de las exigencias técnicas, ambientales, administrativas, contables, legales y financieras, de acuerdo con la naturaleza del contrato (obra, consultoría, suministros o dotación, convenios, etc ).

4. Exigir, recibir y aprobar, dentro del plazo estipulado, los documentos que se relacionan a continuación: i) Cronograma de ejecución y plan de trabajo; ii) Pian SISO; iii, Plan de manejo ambiental; iv) Flujo mensual de caja; v) Organigrama del personal de nómina y contratado; y, vi) Plan de inversión del anticipo.

5. Exigir y hacer cumplir durante todo el desarrollo del contrato, lo ofertado por el Contratista en cuanto a los perfiles profesionales, el equipo exigido para la ejecución de los contratos o convenios, el ofrecimiento de acciones afirmativas del contratista durante el proceso de selección, asi como el tiempo de dedicación del personal propuesto, en la ejecución del proyecto. Cuando el contratista no cumpla con lo anterior, el interventor está obligación de exigir el cambio de personal o equipo ofrecido, e informar al Ministerio de Cultura, de tal decisión. Asi como solicitar su cambio cuando sea negligente, incompetente o incurra en

faltas éticas, morales y de relaciones humanas o cuando altere el normal desarrollo deí contrato y perjudique los intereses de la entidad. Esta solicitud deberá estar debidamente motivada e informar al supervisor.

6. Verificar que el Contratista cuente con la infraestructura física y el recurso humano suficiente para adelantar la implementación de los requerimientos exigidos por las entidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del contrato.

7. Elaborar, revisar, aprobar y suscribir a conjunto con el Contratista, todas las actas a que haya lugar para la ejecución del contrato o convenio.

8. Remitir los originales de los documentos que se originen como actas de inicio, suspensión, terminación y/o liquidación una vez suscritas y requerimientos hechos al Contratista durante la ejecución del contrato y sus soportes, al Supervisor, al Grupo de Contratos y Convenios de la Secretarla General.

9. Todos los originales de las actas y demás documentos del contrato o convenio, deberán estar acompañados de sus soportes y serán archivados en la carpeta del contrato o convenio en forma secuencial, foliados y registrados en el Índice que debe permanecer en la contraportada de cada carpeta, excepto los originales de los documentos que sean soporte para pago, los que reposarán en el Grupo de Gestión Financiera y Contable del Ministerio.

10. Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato o convenio, de tal forma que el Ministerio intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

11. Responder las solicitudes y peticiones del contratista dentro del término legal, evitando que se configure el silencio administrativo positivo (art. 25 numeral 16 Ley 80/93).

12. Llevar en conjunto con el Contratista memoria diaria de la obra, a través de la Bitácora, donde se deben anotar las acciones realizadas diariamente, el tipo de acción, los conceptos, observaciones y/o recomendaciones relativos a la ejecución.

13. Exigir al Contratista o Ejecutor, iniciar la ejecución de las actividades programadas, en las fechas determinadas en el cronograma de ejecución.

14. Efectuar los requerimientos escritos al contratista que sean necesarios a fin de exigirle el cabal cumplimiento del contrato.

15. Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del Contratista.

16. Vigilar el desarrollo de los trabajos con base en lo estipulado en el contrato o convenio, teniendo en cuenta los objetivos y alcances básicos del objeto contratado y las obligaciones y especificaciones dadas por la Entidad.

17. El Interventor será responsable ante el Ministerio de Cultura, de cualquier atraso en el desarrollo del contrato o convenio, excepto si la causa es imputable al Contratista, por incumplimiento de instrucciones, entre otros aspectos. Si el incumplimiento es del Contratista o Ejecutor y et Interventor no lo requiere e informa oportunamente al Ministerio de Cultura, el Interventor será igualmente responsable.

18. Convocar y organizar comités técnicos y/o administrativos citando a las diferentes partes interesadas o involucradas en los temas a desarrollar durante los respectivos comités.

19. Verificar y realizar seguimiento y control, durante la ejecución del contrato o convenio, de los siguientes documentos: i) Cronograma de ejecución y plan de trabajo; ii) flujo mensual de caja; iii) organigrama del personal de nómina y contratado y plan SISO; iv) Plan de manejo ambiental, asi como el cumplimiento de las normas vigentes aplicables.

20. En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas en el contrato o convenio, por parte del contratista, deberá informar y justificar al Supervisor las causas imputables de incumplimiento, indicando las obligaciones incumplidas, aportando pruebas y tasando la suma de la sanción a imponer y asistir a las audiencias que sobre el particular adelante el Ministerio.

21. Presentar informe del presunto incumplimiento al Ministerio de Cultura, que incluya un análisis pormenorizado de las presuntas sanciones contractuales debidamente soportado, presentando sus respectivas recomendaciones.

22. Brindar apoyo a las áreas ejecutoras en el procedimiento para la imposición de las sanciones pecuniarias pactadas en el contrato y proyectar, para la firma del ordenador del gasto o del funcionario competente para imponer la sanción, los actos administrativos o decisiones que pongan fin a la actuación (esta última parte si la interventoría es jurídica también).

23. Emitir concepto sobre las modificaciones contractuales requeridas, así como para la aplicación de las cláusulas excepcionales.

24. Verificar periódicamente el cumplimiento de los pagos de seguridad social, parafiscales, riesgos profesionales y nómina, según la normatividad vigente, así como:

La inscripción al sistema de seguridad social integral del personal empleado para la ejecución del objeto contractual, conforme a lo consagrado en la propuesta y en el contrato

La realización de tos pagos a EPS, ARL, fondo de pensiones y aportes parafiscales, del personal empleado

La implementación de los correctivos necesarios, por las reclamaciones del personal. El pago (mensual o quincenal) de la nómina, según sea el caso.

