ACUERDO 3 DE 2018

(abril 10)

Diario Oficial No. 50.590 de 11 de mayo de 2018

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por el cual se crea, reglamenta y se adopta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se dictan otras disposiciones.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 1470 de 2011, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2o, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, determina que es obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.

Que mediante el Decreto 2126 de 2012, el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y determinó las funciones de sus dependencias.

Que mediante el Decreto 2126 de 2012, artículo 11, numeral 2, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para “(...) Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador de Documentos”.

Que mediante el Decreto 2126 de 2012, artículo 11, numeral 7, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para “(...) Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos públicos y privados”.

Que mediante Decreto 2126 de 2012, artículo 11, numeral 8, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para “(...) Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de Archivos”.

Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.1.3 estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Que el parágrafo del artículo 2.8.2.1.9 del Decreto 1080 de 2015, establece: “El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad”.

Que conforme a la normatividad antes aludida, es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental.

Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los tiempos de retención documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales, según se concluye tanto de la disciplina archivística como de lo dispuesto en el Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 expedido por el AGN el cual modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 referente a la Parte II GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS, y el Acuerdo 04 de 2013.

Que la selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos en las entidades públicas y privadas con función pública, garantizando el acceso de los ciudadanos a los documentos cuya conservación se haya definido, conforme a lo preceptuado por el Archivo General de la Nación mediante el artículo 5o del Acuerdo 04 de 2013, la Circular 03 de 2015 del AGN, y el Mini Manual de Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD), publicado por el Archivo General de la Nación en el año de 1996.

Que se hace necesario reformar la instancia que facilite la evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental y la Tablas de Valoración Documental aprobadas por el Comité Interno de Archivo de cada entidad, función sustituida por el Comité Interno de Desarrollo Administrativo o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de cada entidad, según el caso, y de los procesos de transferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental del país y la emisión de conceptos relacionados con la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA

Que dentro de las instancias articuladoras del Sistema Nacional de Archivos en el nivel nacional se encuentra el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de conformidad con el Decreto 1080 de 2015 artículo 2.8.2.1.3 numeral 1.

Que debido a la expedición del Acuerdo 003 de 2017 “Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BIC-CDA- y se dictan otras disposiciones, se hace necesario derogar lo dispuesto en el Acuerdo 003 del 15 de marzo de 2013.

Que el Acuerdo 003 del 28 de noviembre de 2017 “Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BIC-CDA- y se dictan otras disposiciones” asigna funciones al Comité Evaluador de Documentos como órgano asesor de la Dirección General del Archivo General de la Nación para evaluar las propuestas de declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, que incluye: Inclusión en la Lista Indicativa de Candidatos para Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico - LIC-BIC-CDA; Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA, y Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA y así incluir el patrimonio documental en el Régimen Especial de Protección que señala la Ley 1185 de 2008 que modificó la Ley 397 de 1997.

Que en virtud de las disposiciones del Gobierno nacional antes aludidas y las obligaciones asignadas al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se hace necesario definir la conformación, funciones y reglamento del Comité Evaluador de Documentos, como órgano o instancia de articulación encargado de estudiar los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), los lineamientos sobre selección y eliminación de estos; así como sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver las consultas sobre eliminación de documentos producidos por los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y recomendar a la Dirección General la conveniencia de la convalidación de los instrumentos archivísticos mencionados. Así mismo, es función de este Comité actuar como instancia asesora de la Dirección General en los procesos de las declaratorias de Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA del ámbito nacional.

Que el proyecto de Acuerdo fue publicado en la página Web del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, por el término de treinta (30) días calendario comprendidos entre el 27 de febrero y el 27 de marzo de 2018, para comentarios de la ciudadanía, en cumplimiento de la Resolución 656 del 18 de septiembre de 2017.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. Crear el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos responsable de asesorar a la Dirección General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y en temas referentes al valor primario y secundario de los documentos, la convalidación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental de los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, la declaratoria de bienes de interés cultural de carácter documental archivístico, los Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico (PEMP), con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su conservación permanente.

