RESOLUCIÓN 592 DE 2017

(marzo 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CULTURA

Por la cual se adopta el Manual de Utilización de Espacios del Palacio Echeverri v El Claustro Santa Clara Del Ministerio De Cultura

LA MINISTRA DE CULTURA

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas en la Ley 397 de 1997 y,

CONSIDERANDO

Que el articulo 2o de la Constitución establece que "Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justó'''.

Que el artículo 8o de la misma a su vez establece que "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación''.

Que el artículo 72 de la carta establece que "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica''.

Que el Artículo 209 de la Constitución establece que "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Igualmente establece que "Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado".

Que el artículo 15 de la Ley 489 de 1998 define el Sistema de Desarrollo Administrativo, como el "conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humemos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional''.

Que el articulo 2.2.22.3 del Decreto 1083 de 2015 establece que las entidades públicas deben desarrollar políticas de que trata el artículo 17 de la Ley 489 de 1998, entre las que se encuentra la Eficiencia administrativa, "Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de información v gestión documental".

Que el artículo 55 de la Ley 397 de 1997 que el Ministerio de Cultura '"El Estado, a través del Ministerio de cultura, estimulará y asesorará la creación de planes, programas y proyectos de carácter comercial, afines con los objetivos de los museos, que puedan constituirse en fuentes de recursos autónomos para la financiación de su funcionamiento. (...) Asi mismo, el Ministerio de Cultura podrá adquirir y comercializar bienes y servicios culturales para fomentar la difusión del patrimonio y la identidad cultural dentro y fuera del territorio nacional”

Que mediante decreto 239 del 26 de septiembre de 1984, el Presidente Belisario Betancur declaró Monumento nacional inmueble el Palacio Echeverry.

Que con Fundamento en lo anterior, el Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios del Ministerio de Cultura, solicitó a la oficina jurídica la proyección de resolución para efectos de la adopción del Manual de Utilización de Espacios del Palacio Echeverri y El Claustro Santa Clara del Ministerio de Cultura.

En mérito de lo expuesto.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Ordenar la adopción del Manual de Utilización de Espacios del Palacio Echeverri y El Claustro Sama Clara del Ministerio de Cultura, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los

MARIANA GARCÉS CÓRDOBA

Ministra de Cultura

ANEXO.

MANUAL DE UTILIZACIÓN DE ESPACIOS DEL PALACIO ECHEVERRI Y EL
CLAUSTRO SANTA CLARA DEL MINISTERIO DE CULTURA

El presente documento tiene como propósito informar sobre ios requisitos y condiciones que deben ser cumplidos por las personas o entidades que deseen hacer uso de uno o más espacios del Palacio Echeverri sede del Ministerio de Cultura.

Las normas que a continuación se consignan serán de estricto cumplimiento por parte de las personas o entidades que soliciten el uso de espacios con el fin de desarrollar actividades de Interés particular (fotografías, exposiciones temporales, grabaciones fílmicas y las demás que no afecten el cumplimiento de la misión de la entidad).

PROCEDIMIENTO PARA HACER USO DE UNO O MÁS ESPACIOS DEL PALACIO ECHEVERRI Y CLAUSTRO SANTA CLARA

1. Solicitud formal al Grupo de Servicio al Ciudadano, al correo electrónico servicioalciudadano@mincultura.gov.co, donde se especifique lo siguiente:

a. Fecha, hora y clase de actividad que se va a realizar: comercial, cultural o académico.

b. Número de asistentes a la actividad.

c. Programación de la actividad que se llevará a cabo, así como los detalles logísticos de la misma.

d. Elementos que se instalarán dentro y fuera del Ministerio.

e. Personal que va a ingresar a las instalaciones, relacionando nombres, identificación y ARL.

2. Una vez recibida la solicitud con toda la información señalada anteriormente, se procederá a estudiarla y se dará la respuesta afirmativa o negativa por correo electrónico, en un tiempo no mayor a tres (3) días hábiles.

3. Se programará una visita al Ministerio de Cultura para concretar los detalles del montaje de la actividad, de acuerdo con las normas consignadas en este Manual.

12. En el Palacio Echeverri y el Claustro Santa Clara no se pueden llevar a cabo eventos de carácter político, religioso y/o personal.