El cumplimiento de la normatividad de segundad industrial requeridas para vehículos, máquinas y herramientas del Contratista.

Que se cuente con la señalización permanente durante la ejecución de tas actividades, teniendo en cuenta los aspectos de seguridad industrial, vial, etc.

El reporte por parte del empleador de los accidentes de trabajo a la EPS y a la ARL, dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del hecho.

El cumplimiento de las normas en materia de salud ocupacional.

25. Vigilar y certificar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legales de carácter laboral y exigir que se apliquen las normas de seguridad industrial y salud ocupacional que sean de obligatorio cumplimiento, cuando por el objeto del contrato haya lugar a ello,

26. El Contratista y el Interventor, deben conocer la metodología exigida por la Entidad o particular ante la cual se va a solicitar el permiso requerido para la ejecución del proyecto; así mismo, deben verificar, aprobar y aportar la documentación solicitada para adelantar dicho trámite y remitirla de manera oportuna a quien corresponda,

27. Solicitar al Contratista, los informes mensuales sobre el control del proyecto, en los cuales debe reportarse las actividades que ha realizado en ejercicio de este.

28. Elaborar, aprobar y presentar al Ministerio de Cultura, las actas de recibo parcial, acorde con los cortes mensuales de obra, las cuales deben suscribirse en conjunto con el Contratista, atendiendo a lo consagrado en el contrato o convenio.

23. Hacer cumplir el cronograma de actividades. El cual podrá modificarse de común acuerdo con el Contratista, por razones técnicas o administrativas justificadas que se requieran para el cumplimiento del objeto del contrato. En todo caso, las modificaciones deberán avalarse previamente por el interventor, e informarse de manera oportuna al Ministerio de Cultura, adjuntando el nuevo cronograma de actividades, plan de trabajo y flujo de caja.

30. Estudiar y resolver las solicitudes, consultas y reclamaciones que formule el Contratista y emitir concepto Integral sobre estas, Incluyendo las observaciones y/o recomendaciones a que haya lugar, y remitirlas de manera oportuna al Ministerio de Cultura

31. Enviar dentro de los plazos establecidos, al Ministerio de Cultura las solicitudes de modificación al contrato, siempre que se encuentren debidamente justificadas y avaladas por el interventor, adjuntando el respectivo Informe, para que el ordenador del gasto analice la factibilidad de la solicitud.

32. Estudiar oportunamente, las solicitudes de ampliación del plazo de ejecución contractual, presentadas por el Contratista junto con los documentos técnicos que justifiquen dicha modificación. Si prospera la solicitud, es deber del Interventor presentar esta solicitud al Ministerio de Cultura con su respectivo aval por escrito.

33. Justificar administrativa, técnica y financieramente al supervisor sobre cualquier motivo que conlleve a la modificación del contrato.

34. Remitir al Ministerio de Cultura, la solicitud donde se justifique la suspensión temporal del contrato o convenio o paralización en la ejecución de las actividades, por caso fortuito o fuerza mayor. Recibido el aval por parte del Interventor, se suscribirá en conjunto con el Contratista, el acta de suspensión temporal del contrato o convenio.

35. Suscribir el acta de reinicio de las actividades en forma conjunta con el Contratista.

36. Proyectar y aprobar las actas de recibo final y liquidación y remitirlas al Ministerio de Cultura, para su revisión y aprobación final, junto con la totalidad de los soportes.

37. Verificar y suscribir et acta de Liquidación.

38. Presentar informe final, el cual debe incluir los aspectos técnicos, administrativos, legales y financieros del Contrato o Convenio, adjuntando los soportes respectivos, incluyendo la correspondencia.

39. En caso de modificación del proyecto, suministrar la información técnica necesaria para la realización de la misma, en un término no mayor a quince (15) días calendario.

40. Verificar que el Contratista se encuentre a Paz y Salvo por todo concepto, atendiendo la naturaleza del contrato o convenio.

41. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría

42. Verificar directa y de manera continua la obra, que el contratista o ejecutor cuente con el personal, la maquinaria y equipos ofertados y constatar las perfectas condiciones de funcionamiento, exigiéndolos si faltaren, u ordenando su reparación o remplazo inmediato, si fuere necesario.

Obligaciones relacionadas con aspectos técnicos.

1. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el objeto del contrato o convenio, igualmente revisar los planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir et acta de inicio y la ejecución del objeto contractual.

2. Verificar, previo al inicio de la ejecución del proyecto, que las especificaciones particulares del mismo y su correspondiente cuantificación sean coherentes. Cuando existan diferencias, la interventoría deberá incluir en su informe inicial el respectivo concepto y recomendaciones.

3. Coordinar con el Contratista, las actividades preliminares del contrato o Convenio, talas como organización y adecuación del sitio de ejecución de las obras, ubicación de oficinas, campamentos, almacenamiento de materiales y equipos, colocación de vallas de identificación del contrato o convenio, rutas y sitios de ingreso y salida de vehículos, señalizaciones, cerramientos provisionales, medidas ambientales, de seguridad industrial y aquellas que se requieran para el buen desarrollo del contrato o convenio.

4. Exigir que el Contratista, cumpla las normas y especificaciones técnicas vigentes de orden nacional, departamental y municipal vigentes, así como las directrices establecidas por el Ministerio de Cultura, para el desarrollo del contrato o convenio.

5. En caso de requerirse cambios de las especificaciones técnicas, el interventor deberá evaluar e informar al Ministerio de Cultura, adjuntando el respectivo concepto y recomendaciones.

