CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2013

(febrero 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Consideraciones Generales

Con ocasión de la promulgación del Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado - AGN, considera necesario socializar con la comunidad archivística y las instancias que conforman el Sistema Nacional de Archivos - SNA, los aspectos más relevantes de dicha norma.

El propósito esencial que el Ministerio de Cultura, a través del AGN, tuvo al expedir dicho Decreto, es avanzar en la consolidación de la función archivística del Estado colombiano y contribuir a la eficiencia y transparencia de la administración pública; en cuyo contexto, el Sistema Nacional de Archivos-SNA ha sido la plataforma para alcanzar este objetivo. Sin embargo, los cambios surgidos en los últimos años sobre aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, han afectado la capacidad del SNA para atender las necesidades del Estado en cuanto a los procesos de gestión documental y administración de sus archivos, en los cuales se conserva la evidencia de sus actuaciones y la memoria del país, por lo que es necesaria su restructuración.

Por lo anterior, y con el fin de mejorar la eficiencia del Sistema Nacional de Archivos, en particular en lo que respecta a los entes estatales de dotar a las instancias coordinadoras, asesoras y ejecutoras del mismo, de instrumentos eficaces para el desarrollo de su función, se hace necesario modificar el papel de algunas de estas instancias, reducir su complejidad y asignar responsabilidades a otros actores, de forma tal que se asegure no solo la gestión moderna y eficiente de los documentos de las instituciones archivísticas que conforman el SNA, sino la modernización de la política pública en esta materia.

Dirección y Coordinación de la Función Archivística

Conforme con esta nueva reglamentación, difundida a través de esta Circular, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado - AGN, ha determinado la necesidad de reorientar los procedimientos y herramientas para las funciones de Inspección, Control y Vigilancia que viene desarrollando desde el Sistema Nacional de Archivos - SNA.

Por lo anterior, se informa a todas las entidades que conforman el Sistema, que para efectos de la planeación y diseño de estrategias de implementación, en sus políticas y programas de gestión documental y archivo, respecto del citado Decreto, el AGN a través de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos y su Grupo de Inspección y Vigilancia, ha establecido un plazo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de expedición del mismo, para que todas las entidades, que tienen suscritos Planes de Mejoramiento Archivístico - PMA con el AGN, realicen los ajustes que correspondan, de acuerdo con la normatividad vigente, de tal manera que en el siguiente informe de avance a realizarse en el mes de junio de 2013, el Grupo de Inspección y Vigilancia del SNA, evalúe los soportes y/o evidencias del Plan de Mejoramiento Archivístico presentados por los entes nacionales y territoriales.

De igual manera, se solicita a las Entidades que se les ha requerido el diligenciamiento del formato de Autoevaluación de la Función Archivística (AFA), que en caso de no haberlo elaborado a la fecha, se abstengan de hacerlo, dado que por la nueva reglamentación, dicho formato debe ser reformulado en concordancia con el Decreto 2482 del 03 de diciembre de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” artículo 5. Reporte de avances de la Gestión y su parágrafo, solo y únicamente para el orden nacional.

A las entidades que enviaron diligenciado el Formato de la Autoevaluación de la Función Archivística (AFA), a diciembre de 2012, se les informa que éstos se tendrán en cuenta para evaluar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

De los Informes de Gestión de los Consejos Territoriales

De otro lado, con la derogación del Decreto 4124 de 2004 y la entrada en vigencia del Decreto 2578 de 2012, que en su artículo 9, establece: Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, y en el numeral 6 señala: “Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de su gestión al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los archivos territoriales”, los Consejos Territoriales y Distritales ajustarán lo correspondiente al Decreto vigente y enviarán el primer informe semestral en junio de 2013 con su respectivo Plan de Acción. De igual forma, se informa que queda sin efecto la Circular Externa 001 de 2006, dada la derogación del Decreto que dio su origen.

Finalmente, se recomienda leer detenidamente los Decretos 2578 y 2609 de 2012; así como también el Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” en especial lo relacionado con el artículo 6: Instancias responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo, ya que para las entidades del orden nacional se define al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y al Comité Interno de Archivo, para el nivel territorial. De igual forma, revisar la Ley 1437 de 2011 “Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” y demás normatividad que se publique en la página web del AGN, con las cuales se busca continuar fortaleciendo las políticas y lineamientos archivísticos del País.

Cordialmente,

CARLOS ALBERTO ZAPATA CARDENAS

JOHN FRANCISCO CUERVO ALONSO