CUIDADO DE LOS ESPACIOS

1. No está permitido encender velas, veladoras, pebeteros, inciensos, ni antorchas o cualquier otro elemento que pueda generar combustión dentro del Ministerio de Cultura, debido a que se pondría en riesgo las sedes patrimoniales.

2. Al ser el Palacio Echeverri y el Claustro Santa Clara, inmuebles con protección de carácter patrimonial no se pueden clavar puntillas, hacer perforaciones, adherir elementos con cintas o cualquier tipo de pegante en los muebles, paredes, pisos y estructura de las edificaciones, ni pegar cintas de señalización en los pisos. Es posible ubicar elementos auto-portables en algunos espacios, previa consulta y autorización del personal del Grupo de Gestión Administrativa y de Servicios del Ministerio.

3. Las mesas, sillas, muebles y todo tipo de instalación que se coloquen en las áreas de piso de madera, deben venir protegidas con patas de caucho con el fin de evitar rayones.

4. Los espacios utilizados para la actividad deben ser devueltos en las mismas condiciones de aseo y conservación en que fueron entregados por el Ministerio. Las basuras deben ser retiradas por el solicitante de la actividad,

5. En los espacios del jardín y en donde hay plantas y árboles no es posible ubicar ningún tipo de mobiliario, ni iluminación, por motivos de conservación de los jardines.

6. Es posible complementar la iluminación de los espacios con luces, siempre y cuando estas se instalen con un sistema auto-portante y no deterioren los espacios.

7. No es posible fumar en ninguno de los espacios del Ministerio, incluidos los jardines.

SEGURIDAD

1. No se permite el ingreso de armas, explosivos, materiales inflamables o cualquier elemento que comprometa la integridad y segundad de las personas, las colecciones y la sede del Ministerio. Cualquier aspecto adicional

UTILIZACIÓN DE LOS ESPACIOS

1. El horario disponible para el uso de los espacios del Ministerio de Cultura, dependerá de la actividad y de la disponibilidad del Ministerio.

2. El personal y requerimientos adicionales para el desarrollo de las actividades deberá ser asumido por el solicitante.

3. En el caso de requerir permisos y/o autorizaciones para el ingreso de vehículos, el solicitante lo debe realizar directamente ante la Presidencia de La República, la Alcaldía o la Secretaría de Movilidad o las otras que se requieran.

4. Todo montaje que no esté previamente informado y acordado, no se podrá realizar en el momento de la actividad y en consecuencia el Ministerio podrá restringir e impedir que se realice.

5. El personal para realizar montajes y movimientos de los elementos vinculados a la actividad a realizar, deberá ser asumido por el solicitante.

6. El Ministerio no suministrará espacios para almacenar equipos, instrumentos, pendones, muebles, etc. En ese sentido, el ingreso y salida de elementos para el montaje, se debe realizar el mismo día.

7. El ingreso de elementos requeridos para el desarrollo de la actividad, deberán ser registrados con el Jefe de Puesto de la empresa de vigilancia deí Ministerio.

8. El Ministerio no se hace responsable por los objetos dejados y/o olvidados en sus instalaciones.

9. Por motivos de conservación de la construcción del Palacio y el Claustro y en caso de requerirse sonido; los niveles de decibeles no pueden ser muy altos y el Ministerio controlará este volumen.

10. El solicitante garantizará la conservación de los espacios suministrados para el desarrollo de la actividad y responderá por la ocurrencia de cualquier daño.

11. Para el ingreso de particulares a la actividad a desarrollar, el solicitante deberá disponer de una o más personas que certifiquen la entrada por lista, previa autorización del personal de seguridad del Ministerio relacionado con la seguridad deberá ser coordinado con el responsable de seguridad del Ministerio de Cultura.

2. Durante la actividad, los guardas de seguridad del Ministerio están encargados de cuidar las edificaciones. El solicitante se hace responsable de la vigilancia y cuidado de sus pertenencias y demás elementos que utilice para la realización de su actividad; en tal virtud el Ministerio de Cultura no será responsable de su cuidado y no responderá por su pérdida, robo o daño.

3. Por motivos de seguridad, bajo ninguna circunstancia es posible bloquear las salidas de emergencia y corredores que dan acceso a ellas con mobiliario, pendones y se debe evitar aglomeraciones en las mismas.