6. Revisar y aprobar los Análisis de Precios Unitarios (APU's), y una vez aprobados, elaborar un acta de ítems no previstos o de mayores y menores cantidades, suscrita en conjunto con el contratista o ejecutor, y los funcionarios responsables por parte del Ministerio de Cultura

7. Programar y asistir periódicamente, a las reuniones de seguimiento y visitas de campo, conjuntamente con el Contratista, asi como aquellos intervinientes que se requieran.

8. Elaborar las Actas de las reuniones, haciendo control, seguimiento y gestión del cumplimiento de los compromisos adquiridos en las mismas.

9. Cumplir con fa entrega de informes de los contratos o convenios, con la periodicidad establecida al inicio de los mismos y los demás informes que se requieran en el desarrollo de los contratos o convenios. Los informes deben ser entregados al Ministerio de Cultura, debidamente foliados, con el número de copias que se requieran; además, se debe suministrar copia digital (CD) de cada uno de los informes entregados.

10. Revisar, antes y durante la ejecución del contrato o convenio, las referencias topográficas (puntos topográficos, coordenadas y cotas} requeridas para la ejecución del contrato o convenio. De igual forma, exigir al ejecutor del contrato o convenio, la permanencia de las referencias topográficas establecidas, su protección, traslado o reposición cuando sea necesario.

11. Controlar e inspeccionar permanentemente, la calidad de la obra, equipos, cronogramas, materiales, bienes, insumos y productos. Para lo anterior, el Interventor exigirá al Contratista o ejecutor, efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, así como realizar los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para verificar y aprobar que el Contratista este cumpliendo con las normas y especificaciones técnicas establecidas en el contrato o convenio.

12. Previa consulta con la Oficina de Contratación del Ministerio de Cultura, ordenar la demolición y reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto un plazo determinado, cuyos costos estarán a cargo del contratista.

13. Revisar, evaluar y conceptuar sobre tos requerimientos de orden técnico realizados por el contratista o ejecutor, informando de manera oportuna al Ministerio de Cultura.

14. Revisar y avalar los análisis de precios unitarios de ítems no previstos presentados por el Contratista. El Interventor debe soportar la revisión efectuada a los Análisis de Precios Unitarios APU's de Ítems no previstos, con mínimo tres (3) cotizaciones, asi como con sus respectivas especificaciones técnicas. Una vez sean revisadas por la Interventoría, los mismos deberán remitirse al Supervisor del Contrato o Convenio, con el concepto técnico respectivo para que éste efectúe las gestiones necesarias ante el Ministerio de Cultura En caso que la Entidad presente observaciones a los Análisis de Precios Unitarios APU's de Ítems no previstos, el Interventor deberá efectuar las correcciones del caso.

15. En los casos de obras adicionales o mayores cantidades de obra que impliquen mayores costos, el Interventor deberá presentar al Ministerio de Cultura un informe detallado para ser sometido a su aprobación y ordenar su ejecución, cuando verifique la existencia del contrato adicional en el cual se legalice el valor adicional al valor inicial del contrato o convenio.

16. Allegar un cuadro resumen de calidad y estado de entrega y recibo de los productos, y/o servicios, pruebas de laboratorio y de campo, en el que se describan las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, el abscisado y/o localización y los resultados obtenidos; de igual forma, los resultados de los ensayos de laboratorio, los análisis y conclusiones correspondientes y demás información relacionada con el tipo de contrato.

17. Cumplir todas las normas legales y técnicas sobre Seguridad Industrial, prevención y control de accidentes, así como las instrucciones y recomendaciones que el Ministerio de Cultura, imparta al respecto.

18. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.

19. Verificar que el Contratista, levante actas de vecindad antes del inicio de actividades y/o obra.

20. Verificar que si uno de los predios consignados en el acta de vecindad sufre daños durante los trabajos, estos sean restaurados al estado en que se encontraban al inicio; al finalizar, se deben solicitar los Paz y Salvos respectivos a los propietarios de los predios.

21. Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes, certificando el cumplimiento técnico del contrato o convenio en sus diferentes etapas de ejecución.

22. Controlar el avance del contrato o convenio con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a los que haya lugar.

23. Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

24.Suministrar al contratista todos los detalles, especificaciones técnicas, etc. necesarios, que deba utilizar en la ejecución del contrato, llevando el respectivo registro de documentos vigentes.

25. Verificar y controlar permanentemente el cumplimiento de las normas de calidad, requerimientos ambientales y especificaciones técnicas del objeto contratado, establecidas por la entidad, en el contrato y demás documentos contractuales.

26. Controlar e inspeccionar constantemente la calidad del objeto contratado, los equipos, materiales, bienes o insumos y requerir al contratista para que efectúe los ajustes pertinentes conforme a las condiciones pactadas.

27. Comprobar y aprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad.

28. Certificar el cumplimiento del contrato o convenio cuando le sea solicitado.

29. Certificar oportunamente el recibo a satisfacción del servicio, obra o bienes según lo estipulado en el texto del contrato o convenio. Bajo ninguna circunstancia, podrá emitir certificación para el último pago del contrato o convenio que vigila, sin que se hayan ejecutado y obtenido lodos los resultados perseguidos en el objeto, pliegos de condiciones, propuesta y cuerpo de obligaciones del mismo. Para expedir esta certificación deberá hacer las verificaciones de cumplimiento legal, del cronograma de actividades y de los resultados obtenidos.

30. Confrontar con las normas técnicas, la calidad de los bienes y servicios contratados, y si es el caso, comunicar oportunamente el incumplimiento o siniestro al Grupo de Contratos y Convenios, con el fin de tomar las medidas necesarias.

31. En caso de incumplimiento parcial o total dentro del plazo de ejecución del contrato, convenio y/o acuerdo, el Supervisor o Interventor deberá requerir por escrito al contratista dentro de un término no mayor a treinta (30) días de conocido el hecho causal de incumplimiento, para que este se allane al cumplimiento de sus obligaciones contractuales, sin perjuicio de las sanciones o acciones que se puedan interponer ante la reiteración de la conducta del mismo; copia de dicho requerimiento, deberá ser enviada al Grupo de Contratos de la Secretaria General para lo de su competencia.

