RESOLUCIÓN 353 DE 2016

(Noviembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la entidad

LA DIRECTORA GENERAL DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 21 del artículo 11 del Decreto Ley 4085 de 2011 y el artículo 41 de la Ley 489 de 1998,

CONSIDERANDO

Que de acuerdo con el artículo 1 de la Ley 448 de 1998, la Nación, las Entidades Territoriales y las Entidades Descentralizadas de cualquier orden deberán incluir en sus presupuestos de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones contingentes a su cargo, de conformidad con la Ley Orgánica de Presupuesto.

Que las obligaciones indicadas en el considerando anterior son aquellas obligaciones pecuniarias sometidas a condición, es decir que su origen está sujeto a la ocurrencia de un hecho futuro e incierto. En tal sentido, las obligaciones que surjan de procesos judiciales y conciliaciones en donde una entidad del Estado sea parte, adquieren esta cualificación de contingente por cuanto su nacimiento depende de la expedición de sentencias o laudos condenatorios y suscripción de conciliaciones que impliquen para la entidad, el pago de indemnizaciones a terceros.

Que según el Capítulo V del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública que adoptó la Contaduría General de la Nación mediante la Resolución número 356 de 2007, las entidades estatales deberán llevar el registro contable de los procesos adelantados en su contra.

Que con el objeto de que la entidad disponga de una información confiable, deberá atender a los principios, normas técnicas y procedimientos de que trata el Régimen de Contabilidad Pública, aspectos a los que hace referencia el Procedimiento de Control Interno Contable, donde al enunciar los objetivos señala que deberán identificarse los procesos contables que habrán de aplicarse en el reconocimiento de los hechos económicos que generen las operaciones que afectan la contabilidad de la entidad.

Que con fundamento en el numeral 5 del artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015 entre las funciones del apoderado de la entidad frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, se encuentra la de " (...) Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se defina para tal fin (...).

Que dando aplicación a los marcos normativos anteriormente mencionados, se debe observar lo establecido en las normas de provisiones con el propósito de determinar el registro correspondiente en materia contable relacionado con los procesos judiciales, trámites arbitrales y conciliaciones extrajudiciales.

Que mediante la Circular Externa 0023 del 11 de diciembre de 2015 emanada de la Agencia se estableció de forma referencial una metodología de reconocido valor técnico que puede ser utilizada para calcular la provisión contable o pasivo contingente para las entidades públicas del orden nacional, respecto de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales a su cargo.

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado adelantó un trabajo conjunto con la Contaduría General de la Nación (CGN) tendiente a alinear la Circular Externa 0023 en los aspectos propios de los marcos normativos de contabilidad expedidos por la CGN, en convergencia con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). Como resultado de este ejercicio, se ajustó la metodología acotando su alcance y verificando su consistencia con los tratamientos contables exigidos en los nuevos marcos normativos.

Que en mérito de todo lo anterior,

RESUELVE

ARTÍCULO 1o. Adoptar para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales, y trámites arbitrales en contra de la entidad la metodología de reconocido valor técnico que se describe a continuación.

ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES.

1. PROVISIÓN CONTABLE: pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

2. CALIFICACIÓN DEL RIESGO PROCESAL: determinación del riesgo de pérdida de un proceso en contra de la entidad mediante la aplicación de una metodología técnica. La calificación del riesgo procesal es responsabilidad del apoderado de cada proceso.

3. PROBABILIDAD DE PÉRDIDA DE UN PROCESO: valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad.

4. PRETENSIONES DETERMINADAS: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

5. PRETENSIONES INDETERMINADAS: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

6. PRETENSIONES QUE INCLUYEN PRESTACIONES PERIÓDICAS: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones periódicas.

7. TASA DE CONDENA ESPERADA DE PRETENSIONES: valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.

8. TASA DE DESCUENTO: Es un factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento del registro, de los títulos TES cero cupón a 5 años en pesos que publica el Banco de la República.

ARTÍCULO 3o. METODOLOGÍA PARA EL CÁLCULO DE LA PROVISIÓN CONTABLE. La metodología para la determinación de la provisión contable relacionada con los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, excluye los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, aquellos en donde no hay pretensión económica que genere erogación, las conciliaciones judiciales y los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia. Tras la contestación de la demanda se debe realizar el registro contable. En el evento en el que se profiera una sentencia, y/o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales y/o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida se deberá actualizar la provisión contable. En todos los casos, deberán ser los apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y, junto con el área financiera, determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos elementos.

PARÁGRAFO. La metodología consta de cuatro pasos en los que deben actuar el apoderado del proceso y el encargado del área financiera. Estos pasos son: 1) determinar el valor de las pretensiones, 2) ajustar el valor de las pretensiones, 3) calcular el riesgo de condena y 4) registrar el valor de las pretensiones.

ARTÍCULO 4o. DETERMINACIÓN DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES. El primer paso que debe realizar el apoderado del proceso es determinar el valor total de las pretensiones de la demanda. A continuación se presentan los diferentes tipos de pretensiones y la forma en que los apoderados deben calcular este valor total. En todos los casos, con independencia de si es posible determinar o no dicho valor, se debe garantizar que la información obtenida fluya en forma oportuna al área contable.

a) Pretensiones determinadas: El apoderado del proceso debe definir el valor de la pretensión del demandante sumando todas las pretensiones de la demanda.

b) Pretensiones indeterminadas: De ser posible, el apoderado del proceso debe determinar el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad.

c) Pretensiones periódicas laborales: el apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados tomando como referencia, para el inicio del cálculo, la fecha indicada por el demandante y, como fecha final, la fecha estimada de pago.

