DECRETO 2052 DE 2014

(octubre 16)

Diario Oficial No. 49.306 de 16 de octubre de 2014

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, (eKOGUI).

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia y en desarrollo del Decreto-ley 4085 de 2011,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 790 de 2002 creó el Sistema de Información de la Actividad Litigiosa y de la Gestión Jurídica del Estado, cuya definición técnica y administración general estaba a cargo de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación – Ministerio del Interior y de Justicia.

Que el sistema fue reglamentado y adoptado por el Decreto número 1795 de 2007, el cual se denominó –Litigob–.

Que la Ley 1444 de 2011 creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuya estructura fue desarrollada mediante el Decreto-ley 4085 de 2011 asignándole la función de desarrollar, implementar y administrar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado, el cual deberá ser utilizado y alimentado por todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza jurídica y por aquellas entidades privadas que administren recursos públicos.

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, desarrolló y adoptó el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, para la gestión integral de la actividad litigiosa de las entidades públicas, que permite obtener información para la formulación, aplicación y evaluación de las políticas de prevención del daño antijurídico, así como la defensa y protección efectiva de los intereses litigiosos de la Nación, en las actuaciones judiciales de las entidades públicas, en procura de la reducción de la responsabilidad patrimonial y la actividad litigiosa.

Que en cumplimiento de lo señalado en el parágrafo 4o del artículo 6o del Decreto-ley 4085 de 2011, el Sistema Litigob se integró al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado.

Que para la puesta en marcha y adecuado funcionamiento del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, se hace necesario establecer las responsabilidades de los usuarios frente al Sistema, con el fin de garantizar el suministro, la centralización y unificación de la información sobre la actividad litigiosa del Estado.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

DECRETA:

ARTÍCULO 1o. SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO.  <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (ekogui) es el único sistema de gestión de información del Estado, para el seguimiento de las actividades procesos y procedimientos inherentes a la actividad judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales.

ARTÍCULO 2o. OBJETIVO. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), es la herramienta para la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial y extrajudicial de la Nación, así como para monitorear y gestionar los procesos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República.

El Sistema brindará mecanismos focalizados para la generación de conocimiento, la formulación de políticas de prevención del daño antijurídico, la generación de estrategias de defensa jurídica y el diseño de políticas para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica.

ARTÍCULO 3o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI) deberá ser utilizado y alimentado por las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos.

El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI) es la fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado. Cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los ciudadanos en general, deberá coincidir con la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKoGUI).

PARÁGRAFO 1o. La información de los procesos y reclamaciones de las entidades públicas del orden nacional que entren o se encuentren en proceso de liquidación de que tratan los artículos 25 y 35, inciso final del Decreto-ley 254 de 2000, modificados por los artículos 13 y 19 de la Ley 1105 de 2006, respectivamente, deberá ser reportada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI). Igualmente reportarán la información las entidades que entren en proceso de supresión.

PARÁGRAFO 2o. Las sociedades fiduciarias que administren recursos para la atención de procesos judiciales de las entidades del orden nacional, que se encuentren en proceso de liquidación, deberán reportar la información de los mismos en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI).

ARTÍCULO 4o. LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL, ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO (EKOGUI). <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.4 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Los lineamientos generales para el control, administración y dirección del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), así como el plan de vigilancia judicial para el seguimiento y monitoreo de la información contenida en el mismo serán definidos por el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, los cuales tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del presente decreto.

ARTÍCULO 5o. PROTOCOLOS, LINEAMIENTOS E INSTRUCTIVOS. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), serán fijados por la Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del presente decreto.

ARTÍCULO 6o. USUARIOS DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO (EKOGUI). <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.6 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Para efectos de lo establecido en el presente Decreto, son usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), los funcionarios que ocupen los siguientes cargos o designaciones:

Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces.

Administrador del Sistema en la entidad.

Apoderado de la entidad.

Secretario técnico de Comité de Conciliación.

Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces.

Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE LA ENTIDAD O QUIEN HAGA SUS VECES. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.7 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Son funciones del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), las siguientes:

1. Coordinar el registro oportuno y la actualización permanente de la información de la actividad litigiosa de la entidad, en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), de conformidad con los lineamientos, protocolos e instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

2. Gestionar, de acuerdo con sus competencias y dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), el proceso de pagos de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, bajo los principios de celeridad, eficacia y eficiencia.

3. Liderar la aplicación de los lineamientos e instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para la implementación y uso del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI).

ARTÍCULO 8o. DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO (EKOGUI). <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.8 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Los representantes legales de las entidades de que trata este decreto deberán asegurar el registro oportuno y la actualización permanente de la información en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), para lo cual deberán designar como administrador del Sistema a un servidor que acredite título de abogado.

El nombre del servidor designado deberá ser informado a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente decreto. De no remitirse dicha información, se entenderá que la responsabilidad de la administración del Sistema recae en el representante legal de la entidad. Así mismo, cuando se presente cambio de administrador del Sistema se deberá informar a la Agencia dentro de los 10 días hábiles siguientes a su designación.

