ACUERDO 4 DE 2015

(abril 21)

Diario Oficial No. 49.495 de 27 de abril de 2015

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Acuerdo 09 de 2012, la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989 faculta al Archivo General de la Nación para: “a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad”;

Que así mismo, la Ley 80 de 1989 faculta al Archivo General de la Nación para: “b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”; hoy Consejo Directivo;

Que dentro de los principios que rigen la función archivística, la Ley 594 de 2000, en el artículo 4o, establece: “e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los principios fundamentales de la Constitución Política”;

Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado;

Que mediante el Decreto 2126 de 2012, el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el numeral 9 del artículo 3o estableció que es función del Consejo Directivo: “Expedir normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial”;

Que el Decreto 4100 de 2011 crea el Sistema Nacional de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario con el fin de articular el conjunto de principios, normas, políticas, programas y entidades e instancias del orden nacional y territorial, y coordinar sus acciones para promover el respeto y garantía de los Derechos Humanos y la aplicación del Derecho Internacional Humanitario, mediante el diseño, implementación, seguimiento y evaluación de la Política Integral de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, y el diseño y consolidación de las políticas públicas sectoriales con enfoque de derechos y enfoque diferencial;

Que los documentos relativos a los Derechos Humanos (DD. HH.) y el Derecho Internacional Humanitario (DIH) están amparados por el deber constitucional de la debida gestión, actualización y administración por parte de las entidades del Estado bajo cuya posesión, custodia y control se encuentran los archivos públicos;

Que las entidades del Estado como garantes de la protección, control, custodia, preservación, acceso y transferencia –cuando el sistema jurídico así lo autorice– de los documentos públicos a su cargo, entre ellos, aquellos relativos a los DD. HH. y el DIH, deben tomar medidas necesarias para impedir la sustracción, destrucción, alteración, ocultamiento o falsificación, con el propósito de evitar la impunidad, proteger los derechos y facilitar la consulta por las víctimas, sus familiares, quienes se encuentren legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos;

Que todas las personas tienen derecho a conocer si su nombre se encuentra registrado en los archivos del Estado colombiano y, en caso de ser necesario, actualizar, rectificar e impugnar la legitimidad de las informaciones que le conciernen;

Que el deber constitucional de la debida gestión y administración de los archivos relativos a los DD. HH. y el DIH, en cualquier soporte, comporta su protección contra amenazas provenientes de terceros, agentes naturales, accidentes u otros riesgos. Así mismo, distinguir aquellos que se encuentran sujetos a reserva;

Que la Ley 1712 de 2014, Ley Estatutaria de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, fortalece el acceso a la información pública nacional, en poder de los sujetos obligados descritos en el artículo 5o, recogiendo los estándares internacionales, particularmente lo que tiene que ver con el principio de máxima divulgación;

Que el Decreto 103 de 2015, reglamentario de la Ley 1712 de 2014, Ley Estatutaria de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, en el artículo 50 numeral 1, faculta al Archivo General de la Nación para impartir instrucciones en relación con los documentos producidos por Entidades del Estado relacionados con Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario;

Que es deber de las entidades del Estado, en relación con los documentos relativos a violaciones a los DD. HH. y el DIH, incluidos los producidos en el marco del conflicto armado interno, exceptuados del cumplimiento de la Ley 1448 de 2011, descritos en su artículo 3o, cooperar con las autoridades administrativas y judiciales competentes para adelantar investigaciones, materializar los derechos de las víctimas, el derecho a la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición;

Que el incumplimiento del deber constitucional de la debida gestión y administración de archivos que contienen documentos relativos a violaciones a los DD. HH. y el DIH, incluidos los no relacionados con el conflicto armado interno y los exceptuados del cumplimiento de la Ley 1448 de 2011, descritos en su artículo 3o, no puede en ningún caso alegarse como fundamento válido para limitar o negar el ejercicio de los derechos a la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición reconocidos legal y jurisprudencialmente;

Que los documentos producidos y conservados por entidades del Estado, al hacer suyos los fines de este sirviendo como garantía para el ejercicio de los DD. HH. y del DIH, demandan medidas eficaces y efectivas de protección contra su deterioro, destrucción, supresión u ocultamiento y acceso indebido de terceros;

