RESOLUCIÓN 342 DE 2020

(abril 30)

Diario Oficial No. 51.301 de 30 de abril de 2020

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES

<Vigente mientras se mantenga la declaratoria de la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19- Resolución MSPS 385 del 12 de marzo de 2020>

Por medio de la cual se suspenden de manera transitoria los términos para la presentación de la prueba de evaluación de desempeño / ensayos de aptitud de los laboratorios ambientales acreditados por el Ideam.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES (IDEAM),

en uso de las facultades legales contenidas en los numerales 8 y 15 del artículo 5o del Decreto 291 de 2004, el Decreto 491 de 2020 y

CONSIDERANDO:

Que el 7 de enero de 2020 la Organización Mundial de la Salud identificó el nuevo coronavirus COVID-19 y declaró este brote como emergencia de salud pública de importancia internacional. Que el 6 de marzo de 2020 el Ministerio de Salud y de la Protección Social dio a conocer el primer caso de brote de enfermedad por coronavirus COVID-19 en el territorio nacional;

Que mediante la Resolución 0000380 del 10 de marzo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social adoptó, entre otras, medidas preventivas sanitarias de aislamiento y cuarentena de las personas que, a partir de la entrada en vigencia de la precitada resolución, arribarán a Colombia desde la República Popular China, Francia, Italia y España;

Que mediante la Circular Externa número 0018 de 10 de marzo de 2020, el Gobierno nacional dictó instrucciones de intervención, respuesta y atención del COVID-19 aplicables principalmente a los ámbitos laborales;

Que a través de la Directiva Presidencial número 02 de 12 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional dictó medidas para atender la contingencia generada por el COVID-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones;

Que mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, el Ministro de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaró el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020 y, en virtud de la misma, adoptó una serie de medidas con el objeto de prevenir y controlar la propagación del coronavirus COVID-19 y mitigar sus efectos;

Que mediante la Resolución 0249 de 13 de marzo de 2020, la Dirección General del Ideam, estableció las condiciones especiales del trabajo en casa por medio del uso de las TIC y la adopción de otras medidas de prevención frente al COVID-19 en lo concerniente al Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam);

Que a través de la Circular número 05 del 16 de marzo de 2020, el Ideam emitió medidas adicionales para atender la contingencia generada por el COVID-19;

Que mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020 se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional por el término de treinta (30) días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del nuevo coronavirus COVID-19;

Que dadas las circunstancias y medidas de cuidado declaradas por el Gobierno nacional para preservar la salud y la vida de los colombianos, el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 impartió instrucciones para el mantenimiento del orden público y, específicamente, ordenó el “aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, a partir de las cero horas (00:00 a. m.) del día 25 de marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 13 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19.” Ampliado hasta las cero horas (00:00 a. m.) del día 26 de abril de 2020 a través del Decreto 531 del 8 de abril de 2020 y actualmente hasta las cero horas (00:00 a. m.) del día 11 de mayo de 2020 a través del Decreto 593 de 2020;

Que mediante el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, “por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, el Presidente de la República estableció medidas en materia de prestación de servicios a cargo de las entidades y organismos del Estado, con la finalidad de prevenir la propagación de la pandemia mediante el distanciamiento social, flexibilizando la prestación del servicio en forma presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de manera que se evite el contacto entre los servidores públicos y los ciudadanos, sin que ello afecte la continuidad y efectividad del servicio;

Que en el marco de lo establecido en el Decreto 491 de 2020, se hace necesario adoptar las medidas para hacer frente a la crisis actual, garantizando la salud de los funcionarios y contratistas del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), la atención de los administrados y el cumplimiento efectivo de las funciones administrativas a cargo del Instituto, mediante el uso de medios tecnológicos y de telecomunicación, sin afectar los servicios que sean estrictamente necesarios para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado;

Que mediante Resolución número 314 del 13 de abril de 2020, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), establece “las medidas en materia de prestación de los servicios a cargo del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam) para dar cumplimiento al Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 y garantizar la atención a los usuarios y el cumplimiento efectivo de las funciones administrativas”;

Que el parágrafo del artículo 4o de la Resolución número 314 del 13 de abril de 2020, estableció que:

“Parágrafo. En los eventos en que no sea posible continuar el procedimiento administrativo y la causal no se encuentre establecida en esta Resolución, la dependencia proyectará para firma de la Dirección General el acto de suspensión de los términos del procedimiento justificando la razón de la decisión”;

Que el parágrafo del artículo 29 de la Resolución 0268 de 2015 emitida por el Ideam “por medio de la cual modificó la Resolución número 0176 de 2003 y 1754 de 2008, y se establecieron los requisitos y el procedimiento de acreditación de organismos de evaluación de la conformidad en matrices ambientales, bajo la norma NTC-ISO/EC 17025” establece que:

(...) Parágrafo. Los OEC podrán presentar la prueba de evaluación de desempeño con cualquier organismo acreditado en la norma ISO/IEC17043 anualmente, la cual deberá ser probada con un puntaje satisfactorio.

Si el OEC desea acreditar un parámetro frente al cual el Ideam, no ofrece prueba de evaluación de desempeño, este no se otorgará automáticamente, sino que el laboratorio deberá presentar la prueba con cualquier organismo acreditado en la norma ISO/ IEC17043 que la ofrezca, si aplica.

La vigencia de las pruebas de evaluación de desempeño será de un año. (...”) (Destacado fuera de texto);

Que así mismo, el artículo 35 de la citada Resolución 0268 dispone que:

(…) Artículo 35. Aseguramiento de la calidad de los ensayos. En virtud del principio de planeación, y acorde a lo consagrado en la norma NTC-ISO IEC/17025, los OEC deberán participar anualmente en las pruebas de evaluación de desempeño (…).

(…) En el evento en el que un laboratorio no participe en dichas pruebas dentro del término establecido, o desapruebe por dos veces consecutivas la misma, se configurará una causal para la terminación de la acreditación, en las variables en las que se aplique dicha prueba (…) (subrayado fuera de texto);

Que, una vez consultada la información de la posibilidad de que los usuarios realicen evaluaciones de desempeño con diferentes proveedores, distribuidores e intermediarios de ensayos de aptitud a nivel nacional e internacional, se ha informado por cada uno de ellos lo siguiente:

- PROVEEDOR CALA – Cánada: “El programa de ensayos de aptitud de CALA, solo envía cuatro rondas por año (enero, marzo, junio y octubre), la ronda de enero no se vió afectada por el COVID-19. Debido al COVID-19 extendimos dos veces el plazo de presentación de informes para la ronda PT de marzo, primero al 1 de mayo y ahora al 15 de mayo. Se envío un correo a los participantes respecto a este cambio y se publicó en la página web de programa de ensayos de aptitud de CALA. Con respecto a la ronda PT de junio, hemos decidió retrasar el envío hasta finales del verano (fecha por determinar)”.

- PROVEEDOR WEPAL - Holanda: “Debido a la pandemia de COVID-19, pospusimos la fecha límite del primer período trimestral del 1 de abril al 1 de mayo para dar a los laboratorios mas tiempo para presentar los resultados. La mayoría de los laboratorios presentaron resultados antes de que los laboratorios fueran cerrados debido a COVID-19. Por lo tanto, la fecha límite del 1 de mayo no se pospondrá más. También debido a que las muestras del período 2 se enviaron a principios de marzo, por lo que los laboratorios cerrados hasta el 1 de mayo pueden participar en este período con fecha límite el 1 de julio de 2020. Los laboratorios fueron informados por correo electrónico y por el sitio web de los participantes, solo accesible para nuestros participantes. Podemos y enviaremos muestras para los cuatro períodos a nuestros participantes de acuerdo con el cronograma. Dependiendo del desarrollo de la pandemia, decidiremos los plazos para enviar los resultados. Los participantes serán informados (correo y sitio web)”.

- INTERMEDIARIO AS ANALYTICAL LTDA - NSI LABS SOLUTIONS - USA “NSI LAB SOLUTIONS no ha modificado los cronogramas de ensayos de aptitud para el año 2020, sin embargo; AS ANALYTICAL LTDA, está recomendando a sus clientes aplazar la realización de dichos ensayos ya que no podemos garantizar tiempos de entrega adecuados para la realización de los mismos ni cambios en las fechas de reporte de resultados”.

