RESOLUCION 21 DE 2003

(enero 16)

Diario Oficial No. 45.134, de 21 de marzo de 2003

MINISTERIO DE CULTURA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 2 de la Resolución 1696 de 2008>

Por la cual se modifica parcialmente y adiciona la Resolución 0071 de 2001.

LA MINISTRA DE CULTURA,

en ejercicio de las facultades conferidas por la Ley 397 de 1997 y el literal e) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998,

CONSIDERANDO:

1. Que mediante Resolución número 0071 del 26 de enero de 2001, se reglamentó el Subsistema Nacional de Concertación del Ministerio de Cultura y se dictaron otras disposiciones sobre la materia.

2. Que en la misma resolución se adoptó el Manual de Procedimientos para la presentación de proyectos culturales ante el Programa Nacional de Concertación, el cual es necesario modificar en aplicación del principio de equidad.

3. Que de acuerdo con el estudio realizado por el Coordinador del Programa Nacional de Concertación sobre el comportamiento histórico en la asignación de recursos por parte del Ministerio, a los proyectos culturales presentados por los organismos culturales de carácter público y privado, se observa la necesidad de organizar el presupuesto disponible para atender las necesidades del sector cultural, con base en los fundamentos técnicos establecidos por el Departamento Nacional de Planeación.

4. Que con el fin de dar aplicación al principio de equidad en relación con los recursos del Programa Nacional de Concertación, se deben fijar los siguientes parámetros:

a) Establecer una cuota fija del presupuesto que recibe el Programa Nacional de Concertación para apoyar los proyectos de los departamentos y los proyectos de impacto nacional, y

b) Ajustar la metodología y criterios de selección para la presentación de los proyectos culturales al Programa Nacional de Concertación.

Por lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 2 de la Resolución 1696 de 2008> Adiciónase la Resolución número 0071 de 2001 con el siguiente artículo:

Artículo nuevo. Establecer dos cuotas de participación del presupuesto asignado al Programa Nacional de Concertación para el apoyo de proyectos culturales así: el 40% del presupuesto para proyectos con características de impacto nacional y el 60% del presupuesto para proyectos con características de impacto regional y local, de acuerdo con el criterio fijado por el Departamento Nacional de Planeación.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 2 de la Resolución 1696 de 2008> Aprobar el manual que contiene la nueva metodología para la presentación de proyectos culturales al Programa Nacional de Concertación, el cual hace parte integral del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 3o. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 2 de la Resolución 1696 de 2008> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el artículo segundo de la Resolución número 0071 del 26 de enero de 2001.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 16 de enero de 2003.

La Ministra de Cultura,

MARÍA CONSUELO ARAÚJO CASTRO.

PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACION Y ESTIMULOS

"El Ministerio de Cultura orientará y apoyará a las gobernaciones, las alcaldías municipales y distritales y a los cabildos indígenas en la realización de convenios con instituciones culturales sin ánimo de lucro que fomenten el arte y la cultura, con el objeto de rescatar, defender y promover el talento nacional, democratizar el acceso de las personas a los bienes, servicios y manifestaciones de la cultura y el arte con énfasis en el público infantil y juvenil, tercera edad y discapacitados físicos, psíquicos y sensoriales; así como consolidará las instituciones culturales y contribuirá a profundizar su relación interactuante con la comunidad".

Artículo 27. Ley 397 de 1997.

El Ministerio de Cultura a través del Programa Nacional de Concertación y Estímulos tiene la responsabilidad de impulsar, estimular, apoyar y fomentar, los proyectos, programas y actividades de interés público que desarrollen o promuevan los diferentes procesos culturales de creación, investigación, formación, manifestaciones y expresiones artísticas y culturales, que contribuyan a brindar seguridad democrática, al reconocimiento y a la formación de valores culturales, como proceso generado individual y colectivamente por los colombianos; por lo cual contempla el apoyo a la realización de proyectos culturales en las siguientes áreas:

Eventos artísticos y culturales

Comprende proyectos que tienen como objetivo la realización de eventos de carácter artístico y cultural, cuya duración es limitada y periódica, como por ejemplo festivales, carnavales, fiestas tradicionales, exposiciones, encuentros, congresos, seminarios, temporadas y eventos anes.