Que sin perjuicio de los límites establecidos por la ley, el incumplimiento del deber constitucional de la debida gestión y administración de los archivos del Estado, en especial aquellos que contienen documentos relativos a violaciones a los DD. HH. y el DIH que tenga como consecuencia la limitación o negación del acceso a la información, con excepción de la reserva constitucional o legal que estos contienen podrá configurase como una forma de censura que impide el acceso a la información pública que se encuentra en sus archivos y de los particulares que cumplen funciones públicas;

Que dentro de los principios que rigen la función archivística, enunciados en la Ley 594 de 2000, el artículo 4o numeral i), establece: Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

TÍTULO I.

ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

ARTÍCULO 1o. ALCANCE. El presente Acuerdo constituye un desarrollo de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, y la normatividad expedida para su reglamentación, al regular la debida gestión y administración de los archivos pertenecientes a las Entidades del Estado producidos en cumplimiento de las funciones constitucionales de la Administración Pública y los que la ley ha delegado en particulares para el cumplimiento de funciones públicas, relativos a los DD. HH. y el DIH.

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Se encuentran obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo todas las entidades descritas en el artículo 2o de la Ley 594 de 2000.

PARÁGRAFO. Los Archivos de Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario, que guarden relación con lo establecido en el artículo 3o de la Ley 1448 de 2011, seguirán los lineamientos establecidos en el Decreto 4800 de 2011 y demás normas que lo lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

TÍTULO II.

CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO.

ARTÍCULO 3o. CRITERIO FUNCIONAL. Las Entidades obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo, identificarán dentro de su misión institucional aquellas funciones relacionadas con la garantía, protección y salvaguardia de los DD. HH. y el DIH, teniendo en cuenta el contexto de producción documental - principio de funcionalidad.

Los documentos y archivos que se custodien, produzcan o reciban en virtud de tales funciones, se identificarán como archivos de DD. HH. y DIH.

PARÁGRAFO. Los documentos así identificados se incorporarán a series documentales que deberán señalar su condición de documento de DD. HH. y/o DIH, en la Tabla de Retención Documental. Así mismo, deberán identificarse aquellos documentos e información que se encuentre sujeta a reserva.

ARTÍCULO 4o. DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. En la identificación de series documentales y expedientes que contienen documentos relacionados con los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, se tendrán en cuenta, el contexto de la producción documental –principio de funcionalidad–, identificando las funciones que ha desempeñado durante el cumplimiento de su actividad misional.

TÍTULO III.

MEDIDAS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO.

ARTÍCULO 5o. INVENTARIO DOCUMENTAL. Las Entidades obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo deberán señalar dentro de su inventario documental, aquellos documentos producidos en ejercicio de sus funciones, relacionadas a Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario siguiendo los criterios establecidos en el Título II del presente Acuerdo.

PARÁGRAFO. Este inventario deberá dar cuenta de los documentos transferidos a otras entidades, incluidas las transferencias realizadas por supresión, fusión, privatización o liquidación.

ARTÍCULO 6o. RESPONSABILIDAD DE SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS. Las Entidades que custodien, controlen o tengan en posesión documentos y/o sean responsables o encargadas del tratamiento de información relativa a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, verificarán que el presente Acuerdo sea aplicado e implementado por los funcionarios públicos y contratistas.

Así mismo y de conformidad con lo ordenado en el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, desarrollado por el artículo 24 del Decreto 2578 de 2012, los servidores públicos y contratistas entregarán un inventario de los documentos de archivo a su cargo, indicando de manera específica cuando corresponden a documentos de relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. Obligación que deberá quedar de forma clara y expresa en los respectivos contratos o disposición legal que detalle las funciones de quién las ejecuta.

ARTÍCULO 7o. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS. Las entidades del Estado que, en su sistema de información o de correspondencia registren documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario y no sean de su conocimiento, elaborarán un registro de los documentos y/o archivos y enviarlos a la Entidad competente.

TÍTULO IV.

MEDIDAS DE PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS PÚBLICOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO.