32. Controlar e Informar periódicamente a la entidad sobre el avance del contrato con base en el plazo del mismo, así como proponer las acciones y los ajustes periódicos que sean necesarios para dar cumplimiento al contrato.

33. Mantener actualizada la información y remitir de manera oportuna toda la documentación relativa al contrato o convenio, al Grupo de Contratos y Convenios.

34.Informar por escrito al Director del área correspondiente, sobre las dificultades que se presenten durante la ejecución del contrato y asistir técnicamente a la Entidad en asuntos relacionados con el mismo.

35.Según la naturaleza del contrato, exigir al contratista de acuerdo con las previsiones legales, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, etc., a favor de la entidad.

36. Notificar al Grupo de Contratos de la Secretarla General cuando por cualquier circunstancia no pueda ejercer la actividad de Interventoría del contrato o convenio asignado.

37. Notificar al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios, de la terminación del contrato o convenio vigilado, con el fin de que este proceda al recibo de los bienes devolutivos asignados al contratista para el cumplimiento de su actividad.

Obligaciones relacionadas con aspectos financieros

1. Constatar la existencia del certificado de disponibilidad presupuestal.

2. Constatar la existencia del certificado de disponibilidad de recursos en caso de que aplique.

3. Constatar la existencia del registro presupuestal.

4. En caso de presentarse adiciones al contrato o convenio, se debe constatar la existencia del certificado de disponibilidad presupuestal, el registro presupuestal y el certificado de disponibilidad de recursos en caso que aplique.

5. Revisar, aprobar y suscribir el correspondiente Plan de Inversión y Manejo del Anticipo presentado por el Contratista, y verificar su estricto cumplimiento.

6. Constatar la existencia de la fiducia mercantil irrevocable para el manejo del anticipo del contrato o convenio, según corresponda.

7. Elaborar, aprobar y suscribir la respectiva acta de legalización del anticipo una vez finalizado el programa de flujo de inversión del mismo presentado por el Contratista.

8. Solicitar, verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo y correcta inversión del anticipo por parte del Contratista, y presentarlos al Ministerio de Cultura. Estos deberán estar soportados como mínimo, por los siguientes documentos generados dentro del periodo reportado:

Extracto bancario.

Conciliación bancaria.

Plan de inversión vigente, debidamente justificado y aprobado por las partes. Comprobante de egresos con la respectiva orden de pago, debidamente diligenciado. El comprobante de egreso debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y detallar los descuentos tributarios, Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas que cumplan los requisitos de Ley y venir firmados. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de nómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el número de identificación, nombre y cargo.

No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.

Informe de los rendimientos financieros causados dentro del periodo reportado.

9. Exigir y verificar el reintegro de los rendimientos financieros a que haya lugar por parte del Contratista, conforme a las directrices establecidas por el Ministerio de Cultura.

10. Proyectar, aprobar, suscribir y tramitar las actas de pago parcial, verificando el cumplimiento de la totalidad de los requisitos establecidos por el Ministerio de Cultura, para este tipo de trámite.

11. Verificar la correcta amortización del anticipo en los pagos parciales que se causen durante la ejecución del contrato o convenio,

12. Verificar y controlar que los pagos a realizar se encuentren acordes a lo establecido en el contrato o convenio.

13. Remitir al supervisor del contrato, en los plazos pactados, los documentos soporte de pago debidamente aprobados, una vez se haya verificado el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas.

14. En caso que se compruebe que el Contratista dio a tos dineros provenientes del anticipo una destinación diferente a la autorizada, deberá remitir un informe detallado al Ministerio de Cultura solicitando las acciones legales a que haya lugar.

15. Mantener actualizada la información referente al estado financiero del contrato o convenio.

16. Mantenerse informado del estado financiero del contrato o convenio y del registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como de las modificaciones financieras que surjan dentro de su desarrollo.

17. Revisar y entregar al Supervisor, en el tiempo y en los formatos establecidos para tramitar las solicitudes de pago y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados. Incluyendo los pagos de seguridad social.

18. Verificar que el contrato está debidamente soportado con los recursos presupuéstales requeridos y en este sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.

19. Presentar informe sobre situaciones que alteren en contra de la entidad el equilibrio económico o financiero del contrato.

Obligaciones relacionadas con aspectos legales.

1. Cumplir y hacer cumplir las cláusulas contractuales.

2. Exigir y verificar la aprobación de la garantía única, así como su vigencia, el cubrimiento de los amparos determinados en el contrato o convenio y el pago de las primas.

3. Verificar para la suscripción del acta de Inicio del contrato, que las garantías constituidas y aprobadas cumplan a la fecha de iniciación con las condiciones exigidas y solicitar al contratista su respectiva modificación, cuando haya lugar a ello.

4. Suscribir con el contratista el acta de inicio del contrato dentro de la oportunidad prevista en los pliegos de condiciones o pactada en el contrato, o a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación de designación.

5. Enviar al supervisor del contrato, con veinte (20) días calendario de anticipación al vencimiento del plazo pactado, la solicitud de prórroga y/o adición del mismo, para que conceptúe si es viable o no aceptar la petición al respecto.

6. Vigilar la actualización de la garantía única durante la ejecución del objeto contractual, entiéndase, adiciones, prórrogas y suspensiones.

7. Velar y exigir al contratista que las garantías contempladas en el contrato o convenio, estén vigentes por todo el plazo de ejecución y vigencia de los compromisos contractuales y que sean presentadas y renovadas oportunamente.

