CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2016

(enero 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Bogotá D.C.,

PARA:	Representantes Legales, Secretarios Generales, Ordenadores del Gasto, coordinadores SIIF y usuarios del SIIF Nación.
ASUNTO:	Pago a Beneficiario Final a traves del SIIF Nación

De conformidad con lo establecido en el libro 2 parte 9, titulo 1, capítulo 2 del Decreto 1068 de 2015, los pagos que se realicen a través del SIIF Nación, se deberán realizar con abono en cuenta al beneficiario final, para lo cual, las entidades usuarias del aplicativo deberán cumplir con los requisitos establecidos en las normas legales vigentes; expedir mediante acto administrativo los procesos y procedimientos necesarios para hacer registros en el Sistema y estructurar a través de las oficinas de control interno un esquema de seguimiento al proceso de pagos, que permita dar cumplimiento de las políticas de seguridad instauradas por el Comité Directivo del Sistema.

1. ASPECTOS LEGALES

Las Políticas de Seguridad definidas por el Comité Directivo las cuales se pueden observar en el siguiente link:

http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/HomeMinhacienda/siif/15AdminSeguridad/PoliticasSeguridad%20-%20%20SIIFNacion.pdf

El Reglamento de uso del SIIF Nación se puede observar en el siguiente link:

http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/HomeMinhacienda/siif/15AdminSeguridad/Reglamento%20Uso%20%20SIIFNacion.pdf

La parte 9 del libro 2 del Decreto 1068 Mayo 26 de 2015 que dice:

“PARTE

TITULO 1

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA – SIIF – NACIÓN

CAPITULO 2

REGLAS SOBRE LA UTILIZACION DE SIIF

Artículo 2.9.1.2.1. Pago a beneficiario final.

En los casos que expresamente determine el Comité Operativo y de Seguridad del SIIF Nación, el pago se efectuará a través de la pagaduría de la Entidad.

Artículo 2.9.1.2.2. Registro de cuentas bancadas de beneficiarios.

Las entidades y órganos deberán registrar previamente en el SIIF Nación, la cuenta bancada a través de la cual efectuarán el pago de las obligaciones reconocidas a favor de cada beneficiario, para que sean prenotificadas a través del sistema CENIT del Banco de la República. Dicha cuenta se requerirá para el cumplimiento acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuéstales

El Comité Directivo del SIIF Nación reglamentará el procedimiento y los requisitos para el registro de las cuentas bancadas en SIIF Nación.

Artículo 2.9.1.2.3. Responsabilidad del pago a beneficiario final.

Todo pago que se haga a beneficiario final en las cuentas registradas portas SIIF Nación, se hará de conformidad con el acto administrativo que lo ordena. Los usuarios que intervinieron en el mismo, serán responsables por las imprecisiones e inexactitudes de la información registrada.

Para el pago en exterior por concepto de servicio de la deuda o de proveedores, la validación de las cuentas será responsabilidad del ordenador del gasto de la entidad que efectúa el pago o del funcionario en quien este haya delegado dicha operación.

Parágrafo 1. El Secretario General de las entidades usuarias del SIIF Nación, o quien haga sus veces, debe adoptar las medidas necesarias para mitigar que se hagan pagos no debidos a través del SIIF Nación.

Parágrafo 2. La Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional, o quien haga sus veces, no será responsable por los pagos ordenados portas entidades con cargo a la Cuenta Única Nacional.

Igualmente, no serán responsables las Tesorerías o Pagadurías de las entidades, o quien haga sus veces, por los pagos ordenados por los funcionarios competentes, distintos a tales dependencias, con cargo a los recursos que no hagan parte de la Cuenta Única Nacional.

Artículo 2.9.1.2.4. Exclusividad del pago a beneficiario final.

El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario y a la cuenta bancaria registrados por medio de la cual se afectan las apropiaciones presupuéstales, salvo en los eventos definidos por el Comité Operativo y de Seguridad del SIIF Nación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.9.1.1.11 del presente título.

Las entidades usuarias del SIIF Nación son responsables por las modificaciones que se hagan al beneficiario de un compromiso, en virtud de una cesión de contratos o en los demás eventos permitidos por la ley. Para tal fin, estas deberán contar con autorización del ordenador del gasto.

2. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A BENEFICIARIO FINAL

a. Registro de cuentas bancarias de beneficiarios.

