ACUERDO 12 DE 1995

(Octubre 18)

<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia>

"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 'Reglamento General de Archivos', 'Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría'"

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

CONSIDERANDO

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva".

Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional".

Que se hace necesario establecer los Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría en los Departamentos.

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y en el Acuerdo 07 de 1994.

ACUERDA:

ARTÍCULO 1. El Reglamento General de Archivos tendrá un artículo con el número 13A. del siguiente tenor:

ARTÍCULO 13A. Entidad de Dirección y Coordinación en los Departamentos. La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual será el órgano encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 2o. El Reglamento General de Archivos tendrá un artículo con el número 17A del siguiente tenor:

ARTÍCULO 17 A.- Funciones Del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo Departamental de Archivo serán: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el departamento; c) Desarrollar normas archivísticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las políticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación de la Dirección del Sistema Nacional; f) Promover y vigilar la aplicación de criterios comunes para la evaluación, selección, descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo.

ARTÍCULO 3o. El Reglamento General de Archivos tendrá un artículo con el número 18A. del siguiente tenor:

ARTÍCULO 18 A.- Creación del Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos. El Consejo Departamental de Archivo creará el Comité Evaluador de Documentos del Departamento, como un Comité Asesor del Consejo Departamental de Archivo.

El Comité Evaluador de Documentos del Departamento será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, para los archivos del orden departamental y municipal, según las políticas generales trazadas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Así mismo deberá sugerir el régimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación las consultas, sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas del orden departamental y municipal. En consecuencia será el órgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de Archivo el concepto delas propuestas de Tabla de Retención Documental y de Eliminación de Documentos de las entidades del sector público del orden departamental y municipal.

PARÁGRAFO. El Comité Evaluador de Documentos del Departamento estará integrado de acuerdo a las necesidades del mismo, pero como mínimo deberá conformarse por el Presidente del Consejo Departamental de Archivo o su delegado, quien lo presidirá, el jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación y un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo.

ARTÍCULO 4o. <Artículo derogado por el artículo 33 del Decreto 2578 de 2012> El artículo 19 del Reglamento General de Archivos quedará así.

ARTÍCULO 19.- Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

PARÁGRAFO. El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por las siguientes personas: El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la Dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

ARTÍCULO 5o. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Santafe de Bogotá, D.C., a los dieciocho (18) días del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995).

EL PRESIDENTE

DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA

EL SECRETARIO,

JOSÉ ALBERTO GIRALDO LÓPEZ