DECRETO 1929 DE 2007

(mayo 29)

Diario Oficial No. 46.643 de 29 de mayo de 2007

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

<Notas de vigencia: Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015>

Por el cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en uso de sus facultades legales, es-pecialmente las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 26 de la Ley 962 de 2005, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario otorga al Gobierno Nacional la facultad de reglamentar la utilización de la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura de venta;

Que el artículo 618 del Estatuto Tributario establece la factura como un documento exigible por el comprador y que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales puede requerir su exhibición en el momento que lo considere pertinente;

Que la factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos legales consti-tuye la prueba para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables;

Que la Ley 527 de 1999 contempla, entre otros aspectos, lo relativo a la autenticidad, integridad, originalidad y conservación de documentos electrónicos;

Que la Ley 962 de 2005, con el propósito de concretar en este instrumento el principio de neutralidad tecnológica, amplió el ámbito de utilización de la factura electrónica;

Que la factura electrónica debe facilitar las transacciones comerciales, sin perder de vista la necesidad de garantizar los derechos del consumidor, prevenir operaciones que faciliten el lavado de activos y permitir el control del cumplimiento de las obli-gaciones tributarias,

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.13 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> Para la aplicación e interpretación del presente decreto, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de fac-turación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito;

b) Obligado a facturar: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por com-putador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente decreto;

c) Adquirente: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente decreto;

d) Tercero: Es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto. En todo caso el obligado a facturar y el adquirente son los responsables frente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por las obligaciones que como tales les corresponden;

e) Número de la factura electrónica: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacio-nales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización.

ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.14 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los artículos 8o, 9o, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma ley.

El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001:2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 del Decreto 2668 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando el obligado a facturar tenga la categoría de Microempresa o Pequeña Empresa y con el fin de asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación electrónica, este podrá optar por certificarse en la norma NTC 6001:2008 o las normas que la sustituyan o adicionen.

Cuando se superen los parámetros establecidos para estas categorías, y el obligado opte por seguir facturando electrónicamente, deberá obtener la certificación en la norma NTC ISO-9001:2008 o las normas que la sustituyan o adicionen.

ARTÍCULO 3o. REQUISITOS DE CONTENIDO FISCAL DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y DE LAS NOTAS CRÉDITO. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.15 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o comple-menten, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión.

Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa, el documento llevará esta denominación, cumpliendo así el requisito del literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos y condiciones que conforme con el Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999, debe cumplir dicha factura para su expedición.

Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997.

PARÁGRAFO 1o. Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del caso), valor unitario y valor total.

PARÁGRAFO 2o. Si hay lugar a devoluciones o rescisiones deberá emitirse la nota cré-dito, o efectuarse la anulación cuando se presente alguna inconsistencia, antes de ser aceptada la operación por el adquirente. Los números de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente y deberá llevarse un registro de las mismas.

ARTÍCULO 4o. REQUISITOS DE CONTENIDO TÉCNICO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y DE LAS NOTAS CRÉDITO. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.16 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> La factura electrónica y las notas crédito deberán contener dentro del formato electrónico en el que se conservan, información técnica de control referida al contenido fiscal mismo, al momento de expedición y al formato electrónico de conservación del documento, entre otros, de acuerdo con las características que establezca la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales.

ARTÍCULO 5o. EXHIBICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.17 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> En caso de requerirse la exhibición de la factura electrónica, esta deberá realizarse por medios y en formatos electrónicos o físicos, según lo solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entes de control, de modo que se reproduzca con exactitud y de manera comprensible la información correspondiente a los contenidos fiscal y técnico.

PARÁGRAFO. Si la exhibición se le requiere al adquirente, puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, según se establezca previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias.

ARTÍCULO 6o. CONSERVACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.18 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> El obligado a facturar y el adquirente deberán conservar las facturas electrónicas y las notas crédito en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el mismo término de las facturas en papel. Las facturas electrónicas y las notas crédito, con su contenido fiscal y técnico, deberán ser conservadas asegurando que cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.

PARÁGRAFO. El adquirente puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, siempre y cuando se pacte previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsa-bilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias.