- PROVEEDOR MOLLABS - Colombia “Con el fin de apoyar los laboratorios nacionales e internacionales, continuaremos con el desarrollo del programa de ensayos de aptitud de Mol Labs Ltda., esperamos continuar trabajando y realizando el cumplimiento del cronograma. Como proveedores, en determinadas situaciones se podrá realizar reprogramación o modificación al cronograma del ensayo de aptitud, las cuales serán informadas antes de la realización del ejercicio o durante el transcurso de este a los laboratorios participantes”.

- PROVEEDOR LGC STANDARDS - Reino Unido “Hemos estado atentos a la situación global de COVID-19 y hemos implementado procesos para permitirnos continuar apoyando la ciencia para un mundo seguro y evitar interrupciones, al tiempo que minimizamos el riesgo. Para garantizar la salud y el bienestar de nuestra fuerza laboral, el personal de la oficina ha sido invitado a trabajar desde casa y se ha establecido un horario de trabajo por turnos para ayudar a proteger a los que están en los laboratorios y almacenes. Si bien actualmente tenemos un buen stock de nuestras líneas principales y se encuentran disponibles en nuestros almacenes centrales, puede haber retraso menores en el envío debido a estas salvaguardas operativas. Le agradecemos su atención y paciencia durante este tiempo. “https://www.lgcstandards.com/GB/en/COVID-19

- PROVEEDOR MERCK – USA: “¿Cómo manejan las entregas a instituciones que están cerrando temporalmente? A medida que nos enteramos de los cierres, estamos bloqueando las entregas, sin embargo, si los laboratorios aún están abiertos / reciben productos, los clientes deben comunicarse con su contacto comercial o servicio al cliente local para evitar interrupciones en el suministro de nuestros productos y permitir que nuestros clientes continúen trabajando”.

- PROVEEDOR ERA – USA “Nosotros mantenemos contacto constante con nuestras agencias de regulación en Estados Unidos y con los organismos de acreditación de ERA – A2LA y TNI. Según su orientación el calendario de estudios de ensayos de aptitud de ERA sigue siendo el publicado y según nuestras acreditaciones ISO 17043 y TNI, los estudios de ensayo de aptitud deben cerrarse en la fecha de cierre programada y no podemos aceptar resultados tardíos. Si los participantes de los ensayos de aptitud estuvieran bajo orden de cuarentena, deberán reprogramar su participación en el estudio de ensayo de aptitud para una fecha posterior. Además, es importante que los laboratorios estén en contacto cercano con sus agencias reguladoras”.

- DISTRIBUIDOR SCIENTIFIC PRODUCTOS – PHENOVA Y SIGMA ALDRICH – USA: “Nosotros como distribuidores de pruebas de Interlaboratorio y otros productos hemos enviado el comunicado adjunto por mail a todos nuestros clientes; en este comunicado informamos a nuestros clientes que solo podemos atender despachos de pedidos de la cadena vital (según Decreto 457 del 22 de marzo de 2020), como son la cadena farmacéutica, alimenticia y médica; estos clientes deben enviarnos una carta que confirme que cumplen con los requisitos de dicho decreto para de este modo poder realizarles los despachos; si un cliente no hace parte de las excepciones contempladas en dicho decreto no podemos despacharle ningún pedido por el momento.

En nuestra oficina tenemos en bodega varias pruebas de interlaboratorio de nuestros clientes que no han podido ser despachadas, ya sea porque el cliente no cumple con los requisitos del Decreto o porque nuestros mismos clientes nos han manifestado que debido a la cuarentena nacional están trabajando desde sus casas y por el momento no pueden recibir las pruebas, estamos esperando a que la situación lo permita y de inmediato realizaremos el envío de estas pruebas a nuestros clientes.

Otro aspecto que hemos evidenciado es que las agencias de aduana y nacionalización están funcionando con menos rapidez y los despachos dentro de Colombia también están presentando retrasos en los tiempos de entrega y hemos encontrado dificultades en los envíos, por ejemplo, de productos que requieren refrigeración.