Las entidades deberán registrar previamente en el SIIF Nación, la cuenta bancaria a través de la cual efectuará el pago de las obligaciones reconocidas a favor de cada beneficiario.

Para el registro de las cuentas bancarias, el beneficiario deberá informar por escrito el número de la misma y anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste que es el cuentahabiente, su identificación, el número, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa. Este documento será un anexo al acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuéstales.

El registro de los beneficiarios y de las cuentas que se utilicen para recibir pagos a través del SIIF Nación, es responsabilidad de los ordenadores del gasto de las entidades usuarias y de los funcionarios que intervienen en él. Para tal fin, el perfil Beneficiario Cuenta que envía a validar dichas cuentas a través del sistema, deberá estar en cabeza de un funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo. En los eventos que tal designación no sea posible, tal perfil estará en cabeza del funcionario de más alta jerarquía de la dependencia que efectuará el registro.

Solamente se podrán registrar cuentas que estén asociadas a un compromiso presupuestal, a una devolución o a las transferencias de recursos entre entidades públicas nacionales y territorial es.

b. Información y verificación del pago al beneficiario final.

Las entidades usuarias del SIIF Nación una vez han ordenado el pago al beneficiario, le informarán sobre la realización del mismo, con el fin de que éste verifique el abono en cuenta.

3. COMPROMISOS Y PAGOS PARA LOS CUALES NO APLICA EL PAGO A BENEFICIARIO FINAL

a. Compromisos correspondientes a los siguientes gastos:

- Nóminas excepto las entidades que la están pagando a beneficia

- Nómina de Pensiones excepto las entidades que la están pagando a beneficiario final

- Contribuciones inherentes a nómina

- Pagos a empresas prestadoras de Servicios Públicos, excepto las siguientes:

> EPM BOGOTA

> COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A ESP

> EMPRESA DE TELEFONOS DE BOGOTA

> CLARO

> TIGO

> COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A ESP -MOVISTAR

> CODENSA

> ACUEDUCTO DE BOGOTA

> GAS NATURAL

Para el pago a Beneficiario Final de las empresas anteriormente mencionadas consultar la guía:

http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/HomeMintiacienda/siif/8GestiónGasto/Pago%20de%20Servicios%20P%FAblicos%20a%20Beneficiario%20(1).pdf

b. Pagos de deducciones. (Impuestos Nacionales y/o Municipales)

c. Pagos a entidades en el extranjero que no posean cuentas en Colombia

d. Pagos a entidades financieras que no posean cuentas corrientes en bancos comerciales.

e. Pagos a personas naturales no residentes en Colombia que no posean cuentas bancarias en el país.

f. Pagos exceptuados por el Comité Operativo y de Seguridad.

4. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DEL PAGO A BENEFICIARIO FINAL

a. En la generación de la orden de pago se debe seleccionar como tipo de beneficiario: “Beneficiario Final”

b. Generada la orden de pago se imprime y se le informa al beneficiario que el día fijado como fecha de giro/pago recibirá un abono a su cuenta bancaria, indicándole que una vez recibido el abono en su cuenta dispone de un (1) día para que se notifique pago.

c. Cuando la orden de pago esté en estado pagado, se verifica con el beneficiario que los recursos fueron recibidos y se debe dejar constancia de ello.

d. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional podrá bloquear los pagos que no se hagan a beneficiario final, cuando no estén dentro de las excepciones establecidas.

5. EFECTOS CONTABLES QUE GENERA EL PAGO A BENEFICIARIO FINAL

Cuando el pagador es la DTN el sistema registrará:

- Movimiento de bancos en la DTN

- Cancela el pasivo constituido en la obligación a la Unidad Ejecutora o Sub Unidad que generó la orden de pago

- Operaciones Interinstitucionales entre la DTN y la entidad que generó la orden de pago (reciprocas)

Cuando el pagador es la misma Unidad Ejecutora o Sub Unidad que genera la orden de pago el Sistema registrará:

- Cancela el pasivo constituido en la obligación.