8. Requerir al Contratista por cualquier hecho u omisión que pueda afeclar el cumplimiento del contrato. Este requerimiento debe hacerse siempre por escrito.

9. En caso de cualquier incumplimiento, se debe requerir al Contratista por escrito, conminándolo al cumplimiento de las obligaciones que presuntamente no se han ejecutado. Este requerimiento servirá para soportar la eventual aplicación de las sanciones contempladas en el contrato o convenio y en la ley. Enviar copia de este escrito al Ministerio de Cultura

10. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionario competente sobre la configuración de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral, multas o caducidad del contrato o convenio.

11. Solicitar al Grupo de Gestión Financiera y Contable la certificación de saldos y pagos efectuados al contratista. Con base en toda la información producida durante la ejecución riel contrato o convenio, elaborar y remitir al Grupo de Contratos de la Secretaria General el proyecto de acta de liquidación del contrato, una vez terminado el plazo de ejecución.

12. El acta de liquidación final será elaborada por el Supervisor o Interventor, con el visto bueno del Coordinador del Grupo de Contratos de la Secretaria General y suscrita por el Contratista, el Interventor y el ordenador del gasto. En el caso de los Convenios de Apoyo del Programa Nacional de Concertación el acta de liquidación es elaborada y firmada por el representante legal de la entidad apoyada, se entrega al Supervisor o interventor para que siga el proceso normal de cualquier contrato o convento.

13. Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de tos amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos y accesorios, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de tos demás amparos y garantías que se requieran para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

14. Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

15. Suscribir, conjuntamente con las partes del contrato, el acta de liquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización.

16. Informar al Grupo de Contratos y Conventos, a más fardar dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en caso que el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidación bilateral, o no se llega a un acuerdo sobre

su contenido, para que se expida el acto administrativo de liquidación unilateral, anexando para el efecto el Informe de balance final del contrato y los demás soportes requeridos para la liquidación correspondiente,

17. Si se vence el plazo para hacer la liquidación en forma unilateral, y el supervisor y/o interventor no presentó el informe antes referido al Grupo de Contratos y Convenios, deberá solicitar inmediatamente a la citada dependencia, que adelante los trámites para elevar la solicitud de liquidación por vía judicial. Con tal fin, debe anexar todos los soportes requeridos para la liquidación.

18. Todas las solicitudes, ordenes, determinaciones, consultas, definiciones y demás gestiones, como visitas, autorizaciones, acuerdos, que realice el Interventor, deben constar por escrito.

7 SUPERVISIÓN

Definición de supervisión.

La SUPERVISIÓN es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, que realiza directamente el Ministerio de Cultura a través de sus funcionarios, cuando este no requiere de conocimientos especializados en el seguimiento del objeto del contrato o convenio.

No obstante, cuando la complejidad del contrato o convenio así lo requiera, el Ministerio de Cultura podrá contratar personal externo de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

El supervisor verificará el cumplimiento del objeto contractual e informará a la Entidad, de todos los hechos u omisiones que puedan afectar el cumplimiento del contrato o convenio.

Perfil y designación del supervisor

El supervisor debe ser una persona idónea para cumplir las labores propias de esta actividad, pues tiene un carácter técnico y administrativo, y actúa como contacto constante y directo entre el contratista, el interventor, si es el caso, y el Ministerio, y en esa medida está encargado de vigilar y controlar, en forma permanente, que el contrato o convenio que supervisa, se ejecute cabal y oportunamente, de acuerdo con lo señalado en el mismo.

No obstante lo anterior, la Entidad establecerá el perfil del supervisor para cada caso, atendiendo a las particularidades del contrato o convenio, el perfil profesional que debe satisfacer el funcionario que va a desempeñar la supervisión. En lodo caso, la supervisión debe ser atendida a través de los funcionarios del Ministerio, que cuenten con la formación profesional Idónea y experiencia relacionada

La designación del supervisor de un contrato o convenio se realizará desde la elaboración de los estudios previos, y en todo caso antes de la suscripción del acta de inicio.

Obligaciones de los supervisores.

El supervisor debe revisar y avalar toda solicitud relativa a la modificación, adición, prórroga, cesión, suspensión, reinicio y/o liquidación del contrato o convenio a su cargo, e igualmente deberá recibir y revisar los bienes, servicios u obras que se ejecuten en el marco del contrato o convenio y verificar que se hayan desarrollado con fundamento en las condiciones señaladas en el mismo.

Obligaciones generales.

1. Conocer el contenido del contrato o convenio, estudios previos, pliego de condiciones y demás documentos correspondientes al proyecto.

2. Verificar y exigir el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales.

3. En conjunto con el Interventor, controlar y vigilar el oportuno cumplimiento de los compromisos contractuales por parle del contratista o ejecutor para lograr el adecuado desarrollo del proyecto.

4. Adelantar las gestiones y trámites a que haya lugar con otras áreas internas del Ministerio, con el fin de garantizar la adecuada ejecución del objeto contractual.

5. Solicitar, verificar y llevar a cabo el control financiero de los contratos y convenios.

6. Fiscalizar que la Interventoría realice el seguimiento y control de los Planes de Inversión y Manejo del Anticipo, durante la ejecución del Contrato o Convenio.

7. Verificar que la interventoría exija al Contratista, el cumplimiento de las especificaciones técnicas generales y particulares de la obra, bien o servicio.

8. Ejercer las demás labores requeridas para el buen desarrollo del contrato o las que sean asignadas por la entidad para efectuar el control y vigilancia del mismo

Obligaciones relacionadas con aspectos administrativos

Las funciones a desarrollar por parte de los supervisores son:

1. Participar activamente en la elaboración de los Estudios Previos y Proyecto de Términos de Condiciones, En su defecto, estudiar y analizar los estudios previos y los Términos de Condiciones y demás documentos contractuales.

