CIRCULAR 5 DE 2019

(marzo 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 15 de 2020>

Bogotá, D.C.

Con fundamento en las siguientes disposiciones reglamentarias:

Resolución Orgánica 7350 del 23 de noviembre de 2013, "Por la cual se modifica la Resolución Orgánica 6289 del 8 de marzo de 2011, que estableció el sistema de rendición electrónica de la Cuenta e Informes- SIRECI, que deben utilizarlos sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República";

Resolución Reglamentaria Orgánica 12 de marzo 24 de 2017, "Por la cual se adoptó el documento de principios, fundamentos y la guía de auditoría financiera”;

Resolución Reglamentaria Orgánica 022 de agosto 31 de 2018, "Por la cual se adoptó la guía de auditoría de cumplimiento", y

Resolución Reglamentaria Orgánica 023 de agosto 31 de 2018, "Por la cual se adoptó la guía de auditoría de desempeño”;

Me permito emitir las siguientes instrucciones sobre el tema referido en el asunto del presente, para que sean tenidas en cuenta en el ejercicio del control fiscal a las entidades y organismos que se encuentran sectorizados en cada una de sus dependencias y en la vigilancia y control de los recursos de regalías, así:

1. Es del resorte del sujeto de control definir los mecanismos y estrategias tendientes a subsanar las observaciones encontradas en el ejercicio de un proceso auditor.

2. De acuerdo con la Resolución Orgánica 7350 de 2013, artículo sexto, numeral 3, el plan de mejoramiento:

“Es la información que contiene el conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas ente debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio del proceso auditor.” (Subraya y negrilla fuera de texto original)

Igualmente, el artículo noveno, respecto a los responsables señala:

“Los jefes de entidad, los representantes legales, o quien haga sus veces en los sujetos de control y entidades territoriales, donde la Contraloría General de la República haya realizado procesos de vigilancia y control fiscal, en los que se establezca la obligación de suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento Consolidado por Entidad o recursos según el caso, deben presentarlo con base en los resultados del respectivo proceso de vigilancia o control riscal y sus avances semestrales”.

En cuanto al contenido, periodo y términos de información, el articuló décimo sexto, numeral 4 de la misma Resolución Orgánica, establece:

“La modalidad del Plan de Mejoramiento en cuanto a la suscripción, cubre el período que adopte el sujeto de control o entidad territorial para su ejecución, con base en los resultados del proceso de vigilancia y control que lo haya establecido. Respecto a los avances del plan de mejoramiento, su periodicidad es semestral con corte a junio 30 y diciembre 31”.

De otra parte y de conformidad con la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias, corresponde a las Oficinas de Control Interno de los sujetos de control, dentro de sus funciones, verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias que fueron objeto de observación por parte de la CGR. Estas acciones deben estar evidenciadas, lo cual será el soporté para darlas por cumplidas e informarlo a la Contraloría General de la República, en comunicación dirigida al Contralor Delegado que corresponda.

Las acciones de mejora en las cuales se haya determinado que las causas del hallazgo ha desaparecido o se ha modificado los supuestos de hecho o de derecho que dieron origen al mismo, corresponde a las Oficinas de Control Interno señalar su cumplimiento e informarlo a la CGR,

Lo antes expuesto, sin perjuicio de la verificación que la CGR realice a través de cualquier tipo de auditoria que se adelante.

En este contexto, la rendición de los avances semestrales del plan de mejoramiento que presenten los sujetos de control Fiscal, solamente deberá contener las acciones correctivas y preventivas que, a la fecha de corte de su presentación, aún no hayan subsanado las causas que generaron el hallazgo.

3. Es así como, corresponde a la CGR evaluar en cualquier tiempo, los mecanismos y acciones establecidas por el sujeto de control para corregir las deficiencias detectadas (hallazgos), para lo cual deberá considerar la información contenida en SIRECI respecto a los planes suscritos y avances presentados por la entidad.

Dado que en los avances se presentarán solamente las acciones correctivas y preventivas que, a la fecha de corte de su presentación, aún no hayan subsanado las causas que generaron el hallazgo, las Contratarías Delegadas Sectoriales y la Unidad de Seguimiento y Auditoria de Regalías deberán comparar tas reportes de avance con el plan de mejoramiento suscrito y evaluar si realmente con las acciones propuestas y ejecutadas se subsanaron las deficiencias presentadas por la CGR en sus informes anteriores.

4, Cada Contrataría Delegada Sectorial y la Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías, deben realizar una evaluación de los planes de mejoramiento de sus sujetos de control y de acuerdo a la complejidad de los mismos, la importancia de la entidad en su sector, la relevancia de la entidad para el mejoramiento de la gestión pública en su ámbito sectorial, podrá proponer auditorias de cumplimiento a los Planes de Mejoramiento a realizarse dentro de las fases del PVCF.

Finalmente, las Contratarías Delegadas Sectoriales y la Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías, deben comunicar a las entidades sujetas a su vigilancia, los lineamientos contenidos en la presente circular.

Atentamente

CARLOS FELIPE CÓRDOBA LARRATE

Contralor General de la República