- Movimiento de bancos

Cuando el pagador es una Unidad Ejecutora o Sub Unidad que está definida como pagadora de ella y de sus Sub unidades, el sistema registrará:

- Cancela el pasivo constituido en la obligación para la Unidad Ejecutora o Sub Unidad que generó la orden de pago

- Movimiento de bancos de la Unidad Ejecutora o Sub Unidad que está definida como pagadora

6. EFECTOS CONTABLES QUE GENERA EL PAGO CON TRASPASO A PAGADURIA

Cuando el pagador es la DTN, el sistema registrará:

- Movimiento de bancos en la DTN

- Movimiento de bancos en la Unidad Ejecutora o Sub Unidad que generó la orden de pago.

- Operaciones Interinstitucionales entre la DTN y la entidad receptora de los recursos (reciprocas)

Cuando el pagador es una Unidad Ejecutora o Sub Unidad que está definida como pagadora de ella y de sus Sub unidades el sistema registrará:

- Movimiento de bancos en la Unidad o Sub Unidad que generó la orden de pago

- Movimiento de bancos en la Unidad o Sub Unidad Pagadora

Para cancelar el pasivo constituido en la generación de la obligación se debe:

Registrar, autorizar y pagar una orden de pago No presupuestal u orden de pago extensiva, por el módulo de pagos, a partir de la orden de pago presupuestal que origino el traslado a pagaduría,

El procedimiento para la generación y pago de las órdenes de pago extensivas lo encontraran en:

http://www.minhacienda.qov.co/portal/paQe/portal/HomeMinhacienda/siif/3GestionContable/Gu%EDa%20para%20qenerar%20ordenes%20de%20paqo%20con%20t¡po%20de%20beneficiar¡o%20traspaso%20a%20paqaduria.pdf

Cuando se concluye el proceso el sistema registrará

- Cancela el pasivo constituido.

- Movimiento de bancos de la Unidad Ejecutora o Sub Unidad que realiza el proceso de pago.

Si las órdenes de pago extensivas no se pagan en el Sistema, la contabilidad quedará inconsistente con la realidad financiera de la entidad, va que el pasivo no se extingue ni los bancos se afectan.

7. ENDOSO DE ORDENES DE PAGO

El endoso realiza una sustitución de tercero para efectos del pago en la orden de pago, es decir, que el tercero referenciado en la obligación es diferente del tercero a quien se ordena girar los recursos.

El endoso debe ser usado solo en los siguientes casos:

- Cuando se giran anticipos a contratos en razón a que la normatividad vigente establece que los anticipos se giran a una fiducia.

- Cuando se giran sentencias y el pago lo recibe el abogado del proceso

- Cuando se giran sentencias y el pago lo recibe uno de los beneficiarios de la resolución de reconocimiento.

- Cuando el tercero beneficiario de la orden de pago, mediante comunicación, autoriza que el pago se realice a otro tercero, para estos casos, las unidades ejecutoras o subunidades deberán establecer los documentos que exigirán para autorizar la sesión de pago.

- Cuando la cesión de pago es por un menor valor al establecido en dos obligaciones, una por el valor que se va a endosar y otra por el valor a pagar al proveedor con el cual se contrató o el cual están ordenando el pago.

El procedimiento a seguir es:

- Una vez generada la orden de pago, el usuario del perfil pagador central y/o regional registra el endoso y luego autoriza la orden de pago.

- Toda orden de pago endosada queda en un estado llamado "Pendiente de Autorización”, para que el usuario del perfil Entidad-Autorizador Endoso', una vez revisada la documentación la autorice

- Con esta operación la orden de pago queda disponible para pagar.

IMPORTANTE:

- Cuando el beneficiario al cual se le reconoce el pago, es decir, el que se registra en el compromiso presupuestal no tiene cuenta bancaria y el pago se realiza por endoso, el usuario del perfil presupuesto debe registrar como medio de pago GIRO, el usuario del perfil pagador central y/o regional registra la orden de pago a beneficiario final también con medio de pago GIRO, luego se endosa.

- El perfil "Entidad-Autorizador Endoso'” debe ser asignado por el Coordinador SIIF, a un usuario diferente del área de pagaduría que tenga un rol de coordinación dentro del área financiera, para que revise la documentación soporte del endoso y apruebe el mismo.

8. PAGOS A TERCEROS QUE PERTENECEN A UNA UNION TEMPO

- Cuando se suscribe un contrato con un tercero Unión Temporal o Consorcio, el SIIF Nación tiene la funcionalidad para crear el tercero con la naturaleza jurídica Unión Temporal o Consorcio; dentro del registro el sistema exigirá que se vincule los números de Nit(s) o C.C. que deben estar previamente creados como terceros jurídicos o naturales según el caso.