2. El supervisor se reunirá con la interventoría y demás funcionarios que crea necesario. Para lo cual deberá entregar al interventor los siguientes documentos, en medio magnético y/o impresos, dejando consignado dicho recibo en el acta correspondiente.

Términos de Condiciones

Resolución de adjudicación

Contrato de Interventoría

Contrato o Convenio a intervenir

Programa de trabajo y especificaciones del Contratista

Manual de Interventoría, el Manual de Contratación y demás documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por el Ministerio y la normatividad vigente aplicable al contrato o convenio

Toda la documentación técnica del contrato o convenio

Demás documentos que se consideren necesarios según sea el caso

3. Obtener copia del contrato de interventoría, sus anexos y aprobación de la garantía única de cumplimiento.

4. Verificar que el interventor haya cumplido con todos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato.

5. Velar porque el interventor presente el equipo propuesto, cumpla con el tiempo de dedicación al contrato o convenio, lo mantenga durante todo el plazo de ejecución del contrato o convenio, así como aprobar o rechazar los cambios en este aspecto.

6. Advertir que la interventoría se inicie con la antelación adecuada, o por lo menos simultáneamente al contrato o convenio.

7. Entregar y/o verificar que el interventor cuente con la información necesaria para el desarrollo de los contratos de Interventoría y de obra (estudios, diseños, planos, contrato, pliego de condiciones, manual de Interventoría, plan de manejo y demás documentos relacionados).

8. Revisar y suscribir tedas las actas que se generen durante el desarrollo del contrato de interventoría.

9. Revisar y verificar las hojas de vida con sus respectivos soportes, del equipo de trabajo de la Interventoría y el conlratista o ejecutor para el desarrollo del contrato o convenio. Solicitar si es el caso, los cambios respectivos en el equipo de trabajo de la interventoría. En el caso que los cambios sean en el equipo de trabajo del contratista o ejecutor, se debe solicitar aprobación al interventor y al Ministerio de Cultura.

10. Revisar y firmar las autorizaciones de pago a la Interventoría, de acuerdo con los parámetros establecidos en el contrato o convenio y la documentación requerida por el área de tesorería

11. Verificar que la Interventoría controle la correcta inversión y manejo del anticipo.

12. Tener contacto constante y directo con las partes del contrato y servir de enlace y medio de comunicación entre las mismas.

13. Manejar para cada contrato o convenio, un archivo donde reposen todos los documentos generados durante la ejecución del mismo de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Cultura.

14. Remitir al Grupo de Contratos de la Secretaria General del Ministerio, los originales de las actas que se suscriban durante la ejecución contrato o convenio.

15. Cumplir con los procedimientos establecidos en el presente Manual.

16. Colaborar e indicar al contratista o ejecutor sobre los procedimientos internos o externos de orden administrativo, legal y financiero establecidos por el Ministerio de Cultura.

17. Realizar el control general sobre la debida ejecución de los contratos o convenios asignados. Por lo tanto deberá establecer mecanismos de coordinación con la Interventoría y el contratista o ejecutor, que le permitan mantener al Ministerio de Cultura al tanto de la ejecución del contrato o convenio; por lo tanto, el supervisor impartirá las instrucciones, previa consulta con las instancias internas pertinentes y efectuará las recomendaciones para el desarrollo del contrato o convenio.

18. Conocer las obligaciones a cargo del contratista o ejecutor, del interventor y de la entidad, así como los riesgos que asume cada parle dentro del contrato o convenio.

19. Conocer los contratos de Interventoría y del contratista o ejecutor, verificando que se cumplan tos objetivos generales y específicos de los mismos,

20. En los casos que se requiera, organizar una visita al sitio donde se ejecutará el contrato o convenio, con los asesores que considere necesarios, contratista o ejecutor e interventor, con el objeto de verificar las condiciones y detectar posibles modificaciones del mismo.

21. Verificar que se cumpla la programación y coordinación de las reuniones de seguimiento al contrato o convenio.

22. Verificar que el personal de la interventoría se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensión y riesgos laborales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, así como del cumplimiento de los pagos parafiscales.

23. Revisar los conceptos dados por el Interventor sobre las consultas y reclamaciones realizadas por el contratista e informar inmediatamente a la instancia correspondiente dentro del Ministerio, para que se emita un concepto definitivo al respecto.

24. Consultar con la Oficina del Grupo de Contratos y Convenios de la Entidad, sobre las inquietudes de tipo legal que se presenten con relación al contrato o convenio

25. Revisar y tramitar oportunamente los documentos de solicitud de adición y/o prórroga, suspensión y reiniciación del contrato o convenio, remitidos por el Interventor, que impliquen una modificación al contrato o convenio.

26. Si se requiere un cambio en la Interventoría. el supervisor deberá elaborar el informe respectivo para soportar la terminación y liquidación anticipada del contrato.

27. Controlar el balance económico de i desarrollo contractual.

28 Poner en conocimiento de la entidad cualquier irregularidad de la cual tenga conocimiento y que afecte de cualquier manera la ejecución del objeto del contrato.

Obligaciones relacionadas con aspectos técnicos.

1. Supervisar el cumplimiento de los compromisos y tareas pactadas con el interventor.

2. Revisar la gestión del Interventor en lo referente al control que este debe ejercer sobre precios, plazos, calidad, cantidades y avance de obra.

3. Realizar el seguimiento al desarrollo financiero, utilizando la información que la Interventoría debe suministrarle en forma periódica y oportuna.