Actividades culturales de carácter permanente

Incluye proyectos de mayor duración en el tiempo y que generalmente comprenden una serie de actividades que se desarrollan de forma continua, tales como: salas concertadas, programación artística de orquestas, bandas, coros, salas de espectáculos, fundaciones patrimoniales y medios de comunicación comunitarios.

Formación artística y cultural

Comprende proyectos encaminados a la formación en los diversos campos de la cultura y las artes a través de la educación formal, no formal e informal, realizados por instituciones de formación artística y cultural, centros piloto de formación artística, escuelas-talleres de formación artística, casas de la cultura públicas y privadas, desarrollo de programas especiales de formación artística en el sistema escolar, entre otros.

Promoción de la cultura

Incluye proyectos que fomenten, promocionen y divulguen las manifestaciones del arte y la cultura, en el ámbito local, departamental, nacional e internacional, a través de salones regionales de artistas, promoción de participación en eventos del orden nacional y proyectos de promoción de la cultura y los artistas en el exterior.

CONDICIONES GENERALES

1. Pueden participar

- Personas jurídicas del sector público: alcaldías, gobernaciones, entidades públicas de carácter cultural.

- Personas jurídicas del sector privado cuyo objeto social sea específicamente de carácter cultural y sin ánimo de lucro, que puedan acreditar experiencia certificada en la organización y/o ejecución de eventos, programas o proyectos culturales, con resultados concretos, con un mínimo de seis (6) meses de trayectoria a partir de la constitución de la organización.

2. No pueden participar

- Las personas que se encuentren incursas en las inhabilidades o incompatibilidades para contratar con el Estado, de acuerdo con lo dictado en la Constitución Política y las leyes.

- Las personas que se encuentren registradas como responsables fiscales en el boletín expedido por la Contraloría General de la Nación.

- Las personas que tengan vínculos de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor, ejecutivo, con los miembros de las juntas o consejos directivos, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal del municipio, departamento o el Ministerio de Cultura y las entidades adscritas al mismo.

3. De los proyectos

Diligencie el formulario para la presentación de proyectos culturales del Programa Nacional de Concertación y Estímulos del Ministerio de Cultura, y adjunte la documentación solicitada en este documento.

Los proyectos deberán ser presentados para estudio y evaluación técnica y económica, con una anterioridad de tres (3) meses a la realización del mismo. En caso de que la recomendación del evaluador designado por el Ministerio sea de reformulación del proyecto, el proponente tendrá un plazo máximo de 30 días calendario para presentarlo nuevamente con los ajustes a las correcciones formuladas, de lo contrario, el Ministerio entenderá que el proponente no está interesado y finalizará el proceso de concertación.

Diligencie el formulario en español, preferiblemente digitado en computador y en el caso de ser manuscrito, en letra clara y legible.

El presupuesto deberá ser expresado en moneda legal colombiana. Si el apoyo solicitado es para Promoción de la cultura en el exterior, el apoyo económico aprobado será entregado en su equivalente en pesos colombianos, tomando como referencia, la tasa representativa del mercado, del día en que se realice la evaluación técnica correspondiente.

Nota: el Ministerio de Cultura aclarará o modificará el presente documento, cuando las circunstancias lo ameriten y lo divulgará a través de los medios disponibles. Por lo anterior, quienes hayan consultado o presentado proyecto, y se requieran ajustes, deberán cumplir con los procedimientos que el Ministerio señale.

4. Causales de desclasificación de proyectos

- Si el formulario para la presentación de proyectos culturales, no se encuentra completamente diligenciado y firmado por el representante legal.

