INSTRUCCIÓN 8 DE 2021

(septiembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Respetados notarios,

Mediante las Instrucciones Administrativas 07 y 16 de 2020, la Superintendencia de Notariado y Registro estableció diferentes medidas para la prestación del servicio público notarial durante la pandemia, ocasionada por el COVID-19. Entre dichas medidas, se determinó el otorgamiento de una licencia especial para los notarios mayores de 60 años o a aquellos menores de ésta edad que presentaran alguna comorbilidad. Sobre el particular se indicó:

“Licencias y permisos del notario: De conformidad con la Instrucción No. 07 de 2020, podrán prestar el servicio a través de notario encargado que designen para tal fin, sin que dicho término les sea descontado de la licencia de los 90 días a que tienen derecho, los notarios que hacen parte del grupo de personas de la tercera edad, esto es, mayores de 60 años, y aquellos que siendo menores de 60 presenten patologías de base como factor de riesgo, tales como diabetes, enfermedades cardiovasculares, hipertensión arterial, HTA- Accidente cerebro vascular, VIH, Cáncer, uso de corticoides o inmunosupresores, enfermedad pulmonar obstructiva crónica - EPOC, mujeres en estado de embarazo, en lactancia, sujetos de especial protección constitucional, tales como madres cabeza de familia, o con enfermedades catastróficas, raras o huérfanas y con afecciones en la salud; de conformidad con la Circular 017 de 2020 del Ministerio del Trabajo y Resolución No.666 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, debidamente certificadas por su médico tratante”.

No obstante, se observa, por una parte, que el artículo 5 de la Resolución 777 del 02 de junio de 2021, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, precisó que “[l]os empleadores o contratantes públicos y privados establecerán estrategias para el regreso a las actividades laborales o contractuales de manera presencial de las personas que hayan recibido el esquema completo de vacunación”, a lo cual el parágrafo de dicho artículo precisó que “[e]n la organización y estrategias de retorno a las actividades de manera presencial se incluirán a las personas que en ejercicio de su autonomía decidieron no vacunarse, independientemente de su edad o condición de comorbilidad”.

Adicionalmente, se observa que la Resolución 1315 del 27 de agosto de 2021, por la cual se prorroga la emergencia por el coronavirus COVID-19, precisó que “[l]os responsables de las actividades sociales, económicas y del Estado deben garantizar las condiciones de bioseguridad para el retorno gradual y progresivo al entorno laboral, de acuerdo con las diferentes estrategias de organización que cada uno adopte”.

A su vez, la Resolución en cita manifestó que “[e]s necesario prorrogar hasta el 30 de noviembre de 2021 la emergencia sanitaria y adoptar medidas que permitan seguir avanzando en el proceso de reactivación de los sectores económico, social y del Estado de manera segura, manteniendo y reforzando las relacionadas con el autocuidado, bioseguridad, comunicación en materia de salud pública, salud mental, y aumentar el ritmo y cobertura de la vacunación, así como la vigilancia a través del programa de Pruebas Rastreo y Aislamiento Selectivo Sostenible - PRASS.”

Conforme a los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional se debe liderar y apoyar de forma responsable, diligente, comprometida, y consecuente las medidas que se adopten para superar, de la mejor forma posible, las consecuencias generadas por la pandemia del Coronavirus COVID-19.

Ahora bien, en atención a las consideraciones efectuadas en la reglamentación descrita previamente, y ante el llamado del Gobierno Nacional de implementar acciones para el bienestar de quienes prestan funciones públicas, que permitan garantizar la prestación del servicio presencial y preservar la vida y la salud, resulta necesario modificar parcialmente la Instrucción Administrativa 16 de 2020 expedida por esta Superintendencia frente a la posibilidad de que el Notario solicite licencia especial sin que por ello les sea descontado de los noventa (90) días a que tienen derecho por concepto de la licencia ordinaria, y en consecuencia, nombre un Notario encargado para la atención del servicio público.

Teniendo en cuenta que la figura del encargo como situación administrativa para la prestación del servicio púbico notarial, conforme a lo dispuesto en el Decreto Ley 960 de 1970 y sus decretos reglamentarios, es una medida de carácter temporal y excepcional, que tiene por finalidad garantizar el servicio público notarial en las diferentes situaciones administrativas previstas en la Ley.

En línea con lo anterior, la prestación del servicio público notarial debe llevarse a cabo por parte de las personas idóneas que cumplen con los requisitos necesarios para el ejercicio de la función pública notarial, lo que implica que el desprendimiento del ejercicio de la función pública por parte del titular, más tratándose de medidas temporales y excepcionales como es el encargo, no puede perpetuarse en el tiempo. Conforme a lo expuesto y ante las directrices impartidas por parte del Gobierno Nacional, no es posible dotar de permanencia a una situación que tiene la naturaleza de ser temporal.

En ese orden de ideas, a partir de la expedición de la presente instrucción, no habrá lugar a la licencia especial con ocasión del Coronavirus COVID-19, a la que tenían derecho los notarios mayores de 60 años o a aquellos menores de ésta edad que presentaran alguna comorbilidad, a que hacían referencia las Instrucciones Administrativas 07 y 16 de 2020. En consecuencia, los Notarios que deseen solicitar licencia por tal motivo podrán hacerlo a través de la licencia ordinaria de hasta 90 días por año calendario a que tienen derecho, consagrada en el artículo 188 del Decreto Ley 960 de 1970 y artículo 2.2.6.1.5.6.4. del Decreto 1069 de 2015.

Ahora bien, en aquellos eventos en que el Notario no se encuentre en condiciones de prestar el servicio público notarial, y como consecuencia de ello, se otorgue una incapacidad para el ejercicio del cargo, podrá solicitar licencia por enfermedad conforme a lo preceptuado en el artículo 2.2.6.1.5.6.8. del Decreto 1069 de 2015, caso en el cual se surtirá el trámite dispuesto por la Dirección de Administración Notarial para el efecto.

Por tal motivo, los notarios que deseen solicitar licencia por enfermedad, deberán informar a la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro a través del formulario que se encuentra en el siguiente link: https://forms.office.com/r/C0BWzGXqUC

Cordialmente,

GOETHNY FERNANDA GARCÍA FLÓREZ

Superintendente de Notariado y Registro