4 Estudiar, recomendar y presentar por escrito tos cambios sustanciales que estime necesarios para lograr los objetivos de la Interventoría,

5. Verificar que los precios de tos Items no previstos presentados por la Interventoría, se encuentren dentro de los márgenes de precios del mercado y que la obra así lo requiera, con el fin de recomendar su aprobación o rechazo

6. Asegurar que se cumpla el cronograma de las reuniones programadas por la Interventoría.

7. Estudiar, conceptuar y tramitar las solicitudes de sanciones o multas aplicables al Interventor ante la Oficina del Grupo de Contratos y Convenios.

8. Conceptuar sobre la calidad de los informes producidos dentro del contrato de Interventoría efectuando las observaciones pertinentes.

9 Verificar la calidad de los informes presentados por la Interventoría, relacionados con el seguimiento a la ejecución del Plan de Manejo Ambiental, cumplimiento a las directrices y requisitos ambientales.

10. Verificar que en los informes de Interventoría se anexen los soportes de disposición de escombros,

11. Atender y dar respuesta oportuna a los requerimientos de la comunidad donde se realiza la obra, dentro de los términos legales.

12. Verificar que el proyecto cuente con los permisos necesarios para la iniciación del contrato o convenio, así como supervisar que el interventor y el contratista o ejecutor hayan implementado lo requerido por las entidades competentes a través de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del proyecto.

13. Verificar la falta, entrega tardía o suministro incompleto de materiales, insumos o consumibles requeridos para la ejecución de actividades.

14. Verificar las deficiencias en equipos o materiales que afecten tos rendimientos programados

15. Verificar los trabajos rechazados por calidad deficiente.

16. Verificar que el interventor revise las referencias topográficas y de georreferenciación al inicio, en el desarrollo y al final del contrato.

17. Hacer seguimiento continuo del flujo de inversión del contrato o convenio de acuerdo con la información del Interventor,

16 Verificar que el Interventor elabore el proyecto de liquidación del contrato o convenio con la totalidad de los soportes.

19, Notificar al Grupo de Contratos de la Secretaria General cuando por cualquier circunstancia no pueda ejercer la actividad de Supervisión y/o de control y vigilancia del contrato o convenio asignado.

20, Notificar al Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios, de la terminación del contrato o convenio vigilado, con el fin de que este proceda al recibo de tos bienes devolutivos asignados al contratista para el cumplimiento de su actividad.

Obligaciones relacionadas con aspectos financieros.

1. Garantizar que el Interventor cumpla con los requisitos exigidos por la Entidad para la entrega del anticipo pactado en caso que aplique y constatar su correcta inversión. Para este efecto se debe exigir al Interventor el plan de inversión y manejo del anticipo debidamente aprobado

2. Indicar a la Interventoría, el procedimiento para transferencia de rendimientos financieros del anticipo al Ministerio de Cultura y vigilar que los mismos hayan sido consignados en la cuenta definida por la Entidad para ello.

Obligaciones relacionadas con aspectos legales.

1. Cumplir y hacer cumplir el objeto y las cláusulas contractuales

2. Verificar la aprobación de la garantía única de cumplimiento, así como su vigencia, el cubrimiento de los amparos determinados en el contrato o convenio, y el pago de las primas.

3. Vigilar la actualización de garantía única durante la ejecución del objeto contractual, en caso de adiciones, prórrogas, modificaciones, suspensiones y reanudaciones.

4. Requerir por escrito al contratista o ejecutor por cualquier hecho u omisión que amenace o afecte el objeto del contrato o convenio.

En caso de cualquier incumplimiento, se debe requerir al contratista o ejecutor por escrito, conminándolo al cumplimiento de las obligaciones que presuntamente no se han ejecutado Este servirá de soporte en la eventual aplicación de las sanciones contempladas en el contrato o convenio, y en la ley.

5. Informar por escrito a la Oficina del Grupo de Contratos y Convenios del Ministerio de Cultura sobre cualquier incumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones contractuales.

6. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la configuración de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral, incumplimientos, multas o caducidad.

7. Proyectar el acta de liquidación bilateral del contrato d interventoría dentro del término definido en el contrato o convenio y remitirla a la Oficina del Grupo de Contratos y Convenios para su revisión y aprobación,

8. El supervisor debe hacer uso de los formatos establecidos.

8 SUPERVISION A CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

La supervisión se realizara a los contratos interadministrativos bajo los siguientes términos:

1. Realizar revisiones periódicas sobre las actividades adelantadas por el contratista o ejecutor, con el objeto de realizar el seguimiento de las condiciones pactadas.

2. Emitir concepto y recomendar al contratista o ejecutor sobre las necesidades de modificar o adicionar lo pertinente para el cumplimiento del objeto contractual.

3. Requerir por escrito al contratista o ejecutor por cualquier hecho u omisión que amenace o afecte el objeto del contrato.

4. Informar por escrito a la Oficina del Grupo de Contratos y Convenios, al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes del Ministerio de Cultura sobre cualquier incumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones contractuales.

9 INFORMES DE INTERVENTORIA y SUPERVISIÓN

El Interventor, y en los casos que en que no se haya contratado Interventoría externa, el Supervisor, presentará los informes establecidos en el presente manual o en cada contrato o convenio, los cuales deben contener aspectos que a su juicio reflejen de la mejor forma el desarrollo y el estado actual del contrato o convenio. En caso de constarse con interventoría externa, el Interventor rendirá los informes al Supervisor, en caso contrario, este últimos los rendirá al Director o Jefe de Área respectiva, quien revisará los informes y efectuará las recomendaciones del caso relacionadas con el contenido, la metodología y el tipo de información incluida en el mismo. El Supervisor o Interventor, según el caso, deberá buscar que dicho informe sea claro, simple, normalizado, periódico y que contenga todos los aspectos que se requiera conocer por parte de la Entidad, entre oíros los siguientes:

Información básica del contrato o convenio (Objeto, valor, plazo y fechas relevantes).