ARTÍCULO 5o. AJUSTE DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES. Para ajustar el valor de las pretensiones, el apoderado del proceso debe indexar el valor de las pretensiones, luego efectuar su tasación real y, por último, con base en la duración estimada del proceso, expresar el valor anterior en valor presente neto.

PARÁGRAFO. Con el fin de indexar el valor de las pretensiones de la demanda a la fecha actual, el abogado debe dividir el IPC certificado por el DAÑE para el mes inmediatamente anterior a la fecha presente, entre el IPC certificado por el DAÑE para el mes en el cual se presentó la demanda. La cifra resultante se multiplica por el valor de las pretensiones que se pretende actualizar. El resultado es el valor indexado de las pretensiones de la demanda. La siguiente ecuación resume este procedimiento.

PARÁGRAFO 2. Para hacer la tasación real de las pretensiones, el apoderado debe multiplicar el valor de las pretensiones indexadas -determinado en el paso anterior- por el valor resultante de la relación condena/pretensión de ese tipo de proceso. La relación condena/pretensión se calcula mediante la división del valor histórico de condena entre el valor histórico de pretensiones o por la disminución o aumento porcentual, cuando las pretensiones están sobreestimadas o subestimadas por el actor según sea el caso. El valor que se obtiene al realizar el anterior procedimiento corresponde a la pretensión ajustada. La siguiente ecuación resume este procedimiento:

Tasación real pretensiones = valor pretensiones indexadas x % reí ación cond ena/pretensión

PARÁGRAFO 3. En caso de no contar con bases estadísticas para realizar este cálculo, el apoderado deberá estimar, con base en su experiencia, el valor que efectivamente tendría que pagar la entidad en caso de ser condenada y utilizar este monto como referencia para los registros contables.

PARÁGRAFO 4. El apoderado del proceso debe calcular la duración estimada del proceso judicial o arbitral, desde la fecha de admisión de la demanda, y proyectar el valor que deberá pagar la entidad en la fecha estimada de finalización del proceso utilizando como base el valor obtenido anteriormente y traer dicho valor a valor presente. Para esto deberá aplicar la siguiente fórmula:

ARTÍCULO 6o. CÁLCULO DE LA PROBABILIDAD DE PÉRDIDA DE UN PROCESO. Para cada proceso el apoderado debe calificar el nivel de los siguientes riesgos (a partir de los niveles: ALTO, MEDIO ALTO, MEDIO BAJO O BAJO):

a) Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante.

b) Riesgos de pérdida del proceso asociados a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda.

c) Presencia de riesgos procesales y extraprocesales.

d) Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.

ARTÍCULO 7o. REGISTRO DEL VALOR DE LAS PRETENSIONES. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el apoderado deberá realizar el registro del proceso en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa como se indica a continuación:

a) Si la probabilidad de pérdida se califica como ALTA (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable.

b) Si la probabilidad de pérdida se califica como MEDIA (superior al 25% e inferior o igual al 50%), el apoderado registrará el valor "O" en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado y comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden.

c) Si la probabilidad de pérdida se califica como BAJA (entre el 10% y el 25%), el apoderado registrará el valor "0" en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado y comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden.

d) Si la probabilidad de perdida se califica como REMOTA (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor "0" en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado. Dado que la probabilidad es remota, el área financiera no deberá registrar esta información.

ARTÍCULO 8o. OTRAS REGLAS.

a) Los procesos judiciales cuyas pretensiones son de carácter indeterminado, se estimarán económicamente a juicio de experto en aquellos casos en que resulte viable tal ejercicio, en los casos en los cuales no sea posible su cálculo deberá ingresarse el valor "0" en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado y reflejarse como nota a los estados financieros.

b) Todo proceso que se pierda por la entidad en primera instancia se deberá provisionar por el valor de la condena y el mismo será registrado por el apoderado en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa eKOGUI.

c) Si el proceso se gana en primera o segunda instancia, y el demandante apela o interpone un recurso extraordinario, se debe mantener el resultado del procedimiento indicado en el cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente.

d) En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado de cada entidad debe hacer el mismo ejercicio de manera independiente teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general. En el presente caso, el valor de la provisión contable nunca se suma con lo estimado por otras entidades.

PARÁGRAFO: Una vez realizada esta calificación se obtiene la probabilidad de pérdida del proceso.

c) No se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, y en dicho evento deberá ingresarse el valor "0" en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI.

ARTÍCULO 9o. PROVISIÓN CONTABLE PARA CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES. Una vez exista un acuerdo conciliatorio, el apoderado del proceso deberá valorar el riesgo de que el acuerdo sea aprobado judicialmente y registrar contablemente el valor de acuerdo a lo aprobado en sede del comité de conciliación.

ARTÍCULO 10o. INFORMAR AL ÁREA FINANCIERA. Una vez finalizado el proceso, el apoderado del proceso deberá informar al encargado del área financiera sobre el valor a registrar como provisión contable o como cuenta de orden en los estados financieros de la entidad.

ARTÍCULO 11o. Publíquese en la página web de la entidad.

ARTÍCULO 12o. Vigencia y derogatoria: la presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

Dada en la Ciudad de Bogotá D.C. a los

COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ADRIANA MARÍA GUILLÉN ARANGO

Directora General