- Cuando el objeto social del proponente no corresponda con la naturaleza de la actividad a ser desarrollada.

- Cuando no se anexa el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.

- Cuando se compruebe que la información, los documentos o los certificados anexos al proyecto no son exactos o no corresponden a la realidad.

- Si el proponente se encuentra incurso en alguna de las inhabilidades contempladas en el numeral 2 de las Condiciones Generales de participación.

5. Recepción de proyectos

El proyecto se presentará en original y dos (2) copias idénticas, debidamente argollados o legajados, embaladas en un solo paquete. Cada argollado deberá indicar en la pasta si es original o copia.

El proyecto se podrá enviar por correo o radicar en la oficina de correspondencia del Ministerio de Cultura, en la Calle 8ª No 6-97, Bogotá, D. C, con una anterioridad de tres (3) meses a la fecha de realización del evento o actividad cultural.

En ningún caso, se recibirán proyectos que sean entregados personalmente en el Programa Nacional de Concertación y Estímulos o en cualquier dependencia del Ministerio.

Marque el paquete así:

Ministerio de Cultura

Programa Nacional de Concertación y Estímulos

Calle 8ª No 6-97 Bogotá, D. C. - Tel.: 342 41 00

Nombre del proyecto

Fecha de inicio y terminación del proyecto

Nombre del proponente:

Municipio y Departamento.

6. Proceso de Selección y Evaluación

- Verificación de requisitos formales

El Programa Nacional de Concertación de Estímulos verificará que el proyecto cumpla con las condiciones generales y el envío de la documentación requerida.

- Evaluación de los proyectos

El Ministerio de Cultura designará un comité que calificará todos los proyectos presentados, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

CONCEPTO PUNTAJE

Trayectoria e idoneidad del evento cultural u organización cultural       20 Puntos

Participación en la financiación del proyecto   50 Pun tos

Evaluación conceptual del proyecto      25 Puntos

Impacto cultural         5 Puntos

TOTAL    100 PUNTOS

- Trayectoria e idoneidad del evento cultural u organización cultural.

El Ministerio otorgará una calificación máxima de veinte (20) puntos de acuerdo con la siguiente tabla, a la trayectoria histórica que tenga el evento u organización cultural en la región:

TRAYECTORIA PUNTAJE

Trayectoria e idoneidad de 6 meses hasta un (1) año          2 Puntos

Trayectoria e idoneidad desde 1.1 hasta 2 años   4 Puntos

Trayectoria e idoneidad desde 2.1 hasta 3 años   6 Puntos

Trayectoria e idoneidad desde 3.1 hasta 4 años   8 Puntos

Trayectoria e idoneidad desde 4.1 hasta 5 años   10 Puntos

Trayectoria e idoneidad desde 5.1 hasta 10 años   14 Puntos

Trayectoria e idoneidad mayor de 10 años    20 Puntos

- Participación en la financiación del proyecto.

El Ministerio de Cultura otorgará una calificación máxima de 50 puntos de acuerdo con el porcentaje de cofinanciación solicitado, así:

PORCENTAJE DE COFINANCIACIONSOLICITADO

                  AL MINISTERIO PUNTAJE

Entre el 1 y el 10% del total del valor del proyecto      50 Puntos

Entre el 10.1 y el 20% del total del valor del proyecto      40 Puntos

Entre el 20.1 y el 30% del total del valor del proyecto      30 Puntos

Entre el 30.1 y el 40% del total del proyecto   20 Puntos

Entre el 40.1 y el 50% del total del proyecto   10 Puntos

Más del 50.1%           0 Puntos

- Evaluación conceptual del proyecto

Para realizar la evaluación conceptual del proyecto, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

- La claridad en el planteamiento del porqué del proyecto.

- La coherencia entre el objeto social de la entidad y el proyecto presentado.

- La viabilidad en los propósitos planteados.