Nosotros hemos informado de estas situaciones a Phenova y Sigma Aldrich y ellos han brindado la oportunidad a nuestros clientes de realizar el análisis e informe de los resultados de las pruebas cuando la situación lo permita; esto aplica para clientes que ya habían recibido sus muestras pero no han podido analizarlas y a aquellos que no alcanzaron a recibir las pruebas porque llegaron a nuestra bodega y no hemos podido enviárselas”;

Que una vez consultada y analizada la información descrita en el acápite anterior, se identificó que la provisión de los ensayos de aptitud se encuentra suspendida y/o aplazada y/o a la espera del avance de la Pandemia para realizar algún tipo de reprogramación en las rondas de las pruebas de evaluación de desempeño /ensayos de aptitud y/o a que la emergencia sanitaria sea superada y que por otro lado, debido al aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno nacional, los laboratorios ambientales no pueden analizar las muestras de las pruebas de evaluación de desempeño / ensayos de aptitud para su respectivo reporte;

Que una vez revisadas las estadísticas del Sistema Documental Orfeo se ha identificado la problemática y solicitudes de prórroga para entrega de resultados de informes de pruebas de desempeño por varios Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) que forman parte del esquema de acreditación del Ideam;

Que con ocasión de la suspensión de las actividades por parte de los laboratorios y/o aplazamiento y/o posible reprogramación de actividades por parte de los proveedores de ensayos de aptitud, no es posible que los laboratorios cumplan con los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico y por tanto se requiere la suspensión de manera transitoria de los términos respecto a la presentación de las pruebas de evaluación de desempeño;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. TRÁMITES RELACIONADOS CON LAS PRUEBAS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO / ENSAYOS DE APTITUD DEL GRUPO DE ACREDITACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 1 de la Resolución 1200 de 2021>

ARTÍCULO 2o. TÉRMINOS PARA LA ENTREGA DE RESULTADOS DE PRUEBAS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO/ENSAYOS DE APTITUD. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1200 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Establecer treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en la que el Ministerio de Salud y Protección Social declare como superada la emergencia sanitaria, como plazo máximo de entrega de informes de resultados de la prueba de evaluación de desempeño/ ensayos de aptitud para los laboratorios que:

- La fecha de presentación anual de sus resultados de prueba de evaluación de desempeño / ensayos de aptitud se encuentre dentro de los días de duración de la emergencia sanitaria.

- La fecha de presentación de resultados de prueba de evaluación de desempeño / ensayos de aptitud mediante llamado de atención o solicitud de información se encuentre dentro de los dentro de los días de duración de la emergencia sanitaria.

PARÁGRAFO 1o. los laboratorios que antes de la entrada en vigencia de la presente resolución ya cuenten con prórroga mediante oficio firmado por la subdirección de Estudios Ambientales o acto administrativo firmado por la Dirección General, respecto a la entrega sus ensayos de aptitud, les será modificado el término de acuerdo a lo establecido en el artículo anterior esto es tendrán como plazo máximo para la entrega de sus informes de ensayos de aptitud treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que se por superada la emergencia sanitaria por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

PARÁGRAFO 2o. Los términos otorgados inicialmente en los llamados de atención mediante comunicación escrita emitida por el IDEAM, realizados durante el período de la emergencia sanitaria serán reemplazados por el plazo definido en el presente artículo.

PARÁGRAFO 3o. Los términos definidos en el presente artículo no serán acumulables con otros plazos otorgados con anterioridad por el Grupo de Acreditación.

PARÁGRAFO 4o. Los laboratorios que durante el periodo de vigencia de la presente resolución reciban los informes de resultados de prueba de evaluación de desempeño / ensayos de aptitud, deberán enviarlos exclusivamente a través del correo electrónico del Grupo de Acreditación acreditacion@ideam.gov.co

ARTÍCULO 3o. Es responsabilidad del laboratorio adelantar todas las actividades necesarias para la adquisición, compra, análisis y reporte de las pruebas de evaluación de desempeño/ ensayos de aptitud, con el fin de que, vencidos los términos de la presente resolución, no se presente incumplimiento con lo establecido en el ordenamiento jurídico establecido por el Ideam respecto a la presentación de las pruebas de evaluación de desempeño/ensayos de aptitud.

ARTÍCULO 4o. Ordenar la publicacioín de la presente resolucioín en la paígina web de la entidad.

ARTÍCULO 5o. La presente resolucioín rige a partir de la fecha de su publicacioín en el Diario Oficial.

ARTÍCULO 6o. Remítase copia del presente acto administrativo de caracter general al Honorable Consejo de Estado para surtir el procedimiento contemplado en el artiículo 136 de la Ley 1437 de 2011.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de abril de 2020.

La Directora General,

Yolanda González Hernández