ACUERDO 2 DE 2019

(marzo 26)

Diario Oficial No. 50.920 de 8 de abril 2019

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Por el cual se reglamenta el artículo 38 de la Ley 594 de 2000 Registro de Archivos.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO,

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1989, el artículo 76, literal d) de la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000, el Decreto número 2126 de 2012, el Decreto número 1080 de 2015, el Acuerdo número 09 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2o de la Ley 80 de 1989 define como función del Archivo General de la Nación: promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica;

Que el artículo 37 de la Ley 594 de 2000 establece que el Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural, por lo cual el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

Que el artículo 38 de la Ley 594 de 2000 fija la obligación del Archivo General de la Nación de crear un registro donde se incluyan a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, quienes continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos.

Que mediante la Resolución número 784 de 2015 el Archivo General de la Nación crea el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos y se dictan otras disposiciones referentes a estos, sin establecer un procedimiento expreso para la inclusión de archivos en dicho registro, por lo que es necesario sustituir de manera parcial dicho acto administrativo incluyendo los procesos y procedimientos que reglamenten la administración del registro.

Por lo anterior expuesto se hace necesario sustituir los artículos 2o al 4o de la Resolución número 784 de 2015.

ACUERDA:

ARTÍCULO 1o. Sustituir parcialmente la Resolución número 784 de 2015, en el siguiente sentido

ARTÍCULO 2o. OBJETO. Reglamentar el artículo 38 de la Ley 594 de 2000 en lo pertinente a la creación del Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos (RENAHC) de personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, así como de los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, que continúan con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos.

ARTÍCULO 3o. INSTANCIA COMPETENTE ANTE LA QUE SE FORMULA LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL RENAHC. La solicitud de inscripción en el RENAHC, deberá formularse ante la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

ARTÍCULO 4o. INICIATIVA PARA SOLICITAR LA INSCRIPCIÓN. Deberán solicitar la inscripción en el RENAHC las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá requerir a los propietarios, poseedores o tenedores de dichos documentos cuando considere que estos son susceptibles de ser incluidos en el mencionado registro.

ARTÍCULO 5o. REQUISITOS GENERALES PARA SOLICITAR EL RENACH. Las personas naturales o jurídicas que soliciten la inscripción deberán acreditar los siguientes requisitos generales:

1. Información del solicitante:

a) Nombre de la persona natural o jurídica propietaria, poseedora o tenedora del documento o archivo.

b) Documento de identidad: Cédula de ciudadanía o extranjería/NIT.

c) Contacto: Domicilio o dirección de ubicación, correo electrónico y teléfonos.

2. Información del Archivo:

a) Identificación: Nombre oficial del archivo

b) Localización: Dirección de ubicación

c) Contacto: correos electrónicos, teléfonos.

3. Información de los fondos

a) Estado de organización y descripción: Especificar a qué nivel de organización y descripción se encuentra el archivo.

c) Datos generales de los fondos y secciones documentales: Nombre, fechas extremas, extensión, nivel de descripción.

ARTÍCULO 6o. REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA SOLICITAR LA INSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO O ARCHIVO. La solicitud de registro irá anexa con los siguientes documentos:

1. Instrumentos de descripción: Incluir copia de los instrumentos archivísticos que permitan conocer el contenido en detalle del archivo (inventario, guía, catálogo, índice, etc.).

2. Material de apoyo: Registro fotográfico del archivo histórico que incluyan.

a) Una selección de documentos, en lo posible los más significativos o donde se ejemplifiquen los diferentes soportes que conserve el archivo.

b) Unidades de conservación

c) Instalaciones (depósitos, salas de consulta y demás áreas del archivo).

ARTÍCULO 7o. CONDICIONES PARA LA INSCRIPCIÓN. Para la inscripción se tendrá en cuenta:

a) Organización (Clasificación y Ordenación)

b) Descripción

c) Estado de conservación

d) Digitalización o microfilmación.

ARTÍCULO 8o. ACTUALIZACIÓN DE DATOS. Los archivos que se encuentren registrados en el RENAHC deberán actualizar la información reportada en el mencionado registro cada dos años contados a partir de la fecha de su registro.

PARÁGRAFO. Para los archivos que ya se encuentran registrados deberán realizar esta actualización dentro de los seis meses siguientes a partir de la entrada en vigencia del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 9o. Facúltese a la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación, para crear un procedimiento en el cual se reglamenta las directrices administrativas y técnicas para la conformación y funcionamiento del RENAHC, el cual deberá publicarse en la página web de la entidad para enterar de su contenido a la ciudadanía en general.

ARTÍCULO 10. Le corresponde al Comité de Patrimonio del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, analizar la solicitud de registro y emitir su concepto a la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental. Este a su vez continuará el trámite para emitir la respectiva resolución.

ARTÍCULO 11. VIGENCIA. El presente acuerdo rige a partir de su expedición y sustituye parcialmente la Resolución número 784 de 2015.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D. C., a 26 de marzo de 2019.

La Presidenta (e),

Claudia Isabel Victoria Niño Izquierdo.

La Secretaria Técnica,

María Clemencia Maldonado Sanín.