- La pertinencia entre el contexto socio-económico y cultural de la comunidad beneficiaria y el proyecto.

- La factibilidad de ejecución en el tiempo planteado.

- La factibilidad entre el cálculo y la sustentación de los costos con las metas del proyecto.

- Coherencia entre objetivos y la necesidad que se pretende cubrir.

- La claridad en la definición de funciones y responsabilidades de los ejecutores del proyecto.

- La definición y claridad en el cronograma y plan de trabajo planteado.

- La definición de indicadores de éxito, impacto, proceso y resultado.

- Impacto cultural

El Ministerio otorgará hasta 5 puntos a los proyectos que tengan un amplio impacto cultural. Para esto los proyectos deberán incluir estadísticas y cifras confiables y verificables de asistencia a los eventos o actividades culturales, de los beneficiarios del proyecto, de la circulación, distribución o venta de los productos del proyecto (número de discos vendidos, entregados gratuitamente, etc., entre otros.

- Asignación de recursos

El Comité Técnico de Concertación, teniendo en cuenta el puntaje obtenido por los proyectos, financiará un porcentaje del costo total del mismo. La cantidad de proyectos a cofinanciar, estará sujeta a la cuota presupuestal establecida por el Ministerio para cada departamento.

El Ministerio se reserva la facultad para definir el porcentaje de financiación y la(s) actividad(es) que financiará de cada proyecto, las cuales podrán ser apoyadas total o parcialmente, en dinero o en servicios equivalentes al valor asignado como financiación. En ningún caso se financiará la totalidad del proyecto presentado.

En ningún caso se aprobará el apoyo económico para funcionamiento, dotación, adecuación, obra física o cualquier otro tipo de gasto que no sea inherente a las actividades propias del desarrollo del objeto del proyecto cultural y de los contenidos en los decretos de austeridad del gasto público. Esta clase de gastos deberá cubrirlos con los recursos propios o que le sean aportados por terceros para cofinanciar el proyecto.

Los proyecto que sean aprobados para recibir cofinanciación, deberán suscribir un contrato con el Ministerio de Cultura o con quien este designe.

7. Compromisos de los proponente seleccionados

- Realizar los trámites de legalización del contrato correspondiente dentro de los términos establecidos para tal fin por el Ministerio de Cultura.

- Cumplir a cabalidad con cada una de las obligaciones adq uiridas a la firma del contrato.

- Presentar dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del contrato, el documento oficial, -decreto, resolución o acuerdo- suscrito por el representante legal de la entidad, donde conste la forma cómo se incorporó el recurso asignado, al presupuesto de la entidad.

- Dar los créditos al Ministerio de Cultura en todas las actividades de promoción, realización y divulgación del proyecto.

- Presentar informes parciales y final de ejecución del proyecto de acuerdo con lo previsto en el contrato, los cuales deberán incluir los siguientes aspectos:

- Actividades realizadas con cronograma real de ejecución y documentación de soporte: Fotografías, afiches, plegables, programa ejecutado, otros.

- Ejecución financiera con sus correspondientes soportes contables (facturas, recibos, cuentas de cobro, etc.)

- Cantidad y características del público atendido en cada actividad.

- Análisis de logro de las metas.

- Impacto logrado con el proyecto. Aplicación de índices de gestión.

- Análisis de factores a mejorar.

8. Supervisión

El Ministerio de Cultura designará un supervisor, cuya responsabilidad será la de realizar el seguimiento al desarrollo del proyecto y en especial a la correcta destinación de los recursos otorgados. Adicionalmente, deberá recibir y revisar los informes, así como expedir la certificación de cumplimiento para los pagos correspondientes.

9. Guía para diligenciar el formulario para la presentación de proyectos culturales

PARTE A

Diligencie de manera clara y precisa la información relacionada con el proponente, las responsabilidades tributarias y la información para la consignación de pagos.