ARTÍCULO 7o. ACUERDO PARA LA EXPEDICIÓN Y ACEPTACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.19 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> Sólo se podrá usar la factura electrónica cuando el adquirente lo haya aceptado en forma expresa. Para tal efecto deberá suscribirse de manera independiente un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, asegurando, en todo caso, que se garanticen los principios básicos enunciados en el presente decreto.

 Igualmente, en el acuerdo deberá preverse un procedimiento de contingencia, apli-cable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados.

Podrán suscribirse acuerdos para la expedición y aceptación de facturas electróni-cas, una vez el obligado a facturar cumpla con las condiciones para facturar bajo esta modalidad, conforme al presente decreto y la resolución que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sobre la materia.

 El acuerdo debe ser conservado tanto por el obligado a facturar como por el adqui-rente y estar a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para cuando la misma lo requiera.

PARÁGRAFO. Las empresas de servicios públicos domiciliarios deberán garantizar al usuario dentro del proceso de facturación a que se refiere este decreto, los servicios de exhibición y conservación.

ARTÍCULO 8o. CONTROL DE EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.20 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> El obligado a facturar que opte por utilizar la factura electrónica, deberá informar las distintas situaciones relacio-nadas con el uso de la misma, tales como: inicio de operaciones bajo esta modalidad, agotamiento de numeración, contingencias, cese de esta forma de facturación, en los términos que señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

ARTÍCULO 9. OBLIGACIONES GENERALES. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.21 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> Los sujetos que opten por expedir factura elec-trónica y los adquirentes tendrán, entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Realizar todas las actividades que permitan cumplir lo dispuesto en este decreto.

2. Tener disponibles y actualizados todos los registros en el domicilio social o asiento principal de los negocios, cuando estén obligados a llevar contabilidad.

3. Registrar en la contabilidad las operaciones efectuadas electrónicamente, cuando estén obligados a llevarla.

4. Exhibir y/o entregar facturas en el mismo formato en que fueron generadas y/o conservadas, sin perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado.

5. Entregar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que señale esta entidad, la siguiente información:

5.1. Las facturas electrónicas expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas, incluidas las anulaciones y notas crédito, cuando se trate del obligado a facturar y, las facturas electrónicas aceptadas y conservadas, cuando el adquirente pretenda soportar costos y deducciones.

5.2. Las facturas expedidas, generadas y numeradas por el sistema de facturación por computador incluyendo las notas crédito y anulaciones.

ARTÍCULO 10. EXCLUSIONES. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.22 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> No hay lugar a factura electrónica cuando:

- Se expida factura de exportación.

- Se expida factura en talonario o en papel.

- Se expida factura por computador u otra forma de factura o documento equivalente, para ser generada y entregada directamente al adquirente de bienes y/o servicios que se entregan y/o consumen en el local, consultorio o establecimiento de comercio.

ARTÍCULO 11. FACTURA ELECTRÓNICA COMO SOPORTE FISCAL. <Artículo compilado en el artículo 1.6.1.4.23 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> La factura electrónica que cumpla los requisitos señalados en el presente decreto y sus condiciones técnicas, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones, en el impuesto sobre la renta así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.

ARTÍCULO 12. <Artículo no compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.2.1.1 del mismo Decreto 1625 de 2016> <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establecerá mediante resolución las características y contenido técnico de la factura electrónica de que trata el presente decreto, a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del mismo.

<Inciso modificado por el artículo 1 del Decreto 4510 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Los contribuyentes que a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto vienen operando en el esquema de facturación electrónica establecido en el Decreto 1094 de 1996, podrán continuar utilizándolo durante un (1) año, contado a partir de la fecha en que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales expida la resolución a que hace referencia el presente artículo.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Decreto derogado a partir del 1o. de enero de 2018 por el artículo 21 del Decreto 2242 de 2015> El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de 1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 29 de mayo de 2007.

ÁLVARO URIBE VÉLEZ

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

OSCAR IVÁN ZULUAGA ESCOBAR.

El Director General del Departamento Administrativo de la Función Pública,

FERNANDO GRILLO RUBIANO.