CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2015

(febrero 25)

Diario Oficial No. 49.437 de 26 de febrero de 2015

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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Bogotá, D. C., febrero 25 de 2015

1. DEL PROCESO DE ENTREGA DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS PÚBLICOS

El cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y de la Ley 594 de 2000, implica mayor transparencia en el manejo de los documentos de la Nación y de sus sistemas informativos. El acceso a documentos públicos es un derecho fundamental, para lo cual, según lo ordenado en la Ley 1712 de 2014, se deberán implementar procesos archivísticos.

22. El derecho al acceso a documentos públicos, dada la producción exponencial de documentos, demanda organización de los mismos. (…). Por organización la Corte entiende la existencia de un sistema de clasificación racional de los documentos.

(...).

23. Lo anterior implica una redefinición del concepto de custodio del archivo. El custodio de un archivo es garante de que la información contenida en un archivo sea susceptible de ser transmitida en el momento en que el sistema jurídico así lo autorice_[1]. (Resaltado fuera de texto).

Como garante de la información que se encuentra bajo posesión, control o custodia del servidor público o funcionario que culmina el ejercicio de las funciones, es su deber cumplir con lo dispuesto en la Ley 734 de 2002, artículo 34 numeral 5o: “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

Para dar cumplimiento a lo anterior, en el Informe Final de Gestión de Gobernadores, Alcaldes, Diputados y Concejales, se indicará el estado de los archivos, en cualquier soporte que le son entregados a la Entidad y a quien asume las funciones.

Si tal situación no se cumple, quienes reciben los cargos están en la obligación de exigir los inventarios mencionados o dejar constancia en las actas e informes de empalme, el incumplimiento de las instrucciones impartidas en la presente Circular.

Igualmente, los responsables de los Archivos de los entes territoriales deberán entregar un informe completo sobre la situación de los archivos de la administración, el cual se deberá publicar en la página web de la Gobernación o Alcaldía; el mismo podrá ser solicitado por el Archivo General de la Nación en cumplimiento de la facultad de inspección, control y vigilancia que le da la Ley 594 de 2000 y el Decreto 106 de 2015.

Es importante recordar que, conforme lo reglamenta la Ley 594 de 2000: “(...) la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”, así como también lo expresa el artículo 14 de la Ley 594 de 2000. (Resaltado fuera de texto).

“En este mismo sentido, el Director General del Archivo General de la Nación en defensa de los intereses archivísticos y en procura del aseguramiento de la memoria institucional de las Entidades, considera oportuno instar a las áreas que tienen a su cargo la Comisión de Empalme se incluya en el Informe Final de Gestión, el estado de los archivos y los sistemas de información (bases de datos y documentos electrónicos). De igual manera recordar la obligatoriedad que tienen los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, de entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme al Acuerdo número 038 de septiembre 20 de 2002, “por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” y a los procedimientos establecidos, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades_[2]” (Subrayas fuera de texto).

2. CUMPLIMIENTO DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN LOS PROCESOS DE EMPALME

Teniendo en cuenta que el próximo mes de octubre del presente año se elegirán nuevos Gobernadores, Alcaldes, Diputados a Asambleas Departamentales, Concejales, quienes iniciarán su periodo constitucional el día 1o de enero de 2016, resulta necesario advertir a las autoridades que culminan su período el 31 de diciembre del año en curso, sobre el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, con ocasión del cambio de administraciones territoriales.

Igualmente, dado que igualmente se pueden presentar cambios en los cargos de las Entidades Públicas del Orden Territorial, si así lo disponen los mandatarios elegidos popularmente, dentro de sus competencias, dichos funcionarios deberán cumplir igualmente lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y la presente Circular.

Este cambio de Administración implica, además de entregar las funciones de quien se desvincula de cargo a quien lo va a suceder en las mismas, entregar los documentos y archivos en cualquier soporte, conforme la normatividad archivística que ha expedido el Congreso de la República y el Archivo General de la Nación.

Es importante resaltar que los documentos de la Administración Pública, como lo establece el artículo 14 de la Ley 594 de 2000: “(...) son producto y propiedad del Estado, y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público no son susceptibles de enajenación”.

En virtud de lo anterior, quienes se desvinculan de sus funciones por terminar el ejercicio de las mismas, por mandato constitucional o legal, deben dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000:

Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Para la protección de la documentación de la Administración Pública, en ejercicio de las facultades otorgadas al Archivo General de la Nación, con el objeto de comprobar el cumplimiento de lo ordenado en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, de oficio o a solicitud de parte, se podrá solicitar información sobre las gestiones realizadas por los funcionarios que terminan el ejercicio de sus funciones, para verificar, además del cumplimiento de la presente Circular, la Ley General de Archivos y demás normatividad aplicable.

Además de cumplir la normatividad archivística, las Entidades del Orden Territorial, también deben cumplir con lo ordenado en la Ley 1712 de 2014, por encontrarse dentro de los sujetos obligados que señala el artículo 5o, en concordancia con el artículo 33 de la misma Ley Estatutaria. Algunos instrumentos archivísticos que se reglamentan en la Ley 594 de 2000, también los incorpora la Ley 1712 de 2014, lo que así mismo permite lograr su cumplimiento.

Adviértase a las autoridades y funcionarios responsables de dar cumplimiento a la presente Circular, que su incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 106 de 2015, incluyendo el traslado a la Procuraduría General de la Nación para lo de su competencia y a otros organismos judiciales si se configuran delitos contra el patrimonio documental.

3. VERIFICACIÓN POR PARTE DE LAS INSTANCIAS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:

Según lo establecido en el Decreto 2578 de 2012, artículo 9o, numeral 2o a nivel territorial, los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, dentro de su competencia y jurisdicción, deberán hacer seguimiento al cumplimiento de las normas archivísticas, e informar al Archivo General de la Nación las posibles irregularidades en el incumplimiento de la legislación archivística.

De acuerdo con lo ordenado en el Decreto 106 de 2015 artículo 4o, y en concordancia con lo reglamentado en el Decreto 2578 de 2012, artículo 9o, numeral 10 y artículo 16, numeral 8, a los Comités Internos de Archivo de las Alcaldías, Gobernaciones, Asambleas Departamentales y Concejos distritales o municipales y demás entidades del orden territorial, les Corresponde “adoptar las decisiones que permitan implementar las normas expedidas por el Archivo General de la Nación al interior de la respectiva entidad”.

Para concluir, cada Entidad del orden departamental, distrital o municipal, en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 73, deberá incluir dentro del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el mapa de riesgos y las medidas concretas para mitigar los mismos, para lo cual realizará la entrega oficial de los documentos debidamente inventariados de conformidad con lo ordenado en la Ley 594 de 2000, artículos 15 y 26 en concordancia con lo ordenado en la Ley 1712 de 2014, artículo 13.

Cordialmente,

El Director General,

CARLOS A. ZAPATA CÁRDENAS.

* * *

1. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-216 de marzo 8 de 2004. M. P. Eduardo Montealegre Lynnet.

2. Confrontar Circular 006 de 2011. Archivo General de la Nación.