PARTE B

Desarrolle de la manera más concreta y en la menor extensión posible, cada una de las preguntas que le ayudarán a plantear el proyecto.

1. INFORMACION DEL PROYECTO

Cuando escoja el nombre del proyecto tenga en cuenta que éste debe reunir las características básicas que identifican al mismo: ¿Qué se va a hacer?, ¿a quién va dirigido?, y ¿en dónde se va a ejecutar?

2. ¿POR QUÉ EL DESARROLLO DEL PROYECTO?

Es necesario decir el porqué del proyecto y para esto se debe explicar lo siguiente:

a) Antecedentes: Explicar la manera como surgió el proyecto y las motivaciones que existen para formularlo. Como se trata de solucionar un problema es necesario mostrar la necesidad, vacío o carencia detectada;

b) Marco referencial particular: Cómo encaja o concuerda con los propósitos y programas del plan de desarrollo local y con las políticas trazadas por la comunidad;

c) Identificación de la necesidad: Explicar cuál es la necesidad y las consecuencias que trae su insatisfacción. La metodología que se ha seguido para identificar, analizar y definir la necesidad debe ser presentada en esta fase. Se debe presentar la forma como la comunidad, el grupo o la institución participaron en esta etapa del proceso;

d) Justificación del proyecto: Explicar la o las maneras como este proyecto va a solucionar la necesidad a partir del cual surge. La justificación del proyecto incluye también la descripción del impacto esperado en un corto, mediano y largo plazo. Los factores multiplicadores y la forma como el proyecto servirá a los diferentes beneficiarios.

3. ¿CUALES SON LOS PROPOSITOS DEL PROYECTO?

Los propósitos de un proyecto indican lo qué se va a realizar, es decir, el enunciado claro y preciso de las metas, los fines y los logros a los cuales se aspira a llegar con el proyecto. Al mismo tiempo, cada proyecto tiene propósitos generales y propósitos específicos de beneficio, desarrollo y continuidad.

a) Los propósitos generales: Enunciar lo que se pretende lograr con el proyecto y los fines que se espera alcanzar;

b) Los propósitos específicos: Nacen de los propósitos generales y señalan las acciones y actividades que se van a realizar en cada uno de los pasos o etapas del proyecto.

4. ¿DÓNDE SERÁ REALIZADO EL PROYECTO?

Una de las partes fundamentales del proyecto es la delimitación del espacio del mismo, pues es necesario determinar su ubicación geográfica y la infraestructura física de la zona donde se va a llevar a cabo.

5. ¿QUIÉNES PARTICIPAN EN EL PROYECTO?

Hay dos tipos humanos que tienen que ver directamente con un proyecto de orden cultural: Los que participan en el proyecto y los beneficiarios del mismo.

6. ¿CUÁLES SON LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL PROYECTO?

Se trata de identificar cuáles son las condiciones favorables y desfavorables que influyen en el desarrollo del proyecto.

7. ¿CÓMO SERA REALIZADO EL PROYECTO?

El cómo hace referencia a las tareas y actividades específicas que conducen a la realización del proyecto y, en consecuencia, a solucionar la necesidad planteada.

En este lugar hay que describir el procedimiento que se sigue para garantizar el éxito de los propósitos. Igualmente, es necesario especificar las diversas etapas a seguir, así como las estrategias, los métodos y las técnicas que conducen a lograr las metas propuestas. En síntesis, lo que se debe formular es el plan de actividades o puesta en marcha del proyecto, describiendo los siguientes puntos:

a) Opciones o alternativas de acción que se han tenido en cuenta;

b) Criterios utilizados para seleccionar las actividades;

c) Tiempo que requiere cada actividad;

d) La manera como cada una de las actividades aporta a la solución;

e) La forma como los beneficiarios y las instituciones participan en la construcción de cada actividad;

f) Fuentes consultadas sobre los aspectos técnicos que conlleva cada actividad (opcional).

