INSTRUCCIÓN 7 DE 2020

(mayo 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

El Gobierno Nacional profirió el Decreto 636 de 6 de mayo de 2020, por medio del cual ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del día 11 de mayo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 25 de mayo de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, permitiendo en su artículo 3, el derecho a la circulación de personas que requieran los servicios notariales.

Mediante Decreto 637 de 6 de mayo de 2020, el Gobierno Nacional declara el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional, por el término de treinta (30) días calendario.

En armonía con las medidas de prevención y mitigación para evitar la propagación del Coronavirus COVID - 19, expedidas por el Gobierno Nacional a través del Decreto 636 de 2020, y en especial a la facultad otorgada en el artículo 3 numerales 3 y 30, se hace necesario dictar nuevos lineamientos para la prestación del servicio a nivel nacional, procurando preservar la integridad de los usuarios del servicio, así como de los notarios y de sus empleados, conforme a los lineamientos establecidos en la Resolución No. 666 de 24 de abril de 2020, proferida por el Ministerio de Ministerio de Salud y Protección Social, por medio de la cual se adopta el protocolo de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19.

Por lo anterior, se les insta para que en desarrollo de su autonomía sigan adoptando las medidas necesarias para prevenir y mitigar el impacto que el COVID-19 pueda causar tanto en los usuarios del servicio como en los empleados de las Notarías, garantizando por supuesto, la adecuada prestación del servicio, mediante las resoluciones que para tal efecto se han expedido por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro.

En el anterior contexto y en ejercicio de la OIVC que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro, se dictan las siguientes instrucciones, de carácter obligatorio:

1. Permanece la suspensión de la exigencia de imposición y cotejo de la huella dactilar en los trámites o actos que se adelantaban ante las diferentes notarías del país, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 25 de mayo de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, como quiera que es un agente de propagación, de conformidad con el numeral 4 de la Resolución No. 666 de 2020 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, Circular No. 002 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio y Circular Conjunta No. 037 de 2020 entre la RNEC y la SNR.

2. Podrán prestar el servicio a través de notario encargado que designen para tal fin, sin que dicho término les sea descontado de la licencia de los 90 días a que tienen derecho, los notarios que hacen parte del grupo de personas de la tercera edad, esto es, mayores de 60 años, y aquellos que siendo menores de 60 presenten patologías de base como factor de riesgo, tales como diabetes, enfermedades cardiovasculares, hipertensión arterial, HTA- Accidente cerebro vascular, VIH, Cáncer, uso de corticoides o inmunosupresores, enfermedad pulmonar obstructiva crónica - EPOC, mujeres en estado de embarazo, en lactancia, sujetos de especial protección constitucional, tales como madres cabeza de familia, o con enfermedades catastróficas, raras o huérfanas y con afecciones en la salud; de conformidad con la Circular 017 de 2020 del Ministerio del Trabajo y Resolución No.666 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, debidamente certificadas por su médico tratante.

3. Para aquellos trabajadores de notarías, que hacen parte del grupo de personas relacionadas en el numeral anterior, se debe implementar la modalidad del trabajo en casa.

4. Invitar a los usuarios del servicio público notarial a utilizar los medios electrónicos y tecnológicos disponibles, evitando el desplazamiento físico a la Notaría.

5. Tener a disposición de los empleados y usuarios los elementos necesarios para el lavado de manos (gel antibacterial, jabón líquido y toallas desechables).

6. Mantener las instalaciones o lugares de trabajo en adecuadas condiciones de higiene y limpieza, procurando el flujo de ventilación constante en las diferentes áreas de la Notaría.

7. Promover brigadas de limpieza de los puestos de cada uno de los trabajadores

8. Limitar el ingreso a la notaría, a un solo usuario por trámite, sin que puedan concurrir en una misma notaría, más de 5 personas al tiempo. En el evento de presentarse filas para el ingreso a la notaría, se deberá mantener una distancia no menor a dos (2) metros entre cada usuario.

9. Ante la pandemia del Covid-19, el Gobierno colombiano decidió recurrir a la tecnología y a la innovación para salvar la mayor cantidad de vidas posibles, por eso, junto al Instituto Nacional de Salud (INS) crearon la aplicación CoronApp Colombia, la cual es una de las fuentes de datos para la toma de decisiones del Estado, por lo que tanto notarios como trabajadores de las notarías, procurarán su descargue a través de sus dispositivos celulares.

10. Elaborar actas de control de ingreso de usuarios a las notarías.

11. Capacitar a los líderes del sistema de gestión de las notarías frente al reconocimiento de los signos y síntomas de COVID-19, e identificar los antecedentes en cuanto a exposición a la enfermedad.

12. Notificar casos sospechosos de trabajadores con COVID-19 ante las autoridades competentes, como Secretarias de Salud distritales, departamentales, municipales.

13. Suministrar información oportuna y veraz, permitiendo el desarrollo de los procedimientos que establezcan las autoridades sanitarias en los centros de trabajo.

14. Contar con una ruta de comunicación interna, que permita la recepción de la información de trabajadores con síntomas y antecedentes sospechosos del virus.

15. El equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de cada notaría, es responsable de notificar casos sospechosos a las autoridades de salud de su territorio.

Finalmente, y en aras de coadyuvar las medidas impartidas por parte del Gobierno Nacional, agradecemos señores notarios del país, acatar las presentes directrices, en procura de la correcta prestación del servicio público notarial.

RUBÉN SILVA GÓMEZ

Superintendente de Notariado y Registro