ARTÍCULO 8o. AJUSTE DE LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Las entidades obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo, ajustarán los tiempos de retención documental en su Tabla de Retención Documental o en la Tabla de Valoración Documental, para que las series documentales y los documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, consideren en los procesos de Macrovaloración y Microvaloración, criterios como: verdad, justicia y reparación de las víctimas, acceso a la justicia, ante Tribunales Nacionales o Extranjeros, imprescriptibilidad de acciones, jurisprudencia nacional e internacional relativa a Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario; la aplicación del Control de Convencionalidad por Jueces, Tribunales y Cortes colombianas, entre otros, de tal forma que estos criterios de valoración permitan determinar que los documentos o series documentales, serán de conservación total, y también pueden conformar el patrimonio documental de la Nación.

PARÁGRAFO 1o. En caso de controversia, el Archivo General de la Nación, a través del Comité Evaluador de Documentos, emitirá concepto sobre los documentos que, previa valoración, deben ser considerados de conservación total.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de valoración de documentos de derechos humanos, debe tenerse en cuenta que los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que, en sentido amplio, dan cuenta, relacionan o se refieren a los Derechos Humanos y al DIH, según los subsistemas del Sistema Nacional de Derechos Humanos y DIH, incluidas las acciones de garantía de los I. Derechos económicos, sociales, culturales y ambientales; II. Derechos civiles y políticos; III. Derecho Internacional Humanitario y Conflicto Armado; IV. Derecho a la Justicia; V. derecho a la igualdad, no discriminación y respeto por las identidades; VI. Derechos Humanos y empresa; VII. Ciudadanía, cultura y educación en Derechos Humanos y Paz.

ARTÍCULO 9o. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS. En materia de conservación y preservación de documentos e información, las Entidades obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo que tengan en posesión, bajo su control o custodia documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, verificarán el cumplimiento de los requisitos establecidas en el artículo 19 y lo reglamentado en el Título XI de la Ley 594 de 2000 y la legislación complementaria que se expida sobre la materia, garantizando su acceso, integridad, autenticidad, veracidad, inalterabilidad, entre otras.

TÍTULO V.

MEDIDAS DE ACCESO A LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS PÚBLICOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO.

ARTÍCULO 10. ACCESO A LA INFORMACIÓN. Las entidades públicas que tengan en sus archivos documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, publicarán en su página Web, en un vínculo de fácil acceso a los ciudadanos y en un lenguaje de fácil comprensión, las dependencias con competencias o funciones en materia de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, las series y subseries relacionadas con Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con la normativa vigente. Esto se entiende en concordancia con lo ordenado en la Ley 1712 de 2014, el Decreto 103 de 2015, artículo 50, numeral 1 y demás disposiciones reglamentarias y aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Para tal efecto deberán elaborar el índice de información clasificada y reservada que trata el artículo 20 de la Ley 1712 de 2014, sin perjuicio de lo ordenado en el último inciso del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014.

ARTÍCULO 11. LEGISLACIÓN APLICABLE. La información relativa a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que pueda considerarse como información clasificada o reservada (al tenor de lo establecido por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015, artículo 50, numeral 1) o datos sensibles (Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013) deberá ajustarse a los criterios de acceso y protección de la información establecidas en las normas referenciadas y demás disposiciones reglamentarias y aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

TÍTULO VI.

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Y ARCHIVOS EN SOPORTES DISTINTOS AL PAPEL.

ARTÍCULO 12. GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN CUALQUIER SOPORTE. Los documentos e información producidos o recibidos por las entidades obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo, incluidos los relativos a los Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario deberán atender lo establecido en la normatividad vigente en la materia, particularmente el Decreto 2609 de 2012 en concordancia con lo dispuesto en el artículo 4o de la Ley 1712 de 2014.

TÍTULO VII.

INSTANCIAS DE APOYO TÉCNICO, SEGUIMIENTO Y CONTROL.

ARTÍCULO 13. COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO. El Archivo General de la Nación dispondrá la creación de un Comité Técnico de Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, el cual tendrá la función de facilitar el desarrollo de la función archivística en esta materia, de acuerdo con las necesidades del país. Este comité funcionará como un eje transversal del Sistema Nacional de Derechos Humanos y DIH y contará con la participación de las entidades estatales encargadas de la protección, promoción y difusión de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario y de organizaciones o representantes de la sociedad civil.