ARTÍCULO 2o. <Artículo modificado por el artículo 1 del Acuerdo 1 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, se integrará de la siguiente forma:

a) El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado quien lo presidirá.

b) El Subdirector(a) de Gestión del Patrimonio Documental quién actuará como Secretario Técnico del Comité.

c) El Subdirector(a) del Sistema Nacional de Archivos.

d) El Subdirector(a) de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico o su delegado quien debe ser uno de los Coordinadores de Grupo de la subdirección.

e) El Subdirector(a) de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos.

f) El Coordinador del Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, quien actúa con voz pero sin voto.

g) El Director de Patrimonio del Ministerio de Cultura, o en su ausencia un delegado del grupo de bienes muebles de la misma Dirección.

h) Un miembro designado por la Academia Colombiana de Historia.

i) Un archivista de reconocida experiencia en valoración de patrimonio documental archivístico, designado por el Colegio Colombiano de Archivistas.

j) Un delegado del Consejo Nacional de Patrimonio del Ministerio de Cultura.

PARÁGRAFO 1o. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá participar como invitado cuando así se requiera.

PARÁGRAFO 2o. El Secretario Técnico es el responsable de levantar las Actas del Comité y garantizar su custodia y protección.

PARÁGRAFO 3o. Invitación a integrar el comité. El Secretario del Comité Evaluador de Documentos, invitará a los representantes de que tratan los literales g), h), i), j), del presente artículo mediante comunicación dirigida a los respectivos Jefes o Directores de las entidades para que designen por el término de dos (2) años al delegado que los representará en el Comité.

PARÁGRAFO 4o. Designación de representantes ante el Comité Evaluador de Documentos. Los representantes de que tratan los literales g), h), i), j), del presente artículo, se designarán por un periodo de dos (2) años prorrogables por un período igual, y por una sola vez. Su inasistencia a más de dos (2) sesiones, dará lugar a solicitar al ente competente su reemplazo.

ARTÍCULO 3o. <Artículo modificado por el artículo 2 del Acuerdo 1 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Son funciones del Comité Evaluador de Documentos, las siguientes:

a) Servir de órgano asesor o instancia asesora del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparación de lineamientos sobre selección y eliminación de estos.

b) Asesorar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre la conveniencia de convalidar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental aprobadas por las entidades públicas en los diferentes niveles territoriales, ramas del poder público y los particulares que cumplen funciones públicas, que por competencia sean de su conocimiento o las que de oficio asuma para tal fin.

c) Emitir concepto sobre los valores testimoniales, informativos, culturales, científicos e históricos de los documentos que hacen parte de los archivos de las entidades públicas, que sean sometidos a su consideración por parte del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

d) Conceptuar a solicitud del Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando existan controversias entre las entidades públicas y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, sobre los resultados de la evaluación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, aprobadas por las entidades departamentales, distritales y municipales, a solicitud de las mismas entidades o de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos.

e) Pronunciarse sobre los inventarios de los documentos objeto de eliminación, publicados por las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y municipal cuando lo considere pertinente.

f) Conceptuar a solicitud del Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las observaciones y objeciones presentadas por los ciudadanos a los inventarios documentales de eliminación publicados por las diferentes entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

g) Conceptuar y recomendar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las solicitudes de declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA de ámbito nacional, e inclusión en la Lista Indicativa de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico LIC-BIC, de entidades públicas y privadas, de conformidad con la normatividad vigente sobre esta materia.

h) Conceptuar y recomendar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre la necesidad de formular los Planes Especiales de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico PEMP-CDA del orden nacional y aprobarlos.

i) Conceptuar a solicitud del Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando existan controversias entre las entidades públicas y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, sobre las declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, por las entidades departamentales, distritales y municipales, a solicitud de las mismas entidades o de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos.

j) Conceptuar para estudio del Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre los documentos técnicos que reciba para su estudio y aval relacionados con la valoración de documentos y recomendar su adopción o implementación.

k) Proponer las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y recomendar se suspendan las prácticas que atenten contra la preservación y conservación del mismo.

l) Presentar al Consejo Directivo y al Director General, un informe trimestral de sus actividades.

m) Adoptar, aprobar y modificar su propio reglamento.

n) Las demás que le sean asignadas por el Consejo Directivo.

PARÁGRAFO. Los asuntos relativos a las funciones de la presidencia, secretaria técnica, quórum, sesiones y actas serán establecidas en el reglamento interno que adopte el Comité Evaluador de Documentos.

ARTÍCULO 4o. REUNIONES. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se reunirá ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud del Director General.

PARÁGRAFO. Las Actas del Comité Evaluador de Documentos, serán entregadas al Coordinador del Grupo de Evaluación y Transferencias Secundarias para su custodia.

ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. El presente acuerdo rige a partir de su expedición y deroga el Acuerdo 003 de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 10 de abril de 2018.

La Presidenta,

Zulia Mena García.

La Secretaria Técnica,

María Clemencia Maldonado Sanín.