- Para cada uno de los Integrantes de la Unión Temporal o Consorcio se debe crear la cuenta bancaria que debe reportar cada uno de ellos.

- En el momento en que se está registrando el compromiso presupuestal se debe vincular el tercero Unión Temporal o Consorcio, con medio de pago abono en cuenta, el sistema dispondrá las cuentas bancarias de los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio para que el usuario seleccione la cuenta bancaria que corresponda según lo establecido en el contrato.

- En el contrato se establece quien factura, si uno de los integrantes o cada uno según su participación.

- Cuando se presenta la documentación para pago (Factura, cumplidos etc.), el usuario de SIIF Nación debe radicar la cuenta por pagar utilizando el NIT o C.C. de quien factura, con cargo al compromiso del Contrato de la Unión Temporal o Consorcio.

- El usuario de perfil “Gestión Contable” o “Central de Cuentas" registra la obligación al tercero NIT o C.C. de quien factura, aplicando los descuentos de ley según las responsabilidades tributarias que tenga.

- El usuario del perfil Pagador registra la orden de pago al tercero NIT o C.C. de quien factura, validando previamente que el compromiso presupuestal del contrato de la Unión Temporal o Consorcio tenga la cuenta bancaria del tercero a quien se le realizara el pago.

- La Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional efectúa el giro a la cuenta bancaria del tercero NIT o CC de la orden de pago.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL PAGO A BENEFICIARIO FINAL

De acuerdo con lo establecido en el Reglamento del Uso del SIIF Nación la entidad debe:

A. En la Entidad

- Establecer mediante acto administrativo los procesos, procedimientos y documentación que se requiere para hacer registros en el SIIF Nación.

- Registrar terceros cuando documentalmente se haya validado su existencia.

- Registrar cuentas bancarias cuando documentalmente se haya validado su existencia

- Designar un funcionario del nivel directivo, asesor o ejecutivo para el perfil Beneficiar, o_Cuenta: funcionario que autoriza la cuenta para que surta el proceso de validación.

- Registrar solamente cuentas bancarias que van a ser utilizadas en compromisos.

- Efectuar registros en el sistema contra soportes documentales.

- Prohibir el préstamo de las claves entre los funcionarios.

- Prohibir que los usuarios presten su firma digital.

- Propender por el cumplimiento de la compatibilidad de perfiles para un mismo usuario.

Las Oficinas de Control Interno deben validar periódicamente el cumplimiento del procedimiento descrito y las reglas de

seguridad instauradas por el Comité de Directivo del SIIF Nación.

La responsabilidad de los pagos que se realizan a través del SIIF Nación está en cabeza del ordenador del gasto y de los usuarios que intervinieron en el proceso.

B. En el aplicativo

- El SIIF Nación sólo activa cuentas bancarias contra respuesta de los bancos.

- El proceso de prenotificación de cuentas y pagos está cifrado y firmado digitalmente.

- El Sistema elimina cuentas bancarias que no han sido utilizadas en un período de tiempo, inclusive las registradas no enviadas a validación.

- Toda transacción deja un Log de auditoría.

10. INCIDENTES DE SEGURIDAD GENERADOS A PARTIR DE UN PAGO A BENEF

Según el Reglamento de Uso del SIIF Nación se entiende como un incidente de seguridad relacionado con el pago a beneficiario final, cuando se efectúa un giro de recursos a un beneficiario que no tiene derecho a pago alguno. En caso de la ocurrencia de un hecho que cumpla con estas características se debe seguir el siguiente procedimiento:

- Informar al superior inmediato.

- Informar al banco para bloquear el pago.

- Bloquear el proceso si aún no se ha hecho efectivo el pago.

- Bloquear a los usuarios que intervinieron en el ilícito.

- Informar a los entes de control interno y externo.

- Hacer la denuncia respectiva ante la Fiscalía General de la Nación.

- Informar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

- Informar al Administrador del SIIF Nación

11. SEGUIMIENTO A LOS TRASPASOS A PAGADURIA

La Administración del SIIF Nación hará periódicamente un seguimiento a los traspasos a pagaduría, con el fin de verificar que estos correspondan a las excepciones establecidas.

Cordial saludo,

DAVID FERNANDO MORALES DOMINGUEZ

Administrador del SIIF Nación

Viceministro General