Es importante anotar que en un proyecto lo que requiere de cálculo y asignación presupuestal es el plan de actividades y no la idea o la necesidad.

8. ¿CUÁL ES EL VALOR TOTAL DEL PROYECTO?

El presupuesto es hacer un cálculo anticipado de los ingresos y los gastos del proyecto y, de esta manera, mostrar su viabilidad.

a) Costos y gastos: Se trata de elaborar un listado de todos los costos que se tendrán durante el tiempo de elaboración del proyecto. Para llevar a cabo este propósito se elabora un cuadro en donde se encuentre especificado por cada rubro los desembolsos proyectados. Es importante distinguir los costos directos (honorarios, equipos, viajes, transporte, materiales, otros) de los costos indirectos (administración del proyecto, papelería, agua, luz, Internet, teléfono, etc.);

b) Ingresos: Hay que proyectar igualmente los ingresos que se esperan recibir en cada etapa del proyecto.

9 ¿CUÁNDO SERÁN REALIZADAS LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO?

En este aparte se describen las actividades en relación con el tiempo en que se van a desarrollar. No solamente la duración total del proyecto, sino también de cada una de las acciones programadas. Es fundamental elaborar un cronograma de cada uno de los pasos a seguir durante la elaboración del proyecto para determinar la duración total del mismo.

10. Documentación requerida

Organice y anille la documentación requerida a continuación en el orden indicado en los siguientes puntos:

Para entidades del sector público:

a) Formulario para la presentación de proyectos culturales, debidamente diligenciado y firmado por el representante legal (ver guía);

b) Fotocopia del acta de posesión o de la resolución de nombramiento del representante legal;

c) Fotocopia ampliada y legible del NIT de la entidad;

d) Fotocopia ampliada y legible del documento de identidad del representante legal;

e) Fotocopia del acuerdo del consejo o asamblea mediante el cual autoriza al representante legal para suscribir contratos;

f) Cartas originales de vinculación de la empresa privada como cofinanciador o patrocinador del proyecto donde se exprese el monto a aportar en dinero o en especie;

g) Fotocopia del certificado de disponibilidad presupuestal expedido por el municipio o departamento para cofinanciar la realización del proyecto cultural;

h) Certificado del ente gubernamental donde conste que el proyecto presentado hace parte de las actividades del Plan de Desarrollo local.

Entidades del sector privado de carácter cultural y sin ánimo de lucro

a) Formulario para la presentación de proyectos culturales, debidamente diligenciado y firmado por el representante legal (ver guía);

b) Original del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no superior a un (1) mes contado retroactivamente a partir de la fecha de radicación del proyecto en el Ministerio de Cultura;

c) Autorización al representante legal, si fuere del caso, para suscribir con tratos con el Ministerio de Cultura, o con quien este indique, hasta el monto solicitado.

d) Fotocopia ampliada del Nit, de la entidad;

e) Fotocopia ampliada del documento de identidad del representante legal;

f) Cartas originales de vinculación de la empresa privada como cofinanciador o patrocinador del proyecto donde se exprese el monto a aportar en dinero o en especie;

g) Copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal de las entidades públicas, cuando estos sean cofinanciadores del proyecto;

h) Los documentos y certificaciones que acrediten su trayectoria e idoneidad, necesarios como soporte a efectos de que el Ministerio de Cultura expida la certificación correspondiente;

i) Fotocopia de los estatutos de la entidad y sus modificaciones;

j) Fotocopia legible de las tres últimas declaraciones de renta;

k) Los demás documentos que sean requeridos para la formalización del eventual convenio.

Para mayores informes diríjase a:

Programa Nacional de Concertación y Estímulos

Dirección Calle 8ª No 6-97 Teléfonos (+1) 3424100 Ext. 3120, 3121, 3103 ó 3375919.

El texto completo de esta convocatoria se puede consultar en la siguiente dirección de Internet: http://www.mincultura.gov.co