Balance financiero del contrato o convenio.

Descripción de actividades realizadas durante el periodo de ejecución del contrato o convenio. Opinión sobre cumplimiento de obligaciones a cargo del contratista.

Opinión sobre cumplimiento de obligaciones a cargo del Ministerio.

Evidencia de controles efectuados al contratista por parte del Supervisor o Interventor.

Concepto sobre el cumplimiento de los requisitos ambientales solicitados.

Recomendaciones del Supervisor o Interventor.

Nombre y firma del Supervisor o Interventor.

Amortización del anticipo.

Seguimiento al programa de ejecución

Registro fotográfico

Copia de comunicaciones enviadas y recibidas.

Copia de la bitácora de obra.

El Supervisor o Interventor, según el caso, incluirá en el informe periódico de actividades, los formatos necesarios que le permitan presentar mejor la información, de acuerdo con lo exigido en el contrato o convenio y el presente Manual.

Para el caso de contratos de obras y consultorías relacionadas con la elaboración de estudios técnicos y proyectos de intervención a bienes inmuebles, el supervisor designado por el Ministerio de Cultura deberá diligenciar la ficha de control y seguimiento. .

10 LÍMITES DE LA INTERVENTORÍA Y DE LA SUPERVISIÓN

El interventor o el supervisor NO podrán

1. Ordenar cambios de calidad de las obras, bienes o servicios, o de las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en los contratos, sin la debida aprobación del ordenador del gasto.

2. Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

3. Demorar u omitir la proyección o suscripción oportuna de las actas de iniciación, recibo parcial o total de obras, bienes o servicios, así como la de liquidación, y demás documentos requeridos en desarrollo del contrato respectivo,

4. Adoptar decisiones, celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto la modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales a que haya lugar.

5. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dadivas, favores o gestionar indebidamente a titulo personal asuntos relacionados con el contrato.

6. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

7. Transar o conciliar diferencias sin las autorizaciones respectivas.

11 COMITÉ DE COORDINACION Y SEGUIMIENTO

(Para Contratos de obra y consultorías para el desarrollo de estudios técnicos e interventoría de obras)

Con el propósito de realizar el seguimiento de la ejecución del objeto del contrato, se conformará un comité de coordinación y seguimiento el cual tiene por objeto la revisión del estado y avance del contrato, atendiendo les requerimientos del Ministerio de Cultura En él se confirman las especificaciones o cambios de las mismas, ajustes a los diferentes diseños y su conveniencia técnica y económica, el estudio de ofertas para las adjudicaciones y/o compras necesarias para el normal desarrollo de las obras y se presentará la información sobre el control de costos y los avances de programación de las actividades de la obra. El desarrollo del comité se regirá de acuerdo a los siguientes términos

El comité sesionará cuando sea requerido por alguna de las partes y como mínimo una vez al mes.

El Acta de Comité será elaborada por la Interventoría, en caso de no existir esta figura las elaborará el supervisor del Ministerio de Cultura y la emitirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha del comité para ser refrendada por las partes. Dicha acta será remitida a los miembros del comité, la cual hará parte integral del informe mensual y posteriormente será remitida por el supervisor del Ministerio de Cultura al Grupo de contratos y Convenios para ser anexada al expediente contractual.

Los comités de obra estarán integrados por:

Supervisor Ministerio de Cultura o su delegado y quien este considere necesario por el tema a tratar.

Por parte de la Interventoría, el Director de interventoría y quien este considere necesario por el tema a tratar.

Por parte del Contratista, el Director de Obra y quien este considere necesario por el tema a tratar.

En caso de ser necesario Profesionales Invitados, por cualquiera de las partes.

12 FUNCIONES DEL COMITÉ COORDINACION Y SEGUIMIENTO

1. Revisar y evaluar las propuestas que se presenten dentro del marco del contrato o convenio.

2. Adoptar las decisiones de tipo operativo que sean necesarias para el desarrollo del objeto del contrato o convenio.

3. Servir como instancia de discusión y aclaración y toma de decisiones de las situaciones propias de la ejecución del contrato o convenio.

4. Velar porque las acciones que se desarrollen en el marco del contrato o convenio correspondan a su objeto,

5. Evaluar y aprobar los cambios que puedan presentarse al plan de trabajo del equipo y al equipo de profesionales presentado por el consultor (contratista y/o interventor), en virtud de los términos de referencia,

6. Para cada uno de los comités se elaborarán actas donde se consignarán los diferentes temas tratados, este documento será suscrito por los participantes.

7. Se realizarán actas de comité en cada sesión las cuales serán elaboradas por el Interventor, en caso de no existir esta figura las realizará el supervisor del Ministerio de Cultura,

13 APOYO A LA SUPERVISIÓN

En el caso en que existan dudas en relación con el cumplimiento de las normas en materia de contratación, el desarrollo de los procedimientos relacionados con la supervisión y/o la liquidación de los contratos, o el diligenciamiento de los formatos establecidos, el supervisor podrá acudir al grupo de contratos y convenios.

Si existen dudas en la aplicación de normas que no se relacionen con la actividad contractual, pero se refieran a temas relacionados con el objeto del contrato, se podrá acudir a la Oficina del Grupo de Contratos y Convenios, para que emita conceptos en el marco de sus funciones.

Si existen dudas en la aplicación de normas que no se relacionen con la actividad financiera y contable, pero se refieran a temas relacionados con el objeto del contrato, se podrá acudir al grupo de financiera, para que emita conceptos en el marco de sus funciones.

Cuando se presenten dudas de carácter técnico en relación con la ejecución del contrato, se deberán poner en conocimiento del jefe, director o subdirector respectivo, para que este emita las orientaciones que corresponda.