PARÁGRAFO. Los representantes legales de las entidades y organismos del orden nacional, con sedes a nivel territorial, deberán designar un administrador local para cada una de las sedes, quien cumplirá con las mismas funciones del administrador central.

ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN LA ENTIDAD. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.9 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Son funciones del administrador del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), las siguientes:

1. Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI) en la entidad.

2. Gestionar con los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI) en la entidad, las solicitudes de verificación, corrección e incorporación de información que realice la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los plazos que esta establezca.

3. Remitir, una vez notificada la entidad, a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado las piezas procesales que configuren el litigio de los procesos judiciales y trámites arbitrales donde la suma de las pretensiones supere treinta y tres mil salarios mínimos legales vigentes (33.000 smlv).

4. Capacitar a los apoderados de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), de conformidad con los instructivos que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

5. Crear, asignar claves de acceso e inactivar dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), a los usuarios de la entidad de conformidad con los instructivos que la Agencia expida para tal fin.

6. Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, los casos, procesos y trámites arbitrales dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), de conformidad con las instrucciones impartidas por el Jefe de la Entidad o el Jefe de la Oficina Jurídica.

7. Informar a la Agencia dentro de los cinco (5) días siguientes cualquier ausencia absoluta o temporal de los usuarios del Sistema.

ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL APODERADO. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Son funciones del apoderado frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), las siguientes:

1. Registrar y actualizar de manera oportuna en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), las solicitudes de conciliación extrajudicial, los procesos judiciales, y los trámites arbitrales a su cargo.

2. Validar la información de solicitudes de conciliación, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado e informar a la Agencia, dentro de los 15 días siguientes al ingreso de la información, cualquier inconsistencia para su corrección.

3. Diligenciar y actualizar las fichas que serán presentadas para estudio en los comités de conciliación, de conformidad con los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin.

4. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

5. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos a su cargo, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre el mismo de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.

PARÁGRAFO. Cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por abogados externos a la entidad, se deberán incluir como obligaciones del contrato el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para los apoderados en el presente artículo.

ARTÍCULO 11. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.11 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Son funciones del secretario técnico del Comité de Conciliación frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), las siguientes:

1. Convocar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Conciliación a sus miembros permanentes y los demás invitados.

2. Elaborar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), el orden del día para cada sesión de comité y las actas de cada sesión del comité.

ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO O QUIEN HAGA SUS VECES. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.12 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Son funciones del jefe financiero o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), las siguientes:

1. Gestionar, de acuerdo con sus competencias y dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), el proceso de pagos de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, bajo los principios de celeridad, eficacia y eficiencia.

2. Vigilar que todos los procesos judiciales tengan el valor de la provisión contable registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI) en caso de pérdida.

ARTÍCULO 13. FUNCIONES COMUNES PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN E INFORMACIÓN LITIGIOSA DEL ESTADO (EKOGUI). <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.13 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Son funciones comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (eKOGUI), las siguientes:

1. Asistir a las jornadas de capacitación sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el administrador de entidad.

2. Salvaguardar, en el marco de sus competencias funcionales, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI) y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto número 1377 de 2013.

PARÁGRAFO. Los usuarios del sistema son los responsables directos por la veracidad y oportunidad de la información que ellos reporten en el mismo dentro del marco de sus competencias funcionales.

ARTÍCULO 14. VERIFICACIÓN. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Los jefes de control interno de cada entidad verificarán el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente decreto a través de los procedimientos internos que se establezcan y de conformidad con los protocolos establecidos por la Dirección de Gestión de Información de la Agencia y enviarán semestralmente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, certificación sobre el resultado de la verificación, sin perjuicio de las acciones que se estimen pertinentes dentro de los planes de mejoramiento institucionales para asegurar la calidad de la información contenida en el Sistema.

ARTÍCULO 15o. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.15 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> Los representantes legales de las entidades destinatarias de este decreto deberán tomar las acciones que se requieran para que al interior de la entidad se cuente con los medios tecnológicos y de comunicaciones necesarios para acceder al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI).

ARTÍCULO 16. RESTRICCIÓN PARA LAS ENTIDADES PÚBLICAS DEL ORDEN NACIONAL EN EL DESARROLLO DE NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN LITIGIOSA. <Artículo compilado en el artículo 2.2.3.4.1.16 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015> A partir de la entrada en vigencia del presente decreto, las entidades públicas del orden nacional no podrán desarrollar sistemas de información que tengan el mismo objeto del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI).

La existencia y operación de sistemas de información de defensa judicial al interior de las entidades a las que se refiere este decreto, no las exime de usar y alimentar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI).

ARTÍCULO 17. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga el Decreto Nacional 1795 de 2007.

Publíquese, y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 16 de octubre de 2014.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

El Ministro de Justicia y del Derecho,

YESID REYES ALVARADO.