ARTÍCULO 14. INVITACIÓN AL MINISTERIO PÚBLICO. Los Comités de Desarrollo Administrativo, los Comités Internos de Archivo y las instancias articuladoras y asesoras del Sistema Nacional de Archivos, podrán invitar a Delegados de la Procuraduría General de la Nación, conforme lo establecen los artículos 8o, parágrafo 2o y 15 numeral 8, según su competencia territorial, quien velará por la adecuada protección y aseguramiento de los documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, según lo reglamentado en el artículo 2o del presente Acuerdo.

El Comité de Desarrollo Administrativo, el Comité Interno de Archivo y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, conforme las competencias asignadas en el Decreto 2578 de 2012, apoyarán el cumplimiento de las disposiciones del presente Acuerdo.

ARTÍCULO 15. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO. El Archivo General de la Nación, en ejercicio de las facultades otorgadas en la Ley 594 de 2000 y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, en ejercicio de las facultades otorgadas en el Decreto 2578 de 2012, artículo 9o, numerales 2, 6 y 9 serán responsables de verificar y hacer seguimiento del cumplimiento de la normatividad archivística.

TÍTULO VIII.

MEDIDAS COMPLEMENTARIAS.

ARTÍCULO 16. INTEGRIDAD DE LOS FONDOS. En cumplimiento de los principios de procedencia y de orden original, así mismo, para mantener la integridad, veracidad, autenticidad y fidelidad de los documentos de archivo, los archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, deben conformarse con todos los documentos que integran cada expediente o acreditan hechos específicos.

En consecuencia, se debe conservar la integridad de las series documentales, sin retirar tipos documentales de los expedientes.

PARÁGRAFO. De advertirse que los expedientes o archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario no cumplen con los anteriores requisitos, se procederá de inmediato a su reconstrucción.

ARTÍCULO 17. DE LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas y que en desarrollo de las mismas gestionen documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario deberán implementar las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo ordenado en el presente Acuerdo.

ARTÍCULO 18. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS. Las entidades del Estado obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo que conserven en sus archivos, documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario deberán realizar las transferencias de estas series al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales Territoriales, de conformidad con lo ordenado en el Decreto 1515 de 2013, una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central de la respectiva Entidad.

ARTÍCULO 19. CONVENIOS Y CONTRATOS NACIONALES E INTERNACIONALES. Los convenios y contratos suscritos con personas naturales o jurídicas, nacionales y extranjeras, para desarrollar investigaciones relacionadas con Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, deberán incluir una cláusula donde se establezca la obligación de estas instituciones de entregar al Archivo General de la Nación copias de los archivos y documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, según lo ordenado en el artículo 42 de la Ley 594 de 2000.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 27 del Decreto 2578 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013 se establecerán los mecanismos para recibir las transferencias documentales de las series documentales y los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario por parte de personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia.

TÍTULO IX.

ENFOQUE DIFERENCIAL EN LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO.

ARTÍCULO 20. CRITERIO DIFERENCIAL ACCESIBILIDAD A LA INFORMACIÓN. Con el fin de facilitar el acceso a la información relativa a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario, las Entidades obligadas al cumplimiento del presente Acuerdo, deberán establecer y desarrollar criterios diferenciales, preferenciales y efectivos de acceso para personas y grupos que requieren atención diferenciada, tales como los niños, niñas y adolescentes, mujeres, adultos mayores, población LGBTI, las personas en situación de discapacidad y los grupos étnicos, acatando lo ordenado en el artículo 8o, artículo 21 último inciso de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015, en especial lo ordenado en el artículo 50, numeral 1 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

ARTÍCULO 21. ARTICULACIÓN CON OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS ARCHIVOS RELACIONADOS CON DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO. El Archivo General de la Nación, en articulación con otras Entidades Públicas, podrá suscribir convenios interadministrativos o de cooperación, entre otros, para la administración integral, control, conservación, preservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.

ARTÍCULO 22. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de su fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Expedido en Bogotá, D. C., a 21 de abril de 2015.

La Presidenta,

MARÍA CLAUDIA LÓPEZ SORZANO,

Presidenta Consejo Directivo.

La Secretaria General,

CLAUDIA IVONNE FÁCTOR LUGO,

Secretaria Técnica.